Üzenetkezelés szabályok használatával

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A szabály olyan művelet, amelyet a Microsoft Outlook a megadott feltételek teljesülésekor automatikusan végrehajt a bejövő és kimenő üzeneteken. Szabályt sablonból, üzenetből vagy saját feltételek megadásával hozhat létre.

Az Outlook Web Appot használja? Olvassa el a beérkezett üzenetekre vonatkozó szabályokat ismertető témakört, amelyből megtudhatja, hogy miként hozhat létre és kezelhet az Outlook asztali változatában is működő szabályokat.

Tartalom

Hogyan segítik a szabályok e-mailek kezelése

Szabály létrehozása

Szabályok importálása és exportálása

Szabályok kézi futtatása

Szabályok kiszolgálóalapú és ügyféloldali szabályok

Szabályok alkalmazása más Outlook-elemekre

Üzenetek továbbítása a szervezeten kívülre

Hogyan segítik a szabályok az e-mailek kezelését?

A szabályok olyan műveletek, amelyeket a Microsoft Outlook automatikusan végrehajt a beérkező vagy elküldött üzeneteken, ha azok megfelelnek a szabályban megadott feltételeknek. A Szabály varázsló segítségével számos feltételt és műveletet megadhat.

Kétféle – szervezeti és értesítési – szabálykategória különböztethető meg. A szabályok csak az olvasatlan üzeneteken lépnek működésbe, az olvasott üzeneteken nem.

Szabálysablonok a Szabály varázslóban

A Szabály varázsló a leggyakrabban használt szabályokhoz sablonokat is tartalmaz, például:

  • Rendezett állapot megőrzése:    Az ilyen szabályok az üzenetek iktatását és nyomon követését segítik. Létrehozhat például egy szabályt, amellyel az adott feladótól, például Lukács Tibortól érkező, a Tárgy sorban az „értékesítés” szót tartalmazó üzeneteket elintézendőként jelölheti meg, az Értékesítés kategóriába sorolhatja be, és a „Tibor eladásai” mappába helyezheti át.

  • Naprakész állapot megőrzése:    Az ilyen szabályok valamilyen módon értesítik Önt, amikor egy bizonyos üzenet érkezik. Létrehozhat például olyan szabályt, amely automatikusan értesítést küld a mobilkészülékére, amikor családtagtól kap üzenetet.

  • Teljesen új szabály:    Ezek olyan szabályok, amelyeket szabálysablon segítsége nélkül létrehozhat, és amelyeket teljes mértékben testre szabhat.

Vissza a lap tetejére

Szabály létrehozása

Az Outlook szabálysablonokat kínál az általános helyzetekre. Használhatja ezeket a szabálysablonokat, vagy saját egyéni szabályokat állíthat össze.

Az Outlook szabálysablonjainak használata

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail szabályok lapján kattintson az Új szabály gombra.

  4. Az 1. lépés: Sablon kiválasztása területen válassza ki a megfelelő sablont a Rendezett állapot megőrzése vagy a Naprakész állapot megőrzése sabloncsoportból.

  5. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése csoportban kattintson egy aláhúzott értékre. Ha például az Egy adott személy vagy nyilvános csoport hivatkozásra kattint, megnyílik a címjegyzék.

  6. Kattintson a Tovább gombra.

  7. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása listában adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek a szabály működésbe lépéséhez az üzeneteknek meg kell felelniük.

  8. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott feltételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  9. Kattintson a Tovább gombra.

  10. Az 1. lépés: Művelet(ek) kijelölése területen jelölje ki a műveletet, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

  11. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott műveletek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  12. Kattintson a Tovább gombra.

  13. Az 1. lépés: Kivétel(ek) kiválasztása listában adja meg a szabályra vonatkozó kivételeket, majd kattintson a Tovább gombra.

  14. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott kivételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  15. Kattintson a Tovább gombra.

  16. Az 1. lépés: Szabály nevének megadása mezőbe írja be a szabály nevét.

  17. A 2. lépés: Szabály beállításainak megadása csoportban jelölje be a kívánt jelölőnégyzeteket.

    • Ha a szabályt a már a Beérkezett üzenetek mappában lévő üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: „Beérkezett üzenetek” jelölőnégyzetet.

    • Az új szabályt alapértelmezés szerint engedélyezi a program. Ha le szeretné tiltani, törölje a jelölést a Szabály bekapcsolása jelölőnégyzetből.

    • A Szabály létrehozása az összes fiókhoz jelölőnégyzet bejelölésével az Outlookban beállított összes e-mail fiókra alkalmazhatja a szabályt.

  18. Kattintson a Befejezés gombra.

Vissza a lap tetejére

Egyéni szabály tervezése

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail szabályok lapján kattintson az Új szabály gombra.

  4. A Teljesen új szabály csoportban válassza az Üzenetek ellenőrzése érkezéskor vagy az Üzenetek ellenőrzése elküldés után beállítást, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. Kattintson a Tovább gombra.

  6. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása listában adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek a szabály működésbe lépéséhez az üzeneteknek meg kell felelniük.

  7. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott feltételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  8. Kattintson a Tovább gombra.

  9. Az 1. lépés: Művelet(ek) kijelölése területen jelölje ki a műveletet, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

  10. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott műveletek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  11. Kattintson a Tovább gombra.

  12. Az 1. lépés: Kivétel(ek) kiválasztása listában adja meg a szabályra vonatkozó kivételeket, majd kattintson a Tovább gombra.

  13. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott kivételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  14. Kattintson a Tovább gombra.

  15. Az 1. lépés: Szabály nevének megadása mezőbe írja be a szabály nevét.

  16. A 2. lépés: Szabály beállításainak megadása csoportban jelölje be a kívánt jelölőnégyzeteket.

    • Ha a szabályt a már a Beérkezett üzenetek mappában lévő üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: „Beérkezett üzenetek” jelölőnégyzetet.

    • Az új szabályt alapértelmezés szerint engedélyezi a program. Ha le szeretné tiltani, törölje a jelölést a Szabály bekapcsolása jelölőnégyzetből.

    • A Szabály létrehozása az összes fiókhoz jelölőnégyzet bejelölésével az Outlookban beállított összes e-mail fiókra alkalmazhatja a szabályt.

  17. Kattintson a Befejezés gombra.

Vissza a lap tetejére

Szabály létrehozása üzenet feladói vagy címzettjei alapján

Bármelyik üzenetből gyorsan létrehozhat szabályt. Ennek a módszernek az az előnye, hogy az üzenet feladója vagy címzettjei alapján tesz javaslatokat a szabályokra. Ha például üzenetből indul ki, az egyik javasolt szabály az adott feladótól érkező összes üzenetet a kiválasztott mappába helyezi át.

  1. Kattintson arra az üzenetre, amelyhez a szabályt létre kívánja hozni, majd a Kezdőlap lap Áthelyezés csoportjában kattintson a Szabályok menügombra.

    A megjelenő javasolt szabályok az üzenet feladóján és címzettjein alapulnak.

  2. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • Kattintson az egyik javasolt szabályra, kattintson egy célmappára, majd az OK gombra.

    • Az üzenet feladóján, címzettjein vagy tárgyán alapuló további szabálylehetőségek megjelenítéséhez kattintson a Szabály létrehozása parancsra.

Ha a 2. lépésben a Szabály létrehozása parancsot választja, megjelenik a Szabály létrehozása párbeszédpanel. Folytassa az alábbi lépésekkel.

  1. A Ha az összes kijelölt feltételnek megfelelő e-mail érkezik csoportban jelölje be a megfelelő feltételekhez tartozó jelölőnégyzeteket.

  2. A Teendő csoportban jelölje be annak a műveletnek a jelölőnégyzetét, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

  3. Jelölje be az Elem áthelyezése a következő mappába jelölőnégyzetet.

  4. Az üzenetek tárolásához kattintson egy meglévő mappára, vagy az Új gombra kattintva hozzon létre mappát.

    További feltételeket, műveletek vagy kivételeket a szabályokhoz hozzáadásához kattintson a Speciális beállításokgombra, és kövesse a többi Szabály varázslóutasításait. Ez a ugyanezt a varázslót, amely történő kattintáskor megjelenő szabályok és értesítések kezelése a Backstage nézetben (a fájl fülre kattintva). Egyéni szabály tervezése talál további információt.

  5. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Szabályok importálása és exportálása

A Szabályhalmaz importálása vagy exportálása című témakörből megtudhatja, hogy miként importálhat vagy exportálhat szabályokat, hogy mások is használhassák őket.

Szabályok kézi futtatása

Ha egy vagy több szabályt kézzel szeretne futtatni, hajtsa végre az alábbi lépéseket:

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. Kattintson a Szabályok futtatása gombra.

  4. A Szabályok futtatása párbeszédpanel Futtatandó szabályok csoportjában jelölje be a futtatni kívánt szabályok melletti jelölőnégyzetet.

  5. Ha másik mappát szeretne választani, kattintson a Futtatás helye területen a Tallózás gombra, kattintson a mappára, majd az OK gombra.

    Jelölje be a Belső mappákat is jelölőnégyzetet, ha az 5. lépésben megadott mappa alatti összes almappát is bele kívánja venni.

  6. A Szabályok hatásköre listában az alapértelmezés az összes üzenet. Ezt átállíthatja az elolvasott vagy az olvasatlan üzenetekre.

  7. Kattintson a Futtatás gombra.

Vissza a lap tetejére

Kiszolgálóalapú és ügyféloldali szabályok

Az Outlook kétféle szabályt alkalmaz, kiszolgálóalapú és ügyféloldali szabályokat.

  • Kiszolgálóalapú szabályok    Microsoft Exchange Server-fiókhasználata esetén, néhány szabály létrehozott kiszolgálóalapú szabályok is. Szabályok, ha az Outlook nem fut a számítógépen a postaláda az Exchange levelezési kiszolgálón futtatható. Kiszolgálóalapú szabályok kell az üzenetekre vonatkoznak, ha az azok először a Beérkezett üzenetek mappábaérkeznek, és a szabályok futtatása a kiszolgálón befejeztéig kell lennie. Például egy szabályt, amely Itt adhatja meg, hogy kell-e nyomtatni egy üzenetet nem futtathatók a kiszolgálón befejeztéig. Egy szabály a kiszolgáló nem alkalmazható, ha alkalmazza az Outlook indításakor, és egy ügyféloldali szabály válik.

  • Ügyféloldali szabályok:    Az ügyféloldali szabályok csak az Ön számítógépén futnak. Ezek olyan szabályok, amelyek addig nem futtathatók, amíg végrehajtásuk be nem fejeződik a kiszolgálón (ilyen például bizonyos üzenetek nyomtatásának megadása). A csak ügyféloldali szabályok kizárólag akkor futhatnak, amikor az Outlook is fut.

Ha a szabálylistán mindkét fajta szabály megtalálható, a program először a kiszolgálóalapú szabályokat hajtja végre, és csak ezt követően alkalmazza az ügyféloldali szabályokat.

Vissza a lap tetejére

Szabályok alkalmazása más Outlook-elemekre

Kézbesítési visszaigazolások, szavazatok és automatikus válaszok

A szabályok alkalmazásakor a program a kézbesítési visszaigazolásokat, az olvasási visszaigazolásokat, a szavazatokat és az automatikus válaszokat (Házon kívül értesítéseket) üzenetként kezeli. Egy olyan szabály például, amely az „értekezlet” tárgyú elemeket egy megadott mappába helyezi át, az összes olyan kézbesítési visszaigazolást, szavazatot és automatikus választ is áthelyezi, amely tárgyában szerepel az „értekezlet” szó.

Megjegyzés : Amikor egy szabály szavazatokat helyez át a Beérkezett üzenetek mappából másik mappába, a művelet érinti a szavazatok nyomon követését. Egy szavazógombokat tartalmazó elküldött üzenet megnyitásakor a nyomon követési adatok nem tartalmazzák a szabály által áthelyezett üzenetek számát. A válaszok manuális áthelyezése vagy törlése nem érinti a nyomon követést..

Vissza a lap tetejére

Értekezletre szóló meghívás, feladatkiosztás és dokumentumok

Ha a szabályok alkalmazására, értekezlet-összehívások, feladatkiosztások és dokumentumok számít üzeneteket. Ha például egy szabályt, amely a "értekezletbe" elem a Tárgy mezőben egy mappába helyezi át adott létrehozásakor bármely feladatkiosztása vagy az értekezlet-összehívás feltételnek megfelelő kerül is. Jó helyen jár tartsa szem előtt, az alábbi korlátozások vonatkoznak szabályok létrehozásakor befolyásolja az ilyen típusú elemeket:

  • Előfordulhat, hogy a nem levelezési mappákba áthelyezett elemek nem megfelelően működnek. Ha egy üzenetet például a Naptár mappába helyez át, a program nem hoz létre új találkozót.

  • Ha szabály alkalmazásával egy értekezletet vagy egy feladatkiosztásra érkezett visszajelzést a Törölt elemek mappába helyez át, az eredeti elem nem fogja nyomon követni a visszajelzést.

  • Amennyiben egy értekezletre szóló meghívást a program automatikusan áthelyez a Törölt elemek mappába, az Outlook nem adja hozzá az értekezletet a Naptár mappához.

  • Az elküldendő üzenetekre alkalmazott szabályokat a program nem alkalmazza a feladatkiosztásokra és az értekezletre szóló meghívásokra.

Vissza a lap tetejére

Partnercsoportok

A partnercsoportot tartalmazó szabályok a szabály létrehozásának módjától függően eltérő módon működnek:

  • Partnercsoportmappába küldött üzenetek áthelyezése:     Ez a szabály csak Exchange Server-fiók használata esetén érhető el. Csak az adott partnercsoportnak küldött üzenetek kerülnek a megadott mappába. A partnercsoport tagjaitól érkező üzenetek nem helyeződnek át a megadott mappába.

Vissza a lap tetejére

Üzenetek továbbítása a szervezeten kívül

Microsoft Exchange Server 2010-es fiók használatakor szabályok használatával alapértelmezés szerint nem továbbíthat üzeneteket szervezeten kívüli e-mail címekre. Ez a beállítás segít megelőzni a vállalat bizalmas és magánjellegű információinak kiszivárgását. A beállítás módosítására csak az Exchange-rendszergazdák jogosultak.

További tudnivalókért olvassa el a csatlakozik a Microsoft Exchange Server-fiók azon verziójának meghatározásacímű témakört.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Megosztás Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Hasznos volt az információ?

Nagyszerű! Van más visszajelzése?

Hogyan tehetjük jobbá?

Köszönjük a visszajelzését!

×