Ügyfél esettanulmánya: Áthelyezés az Excelből az Access alkalmazásba

Néha egy üzleti megoldást az Excelben hoznak létre, amikor az Access lenne megfelelőbb. Vagy esetleg az Excel eredetileg jó ötlet volt, de az adatok túlnőttek az Excel alkalmazásbeli megoldáson, és ideje adatbázis-kezelőt használni. Szerencsére az üzleti adatok áthelyezhetők az Excelből az Access alkalmazásba.

A Cancer Lifeline, egy seattle-i központú nonprofit szervezet eredetileg az Excel alkalmazásra tervezte hozzáférés-kezelési rendszerét. Miután problémáik adódtak az adatok redundanciájával, úgy döntöttek, ideje az Access alkalmazásra váltani.

Dr. Kerry Fowler önkéntes informatikai támogatást biztosít a Cancer Lifeline számára. Interjút adott, amelyben beszéltünk a Cancer Lifeline informatikai igényeiről, az ő szerepéről és a technikai háttérről, illetve arról, hogy hogyan használták az Excelt és mit oldott meg az Access.

Az interjú, 1. rész

ST.: Steven Thomas vagyok és az Office Online számára készítek interjút. Itt van ma velem Dr. Kerry Fowler, a Cancer Lifeline munkatársa. A Cancer Lifeline egy nonprofit szervezet, amely segítséget nyújt a rákkal élő embereknek.

ST.: Dr. Fowler, ismertetné, hogy a Cancer Lifeline milyen támogatást nyújt az embereknek?

KF: Nos, Steven, a Cancer Lifeline nem orvosi jellegű támogatást nyújt a rákkal élő embereknek. Ide tartoznak a betegek, a családtagok, a barátok és a munkatársak is, így elég széles körről van szó.

ST.: Mit ért az alatt, hogy nem orvosi jellegű a támogatás?

KF: Az emberek nem orvosi tanácsért jönnek a Cancer Lifeline szervezethez, hanem a foglalkozások miatt: vannak gyakorlati foglalkozásaink, jógaóránk, írási foglalkozás és virágkötés, számos olyan dolog, amely közösségbe fogja a rákkal küzdő betegeket és segít kommunikálni a rák által érintett embereknek.

ST.: Ez nagyon fontos szolgáltatások széles körének hangzik, köszönöm az információt. Jól tudom, hogy Önnek bioinformatikai végzettsége van?

KF: Szerves kémiai.

ST.: Szerves kémiai, elnézést.

KF: Semmi gond.

ST.: És hogyan segíti ez a munkáját itt a Cancer Lifeline szervezetnél?

KF: A gyógyszerkutatási ágazatban dolgoztam néhány évig, és amikor egy vállalati felvásárlás részeként az állásom megszűnt, egy ideig önkéntes voltam itt, a Cancer Lifeline-nál, amelynek a feleségem a vezérigazgatója. Az elmúlt 10 évben foglalkoztam kémiai informatikával, így volt gyakorlatom az adatok, elsősorban a nagy, egybesimított fájlok kezelésével kapcsolatban, így meg kellett tanulnom néhány UNIX-parancsot és hasonlókat, de nem volt tapasztalatom a relációs adatbázisok terén.

ST.: Értem, és tudna mesélni az információkezelési feladatokról, amelyeket itt önkéntesen végez?

KF: Persze. Amikor ide kerültem, először csak mindennapi informatikai feladatokat végeztem, tudja, hogy működik-e a nyomtató vagy hogy valakinek az egere nem működik. De aztán láttam, hogy vannak olyan folyamatban lévő funkciók (például a betegtámogatási alap), ahol a felhasználók Excel-számolótáblákat használnak adattárolásra évekre visszamenően olyan csekkek tárolásához, amelyeket kiküldenek a betegeknek a jelzálog, az orvosi számlák vagy a szállítási költség kifizetéséhez.

ST.: Vagyis sok különböző fájl?

KF: Nos, a számolótáblában sok bejegyzés volt.

ST.: Egyetlen nagy számolótáblában?

KF: Igen, egyetlen számolótábla rengeteg lappal, és abból nehéz volt megállapítani, hogy az adott személy mennyi pénzt kapott az aktuális évben vagy az elmúlt 4 évben, vagy például hogy hány személy kap segítséget a jelzálog törlesztéséhez.

ST.: Értem, klasszikus problémának hangzik, amikor rengeteg adatot egyetlen Excel-számolótáblába tesznek, majd próbálják kinyerni belőle az adatokat.

KF: Igen, úgy tűnt, bármikor bekövetkezhet a katasztrófa, elég lett volna hozzá egy rossz művelet, ezért úgy döntöttem, megtanulom a Microsoft Access használatát a probléma megoldásához. A másik probléma az volt, hogy az adatokat több alkalommal is újra bevitték.

ST.: Milyen típusú adatokat?

KF: Neveket, személyek nevét, irányítószámokat, szociális munkások nevét és számos más adatot.

ST.: Így előfordulhatott az, hogy egy személyhez több különböző rekord tartozik?

KF: Pontosan, Seattle írásmódjában is voltak például kreatív megoldások.

ST.: És miért az Access mellett döntött? Adott volt, vagy be kellett szereznie erre a célra? Vagy mi volt az oka, hogy az Access alkalmazást választotta?

KF: Az Access széles körben elérhető itt, mivel a Cancer LifeLine Microsoft Office csomagot és Small Business Server 2003 programot használ, így a szervezet minden számítógépén megtalálható az Access. Egy évvel ezelőtt, teljesen magamtól kezdtem el foglalkozni az Access használatával, tényleg semmilyen képzést nem kaptam, hanem úgy gondoltam, ez jó tanulási lehetőség, és így valószínűleg sokat segíthetek a Cancer LifeLine szervezetnek a céljaik eléréséhez.

ST.: Remek, azt hiszem, jó döntést hozott. Van egy kis tapasztalatom az Access használatában, és valamivel kevesebb az Excel terén, de tudom, mire szolgál az Access, és határozottan jobban illeszkedik az Ön által felvázolt kezelési feladatokhoz.

ST.: Tartsunk egy kis szünetet, és utána visszajövünk az interjú második részével.

Az interjú, 2. rész

ST.: Itt ismét Steven Thomas, és ez az interjúm második része, és itt van ismét Dr. Kerry Fowler, a Cancer Lifeline munkatársa.

ST.: Beszéljünk az Excelről az Access alkalmazásra való áttérésről. Mennyi munkával járt ez? Készen van már vele?

KF: Azt gondolom, egy munka soha nincs egészen készen, különösen akkor, ha egy számolótáblából kell átvenni örökölt adatokat, és azok még furcsa írásjeleket is tartalmaznak. Általánosan azt gondolom, hogy a legnagyobb kihívást az adatok egyeztetése jelentette, és itt megállnék egy pillanatra. Úgy vélem, hogy az adattípusok megfelelő egyeztetése fontos, bár ez így furcsán hangzik.

ST.: Nem hangzik furcsán, ez fontos és nagy kihívást jelentő feladat, mivel az Excel egy kicsit elnézőbb annak vonatkozásában, hogy mely adatokat fogadja el és melyeket nem.

KF: Nos igen, a kapott adatok megtisztítása jelentette a legnagyobb kihívást: vettem a régi adatokat, eltávolítottam az ismétlődéseket, megkerestem a helyesírási hibákat és a furcsa írásjeleket és javítottam ezeket, így azok egyszerűbben importálhatók az Access alkalmazásba, és nem okoznak hibákat. Szóval elég sok munka van azzal, ha az ember Excel-számolótáblát vagy szövegfájlt szeretne importálni. De az egyeztetést követően maga az importálás már meglehetősen egyszerű.

ST.: És eközben az üzleti folyamatok várakoztak?

KF: Nem, a munkatársak folytatták a munkát, de egy dolgot megtettem a betegeket segítő adatbázis átdolgozása mellett: vettem a szervezet egy régebbi Access-adatbázisát, amely igazából egy nagy levelezési lista, egy hatalmas egybesimított fájl. Szóval próbálom ezt is megtisztítani és egyszerűbbé tenni az ismétlődések keresését.

ST.: És már használják a felhasználók a betegtámogatási alap adatbázisát?

KF: Igen.

ST.: De még mindig vannak adatok az Excel-számolótáblában, amelyeket még nem importált az adatbázisba, olyan örökölt adatok, amelyek importálásra várnak.

KF: Ez igaz. A 2008-as év adatait importáltam, de a 2004-es és a 2007-es év adatai még megtisztításra és importálásra várnak.

ST.: Értem, akkor a felhasználóknak nem kellett várniuk vagy ilyesmi?

KF: Nem. Az adatbázis jelenleg használatra kész.

ST.: Milyen egyéb kihívások merültek vagy merülnek fel az új rendszer kialakításakor, beleértve ezt a másikat, amelyről az imént beszélt?

KF: Van néhány dolog, amely az Access sajátossága: voltak kihívások a Visual Basic dolgaival és a Dlookup() függvénnyel és a megfelelő működésével, és bizonyos esetekben, ha az idézőjeleket és a szögletes zárójeleket nem megfelelő helyre teszi az ember, nem működik. De általánosságban sokkal egyszerűbb volt, mint gondoltam, és nagyon jó érzés megalkotni valamit, ami működik.

ST.: Van olyan, amit az Access használatával elvégzett, de az Excelben nem csinálta, mert nem volt praktikus? Úgy értem, a nyilvánvaló dolgok mellett, mint például különböző lapokra tenni az adatokat és hasonlók?

KF: Az egyik dolog, amire én jöttem rá, de egy tapasztalt felhasználónak magától értetődő lenne: az irányítószám redundáns információ a város, az állam és a megye mellett, ezért a levelezési listák adatbevitelét úgy egyszerűsítettem le, hogy csak az irányítószámot kell importálni, és van egy táblázatom, amelyben szerepel az ország összes irányítószáma és az ahhoz tartozó állam, város és megye. Így jóval egyszerűbb lett a folyamat, és csökkentek a helyesírási hibák.

ST.: Ez remek. Mi a helyzet a jelentésekkel? Javultak a jelentéskészítési lehetőségek, miután áttért az Access használatára?

KF: Igen, említettem korábban, hogy az Excel-számolótáblák használatával bonyolult volt annak megállapítása, hogy egy adott személy mennyi pénzt kapott egy adott időszakban, de most az Access használatával létre tudok hozni jelentéseket, amelyek automatikusan generálnak csekk-kérelmeket, ellátják azokat a rák megfelelő típusának kódjával, valamint a pénzügyi részleg számára létrehoznak egy összesítő lapot, amelyen szerepelnek az egyes ügyfelek különböző csekkjei az adott héten és a részösszeg.

ST.: Ejha, ez jól hangzik. És végül mit mondanak a munkatársai? Kapott visszajelzést tőlük a folyamatra vagy a termékre vonatkozóan?

KF: Nos, igazán kedvelik. A betegtámogatási alap számára valóban egyszerűsödött a folyamat. Mivel kevesebb a hiba, a csekkek gyorsabban megírhatók, és nem merülnek fel a korábbi problémák, amikor a pénzügyi osztálynak vissza kellett küldenie azokat javításra. Ez most már nem történik meg olyan gyakran, és az ügyfelek ebből ténylegesen közvetlenül profitálnak, ami nagyon jó.

ST.: Ez remek, jól hangzik. Nagyon köszönöm az interjút, és biztos vagyok benne, hogy hamarosan beszélünk még arról, hogy hogyan halad a betegtámogatási alap ügyeivel, vagy mi is volt az új feladat?

KF: Az új feladat a nagy levelezési lista.

ST.: A levelezőlistát tartalmazó adatbázis. Rendben, később majd érdeklődnék, hogyan halad azzal, és még egyszer köszönöm.

KF: Örömömre szolgált.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×