Útmutató a jelentések tervezéséhez

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

a Access számos eszközt kínál, amelyek megkönnyítik a vonzó, egyszerűen olvasható jelentések gyors összeállítását, amelyek a felhasználók igényeinek leginkább megfelelő módon mutatják be az adatot. A Létrehozás lap parancsaival egyetlen kattintással hozhat létre egyszerű jelentést. A jelentés varázslóval bonyolultabb jelentéseket hozhat létre, vagy létrehozhat egy jelentést úgy, hogy az összes adatot és formázási elemet hozzáadja. A választott módszer közül valószínűleg legalább néhány módosítást kell végeznie a jelentés tervében, hogy a kívánt módon jelenítse meg az adatot. Ez a cikk ismerteti a jelentések tervezésének általános folyamatát, és bemutatja, hogy miként adhat hozzá konkrét tervezési elemeket a jelentéshez.

Tartalom

A jelentés elrendezésének elDöntése

Az adatigazítás használata a vezérlőelemek elrendezésével

Jelentés vagy élőfej és élőláb szakaszainak hozzáadása vagy eltávolítása

Tippek a különböző adattípusok formázásához

A jelentés elrendezésének elDöntése

A jelentések tervezésekor először meg kell fontolnia az adatelrendezések és az adatbázis adatainak tárolását. A tervezési folyamat során akár azt is tapasztalhatja, hogy a táblákban lévő adatelrendezés nem teszi lehetővé a kívánt jelentés elkészítését. Ez azt jelzi, hogy a táblázatok nem normalizáltak – ez azt jelenti, hogy az adatok nem a leghatékonyabb módon tárolódnak.

Vázlat készítése a jelentésből

Ez a lépés nem kötelező: Előfordulhat, hogy az Access-jelentés varázsló vagy a jelentés eszköz (amely a Létrehozás lap jelentések csoportjában található) elegendő kiindulási látványtervet biztosít a jelentéshez. Ha azonban úgy dönt, hogy ezeket az eszközöket nem használja, akkor hasznos lehet, ha a jelentéshez olyan dobozt rajzol, amelyben az egyes mezők minden mezőbe bekerülnek, és az egyes mezőkbe beírhatják a mező nevét. Másik lehetőségként a Wordben vagy a Visio alkalmazásban is létrehozhat mockup a jelentésből. Bármelyik módszert használja, ügyeljen rá, hogy elegendő sort adjon meg az adatismétlődések megadásához.

completed form overlapping preliminary sketch

Használhatja például a termékinformációk sorát, majd a termékek értékesítésének több ismétlődő sorát, végül pedig a szorzat értékesítési összegének egy sorát. Ezután a sorozat ismétlődik a következő szorzatnál, és így tovább a jelentés végéig. Vagy az is előfordulhat, hogy a jelentés a táblázatban szereplő adatok egyszerű felsorolása, amely esetben a vázlat csak egy sor és oszlop sorát tartalmazhat.

Megjegyzés: Ez a technika akkor is nagyon hasznos, ha valaki másnak készít jelentést. Ebben az esetben a munkavégzés megkezdése előtt a másik személy kirajzolhatja a vázlatot.

Miután létrehozta a vázlatot, meghatározhatja, hogy mely táblák vagy táblázatok tartalmazzák a jelentésben megjeleníteni kívánt adatokat. Ha az összes adat egyetlen táblában található, a jelentést közvetlenül a kívánt táblára alapozhatja. Gyakrabban, a kívánt adatot több táblázatban kell tárolnia, és a jelentésben való megjelenítés előtt meg kell őket húzni. A lekérdezést beágyazni lehet a jelentés Rekordforrás tulajdonságához, vagy létrehozhat egy külön, mentett lekérdezést, és alapozhatja a jelentést.

Adja meg, hogy mely adatok kerüljenek az egyes jelentések szakaszba

Minden jelentéshez tartozik egy vagy több jelentés szakasz. Az egyes jelentésekben megtalálható egyetlen szakasz a részletek szakasz. Ez a szakasz egyszer ismétlődik a jelentésben szereplő minden rekordhoz vagy a lekérdezéshez. Az egyéb szakaszok nem kötelezők, és ritkábban ismétlődnek, és általában olyan információk megjelenítésére szolgálnak, amelyek a rekordok egy csoportjához, a jelentés egy oldalához vagy a teljes jelentéshez gyakran használatosak.

Az alábbi táblázat ismerteti, hogy az egyes szakaszok hol találhatók, és hogy hogyan használják a szakaszt általában.

Szakasz

Hely

Tipikus tartalom

Jelentés fejléce szakasz

Csak egyszer jelenik meg a jelentés első oldalának tetején.

  • Jelentés címe

  • Embléma

  • Aktuális dátum

Jelentés lábléce szakasz

Az utolsó adatsor után jelenik meg a jelentés utolsó lapjának oldalláb szakasza felett.

Jelentés végösszegei (összegek, Darabszámok, átlagok stb.)

Élőfej szakasz

Megjelenik a jelentés minden oldalának tetején.

  • Jelentés címe

  • Oldalszám:

Lábléc szakasz

Megjelenik a jelentés minden oldalának alján.

  • Aktuális dátum

  • Oldalszám:

Csoportfej szakasz

Csak a rekordok egy csoportjának előző része.

A csoportosított mező

Csoportláb szakasz

Csak egy csoport rekordjait követően jelenik meg.

Összesítések csoportosítása (összegek, Darabszám, átlagok stb.)

Ha tudni szeretné, hogy miként vehet fel és távolíthat el jelentés élőfej-és élőláb-szakaszait, illetve élőfej-és élőláb-szakaszokat, tanulmányozza a jelen cikk jelentés vagy élőfej és élőláb szakaszaiNak hozzáadása vagy eltávolítása című szakaszát. Az élőfej és az élőláb szakaszt az elrendezés vagy a Tervező nézet Csoportosítás, rendezés és összeg ablaktáblájának használatával adhatja meg.

A részletadatok elrendezésének elDöntése

A legtöbb jelentés táblázatos vagy egymást átfedő elrendezésben van elrendezve, de a Access rugalmasságot biztosít, hogy csak a kívánt rekordok és mezők elrendezését használja.

Táblázatos elrendezés    Táblázatos elrendezés hasonló a számolótáblához. A feliratok a felső részen jelennek meg, és az az érték a címkék alatti oszlopokban van igazítva. Táblázatos: az adatokat tartalmazó táblázatos megjelenést jelenti. Ez a Access által létrehozott jelentés típusa, amikor a Létrehozás lap jelentések csoportjában a jelentés gombra kattint. A táblázatos elrendezés akkor hasznos, ha a jelentéshez viszonylag kevés olyan mező tartozik, amelyet egyszerű lista formátumban szeretne megjeleníteni. A következő ábrán egy táblázatos elrendezést használó alkalmazotti jelentés látható.

Employees report in a tabular layout

Halom elrendezés    A halmozott elrendezés olyan űrlaphoz hasonlít, amelyet kitöltéskor a bankszámlák megnyitásakor vagy online viszonteladótól vásárol. Minden adat címkével van ellátva, és a mezők egymás tetejére kerülnek. Ez az elrendezés olyan jelentésekhez használható, amelyek túl sok mezőt tartalmaznak táblázatos formátumban való megjelenítésre – vagyis az oszlopok szélessége túllépi a jelentés szélességét. A következő ábrán egy olyan alkalmazottakról szóló jelentés látható, amelyet egy halom elrendezéssel hoztak létre.

Employees report in a stacked layout

Megjegyzés: A jelentés varázslóban ezt az elrendezést oszlopos elrendezésnek nevezzük.

Kevert elrendezés    A táblázatos és a halomba rendezett elrendezések elemei összekeverhető. Minden rekord esetében például a törzsszakasz tetején lévő vízszintes sorba rendezheti a mezőket, és a felső sor alatt egy vagy több, egymáshoz hasonló elrendezésben is rendezheti a többi mezőt. A következő ábrán egy olyan alkalmazottakról szóló jelentés látható, amelyet egy vegyes elrendezéssel hoztak létre. Az azonosító, a vezetéknév és az utónév mezők táblázatos vezérlőelem-elrendezésben vannak rendezve, a beosztás és a munkahelyi telefon mező pedig egymást fedő elrendezésben van elhelyezve. Ebben a példában a rácsvonalak az egyes alkalmazottak mezőinek vizuális elkülönítését szolgálják.

Employees report that uses a mixed layout

Sorkizárt elrendezés    Ha a jelentés varázslóval hozza létre a jelentést, megadhatja, hogy egy sorkizárt elrendezést szeretne-e használni. Ez az elrendezés a lap teljes szélességét használja a rekordok tömörítéséhez a lehető legközelebb. Természetesen a jelentés varázsló használata nélkül is megadhatja ugyanezeket az eredményeket, de a mezőket pontosan a megfelelő módon igazíthatja. A következő ábrán egy olyan alkalmazotti jelentés látható, amelyet a jelentés varázsló sorkizárt elrendezésével hoztunk létre.

Employees report that uses a justified layout

A sorkizárt elrendezés akkor hasznos, ha nagy számú mezőt jelenít meg a jelentésben. Az előző példában, ha táblázatos elrendezéssel jeleníti meg ugyanazokat az adatokat, a mezők kiterjeszthetők az oldal szélétől. Ha egymást fedő elrendezést használ, akkor az egyes rekordok sokkal több függőleges térközt vesznek fel, amely papírokat pazarol, és nehezebbé teszi a jelentés olvasását.

Vissza a lap tetejére

Az adatigazítás használata a vezérlőelemek elrendezésével

A vezérlőelem-elrendezések olyan segédvonalak, amelyeket hozzáadhat a jelentéshez, miközben az elrendezési vagy Tervező nézetben nyílik meg. a Access automatikusan hozzáadja a vezérlőelem-elrendezéseket, ha a jelentés varázslóval készít jelentést, vagy ha a Létrehozás lap jelentések csoportjában a jelentés gombra kattintva hoz létre jelentést. A vezérlőelemek elrendezése olyan, mint egy táblázat, amely minden cellája tartalmazhat címkét, szövegdobozt vagy más típusú vezérlőt. A következő ábrán egy jelentés táblázatos vezérlő elrendezése látható.

Egyszerű táblázatos vezérlőelem-elrendezés

A narancssárga vonalak jelzik a vezérlő elrendezés sorait és oszlopait, és csak akkor láthatók, ha a jelentés elrendezési vagy Tervező nézetben nyílik meg. A vezérlőelemek elrendezése megkönnyíti a sorok és oszlopok adatainak egységes igazítását, és megkönnyítik a mezők hozzáadását, átméretezését és eltávolítását. Az elrendezés lap táblázat és pozíció csoportjának eszközeivel (Elrendezési nézetben vagy Tervező nézetben elérhető) az elrendezés lapon megváltoztathatja az elrendezési elrendezést, és eltávolíthatja az elrendezéseket úgy, hogy a megfelelő helyre helyezze a vezérlőt. a jelentés tetszőleges helyének szabályozása.

Vissza a lap tetejére

Jelentés vagy élőfej és élőláb szakaszainak hozzáadása vagy eltávolítása

A jelen cikkben korábban említettek szerint az élőfejek és élőlábak olyan jelentés szakaszai, amelyek segítségével a teljes jelentéshez vagy a jelentés minden oldalához hasonló információkat jeleníthet meg. Hozzáadhat például egy oldalláb szakaszt, ha az oldalszámot az egyes lapok alján szeretné megjeleníteni, vagy hozzáadhat egy jelentésfej szakaszt a teljes jelentés címének megjelenítéséhez.

Jelentés vagy élőfej és élőláb szakaszainak hozzáadása

  1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre, majd válassza a helyi menü Tervező nézet parancsát.

  2. Ellenőrizze, hogy mely szakaszok vannak már a jelentésben. A szakaszokat árnyékolt vízszintes vonalak választják el, úgynevezett Section Selectors. Az egyes szakaszok címkéi a közvetlenül alatta lévő szakaszt jelzik.

    Jelentés a Tervező nézetben

    Minden jelentés tartalmaz egy részlet szakaszt, és tartalmazhat a jelentés fejlécét, az élőfejet, az élőlábat és a jelentés lábléc szakaszait is. Ha a jelentésben csoportosítási szintek is szerepelnek, akkor az élőfejek és élőlábak (például az előző ábrán látható módon a fájl fejlécében látható) jelenhetnek meg. Alapértelmezés szerint a csoport fejlécei és élőlábai a csoport alapjául szolgáló mezőnév vagy kifejezés használatával lesznek elnevezve. Ebben az esetben a csoportosítási mező neve "fájl".

  3. Ha élőfej-és élőláb-szakaszt szeretne hozzáadni a jelentéshez, kattintson a jobb gombbal bármelyik szakaszra, majd a helyi menüben kattintson az élőfej /élőláb vagy a jelentés fejléce/lábléce elemre.

    Figyelmeztetés: Ha a szakasz már meg van jelenítve a jelentésben, az Access arra figyelmezteti, hogy törli a meglévő szakaszt és a bennük található vezérlőelemeket.

    Mostantól áthelyezhet meglévő vezérlőket, vagy új vezérlőket vehet fel az új szakaszokra.

a Access mindig felveszi az oldal és a jelentés fejlécét és élőlábát párban. Vagyis nem vehet fel oldal-vagy jelentésfej-szakaszt anélkül, hogy a megfelelő élőláb-szakaszt is hozzá kívánja adni. Ha nincs szüksége mindkét szakaszra, akkor nem törölhet szakaszt, de a nem használt szakaszt a nulla (0) értékre is átméretezheti, így elkerülhető a további függőleges térköz hozzáadása a jelentéshez. Helyezze a mutatót a fel nem használt szakasz aljára, amíg a kétirányú nyíl Double-sided arrow nem változik, majd húzza a mutatót felfelé, amíg el nem éri a szakasz elrejtését. Ha van vezérlő a szakaszban, törölnie kell őket, mielőtt teljes mértékben el tudja rejteni a szakaszt.

Jelentés vagy élőfej és élőláb szakaszainak eltávolítása

  1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre, majd válassza a helyi menü Tervező nézet parancsát.

  2. Kattintson a jobb gombbal bármelyik szakasz választóra, majd kattintson a helyi menü élőfej/élőláb vagy jelentés fejléce/lábléce parancsára.

Ha eltávolítja az élőfejet és az élőlábat, és ezek a szakaszok vezérlőkkel rendelkeznek, a Access figyelmezteti, hogy a szakaszok törlésével a vezérlők is törlődnek, és nem tudja visszavonni a műveletet. Kattintson az Igen gombra a szakaszok eltávolításához és a vezérlők törléséhez, vagy a nem gombra kattintva lépjen ki a műveletből.

Vissza a lap tetejére

Tippek a különböző adattípusok formázásához

Amikor jelentést hoz létre a jelentés eszközzel (a Létrehozás lap jelentések csoportjában) vagy a jelentés varázslóval, a Access felveszi a mezőket a jelentésbe, és létrehozza a megfelelő vezérlőt a megjelenítéséhez. az egyes mezők a mező adattípusa alapján. Ha saját maga hoz létre mezőket a jelentéshez, a javasolt módszer az, ha az egyes mezőket a mezőlistából húzza a jelentésbe. A jelentés varázslóval vagy a jelentés eszközzel a Access a mező adattípusától függően minden mező számára a legmegfelelőbb vezérlőt hozza létre. A legtöbb adattípusnál a szövegmező a legmegfelelőbb (alapértelmezett) vezérlőelem.

Az alábbi szakaszok tippeket nyújtanak néhány speciális eset adattípus formázásához.

Többértékű mezők    A többértékű mezők alapértelmezett vezérlőeleme egy kombinált lista. Ez olyan, mint egy jelentés vezérlőelemének a furcsa választása, mert egy jelentésben nem kattinthat a kombinált lista nyilára. A jelentés kontextusában azonban egy beviteli mező például egy szövegdoboz. A nyíl csak Tervező nézetben látható.

Ha a mező több értéket tartalmaz, ezek az értékek vesszőkkel elválasztva jelennek meg. Ha a kombinált lista nem elég széles ahhoz, hogy egy sor összes értékét és a kombinált lista CanGrow tulajdonságát Igenértékre állítsa, az értékek a következő sorba kerülnek. Máskülönben az értékek csonkítva jelennek meg. Egy vezérlő CanGrow tulajdonságának beállításához nyissa meg a jelentést tervező vagy Elrendezési nézetben, kattintson a vezérlőre, majd az F4 billentyűvel jelenítse meg a vezérlő tulajdonságlapját. A CanGrow tulajdonság a vezérlő tulajdonságlapjának Formátum lapján és a minden lapon található.

Rich Text típusú mezők    A Rich Text mező alapértelmezett vezérlője egy szövegmező. Ha a szövegmező nem elég széles ahhoz, hogy egy sor összes értékét megjelenítse, a szövegmező CanGrow tulajdonsága Igenértékre van állítva, az értékek a következő sorba kerülnek. Máskülönben az értékek csonkítva jelennek meg. Egy vezérlő CanGrow tulajdonságának beállításához nyissa meg a jelentést tervező vagy Elrendezési nézetben, kattintson a vezérlőre, majd az F4 billentyűvel jelenítse meg a vezérlő tulajdonságlapját. A CanGrow tulajdonság a vezérlő tulajdonságlapjának Formátum lapján és a minden lapon található.

A Rich Text mező segítségével többféle módon formázhatja a szöveget. A mezőkben például több szó aláhúzott, és a mezőben több másik szó dőlt is lehet. A formázott szöveget tartalmazó szövegmezőre azonban továbbra is beállíthat általános formázási stílust. A szövegdobozok formázása csak arra a szövegre érvényes, amely nem kifejezetten a formázott szövegformázást használja.

Rich Text típusú mezőt megjelenítő szövegmező formázási stílusának beállítása

  1. Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, majd kattintson a helyi menü elrendezési nézet parancsára.

  2. Kattintson a Rich Text mezőt megjelenítő szövegmezőre, majd a Formátum lap betűtípus csoportjában kattintson az alkalmazni kívánt formázási stílusra.

    a Access a Rich Text mező minden olyan szövegére alkalmazza a formázást, amely nem tartalmazta az adatbevitelt támogató nézet (de nem érték) típusát, például Adatlap nézetet egy űrlaphoz vagy űrlap nézethez. Ha például a mezőben lévő szöveg egy részét piros színnel formázta, és kék betűszínt alkalmaz a szövegdobozra, a Access a kék színűre, az egyedileg formázott szöveg kivételével az összes kék színűre vált. Egy másik példa, ha a mező szövegének egy része 11 pontos betűmérettel van formázva, és a szövegmezőben egy 14 pontos betűméretet alkalmaz, a Access a 14-es betűméretet alkalmazza a teljes szövegre, a 11 pontnál egyedileg formázottak kivételével. TS.

    Melléklet mezők    A melléklet mezők olyan speciális vezérlőt használnak, amely nem használatos más adattípushoz. Egyetlen melléklet mező használatával több fájlt is csatolhat egy rekordhoz, de a mező csak egy melléklettel kapcsolatos információkat tud megjeleníteni egyszerre. A melléklet vezérlő alapértelmezés szerint a vezérlő által aktuálisan megjelenített melléklet fájltípusának megfelelő ikont vagy képet jelenít meg. Tetszés szerint megadhatja a melléklet vezérlő tulajdonságait úgy, hogy az összes csatolt fájl ikonként jelenjen meg, vagy hogy a mező csak a gemkapocs ikont és a mellékletek számát jelenítse meg. Feltételezve, hogy már használ egy melléklet vezérlőt a jelentésben, az alábbi eljárással módosíthatja a vezérlő tulajdonságait a vezérlő különböző felhasználási lehetőségeihez.

Melléklet mező megjelenítési tulajdonságainak beállítása

  1. Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, majd kattintson a helyi menü elrendezési nézet parancsára.

  2. Kattintson a melléklet vezérlőre. Ha a tulajdonságlap még nem látható, jelenítse meg az F4 billentyű lenyomásával. A tulajdonságlapon kattintson a Formátum fülre.

    A mellékletek vezérlő tulajdonságainak beállításához kövesse az alábbi táblázat útmutatását.

    Tulajdonság

    Beállítás

    Megjelenítés

    • Kép/ikon : a képeket képként és minden más fájlként jeleníti meg ikonként. Ez az alapértelmezett beállítás.

    • Az összes fájl ikonként jelenik meg.

    • Gemkapocs : a gemkapocs ikont, majd a mellékletek számát zárójelben jeleníti meg.

    Alapértelmezett kép

    Ha meg szeretne jeleníteni egy alapértelmezett képet a melléklet vezérlőben, ha nincs csatolt fájl, kattintson a Szerkesztő gomb elemre, tallózással keresse meg a kívánt képet, majd kattintson a Megnyitásgombra.

    Megjegyzés: Az alapértelmezett kép nem jelenik meg, ha a Megjelenítés tulajdonság a gemkapocsértékre van állítva.

    Képek igazítása

    Jelölje ki a listából a kívánt igazítást. Az alapértelmezett beállítás a középpont. A beállítás beállítása a képméret mód tulajdonság beállításától függően váratlan eredményt adhat.

    KépMéret mód

    Ez a beállítás csak akkor érhető el, ha a Megjelenítés tulajdonságként beállítás értéke kép/ikon.

    • A ClipArt -elem a képet a tényleges méretben jeleníti meg. Ha túl nagy a vezérlőben való illeszkedéshez, a program kivágja a képet.

    • Nyújtás : kifeszíti a képet úgy, hogy az a teljes vezérlőt kitöltse.

      Megjegyzés: Ha a mellékletek vezérlője nem egyezik meg a kép méretével, akkor ezzel a beállítással a program torzítja a képet, így úgy tűnik, hogy függőlegesen vagy vízszintesen van elhelyezve.

    • A Nagyítás és a kép torzítása nélkül jeleníti meg a képet a lehető legnagyobb méretben. Ez az alapértelmezett beállítás.

  3. Ha a vezérlőt a grafikus elemek megjelenítéséhez használja, állítsa be a melléklet vezérlő méretét, hogy a kívánt részletességi érték látható legyen.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×