Útmutatás a papíralapú űrlapok InfoPath-űrlapokká alakításához

A cikkből megtudhatja, milyen előnyökkel jár, ha papíralapú űrlapok helyett elektronikus űrlapokat használ az adatok gyűjtésére. Néhány gyakorlati tanácsot olvashat a papíralapú űrlapok Microsoft Office InfoPath-űrlapsablonokká való átalakításához.

Megjegyzés : Ha a papíralapú űrlap Microsoft Office Word vagy a Microsoft Office Excel alkalmazásban készült, az InfoPath Importálása varázslója segítségével a dokumentum vagy a munkafüzet gyorsan átalakítható InfoPath-űrlapsablonná. Ha az űrlapot más programban hozták létre, vagy nem tud hozzáférni az űrlap eredeti forrásfájljához, akkor a semmiből kell újraalkotnia a nyomtatott űrlapot az InfoPath alkalmazásban.

Tartalom

Az elektronikus űrlapok használatának előnyei

Gyakorlati tanácsok a papíralapú űrlapok átalakításához

Az elektronikus űrlapok használatának előnyei

Az elektronikus űrlapok használata számos előnnyel jár a papíralapú űrlapokéhoz képest. Ezek az előnyök a következők:

Pontos és egységes adatok    A papíralapú űrlapok esetében az emberek gyakran rossz helyre írják be az adatokat, vagy félreértik a kitöltési útmutatót. Akkor is előfordulhat hiba, ha egy alkalmazott kézzel írja be az adatokat az űrlapról egy adatbázisba vagy más programba. Az ilyen jellegű adatbeviteli hibáknak a megtalálása és kijavítása költséges és időigényes lehet. Az InfoPath számos automatikus megoldást kínál arra, hogy a felhasználók az adatbevitel során elkerüljék ezeket a hibákat. Használhat például képleteket a matematikai értékek automatikus kiszámításához. A(z) feltételes formázás használatával az adatokra irányíthatja a felhasználó figyelmét, vagy engedélyezheti a helyesírás-ellenőrző használatát, hogy a felhasználók az űrlap elküldése előtt kijavíthassák a helyesírási hibákat. Lehetőség van egyes mezők automatikus kitöltésére is az adatbázisban vagy más adattároló rendszerben már szereplő adatok felhasználásával. Létrehozhat például olyan értékesítési űrlapot, amely automatikusan kitölti az alkalmazotti adatokat kérő mezőket, miután a felhasználó megadta az azonosítószámát a megfelelő mezőben.

Egyszerű frissítések    Ha frissítenie kell egy már létező űrlapsablont, módosíthatja azt, közzéteheti újra, és terjesztheti más felhasználóknak. A frissítés automatikusan megtörténik, amikor a felhasználók a következő alkalommal megnyitnak egy az űrlapsablonon alapuló űrlapot. Ha a felhasználó kapcsolat nélkül dolgozik a frissített űrlapsablon közzétételekor, a frissítés akkor történik meg, amikor a felhasználó a legközelebb csatlakozik a hálózathoz. A felhasználók általában észre sem veszik, hogy frissítés történt, bár tervezheti úgy az űrlapsablont, hogy értesítse a felhasználókat.

Munkafolyamat-beállítások    Kihasználva az InfoPath munkafolyamat-funkcióit növelheti az olyan gyakori üzleti folyamatok általános hatékonyságát, amelyekben az adatok egyik felhasználótól a másikhoz vannak átirányítva. A munkafolyamatok csökkenthetik az üzleti folyamatok, például a projektjóváhagyás és a dokumentumvéleményezés összehangolásához szükséges költségeket és időt az ezen folyamatokba bevont emberi feladatok kezelésével és nyomon követésével. Képzeljen el például egy papíralapú költségelszámolási folyamatot, ahol az alkalmazott kitölt egy nyomtatott költségelszámolási űrlapot, papír kísérőlevelet csatol hozzá, majd elküldi a belső postán keresztül a felettesének. Az elszámolás jóváhagyása után a felettes kipipálja a neve melletti négyzetet a kísérőlevélen, és továbbküldi az elszámolást a számviteli osztályra a belső postán keresztül. Ha a számviteli osztályvezető jóváhagyja az elszámolást, megkezdődik a térítési folyamat. Hetek telhetnek el a kezdeti elszámolás elküldése és a között, hogy az alkalmazott megkapja a térítési csekket. Ha az InfoPath és a(z) Microsoft Office SharePoint Server 2007 alkalmazást együtt használja, automatizálni lehet az ilyen típusú munkafolyamatot, ami jelentős idő- és költségmegtakarítást jelenthet.

Beemelés más rendszerekbe    Az InfoPath-űrlap adatai beemelhetők más termékekbe és technikai megoldásokba. Az űrlap adatai tárolhatók például egy Microsoft SQL Server-adatbázisban, vagy dönthet úgy, hogy az űrlapsablon kialakítását egy webszolgáltatásra alapozza, hogy elküldhesse az adatokat egy olyan adatbázisba, amelyet közvetlenül nem támogat az InfoPath. Az InfoPath a Microsoft Office rendszer számos egyéb programjával és kiszolgálójával együttműködik, ilyen például a Microsoft Office Outlook, a Microsoft Office Excel és a Microsoft Office Access program. Többek között tervezhet és kitölthet InfoPath-űrlapokat az Outlook e-mail üzeneteiben, exportálhat InfoPath-adatokat Excel-munkafüzetekbe, beküldhet InfoPath-adatokat Access-adatbázisokba, vagy lekérdezhet adatokat egy SharePoint-listából. Ezenkívül a fejlesztők beágyazhatnak InfoPath-vezérlőket a vállalaton belül használt egyéni üzleti alkalmazásokba.

Megnövelt biztonság    A papíralapú űrlapok nem feltétlenül biztonságosak. El lehet őket téríteni vagy elveszhetnek, ami magába foglalja a kényes adatok nyilvánosságra kerülésének veszélyét. Az InfoPath biztonsági modellje a biztonsági zónához és a Windows Internet Explorer szintbeállításaihoz kapcsolódik. Ezek a biztonsági szolgáltatások arra készültek, hogy megvédjék a felhasználók űrlapjait és számítógépeit az olyan biztonságtalan műveletektől, amilyen például a nem megbízható forrásban lévő adatok elérése, illetve ilyen helyre küldése. Az InfoPath további biztonsági szabályokat is kínál, ilyen például a űrlapsablon kialakításának védelme, digitális aláírások használata, bizonyos űrlapműveletek, például az egyesítése és a beküldés felügyelete és a felhasználó számítógépére telepített űrlapok megbízhatónak tekintése.

Vissza a lap tetejére

Gyakorlati tanácsok a papíralapú űrlapok átalakításához

A következő lista néhány megfontolandó dolgot ismertet, amelyeket érdemes szem előtt tartani a papíralapú űrlapok InfoPath-űrlapsablonokká való átalakításakor.

  • Használjon elrendezéstáblázatokat az űrlap részeinek rendszerezéséhez    Akárcsak a papíralapú űrlapok esetében, az elektronikus űrlapokon is érdemes rendszerezni az adatokat, hogy a kitöltő személyek logikus módon haladhassanak rajtuk végig. Az InfoPath programban elrendezéstáblázatokba rendszerezheti a vezérlőket, hogy elválassza egymástól a különböző részeket, és ezekben tárolhatja az emblémákat és egyéb ábrákat is. Ezenkívül az elrendezéstáblázatok használatának további előnye, hogy lehetővé teszi a szövegmezők, jelölőnégyzetek és más elemek egyszerű igazítását úgy, hogy az űrlapsablon profinak és letisztultnak nézzen ki Az alábbi példában az elrendezéstáblázat segítségével vannak elrendezve a szövegmezők egy szakasz belsejében az űrlapsablonon.

    Elrendezéstáblázat az űrlapsablon egy szakaszában

    1. Ez az elrendezéstáblázat két sort tartalmaz.

    2. A második sorban három oszlop található. A középső oszlop csak a térköz beállítására szolgál.

  • Vegyen figyelembe több megoldást a nem kötelezően megadandó adatok esetében    A papíralapú űrlapok gyakran tartalmaznak olyan részeket, amelyeket csak a felhasználók egy kis részének kell kitöltenie. Például egy kórházi betegadatlapon a „Csak adminisztrációs célokra” rész azért van, hogy a nővérek vagy más egészségügyi dolgozók töltsék ki, ne a beteg. Az InfoPath programban számos mód van az ilyen típusú nem kötelező információk elhelyezésére. Az egyik legjobb megoldás a nem kötelező űrlaprész használata. Ez egy vezérlő, amely más vezérlőket tartalmaz, de nem jelenik meg az űrlapon, csak ha a felhasználó úgy dönt, hogy megjeleníti. Például egy állapotjelentési űrlapsablonra felvehet egy nem kötelező Megjegyzések részt. Azok a felhasználók, akik szeretnének kiegészítő megjegyzéseket megadni, beilleszthetik és kitölthetik ezt a nem kötelező részt. Mindenki más hagyhatja ezt a részt elrejtve.

    Választható szakasz jegyzetek összegyűjtéséhez

    A(z) feltételes formázás segítségével elrejtheti egyes mezőket, amelyek csak akkor jelennek meg, ha egy bizonyos feltétel teljesül az űrlapon – például egy alkalmazás űrlapsablonjában elrejtheti a mezők egy részét mindaddig, amíg a felhasználó be nem jelöli a 18 éves vagy öregebb jelölőnégyzetet.

  • Ismétlődő táblázatok használata normál táblázatok helyett    Az ismétlődő táblázatokkal helyet takaríthat meg, és nagyobb rugalmasságot kínálhat a felhasználóknak az űrlap kitöltése során. Ismétlődő táblázatokat használva az űrlapsablonnak nem kell számos üres sort megjelenítenie, amikor a felhasználó első alkalommal megnyitja. Ehelyett a felhasználó általában csak egy sort lát, és csak akkor kell felvennie többet, ha azokra szükség van.

    Ismétlődő táblázat használata a költségelszámolás sortételeinek összegyűjtéséhez

  • A szükséges adatok meghatározása    A papíralapú űrlap átalakítás előtt el kell döntenie, mi történjen végül az elektronikus űrlapon megadott adatokkal. Ha még a papíralapú űrlap átalakítása előtt átgondolja, milyen adatokra lesz szükség, megállapíthatja, hogy rendelkezik-e az űrlapsablon létrehozásához szükséges infrastruktúrával. Például ha a felhasználóknak arra van szükségük, hogy gyorsan tudják ide-oda küldözgetni az űrlapadatokat, és nem kell azokat újrafelhasználni, akkor az űrlapsablont érdemes e-mail üzenetben közzétenni. Ezután az űrlapok tárolhatók a Beérkezett üzenetek mappában egy InfoPath-űrlapok mappája almappában. Ha másoknak is el kell érniük és meg kell osztaniuk az űrlapadatokat, akkor érdemes a kapcsolódó InfoPath-űrlapok gyűjteményeit Microsoft Windows SharePoint Services szolgáltatásokat futtató kiszolgálón lévő tárakban tárolni. Ha a felhasználóknak más üzleti alkalmazásokból vagy rendszerekből, például költségelszámolás-készítési vagy könyvelési alkalmazásokból kell hozzáférniük az űrlapadatokhoz, akkor célszerű vállalati adatbázisokban tárolni az adatokat. Ennek megvalósítása során gyakran összekapcsolják az űrlapsablont valamilyen webszolgáltatással, amely az űrlapsablon és az adatbázis vagy üzleti rendszer közötti köztes elemként szolgál.

  • A szükséges nézetek számának meghatározása    Az InfoPath programban különféle nézeteket hozhat létre ugyanabból az űrlapsablonból. A nézet űrlapsablonban lévő adatok ábrázolásának egy másik módja. Ha például engedélyalkalmazást tervez űrlapsablonból, használhat egy nézetet az villamossági szolgáltató cégnek, hogy azt töltse ki, egy másikat a fogadó ügynöknek, és egy harmadikat az ellenőrnek, aki elfogadja vagy megtagadja a jelentkezést. Nézeteket használva kiküszöbölheti, hogy több űrlapot kelljen terveznie és karbantartania ugyanahhoz az üzleti folyamathoz.

  • A szükséges vezérlőtípusok meghatározása    Ha a nyomtatott űrlapot egy olyan programban hozta létre, mint a Word, amelyet valójában nem űrlapok tervezésére szántak, valószínűleg használt szövegdobozokat, jelölőnégyzeteket, gombokat és esetleg néhány más vezérlőt. Az InfoPath több mint 30 különbözővezérlőt kínál az űrlapsablonokhoz. A szokványos vezérlők, például a szövegdobozok és listák mellett az InfoPath számos új vezérlőelemet is tartalmaz, például ismétlődő táblázatokat, adatválasztékokat és választható szakaszokat. Az ilyen típusú vezérlők lehetővé teszik, hogy a felhasználókhoz alkalmazkodó rugalmas űrlapsablont tervezzen. Például egy költségelszámolási űrlapsablonon ismétlődő táblázatokat használva lehetőséget adhat arra, hogy a felhasználó csak annyi költségelemet írjon be, amennyire szüksége van.

  • Fontolja meg vezérlősablonok használatát a közös vezérlőkészletekhez    Ha nagyszámú papíralapú űrlapot alakít át, kereshet közös részeket és mezőkészleteket, amelyeket InfoPath vezérlősablonokká alakíthat. A vezérlősablon az űrlapsablonban olyan része, amely menthető több űrlapsablonon való újrafelhasználás céljából. Egy jellegzetes vezérlősablont egy adatforrás és vezérlők alkotnak, és olyan funkciókat is tartalmazhat, mint az adatkapcsolatok, az adatérvényesítés és a szabályok. Vezérlősablonok létrehozásával és használatával biztosíthatja a szervezet űrlapsablonjainak egységes tónusát, felépítését és viselkedését. A személyzeti osztály használhat például egyetlen kapcsolattartási adatok vezérlősablont összes az űrlapsablonon.

    több űrlapon megjelenő vezérlősablon

  • Digitális aláírások engedélyezése    Az InfoPath programban beállíthatja az űrlapsablont úgy, hogy a felhasználók az űrlap egyes részeit vagy a teljes űrlapot alá tudják írni. Az űrlap aláírása segít azonosítani, hogy melyik felhasználó az űrlapot kitöltő személy, és segít biztosítani azt is, hogy az űrlap tartalmát nem módosították.

  • Az űrlapok kitöltését segítő funkciók használata    Az InfoPath programban alapértelmezett értékeket rendelhet a vezérlőkhöz, hogy az űrlapokat gyorsabban lehessen kitölteni. Egy költségelszámolásban például hozzárendelheti alapértelmezett értékként az aznapi dátumot egy dátumválasztó vezérlőhöz. A Részösszeg és az Összesen mezőhöz képleteket rendelhet, hogy a költségeket automatikusan kiszámolja a program, ahogy a felhasználó beírja a költségösszegeket. Engedélyezheti is a helyesírás-ellenőrzést is, hogy a felhasználók az űrlap elküldése előtt kijavíthassák a helyesírási hibákat, ugyanúgy, mint a többi Microsoft Office-dokumentumban. Ha pedig űrlapspecifikus parancsokat vagy súgótartalmat szeretne használni, ezt egy egyéni munkaablak létrehozásával teheti meg, amely az űrlap mellett jelenik majd meg.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×