Áttekintés: gyakorlati tanácsok a hogyan használják a csoportwebhely kezelése

Áttekintés: gyakorlati tanácsok a hogyan használják a csoportwebhely kezelése

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Ha egy csoportwebhely-tulajdonosoknak, célszerű az egy irányítási modellt – Ez azt jelenti, hogy a webhely szabályok, folyamatok, szerepkörök és feladatkörök megoldására modell. Segítséget nyújt a modellt, így szabályozhatja, hogy a webhelyét használják. Érdemes lehet például, hogy a fájl szerkesztése egyszerre több személynek nem próbálja fájlok Fájlkivétel megkövetelésére. Vagy, akkor előfordulhat, hogy munkatársaknak szeretné engedélyezni csak bizonyos Alwebhelyek létrehozása. Ez a cikk áttekintést nyújt az ötletek és a gyakorlati tanácsok az ilyen modell létrehozásakor megfontolni.

Megjegyzés : Ha a keresett bemutatjuk, hogyan hozhat létre egy webhelyet, olvassa el a létrehozása SharePoint-webhelyen.

Tartalom

Mit nevezünk irányítási modellnek?

Az irányítási modell elemei

Alwebhelyek létrehozása

Engedélyek kezelése

Információs architektúra

Fájlok kivételének megkövetelése

Verziók nyomon követése

Dokumentumok jóváhagyásának megkövetelése

Értesítés a változásokról

Munkafolyamatok létrehozása

Tartalomtípusok definiálása

Eseménynaplózás

A webhely életciklusa és elavulása

Tárterületkorlátok

Testreszabás

Navigációs

Keresés

A webhely támogatására szolgáló szerepkörök és feladatkörök

Adatok védelme

Mit nevezünk irányítási modellnek?

Minden webhelynek egyik fontos, ám gyakran láthatatlan része a webhely irányítási modellje. Ez nem más, mint irányelvek, szerepkörök, feladatkörök és folyamatok olyan halmaza, amelynek bevezetésével meghatározható, hogy a munkacsoport tagjai hogyan használják a SharePoint-alapú szolgáltatásokat.

Számos szervezeten belül működik webhelyekre vonatkozó irányítási modell a központi felügyelet vagy a webhelycsoportok szintjén. E modelleket az informatikai részleg hozza létre és gondozza.

Ha a webhelycsoportok (például egy csoportwebhely) alwebhelyeinek webhelytulajdonosai saját irányítási modellt is létrehoznak, lehetőségük nyílik az egyedi problémák megoldására is.

Irányítási modellt alkalmazva könnyebben elvégezhetők az alábbi feladatok:

  • Tudatható a webhelyek használóival, hogy mikor kell létrehozniuk új alwebhelyet. Listák vagy egyéb webhelytartalom esetén erre nincs mód.

  • Biztosítható, hogy elavulásuk után az alwebhelyeket és tartalmukat inaktívvá tegyék, így nem foglalnak tárterületet, és nélkülük a keresési eredmények is pontosabbak lehetnek.

  • Biztosítható, hogy csak a megfelelő személyek férhessenek hozzá a megfelelő tartalomhoz.

  • Tudatható az alwebhelyek tulajdonosaival, hogy mely sablonokat és témákat használhatnak.

  • Problémamentesen át lehet ruházni a webhelyek tulajdonjogát egyik személyről a másikra.

Az irányítási modell elemei

Az irányítási modellnek többek között az alábbiakra kell kiterjednie:

  • Webhelyek létrehozása

  • Engedélyek kezelése

  • Információs architektúra

  • A webhely életciklusa és elavulása

  • Tárterületkorlátok

  • Az információk besorolása

  • Testreszabás

  • Adatvédelem

  • A Navigáció hivatkozás

  • Keresés

  • A webhely támogatására szolgáló szerepkörök és feladatkörök

Lehetséges, hogy a fenti területek némelyikét illetően már döntés született a webhelycsoport- vagy a szervezeti szintű irányítási modellben, például hogy mekkora tárterület áll a webhely rendelkezésére, vagy hogy mely elemeket lehet testre szabni a webhely arculatában. Más területek nem feltétlenül relevánsak, ha tekintetbe veszi, hogy mennyire összetett a csoportwebhely, és hányan használják azt. Ám még ha nem is kell ezekről a témakörökről döntenie, érdemes ismernie a már meghozott döntéseket, mert tájékoztathatja róluk a webhely használóit, és biztosíthatja az irányelvek betartását.

Az alábbiakban az új webhelyek létrehozásakor megfontolandó tényezők közül emeltünk ki néhányat.

Alwebhelyek létrehozása

Bizonyos projektek keretén belül szükség lehet arra, hogy a munkacsoport tagjai alwebhelyeket hozhassanak létre a csoportwebhelyen.

A munkacsoportnak biztosított szabad alwebhely-készítési lehetőség hasznos dolog lehet, de a nem korlátozott webhelykészítés könnyen ellenőrizhetetlenné válhat. A szabadon létrehozott webhelyek számának növekedése problémákhoz vezethet. Néhány példa:

  • A felhasználók nehezen fogják megtalálni a megfelelő alwebhelyet, és azt sem tudják könnyen meghatározni, hogy létezik-e ilyen alwebhely.

  • A számos alwebhelyen ismétlődhetnek az információk, így nagy tárterületre lehet szükség, és kezelésük is többszörös terhet ró a szervezetre.

  • Akár már évek óta elavult információk halmozódhatnak fel az alwebhelyeken, és a keresési eredmények között is megjelenhetnek. Emiatt nehezen állapítható meg, hogy mely információk a helyesek.

  • A nagyszámú alwebhely engedélyeinek kezelése komoly megterhelést jelenthet, a felhasználók pedig olyan információkhoz is hozzáférést szerezhetnek, amelyekhez nem kellene.

  • A munkacsoportból kilépő felhasználók által létrehozott alwebhelyek inaktívvá válnak, ezáltal fejetlenséget okoznak, és a többi felhasználó csak nehezen tud eligazodni a zavaros keresési eredmények között.

Ha időt és energiát szeretne megtakarítani, célszerű kidolgozni az alábbi kérdésekre választ adó néhány irányelvet:

  • Kik hozhatnak létre alwebhelyeket?

  • Szükséges előzetesen jóváhagyni az új alwebhelyeket? Ha igen, mik a jóváhagyás feltételei, és ki adja meg a jóváhagyást?

  • Elfogadott sablonokat és témákat kell használniuk az új alwebhelyeknek?

  • Mennyi információ tárolható egy webhelyen (azaz mennyi lemezterületet foglalhat a kiszolgálón)?

  • Milyen szabályok vonatkoznak a navigálási stratégiáknak a webhelyen történő használatára?

  • Mennyi ideig kell tárolni az információkat az alwebhelyeken a törlés vagy az archiválás előtt?

Lásd: webhely vagy alwebhely létrehozása további információt.

Engedélyek kezelése

A szervezet kulcsfontosságú adatainak sértetlensége, titkossága és védelme azon múlik, hogy mennyire tudja biztonságossá tenni a webhelyet, illetve különösen azon, hogy kiknek ad hozzáférést a webhelyhez.

A webhelyhez történő hozzáférés megadását és korlátozását az engedélyek kezelésének is nevezhetjük, és ez a tevékenység a webhelytulajdonosok egyik legfontosabb feladata.

Az engedélyek kezelésére vonatkozó stratégia kidolgozásakor érdemes szem előtt tartani az alábbi megfontolásokat.

  • Mindig a legalacsonyabb jogosultság elve szerint járjon el: rendelje a felhasználókhoz azt a legalacsonyabb szintű engedélyt, amely még elegendő a kijelölt feladataik elvégzéséhez.

  • Ha hozzáférést ad bizonyos személyeknek, vegye fel őket a szokásos alapértelmezett csoportokba (például Tagok, Látogatók és Tulajdonosok). Leginkább a Tagok és a Látogatók csoportba rendelje a személyeket, és csak azokat vegye fel a Tulajdonosok csoportba, akiket valóban szükséges.

  • Az áttekinthető, egyszerűen feltérképezhető hierarchia érdekében alkalmazzon engedélyöröklést. Ne az egyes személyeknek adjon engedélyeket, hanem használjon csoportokat. Az alwebhelyek lehetőség szerint örököljék engedélyeiket a csoportwebhelytől, és ne rendelkezzenek egyedi engedélyekkel.

  • A tartalom rendezésével használja ki az engedélyöröklés előnyeit. Fontolja meg, hogy a tartalmat biztonsági szintek szerint csoportosítja \endash hozzon létre egy külön webhelyet vagy tárat a bizalmas dokumentumoknak ahelyett, hogy egy nagyobb tárban, elszórtan tárolná ezeket, egyedi engedélyeket beállítva mindegyikhez.

Lásd: ismertetése a jogosultsági szintek SharePoint vagy a lista, tár, vagy különálló elem engedélyeinek szerkesztése engedélyek beállításával kapcsolatos információt.

Információs architektúra

A webhely információs architektúra olyan, mintha egy könyvben tartalomjegyzéke: azt határozza meg, hogy hogyan az információkat az adott helyen – a weblapokra, dokumentumokat, listákat és adatok – szervezett és jelennek meg a webhely-felhasználók számára. Információs architektúra gyakran rögzítését webhelytartalom, keresőszavakkal, adattípusok és más fogalmak hierarchikus listaként.

Információs architektúra létrehozásához előbb elemezni kell a webhelyen megjelenítendő információkat. Az alábbi kérdések segítenek az architektúra kidolgozásában:

  • Milyen típusú tartalmat fog tárolni a webhely? Milyen alwebhelyekre, listákra, tárakra és egyéb elemekre lesz szükség?

  • Milyen formában jelennek meg az információk a webhelyen?

  • Hogyan navigálnak majd a felhasználók a webhelyen?

  • Hogyan korlátozza az információkat bizonyos célközönségekre?

  • Hogyan történik majd a keresés beállítása és optimalizálása?

Az információs architektúra részét képezheti az információk minősítése is.

Amennyiben a szóban forgó információk nagy jelentőségűek, különleges biztonsági eljárást igényelnek vagy jogszabályi megfelelőséget előíró szabályok vonatkoznak rájuk, célszerű minősítési sémát kidolgozni, amellyel azonosíthatók a nagy figyelmet igénylő tartalomtípusok.

Miután különböző listákba és tárakba rendezte az információkat, irányítási szolgáltatások használatával megadhatja, hogy miként történjen a tartalom kezelése. Néhány példa:

Fájlok kivételének megkövetelése

Fájl kivételének van szüksége, ezért gondoskodnia arról, hogy csak egy személy szerkesztheti a fájlt, mindaddig, amíg be van jelölve. Megkövetelése a dokumentumok kivételét megakadályozza, hogy több személy egyszerre, amely szerkesztési ütközések létrehozhat és fejetlenséget vezethet változtatásokat. Igénylő kivétel is segíthetnek, amelyben emlékezteti arra a csoporttagok hozzáadása Megjegyzés azok jelölje be a fájl, így könnyebben nyomon követheti mi változott minden verzióban. További információk olvassa el a Fájlok kivételének megkövetelése tár beállításacímű témakört.

Verziók nyomon követése

Ha a fájlok korábbi verzióinak megőrzése kell tárak segíthetnek nyomon követheti, tárolni és a fájlok visszaállítása. Megadhatja, hogy az összes verzióinak követésére megegyező módon. Vagy lehetősége van arra, hogy egyes verzióiban megjelölése fő, például egy új fejezet hozzáadása a manuális és egyes verzióiban, például egy helyesírási hibára rögzítési kisebb mint. Rendelkezésre álló tárterület méretének kezelésének egyszerűsítése érdekében megadhatja az egyes verziójával, amelyet akkor szeretne tárolni a számot. További információt a verziószámozást című témakörben talál a verziószámozás működése a lista vagy tár?.

Megadhatja, hogy a dokumentum jóváhagyásra szükség. Dokumentumok függőben állapotú marad, amíg nem jóváhagyott vagy elutasított, aki rendelkezik a megfelelő engedélyekkel. Megadhatja, hogy melyik felhasználói csoportok dokumentum megtekintése előtt jóváhagyása. Ez a funkció akkor lehet hasznos, ha a tárban fontos irányelveket vagy a előtt mások láthassák végleges kell eljárásokat tartalmaz. További információt a dokumentum-jóváhagyás talál a listában vagy tárban található elemek jóváhagyása.

Tárak RSS technológia, támogatja az, hogy a munkacsoport tagjai automatikusan vezérlőn és frissítések, illetve a hírcsatornákat, a híreket és információkat összevont helyen megtekintése. Az RSS technológia figyelmezteti egy tárba, például a tárban tárolt fájlok változásakor módosításokat is használhatja. Az RSS-hírcsatornák engedélyezése a munkacsoport tagjai, amelyek módosultak összevont listájának megtekintéséhez. E-mail értesítések, így értesítést kap fájlok módosítása is létrehozhat. További információ az RSS-hírcsatornák olvassa el a kezelheti az RSS-hírcsatornák webhely vagy webhelycsoportcímű témakört.

Dokumentumtípus tár vagy a tartalom a szervezet definiált munkafolyamatok használhatja szabni üzleti folyamatokhoz, például a dokumentumok jóváhagyásának kezelése, vagy olvassa el. A csoport üzleti folyamatok alkalmazhat a dokumentumokat, és adja meg a műveleteket, amelyeket kell tenni a sorozatból, például jóváhagyása vagy dokumentumok fordítási munkafolyamatok neve. A munkafolyamat automatikus módszert helyezi át a dokumentumok vagy elemek keresztül, műveletek vagy feladatok. Három munkafolyamat érhetők el az alapértelmezés szerint a tárak: továbbítja jóváhagyásra; a felhasználók egy csoportja egy dokumentum jóváhagyás Visszajelzéseket, amely dokumentum továbbítása a csoport számára visszajelzést, és a fordítás, mint a munkafolyamatot indító személy és adja meg a dokumentumot. és az Aláírás-összegyűjtési, amelyen a dokumentum továbbítása a csoportnak a tagjai a digitális aláírások összegyűjtése. További információt a munkafolyamatok című témakörben talál a SharePoint beépített munkafolyamatai

A csoport működik-e a különböző típusú fájlokat, például a munkalapokat, a bemutatók és a dokumentumokat, ha bővítheti a funkciók a tár engedélyezése, és többféle tartalomtípus definiálása. Tartalomtípusok rugalmasság és konzisztencia hozzáadása több tárban keresztül. Minden egyes tartalomtípus egy sablont, és még munkafolyamatok is megadhat. A sablonok kiindulási pont, a formázást, valamint minden olyan sablonszöveget és az adott típusú, például az osztályok nevét vagy szerződés számát a dokumentumokra vonatkozó tulajdonságokat működjön. További információt a tartalomtípusok lásd: a tartalomtípusok és tartalomtípus-közzététel bemutatása

Bizalmas fájlok csoportjának van, és hasznos lehet, hogy hogyan a dokumentumok használnának lenne, ha egy házirendet, amely lehetővé teszi, hogy engedélyezze a "" naplózását események, például fájl módosításokat, a másolatot vagy a törlés határozhatja meg. A naplózás beállítása című témakörben naplózási webhelycsoport beállításainak konfigurálása

A webhely életciklusa és elavulása

A webhelyek (például a dokumentum-munkaterületek és a vitafórumwebhelyek) általában az után is elérhetők még, hogy már nem szolgálnak hasznos tartalommal. Emiatt értékes tárterületet foglalnak el, és csak nehezen lehet eligazodni a zavaros keresési eredmények között. Célszerű tehát ütemezést beállítani a webhelyek és a webhelytartalom időnkénti (legalább évente történő) ellenőrzése végett, így megállapítható, hogy érdemes-e megtartani őket.

Célszerű figyelembe vennie, is, hogy a szervezet nagyobb irányítási modellt az elavult webhelyek figyelni a is lehet. A rendszergazda például automatikus előfordulhat, hogy törlése, amelyeket közvetlenül változatlanul 90 napig helyek. A webhely tulajdonosaként a figyelmeztetést ad, akkor ez volt Ugrás fordulhat elő, e-mail szeretne kapni. További információ az életciklusa és elavulása házirendek olvassa el a webhely lezárásának szabályaicímű témakört.

Tárterületkorlátok

Elképzelhető, hogy a rendszergazda korlátozta a munkacsoport által igénybe vehető lemezterület méretét. Ellenőrizze, hogy ez valóban így van-e, és ha igen, döntse el, hogy mennyi tárterület jut az egyes webhelyeknek, lapoknak és táraknak.

A SharePoint Server rendszerben alapértelmezés szerint legfeljebb 50 megabájt (MB) méretű dokumentumok tölthetők fel a dokumentumtárakba, a csoportwebhely-tulajdonosok pedig alapértelmezés szerint akkor kapnak értesítést, ha a feltöltött adatmennyiség eléri a rendelkezésre álló tárterület 90%-át.

Tudja, hogy a korlátozások vannak, miután verziókövetés, vagy eseménynaplózás annak érdekében, hogy a tárterületkorlátok őket. További információt a olvassa el a webhelycsoport tárterületkorlátjának kezelésecímű témakört.

Testreszabás:

Valószínű, hogy minden szervezet rendelkezni fog előnyben részesített vagy kötelezően használandó saját emblémával, védjegyzéssel, webhelysablonokkal vagy webhelyelrendezésekkel. Ezzel kapcsolatban az a kérdés is felmerül, hogy milyen mértékben szabhatják testre a felhasználók saját webhelyeik és lapjaik megjelenését.

A testreszabás szabályozása érdekében célszerű kijelölni egy-egy személyt a munkacsoportokban, aki engedéllyel rendelkezik a testreszabás elvégzésére. Megteheti azt is, hogy szabványos lapelrendezések használatát írja elő, így bizonyos követelmények alkalmazása mindenkinek kötelező lesz (például a webhelytulajdonos nevének feltüntetése az összes webhely bal felső sarkában).

Érdemes lehet útmutatót is összeállítani azokról a szolgáltatásokról, amelyeket a felhasználók igénybe vehetnek alwebhelyeiken. Megkérheti például őket, hogy ne használjanak egyéni kódolást megkövetelő kijelzőket.

A professzionálisabb megoldás érdekében megteheti azt is, hogy a munkacsoport minden tagjának rendelkezésére bocsátja a SharePoint Designer alkalmazást, hogy az összes szükséges változtatást végre tudják hajtani.

A webhely testreszabása bővebben: a csoportwebhely testreszabása és a webhelyek és lapok testreszabása.

A Navigáció hivatkozás

A navigációs elemek a felhasználók számára szükséges tartalmak átböngészésére szolgálnak. Két navigációs elem, a felső hivatkozássor és a Fontos rovatok sáv testre szabható.

A listák és a tárak beállítási lapjain megadhatja, hogy az adott lista vagy tár megjelenjen-e a Fontos rovatok sávon. Megváltoztathatja a hivatkozások sorrendjét, törölhet hivatkozásokat, illetve elhelyezhet vagy törölhet hivatkozásokat csoportosító szakaszokat. Ha például túl sok lista van a Listák szakaszban, létrehozhat egy új, Feladatlisták nevű szakaszt, amelybe felveheti a feladatlistákra mutató hivatkozásokat.

A felső hivatkozáspult segítségével a webhelyének látogatói eljuthatnak a webhelycsoport más webhelyeire a webhely minden lapjának tetején megjelenő egy sornyi fül segítségével. Új webhely létrehozásakor eldöntheti, hogy megjeleníti-e a webhelyet a szülőwebhely felső hivatkozáspultján és hogy a szülőwebhely felső hivatkozáspultját használja-e.

További tudnivalók a webhely-navigáció és című cikkben talál Webhelynavigációtestreszabása a navigációs sávon a csoportwebhelyen

Keresés

Tartalom különböző helyeken lehet, például webhelyeken, listákban, tárakban, kijelzőkben vagy oszlopokban. A saját webhelyen futtatott keresés alkalmával alapértelmezés szerint a webhely és annak alwebhelyei teljes tartalma megjelenik a keresési eredményekben.

A webhelytulajdonosok meghatározhatják, hogy webhelyeik tartalma szerepeljen-e a keresés eredményében. Ha letiltja a webhelytartalom keresési eredményekben történő megjelenítését, akkor az alwebhelyek tartalma sem fog szerepelni a keresés eredményében.

A csak a megfelelő engedély birtokában megtekinthető tartalom kizárólag azoknak a felhasználóknak fog megjelenni a keresési eredményekben, akik rendelkeznek a szükséges engedélyekkel. Beállítható az is, hogy az ilyen jellegű tartalom jelenjen meg a keresés eredményében, de minden felhasználó csak olyan tartalmat fog tudni megnyitni, amelyhez engedélye van.

Lásd: keresési keresésfelügyelet a SharePoint online-ban – áttekintés és konfigurálása a SharePoint rendszerben olyan tartalom keresése kijelző tudhat meg a keresés.

A webhely támogatására szolgáló szerepkörök és feladatkörök

A munkacsoport tagságának gyakori váltakozásából fakadó összevisszaság kiküszöbölése végett jó ötlet szerepköröket és feladatköröket definiálni. Az alábbiakban összegyűjtöttünk néhány szempontot a webhelyen végzett feladatok kiosztásáról:

  • Oktatás: A termékkel csak most ismerkedő felhasználóknak nagyon hasznos lehet a navigálással, a kereséssel és a dokumentumkezeléssel kapcsolatos alapvető ismeretek elsajátítása.

  • Támogatás: Célszerű kijelölni egy szakértőt a munkacsoportban, aki felel a problémák megoldásáért, és kapcsolatot tart a rendszergazdával.

  • Megfelelés a jogi és szervezeti előírásoknak: Noha ez a feladat néha csupán a megfelelő útmutatók hivatkozásainak frissítését és karbantartását jelenti, nem árt, ha valaki megkapja ezt a feladatkört.

A webhelyek megtervezése és a felhasználók kezelése , vagy a Webhelycsoport rendszergazdáinak kezelése találhat további a szerepköröket.

Adatvédelem

Biztonsági mentési és helyreállítási szolgáltatások az adatok védelme az adatvesztés. Biztonsági mentés és a sebesség gyakoriságát és helyreállítási szintjének beállítása rendszergazda. Lásd: a biztonsági mentése és helyreállítása a SharePoint rendszerben áttekintésevagy egy SharePoint Online-webhelycsoport lomtárának kezelése

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×