Áttekintés: A végrehajtás nyomon követése

ikon: Előrehaladás nyomon követése

Habár a Microsoft Project egyszerűvé teszi az ütemterv végrehajtásának figyelését és nyomon követését, néhány lépést el kell végeznie, mielőtt megkezdhetné a projekt előrehaladásának figyelését.

A projekt figyelése általában a projekt előrehaladásának ellenőrzéséből és nyomon követéséből áll. Az eredeti tervtől (vagy alaptervtől) való eltérések azonosítása és kezelése révén a projekt hatókörön, időn és költségterven belül tartható.

Ez a témakör az egyik azok közül a projektvezetői célok közül, amelyeket a projektvezetési útikalauz is tárgyal.

Projektvezetési példák . . .

1. példa: Ön alkalmi projektmenedzser:    Létrehozta az ütemezését, mindenki dolgozik a neki kiosztott tevékenységeken, Ön pedig feltételezi, hogy minden a tervek szerint halad.

Ez az első tévedése. Nincs olyan projekt, ami a tervek szerint halad. Mindig akadnak problémák, és jobb most felfedezni őket, mint később. Minél tovább vár a problémák azonosításával, annál bonyolultabbá válnak.

Az ütemterv végrehajtásának figyelése során ügyeljen az alábbiakra.

  • Alapterv létrehozása a projekthez:    Miután létrehozta az ütemezést, célszerű elkészíteni hozzá egy alaptervet. Az alapterv tulajdonképpen a projekt egy olyan verziója, amelyet összehasonlíthat a tevékenységek előrehaladásával. Az alaptervvel összehasonlíthatja az eredeti ütemtervet egy későbbi verzióval.

  • Manuális adatgyűjtés:    Habár a leggyorsabban és legegyszerűbben a Project Server használatával gyűjthetők össze a projekt állapotadatai, lehetséges, hogy mégis manuálisan szeretné összegyűjteni ezeket az adatokat.
    Előfordulhat például, hogy nincs telepítve Önnél a Project Server, vagy a projekt olyan kicsi, hogy kevés idő alatt is összegyűjtheti saját maga az adatokat.
    Ha úgy dönt, hogy a projekt állapotadatait manuálisan gyűjti össze, ne feledje, hogy ez esetben az adatokat is manuálisan kell megadnia a projekttervben.

  • Várható ellenállás: A projektvezetési adatok hivatalos nyomon követésével szembeni ellenállás normális jelenség. Szerencsére létezik néhány módszer, amellyel minimálisra csökkenthető ez a fajta ellenállás.

Íme három egyszerű lépés, amellyel megkezdheti az ütemterv figyelését.

  1. Hozzon létre egy alaptervet a projekthez. Kattintson a Projekt fülre, majd az Alapterv beállítása elemre.

  2. Kommunikáljon, kommunikáljon, kommunikáljon. Nem egyszerű feladat másoknak elküldeni Önnek munkájuk állapotát. Az állapotra vonatkozó információk a heti csapatértekezleteken vagy más, spontán értekezletek során egyszerűen megszerezhetők. A hetente történő adatgyűjtés a legtöbb projekt esetében ideális. Ha a hetinél gyakrabban gyűjt adatokat, az kontraproduktív lehet. Heti emlékeztetőket is beállíthat az Outlook 2010-ben, és így megkaphatja az állapotadatokat a többiektől.

  3. Használja a Csapattervezőt. A Project Csapattervező nézete úgy lett kialakítva, hogy alkalmas legyen a projekten dolgozók tevékenységeivel kapcsolatos problémák közül számos megoldására. Ha megjeleníti ezt a nézetet egy csapatértekezlet során, azzal felgyorsíthatja az állapotinformációk összegyűjtésének folyamatát.

2. példa: Ön tapasztalt projektmenedzser:    Már régóta projektmenedzser, és a múltban használt már bonyolult projektkezelő szoftvereket. Most egy olyan projekttel van dolga, amelyről a szponzor azt állítja, hogy nagyon nagy odafigyelést igényel, mert csak így tartható a költségterven belül. Az egy dolog, hogy figyelni kell a projekten dolgozó személyeket, de a tevékenységek előrehaladását és a költségeket is nyomon kell követni.

Ezenkívül a szponzor havonta szeretne vezetői jelentéseket kapni. Ez most igazán megrémíti Önt.

Az alábbiakban felsoroljuk a figyelést és nyomkövetést akadályozó gyakori tényezőket, és azt is megmondjuk, hogy mit tehet velük kapcsolatban.

Akadály

Lehetséges megoldás

Várható ellenállás

A projektvezetési adatok hivatalos nyomon követésével szembeni ellenállás normális jelenség. Szerencsére létezik néhány módszer, amellyel minimálisra csökkenthető ez a fajta ellenállás.

Hiányzó e-mail

Az állapotadatokat e-mailben beszerezve egyszerűen figyelheti a projektjét. Az e-mailek azonban elveszhetnek. Beállíthat heti emlékeztetőket az Outlookban, amelyekben emlékeztetheti a csapattagokat arra, hogy rendszeres időközönként elküldjék az általuk végzett tevékenységek állapotát.

Project Server

Ha a Project Server használatával követi nyomon a munka állapotát, vegye fontolóra egy tanácsadó megbízását arra, hogy átsegítse a csapattagokat a tényleges munka jelentésének akadályain. A tanácsadó a projektek, főként a nagy projektek gyakran bonyolult fázisaiban is segítséget nyújthat. Egy Project MVP (Most Valued Professional) szakértő szintén képes lehet segíteni.

Szállítók

Ha a projekttevékenységek elvégzésére szerződött szállítókat is igénybe vesz, gondoskodjon arról, hogy azok hetente küldjenek jelentést a munkájukról. Ennek egyik módja, ha ezt a lépést még a szállító munkába való bevonása előtt megköveteli a munkanyilatkozatban (vagy más szerződésekben).

A költségvetés megrémíti Önt

A költségvetéstől mindenki megrémül. Ismerje meg a megtermeltérték-elemzés értékeit. Ha a projekthez létrehozott egy alaptervet (amit biztosan megtett, ha egyszer tapasztalt szakértő), és megadta a költségeket az ütemtervben, akkor az ütemtervben csak a megtermelt értéket kell figyelnie.

Probléma a projekthatókörrel

A hatókörrel kapcsolatos problémák gyakran nehezen kezelhetők. Ilyesmi akkor történik, ha egy projekthatókör követelményeit nem érti meg teljesen minden csapattag. Tegyük fel például, hogy egy mérnöki csapat úgy dönt, hogy tovább kell fejleszteni egy termékfunkciót, de nem egyeztet a projektmenedzserrel arról, hogy a fejlesztések költsége biztosítható-e a piaci feltételek tágabb értelemben vett céljainak tükrében.

A tevékenységek állapotának ellenőrzése a nyomon követés előtt

Alapterv vagy köztes terv létrehozása és frissítése

Ha létrehoz vagy frissít egy alaptervet vagy köztes tervet, később a projektben összehasonlíthatja ezeket az a naprakész ütemtervvel vagy alaptervvel. Az alapterv mentése lehetővé teszi az eltérések azonosítását és megoldását, valamint elősegíti a hasonló jövőbeli projektek pontosabb megtervezését.

Az ütemterv végrehajtásának áttekintése

Ahogyan nyomon követi a projekt előrehaladását, áttekintheti a különbségeket a tervezett, ütemezett és tényleges munka között. Ezáltal értékelheti, hogy a projekt az elvárások szerint halad-e.

Mi adja meg a projekt befejezési dátumát? (kritikus út)

Szöveg

A projektek figyelése során az első lépések közé tartozik annak felismerése, hogy a tevékenységek és az erőforrásigények változásai miként befolyásolják a projekt befejezésének dátumát.

Két projektváltozat összehasonlítása (hivatkozás hamarosan)

Előfordulhat, hogy eredeti projektbecsléseket és tényleges projektadatokat kell létrehoznia vagy mentenie, amelyeket összehasonlítva megállapíthatja, hogy hol tart a projekt.

Munka figyelése a Csapattervezővel

Szöveg

A projektmenedzserek szeretnék, ha a projektütemterv során bármikor világosan és gyorsan láthatnák a csapat által végzett tevékenységeket. A Csapattervező használatával gyorsan reagálhat az egyéni munkákra.

Ütemezési tényezők megtekintése és nyomon követése

A Tevékenységvizsgáló használatával kiderítheti, hogy egy tevékenység milyen hatással van a többi tevékenységre. A tevékenységek állapotának frissítésekor mindig legyen tudatában az ilyen típusú változásoknak.

Az ütemezés működése a Project alkalmazásban

Megismerheti a Project 2010 új ütemezésének működését. Ezáltal pedig könnyebben reagálhat a változásokra a projekt figyelése során.

A nyomon követéssel szembeni ellenállás csökkentése

A projektvezetési adatok nyomon követésével szembeni szervezeti ellenállás normális jelenség. Megismerhet néhány módszert a kezelésére.

Vissza a lap tetejére

Az ütemterv végrehajtásának figyelése

Munka frissítése projektben

Ahogyan halad előre a munka a projekten, frissítheti a tervet a tényleges kezdési és befejezési dátummal, a tényleges munkával, a tényleges és a hátralévő időtartammal, valamint a készültségi szinttel és a munka készültségi szintjével.

Kész tevékenységek gyors frissítése

Megtudhatja, hogy miként frissítheti gyorsan a tevékenységeket a menüszalag vezérlőivel.

Projekt teljesítményének elemzése megtermeltérték-elemzéssel

A megtermeltérték-elemzéssel megállapítható, hogy a költségvetés mekkora részét kellett volna felhasználni az elvégzett munka mennyiségét, illetve a tevékenység, hozzárendelés vagy erőforrások tervezett költségét alapul véve.

Projekt mentése a Project Serverbe

Ha befejezte a projekt figyelését, menthet egy verziót a Project Serverbe, vagy megoszthatja azt a csapattagokkal és más résztvevőkkel.

Jelentések készítése a projekt előrehaladásáról

Szöveg

A vizuális jelentésekkel a projektinformációkat grafikusan tekintheti meg továbbfejlesztett kimutatások használatával az Excel 2010-ben, illetve kimutatásdiagramok használatával a Visio 2010-ben.

Teljes gőzzel a Project Web App alkalmazással

Ha minden igényt kielégítő eszközt szeretne a szervezeten belüli munka nyomon követéséhez, próbálja ki a Project Server 2010-et és társprogramját, a Project Web App alkalmazást.

Vissza a projektvezetési útikalauzhoz

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×