Árajánlatok átalakítása fizetett számlákká a Szolgáltatások webes adatbázissablonnal

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Az Access 2010 Szolgáltatások webes adatbázissablonjával létrehozhat egy használatra kész adatbázist, amellyel nyilvántarthatja árajánlatait, számláit, vevőit és a cég tevékenységével kapcsolatos egyéb adatait.

A következő videóból megtudhatja, előfordulhat, hogy hogyan használható ez a sablon rövid példa.

Ez a böngésző nem támogatja a videók lejátszását. Telepítse a Microsoft Silverlightot, az Adobe Flash Playert vagy az Internet Explorer 9-es verzióját.

Ha még nem tette meg, Töltse le a szolgáltatások sablont.

A továbbiakban bemutatjuk, hogyan hozhatja létre a sablon segítségével saját adatbázisát, amelyet aztán felhasználhat cége tevékenységének támogatására.

Megjegyzés : Ez a cikk az Access-webalkalmazások – adatbázis az Access 2013-ban (vagy újabb) tervezése, és online közzététele újabb típusú nem vonatkozik. További információt talál az webes Access-alkalmazás létrehozása .

Tartalom

Az adatbázis indítása első alkalommal

Első lépések: Létező adatok hozzáadása a szolgáltatások adatbázishoz

Kezdőlap lap: Súgó és más erőforrások:

Cégadatok lap: a cég adatainak megadása

Alkalmazottak lap: alkalmazottak adatainak megadása

Szolgáltatások lap: szolgáltatásadatok megadása

Az Excel programban tárolt adatok szolgáltatások hozzáadása

Az Excel adatok transzponálása sorokból oszlopokba

Excel-adatok, amelyek a szolgáltatások Adatlap oszlopsorrendjétől eltérő sorrendű oszlopok átrendezése

Illessze be az adatokat a szolgáltatások Adatlap oszlopaival megegyező sorrendű oszlopokból

Szolgáltatások hozzáadása egyenként

Termékek lap: termékadatok megadása

Az Excel programban tárolt adatok termékadatok átvétele

Az Excel adatok transzponálása sorokból oszlopokba

A termékek Adatlap oszlopsorrendjétől eltérő sorrendű Excel-oszlopok átrendezése

Illessze be az adatokat a termékek Adatlap oszlopaival megegyező sorrendű oszlopokból

Termékek hozzáadása egyenként

Árajánlatok és számlák lap: árajánlatok és számlák megadása

Irányítópult: Aktív árajánlatok és számlák nyomon

Egy árajánlat vagy számla adatainak megtekintése

Új árajánlat vagy számla létrehozása

Árajánlatok: Az árajánlatok kezelése

Árajánlat adatainak megtekintése

Árajánlat részletei űrlap

Új árajánlat létrehozása

Jóváhagyásra árajánlat elküldése

Egy elküldött árajánlat jóváhagyása vagy elutasítása

Kapcsolja be a jóváhagyott árajánlat átalakítása számlává

Nyomtatása vagy küldése e árajánlat

Számlák: A számlák kezelése

Számla adatainak megtekintése

Számla részletei űrlap

Új számla létrehozása

A fizetés számla elküldése

Nyomtatása vagy küldése e-számla

Számla megjelölése kifizetettként

Kimutatásközpont: Jelentések megtekintése és nyomtatása

Speciális: Kezelése, szolgáltatások, termékek, alkalmazottak és vevők

Következő lépések

Az adatbázis indítása az első alkalommal

Megjelenik egy párbeszédpanel, amelyen választhat, hogy megtartja-e a mintaadatokat, vagy inkább törli őket, és saját adatait rögzíti:

A Szolgáltatások webes adatbázissablon kezdő űrlapja

Az adatbázis megnyitásához és a mintaadatok használatbavételéhez kattintson a bal oldali gombra. Az Access ekkor feltölti a Szolgáltatások adatbázist a képzeletbeli Northwind Traders cég adataival.

Ha törölni szeretné a mintaadatokat, és saját adatokat szeretne rögzíteni, akkor kattintson a jobb oldali gombra.

Megjegyzés :  A mintaadatok törlésével együtt azt is megakadályozhatja, hogy a továbbiakban megjelenjen az indítási párbeszédpanel.

A párbeszédpanel későbbi megjelenítésének megakadályozásához törölje a jelet a jelölőnégyzetből.

Megjegyzés : A Szolgáltatások sablon minden mezője és vezérlője, amely pénzösszeget jelenít meg, a dollár jelet ($) használja pénznemszimbólumként. Ha a területi beállítások ettől eltérő pénznemszimbólumot határoznak meg, akkor a mintaadatok eltávolítása előtt célszerű módosítani az érintett mezőket és vezérlőket. A további tudnivalókért tekintse át a Lásd még szakasz hivatkozásait.

Első lépések: Létező adatok hozzáadása a szolgáltatások adatbázishoz

Az Első lépések lap a következő egyéb lapokkal könnyíti meg a cégadatok bevitelét és az adatbázis használatba vételét:

Az Első lépések lap további lapjai

Szolgáltatások

üdvözlet

Hasznos erőforrásokra mutató hivatkozások

Vállalati adatok

Mezők a vállalat számlákon és egyéb jelentésekben szereplő adatainak tárolásához

Alkalmazottak

Az alkalmazottak Adatlap nézete. A bejelentkezett alkalmazott neve megjelenik az új árajánlatokon és számlákon

Szolgáltatások

Az árajánlatokhoz és számlákhoz hozzáadható szolgáltatások Adatlap nézete

Termékek

A továbbértékesített vagy felhasznált anyagok Adatlap nézete. Ezek a termékek jeleníthetők meg az árajánlatokon és számlákon

Árajánlatok és számlák

Két adatlap nézet: az egyik az árajánlatoké, a másik a számláké

Amikor az Adatbevitel megkezdése pontra kattint az indító párbeszédpanelen, az Access megjeleníti az Első lépésekKezdőlap lapját, amelyen megkezdheti adatainak bevitelét az új Szolgáltatások adatbázisba.

A Szolgáltatások webes adatbázissablon Első lépések lapja

Nem kell az Első lépések lapon megadnia minden adatát. A lap csak arra szolgál, hogy kényelmesen és gyorsan megkezdhesse az adatbevitelt. Az Első lépések lapon megadott információk nagy része a fő lapokon, például az Árajánlatok és a Számlák lapon is megadható. Az árajánlatokon és számlákon megjelenítendő cégadatok ugyanakkor csak a Cégadatok lapon adhatók meg.

Kezdőlap lap: Súgó és más erőforrások:

A Kezdőlap hivatkozásaira kattintva elérheti a legújabb információforrásokat, amelyek megkönnyíthetik a Szolgáltatások adatbázis optimális felhasználását. A hivatkozások nem változnak, de a rajtuk keresztül megnyitható célokat az új források megjelenésekor mindig frissítik.

  • Ha befejezte az információk megtekintését a Kezdőlap lapon, akkor kattintson a Tovább gombra. Ezzel továbblép a Cégadatok lapra.

Cégadatok lap: a cég adatainak megadása

A Cégadatok lapon megadhatja cége adatait, például a nevét, helyét, telefonszámát és e-mail címét. Ezek az információk megjelennek majd az adatbázis által létrehozott számlákon és egyéb jelentéseken.

A Szolgáltatások adatbázissablon Cégadatok lapja

  • Írja be a cégadatokat a megfelelő mezőkbe, és kattintson a Tovább gombra.

Alkalmazottak lap: alkalmazottak adatainak megadása

Az Alkalmazottak lapon megkezdheti alkalmazottai felvételét az adatbázisba. Így könnyebben nyomon követheti, hogy ki milyen műveletet hajtott végre. Amikor például új árajánlatot hoznak létre, a program rögzíti a bejelentkezett felhasználó nevét az új árajánlatban.

  • Adja meg mindegyik alkalmazott adatait az adatlapon, és kattintson a Tovább gombra.

    Az alkalmazottak adatai a fő Alkalmazottak lapon is megtekinthetők, szerkeszthetők és bővíthetők.

Szolgáltatások lap: szolgáltatásadatok megadása

A Szolgáltatások lapon megadhatja a cég által nyújtott szolgáltatások jellemzőit, például az egyes szolgáltatások óradíját. Ha egy szolgáltatásra már nincs szükség, akkor eltávolítható törléssel, vagy megjelölhető megszűntként. Egy szolgáltatás csak akkor törölhető, ha nem szerepel egy árajánlaton vagy számlán sem.

Megjegyzés :  Amikor szolgáltatást visz fel egy árajánlatra vagy számlára, a program az adott szolgáltatás alapértelmezett óradíját alkalmazza az árajánlaton vagy számlán. Ugyanakkor bármelyik árajánlaton vagy számlán szereplő szolgáltatás óradíja módosítható, mielőtt elküldené a számlát vagy árajánlatot. Az árajánlaton vagy számlán szereplő óradíj módosítása nincs hatással a szolgáltatás alapértelmezett óradíjára.

Excel alkalmazásban tárolt adatok szolgáltatásadatok átvétele

Az Excel alkalmazásból adatok másolhatók a vágólapra, majd beilleszthetők egy Access-adatlapra. Az adatok másolásával és beillesztésével időt takaríthat meg, különösen akkor, ha az adatok az Excel alkalmazásban eleve olyan vagy nagyon hasonló sorokba vagy oszlopokba vannak rendezve, mint az adatlap oszlopai.

Ha arra készül, hogy az Excel alkalmazásból az Access alkalmazásba másolja az adatokat, két fontos dolgot kell figyelembe vennie:

  • Ha az Excel-adatok (nem pedig oszlopokba) sorokba vannak rendezve, érdemes az Excelben az adatok transzponálása mielőtt beillesztené őket az Access alkalmazásba.

  • Ha az Excel-oszlopok nem ugyanabban a sorrendben, az Access-adatlap oszlopainak sorrendjével, akkor kell rendeznie az oszlopokat az Excel mielőtt beillesztené az Access alkalmazásba

Fontos :  A Szolgáltatáskód oszlopban minden szolgáltatáshoz tartoznia kell egy értéknek, és az értéknek egyedinek kell lennie, tehát két szolgáltatásnak például nem lehet ugyanaz a neve.

Megjegyzés :  A szakaszban leírt lépések feltételezik, hogy a Szolgáltatások adatlapnak mind a négy oszlopában vannak adatok. Ha nem mindegyikhez vannak adatai, akkor kitöltheti őket egyéb adatokkal, amelyek a rendelkezésére állnak. Az egyetlen oszlop, amely mindenképpen szükséges, és egyedi értékeket kell tartalmaznia, a Szolgáltatáskód oszlop.

Adatok transzponálása sorokból oszlopokba az Excel alkalmazásban

Tipp :  Ha az adatok nem ugyanolyan sorrendben vannak, mint az Access-adatlap oszlopai, akkor érdemes beszúrnia egy munkalapot az Excel-munkafüzetbe, és az új munkalapra transzponálni az adatokat. Az új munkalap használata megkönnyíti az adatok rendezését az Access-adatlap oszlopaival megegyező sorrendbe.

  1. Jelölje ki az adatokat az Excel alkalmazásban, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.

Ha több egymással nem határos cellacsoportot szeretne kijelölni, akkor a kijelölés közben tartsa nyomva a CTRL billentyűt.

  1. Kattintson a jobb gombbal a cellára, amely kívül esik a kijelölt adatok (például a kijelölés legalsó sorában alatti cella), és a Beillesztés beállításai, a Transzponálás gombra:
    Transzponált beillesztés

A Szolgáltatások adatlap oszlopsorrendjétől eltérő sorrendű oszlopok átrendezése az Excel alkalmazásban
  1. Nyissa meg a szolgáltatások adatait tartalmazó Excel-munkafüzetet.

  2. Szúrjon be egy új munkalapot. Ha segítségre van ezt a lépést ismertető Excel beszúrása vagy törlése a munkalapon.

  3. Az új munkalapon:

    1. Írja be vagy illessze be a Szolgáltatáskód az A1 cellába.

    2. Írja be vagy illessze be a Szolgáltatás leírása értéket a B1 cellába.

    3. Írja be vagy illessze be az Alapértelmezett óradíj értéket a C1 cellában.

    4. Írja be vagy illessze be a Megjegyzések a D1 cellába.

  4. Másolja a szolgáltatások neveit vagy kódjait az A oszlopba:

    1. Kattintson annak a munkalapnak a fülére, amelyen fel vannak sorolva a nevek vagy kódok.

    2. Jelölje ki a nevek vagy kódok listáját, és nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.

    3. Kattintson az új munkalap fülére.

    4. Jelölje ki az A2 cellát, majd nyomja le a CTRL+V billentyűkombinációt.

  5. Másolja a szolgáltatások leírásait a B oszlopba:

    1. Kattintson a B2 cellára, és írjon be egy egyenlőségjelet (=).

    2. Kattintson annak a munkalapnak a fülére, amely a leírásokat tartalmazza.

    3. Kattintson arra a cellára, amely az első leírást tartalmazza, és nyomja le az ENTER billentyűt.
      Az Excel beilleszti a cellára mutató hivatkozást az új munkalap B2 cellájába.

    4. Az új munkalapon kattintson ismét a B2 cellára, és kattintson duplán a kitöltőjel Kitöltőjel .
      Excel illeszti be a cellahivatkozások a lista többi a b oszlopba.

  6. Ismételje meg az 5. lépést a C oszloppal, és ez esetben a szolgáltatások alapértelmezett óradíjait másolja.

  7. Ismételje meg az 5. lépést a D oszloppal, és ez esetben a szolgáltatásokhoz tartozó megjegyzéseket másolja.

Adatok beillesztése a Szolgáltatások adatlap oszlopaival megegyező sorrendű oszlopokból
  1. Jelölje ki az adatokat az Excel alkalmazásban, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.

Ha több egymással nem határos cellacsoportot szeretne kijelölni, akkor a kijelölés közben tartsa nyomva a CTRL billentyűt.

  1. Az Access szolgáltatások lapján kattintson a jobb gombbal az Adatlap csillag pontjára, és válassza a Beillesztés parancsot.
    A Szolgáltatások adatlapon megjelenő helyi menü

Szolgáltatások hozzáadása egyenként

  • Kattintson az Új szolgáltatás hozzáadása pontra a Szolgáltatás adatai űrlap megnyitásához, és adja meg a szolgáltatásra vonatkozó információkat.
    – vagy –

  • Adja meg az adatokat a Szolgáltatások lap adatlapján.

Termékek lap: termékadatok megadása

A Termékek lapon megadhatja a szolgáltatás során értékesített vagy felhasznált termékek adatait.

Megjegyzés : Amikor terméket visz fel egy árajánlatra vagy számlára, a program rögzíti az adott termék egységárát az árajánlaton vagy számlán. Ugyanakkor bármelyik árajánlaton vagy számlán szereplő egységár módosítható, mielőtt elküldené a számlát vagy árajánlatot. Az árajánlaton vagy számlán szereplő egységár módosítása nincs hatással a termék alapértelmezett egységárára.

Az Excel alkalmazásban tárolt adatok termékadatok átvétele

Az Excel alkalmazásból adatok másolhatók a vágólapra, majd beilleszthetők egy Access-adatlapra. Az adatok másolásával és beillesztésével időt takaríthat meg, különösen akkor, ha az adatok az Excel alkalmazásban eleve olyan vagy nagyon hasonló sorokba vagy oszlopokba vannak rendezve, mint az adatlap oszlopai.

Ha arra készül, hogy az Excel alkalmazásból az Access alkalmazásba másolja az adatokat, két fontos dolgot kell figyelembe vennie:

  • Ha az Excel-adatok (nem pedig oszlopokba) sorokba vannak rendezve, érdemes az Excelben az adatok transzponálása mielőtt beillesztené őket az Access alkalmazásba.

  • Ha az Excel-oszlopok nem ugyanabban a sorrendben, az Access-adatlap oszlopainak sorrendjével, akkor kell rendeznie az oszlopokat az Excel mielőtt beillesztené az Access alkalmazásba

Fontos :  A Termékkód oszlopban minden termékhez tartoznia kell egy értéknek, és az értéknek egyedinek kell lennie, tehát két terméknek például nem lehet ugyanaz a neve.

Megjegyzés :  A szakaszban leírt lépések feltételezik, hogy a Termékek adatlapnak mind a négy oszlopában vannak adatok. Ha nem mindegyikhez vannak adatai, akkor kitöltheti őket egyéb adatokkal, amelyek a rendelkezésére állnak. Az egyetlen oszlop, amely mindenképpen szükséges, és egyedi értékeket kell tartalmaznia, a Termékkód oszlop.

Adatok transzponálása sorokból oszlopokba az Excel alkalmazásban

Ha adatai sorokba vannak rendezve (nem pedig oszlopokba), akkor mielőtt beillesztené az Access alkalmazásba, transzponálja őket az Excel alkalmazásban.

Tipp :  Ha az adatok nem ugyanolyan sorrendben vannak, mint az Access-adatlap oszlopai, akkor érdemes beszúrnia egy munkalapot az Excel-munkafüzetbe, és az új munkalapra transzponálni az adatokat. Az új munkalap használata megkönnyíti az adatok rendezését az Access-adatlap oszlopaival megegyező sorrendbe.

  1. Jelölje ki az adatokat az Excel alkalmazásban, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.

Ha több egymással nem határos cellacsoportot szeretne kijelölni, akkor a kijelölés közben tartsa nyomva a CTRL billentyűt.

  1. Kattintson a jobb gombbal a cellára, amely kívül esik a kijelölt adatok (például a kijelölés legalsó sorában alatti cella), és a Beillesztés beállításai, a Transzponálás gombra:
    Transzponált beillesztés

A Termékek adatlap oszlopsorrendjétől eltérő sorrendű Excel-oszlopok átrendezése
  1. Nyissa meg a termékek adatait tartalmazó Excel-munkafüzetet.

  2. Szúrjon be egy új munkalapot. Ha segítségre van ezt a lépést ismertető Excel beszúrása vagy törlése a munkalapon.

  3. Az új munkalapon:

    1. Írja be vagy illessze be a Termékkód az A1 cellába.

    2. Írja be vagy illessze be a Termék leírása értéket a B1 cellába.

    3. Írja be vagy illessze be az Egységár értéket a C1 cellában.

    4. Írja be vagy illessze be az Egységnyi mennyiség értéket a D1 cellába.

    5. Írja be vagy illessze be a Megjegyzések értéket az E1 cellába.

  4. Másolja a termékek neveit vagy kódjait az A oszlopba:

    1. Kattintson annak a munkalapnak a fülére, amelyen fel vannak sorolva a nevek vagy kódok.

    2. Jelölje ki a nevek vagy kódok listáját, és nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.

    3. Kattintson az új munkalap fülére.

    4. Jelölje ki az A2 cellát, majd nyomja le a CTRL+V billentyűkombinációt.

  5. Másolja a termékek leírásait a B oszlopba:

    1. Kattintson a B2 cellára, és írjon be egy egyenlőségjelet (=).

    2. Kattintson annak a munkalapnak a fülére, amely a leírásokat tartalmazza.

    3. Kattintson arra a cellára, amely az első leírást tartalmazza, és nyomja le az ENTER billentyűt.
      Az Excel beilleszti a cellára mutató hivatkozást az új munkalap B2 cellájába.

    4. Az új munkalapon kattintson ismét a B2 cellára, és kattintson duplán a kitöltőjel Kitöltőjel .
      Excel illeszti be a cellahivatkozások a lista többi a b oszlopba.

  6. Ismételje meg az 5. lépést a C oszloppal, és ez esetben a termékek egységárait másolja.

  7. Ismételje meg az 5. lépést a D oszloppal, és ez esetben a termékek egységnyi mennyiségeit másolja.

  8. Ismételje meg az 5. lépést az E oszloppal, és ez esetben a termékekre vonatkozó megjegyzéseket másolja.

Adatok beillesztése a Termékek adatlap oszlopaival megegyező sorrendű oszlopokból
  1. Jelölje ki az adatokat az Excel alkalmazásban, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.

    Ha több egymással nem határos cellacsoportot szeretne kijelölni, akkor a kijelölés közben tartsa nyomva a CTRL billentyűt.

  2. Az Access termékek lapján kattintson a jobb gombbal az Adatlap csillag pontjára, és válassza a Beillesztés parancsot.
    A Szolgáltatások adatlapon megjelenő helyi menü

Termékek hozzáadása egyenként

  • Kattintson az Új termék hozzáadása pontra a Termék adatai űrlap megnyitásához, és adja meg a termékre vonatkozó információkat.
    – vagy –

  • Adja meg az adatokat a Termékek lap adatlapján.

Árajánlatok és számlák lap: árajánlatok és számlák megadása

Ha már van kéznél néhány árajánlata és számlája, akkor rögzítheti őket az Árajánlatok és számlák lap adatlapjaira.

  1. Árajánlat megadásához kattintson az Új árajánlat hozzáadása pontra. Számla megadásához kattintson az Új számla hozzáadása gombra.

  2. A megjelenő részletűrlapon adja meg a rendelkezésre álló adatokat, például az árajánlat vagy számla állapotát, a létrehozó alkalmazottat és a vevőt.

  3. Ha olyan vevőt ad meg, aki még nem szerepel az adatbázisban, akkor az Access rákérdez, hogy rögzíti-e az új vevőt. Kattintson az Igen gombra, majd töltse ki az új vevő ismert adatait. Amikor bezárja az adatlapot, a vevő elérhetővé válik a Vevő leördülő listában.

  4. Miután végzett az adott árajánlattal vagy számlával, kattintson a Mentés és bezárás gombra. A program menti az adatokat, és bezárja az űrlapot.

  5. Ha befejezte a meglévő árajánlatok és számlák hozzáadását, akkor kattintson a Tovább gombra.

Irányítópult: Aktív árajánlatok és számlák nyomon

Az Irányítópult lap kényelmes helyet biztosít a nyitott árajánlatok és kifizetetlen számlák nyomon követésére, valamint új árajánlatok és számlák rögzítésére.

A Szolgáltatások adatbázissablon Irányítópult lapja

Árajánlat vagy számla adatainak megtekintése

  • Kattintson egy értékre az Árajánlatszám oszlopban az adott árajánlat Árajánlat részletei űrlapon történő megnyitásához.

    Módosíthatja az árajánlatok adatai az ajánlat elküldése előtt – tehát amíg az állapot értéke Új.

  • Kattintson egy értékre a Számlaszám oszlopban az adott számla Számla részletei űrlapon történő megnyitásához

Új árajánlat vagy számla létrehozása

  • Kattintson az Új árajánlat vagy Új számla pontra, és töltse ki a megjelenő űrlapot.

    Ha nincs bejelentkezve az adatbázisba, akkor válassza ki saját nevét az Értékesítő legördülő listából. Ezzel hozzáadja a nevét az árajánlathoz vagy számlához.

Árajánlatok: Az árajánlatok kezelése

Az Árajánlatok lap nézetei megkönnyítik az árajánlatok kezelését állapotuk alapján.

A Szolgáltatások adatbázissablon Árajánlatok lapja

Az árajánlatok a következő lapokon jelennek meg:

  • Aktív:    A még nem számlázott, el nem utasított és le nem járt árajánlatokat listázza.

  • Jóváhagyott    Jóváhagyott és a számlázott árajánlatokat.

  • Számlázott    Számlázott árajánlatokat. A számla felsorolt ajánlat is megtekintheti.

  • Lejárt    Árajánlatokat nélkül lejárt árajánlatokat.

  • Elutasították    Elutasított árajánlatokat. A számlázás elérhetővé szeretné tenni az elutasított árajánlat jóváhagyása

Árajánlat adatainak megtekintése

  • Kattintson egy értékre az Árajánlatszám oszlopban az adott árajánlat Árajánlat részletei űrlapon történő megnyitásához.

    Módosíthatja az árajánlatok adatai az ajánlat elküldése előtt – tehát amíg az állapot értéke Új.

Árajánlat részletei űrlap

Az árajánlat száma és állapota az Árajánlat részletei űrlap bal felső sarkában látható.

Az Árajánlat részletei űrlap tetején látható gombokkal elküldheti, jóváhagyhatja, elutasíthatja vagy számlázhatja az árajánlatot, létrehozhatja a másodpéldányát, valamint a nyomtatás előtt megtekintheti a nyomtatási képét.

Az árajánlat általános adatai közvetlenül az Árajánlat részletei űrlap tetején látható gombok alatt jelennek meg..

Az Árajánlat részletei űrlap közepén látható lapok az árajánlat részleteit jelenítik meg: a tételeket (szolgáltatásokat és termékeket), a szolgáltatás helyét, az adókat és fizetési feltételeket, illetve a megjegyzéseket. Az árajánlatokon szereplő tételek óradíjai és egységárai anélkül módosíthatók, hogy az hatással lenne a kapcsolódó szolgáltatás vagy termék alapértelmezett értékére.

A szolgáltatások, termékek összértéke és adója az Árajánlat részletei űrlap jobb alsó sarkában látható. Ha módosítja a Tételsorok lap vagy az Adók és feltételek adatait, akkor az Összegek frissítése gombra kattintva frissítheti ennek a területnek az értékeit.

Új árajánlat létrehozása

  • Kattintson az Árajánlatok lap Új árajánlat pontjára, majd töltse ki az Árajánlat részletei űrlapot.

    Ha nincs bejelentkezve az adatbázisba, akkor válassza ki saját nevét az Értékesítő legördülő listából. Ezzel hozzáadja a nevét az árajánlathoz.

Árajánlat elküldése jóváhagyásra

Amely már számláknak nincs egy árajánlat száma; az érték […]Árajánlatszámoszlopban jelenik meg.

  1. Kattintson az Árajánlatok lap […] értékére abban a sorban, amely az elküldeni kívánt árajánlatot tartalmazza.
    Az Access megnyitja az Árajánlat részletei űrlapot, és megjeleníti az árajánlatot.

  2. Tekintse át az árajánlat általános adatait és részleteit, végezze el a szükséges módosításokat, például adja hozzá a hiányzó tételeket, vagy távolítsa el a nem megfelelőket, helyesbítse az óradíjat vagy egységárat, esetleg adjon meg megjegyzéseket.

  3. Kattintson az Árajánlat részletei űrlap tetején látható Küldés parancsra.

Elküldött árajánlat jóváhagyása vagy elutasítása

  1. Kattintson az Árajánlatok lapon az Árajánlatszám oszlop megfelelő értékére az Árajánlat részletei űrlap megnyitásához és az adott árajánlat megjelenítéséhez.

  2. Ellenőrizze az árajánlat adatait, és válasszon az alábbi lehetőségek közül:

    • Ha az árajánlat elfogadható, akkor kattintson az Árajánlat részletei űrlap tetején látható Jóváhagyás parancsra.

    • Ha az árajánlat kis módosításokkal elfogadható, akkor kattintson a Duplikálás parancsra az Árajánlat részletei űrlap tetején. Az Access létrehoz egy új árajánlatot az előző alapján. Ezután módosíthatja és elküldheti az új árajánlatot, majd jóváhagyhatja.

    • Ha az árajánlat nem fogadható el, akkor kattintson az Árajánlat részletei űrlap tetején látható Elutasítás parancsra.

Jóváhagyott árajánlat átalakítása számlává

  1. Kattintson az Árajánlatok lap Jóváhagyva fülére.
    Az Access megjeleníti a már jóváhagyott árajánlatokat, köztük azokat is, amelyeket már számlázva vannak.

  2. Kattintson egy értékre az Árajánlatszám oszlopban az adott árajánlat Árajánlat részletei űrlapon történő megnyitásához.

  3. Tekintse át az árajánlat adatait.

    Megjegyzés : A jóváhagyott árajánlatoknak már semmilyen adata nem módosítható. Létrehozhatja ugyanakkor a másodpéldányukat úgy, hogy a Duplikálás gombra kattint. A másodpéldány árajánlatot módosíthatja és elküldheti, jóváhagyhatja, majd felhasználhatja egy számla létrehozásához.

  4. Kattintson a Számlázás gombra az Árajánlat részletei űrlap tetején.

Árajánlat nyomtatása vagy küldése e-mailben

  1. Kattintson az Árajánlatok lapon az Árajánlatszám oszlop megfelelő értékére az Árajánlat részletei űrlap megnyitásához és az adott árajánlat megjelenítéséhez.

  2. Kattintson az Árajánlat részletei űrlap tetején látható Árajánlat megjelenítése parancsra.
    Az Access megnyitja az árajánlatot abban a formában, ahogyan ki fogja nyomtatni.

    Az árajánlat tetején látható gombok nem jelennek meg a kinyomtatott példányon.

  3. Kattintson a megfelelő gombra az árajánlat tetején.

Számlák: A számlák kezelése

A Számlák lapon új számlákat hozhat létre, és állapotuk szerint áttekintheti a meglévőket.

A Szolgáltatások adatbázissablon Számlák lapja

A számlák a következő lapokon jelennek meg:

  • Kifizetetlen:    Azokat a számlákat listázza, amelyeket még nem fizettek ki, de még nem is járt le a fizetési határidejük.

  • Lejárt határidejű   Sorolja fel, amelyeket nem fizettek, és már lejárt határidejű számlákhoz.

  • Kifizetett   Megjeleníti a számlákat listázza.

Számla adatainak megtekintése

  • Kattintson egy értéke a Számlaszám oszlopban az adott számla Számla részletei űrlapon történő megnyitásához.

    Módosíthatja a számlák adatai a számla elküldése előtt – tehát amíg az állapot értéke Új.

Számla részletei űrlap

Számla részletei űrlap

A számla száma és állapota a Számla részletei űrlap bal felső sarkában látható.

A Számla részletei űrlap tetején látható gombokkal elküldheti a számlát, megjelölheti kifizetettként, létrehozhatja a másodpéldányát, illetve megtekintheti, hogy hogyan fog kinézni nyomtatva, ezenkívül mentheti a számlán végrehajtott módosításokat és bezárhatja a Számla részletei űrlapot.

A számla általános adatai közvetlenül a Számla részletei űrlap tetején látható gombok alatt jelennek meg. Ha a számlát árajánlatból készítette, akkor örökli az adott árajánlat adatait, de ezek anélkül módosíthatók, hogy az hatással lenne az eredeti árajánlatra.

A Számla részletei űrlap közepén látható lapok a számla részleteit jelenítik meg: a tételeket (szolgáltatásokat és termékeket), a szolgáltatás helyét, az adókat és fizetési feltételeket, illetve a megjegyzéseket. Ha a számlát árajánlatból készítette, akkor ezeket az adatokat az adott árajánlatból örökli, de a számla adatai anélkül módosíthatók, hogy az hatással lenne az eredeti árajánlatra. A számlán szereplő tételek óradíjai és egységárai is anélkül módosíthatók, hogy az hatással lenne a kapcsolódó szolgáltatás vagy termék alapértelmezett értékére.

A szolgáltatások, termékek összértéke és adója a Számla részletei űrlap jobb alsó sarkában látható. Ha módosítja a Tételsorok lap vagy az Adók és feltételek adatait, akkor az Összegek frissítése gombra kattintva frissítheti ennek a területnek az értékeit.

Új számla létrehozása

  • Kattintson az Új számla parancsra, és töltse ki a Számla részletei űrlapot.

    Ha nincs bejelentkezve az adatbázisba, akkor válassza ki saját nevét az Értékesítő legördülő listából. Ezzel hozzáadja a nevét az árajánlathoz.

Számla elküldése kifizetésre

Még nem küldött nem nincs, a számla száma; az érték […] jelenik meg a Számlaszám oszlopban.

  1. Kattintson a Számla lap […] értékére abban a sorban, amely az elküldeni kívánt számlát tartalmazza.
    Az Access megnyitja a Számla részletei űrlapot, és megjeleníti a számlát.

  2. Tekintse át a számla általános adatait és részleteit, végezze el a szükséges módosításokat, például adja hozzá a hiányzó tételeket, vagy távolítsa el a nem megfelelőket, helyesbítse az óradíjat vagy egységárat, esetleg adjon meg megjegyzéseket.

  3. Kattintson a Számla részletei űrlap tetején látható Küldés parancsra.

Számla nyomtatása vagy küldése e-mailben

  1. Kattintson a Számlák lapon a Számlaszám oszlop megfelelő értékére a Számla részletei űrlap megnyitásához és az adott számla megjelenítéséhez.

  2. Kattintson a Számla részletei űrlap tetején látható Számla megjelenítése parancsra.
    Az Access megnyitja a számlát abban a formában, ahogyan ki fogja nyomtatni.

    A számla tetején látható gombok nem jelennek meg a kinyomtatott példányon.

  3. Kattintson a megfelelő gombra a számla tetején.

Számla megjelölése kifizetettként

  1. Kattintson a Számlák lapon belüli Kifizetetlen lapon a Számlaszám oszlop megfelelő értékére a Számla részletei űrlap megnyitásához és az adott számla megjelenítéséhez.

  2. Kattintson a Számla részletei űrlap tetején látható Megjelölés kifizetettként parancsra.

Kimutatásközpont: Jelentések megtekintése és nyomtatása

A Szolgáltatások adatbázissablon négy jelentést tartalmaz: egy vevőlistát és három értékesítési jelentést (havi, negyedéves és éves).

A Szolgáltatások adatbázissablon Kimutatásközpont lapja

A jelentések nyomtatási képének megtekintése:

  • Kattintson a Kimutatásközpont fülre, és a Jelentés kiválasztása területen kattintson a megtekinteni kívánt jelentésre.
    Az Access megjeleníti a jelentést a mintaablakban.

A nyomtatási kép testreszabható az ablaktábla tetején megjelenő beállításokkal. A beállítási lehetőségeket a megjelenített jelentés típusa határozza meg.

A jelentések nyomtatása:

  1. Jelenítse meg a nyomtatni kívánt jelentés nyomtatási képét.

  2. Kattintson a Kimutatásközpont lap Megnyitás új lapon parancsára, majd nyomja le a CTRL+P billentyűkombinációt.

Speciális: Kezelése, szolgáltatások, termékek, alkalmazottak és vevők

A Speciális lap a következő listák kényelmes kezelését teszi lehetővé:

  • Vevők

  • Alkalmazottak

  • Termékek

  • Szolgáltatások

Mindegyik lista egy adatlapon jelenik meg, amelyen könnyebben fel lehet ismerni az ellentmondásokat, illetve tömegesen módosítani az adatokat.

A Szolgáltatások adatbázissablon Speciális lapja

Következő lépések

Ha a Szolgáltatások adatbázist használva hozzákezd a cég adatainak kezeléséhez, egy idő után minden bizonnyal új szempontok szerint szeretné lekérdezni vagy szűrni az adatokat. Előfordulhat az is, hogy az igényeinek megfelelően módosítani kívánja az adatbázist. Ebben a szakaszban olyan hivatkozásokat talál, amelyek az elvégezhető általános feladatokra és módosításokra vonatkozó információkra mutatnak.

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×