Zahtjevi dizajna za ažuriranje podataka

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Dobro osmišljena baze podataka ne samo pomaže u cilju integriteta podataka, ali je lakše održavanje i ažuriranje. Baze podataka programa Access nije datoteka u istom smislu kao dokumenta programa Microsoft Word ili Microsoft PowerPoint paket slajdova. To je zbirka objekata – tablice, obrasce, izvješća, upita i tako dalje – koje morate zajedno pravilno funkcionirati.

Korisnici unesu podatke prvenstveno kroz kontrole. Što učiniti s određenom kontrolom ovisi o vrste podataka postavljene za polje tablice u podlozi, bilo koji svojstva postavljena za to polje i svojstava za kontrolu. Na kraju, razmislite o Upotreba tehnika dodatne bazu podataka kao što je provjera valjanosti, zadane vrijednosti, popise i funkcije pretraživanja i kaskadnih ažuriranja. 

Dodatne informacije o ažuriranju podataka iz korisnika točke-od-prikaza potražite u članku načina za dodavanje, uređivanje i brisanje zapisa.

Sadržaj članka

Kako će se dizajn baze podataka utječe na unos podataka

Informacije koje se nalaze u bazi podataka spremljeni u tablicama, koje sadrže podatke o određenoj temi, kao što su imovine ili kontakata. Svaki zapis u tablici sadrži informacije o jednoj stavci, kao što je određeni kontakt. Zapis sastoji se od polja, kao što su ime, adresa i telefonski broj. Zapis koji se obično naziva redak, a polje se obično naziva stupca. Tih objekata moraju biti skup načela dizajna ili će se baza podataka raditi loše ili nikako. U nizu, Dizajnerska načela utječu na način unosa podataka. Razmislite o sljedećem:

  • Tablice    Access pohranjuje sve podatke u jednu ili više tablica. Broj tablica koje koristite ovisi o dizajnu i složenosti baze podataka. Iako možete prikazivati podatke u obrazac, izvješće, ili u rezultatima vratio upit, Access sprema podatke samo u tablicama i drugih objekata u bazi podataka on nudi tim tablicama. Svakoj tablici se temelji na jedan predmet. Na primjer, tablica informacija o poslovnim kontaktima bi trebala sadržavati podatke o prodaji. Ako je tako, traženje i uređivanje točne podatke može postati teško ako ne i nemoguće.

  • Vrste podataka    Sva polja u tablici obično prihvaća samo jednu vrstu podataka. Na primjer, ne možete spremiti bilješke u polje postavljeno na prihvaćanje brojeva. Ako pokušate unijeti tekst u takvo polje, Access prikazuje poruku o pogrešci. No to nije teško i brzo pravilo. Ako, na primjer, možete spremati brojeve (kao što su poštanski brojevi) u polje postavljeno na vrstu podataka Kratki tekst, ali nećete moći izvršiti izračune podataka jer Access smatra ga je piece teksta.

    Uz neke iznimke polja u zapisu trebala bi prihvaćati samo jednu vrijednost. Na primjer, ne možete unijeti više od jedne adrese u polju adresa. Ovo je za razliku od Microsoft Excel, koji omogućuje vam da biste unijeli bilo koji broj imena, adresa ili slika u jednoj ćeliji ako postavite tu ćeliju da biste prihvatili ograničenih vrsta podataka. 

  • Polja s više vrijednosti    Access nudi značajke naziva polja s više vrijednosti da biste priložili većeg broja podataka jedan zapis i stvaranje popisa koji prihvaćaju više vrijednosti. Uvijek možete identificirati popis s više vrijednosti jer Access prikazuje potvrdni okvir pokraj svake stavke popisa. Ako, na primjer, možete priložiti slajdove za Microsoft PowerPoint i bilo koji broj slika zapisa u bazi podataka. Možete stvoriti popis naziva i po potrebi uključite onoliko nazive. Korištenje polja s višestrukim vrijednostima naizgled krši pravila dizajna baze podataka jer možete spremiti više od jednog zapisa po polju tablice. No Access nameće pravila "u pozadini," spremanjem podataka u posebne skrivene tablice.

  • Pomoću obrazaca    Obrasce obično stvarate kada želite da biste olakšali baze podataka da biste koristili i kako biste bili sigurni da točan unos podataka. Kako koristiti obrazac za uređivanje podataka ovisi o dizajnu obrasca. Obrasci mogu sadržavati bilo koji broj kontrola, kao što su popisi, tekstni okviri, gumbi i čak i podatkovnim tablicama. Svaka od kontrola na obrascu čita podatke iz nekog od polja ishodišne tablice ili ih u njega upisuje.

Dodatne informacije potražite u članku Osnove dizajna baza podataka i Stvaranje tablice i dodajte polja.

Vrh stranice

Postavljanje zadane vrijednosti za polja ili kontrole

Ako velik broj zapisa zajednički koristiti iste vrijednosti za neko polje, kao što je grad i država/regija, možete uštedjeti vrijeme postavljanjem zadane vrijednosti za kontrole vezana uz to polje ili polje sam. Kada otvorite obrazac ili tablicu da biste stvorili novi zapis, zadana vrijednost pojavljuje se u tu kontrolu ili polju.

U tablici

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. Pri vrhu prikaza, odaberite polje.

  3. Pri dnu prikaza odaberite karticu Općenito .

  4. Postavite svojstvo zadana vrijednost na željenu vrijednost.

U obrascu

  1. Otvorite obrazac u rasporeda ili Prikaz dizajna.

  2. Desnom tipkom miša kliknite kontrolu koju želite raditi, a zatim kliknite Svojstva.

  3. Na kartici Podaci postavite svojstvo Zadana vrijednost na željenu vrijednost.

Vrh stranice

Pomoću pravila provjere valjanosti za ograničavanje podataka

Dok upisujete pomoću pravila za provjeru valjanosti možete je provjera valjanosti podataka u bazama podataka za stolna računala programa Access. Pravila za provjeru valjanosti mogu se postaviti u prikazu dizajna tablice ili prikazu podatkovne tablice. Tri su vrste pravila provjere valjanosti u programu Access:

  • Pravilo provjere valjanosti polja    Pravilo provjere valjanosti polja možete koristiti da biste odredili kriterij koji se mora zadovoljiti sve vrijednosti valjani polja. Ne morate navesti trenutačno polje kao dio pravila, osim ako koristite polje u funkciji. Ograničenja vrste znakova koji se mogu unijeti u polje lakše se postavljaju pomoću Maske za unos. Primjerice, polje datuma moglo bi imati pravilo provjere valjanosti koje onemogućuje unos vrijednosti iz prošlosti.

  • Pravilo provjere valjanosti zapisa    Da biste odredili uvjet koji se mora zadovoljavati sve zapise valjani možete koristiti pravila provjere valjanosti zapisa. Usporedba vrijednosti duž različitih polja pomoću pravila provjere valjanosti zapisa. Na primjer, zapis s dva polja datuma možda će biti potrebno vrijednosti jedno polje uvijek ispred vrijednosti u polju (na primjer, DatumPočetka je prije završnog datuma).

  • Provjera valjanosti na obrascu    Možete koristiti svojstvo kontrole Pravilo provjere valjanosti na obrascu da biste naveli kriterij koje sve vrijednosti dodane toj kontroli moraju zadovoljiti. Svojstvo kontrole Pravilo provjere valjanosti funkcionira kao pravilo provjere valjanosti polja. Obično se koristi pravilo provjere valjanosti obrasca umjesto pravila provjere valjanosti polja ako se pravilo odnosi samo na taj obrazac, a ne na tablicu, bez obzira gdje se koristi.

Dodatne informacije potražite u članku Ograničavanje unosa podataka pomoću pravila provjere valjanosti.

Vrh stranice

Rad s popisa vrijednosti i polja s vrijednostima

Postoje dvije vrste podataka s popisa u programu Access:

  • Popisi vrijednosti    Sadrže nepromjenjivi skup vrijednosti koje unosite ručno. Vrijednosti se nalaze u svojstvo Izvor retka polja.

  • Polja s vrijednostima    Koriste upit za dohvaćanje vrijednosti iz druge tablice. Svojstvo Izvor retka polja sadrži upit umjesto nepromjenjivi popis vrijednosti. Upit dohvaća vrijednosti iz jedne ili više tablica u bazi podataka. Prema zadanim postavkama, polje s vrijednostima predstavlja te vrijednosti u obliku popisa. Ovisno o postavkama polje s vrijednostima, možete odabrati jednu ili više stavki s tog popisa.

    Napomena    Polja s vrijednostima mogu zbuniti nove korisnike programa Access jer će se prikazati popis stavki na jednom mjestu (popis koji Access stvara iz podataka u polju za pretraživanje), ali podaci se mogu nalaziti na drugom mjestu (tablica koja sadrži podatke).

Prema zadanim postavkama, Access prikazuje podatke popisa u kontrolu kombiniranog okvira Iako možete odrediti kontrolu okvira popisa. Kombinirani okvir otvara se kako bi se prikazao popis i zatvara nakon odabira. Okvir s popisom za razliku od toga ostaje cijelo vrijeme otvoren.

Da biste uredili popise, možete pokrenuti i naredbu Uredi stavke popisa ili možete urediti podatke izravno u svojstvo Izvor retka u izvorišnu tablicu. Nakon što ažurirate podatke u polje s vrijednostima, ažurirajte izvorišnu tablicu.

Ako je svojstvo Vrsta izvora retka okvira s popisom ili kombiniranog okvira postavljeno na Popis vrijednosti, uređivanja popisa vrijednosti dok je obrazac otvoren u prikazu obrasca – izbjegavanje potreban prijelaz u prikaz dizajna ili prikaz izgleda, otvaranje lista svojstava , i uređivanje svojstvo Izvor retka za kontrolu svaki put kada budete promjenom na popisu. Da biste uredili popis vrijednosti, svojstvo Dopusti uređivanja popisa vrijednosti na popisu okvir ili kombinirani okvir mora biti postavljeno na da.

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje popisa mogućnosti pomoću okvira s popisom ili kombinirani okvir.

Sprječavanje uređivanja popisa vrijednosti u prikazu obrasca

  1. Desnom tipkom miša kliknite obrazac u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz dizajna ili Prikaz rasporeda.

  2. Kliknite kontrolu da biste je odabrali, a zatim pritisnite tipku F4 da bi se prikazao list svojstava.

  3. Na kartici Podaci lista svojstava svojstvo Dopusti uređivanje popisa vrijednosti u ne.

  4. Kliknite datoteka i zatim kliknite Spremiili pritisnite Ctrl + S Slika gumba .

Odredite nekog drugog obrasca za uređivanje popisa vrijednosti

Prema zadanim postavkama, Access sadrži ugrađeni obrazac radi uređivanja popisa vrijednosti. Ako imate drugi obrazac koji želite koristiti u tu svrhu, možete unijeti naziv obrasca u svojstvu Obrazac uređivanja stavki popisa na sljedeći način:

  1. Desnom tipkom miša kliknite obrazac u navigacijskom oknu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna ili Prikaz rasporeda .

  2. Kliknite kontrolu da biste je odabrali, a zatim pritisnite tipku F4 da bi se prikazao list svojstava.

  3. Na kartici Podaci lista svojstava kliknite padajuću strelicu u okviru svojstva Obrazac uređivanja stavki popisa .

  4. Kliknite obrazac koji želite koristiti za uređivanje popisa vrijednosti.

  5. Kliknite datoteku i kliknite Spremiili pritisnite Ctrl + S Slika gumba .

Pregledajte polja s vrijednostima u obrascu

  1. Otvorite obrazac u rasporeda ili Prikaz dizajna.

  2. Desnom tipkom miša kliknite okvir ili kombinirani okvir kontrole popisa, a zatim kliknite Svojstva.

  3. Na listu svojstava kliknite karticu sve , a zatim pronađite svojstva Vrsta izvora retka i Izvor retka . Svojstvo Vrsta izvora retka mora sadržavati Popis vrijednosti ili Tablicu/upit, a svojstvo Izvor retka mora sadržavati popis stavki odvojenih točkama sa zarezom ili upita. Više prostora, svojstvo, desnom tipkom miša i odaberite Zumiranje ili pritisnite Shift + F2.

    Popisi vrijednosti obično koriste ovu osnovnu sintaksu: " "stavka";" Stavka";" stavke ""

    U ovom slučaju, popis je skup stavki staviti u dvostruke navodnike i razdvojenih točkom sa zarezom.

    Upita odabiranja pomoću ove osnovne sintakse: Odaberite [naziv_tablice_ili_upita]. [ čemu] FROM [naziv_tablice_ili_upita].

    U ovom slučaju upit sadrži dva uvjeta (SELECT i FROM). Prvi uvjet se odnosi na tablicu ili upit i polja u toj tablici ili upitu. Drugi uvjet odnosi se samo tablicu ili upit. Evo najvažnije Imajte na umu: Odabir uvjeta ne moraju sadržavati naziv tablice ili upita, premda se preporučuje se, a oni mora sadržavati najmanje jedno polje naziv. Međutim, svi uvjeti FROM mora se odnositi na tablicu ili upit. Tako, uvijek ćete izvorišnu tablicu ili upit izvora za polje pretraživanja tako da pročitate uvjetu FROM.

  4. Učinite nešto od sljedećeg.

    • Ako koristite popis vrijednosti, uredite stavke na popisu. Provjerite je li okružuju svaku stavku u dvostrukim navodnicima i odvojite svaku stavku točkom sa zarezom.

    • Ako se upit na popisu pretraživanja odnosi drugom upitu, otvorite taj drugi upit u Prikazu dizajna (desnom tipkom miša kliknite upit u navigacijskom oknu, a zatim Prikaz dizajna). Imajte na umu naziv tablice koja se pojavljuje u gornjem dijelu dizajnera upita, a zatim prijeđite na sljedeći korak.

      U suprotnom, ako upita u polje s vrijednostima odnosi na tablicu, zabilježite naziv tablice i prijeđite na sljedeći korak.

  5. Otvorite tablicu u Prikazu podatkovne tablice, a zatim po potrebi uredite stavke popisa.

Pregledajte polja s vrijednostima u tablici

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. U gornjem dijelu rešetke dizajna upita, u stupcu Vrsta podataka kliknite ili u suprotnom žarište postavili na tekst, broj ili je polje da/ne.

  3. U donjem dijelu rešetke dizajna tablice, kliknite karticu pretraživanje , a zatim pogledajte svojstva Vrsta izvora retka i Izvor retka .

    Svojstvo Vrsta izvora retka moraju pročitati Popis vrijednosti ili Tablicu/upit. Svojstvo Izvor retka mora sadržavati popis vrijednosti ili upita.

    Popisi vrijednosti pomoću ove osnovne sintakse: " "stavka";" Stavka";" stavke ""

    U ovom slučaju, popis je skup stavki staviti u dvostruke navodnike i razdvojenih točkom sa zarezom.

    Obično upita odabiranja koriste ovu osnovnu sintaksu: Odaberite [naziv_tablice_ili_upita]. [ čemu] FROM [naziv_tablice_ili_upita].

    U ovom slučaju upit sadrži dva uvjeta (SELECT i FROM). Prvi uvjet se odnosi na tablicu ili upit i polja u toj tablici ili upitu. Drugi uvjet odnosi se samo tablicu ili upit. Evo najvažnije Imajte na umu: Odabir uvjeta ne moraju sadržavati naziv tablice ili upita, premda se preporučuje se, a oni mora sadržavati najmanje jedno polje naziv. Međutim, svi uvjeti FROM mora se odnositi na tablicu ili upit. Tako, uvijek ćete izvorišnu tablicu ili upit izvora za polje pretraživanja tako da pročitate uvjetu FROM.

  4. Učinite nešto od sljedećeg.

    • Ako koristite popis vrijednosti, uredite stavke na popisu. Provjerite je li okružuju svaku stavku u dvostrukim navodnicima i odvojite svaku stavku točkom sa zarezom.

    • Ako se upit u polje s vrijednostima odnosi na drugi upit, u navigacijskom oknu, otvorite taj drugi upit u prikazu dizajna (desnom tipkom miša kliknite upit i kliknite Prikaz dizajna). Imajte na umu naziv tablice koja se pojavljuje u gornjem dijelu dizajnera upita, a zatim prijeđite na sljedeći korak.

      U suprotnom, ako upita u polje s vrijednostima odnosi na tablicu, zabilježite naziv tablice i prijeđite na sljedeći korak.

  5. Otvorite tablicu u Prikazu podatkovne tablice, a zatim po potrebi uredite stavke popisa.

Vrh stranice

Brisanje podataka s popisa vrijednosti ili polje s vrijednostima

Stavke na popisu vrijednosti nalaze se u istoj tablici kao i druge vrijednosti zapisa. Za razliku od toga nalaze podaci u polje s vrijednostima u jednu ili više tablica. Da biste uklonili podatke s popisa vrijednosti, otvorite tablicu i uređivanje stavki.

Uklanjanje podataka s popisa pretraživanja zahtijeva poduzimanje dodatnih koraka, a oni ovise o tome dohvaća li upit popisa pretraživanja podatke iz tablice ili drugog upita. Ako je upit popisa pretraživanja utemeljen na tablici, pronađite tu tablicu i polje koje sadrži podatke koji se pojavljuju na popisu. Nakon toga otvorite izvornu tablicu i uredite podatke u tom polju. Ako je upit popisa pretraživanja utemeljen na nekom drugom upitu, morat ćete otvoriti taj drugi upit, pronaći izvornu tablicu i polje iz kojeg drugi upit dohvaća podatke, a zatim promijeniti vrijednosti u toj tablici.

Uklanjanje podataka s popisa vrijednosti

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. U gornjem dijelu rešetke dizajna odaberite polje tablice koje sadrži popis vrijednosti.

  3. U donjem dijelu rešetke kliknite karticu Pretraživanje, a zatim pronađite svojstvo Izvor retka.

    Prema zadanim postavkama stavke na popisu vrijednosti okružuju navodnici, a one se razdvajaju točkama sa zarezom: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Po potrebi uklonite stavke s popisa. Nemojte zaboraviti izbrisati navodnike koji okružuju svaku izbrisanu stavku. Osim toga, nemojte ostaviti početnu točku sa zarezom, nemojte ostavljati dvije točke sa zarezom jedne do druge (;;), a ako pak uklonite zadnju stavku popisa, izbrišite konačnu točku sa zarezom.

    Važno    Ako izbrišete stavku s popisa vrijednosti, a zapisi u tablici već koriste tu izbrisanu stavku, ona će ostati dio zapisa sve dok ga ne promijenite. Recimo, primjerice, da vaša tvrtka ima skladište u gradu A, no zatim proda tu zgradu. Ako uklonite "Grad A" s popisa skladišta, u tablici ćete i dalje vidjeti "Grad A" sve dok ne promijenite te vrijednosti.

Uklanjanje podataka iz polja s vrijednostima

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. U gornjem dijelu rešetke dizajna odaberite polje s vrijednostima.

  3. U donjem dijelu rešetke dizajna kliknite karticu Pretraživanje i pronađite svojstva Vrsta izvora retka i Izvor retka.

    Za svojstvo Vrsta izvora retka trebala bi biti prikazana vrijednost Tablica/upit, a svojstvo Izvor retka mora sadržavati upit koji se odnosi na tablicu ili neki drugi upit. Upiti za polja s vrijednostima uvijek započinju riječ Odaberite.

    Upit odabiranja obično (no ne uvijek) koristi sljedeću osnovnu sintaksu: SELECT [naziv_tablice_ili_upita].[naziv_polja] FROM [naziv_tablice_ili_upita].

    U ovom slučaju upit sadrži dva uvjeta (SELECT i FROM). Prvi uvjet se odnosi na tablice i polja u toj tablici. Nasuprot tome, drugi uvjet odnosi se samo na tablicu. Pokažite na Imajte na umu: uvjet FROM uvijek govori naziv izvorišne tablice ili upita. Odabir rečenice možda ne uvijek sadrži naziv tablice ili upita, iako uvijek sadrže naziv barem jedno polje. Međutim, svi uvjeti FROM mora se odnositi na tablicu ili upit.

  4. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako se upit u polje s vrijednostima odnosi na drugi upit, kliknite gumb Sastavi (na kartici Podaci lista svojstava kliknite Gumb sastavljača Dalje) da biste otvorili upit u prikazu dizajna. Zabilježite naziv tablice koja se pojavljuje u gornjem dijelu dizajnera upita, a zatim idite na sljedeći korak 5.

    • Ako se upit u polju s vrijednostima odnosi na tablicu, zabilježite naziv tablice, a zatim nastavite na 5. korak.

  5. Otvorite izvorišnu tablicu u Prikazu podatkovne tablice.

  6. Pronađite polje koje sadrži podatke korištene na popisu pretraživanja, a zatim po potrebi uredite te podatke.

Vrh stranice

Kako vrste podataka utječu na način unosa podataka

Prilikom dizajniranja tablice baze podataka, odaberite vrstu podataka za svako polje u toj tablici, postupak koji osigurava točnije unosa podataka.

Vrste podataka za prikaz

Učinite nešto od sljedećeg:

Pomoću prikaza podatkovne tablice

  1. Otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice.

  2. Na kartici polja u grupi Oblikovanje pogledajte vrijednost na popisu vrsta podataka. Vrijednost se mijenja kako postavite pokazivač u različitim poljima u tablici:

    Popis vrsta podataka

Korištenje prikaza dizajna

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. Pogledajte u rešetku dizajna. U gornjem dijelu rešetke prikazuje se naziv i vrstu podataka svakog polja tablice.

    Polja u prikazu dizajna

Kako će se vrste podataka utječe na unos podataka

Vrsta podataka koju ste postavili za svako polje tablice omogućuje prva razina kontrolu nad koju vrstu podataka dopušten je u polje. U nekim slučajevima, kao što je polje dugi tekst unesete sve podatke koje želite. U drugim slučajevima, kao što su polju Samonumeriranje vrstu podataka za polje sprječava uopće unesete podatke. U sljedećoj su tablici navedene vrste podataka Access pruža i opisan je njihov utjecaj na unos podataka.

Dodatne informacije potražite u članku vrste podataka za stolna računala baze podataka programa Access i Izmjena ili promjena vrste podataka za polje.

Vrsta podataka

Učinak na unos podataka

Kratki tekst

Imajte na umu početak u programu Access 2013, tekstne podatke vrste biti preimenovana Kratki tekst.

Kratki tekstna polja prihvaćaju tekst ili brojčanu znakova, uključujući popise stavki zarezom. Tekstno polje prihvaća manji broj znakova od polja dugi tekst – od 0 do 255 znakova. U nekim slučajevima možete koristiti funkcije pretvorbe za izračune podataka u polju Kratki tekst.

Dugi tekst

Imajte na umu početak u programu Access 2013 i podatke dopisa vrste biti preimenovana Dugi tekst.

Velike količine tekst i numeričke podatke možete unijeti u ovu vrstu polja najviše 64 000 znakova. Osim toga, postavite polje za podršku oblikovanje obogaćenog teksta, možete primijeniti vrste oblikovanja koje se obično nalaze u programima za obradu, primjerice Word. Na primjer, možete primijeniti različite fontove i veličine fonta na određene znakove u tekstu i učinite ih podebljano ili kurziv i tako dalje. Hypertext Markup Language (HTML) oznake možete dodati i s podacima. Dodatne informacije potražite u članku Umetanje ili dodavanje polja obogaćenog teksta.

Uz to, dugi tekst polja imaju svojstvo Samo dodavanjenaziva. Kada omogućite to svojstvo, možete dodati nove podatke s poljem dugi tekst, ali ne možete promijeniti postojeće podatke. Značajka je namijenjena za korištenje u aplikacijama kao što su praćenje baze podataka, gdje ćete morati evidenciji trajna koji ostaje nepromjenjiv problema. Kada postavite pokazivač u polju dugi tekst s svojstvo Samo dodavanje, po zadanom omogućena, nestat će se tekst u polju. Nije moguće primijeniti oblikovanja ili druge promjene na tekst.

Kao što su kratki tekst polja, možete pokrenuti i funkcije pretvorbe na temelju podataka u polju dugi tekst.

Broj

Možete unijeti samo brojeve u ovu vrstu polja, a možete izvoditi izračune vrijednosti u polje broj.

Veliki broj

Imajte na umu velik broj vrste podataka dostupni su samo u Office 365 pretplatničku verziju programa Access.

Možete unijeti samo brojeve u ovu vrstu polja, a možete izvoditi izračune vrijednosti u polju velikog broja.

Dodatne informacije potražite u članku Korištenje vrste podataka Veliki broj.

Datum/vrijeme

Možete unijeti samo datume i vremena u ovu vrstu polja. 

Možete postaviti maske za unos za polje (niz znakova slova i rezerviranih mjesta koji se prikazuju prilikom odabira polja), morate unijeti podatke u za to predviđen i oblik koji omogućuje maske. Ako, na primjer, ako vidite maska MMM_DD_YYYY, morate upisati LIS 11 2017 u za to predviđen prostor. Ne možete unijeti puni naziv mjeseca ili vrijednost dvije znamenke godine. Dodatne informacije potražite u članku kontrola oblicima unosa podataka pomoću maski za unos.

Ako ne stvorite maske za unos, možete unijeti vrijednost koristeći bilo koji valjani oblik datuma ili vremena. Na primjer, možete upisati 11 Oct. 2017, 10 i 11/17, listopad 11, 2017, i tako dalje.

Oblik prikaza možete primijeniti i na polje. U tom slučaju ako postoji maske za unos, možete unijeti vrijednost u gotovo bilo kojem obliku, ali Access prikazuje datume u skladu s oblik prikaza. Na primjer, možete unijeti 11/10/2017, ali oblik prikaza može biti postavljen tako da se prikazuje vrijednost kao 11 LIS 2017.

Dodatne informacije potražite u članku Umetanje današnjeg datuma.

Valuta

Možete unijeti samo vrijednosti u valutama u ovu vrstu polja. Osim toga, ne morate ručno unositi simbol valute. Po zadanome, Access primjenjuje simbol valute (y, l, $ i tako dalje) naveden u regionalnim postavkama sustava Windows. U ovom simbol valute u skladu s vizualnim drugu valutu, možete promijeniti ako je potrebno.

Automatsko numeriranje

Nije moguće unesite ili promijenite podatke u ovu vrstu polja u bilo kojem trenutku. Access povećava vrijednosti u polju Samonumeriranje svaki put kada dodajete novi zapis u tablicu.

Izračunato polje

Nije moguće unesite ili promijenite podatke u ovu vrstu polja u bilo kojem trenutku. Rezultati ovo polje ovise o izraza koje ste definirali. Access ažurira vrijednosti u polju izračunata prilikom svakog dodavanja ili Uredi novi zapis u tablicu.

Da/ne

Kada kliknete polje postavljeno na tu vrstu podataka, Access prikazuje potvrdni okvir ili padajući popis, ovisno o tome kako oblikujete polje. Ako oblikujete polja da biste prikazali popis, možete odabrati da ili ne, True ili False, ili na ili isključivanje s popisa, ponovno ovisno o obliku koji se primjenjuje na polje. Ne možete unijeti vrijednosti na popisu ili mijenjati vrijednosti na popisu izravno iz obrasca ili tablicu.

OLE objekt

Tom vrstom polja koristite kada želite prikazati podatke iz datoteke stvorene drugim programom. Ako, na primjer, možete prikazati tekstne datoteke, grafikon programa Excel ili PowerPoint paket slajdova u polju OLE objekta.

Privici omogućuju brži, jednostavniji i fleksibilnije način za prikaz podataka iz drugih programa.

Hyperlink

Možete unijeti podatke u ovu vrstu polja, a pristup prelama u web-adrese. Na primjer, ako upišite vrijednost u polju, Access okružuje tekst pomoću http://www.your_text.com. Ako unesete valjani web-adresu, veza će funkcionirati. U suprotnom veza rezultirat će se poruka o pogrešci.

Osim toga, uređivanje postojeće hiperveze može biti teško jer pritiskom na polje hiperveze mišem pokreće preglednik i vodi vas na web-mjesta koja je navedena u vezu. Da biste uredili polje hiperveze, odaberite susjedno polje, koristite tipke TAB ili strelica za premještanje žarišta na polje hiperveze i zatim pritisnite tipku F2 da biste omogućili uređivanje.

Privitak

Možete priložiti podataka iz drugih programa za ovu vrstu polja, ali ne možete upišite ili u suprotnom unesite tekst ili numeričke podatke.

Dodatne informacije potražite u članku prilaganje datoteka i grafika zapisima u bazi podataka.

Čarobnjak za dohvaćanje vrijednosti

Čarobnjak za traženje nije vrsta podataka. Umjesto toga, pomoću čarobnjaka za stvaranje dvije vrste padajućih popisa: popisa vrijednosti i polja s vrijednostima. Popis vrijednosti koristi razgraničeni popis stavki koje unosite ručno prilikom korištenja čarobnjaka za traženje. Te se vrijednosti može biti neovisno o drugim podacima ili objekata u bazi podataka.

Za razliku od toga polja s vrijednostima koristi upit za dohvaćanje podataka iz jedne ili više tablica u bazi podataka. Polje s vrijednostima zatim prikazuje podatke u padajućem popisu. Prema zadanim postavkama, čarobnjak za traženje postavlja polje tablice na vrstu podataka broj.

Možete raditi izravno u tablice, kao i u obrascima i izvješćima polja s vrijednostima. Prema zadanim postavkama, vrijednosti u polja s vrijednostima pojavljuju se u vrsti kontrole popisa s nazivom kombinirani okvir – na popisu koji sadrži padajuću strelicu:

prazno polje pretraživanja

Možete koristiti i okvir popisa koji prikazuje nekoliko stavki pomoću klizača da biste vidjeli više stavki:

Kontrola osnovnog okvira popisa na obrascu

Ovisno o postavkama polje s vrijednostima i kombinirani okvir, možete uređivati stavke na popisu i dodavanje stavki na popis tako da isključite svojstvo Ograniči na popis polja s vrijednostima.

Ako ne možete izravno uređivati vrijednosti na popisu, morate dodati ili promijeniti podatke na unaprijed definiranom popisu vrijednosti ili u tablici koja služi kao izvor za polje s vrijednostima.

Na kraju, kada stvorite polje za pretraživanje, možete po izboru postaviti tako da podržava više vrijednosti. Kada to učinite, rezultirajući popis prikazuje potvrdni okvir pokraj svake stavke popisa, a možete odabrati ili očistiti koliko stavki po potrebi. Slika prikazuje uobičajeni popis s više vrijednosti:

Popis potvrdnog okvira.

Informacije o stvaranju polja s više vrijednosti i korištenju dobivenih popisa potražite u članku Stvaranje ili brisanje polja višestrukih vrijednosti.

Vrh stranice

Kako svojstva polja tablice utječu na način unosa podataka

Uz dizajn prikazane koji kontroliraju strukturu baze podataka i vrste podataka koja određuju što je moguće unijeti u određeno polje nekoliko svojstava polja također može utjecati na način unosa podataka u bazu podataka programa Access.

Prikaz svojstava za polja tablice

Access omogućuje dva načina da biste pogledali svojstva za polje u tablici.

U prikazu podatkovne tablice

  1. Otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice.

  2. Kliknite karticu polja i kontrole u grupi Oblikovanje da biste pogledali svojstva za svako polje tablice.

U prikazu dizajna

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. U donjem dijelu rešetke, kliknite karticu Općenito ako već nije odabran.

  3. Da biste pogledali svojstva polja s vrijednostima, kliknite karticu pretraživanje .

Kako svojstva utjecati na unos podataka

U sljedećoj su tablici navedeni svojstva koja imaju najveći utjecaj na unos podataka i objašnjava utjecaj na unos podataka.

Svojstvo

Mjesto u rešetki dizajna tablice

Moguće vrijednosti

Ponašanje prilikom unosa podataka

Veličina polja

Kartica Općenito.

0 255

Ograničenje broja znakova odnosi samo na polja postavljena na vrstu podataka tekst. Ako pokušate unijeti više od određenog broja znakova, polje ih izrezuje.

Obavezno

Kartica Općenito.

Da/ne

Kada je uključena, to svojstvo nameće početak za unos vrijednosti u polju, a Access ne dopušta spremanje novih podataka sve dok ne dovršite obavezno polje. Kada je isključeno, polje prihvaća null vrijednosti, što znači da polje može ostati prazan.

Null vrijednost nije isto kao vrijednost jednaka nuli. Nula je znamenka, a "null" je nedostaju, nedefiniranu ili nepoznatu vrijednost.

Dopusti nizove nulte duljine.

Kartica Općenito.

Da/ne

Kad je uključeno, možete unositi nizove nulte duljine – nizovi koji ne sadrže znakove. Da biste stvorili niz nulte duljine, unesite par navodnika u polje ("").

Indeksirano

Kartica Općenito.

Da/ne

Kada indeksirate polje tablice, Access onemogućuje dodavanje duplicirane vrijednosti. Indeks možete stvoriti i s više od jednog polja. Ako to učinite, možete duplicirati vrijednosti u jednom polju, ali ne i u oba polja.

Ulazna maska

Kartica Općenito.

Unaprijed stvoreni ili prilagođeni skupovi slova i rezerviranih mjesta

Maske za unos navodi unos podataka u unaprijed definiranog oblika. Maska se pojavljuje prilikom odabira polja u tablici ili kontrole na obrascu. Ako, na primjer, pretpostavimo da kliknite polje datuma i skup znakova: MMM-DD-YYYY. To je maske za unos. Navodi da unesete vrijednosti mjeseca kao skraćenica od tri slova, kao što su RUJ, a vrijednost za godinu kao četveroznamenkasti broj – na primjer, LIS-15-2017.

Maske za unos samo nadziru način unosa podataka, kako pristupiti služi za pohranu ili prikazuje tih podataka.

Dodatne informacije potražite u članku kontrola oblicima unosa podataka pomoću maski za unos i Oblikovanje polja datuma i vremena.

Ograniči na popis

Kartica pretraživanje

Da/ne

Omogućuje ili onemogućuje promjene stavki u polje s vrijednostima. Korisnici ponekad pokušajte ručno mijenjati stavke u polje s vrijednostima. Kada Access onemogućuje mijenjanje stavki u polju, ovo svojstvo je postavljeno na da. Ako je ovo svojstvo omogućeno, a morate promijeniti stavke na popisu, morate otvoriti popis (Ako želite urediti popis vrijednosti) ili tablicu koja sadrži izvor podataka za popis (Ako želite urediti polje pretraživanja) i promijeniti u vrijednosti.

Dopusti uređivanja popisa vrijednosti

Kartica pretraživanje

Da/ne

Omogućuje ili onemogućuje naredbu za Uređivanje popisa stavki za popise vrijednosti, ali ne i za polja s vrijednostima. Da biste omogućili tu naredbu za polja s vrijednostima, unesite valjani naziv obrasca u svojstvu Obrazac uređivanja stavki popisa . Naredba Dopusti uređivanje popisa vrijednosti pojavljuje se na izborniku prečaca da se otvara klikom desnom tipkom miša na kontrole okvira popisa ili kombinirani okvir. Kada pokrenete naredbu, pojavit će se dijaloški okvir Uređivanje stavki popisa . Također, ako navedete naziv obrasca u svojstvu Obrazac uređivanja stavki popisa , Access pokreće taj obrazac umjesto prikazivanja dijaloškog okvira.

Naredba Uredi stavke popisa možete pokrenuti iz okvira s popisom i kontrole kombiniranog okvira nalaze na obrascima, a iz kontrole kombiniranog okvira koja se nalazi u tablice i rezultata upita postavlja. Obrasci moraju biti otvoreni u prikazu dizajna ili prikazu pregleda; tablica i skupovima rezultata upita moraju biti otvoreni u prikazu podatkovne tablice.

Obrazac uređivanja popisa stavki

Kartica pretraživanje

Naziv obrasca za unos podataka

Ako unesete naziv obrasca za unos podataka kao vrijednost u ovo svojstvo tablice, taj se obrazac otvara kada korisnik pokrene naredbu Uredi stavke popisa . U suprotnom, kada korisnici pokrenu naredbu pojavljuje se dijaloški okvir Uređivanje stavki popisa .

Vrh stranice

Korištenje kaskadnih ažuriranja da biste promijenili vrijednosti primarnih i vanjskih ključeva

Ponekad ćete morati ažurirati vrijednost primarnog ključa. Ako koristite taj primarni ključ kao vanjski ključ, možete automatski ažurirati promjene svim podređenim instancama vanjskog ključa.

Podsjećamo primarni ključ je vrijednost koja jedinstveno označava svaki redak (zapis) u tablici baze podataka. Vanjski ključ je stupac koji odgovara primarni ključ. Obično vanjski ključevi nalaze u drugim tablicama i omogućuju stvaranje odnosa (veze) između podataka u tablicama.

Na primjer, pretpostavimo da koristite ID broj proizvoda kao primarni ključ. Jedan ID broj služi kao jedinstvena identifikacija jedan proizvod. Koristi taj broj ID-a kao vanjski ključ u tablici podataka o narudžbi. Na taj način možete pronaći sve narudžbe koji obuhvaćaju svaki proizvod jer god netko naruči za taj proizvod ID postaje dio narudžbe.

Ponekad te brojeve ID (ili druge vrste primarnih ključeva) promijenite. Kada se to možete promijeniti vrijednost primarnog ključa i tu promjenu automatski kaskadno prenijeti kroz sve povezane podređene zapise. Takvo ponašanje omogućite uključivanjem referencijalnog integriteta i kaskadnih ažuriranja između dvije tablice.

Imajte na umu sljedeće važne pravila:

  • Možete omogućiti kaskadnog ažuriranja samo za polja primarnog ključa postavljena na vrstu podataka tekst ili broj. Kaskadno ažuriranje ne možete koristiti za polja postavljena na vrstu podataka Samonumeriranje.

  • Možete omogućiti kaskadnog ažuriranja samo između tablica s odnosom jedan-prema-više.

Dodatne informacije o stvaranju odnosa. potražite u članku Vodič kroz odnose između tablica i Stvaranje, uređivanje i brisanje odnosa.

Sljedećih postupaka otvorite rukom u skladištu i objašnjavaju kako stvoriti odnos, a zatim omogućiti kaskadnog ažuriranja za taj odnos.

Stvaranje odnosa

  1. Na kartici Alati baze podataka u grupi Pokaži/sakrij kliknite Odnosi.

  2. Na kartici Dizajn u grupi odnosi kliknite Prikaz tablice.

  3. U dijaloškom okviru Prikaz tablice odaberite karticu tablice , odaberite tablice koje želite promijeniti, kliknite Dodaj, a zatim Zatvori.

    Možete i pritisnuti SHIFT da biste odabrali više tablica ili pojedinačno dodavanje svaku tablicu. Odaberite tablice na stranama "jedan" i "više" u odnosu.

  4. U prozoru odnosi povucite primarni ključ iz tablice na strani odnosa "jedan" i ispustite ga na polje vanjskog ključa tablice na strani "više" u odnosu.

    Pojavit će se dijaloški okvir Uređivanje odnosa. Na sljedećoj je slici prikazan dijaloški okvir:

    Dijaloški okvir Uređivanje odnosa s postojećim odnosom

  5. Potvrdite okvir Nametni referencijalni integritet i kliknite Stvori.

Omogućavanje kaskadnog ažuriranja u primarnim ključevima

  1. Na kartici Alati baze podataka u grupi Pokaži/sakrij kliknite Odnosi.

  2. U prozoru odnosi pojavit će se i prikazuje spojeve (prikazane kao povezne crte) između tablica u bazi podataka. Na sljedećoj je slici prikazan Tipični odnosa:

  3. Desnom tipkom miša kliknite spoj crta između nadređene i podređene tablice pa kliknite Uređivanje odnosa.

    Odnos između dvije tablice

    Pojavit će se dijaloški okvir Uređivanje odnosa. Na sljedećoj je slici prikazan dijaloški okvir:

    Dijaloški okvir Uređivanje odnosa

  4. Odaberite Kaskadno ažuriranje srodnih polja, provjerite je li uključen potvrdni okvir Nametni referencijalni integritet , a zatim kliknite u redu.

Vrh stranice

Zašto ID brojevi ponekad čini se da biste preskočili broj

Kada stvorite polje postavljeno na vrstu podataka Samonumeriranje, Access automatski stvara vrijednost za to polje u svakom novom zapisu. Vrijednost se povećava prema zadanim postavkama, tako da svaki novi zapis dobije sljedeći dostupan uzastopni broj. Svrha vrsta podatka AutoNumber je navesti vrijednost koja je prikladna za upotrebu kao primarni ključ. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje, postavljanje, promjena ili uklanjanje primarnog ključa.

Kada izbrišete redak iz tablice koja sadrži polje postavljeno na vrstu podataka Samonumeriranje, vrijednost u polju Samonumeriranje za taj redak nije uvijek automatski ponovno. Iz tog razloga broj koji Access generira možda neće biti broj koji očekujete i praznine mogu se pojaviti u nizu ID brojevi – to je namjerno. Potrebno je samo za jedinstvene vrijednosti u polju Samonumeriranje, a ne na njihov slijed.

Vrh stranice

Skupno ažuriranje podataka pomoću upita

Dodavanje, ažuriranje i upita za brisanje su napredna načina za dodavanje, promjena ili uklanjanje zapisa masovno. Osim toga, masovno ažuriranjima lakše i učinkovitije za izvođenje kada koristite dobar načela dizajna baze podataka. Korištenje dodavanjem, ažuriranjem ili upita za brisanje može biti čuvar vrijeme jer možete koristiti i upit.

Važno    Sigurnosno kopiranje podataka prije korištenja tih upita. Pri ruci imate sigurnosnu kopiju omogućuju brzo Rješavanje pogrešaka slučajno provode.

Dodavanje upita    Koristite da biste dodali više zapisa u jednu ili više tablica. Jedna od najčešće koristi upita s dodavanjem je dodavanje grupe zapisa iz jedne ili više tablica u bazi podataka izvora jednu ili više tablica u odredišnoj bazi podataka. Na primjer, pretpostavimo da steknete nove klijente i bazu podataka s tablicom podataka o klijente. Da biste izbjegli ručnim unosom podataka, možete ih dodati u odgovarajuću tablicu ili tablice u bazi podataka. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje zapisa u tablicu pomoću upita s dodavanjem.

Upiti s ažuriranjem    Omogućuje dodavanje, promjena i brisanje dijela (ali ne i svih) više postojećih zapisa. Na upite s ažuriranjem možete gledati kao na snažniju verziju dijaloškog okvira Traženje i zamjena. Unesite kriterij izdvajanja (grubi ekvivalent niz za pretraživanje) i kriterij ažuriranja (grubi ekvivalent zamjenski niz). Za razliku od dijaloški okvir upita s ažuriranjem možete prihvatiti višestruke kriterije, omogućuju ažuriranje velikog broja zapisa u jednom potezu i dopušta mijenjanje zapisa u više od jedne tablice. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje i pokretanje upita s ažuriranjem.

Brisanje upita    Kada želite brzo izbrišite velike količine podataka ili brisanje skupa podataka redovito na Izbriši koristan jer upiti omogućuju da biste odredili kriterije za brzo traženje i brisanje podataka. Dodatne informacije potražite u članku načina za dodavanje, uređivanje i brisanje zapisa.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×