Office
Prijava

Vodič za dizajniranje izvješća

Napomena:  Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku .

Access omogućuje s brojem alatima koji olakšavaju brzo stvoriti privlačne, jednostavno čitanje izvješća koja će se prikazati podatke na način koji najbolje odgovara potrebama njezine korisnike. Koristite naredbe na kartici Stvaranje za stvaranje jednostavnog izvješća s jednim klikom. Pomoću čarobnjaka za izvješća da biste stvorili izvješće složenije ili možete stvoriti izvješće tako da dodate sve podatke, a zatim oblikovanje elemenata. Metode koje odaberete, će vjerojatno mijenjate barem nekoliko dizajn izvješća da biste prikazali podatke onako kako želite. U ovom se članku govori o Općenito postupka dizajniranja izvješća, a zatim prikazuje kako dodati elemente dizajna određene izvješća.

U ovom članku

Odlučite kako želite rasporediti izvješća

Koristite izgledima kontrola za poravnanje podataka

Dodavanje i uklanjanje izvješće ili stranicu sekcije zaglavlja i podnožja

Savjeti za oblikovanje različitih vrsta podataka

Odlučite kako želite rasporediti izvješća

Prilikom dizajniranja izvješća, morate najprije uzeti u obzir kako želite da se podaci budu raspoređeni na stranici i kako se podaci se pohranjuju u bazi podataka. Tijekom postupka dizajniranja možda čak i otkrijte da raspored podataka u tablicama neće dopustiti da biste stvorili izvješće koje želite. To može biti znak da tablice su normaliziranim – to znači da se podaci nisu spremljeni u najučinkovitiji način.

Provjerite skice izvješća

Ovaj korak nije potrebna – koji može poslužiti čarobnjaka za izvješća programa Access ili alata za izvješća (oba dostupne su na kartici Stvaranje u grupi izvješća ) navedite potrebne početni dizajna za izvješća. Međutim, ako se odlučite za dizajniranje izvješća bez korištenja te alate, mogli biti korisni ga da biste gruba skica izvješća na papir tako da okvir gdje dolazi svako polje za crtanje i pisanje naziv polja u svaki okvir. Osim toga, možete koristiti programa kao što su Word ili Visio da biste stvorili mockup izvješća. Metode koje koristite, svakako uvrstite dovoljno redaka koji određuju kako se ponavlja podatke.

completed form overlapping preliminary sketch

Na primjer, možete koristiti redak za informacije o proizvodu, a zatim nekoliko ponavljajuće redaka za taj proizvod prodaju i na kraju retka ukupnu prodaju za proizvod. Nakon toga slijed ponavlja sljedeći proizvoda i tako dalje do kraja izvješća. Ili, možda je izvješća jednostavan unos podataka u tablici u tom slučaju vaše skice može sadržavati samo skup redaka i stupaca.

Napomena: Ovu tehniku biti vrlo koristan i ako dizajnirate izvješća u ime drugog korisnika. U ovom slučaju, druge osobe možete crtati skice prije početka rada.

Kada stvorite vaše skice, odredite koju tablicu ili tablice sadrže podatke koje želite prikazati u izvješću. Ako se svi podaci nalaze u jednoj tablici, možete temeljiti izvješća izravno na toj tablici. Češće, podatke koje želite pohranjena u nekoliko tablica koje morate skupite u upitu, prije prikazujete u izvješću. Upit može biti uložen u svojstvu izvor zapisa izvješća ili možete stvoriti zaseban, spremljeni upit i temelji izvješće o tome.

Odredite podatke koje želite staviti u svakoj sekciji izvješća

Svako izvješće sadrži jednu ili više sekcija izvješća. Jedan odjeljak koji postoje u svakoj izvješće je odjeljak s detaljima. U ovom se odjeljku ponavlja jednom za svaki zapis u tablicu ili upit koji se temelji izvješće. Ostale sekcije često su neobavezno i ponovite manje i obično koristi za prikaz informacija koje će uobičajeni grupe zapisa, stranice s izvješćem ili cijelo izvješće.

U sljedećoj tablici opisane gdje se nalazi svake sekcije i kako se obično koristi u sekciji.

Odjeljak

Mjesto

Uobičajeni sadržaj

Sekcije zaglavlja izvješća

Pojavit će se samo jedanput, pri vrhu prve stranice izvješća.

  • Naslov izvješća

  • Tipka s logotipom sustava

  • Tekući datum

Podnožje izvješća

Pojavljuje se nakon posljednjeg retka podataka, iznad odjeljka podnožje stranice na posljednjoj stranici izvješća.

Ukupne zbrojeve izvješća (zbrojeve, broji, prosjeke i tako dalje)

Sekcije zaglavlja stranice

Pojavit će se pri vrhu svake stranice izvješća.

  • Naslov izvješća

  • Broj stranice

Podnožje stranice

Pojavit će se pri dnu svake stranice izvješća.

  • Tekući datum

  • Broj stranice

Sekcije zaglavlja grupe

Pojavit će se samo prethodne grupe zapisa.

Polje koje je u tijeku grupirani na

Podnožje grupe

Pojavljuje se tek nakon grupe zapisa.

Grupiranje ukupne zbrojeve (zbrojeve, broji, prosjeke i tako dalje)

Informacije o dodavanju i uklanjanju zaglavlje izvješća i podnožja sekcija ili stranica zaglavlja i podnožja sekcija, potražite u odjeljku Dodavanje ili uklanjanje izvješće ili stranicu sekcija zaglavlja i podnožja u ovom članku. Grupe sekcija zaglavlja i podnožja možete dodati pomoću okna Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj u prikazu izgleda ili prikaz dizajna.

Odabir načinu raspoređivanja podataka o detaljima

Većina izvješća raspoređivati u tabličnom ili složenom izgledu, ali Access pruža fleksibilnost gotovo bilo kojeg raspored zapisa i polja koja želite koristiti.

Tablični izgled    Tablični izgled je sličan proračunskoj tablici. Natpisi su na vrhu, a podaci je poravnat u stupcima ispod natpisa. Tablično se odnosi na izgled tablice podataka. Ovo je vrsta izvješća Access stvara kada kliknete izvješća u grupi izvješća na kartici Stvaranje . Tablični izgled je dobro će se koristiti ako izvješće sadrži relativno mali broj polja koja želite prikazati u obliku jednostavan popis. Sljedeća ilustracija prikazuje izvješće o zaposlenicima koji je stvoren pomoću tablični izgled.

Employees report in a tabular layout

Složeni izgled    Složenom izgledu izgleda obrasca na kojem se ispunjavate prilikom otvaranja bankovnih računa ili izvršiti od online prodavača. Označena svaki dio podataka, a polja su složeni jedne na drugu. Ovaj izgled je dobro za izvješća koja sadrže previše polja da biste prikazali u tabličnom obliku – to jest, širinu stupaca prekoračuje širinu izvješća. Sljedeća ilustracija prikazuje izvješće o zaposlenicima koji je stvoren pomoću složenom izgledu.

Primjer slika mačaka na web-mjestu Isječci crteža

Napomena: U čarobnjaku za izvješća ovaj izgled se naziva rasporeda stupčasti.

Kriterijem ažuriranja    Ne možete miješati elemenata tablični i Složeni izgledi. Ako, na primjer, za svaki zapis možete Rasporedi neka polja u vodoravnom redu pri vrhu odjeljak s detaljima i Rasporedi ostala polja iz istog zapisa u jednu ili više Složeni izgledi ispod gornji redak. Sljedeća ilustracija prikazuje izvješće o zaposlenicima koji je stvoren pomoću kriterijem ažuriranja. Polja ID, prezime i ime raspoređena su u tablični izgled kontrola i polja Naziv radnog mjesta i Službeni telefon raspoređena su u složenom izgledu. U ovom primjeru crte rešetke koriste omogućuju vizualno odvojenosti polja za svakog zaposlenika.

Upit s ažuriranjem s jednim kriterijem ažuriranja

Obostrano izgleda    Ako koristite čarobnjak za izvješća da biste stvorili izvješće, možete koristiti obostrano izgled. Ovaj izgled koristi punu širinu stranice možete compactly moguće prikazati zapise. Naravno, mogu postigli iste rezultate bez korištenja čarobnjaka za izvješća, ali može biti painstaking postupak da biste poravnali točno polja. Sljedeća ilustracija prikazuje izvješće o zaposlenicima koji je stvoren pomoću čarobnjaka za izvješća obostrano rasporeda.

.

Obostrano izgled je dobro izgleda Ako prikazujete velikog broja polja u izvješću. U prethodnom primjeru, ako u tabličnom izgledu prikazuju iste podatke polja proširiti izvan ruba stranice. Ako koristite složenom izgledu, svaki zapis zauzima mnogo detaljnije okomiti razmak koji zauzima papira i čini izvješće teže čitati.

Vrh stranice

Koristite izgledima kontrola za poravnanje podataka

Izgledi kontrole su vodilice koje možete dodati u izvješće dok je otvorena u prikazu izgleda ili prikaz dizajna. Access automatski dodaje izgledima kontrola prilikom korištenja čarobnjaka za izvješća da biste sastavili izvješća ili prilikom stvaranja izvješća tako da kliknete izvješća u grupi izvješća na kartici Stvaranje . Izgled kontrola je kao tablicu, svaka ćelija može sadržavati oznaku, tekstnog okvira ili neku drugu vrstu kontrole. Sljedeća ilustracija prikazuje u tablični izgled kontrola u izvješću.

Osnovni tablični izgled kontrola

Narančasta linije ukazuju na recima i stupcima izgled kontrola pa su vidljivi samo kad je izvješće otvoreno u prikazu izgleda ili prikaz dizajna. Izgledi kontrole vam pomoći u postizanju uniform poravnanja podataka u recima i stupcima, a mogu olakšati dodavanje, promjena veličine i uklanjanje polja. Pomoću alata u grupama tablice i položaj na kartici raspored (dostupno u prikazu izgleda ili prikaz dizajna), možete promijeniti vrstu izgled kontrola u drugu, a možete ukloniti kontrole iz izgleda tako da možete smjestiti na kontrola na mjestu na kojem želite u izvješću.

Napomena: Ako koristite Access 2007, možete pronaći tih alata u grupi Kontrolni izgled na kartici Rasporedi .

Vrh stranice

Dodavanje i uklanjanje izvješće ili stranicu sekcije zaglavlja i podnožja

Kao što je rečeno ranije u ovom članku, zaglavlja i podnožja su izvješće sekcije koje možete koristiti da biste prikazali podatke koji su uobičajeni za cijelo izvješće ili na svaku stranicu izvješća. Ako, na primjer, možete dodati sekcije podnožja stranice da biste prikazali broj stranice pri dnu svake stranice ili sekcije zaglavlja izvješća da biste prikazali naslov za cijelo izvješće možete dodati.

Dodavanje izvješća ili stranicu sekcije zaglavlja i podnožja

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće koje želite promijeniti, a zatim na izborniku prečaca kliknite Prikaz dizajna.

  2. Provjerite je li dijelove koje su već u izvješću. U odjeljcima razdvojene su znakom osjenčani vodoravne trake naziva Birači sekcije. Oznake za svaku sekciju birač upućuje na to što u sekciji izravno ispod njega.

    Izvješće u prikazu dizajna

    Svaki je sekcija detalja i izvješća mogu sadržavati zaglavlje izvješća, zaglavlje, podnožje stranice ili podnožje izvješća. Osim toga, ako postoje razina grupiranja u izvješću, možda ćete dobiti grupe zaglavlja ili podnožja (kao što su Datoteke kao zaglavlje prikazano na prethodnoj slici). Prema zadanim postavkama, zaglavlja i podnožja se nazivaju prema naziv polja ili izraz koji se temelji na grupu. U ovom slučaju je naziv polje grupiranja "Spremi kao."

  3. Da biste dodali zaglavlje stranice i sekcije podnožja ili sekcije izvještaja zaglavlje i podnožje izvješća, desnom tipkom miša kliknite birač bilo koje sekcije, a zatim kliknite Zaglavlje/podnožje stranice ili Zaglavlje/podnožje izvješća na izborniku prečaca.

    Oprez: Ako u odjeljku već nalazi u izvješću, Access vas upozorava da će izbrisati postojeću sekciju i kontrole koje sadrži.

    Sada možete premještanje postojećih kontrola ili dodajte nove kontrole u nove sekcije.

Access uvijek dodaje stranice i izvješća sekcija zaglavlja i podnožja u paru. To jest, ne možete dodati sekcije zaglavlja stranice ili izvješće bez dodate odgovarajuće sekcije podnožja. Ako ne trebate obje sekcije, ne možete izbrisati sekcije, ali možete promijeniti veličinu Neiskorišteni sekcije na visinu vrijednost nula (0) da biste izbjegli dodavanje vrlo okomiti razmak u izvješće. Postavite pokazivač na dnu odjeljka Neiskorišteni dok se ne pretvori u dvosmjernu strelicu Double-sided arrow , a zatim povucite prema gore u odjeljku je skriven. Ako u odjeljku sve kontrole, morate ih izbrisati prije potpuno možete sakriti u sekciji.

Uklanjanje izvješća ili stranicu sekcije zaglavlja i podnožja

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće koje želite promijeniti, a zatim na izborniku prečaca kliknite Prikaz dizajna.

  2. Desnom tipkom miša kliknite birač bilo koje sekcije, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Zaglavlje/podnožje stranice ili Zaglavlje/podnožje izvješća .

Ako uklanjate par zaglavlje i podnožje, a one sekcije sadrže kontrole, Access upozorava da će brisanje sekcije i brisanje kontrola i da neće moći da biste poništili akciju. Kliknite da da biste uklonili sekcije i brisanje kontrola, ili ne da biste prekinuli postupak.

Vrh stranice

Savjeti za oblikovanje različitih vrsta podataka

Prilikom stvaranja izvješća pomoću alata za izvješća (dostupno na kartici Stvaranje u grupi izvješća ) ili pomoću čarobnjaka za izvješća, Access dodaje polja za izvješća i stvara najprikladnije kontrolu za prikaz svako polje, ovisno o vrsti podataka u polju. Ako dodajete polja u izvješće sami, željeni način je povucite svako polje s Popisa polja u izvješće. Kao pomoću čarobnjaka za izvješća i alata za izvješćaAccess stvara najprikladnije kontrolu za svako polje, ovisno o vrsti podataka u polju. Za većinu vrsta podataka, najprikladnije kontrole (zadano) koja se koristi je tekstni okvir.

Sljedeći odjeljci sadrže savjeta o tome kako oblikovati neke vrste posebno slučaja podataka.

Polja s više vrijednosti    Zadane kontrole za polje s više vrijednosti je kombiniranog okvira. To možete čini se kao što su neobično izbor za kontrolu u izvješću, jer ne možete kliknuti strelicu na kombiniranog okvira u izvješću. No u kontekstu izvješća, kombiniranog okvira ponaša se kao tekstni okvir. Strelicu vidljiv je samo u prikazu dizajna.

Ako polje sadrži više vrijednosti, te se vrijednosti odvojena su zarezima. Ako kombiniranog okvira nije dovoljno širok da biste prikazali sve vrijednosti na jedan redak, a može rasti Svojstva kombiniranog okvira postavljeno na da, vrijednosti se prelamaju u sljedeći redak. U suprotnom vrijednosti odbacuju se decimale. Da biste postavili svojstvo može rasti za kontrolu, otvorite izvješće u prikazu dizajna ili izgleda, kliknite kontrolu i zatim pritisnite F4 za prikaz lista svojstava kontrole. Svojstvo može rasti nalazi se na kartici Oblikovanje i na kartici sve na listu svojstava za kontrolu.

Polja s obogaćenim tekstom    Zadane kontrole za polja obogaćenog teksta je tekstni okvir. Ako tekstni okvir nije dovoljno širok da biste prikazali sve vrijednosti na jedan redak, a svojstvo može rasti tekstni okvir postavljeno na da, vrijednosti se prelamaju u sljedeći redak. U suprotnom vrijednosti odbacuju se decimale. Da biste postavili svojstvo može rasti za kontrolu, otvorite izvješće u prikazu dizajna ili izgleda, kliknite kontrolu i zatim pritisnite F4 za prikaz lista svojstava kontrole. Svojstvo može rasti nalazi se na kartici Oblikovanje i na kartici sve na listu svojstava za kontrolu.

Polje obogaćenog teksta pomaže vam da biste oblikovali tekst u na različite načine. Ako, na primjer, možete biti podcrtano nekoliko riječi u polju, a nekoliko riječi u istom polju može biti u kurziv. Međutim, svejedno možete postaviti cjelokupnog oblikovanja stila za tekstni okvir s obogaćenim tekstom. Oblikovanje teksta okvira odnosi se samo na tekst koji nije oblikovan je u posebno pomoću oblikovanje obogaćenog teksta.

Postavljanje oblikovanja stilovi za tekstni okvir koji prikazuje polja obogaćenog teksta

  1. Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz rasporeda .

  2. Kliknite tekstni okvir koji prikazuje polje obogaćenog teksta, a zatim na kartici Oblikovanje u grupi Font kliknite stil oblikovanja koje želite primijeniti.

    Access primjenjuje oblikovanje na sav tekst u polje obogaćenog teksta koji nije već je tu vrstu (ali ne vrijednost) oblikovanja primijenjena u prikazu koji podržava unos podataka, kao što je prikaz podatkovne tablice za tablicu ili upit ili prikazu obrasca na obrazac. Ako, na primjer, ako je dio teksta u polju oblikovana crvenim fontom i primijenite plavim fontom tekstni okvir, Access uključit će se sav tekst plava osim one koje je pojedinačno oblikovan kao crvene boje. Kao drugi primjer, ako je dio teksta u polju oblikovani su pomoću 11 točaka fonta i primijenite veličinu fonta 14 točaka tekstni okvir Access primjenjuje veličinu fonta 14 točaka sav tekst osim koji koji je pojedinačno oblikovan pri 11 poin TS.

    Polja privitka    Polja privitka pomoću posebnih kontrole koja se koristi za bilo koju drugu vrstu podataka. Možete priložiti više datoteka u zapis pomoću jednog polja privitka, ali polje može prikazati samo informacije o jednog privitka odjednom. Prema zadanim postavkama, kontrola privitka prikazuje ikonu ili sliku, ovisno o vrsti datoteke privitka koji se trenutno prikazuje kontrola. Ako želite, možete postaviti svojstva kontrole privitka tako da se sve priložene datoteke prikazuju se kao ikona ili tako da se polje prikazuje samo ikonu spajalice i broj privitaka. Uz pretpostavku da se već koriste kontrolu privitka u izvješću, koristite sljedeći postupak da biste prilagodili svojstva kontrole za različite namjene kontrole.

Postavljanje svojstava prikaza za polje privitka

  1. Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz rasporeda .

  2. Kliknite kontrolu privitka. Ako list svojstava već nije prikazan, pritisnite F4 da biste ga prikazali. Na listu svojstava kliknite karticu Oblikovanje .

    U sljedećoj su tablici kao vodič koristite za postavljanje privitak svojstva kontrole.

    Svojstvo

    Postavka

    Prikaži kao

    • Sliku ikone prikazuje grafike kao slike i druge datoteke kao ikone. Ovo je zadana postavka.

    • Ikona prikazuje sve datoteke kao ikone.

    • Spajalice prikazuje ikonu spajalice slijedi broj privitaka u zagradama.

    Zadana slika

    Da bi se pojavljuju u kontrolu privitka kada su priložene datoteke, kliknite Gumb sastavljača u okvir svojstva zadana slika, pronađite sliku, a zatim kliknite Otvori.

    Napomena: Zadana slika ne prikazuje se ako je svojstvo Prikaži kao postavljeno na spajalice.

    Poravnanje slike

    Odaberite poravnanje koje želite s popisa. Zadana je postavka centra. Prilagodite tu postavku možete dati neočekivane rezultate, ovisno o postavci svojstva Način veličine slike .

    Način veličine slike

    Ta je postavka dostupna samo ako je svojstvo Prikaži kao postavljeno na Sliku ikone.

    • CLIP prikazuje sliku u stvarnoj veličini. Slika se izrezuje ako je prevelika da stane u kontroli.

    • Rastezanje Rasteže slike tako da stane cijelu kontrolu.

      Napomena: Ako kontrolu privitka nije točan iste veličine kao sliku, korištenjem ove postavke će distort slike, čime se prikazuju prošireni okomito ili vodoravno.

    • Što je moguće veće slike Zumiranje se prikazuje bez isječak ili distorting slike. Ovo je zadana postavka.

  3. Koristite kontrolu za prikaz grafike, tako da možete vidjeti količinu pojedinosti koje želite prilagoditi veličinu kontrole privitka.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×