Početak rada s bazama podataka

Da bi dizajn bio fokusiran, sažmite svrhu baze podataka i često se pozivajte na sažetak. Ako želite malu bazu podataka za kućnu tvrtku, primjerice, možete napisati nešto jednostavno, npr. "Baza podataka klijenata čuva popis informacija o klijentima radi izrade poruka e-pošte i izvješća". Za poslovnu bazu podataka možda će vam biti potrebno više odlomaka da biste opisali kada i kako će osobe u različitim ulogama koristiti bazu podataka i njezine podatke. Stvorite određenu i detaljnu izjavu o zadatku na koju se možete pozivati tijekom cijelog postupka dizajniranja.

Započnite s postojećim podacima i načinima praćenja. Možda, primjerice, trenutno zapisujete narudžbenice u knjigu ili podatke o klijentima čuvate na papirnatim obrascima. Koristite te izvore da biste na popisu na popisu podataka koje trenutno snimate (na primjer, svi okviri na obrascima). Ako trenutno ne snimate važne informacije, razmislite o tome koje su vam diskretne informacije potrebne. Svaka pojedinačna vrsta podataka postaje polje u bazi podataka.

Ne brinite se da će prvi popis biti savršen – možete ga precizno podesiti tijekom vremena. No razmislite o svim osobama koje koriste te podatke i zatražite njihove ideje.

Zatim razmislite o tome što želite od baze podataka te vrste izvješća ili poruka e-pošte koje želite stvoriti. Zatim provjerite primate li podatke potrebne za ostvarivanje tih ciljeva. Ako, primjerice, želite izvješće koje prikazuje prodaju po regiji, morate zabilježiti podatke o prodaji na regionalnoj razini. Pokušajte skicirati izvješće sa stvarnim podacima koje želite vidjeti. Zatim na popisu popisa podataka koje morate stvoriti izvješće. Isto učinite za slanje poruka e-pošte ili druge izlaze koje želite iz baze podataka.

Primjer

Pretpostavimo da korisnicima pružite mogućnost da se u periodička ažuriranja e-pošte registriraju (ili odu) i želite ispisati popis osoba koje su se u njih uvezli. Potreban vam je stupac Pošalji e-poštu u tablici Klijent s dopuštenim vrijednostima Da i Ne.

Za one koji žele primati poruke e-pošte potrebna vam je adresa e-pošte koja zahtijeva i polje. Ako želite uvrstiti odgovarajući pozdrav (npr. g. , gđa ili gđa), uvrstiti polje Pozdrav. Ako korisnike želite u porukama e-pošte e-poštom ome-poštom ome-poštom odavati po imenu, dodajte polje Ime.

Kada imate popis potrebnih podataka, odredite glavne entitete (ili subjekte) koje morate organizirati. Izbjegavajte dupliciranje podataka u svim entitetima. Na primjer, preliminarni popis za bazu podataka o prodaji proizvoda može izgledati ovako:

Glavni entiteti su: kupci, dobavljači, proizvodi i narudžbe. Započnite s tim četirima tablicama: jedna za činjenice o klijentima, jedna za činjenice o dobavljačima i tako dalje. To možda nije vaš konačni dizajn, ali to je dobra polazna točka.

Da biste saznali zašto je više tablica bolje od manje, razmislite o tablici prikazanoj ovdje:

Svaki redak sadrži informacije o proizvodu i o dobavljaču. Budući da možda imate mnogo proizvoda istog dobavljača, naziv dobavljača i podaci o adresi moraju se više puta ponavljati. Time se gubi prostor na disku. Umjesto toga, podatke o dobavljaču zabilježite samo jedanput u zasebnu tablicu Dobavljači, a zatim je povežite sa tablicom Proizvodi.

Drugi problem s ovim dizajnom očit je kada morate izmijeniti podatke o dobavljaču. Pretpostavimo da morate promijeniti adresu dobavljača. Budući da se prikazuje na mnogim mjestima, adresu možete slučajno promijeniti na jednom mjestu, ali ćete je zaboraviti promijeniti na drugim mjestima. Snimanjem adrese dobavljača na samo jednom mjestu rješava se taj problem.

Naposljetku pretpostavimo da postoji samo jedan proizvod koji isporučuje vinarija Coho i želite izbrisati proizvod, ali zadržati naziv dobavljača i podatke o adresi. Uz ovaj dizajn, kako biste izbrisali zapis o proizvodu, a da ne izgubite i podatke o dobavljaču? Ne možeš. Budući da svaki zapis sadrži činjenice o proizvodu uz činjenice o dobavljaču, nije ga moguće izbrisati bez brisanja drugog. Da biste te činjenice razdvojili, podijelite ovu tablicu na dva: prvu za informacije o proizvodu, a drugu za informacije o dobavljaču. Kada izbrišete zapis proizvoda, brišete samo činjenice o proizvodu, a ne i činjenice o dobavljaču.

Kada za tablicu baze podataka odaberete predmet, stupci u toj tablici trebali bi pohraniti samo činjenice o tom jednom predmetu. Tablica proizvoda, primjerice, trebala bi pohraniti činjenice samo o proizvodima , a ne o njihovim dobavljačima.

Da biste odlučili koje podatke želite pratiti u tablici, koristite popis koji ste prethodno stvorili. Tablica Kupci, primjerice, može obuhvaćati: ime, prezime, adresu, slanje e-pošte, pozdrav i adresu e-pošte. Svaki zapis (klijent) u tablici sadrži isti skup stupaca, pa pohranjujete iste podatke za svakog klijenta.

Stvorite prvi popis, a zatim ga pregledajte i suzite. Ne zaboravite razlomiti podatke u najmanja moguća polja. Ako, primjerice, početni popis sadrži adresu kao polje, to prelomite na adresu, grad, državu i poštanski broj ili, ako su vaši korisnici globalni, u još više polja. Na taj način, primjerice, možete e-poštom raditi u odgovarajućem obliku ili izvješće o narudžbama po državi.

Kada u svakoj tablici suzite podatkovne stupce, spremni ste odabrati primarni ključ svake tablice.

Potreban vam je način jedinstvene identifikacije svakog retka u svakoj tablici. Sjećate se starijeg primjera u kojem dva korisnika imaju isto ime? Budući da dijele ime, potreban vam je način odvojenog prepoznavanja svakog imena.

Svaka tablica mora sadržavati stupac (ili skup stupaca) koji jedinstveno označava svaki redak. To se zove primarni ključ i često je jedinstveni broj, kao što je ID broj zaposlenika ili serijski broj. Access pomoću primarnih ključeva brzo povezuje podatke iz više tablica i objeduje podatke.

Ponekad se primarni ključ sastoji od dva ili više polja. Na primjer, tablica Detalji narudžbe u koju se pohranjuju stavke retka za narudžbe mogu koristiti dva stupca u primarnom ključu: ID narudžbe i ID proizvoda. Kada primarni ključ koristi više stupaca, naziva se i složenim ključem.

Ako već imate jedinstveni identifikator za podatke u tablici, kao što su brojevi proizvoda koji jedinstveno identificiraju svaki proizvod u katalogu, koristite ga, ali samo ako vrijednosti zadovoljavaju ova pravila za primarne ključeve:

• Identifikator će uvijek biti različit za svaki zapis. Duplicirane vrijednosti nisu dopuštene u primarnom ključu.

• Za stavku uvijek postoji vrijednost. Svaki zapis u tablici mora imati primarni ključ. Ako koristite više stupaca da biste stvorili ključ (npr. dio obitelji i broj dijela), obje vrijednosti moraju uvijek biti prisutne.

• Primarni je ključ vrijednost koja se ne mijenja. Budući da se na ključeve pozivaju druge tablice, svaka promjena primarnog ključa u jednoj tablici znači promjenu u njemu svugdje gdje se poziva. Česte promjene povećavaju rizik od pogrešaka.

Ako nemate očiti identifikator, kao primarni ključ koristite proizvoljan jedinstveni broj. Možete, primjerice, svakoj narudžbi dodijeliti jedinstveni broj narudžbe isključivo radi utvrđivanja narudžbe.