Uvod u Access

Početak rada s bazama podataka

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Novi zadatak

Baza podataka i web-aplikacije možete yield prednosti veliki tvrtke. Dizajn baze podataka je važnosti postizanja ciljeve, želite li upravljanje informacija o zaposlenicima, navedite tjednih izvještaja o podataka ili praćenje narudžbe korisnika. Vremena da biste shvatili dizajna baze podataka koji će vam olakšati Sastavi baze podataka koje funkcioniraju desno prvi put te da bi odgovarao promjenom potrebama.

Važno: Pristup web-aplikacije razlikuju se od baza podataka za stolna računala. U ovom se članku navode ne web-aplikacije dizajna.

Uvjeti i koncepti

Započnimo učenje neki osnovni uvjete i koncepata. Dizajnirati korisne baze podataka, stvorite tablice koji su usmjereni na jedan predmet. U tablicama, snimite sve podatke koji su potrebni za tu temu u polja, pritisnite i držite Najmanji mogući jedinice podataka.

Relacijske baze podataka

Bazu podataka u kojoj je podijeljen u tablicekoje su vrste kao što su proračunske tablice. Svakoj tablici sadrži samo jednu temu, kao što su kupci (jedne tablice) ili se proizvodi (drugu tablicu).

Zapisa i polja

Prostor za pohranu za pojedinačnog podataka u tablici. Reci (ili zapisa) pohranite svaka točka jedinstveni podataka, kao što su ime klijenta. Stupci (ili polja) izdvajanja informacija u tijeku zabilježene o svaka točka podataka u Najmanji mogući jedinicu – ime može biti jedan stupac i prezime možda drugi.

Primarni ključ

Jedinstven je vrijednost koja omogućuje čitanje svaki zapis. Na primjer, možda postoji dva Kupci s istim nazivom Elizabeth Andersen. No jednog od zapisa Elizabeth Andersen sadrži broj 12 kao primarni ključ i drugi je primarni ključ 58.

Nadređeno-podređene odnose

Uobičajeni odnosa između tablica. Na primjer, jedan klijent može imati više narudžbe. Nadređeni tablica ima primarni ključ. Podređeni tablice sadrži vanjski ključevi, koji su vrijednosti iz primarni ključ koji pokazuju kako su povezane tablice podređenom u nadređenoj tablici. Ove tipke povezane su po odnos.

Što je dobar dizajn baze podataka?

Načela su osnova za dobar dizajn baze podataka:

  • Izbjegavajte duplicirane informacije (naziva se i suvišnih podataka). Troši prostor i povećava vjerojatnost pogrešaka.

  • Provjerite je li podataka točni i dovršavanje. Potpuna ili pogrešne podatke teče kroz u upitima i izvješćima i konačni mogu dovesti do misinformed odluke.

Da biste s te probleme:

  • Podijelite informacije o bazi podataka u tematskih tablica s usko fokus. Izbjegavajte dupliciranje podataka u većem broju tablica. (Ako, na primjer, nazive kupaca treba idite u samo jednu tablicu.)

  • Spojite tablice Suradnja pomoću tipke umjesto dupliciranja podataka.

  • Uvrstite procesa koji podržavaju i provjerite točnost i cjelovitost podatke iz baze podataka.

  • Dizajn baze podataka s vašeg obradu podataka i izvješćivanje o mora imati na umu.

Da biste poboljšali Dugoročne upotrebljivost baze podataka, slijedite korake u nastavku pet dizajna:

Korak 1: Određivanje namjene baze podataka

Prije nego što počnete, morate cilj za bazu podataka.

Da biste zadržali dizajnu odnosila sažeti svrhu baze podataka i često odnose se na sažetak. Ako želite male baze podataka za tvrtke sa sustavom Polazno, na primjer, možete napisati neku jednostavnu akciju, primjerice "Korisnička baza podataka sadrži popis korisničkih informacija za upotrebu proizvodnje skupna pisma i izvješća." Za enterprise bazu podataka, možda će biti potrebno više odlomaka opisuje kada i kako različite uloge korištenja baze podataka i podataka iz nje. Naredba CREATE na određene i detaljne zaštita njihove privatnosti ovise da biste tijekom postupka dizajniranja.

Korak 2: Pronalaženje i organiziranje potrebnih informacija

Prikupite sve vrste podataka koje želite snimiti, kao što su nazivi proizvoda i brojeve redoslijeda.

Kreće od postojeće podatke i praćenje metode. Ako, na primjer, možda trenutno snimanje narudžbenice u na glavne ili zadržati korisničke informacije u obrascima papira. Pomoću tih izvora popisa informacija trenutno snimiti (na primjer, sve okvire na obrascima). Gdje je trenutno ne snimite važne informacije, razmislite o informacijama koje samostalni vam je potrebna. Svaku vrstu podataka za pojedinačne postaje polje u bazi podataka.

Nemojte brinuti o savršen prvom popisu – možete dotjerati tijekom vremena. No, razmislite o svim osobama koje koriste te podatke i zatražite ideje.

Nakon toga razmislite o tome što želite iz baze podataka i vrste izvješća ili skupna želite stvoriti. Zatim, provjerite je li se hvatanje informacije potrebne da bi odgovarao tih ciljeva. Ako, na primjer, ako želite izvješće koje prikazuje prodaje po regijama, morate da biste snimili podatke o prodaji na razini regionalne. Pokušajte skicirajte izvješće s stvarne informacije kako biste željeli vidjeti. Zatim navedite podatke koji su potrebni za stvaranje izvješća. Imaju isti učinak pošta ili druge izlaza iz baze podataka.

Primjer

Pretpostavimo da dajete priliku za uključivanje u (ili Odsutan) ažuriranja periodičku e-pošte, a želite ispisati sve osobe koje su pristupile programu. Pošalji e-poštu stupca u tablici kupaca dozvoljenu vrijednostima da vam je potrebna i broj.

Osobe koje želite primati poruke e-pošte, morate adresu e-pošte koji zahtijeva polja. Želite li uključiti odgovarajući Pozdravni (primjerice g., Gđa ili gđa), uključuje polja pozdrav. Ako želite da korisnici adresu tako da svoje ime u porukama e-pošte, dodajte polje ime.

Savjet: Imajte na umu da biste prekinuli svaki dio informacije u njegov najmanji korisne dio, kao što su ime i prezime za tablicu klijent. Općenito govoreći, ako želite sortirati, pretražiti, izračunati ili izvješća na temelju stavku podatke (kao što su korisnička prezime), trebali biste postavite tu stavku u vlastitom polja.

Korak 3: Dijeljenje informacija u tablice

Podijelite stavki informacija u glavne cjeline ili predmete, kao što su proizvodima, korisnicima i narudžbama. Svaku temu postaje tablica.

Nakon što ste na popisu potrebne informacije, utvrdite glavne entiteti (ili predmeta) morate za organiziranje podataka. Izbjegavajte dupliciranja podataka preko entiteti. Na primjer, preliminarni popis za bazu podataka prodaje proizvoda može izgledati ovako:

Snimka zaslona stavke informacija grupirane u predmete

Glavne cjeline su: klijente, dobavljače, proizvodi i narudžbe. Pa započeti s ta četiri tablica: jednu za podatke o klijentima, jedan za činjenice o dobavljače i tako dalje. To može biti konačni dizajna, ali je dobru početnu točku.

Napomena: Najbolji baza podataka sadrži više tablica. Izbjegavajte temptation da biste postavili sve podatke u jednu tablicu. Rezultat u duplicirane informacije, veća baze podataka i povećanu pogreške. Dizajn da biste snimili svaka činjenica samo jednom. Ako pronađete sami ponavljajuće informacije, kao što su adresa dobavljača, Preustroj bazu podataka da biste postavili te podatke u zasebnu tablicu.

Da biste shvatili Zašto su bolje nego manje više tablica, razmislite o tablici prikazan ovdje:

Zaslonski isječak podataka za proizvode i dobavljače

Svaki redak sadrži informacije o proizvodu i njegov dobavljača. Jer se može imati više proizvoda od istog dobavljača, informacije o ime i adresu dobavljača mora se ponavljaju više puta. Time se zauzima prostor na disku. Umjesto toga snimanje informacija o dobavljaču samo jednom u zasebnu tablicu dobavljače i povezivanje tablice u tablicu Proizvodi.

Drugi problem s ovim dizajnom je evident kada je potrebno da biste izmijenili informacije o dobavljača. Ako morate promijeniti adresu dobavljača. Budući da se nalazi na mnogim mjestima, možete slučajno promijeniti adresu na jednom mjestu, no zaboraviti da biste promijenili na druge. Snimanje adrese dobavljača u samo na jednom mjestu rješava taj problem.

Na kraju, pretpostavimo da vam se prikazuje samo jedan proizvod koji vam je dao Vinarija Coho, a želite da biste izbrisali proizvoda, no zadržali podatke ime i adresu dobavljača. U ovom dizajniranje kako izbrisati zapis o proizvodu bez gubitka podataka dobavljača? Ne možeš. Svaki zapis sadrži podatke o proizvodu osim činjenice o dobavljača, pa je moguće da biste izbrisali neku drugu. Da biste odvojiti ove činjenice podijelili u ovoj su tablici dvije: prvi za informacije o proizvodu i drugi podaci o dobavljaču. Zatim, kada izbrišete zapis o proizvodu, izbrišete činjenice o proizvodu – ne činjenice o dobavljača.

Korak 4: Uključivanje stavki informacija u stupce

Odredite koje informacije želite pohraniti u svaku tablicu. Ove samostalni podatka postaju polja u tablici. Na primjer, tablici Zaposlenici mogu sadržavati polja kao što su Prezime, ime i datum zaposlenja.

Nakon što odaberete temu za bazu podataka, stupci u toj tablici će pohranjivati samo podatke o tom jednu temu. Na primjer, tablicu proizvod pohranite podatke samo o proizvodima – ne o njihovim dobavljače.

Da biste odlučili koje informacije želite pratiti u tablici, koristite popis koji ste prethodno stvorili. Na primjer, mogu sadržavati tablica Kupci: ime, prezime, adresu, slanje e-pošte, pozdrav i adresu e-pošte. Svaki zapis (Kupac) u tablici sadrži isti skup stupaca, tako da se spremate točno iste podatke za svakog korisnika.

Stvaranje popisa prvi, zatim pregledajte i suzite ga. Imajte na umu da biste prekinuli podatke prema dolje u Najmanji mogući polja. Na primjer, ako je popis Početna adresa kao polje, raščlanjuju koji u ulica, Grad, stanja i poštanski broj – ili, ako su vaši klijenti globalni u još više polja. Na taj način, na primjer, to možete učiniti skupna pisma u ispravnom obliku ili izvješće o narudžbi prema stanju.

Nakon što ste poboljšali stupce podataka u svakoj tablici, spremni ste za odabir primarnog ključa za svaku tablicu.

Korak 5: Određivanje primarnih ključeva

Odaberite primarni ključ za svaku tablicu. Primarni ključ, kao što je ID proizvoda ili ID narudžbe, jedinstveno označava svaki zapis. Ako još nemate očite, Jedinstveni identifikator ga stvoriti pomoću programa Access.

Potreban vam je pristup identificirati samo svaki redak u svaku tablicu. Imajte na umu starijim primjer gdje dva korisnici imati isti naziv? Budući da se dijele naziv, potreban pristup zasebno prepoznavanje svaki od njih.

Da bi se svaka tablica će uključivati stupac (ili skup stupaca) koji jedinstveno označava svaki redak. To se naziva primarni ključ i često je jedinstveni broj, kao što je ID broj zaposlenika ili serijski broj. Access koristi primarnih ključeva za brzo povezivanje podataka iz više tablica i objediniti podatke umjesto vas.

Ponekad primarni ključ sastoji se od dva ili više polja. Na primjer, tablici Detalji narudžbe koji se pohranjuju stavke za narudžbe koristiti dva stupca svoj primarni ključ: ID narudžbe i ID proizvoda. Kada je primarni ključ koristi više od jednog stupca, on se zove Složeni ključ.

Zaslonski isječak tablice Proizvodi

Ako već imate Jedinstveni identifikator za podatke u tablici, kao što su brojevi proizvoda koja identificirati samo svaki proizvod u katalogu, koristite, ali samo ako vrijednosti ispunjavaju ta pravila za primarni ključ:

  • Identifikator uvijek će se razlikovati za svaki zapis. Dvostruke vrijednosti nisu dopušteni u primarni ključ.

  • Uvijek je vrijednost stavke. Svaki zapis u tablici, morate imati primarni ključ. Ako koristite više stupaca da biste stvorili ključ (kao što je dio obitelji i broja dijela), obje se vrijednosti mora uvijek postojati.

  • Primarni ključ je vrijednost koja se ne mijenja. Jer tipke su referencirane prema drugim tablicama, bilo kakve promjene primarni ključ u jednoj tablici znači da promjene u nju svugdje gdje se na njega odnose. Česti promjene povećava rizik od pogrešaka.

Ako nemate očite identifikator, koristite proizvoljne i jedinstveni broj kao primarni ključ. Na primjer, možda dodijeliti svakom nalogu jedinstveni broj narudžbe svrhu snosite identifikatori redoslijed.

Savjet: Da biste stvorili jedinstveni broj kao primarni ključ, dodajte stupca pomoću vrsta podatka AutoNumber. Vrsta podatka AutoNumber automatski dodjeljuje jedinstvene, numeričke vrijednosti za svaki zapis. Ta vrsta identifikator sadrži činjenične informacije koje opisuju redak koji predstavlja. Ga idealna je za korištenje kao primarni ključ jer se brojevi ne promijene, za razliku od primarni ključ koji sadrži činjenice o retku, kao što je telefonski broj ili ime klijenta.

Želite li još informacija?

Smjernice za davanje naziva poljima, kontrolama i objektima

Uvod u tablice

Obuka za Excel

Obuka za Outlook

Baza podataka za najbolje počinju dobar strukturnih dizajna. U ovom ćete videozapisu ćete saznati što je baza podataka, točnije, RELACIJSKE baze podataka, koji možete stvoriti pomoću programa Access. Ćete saznati kako organizirati bazu podataka s TABLICAMA i kako stvoriti odnos između tablica s TIPKAMA.

Tako, što je baza podataka, ipak? Imalo rječnikom, baza podataka nije bilo koje organizacija skup podataka. Vaše cookbooks su sve baze podataka, a da je jednostavan popis imena i telefonskih brojeva u programu Excel.

Sljedeće pitanje je: "što čini baze podataka programa Access različite? Zašto koristiti ga?" Odgovor je RELACIJSKI STRUKTURU TABLICE, a Evo što koji označava.

Vaši podaci organizirani u TABLICE. Te tablice povezane su zajedno poljima zajednički naziva TIPKI.

Strelicama napravite dvije stvari. Najprije se dodjeljuje vrijednost neke vrste svaki redak tablice. Vidjet ćete da Lester Baxley ima vrijednost "1" dodijeljene njegov naziv i Petar bijelo ima vrijednost "2" dodijeljene njezin naziv.

Tipke i povezivati tablica dijeljenjem vrijednosti između polja. Na primjer, vidjet ćete da vrijednost ključa Lester na zajednički se koristi s dva telefonski brojevi, i da čini te telefonski brojevi njegov. Možete vidjeti i ključ te Naomi Barton vrijednosti se zajednički koriste tri puta, a te telefonski brojevi joj pripadate.

Sada baza podataka sadrži dvije vrste ključeva. Vrijednosti ključa potiče u ovom polju, a mogu se zajednički koristi u ovom polju odredišno polje. Polje izvorišne zove PRIMARNI KLJUČ i odredišno polje naziva VANJSKI KLJUČ. No samo nema potrebe polja ne njihovo povezivanje. To učiniti tako da stvorite odnos između tablica.

Možda mislite, "držite na drugi, to čini se kao što je mnogo rad. Zašto učiniti ovo?" Sjajan pitanje. Najprije prostora za pohranu je učiniti ga učinkovitijim. Prikazuju li se učestalosti imena Ovdje se ponavljaju?

U relacijski strukturu, unesite Većina podataka samo jedanput. Koje možete spremiti velike količine prostora. Relacijski strukture poboljšajte točnost, jer kad unesete podatke više puta, pokrenite rizik od toga pogreške.

Na primjer, pogledajte što se događa ako pogrešno napišete Naomi Barton naziv. Taj broj telefona postaje teže da biste pronašli i nikad ne mogu pronaći pogrešku. Budući da unesete Većina podataka samo jednom u relacijski strukturu, smanjite izgledi pogreške. A Ako pogriješite, morate samo da biste riješili problem na jednom mjestu.

Relacijski strukture su odličan način da biste snimili transakcije. Ovisno o prirode bazu podataka, transakcije možete označiti koje učenici su u koje razredima, bilo koje prodaje ili tko iznajmljuje vaše knjige koju želite.

Odmah znate prva tri osnovna koraka u dizajna baze podataka. Prvog koraka je sve potrebno da biste pohranili podatke. U ovom primjeru smo potrebna korisnička imena, telefonske brojeve i način Kategorizirajte te brojeve.

Drugi korak je prepoznavanje sve podatke koji su vjerojatno ćete ponavljanje. Kao što su korisnička imena u ovom primjeru.

Na kraju, je treći korak da biste organizirali podatke u svoju tablicu.

Ali su pazeći da ponovljenih podataka u polju Vrsta? Dobar zamka. Uistinu nije moguće prekinuti tih podataka u tablicu. Dok je jer je to su samo nekoliko vrijednosti, bolje da biste stvorili popis traženja koji je samo kratki odaberite-popisa vrijednosti.

Korištenje tablice i tipke za stvaranje relacijske strukture je osnovna koraka u dobar dizajn baze podataka. Relacijska baza podataka u programu Access, možete uštedjeti vrijeme, uštedjeli prostor, smanjite pogreške i snimiti transakcije oko vaše važne bitova podataka da biste mogli učinkovitije raditi.

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×