Uvod u Access

Početak rada s bazama podataka

Svladajte velike izazove uz Obavijesti

Baze podataka i web-aplikacije mogu proizvesti velike poslovne prednosti. Dizajn baze podataka presudan je za postizanje ciljeva, bez obzira na to želite li upravljati podacima o zaposlenicima, pružati tjedne izvještaje o podacima ili pratiti narudžbe kupaca. Ulaganje vremena za razumijevanje dizajna baze podataka pomoći će vam u izgradnji baza podataka koje prvi put funkcioniraju, a koje mijenjaju potrebe.

Važno: Web-aplikacije programa Access razlikuju se od baza podataka za stolna računala. U ovom se članku ne raspravljaju o dizajnu web-aplikacije.

Pojmovi i pojmovi

Počnimo od učenja osnovnih pojmova i koncepata. Da biste dizajnirali korisnu bazu podataka, stvorite tablice koje se fokusiraju na jednu temu. U tablicama se snimaju svi podaci potrebni za tu temu u poljima, koji drže najmanju moguću jedinicu podataka.

Relacijske baze podataka

Baza podataka u kojoj su podaci podijeljeni u tablice, koje su kao proračunske tablice. Svaka tablica sadrži samo jedan predmet, primjerice kupce (jednu tablicu) ili proizvode (drugu tablicu).

Zapisi i polja

Pohrana za diskretne podatke u tablici. Reci (ili zapisi) pohranjuju svaku jedinstvenu točku podataka, kao što je naziv kupca. Stupci (ili polja) izoliraju informacije koje se nalaze u svakoj točki podataka u najmanju moguću jedinicu – ime bi moglo biti jedan stupac, a prezime možda drugo.

Primarni ključ

Vrijednost koja jamči da je svaki zapis jedinstven. Na primjer, možda postoje dva korisnika s istim nazivom, Elizabeth Andersen. No, jedan od zapisa Elizabete Andersen ima broj 12 kao primarni ključ, a drugi ima primarni ključ 58.

Odnosi nadređene i podređene

Zajednički odnosi između tablica. Na primjer, jedan klijent može imati više narudžbi. Nadređene tablice imaju primarne ključeve. Podređene tablice imaju vanjske ključeve, koje su vrijednosti iz primarnog ključa koje prikazuju kako su zapisi podređene tablice povezani s nadređenom tablicom. Te su tipke povezane s vezom.

Što je dobar dizajn baze podataka?

Dva su načela temeljna za dobre dizajne baze podataka:

  • Izbjegavajte duplicirane informacije (koje se nazivaju i višak podataka). Troši razmak i povećava vjerojatnost pogrešaka.

  • Provjerite jesu li podaci točni i dovršeni. Nepotpune ili pogrešne informacije teku u upitima i izvješćima i mogu u konačnici dovesti do pogrešno obavijesenih odluka.

Da bi vam se pomoglo u ovim problemima:

  • Podijelite informacije o bazi podataka u tablice temeljene na predmetu s uskim naglaskom. Izbjegavajte dupliciranje podataka u većem broju tablica. (Primjerice, nazivi kupaca trebali bi se koristiti samo u jednoj tablici.)

  • Spojite se s tablicama pomoću tipki umjesto dupliciranja podataka.

  • Uvrstite procese koji podržavaju i osiguravaju točnost i cjelovitost podataka o bazi informacija.

  • Dizajnirajte bazu podataka uz potrebe obrade podataka i izvješćivanja na umu.

Da biste povećali dugotrajnu korisnost svojih baza podataka, slijedite ovih pet koraka dizajna:

Prvi korak: određivanje svrhe baze podataka

Prije početka imate cilj za bazu podataka.

Da biste fokusirali dizajn, sažmite svrhu baze podataka i često se obratite sažetku. Ako želite malu bazu podataka za kućnu tvrtku, primjerice, možda ćete pisati nešto jednostavno, kao što je "korisnička baza podataka čuva popis korisničkih podataka u svrhu proizvodnje skupnih pisama i izvješća." Za bazu podataka tvrtke možda će vam zatrebati više odlomaka da biste opisali kada i kako će osobe u različitim ulogama koristiti bazu podataka i njene podatke. Stvorite konkretnu i detaljnu naredbu misije koja se odnosi na cijeli postupak dizajna.

Drugi korak: pronalaženje i organiziranje potrebnih podataka

Sakupite sve vrste podataka koje želite snimiti, kao što su nazivi proizvoda i brojevi narudžbi.

Počnite s postojećim podacima i metodama praćenja. Možda, primjerice, trenutno zapisujete narudžbenice u analitiku ili podatke o klijentu držite na papirnatim obrascima. Pomoću tih izvora navedite informacije koje trenutno snimite (na primjer, svi okviri na obrascima). U kojem trenutno ne snimite važne informacije, razmislite o tome što vam je potrebno za diskretno informiranje. Svaka pojedinačna vrsta podataka postaje polje u bazi podataka.

Ne brinite se da biste prvi popis učinili savršenim – možete ga precizno podesiti tijekom vremena. No razmotrite sve osobe koje koriste te informacije i zatražite svoje ideje.

Zatim razmislite o tome što želite učiniti iz baze podataka i vrstama izvješća ili skupnih pisama koje želite proizvesti. Zatim provjerite koristite li informacije potrebne za ispunu tih ciljeva. Ako, primjerice, želite izvješće koje prikazuje prodaju prema regiji, morate snimiti podatke o prodaji na regionalnoj razini. Pokušajte nacrtati izvješće s stvarnim podacima koje želite vidjeti. Zatim navedite podatke koji su vam potrebni za stvaranje izvješća. Učinite istu stvar za skupne poruke ili druge izlaze koje želite iz baze podataka.

Primjer

Pretpostavimo da kupcima dodijelite priliku da se odluče za periodična ažuriranja e-pošte (ili izvan nje) i želite ispisati popis onih koji su se uključili u njih. U tablici Kupac potreban vam je stupac za slanje e-pošte s dopuštenim vrijednostima da i ne.

Za one koji su voljni primati e-poštu potrebna vam je adresa e-pošte koja zahtijeva i polje. Ako želite uvrstiti odgovarajuću pozdravnu poruku (primjerice g., Mrs. ili MS.), navedite polje oslovljavanja. Ako korisnicima želite obratiti adresu po imenu u porukama e-pošte, dodajte polje ime.

Savjet: Ne zaboravite razbiti svaki dio informacija u najmanji koristan dio, kao što su ime i prezime za tablicu kupca. U principu, ako želite sortirati, pretraživati, izračunavati ili prijaviti na temelju stavke podataka (kao što je prezime korisnika), tu stavku trebali biste staviti u vlastito polje.

Treći korak: dijeljenje informacija u tablice

Podijelite svoje podatke u glavne subjekte ili predmete, kao što su proizvodi, kupci i narudžbe. Svaki subjekt postaje tablica.

Kada unesete popis potrebnih podataka, odredite glavne subjekte (ili predmete) koje morate organizirati podatke. Izbjegavajte dupliciranje podataka u svim entitetima. Primjerice, preliminarni popis za bazu podataka prodaje proizvoda može izgledati ovako:

Snimka zaslona s stavkama podataka grupiranih u predmete

Glavni subjekti jesu: kupci, dobavljači, proizvodi i narudžbe. Počnite s tim četiri tablice: jedna za činjenice o kupcima, jedan za činjenice o dobavljačima itd. Ovo možda nije konačan dizajn, ali je dobra polazna točka.

Napomena: Najbolje baze podataka sadrže više tablica. Izbjegavajte iskušenje da postavite sve podatke u jednu tablicu. To rezultira dupliciranim informacijama, većom veličinom baze podataka i povećanim pogreškama. Dizajn za snimanje svake činjenice samo jednom. Ako vam se ponavljaju informacije, kao što je adresa dobavljača, Restrukturirajte bazu podataka da biste podatke smjestili u zasebnu tablicu.

Da biste razumjeli zašto je više tablica bolje od manje, razmotrite tablicu ovdje prikazanu:

Isječak zaslona s podacima o proizvodima i dobavljačima

Svaki redak sadrži informacije o proizvodu i dobavljaču. Budući da možete imati mnoge proizvode iz istog dobavljača, naziv dobavljača i informacije o adresi moraju se ponavljati više puta. Ovo otpada na diskovni razmak. Umjesto toga, podatke o dobavljaču snimite samo jednom u zasebnom tablici Dobavljači, a zatim povežite tu tablicu s tablicom proizvodi.

Drugi problem s ovim dizajnom vidljivo je kada morate izmijeniti informacije o dobavljaču. Pretpostavimo da morate promijeniti adresu dobavljača. Budući da se na mnogim mjestima prikazuje, možda ćete slučajno promijeniti adresu na jednom mjestu, ali je možete zaboraviti promijeniti u ostalima. Snimanje adrese dobavljača na samo jednom mjestu rješava taj problem.

Konačno, pretpostavimo da postoji samo jedan proizvod koji sadrži vinarija Coho, a želite izbrisati proizvod, ali zadržite naziv dobavljača i podatke o adresi. Pomoću tog dizajna možete izbrisati zapis proizvoda bez gubitka podataka o dobavljaču? Ne možeš. Budući da svaki zapis sadrži činjenice o proizvodu uz činjenice o dobavljaču, nemoguće ga je izbrisati, a da ne izbrišete drugu. Da biste ove činjenice zadržali odvojeno, podijelite ovu tablicu u dva: prva za informacije o proizvodu i druga za informacije o dobavljaču. Zatim, kada izbrišete zapis proizvoda, izbrisat ćete samo činjenice o proizvodu, a ne i činjenice o dobavljaču.

Četvrti korak: uključivanje stavki informacija u stupce

Odlučite koje podatke morate pohraniti u svaku tablicu. Ovi diskretni dijelovi podataka postaju polja u tablici. Primjerice, tablica Zaposlenici može uključivati polja kao što su prezime, ime i Datum zapošljavanja.

Kada odaberete predmet za tablicu baze podataka, stupci u toj tablici trebali bi pohraniti samo činjenice o tom jednom predmetu. Primjerice, tablica proizvoda mora pohraniti samo činjenice o proizvodima, a ne o dobavljačima.

Da biste odlučili koje informacije pratiti u tablici, koristite popis koji ste prethodno stvorili. Primjerice, tablica Kupci može uključivati: ime, prezime, adresu, slanje e-pošte, pozdravni naziv i adresu e-pošte. Svaki zapis (kupac) u tablici sadrži isti skup stupaca pa pohranjujete iste podatke za svakog klijenta.

Stvorite svoj prvi popis, a zatim ga pregledajte i Precizirajte. Imajte na umu da možete prekinuti informacije u najmanja moguća polja. Primjerice, ako vaš početni popis ima adresu kao polje, zatvorite ga u adresu, grad, državu i poštanski broj – ili, ako su vaši klijenti globalni, u još više polja. Na taj način, primjerice, možete obaviti skupne poruke u odgovarajućem obliku ili izvješće o narudžbama prema državama.

Nakon što ste rafinirani stupci podataka u svakoj tablici, spremni ste odabrati primarni ključ svake tablice.

Peti korak: određivanje primarnih tipki

Odaberite primarni ključ svake tablice. Primarni ključ, primjerice ID proizvoda ili ID narudžbe, jedinstveno identificira svaki zapis. Ako nemate očigledan, jedinstveni identifikator, upotrijebite Access da biste ga stvorili.

Potreban vam je način za jedinstveno prepoznavanje svakog retka u svakoj tablici. Zapamtite prethodni primjer u kojem dva korisnika imaju isti naziv? Budući da dijele naziv, potreban vam je način za odvojeno prepoznavanje svakog od njih.

Na taj način svaka tablica mora uključivati stupac (ili skup stupaca) koji jedinstveno identificira svaki redak. To se naziva primarni ključ i često je jedinstven broj, kao što je identifikacijski broj zaposlenika ili serijski broj. Access koristi primarne ključeve da bi brzo povezao podatke iz više tablica te da bi vam povezao podatke.

Ponekad se primarni ključ sastoji od dva ili više polja. Na primjer, tablica Detalji narudžbe koja pohranjuje stavke u retke za naloge može koristiti dva stupca u primarnom ključu: ID narudžbe i ID proizvoda. Kada primarni ključ koristi više od jednog stupca, naziva se i složeni ključ.

Isječak zaslona u tablici Proizvodi

Ako već imate jedinstveni identifikator za informacije u tablici, kao što su brojevi proizvoda koji jedinstveno identificiraju svaki proizvod u katalogu, upotrijebite to, ali samo ako vrijednosti ispunjavaju ta pravila za primarne ključeve:

  • Identifikator će uvijek biti različit za svaki zapis. Duplicirane vrijednosti nisu dopuštene u primarnom ključu.

  • Za stavku uvijek postoji vrijednost. Svaki zapis u tablici mora imati primarni ključ. Ako koristite više stupaca da biste stvorili ključ (kao što je dio obitelj i broj dijela), obje vrijednosti moraju uvijek biti prisutne.

  • Primarni je ključ vrijednost koja se ne mijenja. Budući da se na ključeve pozivaju druge tablice, bilo koja promjena primarnog ključa u jednoj tablici znači promjenu na kojoj se nalazi na kojoj se upućuje. Česte promjene povećavaju rizik od pogrešaka.

Ako nemate očigledan identifikator, koristite proizvoljni, jedinstveni broj kao primarni ključ. Primjerice, svakom redoslijedu možete dodijeliti jedinstveni broj narudžbe za isključivo svrhu identifikacije redoslijeda.

Savjet: Da biste stvorili jedinstveni broj kao primarni ključ, dodajte stupac pomoću vrste podataka za Samonumeriranje. Vrsta podataka AutoNumber automatski dodjeljuje jedinstvenu, numeričku vrijednost svakom zapisu. Ova vrsta identifikatora ne sadrži činjenične informacije koje opisuju redak koji predstavlja. Idealan je za korištenje kao primarni ključ jer se brojevi ne mijenjaju – za razliku od primarnog ključa koji sadrži činjenice o retku, kao što su telefonski broj ili naziv kupca.

Želite još informacija?

Smjernice za davanje naziva poljima, kontrolama i objektima

Uvod u tablice

Obuka za Excel

Obuka za Outlook

Najbolje baze podataka počinju dobrim strukturnim dizajnom. U ovom ćete videozapisu naučiti što je baza podataka, točnije, RELACIJSKA baza podataka, koju možete stvoriti pomoću programa Access. Saznat ćete kako organizirati bazu podataka s tablicama te kako stvoriti odnos između tablica s ključevima.

Dakle, što je baza podataka? U najširem smislu, baza podataka je bilo koja organizirana zbirka podataka. Vaše su kuharice sve baze podataka, pa je ovaj jednostavni popis imena i telefonskih brojeva u programu Excel.

Sljedeće je pitanje: "što omogućuje različitu bazu podataka programa Access? Zašto je koristiti? " Odgovor je struktura RELACIJSKE tablice, a evo što to znači.

Vaši su podaci organizirani u tablice. Te su tablice spojene zajedničkim poljima koja se nazivaju tipke.

Tipke rade dvije mogućnosti. Prvo, njima se dodjeljuje vrijednost neke vrste za svaki redak u tablici. Možete vidjeti da Lester Baxley ima vrijednost "1" dodijeljenog njegovom imenu i Patricia White ima vrijednost "2" dodijeljenog njenom imenu.

Tipke zajednički povezuju tablice i zajedničko korištenje vrijednosti između polja. Na primjer, možete vidjeti da se Lesterova ključna vrijednost zajednički koristi s dva telefonska broja, a to je njegov telefonski broj. Možete vidjeti i da se ključne vrijednosti Naomi Barton dijele tri puta, a te telefonske brojeve pripadaju njoj.

Sada, baza podataka sadrži dvije vrste ključeva. Ključne vrijednosti potječu iz tog polja i dijele se u ovom polju, odredišno polje. Izvorišno polje naziva se primarni ključ, a odredišno polje zove se vanjski ključ. Ali samo ta polja ne povezuju ih. To možete učiniti stvaranjem odnosa između tablica.

Možda razmišljate: "Čekaj malo, ovo izgleda kao puno posla. Zašto to učiniti? " Sjajno pitanje. Prvo, Pohrana je učinkovitija. Vidite li koliko se često ovdje ponavljaju imena?

U relacijskoj strukturi možete unijeti većinu podataka samo jednom. Koji može uštedjeti puno prostora. Relacijske strukture također poboljšava točnost, jer kada podatke unosite više puta, riskirate da stvarate pogreške.

Kao primjer, pogledajte što se događa ako pogrešno spelujete ime Naomi Barton. Taj telefonski broj postaje teže pronaći i možda nikada nećete pronaći pogrešku. Budući da većinu podataka unosite samo jednom u relacijskoj strukturi, smanjuje se mogućnost pogreške. Ako pogriješite, morat ćete je popraviti samo na jednom mjestu.

Relacijske strukture također su odličan način za hvatanje transakcija. Ovisno o prirodi baze podataka, transakcija može ukazati na to koji su učenici u učionica, koja je prodaja održana ili kome ste posudili knjigu.

Dakle, sada znate prva tri osnovna koraka u dizajnu baze podataka. Prvi korak jest hvatanje svih podataka koji su vam potrebni za pohranu. U ovom smo primjeru trebali imena kupaca, telefonske brojeve i način kategorizacije tih brojeva.

Drugi korak jest prepoznavanje svih podataka koje ćete vjerojatno ponavljati. Kao što su nazivi kupaca u ovom primjeru.

Konačno, treći korak jest organiziranje tih podataka u vlastitu tablicu.

No Primjećujete li ponovljene podatke u polju Vrsta? Dobro hvatanje. Te podatke doista možete probiti u tablicu. No, budući da su to samo nekoliko vrijednosti, bolja je mogućnost stvoriti popis za pretraživanje, što je samo kratki Odabir popisa vrijednosti.

Korištenje tablica i tipki za stvaranje relacijske strukture temeljni je korak u dobroj dizajnu baze podataka. Uz relacijsku bazu podataka u programu Access možete uštedjeti vrijeme, uštedjeti razmak, smanjiti pogreške i snimati transakcije oko važnih komadića podataka da biste mogli učinkovitije raditi.

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×