Uvoz podataka iz tekstne datoteke ili povezivanje s njima

Sadržaj članka

• Informacije o tekstnim datotekama i podržanim oblicima

• Uvoz podataka iz tekstne datoteke

• Što još trebam znati o uvozu?

• Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu točne u uvezenoj tablici

• Povezivanje s tekstnom datotekom

• Rješavanje problema s vrijednosti #Num! i netočnim vrijednostima u povezanoj tablici

Informacije o tekstnim datotekama i podržanim oblicima

Tekstna datoteka sadrži neoblikovane čitljive znakove, kao što su brojke i slova, te posebne znakove kao što su tabulatori, znakovi polja redaka i znakovi za prelazak u novi redak. Access podržava sljedeće nastavke naziva datoteka: .txt, .csv, .asc i .tab.

Da biste tekstnu datoteku koristili kao izvornu datoteku za uvoz ili povezivanje, sadržaj datoteke mora biti organiziran na takav način da čarobnjak za uvoz i povezivanje može razdvojiti sadržaj u skup zapisa (retke), a svaki zapis u skup polja (stupce). Tekstne datoteke koje su pravilno organizirane ulaze u jednu od dvije vrste:

• Razgraničene datoteke    U razgraničenoj datoteci svaki se zapis prikazuje u zasebnom retku, a polja su razdvojena jednim znakom, tzv. graničnikom. Graničnik može biti bilo koji znak koji se ne prikazuje u vrijednostima polja, npr. tabulator, točka sa zarezom, zarez, razmak itd. Slijedi primjer teksta razgraničenog zarezima.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Datoteke s fiksnom širinom    U datoteci s fiksnom širinom svaki se zapis prikazuje u zasebnom retku, a širina svakog polja u zapisima ostaje dosljedna. Na primjer, prvo polje svakog zapisa uvijek je dugo sedam znakova, drugo polje svakog zapisa uvijek je dugo 12 znakova itd. Ako stvarna duljina vrijednosti polja varira od zapisa do zapisa, vrijednost kojoj nedostaje potrebna širina mora se popuniti razmacima na kraju. Slijedi primjer teksta s fiksnom širinom.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Vrh stranice

Uvoz podataka iz tekstne datoteke

Ako je vaš cilj pohraniti neke ili sve podatke koji se nalaze u bazi podataka programa Access, trebali biste sadržaj datoteke uvesti u novu tablicu ili ga dodati u postojeću. Uvezene podatke možete pregledati i urediti, a promjene na podacima ne utječu na izvornu tekstnu datoteku.

Tijekom operacije uvoza možete odrediti način organiziranja izvorne datoteke i želite li stvoriti novu tablicu ili podatke dodati u postojeću.

Pri kraju operacije uvoza možete odabrati želite li pojedinosti operacije uvoza spremiti kao specifikacije. Specifikacije uvoza olakšavaju kasnije ponavljanje operacije bez korištenja čarobnjaka za uvoz teksta svaki put.

Priprema izvorne datoteke

1. Otvorite izvornu tekstnu datoteku u uređivaču teksta, npr. bloku za pisanje.

   Napomena: Tijekom operacije uvoza možete uvesti samo jednu tekstnu datoteku. Da biste uvezli više datoteka, za svaku datoteku ponovite operaciju uvoza.

2. Pregledajte sadržaj izvorne tekstne datoteke i poduzmite akciju opisanu u ovoj tablici.

   Element	Opis
   Razgraničeno ili s fiksnom širinom	Provjerite prati li datoteka dosljedno jedan od oblika. Ako je datoteka razgraničena, odredite graničnik. Ako datoteka ima polja s fiksnom širinom, provjerite je li svako polje iste širine u svakom zapisu.
   Kvalifikatori teksta	Neke razgraničene datoteke mogu sadržavati vrijednosti polja koje su obuhvaćene jednostrukim ili dvostrukim navodnicima, kao što je prikazano ovdje: "Marija Poljak",25,4.5.2017.,"Zagreb" "Martin Berka",27,2018.,"Split" Znak koji okružuje vrijednost polja naziva se kvalifikatorom teksta. Kvalifikatori teksta nisu obavezni, ali su ključni ako vrijedi nešto od sljedećeg: Graničnik polja pojavljuje se kao dio vrijednosti polja. Na primjer, ako se kao graničnik polja koristi zarez, a Zagreb, Split valjana je vrijednost polja, vrijednost je potrebno zatvoriti unutar para kvalifikatora na sljedeći način: "Zagreb, Split" Želite da Access vrijednosti koje nisu tekst, kao što su 0452934 i 0034539 obrađuje kao tekstne vrijednosti i sprema ih u polje Tekst. Tijekom operacije uvoza možete odrediti koristi li datoteka kvalifikator i, ako koristi, navesti znak koji služi kao kvalifikator. Provjerite koristi li se isti kvalifikator teksta u cijeloj datoteci i nalaze li se u paru kvalifikatora samo tekstne vrijednosti.
   Broj polja	Broj izvornih polja stupaca ne smije prelaziti 255 budući da Access ne podržava više od 255 polja u tablici.
   Preskakanje zapisa i vrijednosti	Ako vas zanima samo dio tekstne datoteke, prije pokretanja operacije uvoza uredite izvornu datoteku. Tijekom operacije uvoza ne možete preskakati zapise. Ako dodajete podatke u novu tablicu, možete preskočiti određena polja, no ta mogućnost nije dostupna ako dodajete sadržaj u postojeću tablicu. Prilikom dodavanja podataka u postojeću tablicu struktura izvornih podataka mora odgovarati strukturi odredišne tablice. Drugim riječima, izvorni podaci moraju imati isti broj stupaca kao i odredišna tablica, a vrste izvornih podataka moraju odgovarati vrstama podataka odredišne tablice.
   Prazni reci i polja	Izbrišite sve nepotrebne prazne retke u tekstnoj datoteci. Ako ima praznih polja, pokušajte dodati podatke koji nedostaju. Ako planirate dodati zapise u postojeću tablicu, provjerite prihvaća li odgovarajuće polje u tablici vrijednosti null. Polje prihvaća vrijednosti null ako je njegovo svojstvo polja Obavezno postavljeno na Ne, a njegova postavka svojstva ValidationRule ne sprječava vrijednosti null.
   Strani znakovi	Pregledajte i uklonite suvišne znakove kao što su tabulatori, znakovi novih redaka i prelasci u novi red.
   Vrste podataka	Da biste izbjegli pogreške tijekom uvoza, provjerite sadrži li svako izvorno polje istu vrstu podataka u svakom retku. Access pregledava prvih 25 redaka datoteke radi određivanja vrste podataka u poljima tablice. Preporučujemo da se u prvih 25 izvornih redaka ne miješaju vrijednosti različitih vrata podataka u bilo polju. Provjerite nalaze li se vrijednosti koje nisu tekstne, a obrađivat će se kao tekstne, u jednostrukim ili dvostrukim navodnicima. Ako izvorna datoteka sadrži pomiješane vrijednosti u recima nakon 25. retka, operacija uvoza možda će ih ipak preskočiti ili netočno pretvoriti. Informacije o otklanjanju poteškoća potražite u odjeljku Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu točne u uvezenoj tablici u nastavku ovog članka.
   Nazivi polja	Ako datoteka ne sadrži nazive polja, dobro je razgraničene tekstne datoteke smjestiti u prvi redak. Tijekom operacije uvoza možete odrediti obrađuje li Access vrijednosti u prvom retku kao nazive polja. Kada uvozite tekstne datoteke s fiksnom širinom, Access ne daje mogućnost korištenja vrijednosti u prvom retku kao naziva polja. Napomena: Kada dodajete razgraničenu tekstnu datoteku u postojeću tablicu, provjerite odgovara li naziv svakog stupca upravo nazivu u odgovarajućem polju. Ako se naziv stupca razlikuje od naziva odgovarajućeg polja u tablici, operacija uvoza neće uspjeti. Da biste pronašli nazive polja, otvorite odredišnu tablicu u prikazu dizajna.

3. Zatvorite izvornu datoteku ako je otvorena. Držanje izvorne datoteke otvorenom može dovesti do pogrešaka pretvorbe podataka tijekom operacije uvoza.

Početak postupka uvoza u programu Access

1. Otvorite bazu podataka programa Access u koju će se pohraniti uvezeni podaci. Ako ne želite spremiti podatke u neku od postojećih baza podataka, stvorite praznu bazu podataka.

2. Prije pokretanja operacije uvoza odlučite želite li spremiti podatke u novu ili postojeću tablicu.

   • Stvaranje nove tablice    Ako odaberete spremanje podataka u novu tablicu, Access stvara tablicu i u nju dodaje uvezene podatke. Ako tablica navedenog naziva već postoji, Access sadržaj tablice prebrisuje uvezenim podacima.

   • Dodavanje u postojeću tablicu    Ako podatke dodajete u postojeću tablicu, postupak uvoza podatke dodaje u navedenu tablicu.

     Kada nastavite, imajte na umu da većina operacija dodavanja ne uspije jer izvorni podaci ne odgovaraju strukturi i postavkama polja odredišne tablice. Kako biste to izbjegli, otvorite tablicu u prikazu dizajna i pregledajte sljedeće:

     • Prvi redak    Ako prvi redak izvorne tekstne datoteke ne sadrži nazive polja, provjerite odgovara li položaj i vrsta podataka svakog stupca onima u odgovarajućem polju tablice. Ako prvi redak sadrži zaglavlje stupca, za razgraničene tekstne datoteke redoslijed stupaca i polja ne mora se podudarati, no naziv i vrste podataka u svakom stupcu moraju biti identične onima u odgovarajućem polju. Kada uvozite tekstne datoteke s fiksnom širinom, Access ne daje mogućnost korištenja vrijednosti u prvom retku kao naziva polja.

     • Polja koja nedostaju ili su suvišna    Ako neka polja na izvornom radnom listu ne postoje u odredišnoj tablici, dodajte ih prije početka operacije uvoza. Ipak, ako odredišna tablica sadrži polja koja ne postoje u izvornoj, nije ih potrebno brisati iz tablice ako prihvaćaju vrijednosti null.

       Savjet: Polje prihvaća vrijednosti null ako je njegovo svojstvo polja Obavezno postavljeno na Ne, a njegova postavka svojstva ValidationRule ne sprječava null vrijednosti.

     • Primarni ključ    Ako tablica sadrži polje primarnog ključa, izvorna datoteka mora sadržavati stupac s vrijednostima kompatibilnima s poljem primarnog ključa. Osim toga, uvezene vrijednosti ključa moraju biti jedinstvene. Ako uvezeni zapis sadrži vrijednost primarnog ključa koja već postoji u odredišnoj tablici, operacija uvoza prikazuje poruku o pogrešci. Izvorne podatke morate urediti tako da sadrže jedinstvene ključne vrijednosti, a zatim ponovno pokrenite operaciju uvoza.

     • Indeksirana polja    Ako je svojstvo polja u tablici Indeksirano postavljeno na Da (bez duplikata), odgovarajući stupac u izvornoj tekstnoj datoteci mora sadržavati jedinstvene vrijednosti.

3. Mjesto čarobnjaka za uvoz/povezivanje teksta malo se razlikuje ovisno o verziji programa Access. Odaberite korake koji odgovaraju vašoj verziji programa Access:

   • Ako koristite najnoviju verziju pretplatne verzije programa Access ili Access 2019 za pretplatu na Microsoft 365, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & veze kliknite Novi izvor podataka > Izdatoteke >tekstna datoteka.

   • Ako koristite Access 2016, Access 2013 ili Access 2010, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz i povezivanje kliknite Tekstna datoteka.

4. Access otvara dijaloški okvir Dohvaćanje vanjskih podataka – tekstna datoteka.

   

5. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka – tekstna datoteka, u okviru Naziv datoteke upišite naziv izvorne datoteke.

6. Odredite način spremanja uvezenih podataka.

   • Za spremanje podataka u novu tablicu odaberite Uvezi izvorne podatke u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka. Sustav će od vas kasnije zatražiti imenovanje ove datoteke.

   • Da biste dodali podatke postojećoj tablici, odaberite Dodaj kopiju zapisa tablici, a zatim odaberite tablicu s padajućeg popisa.

     Napomena: Da biste se povezali s izvorom podataka stvaranjem povezane tablice, pročitajte odjeljak Povezivanje s tekstnom datotekom u nastavku ovog članka.

7. Kliknite U redu.

   Access pregledava sadržaj datoteke i preporučuje kako organizirati datoteku. Ako datoteka koristi razdjelnik za razdvajanje polja, provjerite je li odabrana mogućnost Razgraničeno. Ako datoteka sadrži polja s fiksnom širinom, provjerite je li odabrana mogućnost Fiksna širina. Ako niste sigurni sadrži li datoteka polja fiksne širine ili razgraničena polja, pročitajte sljedeći odjeljak Priprema izvorne datoteke.

   Napomena: Ako izvorna datoteka sadrži tabulatore ili druge posebne znakove, u čarobnjaku za uvoz teksta prikazuju se kao mali okviri između stupaca podataka.

8. Kliknite Dalje.

   Informacije koje čarobnjak prikazuje ovise o tome jeste li odabrali mogućnost Razgraničeno ili Fiksna širina.

   Razgraničeno

   Odaberite ili navedite znak koji razgraničava vrijednosti polja, npr. tabulator, točku sa zarezom, zarez, razmak ili neki drugi. Ako datoteka koristi kvalifikator teksta, u okviru Kvalifikator teksta odaberite dvostruke navodnike (") ili jednostruke navodnike ('). Ako prvi redak izvorne datoteke sadrži nazive polja, potvrdite okvir Prvi redak sadrži nazive polja. Zatim kliknite Dalje.

   Fiksna širina

   Čarobnjak prikazuje sadržaj datoteke. Ako Access otkrije stupčastu strukturu podataka, postavlja okomite crte u podatke radi razdvajanja polja. Pregledajte strukturu koju predlaže čarobnjak i po potrebi slijedite upute za dodavanje, uklanjanje i prilagodbu redaka na stranici čarobnjaka. Zatim kliknite Dalje.

9. Ako ste odabrali dodavanje podataka, prijeđite na 13. korak. Ako uvozite podatke u novu tablicu, kliknite Dalje. Sada biste trebali pregledati svojstva polja koja se prikazuju u čarobnjaku.

   Napomena: Stranica čarobnjaka na kojoj možete navesti podatke o poljima koje uvozite ne prikazuje se ako zapise dodajete u postojeću tablicu.

10. Kliknite stupac u donjoj polovici stranice čarobnjaka da biste prikazali svojstva odgovarajućeg polja. Po želji pregledajte i promijenite naziv i vrstu podataka odredišnog polja.

    Access pregledava prvih 25 redaka u svakom stupcu da bi predložio zadanu vrstu podataka za odgovarajuće polje. Ako postoje različite vrste vrijednosti, kao što su tekstne i brojčane vrijednosti, čarobnjak predlaže vrstu podataka kompatibilnu sa svim vrijednostima ili većinom vrijednosti u stupcu – najčešće tekstnu vrstu podatka. Iako možete odabrati različite vrste podataka, imajte na umu da će se vrijednosti koje su nekompatibilne s odabranom vrstom podataka zanemariti ili nepravilno pretvoriti. Dodatne informacije o ispravljanju vrijednosti koje nedostaju ili nisu točne potražite u odjeljku Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu točne u nastavku ovog članka.

11. Za stvaranje indeksa polja postavite Indeksirano na Da. Za potpuno preskakanje izvornog stupca potvrdite okvir Nemoj uvoziti polje (preskoči). Zatim kliknite Dalje.

12. Ako se zapisi dodaju u novu tablicu, čarobnjak će zatražiti da navedete primarni ključ za tablicu. Ako odaberete Neka Access doda primarni ključ, Access dodaje polje Automatsko numeriranje kao prvo polje u odredišnoj tablici i automatski ga popunjava jedinstvenim ID-ovima koji počinju od 1. Kliknite Dalje.

    Napomena: Stranica čarobnjaka na kojoj možete navesti podatke o poljima koje uvozite ne prikazuje se ako zapise dodajete u postojeću tablicu.

13. Access će prikazati posljednju stranicu čarobnjaka. Ako zapise uvozite u novu tablicu, navedite naziv odredišne tablice. U okvir Uvezi u tablicu upišite naziv tablice. Ako tablica već postoji, pojavit će se upit želite li prebrisati postojeći sadržaj tablice. Kliknite Da da biste nastavili ili Ne da biste naveli neki drugi naziv odredišne tablice.

    Za što se koristi gumb Dodatno?

    Gumb Dodatno u čarobnjaku za uvoz teksta omogućuje vam stvaranje ili otvaranje specifikacija uvoza u obliku koji koriste starije verzije programa Access. Ako nemate specifikacije uvoza iz starijih verzija programa Access (prije programa Access 2007), preporučujemo da ne koristite gumb Dodatno. Umjesto toga, ako želite spremiti pojedinosti te operacije uvoza, dodatne informacije o tom postupku potražite u sljedećem odjeljku.

14. Kliknite Završi da biste uvezli podatke.

    Access pokušava uvesti podatke. Ako se uvoze neki podaci, čarobnjak prikazuje dijaloški okvir koji prikazuje status operacije uvoza. Nasuprot tome, ako operacija u potpunosti ne uspije, Access prikazuje poruku o pogrešci Došlo do pogreške prilikom uvoza datoteke.

15. Otvorite odredišnu tablicu u prikazu podatkovne tablice. Usporedite podatke u tablici s izvornom datotekom i provjerite jesu li podaci točni.

Što još trebam znati o uvozu?

• Upute za spremanje pojedinosti o uvozu u specifikaciju koju kasnije možete ponovno upotrijebiti potražite u članku Spremanje pojedinosti o postupku uvoza i izvoza u obliku specifikacije.

• Upute za pokretanje spremljenih specifikacija uvoza potražite u članku Pokretanje spremljenog postupka uvoza ili izvoza.

• Upute za zakazivanje izvođenja specifikacija u određeno vrijeme potražite u članku Zakazivanje postupka uvoza ili izvoza.

• Upute za promjenu naziva specifikacije, brisanje specifikacija ili ažuriranje naziva izvornih datoteka u specifikacijama potražite u članku Upravljanje zadacima podataka.

Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu točne u uvezenoj tablici

Ako vidite poruku Došlo je do pogreške prilikom uvoza datoteke, operacija uvoza bila je potpuno neuspješna. S druge strane, ako operacija uvoza prikaže stranicu koja od vas traži da spremite detalje o operaciji, operacija je uspjela uvesti sve podatke ili dio njih. U poruci o statusu naveden je i naziv tablice zapisnika pogrešaka koja sadrži opis svih pogrešaka do kojih je došlo tijekom operacije uvoza.

Važno je obratiti pažnju na to čak i ako poruka o stanju upućuje na uspješnu operaciju, trebali biste pregledati sadržaj i strukturu tablice da biste provjerili njezinu ispravnost prije početka korištenja.

Otvorite odredišnu tablicu u prikazu podatkovnog lista da biste provjerili jesu li u tablicu uspješno dodani svi podaci. Zatim otvorite tablicu u prikazu dizajna da biste pregledali vrstu podataka i druge postavke svojstava polja.

U sljedećoj su tablici opisani koraci koje možete poduzeti da biste ispravili vrijednosti koje nisu točne ili nedostaju.

Osim toga, možete pregledati tablicu za zapisivanje pogrešaka na posljednjoj stranici čarobnjaka u prikazu podatkovne tablice. Tablica sadrži tri polja – Pogreška, Polje i Redak. Svaki redak sadrži informacije o određenoj pogrešci, a sadržaj polja Pogreška može pomoći u rješavanju problema.

Potpuni popis pogrešaka i savjeti za rješavanje problema

Vrh stranice

Povezivanje s tekstnom datotekom

Povezivanje koristite za povezivanje s podacima u drugoj datoteci bez njihova uvoza, na taj način možete prikazati najnovije podatke u izvornom programu i u datoteci programa Access bez stvaranja i zadržavanja kopije u programu Access. Ako ne želite kopirati sadržaj tekstne datoteke u bazu podataka programa Access, ali i dalje želite izvoditi upite i stvarati izvješća na temelju tih podataka, povežite se s tekstnom datotekom umjesto da je uvezete.

Kada stvorite vezu s tekstnom datotekom, Access stvara novu tablicu koja je povezana s izvornom datotekom. Sve promjene koje unesete u izvornu datoteku odražavaju se u povezanoj tablici, no neće moći uređivati sadržaj odgovarajuće tablice u programu Access. Ako želite mijenjati sadržaj ili strukturu podataka, trebali biste otvoriti izvornu datoteku i u nju unositi promjene.

Rješavanje problema #Num! i drugih netočnih vrijednosti u povezanoj tablici

Čak i ako vidite poruku Dovršeno je povezivanje tablice, ipak biste trebali otvoriti tablicu u prikazu podatkovne tablice da biste provjerili prikazuju li svi reci i stupci točne podatke.

Ako pronađete pogreške ili netočne podatke bilo gdje u tablici, poduzmite korektivnu akciju opisanu u sljedećoj tablici, a zatim ponovo pokušajte povezivanje. Imajte na umu da vrijednosti nećete moći dodati izravno u povezanu tablicu budući da je ona samo za čitanje.

Vrh stranice