Office
Prijava

Uvod u vanjske podatke

Napomena:  Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku .

Pomoću servisa za poslovno povezivanje možete povezivanje vanjskih podataka na web-mjesto sustava SharePoint i koristiti ga kao da je izvorni na web-mjesto. Ovo je zbirka informacija o što su vanjski podaci, gdje da biste ga i kako je koristiti.

Prikaz vanjskih podataka

Dodatne informacije potražite u članku Traženje sadržaja o vanjskim podacima.

Sadržaj članka

Šira perspektiva

Prednosti vanjskih podataka

Tri ključna scenarija

Postavljanje je pola posla

Koja je vaša uloga?

Postavljanje temelja

Upoznavanje s okruženjem sustava SharePoint

Nabava odgovarajućeg softvera

Ispravno postavljanje softvera

Pametan odabir vanjskih podataka

Performanse

Sigurnost na prvom

Postavljanje temelja: vrste vanjskog sadržaja

Izvlačenje vanjskih podataka u proizvodima sustava SharePoint

Čitanje i pisanje podataka na vanjskim popisima

Dodavanje stupaca s vanjskim podacima na popise i biblioteke

Stvaranje rješenja s web-dijelovima poslovnih podataka

Korištenje vanjskih podataka u stranicu profila, akcija ili pretraživanja

Korištenje vanjskih podataka u tijekovima rada

Izvlačenje vanjskih podataka u proizvodima sustava Office

Analiza vanjskih podataka u Excel

Dodavanje vanjskih podataka u dokumente programa Word

Sinkroniziranje vanjskih podataka u programu Outlook

Poboljšanje pristupa vanjskim podacima pomoću obrazaca programa InfoPath

Dodavanje vanjskih podataka u objavljene dijagrame programa Visio

Uvoz i osvježavanje vanjskih podataka u programu Access

Šira perspektiva

Mnogo je razloga za korištenje vanjskih podataka. I mali tim može činiti velike stvari kada članovi surađuju radi stvaranja poslovnih rješenja na temelju vanjskih podataka. Ovdje su navedeni najčešći načini kako se to radi i rezultati koji se mogu postići.

Prednosti vanjskih podataka

Kada pomoću proizvoda sustava SharePoint pojednostavnjujete poslovne aktivnosti, pojavljuje se potreba za ugradnjom vanjskih poslovnih podataka, kao što su baze podataka, poslovne aplikacije i web-servisi. No ti su vanjski podaci nalik izoliranim otocima koji su pristupačni samo određenim ljudima ili im je teško prići. Je li moguće te vanjske podatke jednostavno unijeti u proizvode sustava SharePoint i Office kako biste mogli koristiti poznato sučelje i dodatno poboljšati poslovanje?

Tome služe servisi za poslovno povezivanje. Omogućuju sigurno i učinkovito čitanje i zapisivanje raznovrsnih vanjskih podataka putem sveobuhvatnog okvira koji nudi standardna korisnička sučelja i sučelja za programiranje. Osim toga, možete stvarati velik raspon poslovnih rješenja – rješenja koja se ne temelje na kodu, kao što su rješenja SharePoint Composite za jednostavne i srednje složene aktivnosti, i rješenja koja se temelje na kodu za napredne aktivnosti. Možete, na primjer, činiti sljedeće:

  • U sustavu SharePoint stvorite vanjski popis osobnih podataka zaposlenika pohranjen u pozadinskoj bazi podataka koju korisnici mogu čitati i u koju mogu zapisivati, slično nativnom popisu sustava SharePoint.

  • Povežite ažurne podatke o klijentima u sustavu za planiranje resursa (ERP) tvrtke ili ustanove kao skup kontakata programa Outlook te omogućite izvanmrežni pristup.

  • Stvorite rješenje za planiranje događaja koje se povezuje s kontroliranom poslovnom aplikacijom, no koristi kalendar sustava SharePoint koji svi mogu vidjeti.

  • Stvorite aplikaciju programa Microsoft Silverlight s privlačnim korisničkim sučeljem koje funkcionira s vanjskim podacima s weba.

Ukratko, servisi za poslovno povezivanje omogućuju vam da otključate vrijednosti vanjskih podataka, povežete s s njima i razmjenjujete informacije.

Vrh stranice

Tri ključna scenarija

Želite li saznati više? Ovdje navodimo tri primjera ključnih rješenja utemeljenih na servisima za poslovno povezivanje.

Služba za podršku    Velika tvrtka ima u službi za podršku, koji pruža interne tehničke podrške. Zahtjeve za podršku i iz baze znanja za tehničku podršku spremaju se u vanjskoj bazi podataka, ali su u potpunosti integrirani na web-mjestu sustava SharePoint pomoću vanjskih popisa i web-dijelova poslovnih podataka. Zaposlenici zaduženi za podatke možete pregledati svoje trenutne zahtjeve u Microsoft Outlook 2013 putem Interneta. Tehnički podršku specijalistima možete pogledati zahtjeve dodijeljena ih Outlook 2013 mreži i izvanmrežne pristup. Tijekovi rada automatsko upravljanje probleme u podršci za kroz faze: otvoriti dodijeljene, Escalated, Riješeno i Zatvoreno. Upravitelji na za tehničku podršku, s odgovarajućim dozvolama, možete pogledati nadzornih ploča koje se prikazuju pomoć službe za korisnike izvješća koji označava broj probleme dodijeljene svaki specijalista za podršku, trenutnu ili kritičnih problema i broj podrške kupljenih koje rješava svaki specijalista za podršku tijekom određenog vremenskog razdoblja. Upravitelji također možete izvesti podatke Microsoft Excel 2013 za daljnje detaljnu analizu pomoću uvjetnog oblikovanja i grafikone.

Alat za praćenje izvođača    Agencija za talent integrira svoju bazu podataka izvođača u njegov internog SharePoint timskog web-mjesta, koji sadrži popis svih izvođača, svoje podatke za kontakt i rasporede performansi. Snimanje ugovori u obliku programa Word predložaka za dokumente su generirani i automatski ispunjava najnovije informacije izvođača. Tijek rada vodi svakim ugovorom do njegova različite faze. Agenata možete dodati nove izvođača vanjskog popisa pomoću obrasca programa InfoPath. Pomoću ovog rješenja talent agenata uvijek imati informacije koje im je to potrebno blizini i možete izvršiti razne ključne zadatke pomoću poznatih proizvoda sustava Office.

Nadzorna ploča za prodaju    Nadzorna ploča prodaje aplikacije olakšava prodajni suradnicima možete brzo pronaći prodajne naloge i informacije o klijentu upravlja u sustavu za upravljanje odnose na korisnike (CRM). Ovisno o njihove uloge i odgovarajuće dozvole članovima tima možete pogledati prodaje analize podataka, članova tima za pojedinačne podataka o performansama prodaje, potencijalne klijente prodaje i podaci za kontakt s klijentima i narudžbe. Prodaje profesionalce možete pregledavati dnevnih kalendare, pregled zadataka dodijeljene prema svojim upravitelja, surađivati s članovima tima i pročitajte industrijske novosti. Dijagram programa Visio prodajna područja prodaje karata tako da svaki mjesec, a sadrži trenutnim podacima iz jednostavno osvježiti pozadinske baze podataka. Pomoću dokumenta programa Word upravitelji možete brzo autor mjesečno izvješća o statusu koji automatski sadrži podatke iz vanjskih sustava.

Vrh stranice

Postavljanje je pola posla

Servisi za poslovno povezivanje nalik su velikom kišobranu koji obuhvaća mnoge značajke sustava SharePoint i Office. No nisu odmah spremni za korištenje jer je svaki izvor vanjskih podataka jedinstven, a svaka tvrtka ili ustanova ima karakteristične potrebe. Kada postavite temelje, na lokaciji ili u oblaku, možete izvući vanjske podatke iz proizvoda sustava SharePoint i Office. Prilikom rada s vanjskim podacima, obično se prolazi kroz tri različite faze:

Faza postavljanja temelja    Tijekom faze, Planiranje, pripremite i postavljanje kako pristupiti vanjskim podacima. To najčešće znači raditi usko administrator, a ponekad razvojni inženjer da biste razumjeli što se mora dogoditi. Ciljevima važnih su prepoznavanje tvrtke i Tehnički preduvjeti Priprema vanjskog izvora podataka, osiguravanje siguran pristup podacima pomoću servisa sigurne pohrane i određivanje opsega cjelokupan rješenja. Ključna cilj je stvaranje vrste vanjskog sadržaja, što je detaljne paket veze, metapodataka i drugih podataka koji se koristi za dohvaćanje vanjskih podataka.

Faza u sustavu SharePoint    Kada je omogućeno laid temelja, sada možete plošni vanjskih podataka u proizvodima sustava SharePoint na razne načine, uključujući vanjskih popisa, stupce s vanjskim podacima, web-dijelovima poslovnih podataka, tijekova rada, rezultati pretraživanja, stranice profila, akcije i aplikacije za SharePoint, i sustavom kod komponente sustava SharePoint ili rješenja.

Faza u uredu    Nakon stvaranja pristup vanjskim podacima u proizvodima sustava SharePoint, sada može ponuditi podataka u raznim proizvodima sustava Office (uključujući Excel, Word, Outlook, Visio, Access i InfoPath), aplikacije za Office i sustavom kod komponenata sustava Office dodaci, ili rješenja.

Tri faze razvoja

U nastavku članka potražite dodatne detalje o svakoj značajci.

Vrh stranice

Koja je vaša uloga?

Razvijanje rješenja na temelju vanjskih podataka obično je timski rad, a način rada ovisi o vašoj ulozi. Sljedeći dijagram pruža globalni prikaz uloga i rješenja uključenih u sveukupni životni ciklus razvoja.

Uloge i zadaci životnog ciklusa razvoja

Korisnici    Korisnici sastaviti jednostavne rješenja pomoću osnovnih mogućnosti proizvodima sustava SharePoint i proizvoda sustava Office. Primjeri:

  • stvaranje vanjskih popisa, različitih prikaza popisa i dodavanje različitih filtara i sortiranja

  • izvoz vanjskog popisa u program Excel 2013 radi dodatne analize podataka

  • povezivanje vanjskog popisa s programom Outlook 2013 radi rada s vanjskim podacima na mreži i izvan nje

Napredni korisnici    Napredni korisnici Stvaranje jednostavne ili napredniji, bez koda Poslovna rješenja i često potrebni su poslovni analitičar vještine znati systems baze podataka i cjelokupan poslovnih procesa u tvrtki ili ustanovi. Komunicirati preduvjetima administratori i razvojnim inženjerima, kao i upravitelji tvrtke i možda web-mjesta dizajnera. Primjeri:

  • stvaranje vrsta vanjskog sadržaja pomoću sustava Microsoft SharePoint Designer 2013

  • stvaranje stupaca s vanjskim podacima u bibliotekama i povezivanje stupaca s kontrolama sadržaja u prilagođenom predlošku programa Word, kao što je ugovor ili faktura

  • prilagodba obrazaca programa InfoPath radi zamjene zadanih obrazaca popisa sustava SharePoint

  • dizajniranje web-stranice koja povezuje web-dijelove poslovnih podataka na koristan način radi stvaranja radnog prostora informacija

  • stvaranje rješenja utemeljenog na programu Outlook koje nudi prilagođene obrasce, prikaze, naredbe vrpce, akcije i okna zadataka

  • stvaranje tijeka rada koji koristi popis vanjskih podataka

Administratori    Administratori Upravljanje korisničkim dozvolama i sigurnosti za nekoliko različitih SharePoint komponente uključujući vrstu vanjskog sadržaja i vanjske baze podataka. Aktivnost ključnih obuhvaća postavljanje ciljne aplikacije sigurne pohrane, mapiranja vjerodajnica i određivanje najboljeg načina provjere autentičnosti. Još primjera operacije obuhvaćaju sljedeće:

  • kontrolu i postavljanje pristupa vanjskim podacima, dozvolama i upitima

  • uvoz i izvoz vrsta vanjskog sadržaja iz spremišta metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima

  • postavljanje prilagođenih stranica profila, akcija i rezultata pretraživanja

Razvojni inženjeri    Razvojni inženjeri stvoriti raznih Prilagođena rješenja rasponu s ciljnim, ponovno iskoristiv komponente da biste dodatno rješenja utemeljena na kod. Primjeri:

  • napredne vrste vanjskog sadržaja razvijene u programu Microsoft Visual Studio, kao što su vrste prilagođenih polja koje koriste složene hijerarhijske podatke

  • skupne podatke iz više servisa prikazane kao jedan BDC model

  • komponente koje je moguće ponovno koristiti, prilagođene web-dijelove, prilagođene aktivnosti tijeka rada i obrasce programa InfoPath s kodom

  • prilagođene dijelove vanjskih podataka za rješenja programa Outlook

  • aplikacije programa Microsoft Silverlight i dodatke sustava Office

  • prilagođena upozorenja pomoću okvira događaja

  • prilagođene veze ili rješenja koja koriste upravljani kod

Vrh stranice

Postavljanje temelja

Koje god rješenje za vanjske podatke odlučite stvoriti, morate stvoriti snažne temelje, a to znači sljedeće: nabavite i postavite odgovarajući softver, odaberite i pripremite izvor vanjskih podataka, uključite servise i račune sustava SharePoint i stvorite vrstu vanjskog sadržaja.

Upoznavanje s okruženjem sustava SharePoint

Kada koristite ili stvarate rješenje za vanjske podatke, postoje razlike u značajkama i funkcijama koje ovise o okruženju sustava SharePoint:

  • Na lokaciji    Ako stvarate rješenje u kojima korisnici su i rješenje u potpunosti na lokaciji (iza vatrozida), podržani su sve značajke servisa za poslovno povezivanje.

  • Oblak    Ako koristite SharePoint Online (Plan 2, E3 i E4) u sustavu Office 365, zatim podskup značajke dostupne su. Ako, na primjer, podržani su vanjskih popisa, web-dijelovima poslovnih podataka i okvira događaja, ali stranice profila, akcije i okvir poveznika nisu. Osim toga, možete samo povezati izvore podataka: WCF web-servisi, OData i SQL Server Azure.

  • Hibridno    Vaša tvrtka ili ustanova možda već imate značajnu ulaganja izvora podataka na lokaciji, kao što su crte poslovnih aplikacija i sustavi za planiranje Resursa. No u hibridnom okruženju sustava SharePoint, u kojem su neke zaposlenika na lokaciji, a neke su u oblaku možda će vašoj tvrtki ili ustanovi. U Hibridnom okruženju, možete i stvoriti rješenje hibridnog vanjskih podataka da bi se korisnici u oblaku mogu pristupati izvora podataka na lokaciji. Ako, na primjer, korisnik mogu provoditi izvješća o troškovima na poslovnom putu pomoću sustava SharePoint Online, a može biti naknada odmah uskladiti s sustavom SAP-a na lokaciji. Možete se povezati s bilo kojeg izvora podataka podržane na lokaciji, ali morate koristiti servise OData i opsežan razvoj i konfiguracije možda će biti potrebna.

Nabava odgovarajućeg softvera

Značajke servisa za poslovno povezivanje (BCS) distribuiraju se u svim izdanjima sustava SharePoint. Koristite sljedeću tablicu da biste odabrali odgovarajući softver.

Značajka servisa za poslovno povezivanje

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
Plan 2
(E3, E4)

Komentari

Vanjski popis

Stupac s vanjskim podacima

Servis za povezivanje s poslovnim podacima

SPO podržava samo poveznike WCF i SQL Server Azure

Servis za sigurnu pohranu

SPO podržava samo grupne vjerodajnice

Pretraživanje vanjskih podataka

Stranice profila

Akcije

Web-dijelovi poslovnih podataka

Podrška za proizvod sustava Office

Obogaćena klijentska proširenja *

Servis za poslovno povezivanje koji se odnosi na aplikaciju

Okvir poveznika

Okvir događaja

Poveznik servisa protokola OData

API-ji modela objekta servisa za poslovno povezivanje

Hibrid (SPO za korištenje na lokaciji)

Samo pomoću poveznika protokola OData

* Obuhvaća kontrole obrasca radi prikaza vanjskih podataka i rasporede radi prikaza podataka u oknu zadatka i području obrasca programa Outlook. Dostupno samo u sustavu Microsoft Office Professional Plus 2013.

Vrh stranice

Ispravno postavljanje softvera

Kada instalirate odgovarajući softver, provjerite jeste li ga ispravno postavili. Posebno obratite pažnju na sljedeće:

Priprema vanjskog izvora podataka    Administrator možda morati stvoriti račun i dati dozvolu za izvor podataka da biste bili sigurni da ljudi imati pristup podacima i da podaci ne završava prema gore u redu ruke. U vanjskoj bazi podataka, administrator možda poželite stvaranje određenih tablica, prikaza, upita i tako dalje da biste ograničili samo na što je potrebno, a da biste poboljšali performanse.

Konfiguriranje SharePoint services    Administrator mora aktivirati servisa za povezivanje s poslovnim podacima, servis za sigurnu pohranu i komponentu Visio Services.

Konfiguriranje servisa za sigurnu pohranu    Administrator mora odrediti najbolji način pristupa za vanjski izvor podataka, stvoriti ciljnu aplikaciju i postavljanje vjerodajnica za ciljnu aplikaciju.

Konfiguriranje servisa za povezivanje s poslovnim podacima    Administrator mora provjerite ima li korisnik koji stvara vrstu vanjskog sadržaja dozvola za spremište metapodataka za poslovno povezivanje (BDC) i ima pristup vrstu vanjskog sadržaja na kojemu se temelji na vanjskom popisu odgovarajuće korisnika.

Provjerite je li proizvodi sustava Office su spremni za korištenje    Da biste sinkronizirali vanjskih podataka s proizvodima sustava Office, morate imati Windows 7 ili noviji i sljedećih besplatnih softverskih proizvoda, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 i WCF Data Services 5.0 za OData V3 na svakom klijentskom računalu (Ako je potrebno, automatski se to od vas zatraži da biste preuzeli softver). Osim toga, provjerite je li mogućnost instalacije sustava Office, omogućena Servisa za poslovno povezivanje (to je zadana postavka). Ova mogućnost instalira na tvrtke Connectivity Services vremena izvođenja klijentskog računala koje čini sljedeće: predmemorira i sinkronizira s vanjskim podacima, karte poslovnih podataka u vrste vanjskog sadržaja, prikazuje odabir vanjskih stavki u proizvodima sustava Office i pokreće prilagođene rješenja unutar proizvoda sustava Office.

Vrh stranice

Pametan odabir vanjskih podataka

Možete raditi s raznim izvorima vanjskih podataka, uključujući baze podataka, sustave za planiranje resursa (ERP), OData i napredne poveznike.

Baza podataka    Ustanovama i tvrtkama svih oblika i veličine ovise o bazama podataka za njihove svakodnevne postupke. Baza podataka sadrži raznih vrsta podataka obuhvaća tekst, brojeve, slike i dokumente i mnogo svrhe uključujući financijske proizvodnje, osiguranja i utemeljenih na podacima tvrtke web-mjesta. Uključite uobičajeni podržani baza podataka: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 i sve baze podataka koji je u skladu sa standardima sučelja ODBC ili OLE DB.

Sustavi za planiranje Resursa    Sustavi za planiranje Resursa integriraju redak poslovne podatke i procese na svim cijele tvrtke ili ustanove i izvršavaju mnoge temeljne aktivnosti za sve poslovanja, uključujući:

Poslovna funkcija

Poslovni proces

Financije i računovodstvo

Glavna knjiga, obveze i potraživanja, upravljanje gotovinom, dugotrajna imovina i stvaranje proračuna

Ljudski resursi

Platna lista, obuka, pogodnosti, umirovljenje, zapošljavanje i upravljanje raznolikošću

Upravljanje odnosima s kupcima (CRM)

Prodaja i marketing, provizije, usluge, odnosi s klijentima i podrška službe za pozive

Proizvodnja

Inženjering, troškovnik, radni nalozi, izrada rasporeda, upravljanje tijekom rada, kontrola kvalitete i upravljanje životnim ciklusom proizvoda

Nabavni lanac

Zalihe, narudžba, nabava, planiranje, inspekcija i obrada zahtjeva

Upravljanje projektima

Obračun troška, naplata, vrijeme i troškovi, jedinice performanse i upravljanje aktivnostima

Uobičajeni podržani ERP sustavi obuhvaćaju SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel i JD Edwards.

OData    Protokola Open Data (OData) omogućuje standard utemeljen na OSTALE za stvaranje (objavu), čitanje (Dohvati), ažuriranje (stavi) i operacija brisanja (Delete) koje pristupaju web-servisa. Smatrati OData utemeljen na webu ekvivalent ODBC i OLE DB. Podaci se vraćaju u obliku XML-a ili notaciju JavaScript objekta (JSON). Uobičajeni OData izvori uključuju poznatih web-mjesta (kao što su Amazon, E-servis, Azure Data Market i Netflix), baza podataka i čak i drugim web-mjestima sustava SharePoint.

Napredni poveznici    Za ostale izvore podataka razvojni inženjer može ponuditi napredni pristup vanjskim podacima tako da:

  • ako koristi ADO.NET koji omogućuje pristup svim izvorima podataka uz davatelj servisa za ADO.NET

  • ako koristi WCF i web-servise koji omogućuju pristup web-servisima i web-servisu Windows Communication Foundation (WCF)

  • ako koristi platforme za povezivanje .NET koje omogućuju pristup izvorima podataka kada davatelj servisa za ADO.NET ili web-servis nisu dostupni

  • ako nepodržane vrste vlasničkih podataka pretvara u podržane vrste podataka .NET

  • ako prilagođena rješenja stvara za opsežne izvore podataka sa strukturama podataka koje se često mijenjaju te za koje su potrebne prilagođene podatkovne veze, načini prijenosa i instalacija poveznika

Vrh stranice

Performanse

Svako poslovno rješenje mora u obzir uzeti performanse, a vanjski podaci nisu iznimka. Srećom, servisi za poslovno povezivanje osmišljeni su da bi se izbjegla uska grla i poteškoće. Općenito, dohvaćanje podataka, podjela memorije na stranice, filtriranje i sortiranje rasterećeni su na vanjske podatkovne izvore da bi se smanjilo trošenje memorije i resursa koji su potrebni za proizvode sustava SharePoint.

Također, servisi za poslovno povezivanje imaju ugrađene predmemorije na poslužitelju (predmemorija servisa za poslovno povezivanje) i klijentskim računalima (predmemorija vremena izvođenja klijentskog računala servisa za poslovno povezivanje) te ne moraju odmah prikazati najnovije vrijednosti sustava vanjskih podataka. No intervale osvježavanja možete prilagoditi prema potrebama korisnika i rješenja koja stvarate. Ne trebaju svi korisnici odmah vidjeti ažurirane podatke, no ako moraju, osvježite, na primjer, vanjski popis ili mapu s kontaktima programa Outlook.

Mogućnost izvanmrežnog rada na klijentskom računalu znači da korisnici mogu dodatno raditi i kada nisu povezani s vanjskim podacima, no kada se vrate u mrežni način rada, podaci će se ažurirati i ispravno uskladiti.

Ukupno uzevši, značajke performansi sada se očituju u ubrzanom prikazu, osvježavanju i podatkovnim operacijama s vanjskim podacima na web-stranici sustava SharePoint i u proizvodu sustava Office.

Vrh stranice

Sigurnost na prvom mjestu

Posebno je važno da rješenje za vanjske podatke bude sigurno jer su podaci često ključni za poslovanje, a neovlašteni ih korisnici ne smiju pregledavati ni mijenjati. Mnogo je načina zaštite podataka, a vaše rješenje mora biti i jednostavno i sigurno. Srećom, kompleksnost možete pojednostavniti, prvenstveno pomoću servisa za sigurnu pohranu.

Ukratko, da biste zaštitili vanjske podatke, morate odgovoriti na dva osnovna pitanja:

Tko ste vi?    Ovo se zove provjera autentičnosti te označava proces potvrđivanja identiteta unošenjem vjerodajnica (korisničko ime i lozinka).

Što vam je dopušteno činiti?    Ovo se zove autorizacija te označava proces utvrđivanja zadataka koje možete izvršavati na raznim podatkovnim stavkama na temelju popisa dozvola koje su vam dodijeljene.

Najprije administrator pomaže pri utvrđivanju najboljeg načina pristupanja izvoru vanjskih podataka. Imajte na umu da poslovna rješenja vrlo često provjeravaju autentičnost pristupa vanjskim podacima za koje trenutni korisnik ima drugačiji račun. No prijava pomoću drugačijih vjerodajnica može biti komplicirana i zamorna. Servis za sigurnu pohranu sve će spasiti pohranom i mapiranjem vjerodajnica. Korištenje vanjskih podataka postaje jednostavnije jednokratnom prijavom.

Ako ste, na primjer prijavljeni na web-mjesto sustava SharePoint s jednim skupom vjerodajnica, no želite pristupiti vanjskom popisu utemeljenom na aplikaciji Siebel koja koristi neki drugi skup vjerodajnica, administrator može servis za sigurnu pohranu konfigurirati tako da automatski mapira dva skupa vjerodajnica da se ne biste trebali ponovno prijavljivati.

Servis za sigurnu pohranu pojednostavnjuje upravljanje zloglasnim problemom "dvostrukog skoka", pri kojemu je za svaku provjeru autentičnosti potrebno "skakati" s računala na računalo, što može predstavljati sigurnosnu prijetnju ako se ne poduzmu koraci da se to spriječi.

Rješavanje problema dvostrukog skoka

Potom će administrator stvoriti nekoliko slojeva zaštite na temelju dozvola – u mnogome slično linijama obrane oko tvrđave – radi prikladne autorizacije i pristupa:

  • podacima u vanjskoj bazi podataka ili sustavu

  • vrsti vanjskog sadržaja u spremištu metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima

  • vanjskom popisu ili stupcu s vanjskim podacima

Naposljetku, administrator može pomoću šifriranja dodati dodatni sloj zaštite. Ako vaše rješenje za vanjske podatke koristi i aplikacije sustava Office, administrator može predmemoriju izvođenja rada klijentskog računala servisa za poslovno povezivanje zaštititi pomoću sustava šifriranja datoteka sustava Windows. Neki izvori vanjskih podataka nude načine šifriranja podataka.

Vrh stranice

Postavljanje temelja: vrste vanjskih podataka

Vrste vanjskog sadržaja središte su rješenja za vanjske podatke. Djeluju kao posrednik između vas i izvora vanjskih podataka. Tipična vrsta vanjskog sadržaja organizirani je paket informacija koji sadrži sljedeće:

  • informacije o vezi na izvor podataka, kao što su mjesto, naziv i načini provjere autentičnosti

  • definiciju tablice, polja, primarnih i vanjskih ključeva, provjera valjanosti i vrsta podataka (zovu se i metapodaci)

  • podatkovne operacije koje možete činiti, na primjer stvaranje, čitanje, ažuriranje, brisanje i slanje upita (CRUDQ)

  • ostale informacije i ponašanja, kao što su vrste mapiranih podataka sustava Office ili omogućivanje izvanmrežne sinkronizacije

  • razne filtre, koji šalju upite o podacima i pojednostavnjuju izoliranje rezultata, te ograničenja radi poboljšanja performansi

  • polja identiteta i stupce za prikaz za alat za odabir vanjskog sadržaja koji se koristi za dohvaćanje vanjskih podataka putem korisničkog sučelja

  • povezivanje na temelju primarnih i vanjskih ključeva između dvije povezane tablice, kao što su Narudžbe i Klijenti

Pouzdani korisnik definira vrstu vanjskog sadržaja te štiti ostale korisnike od inherentne složenosti rada s vanjskim podacima. Svi ti podaci spremaju se u posebnu BDCM datoteku (.bdcm) u XML obliku i pohranjuju u spremište metapodataka servisa za povezivanje s poslovnim podacima. Taj pristup pojednostavnjuje održavanje, ažuriranje, zaštitu i ponovno korištenje vrsta vanjskog sadržaja na raznim web-mjestima. Možete, na primjer, jednostavno uvesti i izvesti datoteku radi implementacije iz razvojnog okruženja u proizvodno ili je omogućiti je zajedničko korištenje s ostalim zbirkama web-mjesta.

Vaš pouzdani korisnik ne mora biti stručnjak za XML. Da bi stvorio vrstu vanjskog sadržaja, na raspolaganju su dva alata:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Možete definirati i ažurirati vrstu vanjskog sadržaja u deklarativno i zatim je objaviti u spremište metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima.

  • Microsoft Visual Studio 2012.    Ako vanjskih podataka je složen ili ne podržava SharePoint Designer 2013, možete koristiti XML uređivač u Visual Studio (koji omogućuje Intellisense) da biste stvorili XML modela ili koristite Visual Studio vanjskog sadržaja vrsta dizajnera za stvaranje skupa za povezivanje .NET koje nudi prilagođene Integracija pozadinsku logiku putem .NET Framework.

Vrh stranice

Izvlačenje vanjskih podataka u proizvodima sustava SharePoint

Kada stvorite čvrste i sigurne temelje za vanjske podatke, evo što možete raditi s njima u proizvodima sustava SharePoint.

Čitanje podataka na vanjskim popisima i pisanje na njih

Vanjski je popis ključni blok za izgradnju rješenja sustava SharePoint na temelju vanjskih podataka. Vanjske podatke možete čitati i zapisivati onako kako koristite popis sustava SharePoint. Vanjski popis izgleda i ponaša se vrlo slično nativnom popisu, no postoje određene razlike u ponašanju. Možete, na primjer, stvarati prikaze i koristiti izračunate vrijednosti s formulama, ali ne možete pridruživati datoteke ni pratiti verzije.

Vanjski popis možete stvoriti i pomoću programa SharePoint Designer 2013.

Vrh stranice

Dodavanje stupaca s vanjskim podacima na popise i u biblioteke

Stupce s vanjskim podacima možete kombinirati s drugim stupcima na nativnom popisu ili u biblioteci. S obzirom na to da je stupac s vanjskim podacima dodan na nativni popis ili u biblioteku, sve značajke povezanih popisa i biblioteka funkcioniraju, uključujući stvaranje verzije, odobravanje, prijave i odjave te pridruživanje datoteka.

Recimo da ste stvorili biblioteku slika koja sadrži fotografije proizvoda koje vaša tvrtka ili ustanova prodaje. Stupac s vanjskim podacima možete dodati u biblioteku koja pristupa nazivu proizvoda, šifri proizvoda i trenutnoj cijeni iz vanjske baze podataka. S obzirom na to da sve promjene podataka o proizvodu, na temelju pravila i procesa vaše tvrtke, moraju biti izvršene putem sustava baze podataka, vanjske ćete podatke omogućiti samo za čitanje kada stvorite vrstu vanjskog sadržaja. Sada veći broj osoba u vašoj tvrtki ili ustanovi može lako vidjeti sve uobičajene podatke o proizvodu u jednom prikazu biblioteke.

Vrh stranice

Stvaranje rješenja s web-dijelovima poslovnih podataka

Web-dijelovi poslovnih podataka namijenjeni su radu s podacima s vanjskog popisa, a možete ih kombinirati na korisne načine radi stvaranja nadzorne ploče ili radnog prostora web-mjesta. Možete, primjerice, povezati web-dijelove popisa i stavki pa se, kada u web-dijelu popisa odaberete stavku izvješća o troškovima, npr. izdatke od četvrtka, detalji o toj stavci prikazuju u web-dijelu stavki, kao što su izdaci za hotel, putovanje i obroke.

U tablici u nastavku naveden je kratak sažetak svakog web-dijela poslovnih podataka.

Web-dio

Opis

Popis poslovnih podataka

Prikazuje popis stavki s vanjskog popisa.

Stavka poslovnih podataka

Prikazuje jednu ili više stavki s vanjskog popisa.

Akcije poslovnih podataka

Prikazuje akciju s vanjskog popisa.

Filtar povezivanja s poslovnim podacima

Filtrira sadržaj povezanog web-dijela poslovnih podataka na temelju popisa vrijednosti s vanjskog popisa.

Sastavljač stavki poslovnih podataka

Stvara stavku poslovnih podataka na temelju parametara iz niza URL upita te je prenosi drugim web-dijelovima poslovnih podataka.

Popis povezanih poslovnih podataka

Prikazuje popis podređenih stavki koje su povezane s nadređenom stavkom s vanjskog popisa.

Vrh stranice

Korištenje vanjskih podataka na stranici profila, u akciji ili pretraživanju

Stranice profila, akcije i pretraživanje usko su povezane značajke.

Stranice profila

Servisi za poslovno povezivanje po zadanome automatski stvaraju stranicu profila na temelju vrste vanjskog sadržaja. Stranica profila web-stranica je koja prikazuje podatke iz jednog retka vanjskih podataka na temelju identifikacijskog polja, kao što su sva pojedinačna polja o određenom klijentu.

Zadana stranica profila zapravo je web-stranica koja sadrži povezane web-dijelove stavke poslovnih podataka i sastavljač stavki poslovnih podataka. Web-dio sastavljača stavki analizira parametar niza upita URL-a stranice profila, na primjer, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, i prosljeđuje vrijednost CustID web-dijelu stavke podataka koji zatim prikazuje sva odgovarajuća klijentska polja.

Možete stvoriti vlastitu stranicu profila da biste prikazali informacije klijenta ili administrator može umjesto vas prilagoditi stranicu profila.

Akcije

Možete čak izvršavati i akcije na temelju stranice profila da biste učinili nešto korisno. Stvorite, na primjer, akciju koja kombinira podatke o adresi klijenta s kartama servisa Bing radi prikaza mjesta klijenta ili dobivanja uputa. Stvorite akciju na temelju parametra niza upita URL-a stranice profila ili putem prilagođenog koda. Razvojni inženjer može napisati prilagođeni kod koji će vam omogućiti ažuriranje podataka o zaposleniku u pozadinskoj bazi podataka.

Po zadanome neku akciju koristite kada kliknete naredbu akcije Prikaz profila u akcijama poslovnih podataka ili web-dijelu popisa poslovnih podataka. Prilikom korištenja stupca s vanjskim podacima akciju možete pokrenuti i putem naredbe izbornika.

Pretraživanje

Naposljetku, ako želite, administrator može omogućiti pretraživanje vanjskih podataka. Vanjske je podatke moguće pretraživati radi indeksiranja i indeksirati baš kao i interne podatke sustava SharePoint, no uz sigurnosno ograničenje da bi samo odgovarajući korisnici mogli kliknuti i vidjeti rezultate pretraživanja prikazane pomoću stranice profila.

Integriranjem pretraživanja sustava SharePoint u sustave vanjskih podataka, korisnici mogu pronaći podatke koje inače ne bi mogli. Ako, na primjer, znate tvrtku za koju klijent radi, no zaboravili ste kako se zove, potražite po nazivu tvrtke da biste pronašli stranicu profila klijenta.

Vrh stranice

Korištenje vanjskih podataka u tijekovima rada

Tijekovi rada nude snažan alat za modeliranje i automatizaciju poslovnih procesa na temelju popisa, biblioteke ili web-mjesta sustava SharePoint. Ti poslovni procesi mogu biti jednostavni poput procesa odobrenja dokumenta jednim odobrenjem ili složeni poput bilo kojeg strukturiranog poslovnog procesa. Iako nije moguće izravno povezati tijek rada s vanjskim popisom, mogu se stvarati:

Tijekovi rada nativnog popisa    Tijek rada povezan s nativnog popisa koji čita ili ažurira podatke s vanjskog popisa pomoću akcije stvaranje stavke popisa, ažuriranje stavke popisa i brisanje stavke popisa. Ako, na primjer, stavku vanjskog popisa možete ažurirati kad god se promjene izvorne stavke popisa ili biblioteke. Možete koristiti druge akcije s vanjskim popisima, kao što su za postavljanje tijeka rada varijable da biste izmijenili vanjskog popisa. Stavke vanjskog popisa možete koristiti kao odredišta za proces zadatka, ali vezu da biste zadatak prikazuje naslov za stavku vanjskog popisa.

Tijekovi rada web-mjesta    Tijekovi rada web-mjesta potreban okidača događaja da biste pokrenuli i može se ručno pokrenuti. Da biste spriječili neovlašteni pristup, tijekove rada koji se uvijek pristup vanjskim popisima pokrenite račun servisa, čak i uz načina provjere autentičnosti koja koristi oponašanja.

Događaji    Razvojni inženjer možete stvoriti događaja koji pokreću u vanjskom izvoru podataka, a korisnici mogu stvarati upozorenja koja reagirati na te događaje. Na primjer, možete koristiti tijek rada sustava SharePoint da biste poslali poruku e-pošte zaposlenika kad klijentova računa vam je dodijeljen zaposlenika u vanjskom izvoru podataka.

Radi performansi dobro je čitati samo mali broj stupaca na vanjskom popisu ili stvarati, ažurirati i brisati mali broj stavki na vanjskom popisu.

Vrh stranice

Izvlačenje vanjskih podataka u proizvodima sustava Office

Evo što možete raditi u raznim proizvodima sustava Office kada povučete podatke u proizvode sustava SharePoint.

Analiza vanjskih podataka u programu Excel

Podatke s vanjskog popisa možete izvesti u Excel 2013 i ondje ih sinkronizirati. Tako možda želite održavati zalihe proizvoda na vanjskom popisu koji se može lako zajednički koristiti i ažurirati, ali rado biste i povremeno napravili analizu zaliha u programu Excel 2013. Vanjski podaci koji se izvoze u Excel 2013 određeni su trenutačnim prikazom vanjskog popisa, filtrima definiranim vanjskom vrstom sadržaja na vanjskom popisu te jezičnim postavkama web-mjesta sustava SharePoint.

Kada izvezete vanjski popis, stvara se tablica programa Excel s podatkovnim vezama na vanjski popis na temelju datoteke web-upita. Da biste vidjeli daljnje promjene koje su u tablici programa Excel načinjene na popisu sustava SharePoint, morat ćete osvježiti podatke. Imajte na umu da ne možete unositi promjene izvora vanjskih podataka u programu Excel i da će postupak osvježavanja prebrisati sve promjene koje ste unijeli u tablicu programa Excel.

Vrh stranice

Dodavanje vanjskih podataka u dokumente programa Word

Ako u biblioteku dokumenata dodate stupac s vanjskim podacima i predložak programa Word s kontrolama sadržaja, jednostavno i učinkovito možete unositi točne i ažurne podatke u strukturirani dokument programa Microsoft Word 2013.

Recimo da imate biblioteku dokumenata s ugovorima s klijentom. No svi podaci o klijentu održavaju se u poslovnoj aplikaciji, kao što je SAP. Ugovore s klijentom možete pratiti u biblioteci dokumenata, no povezani podaci o klijentu moraju biti ažurni te ne smiju nepotrebno biti duplicirani. Evo kako to učiniti:

  • Najprije u biblioteku dodajte stupce s vanjskim podacima da biste odgovarajuće ime klijenta, naziv tvrtke i telefonski broj povezali sa svakim ugovorom pohranjenim u biblioteci ugovora.

  • Zatim stvorite predložak programa Word koji sadrži standardni tekst ugovora s klijentom i kontrole sadržaja radi unosa imena klijenta, naziva tvrtke i telefonskog broja. Word 2013 koristit će alat za odabir internih stavki da biste jednostavnije unosili ili ažurirali ispravne podatke automatski prikazujući i dohvaćajući ispravne podatke o klijentu.

  • Naposljetku, svaki put kada stvorite ugovor, unesete podatke o klijentu i spremite ugovor u biblioteku, vrijednosti podataka o klijentu bit će promaknute u odgovarajuće stupce s vanjskim podacima.

Vrh stranice

Sinkroniziranje vanjskih podataka u programu Outlook

Ako vanjski popis sadrži klijente, zadatke, sastanke ili objave, popis možete povezati s programom Outlook 2013. Kada ih povežete, podatke možete pregledavati, uređivati i ispisivati pomoću poznatog korisničkog sučelja programa Outlook. Ako su podaci zapravo podaci za kontakt, na primjer klijenti, možete ih čak i povezati, poslati im poruke e-pošte i stvoriti zahtjeve za sastankom.

Sinkronizacija podataka je dvosmjerna. Promjene izvršene u programu Outlook 2013 automatski se sinkroniziraju s izvorom vanjskih podataka. Promjene izvršene u izvoru vanjskih podataka sinkroniziraju se sa stavkama u programu Outlook 2013, iako će možda biti potrebno izvršiti osvježavanje.

Podaci se po zadanome automatski osvježavaju svakih šest sati, no tu je vrijednost moguće promijeniti. Da biste bili sigurni da se prikazuju trenutni podaci iz izvora vanjskih podataka, desnom tipkom miša kliknite mapu, a zatim kliknite Sinkroniziraj promjene baze podataka.

Kada stvorite vrstu vanjskog sadržaja, učinite sljedeće:

  • Ako želite izvanmrežni pristup, omogućite mogućnost podrške Izvanmrežna sinkronizacija.

  • Polje Vrsta stavke sustava Office postavite na jednu od sljedećih mogućnosti: Kontakt, Sastanak, Zadatak ili Objava.

  • Mapirajte pojedinačna polja u vrsti vanjskog sadržaja, kao što su Ime klijenta, Prezime klijenta i Telefon klijenta u odgovarajuća polja stavki programa Outlook, kao što su Ime, Prezime, Službena adresa i Službeni telefon.

Uz to, kod koji je napisao razvojni inženjer omogućuje vam stvaranje rješenja programa Outlook koje čini sljedeće:

  • prikazuje nativne ili prilagođene dijelove podataka u prilagođenim oknima zadataka radi prikazivanja vanjskih podataka korisnicima

  • obuhvaća prilagođene naredbe vrpce radi izvršavanja prilagođenih akcija

  • stvara definiciju prilagođenog prikaza radi prikaza određenih stupaca s vanjskim podacima

  • dizajnira prilagođena područja obrazaca radi prikaza vanjskih podataka

Vrh stranice

Poboljšanje pristupa vanjskim podacima pomoću obrazaca programa InfoPath

Mnogo je razloga zašto je korisno Microsoft InfoPath 2013 koristiti s vanjskim podacima:

Rad s vrstama složenih podataka    Ako je polje vanjskih podataka hijerarhijski, kao što su polja Adresni koji sadrži ulica, Grad i poštanski šifru kao subfields, a zatim ne možete raditi s tom polju u obrascu sustava SharePoint za vanjski popis, a to nije čak i stvaranja. Međutim, obrasca u sustavu SharePoint možete pretvoriti u obrazac programa InfoPath za stvaranje i ažuriranje polja pomoću InfoPath 2013.

Ugrađivanje kontrole alata za odabir vanjskih stavki    Možete povući i ispustiti za odabir vanjskih stavki kontrolu na obrascu programa InfoPath, povezati s vanjskog popisa kao sekundarni izvor podataka i olakšavaju korisnika da biste odabrali stavku na temelju jedinstveni polja, kao što su ime klijenta ili ID proizvoda.

Ako postavite vezu za vrste vanjskog sadržaja, kao što su klijenti i narudžbe, a obrazac programa InfoPath za vanjski popis sadrži vanjski ključ, kao što je ID klijenta, kontrola alata za odabir vanjskih stavki automatski će se dodati u obrazac. Na taj način korisnici mogu jednostavno pronaći željenog klijenta kada rade s narudžbama.

Stvaranje većeg broja prikaza obrasca    Ponekad trebali obrascima višestrukih prikaza vanjskih podataka, osobito ako postoji više polja i vanjskog popisa ili obrasca u sustavu SharePoint nije važeća. Višestruki prikazi su korisne pisanje-jednom scenariji kojima vanjskog sustava ne dopušta ažuriranje polja nakon stvaranja. U tim slučajevima, možete stvoriti dva prikaza, jedan za operaciju stvaranja, a drugi za postupak ažuriranja.

Dodavanje pravila ili s kodom obrazaca    Možete dodati deklarativno pravila ili obrazaca s kodom za izvođenje dodatne poslovne logike, kao što je provjera valjanosti i izračuna. Na primjer, možete omogućiti prikaz koda države/regije vrijedi pomoću pravila ili sad poštanski vrijedi pomoću web-servisa.

Vrh stranice

Dodavanje vanjskih podataka u objavljene dijagrame programa Visio

Microsoft Microsoft Visio 2013 omogućuje povezivanje podataka vanjskih popisa s dijagramom i njegovim oblicima. Potom možete objaviti dijagram u biblioteci dokumenata sustava SharePoint kao interaktivni web-crtež tako da korisnici mogu pogledati dijagram i povezane vanjske podatke. Tri su načina povezivanja redaka podataka s oblicima u crtežu. Retke možete povezivati s postojećim oblicima jedan po jedan, možete ih automatski povezivati s oblicima, a možete i stvarati oblike iz podataka.

Vrh stranice

Uvoz vanjskih podataka u program Access i osvježavanje

Microsoft Access 2013 središnje je mjesto za sve vrste podataka, pa ni vanjski podaci nisu iznimka. Vanjski popis možete izvesti u bazu podataka programa Access na klijentskom računalu i povremeno osvježavati podatke. Podaci se nalaze u obliku samo za čitanje.

Osnovni koraci koje je potrebno pratiti:

  1. Vrstu vanjskih podataka izvezite iz programa SharePoint Designer 2013 ili izravno iz spremišta metapodataka servisa za povezivanje s poslovnim podacima kao BDCM datoteku.

  2. U programu Access 2013 stvorite podatkovnu vezu web-servisa pomoću BDCM datoteke.

  3. U programu Access 2013 stvorite povezanu tablicu na temelju podatkovne veze web-servisa.

Imajte na umu da se u tom slučaju sinkronizacija s vanjskim popisom prilikom osvježavanja podataka ne obavlja putem predmemorije vremena izvođenja klijentskog računala servisa za poslovno povezivanje.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×