Uvod u skupove dokumenata

Važno:  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Skup dokumenata grupa je povezanih dokumenata kojima možete upravljati kao jednim entitetom. Skup dokumenata moguće je stvoriti u jednom koraku, a zatim mu definirati karakteristike i metapodatke. Skupom možete upravljati kao jednim entitetom.

Sadržaj članka

Što je skup dokumenata?

Mogućnosti koje pruža skup dokumenata

Što je skup dokumenata?

Korisnici za razne projekte često stvaraju cijeli skup povezanih dokumenata. Ti skupovi dokumenata u nekim slučajevima mogu biti rezultat projekta. Tvrtka za profesionalne usluge, primjerice, može na zahtjev za ponudom od mogućeg klijenta odgovoriti stvaranjem standardnog promotivnog kataloga. Promotivni katalog može uvijek sadržavati ove dijelove koji se prilagođavaju prema konkretnim zahtjevima određenog projekta:

  • uvod u rad tvrtke za usluge

  • SWOT analizu (analizu prednosti, slabosti, prilika i prijetnji)

  • poslovni plan

  • usporednu analizu tvrtki

U drugim pak slučajevima, skup dokumenata može predstavljati različite vrste podataka koje služe kao referenca za veći projekt i na temelju kojih se stvara ili isporučuje nešto drugo. Proizvodna tvrtka, primjerice, može stvoriti standardni skup dokumenata o dizajnu, ispitivanju i proizvodnji svakog svojeg proizvoda.

Ti se dokumenti mogu stvarati istodobno ili u fazama. Može ih sastavljati ili pregledavati jedna osoba ili pak veći broj ljudi. Svi mogu biti jednakog oblika (npr. dokumenti programa Word), a mogu obuhvaćati i razne oblike datoteka (npr. dokumente programa Word, bilježnice programa OneNote, prezentacije programa PowerPoint, dijagrame programa Visio, radne knjige programa Excel i dr.).

Tvrtke i ustanove tim će situacijama lakše upravljati putem skupova dokumenata. U skupu se dokumenata više povezanih dokumenata organizira u jedan prikaz pomoću kojeg se na njima može raditi kao na jednom entitetu te se tako njima i upravljati. Kada stvorite novi skup dokumenata, zapravo stvarate novu vrstu sadržaja. Vrsta sadržaja postaje dostupna u cijeloj zbirci web-mjesta, a vrstu sadržaja skupa dokumenata možete konfigurirati za svaki rezultat rada na više dokumenata.

Kad se vrsta sadržaja skupa dokumenata doda u biblioteku, korisnici mogu stvarati nove instance skupa dokumenata na jednaki način kao i pojedinačni dokument.

Vrh stranice

Mogućnosti koje pruža skup dokumenata

Vrsta sadržaja skupa dokumenata obuhvaća nekoliko karakterističnih značajki koje olakšavaju uspješno stvaranje rezultata rada na većem broju dokumenata i upravljanje njima. Prilikom konfiguriranja vrste sadržaja skupa dokumenata dostupne su vam sljedeće mogućnosti:

Prilagodite stranicu dobrodošlice    za skup dokumenata koja sadrži sve podatke koje korisnik mora o skupu. Stranica dobrodošlice je web-dijela stranice koje možete postaviti tako da biste prikazali informacije o projektu ili resurse kao pomoć članovima tima koji rade na skup dokumenata (npr., Vremenska crta projekta, veze na resurse i itd.). Prikazuje popis dokumenata koje su dodane na niz.

  • Odredite zadani sadržaj    koji želite automatski stvara i uvrstiti u svaku novu instancu skupa dokumenata. Imate određene dokumente koji se automatski uključiti, a možete kontrolirati predloške koje koriste. Li možete biti sigurni da su zadane dokumente odgovarajuće vrste sadržaja. Na primjer, ako vaša tvrtka ili ustanova sadrži brandiranog predloške koje koristite za određene vrste komunikacije, možete prenijeti te kada konfigurirate vrstu sadržaja skupa dokumenata.

  • Odredite dopuštene vrste sadržaja    koje skup dokumenata smije sadržavati (npr. datoteke dokumenata, slike, audiodatoteke ili videodatoteke).

  • Navedite zajedničke metapodatke    i stupce metapodataka koje želite uvrstiti u sve dokumente u skupu. Prilikom stvaranja skupa podataka u zadane se dokumente automatski unose metapodaci, a zajedničke metapodatke možete prikazati na stranici dobrodošlice.

  • Dodijelite tijekove rada    koje želite koristiti u skupu dokumenata. U skupovima dokumenata možete koristiti standardne tijekove rada za pregled ili odobrenje da bi cijeli skup dokumenata prolazio kroz korake tijeka rada kao jedna datoteka. Tvrtka ili ustanove može osmisliti i prilagođene tijekove rada za skupove dokumenata.

  • Pošaljite skupove dokumenata    u organizator sadržaja da bi se usmjerili u ciljanu mapu, web-mjesto ili biblioteku.

Kada vrstu sadržaja skupa dokumenata dodate u biblioteku, korisnici web-mjesta mogu koristiti poznate značajke za upravljanje dokumentima, a i posebne značajke za skup dokumenata.

Autori skupa dokumenata mogu učiniti bilo što od sljedećeg:

  • jednostavno i brzo pomoću naredbe Novi dokument u biblioteci dokumenata stvoriti novi rezultat rada na većem broju dokumenata

  • snimiti brzu snimku povijesti verzija trenutnih svojstava i dokumenata u skupu dokumenata

pokrenuti tijek rada na cijelom skupu dokumenata ili na zasebnim stavkama u skupu dokumenata radi upravljanja uobičajenim zadacima kao što su pregled i odobravanje

  • vezu na skup dokumenata poslati e-poštom

  • pomoću naredbe Pošalji premjestiti ili kopirati skup dokumenata na drugo mjesto (odredište mora biti konfigurirano u središnjoj administraciji)

  • upravljati dozvolama za skup dokumenata

Vrh stranice

Napomena: Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×