Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku .
Informacije u ovom članku predstavlja pojam pomoću centra za zapise za upravljanje i spremanje zapise. Općenite upute pronaći ćete u ovom se članku objasniti prednosti korištenja predloška web-mjesta centra za zapise. Detaljnije informacije o stvaranju i korištenju centra za zapise, pogledajte veze u odjeljku Vidi također.
Sadržaj članka
Pregled
Centar za zapise osmišljen je kao središnje spremište u koje tvrtka ili ustanova može spremati sve zapise i njima upravljati. Primjer zapisa su pravni ili financijski dokumenti. Centar za zapise podržava cjelokupan proces upravljanja zapisima, od prikupljanja zapisa i upravljanja njima do njihova odbacivanja. U pravilu, web-mjesto centra za zapise osmišljavaju i konfiguriraju profesionalci za upravljanje zapisima i IT osoblje tvrtke ili ustanove kao podršku planu arhiviranja.
Napomena: U sustavu SharePoint nudi mogućnost upravljanja zapisima "in situ." Pomoću upravljanja zapisima in možete koristiti sve značajke dostupne u centru za zapise, kao što su Uspostava pravila upravljanja informacijama, usmjeravanje i držite, za upravljanje zapisima na bilo kojem mjestu. Da biste saznali više o upravljanja zapisima in situ, pogledajte veze u odjeljku Vidi također.
Predložak web-mjesta centra za zapise je slična drugih web-mjesta sustava SharePoint u tom je služi kao Općenito spremište za dokumente i omogućuje suradnju među korisnicima web-mjesta. Predložak web-mjesta centra za zapise, no je unaprijed konfigurirani web-mjesta izričito omogućuju tvrtkama ili ustanovama implementirati njihove zapisa upravljanje i zadržavanje programe. Rad s verzijama, nadzor, upravljanje metapodacima, obveza predočavanja elektroničkih dokumenata i prilagodljivo usmjeravanje zapisa ugrađene su značajke koje omogućuju učinkovitije Upravljanje zapisima.
Značajke web-mjesta centra za zapise
Predložak web-mjesta centra za zapise kombinira neke standardne značajke dostupne u Microsoftovo rješenje Enterprise Project Management (EPM) s nekim značajkama upravljanja dodatni zapisi za specijalizirane možete unijeti sljedeće mogućnosti:
Mogućnosti sigurnog spremanja Centar za zapise ima nekoliko značajki koje omogućuju cilju integriteta zapisa pohranjenih u njemu:
-
Sustav nikad automatski ne mijenja zapise. To osigurava prijenos na web-mjesto centra za zapise i kasnije preuzimanje uvijek istih zapisa.
-
Administratori web-mjesta mogu konfigurirati centar za zapise da bi spriječili neovlašteno mijenjanje zapisa. To čine stvaranjem verzija izmjena dokumenata i nadziranjem određenih vrsta promjena.
-
Centar za zapise omogućuje upraviteljima dodavanje i zadržavanje metapodataka na stavkama odvojenima od zapisa metapodataka, kako bi informacija koja se odnosi na zadatke upravljanja zapisima mogla biti ažurirana bez promjene ishodišnog zapisa. I promjenama metapodataka se dodjeljuju verzije.
Uvođenje pravila upravljanja informacijama Neke značajke dostupne pravila koje su korisne su za upravljanje zapisima:
-
Nadzor Ta značajka zapisnike događaja i postupaka koji se izvode na datotekama. Nadzor je korisna za snimanje whm je prikaz i pristup informacijama u Centar za zapise.
-
Isteka Ova značajka određuje koliko zapisa treba zadržavaju i što se događa kada istekne razdoblje zadržavanja, kao što su brisanje ili pokretanje tijeka rada za odobrenje razmještaja. Razdoblje zadržavanja zapisa obično započinje zapis prethodno poslan na centra za zapise.
-
Crtični kodovi Ova značajka omogućuje za svaki zapis jedinstvenu sliku crtičnog koda i brojčane vrijednosti. Vrijednost crtičnog koda se pohranjuju, a indeksirana uz elektroničku verziju zapis. Crtični kodovi su korisni za zadržavanje i praćenje fizičkih zapisa. Kada se zapisi u biblioteci imaju fizičku verziju, crtični kodovi omogućuje povezivanje fizičku verziju s elektroničkih verzija.
Tipkovnicu sučelje za prikupljanje zapisa Centar za zapise podržava skup usluga koje koriste prikupljanje zapisa. Centar za zapise tipkovnicu sučelja omogućuje tvrtke ili ustanove da biste konfigurirali oba dokumenta upravljanje i e-pošte sustava za automatsko slanje datoteka na web-mjesto centra za zapise. Sadržaj se može poslati u Centar za zapise putem web-servisa pomoću SOAP (Simple Object Access Protocol) ili putem e-pošte pomoću SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Tijekovi rada dizajnirane Microsoft SharePoint Designer 2010 možete koristiti i za slanje zapisa iz centra za zapise. Da biste saznali više o slanje zapisa iz centra za zapise, pogledajte veze u odjeljku Vidi također.
Usmjeravanje zapisa Centar za zapise sadrži organizator sadržaja može automatski usmjeravanje ulaznih zapisa (li poslati automatski ili ručno) na odgovarajuće mjesto, ovisno o vrsti zapisa. Kada se zapis šalje se u Centar za zapise, često praćeni dodatne povezani podaci, kao što su nadzora i metapodacima. Zapisa zapisnik nadzora pohranjuju se u Centar za zapise kao XML datoteku, a zapisa metapodaci spremaju se u XML datoteci i u stupce metapodataka na web-mjestu centra za zapise. Da biste saznali više o konfiguriranju i usmjeravanje zapisa pomoću organizatora sadržaja, pogledajte veze u odjeljku Vidi također.
Pritisnite i držite Što je poznato kao e-otkrivanje, dio centra za zapise omogućuje tvrtke ili ustanove da biste preuzeli zapisa koji su u odjeljku pravne otkrivanje kao dio parnice i odgovarajući nadzora ili istrage i smjestiti na popisu čuvanja. Kada su zapisa stavite na čekanje, oni su obustavljena pravila o isteku na snazi se i stoga su s uništavanje zaštićeni. Ako, na primjer, ako u slučaju sudskih, u tvrtki ili ustanovi mjesta relevantne zapise koje možda ćete morati proizvesti na čekanju te dostupnih zapisa u sudskom postupku dok se ne dovrši. Zapise možete staviti na čekanje više od jedne po. Upravitelji zapisa možete pretraživati i centra za zapise za zapise koji se moraju se staviti na čekanje. Dodatne informacije o e-otkrivanje, pogledajte veze u odjeljku Vidi također.
Primjer upravljanja zapisima pomoću centra za zapise
Tvrtke često su potrebne za generiranje i navedite financijska izvješća redovito svrhe poreza. Bilo kojem trenutku u tvrtki koje se možda zatraženo da biste predali financijske podatke kao dio proces nadzora, na primjer, a financijske podatke morate objaviti u sklopu obavezne podataka ne mijenja na bilo koji način. Kako bi odgovarao taj zahtjev, financijske odjel tvrtke potražiti i usmjerava financijska izvješća na određenu biblioteku čekanje unutar web-mjesta centra za zapise. Slanjem izvješća u biblioteci čekanje oni su obustavljena unaprijed definiranih pravilnika koje su na snazi možda i pristup takva izvješća blokiran do određeni datum i vrijeme ili dok se ne pojavljuje proper autorizacije. Financije izvješća spremaju se na web-mjesto centra za zapise pridružene nadzora i drugih metapodataka.
Dizajniranje web-mjesta centra za zapise
Na najvišoj razini postoje dva glavna koraka u dizajniranju web-mjesta centra za zapise radi implementacije programa upravljanja zapisima:
-
Organizacija mora razviti strategiju i na službeni plan upravljanja zapisima. To je zajednički napor koji uključuje koordinaciji među Upravitelji zapisa, Službenici za usklađenost, Informatičari i zaposlenici zaduženi za podatke.
-
Organizacija tada mora konfigurirati mjesta centra za zapise za implementaciju plana upravljanja zapisima.
Odjeljci u nastavku prikazuju najvažnije elemente uključene u svaki od ovih koraka.
Planiranje upravljanja zapisima
Prije nego što organizacija konfigurira web-mjesto centra za zapise kao rješenje za upravljanje zapisima, treba razviti službeni plan za strategiju upravljanja podacima. Određeni elementi službenog plana upravljanja zapisima će vjerojatno biti jedinstveni za pojedinu organizaciju ili tvrtku. Međutim, gotovo svi planovi upravljanja zapisima uključuju sljedeće dokumente i postupke:
Plana datoteka Plan arhiviranja opisuje vrste dokumenata ili stavki koje organizacija priznaje kao službene poslovne zapise. Pokazuje gdje se pohranjuju tih zapisa i pruža informacije koje jednu vrstu zapisa iz druge. Planiranje datoteke služi kao opsežan skup pravila, postupke i smjernice za stvaranje, spremanje i upravljanje zapisima. Plan arhiviranja treba pokriti sve zapise, bez obzira na to medijskih sadržaja, uključujući papira, blogove, wikija, e-pošte i elektroničke datoteke. Ga, morate navesti kako klasificirati, osigurani i kraju, uništava svaki zapis. Trebali biste uključiti i zahtjevi za posebne kategorije zapisa, primjerice Povjerljivo, Važni, tajne ili povlaštene zapisi. Na kraju, datotečnom planu morate navesti s osobama koje su odgovorni za upravljanje svaku vrstu zapisa.
Biblioteka zapisa biblioteka zapisa su zapravo biblioteke dokumenata koje ste stvorili za klasifikaciju i spremanje važnih zapisa. Stvaranje biblioteke zapis za svaku vrstu zapisa koje želite zadržati. Zapisi automatski usmjeruje u odgovarajuću biblioteku ovisno o postavkama konfiguriran u organizator sadržaja.
Vrste sadržaja Stvaranje vrste sadržaja da biste definirali vrste zapisa u vašoj tvrtki ili ustanovi za pohranu i prepoznavanje bilo koji jedinstveni svojstva za svaku vrstu zapisa. Definiranjem vrsta sadržaja za određene vrste zapisa vašoj tvrtki ili ustanovi možete biti sigurni da svaki od tih grupa upravlja dosljedno. Dokumentima sustava Office, PDF-ova, TIFFs (skenirane slike), e-poštu, razgovore izravnim porukama, videozapise i fizičkim zapisima možete sve se klasificirati i spremljena s vrstama sadržaja koji ste stvorili. Bilo koji zapis pod nazivom "ugovor", na primjer, tretirat će se na isti način te dosljedan način u sustavu SharePoint, bilježi sustav upravljanja. Korištenje vrste sadržaja za klasifikaciju i zapise pohranite je neke druge metode pomoću biblioteka zapisa.
Raspored zadržavanja Raspored zadržavanja određuje koliko svaku vrstu zapisa u datotečnom planu mora zadržavaju (njegov razdoblje zadržavanja) i postupak njenog uklanjanja kada dođe do kraja razdoblja (njegov postupak razmještaja). Smjernice u rasporedu zadržavanja obično se temelje na pravnim zahtjevima, rizicima u tvrtki ili ustanovi i poslovne potrebe. Osim toga, raspored zadržavanja obično opisuje contingencies upravljanja rizik da biste odredili razdoblje zadržavanja za svaku vrstu zapisa.
Dokument zahtjeva usklađenosti Dokument zahtjeva usklađenosti definira pravila kojih se IT sustavi za upravljanje zapisima morate držati, mogućnosti koje moraju imati i vrste pravnog praćenja koje moraju pružiti da biste osigurali usklađenost.
-
Formalno postupak zatvaranja razmještaja zapisa Ovaj postupak, koja se naziva i često na čekanje, detalje o kako tvrtkom ili ustanovom obustavlja razmještaja zapisa prilikom događaja kao što su parnice, revizija ili istraga.
-
Sustav za praćenje i izvješćivanje o pogreškama rukovanja zapisima Da biste bili sigurni da zaposlenici arhiviranja, pristup i upravljanje zapisima prema određenim pravilima i postupcima, program za upravljanje zapisima mora imati procesa ili sustav za praćenje i izvješćivanje o pogreškama na obradu zapisa.
Napomena: Kao što je s bilo kojeg drugog mjesta, možete ručno prijenos datoteke veličine do 2 GB po veličini u Centar za zapise. Ako koristite organizatora sadržaja za usmjeravanje zapisa iz centra za zapise, ograničenje veličine datoteke za svaki zapis je 50MB.
Detaljnije informacije o planiranju rješenja za upravljanje zapisima potražite u člancima na koje upućuju veze u odjeljku Vidi također.
Pregled konfiguriranja web-mjesta centra za zapise
Kada se organizacija angažira u detaljnom planiranju upravljanja zapisima i razvije službeni plan za upravljanje zapisima, može stvoriti i konfigurirati web-mjesto centra za zapise kao pomoć u implementaciji ovog programa.
Za konfiguraciju web-mjesta centra za zapise trebate poduzeti sljedeće korake:
-
Stvorite biblioteke ili popise zapisa da biste upravljali svim vrstama zapisa koje su navedene u planu arhiviranja i da biste ih pohranili.
-
Preporučujemo da stvorite jednu biblioteku zapisa za svaku vrstu sadržaja u planu zapisa.
-
Kada se zapisi šalju u centar za zapise, usmjeravaju se na odgovarajući popis ili biblioteku.
-
-
Stvorite stupce za odgovarajuće biblioteke dokumenata, popise ili vrste sadržaja koji će sadržavati i prikazivati metapodatke za svaku vrstu zapisa koja je određena u planu arhiviranja.
-
Odredite pravila upravljanja informacijama za svaku vrstu zapisa na web-mjestu centra za zapise. Ta pravila trebaju odražavati periode zadržavanja i zahtjeve nadzora koji su određeni planom arhiviranja i rasporedom zadržavanja vaše organizacije.
-
Konfiguriranje organizatora sadržaja za usmjeravanje svaku vrstu zapisa na odgovarajuće mjesto. Kada se zapisi šalju na web-mjesto centra za zapise ručno ili programski aplikacija koristi značajka da biste odredili kako klasifikacije zapisa unutar web-mjesta centra za zapise te gdje da biste je poslali.
Detaljnije informacije o konfiguriranju i prilagodbi rješenja za upravljanje zapisima potražite u člancima na koje upućuju veze u odjeljku Vidi također.
