Uvod u biblioteke

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Biblioteka je mjesto na web-mjestu na koje možete prenositi, stvarati i ažurirati datoteke te zajednički raditi na njima s članovima tima. Svaka biblioteka prikazuje popis datoteka i ključne informacije o datotekama, kao što je ime zadnje osobe koja je izmijenila datoteku. Većina web-mjesta sadrži biblioteku kada stvarate web-mjesto. Primjerice, timsko web-mjesto ima biblioteku dokumenata gdje možete organizirati i zajednički koristiti dokumente.

Biblioteka dokumenata

Kad su vam potrebne dodatne biblioteke, možete odabrati nekoliko biblioteke spremni za korištenje aplikacije i dodajte one na web-mjesto. Možete prilagoditi i biblioteke na nekoliko načina. Na primjer, možete odrediti kako dokumente se prikazuju, upravlja i stvorili. ili praćenje verzija datoteka, uključujući koliko i vrstu verzije. Možete čak stvoriti prilagođene prikaze, obrazaca i tijekova rada za upravljanje projektima i poslovnih procesa.

Tim za marketing u tvrtki Contoso stvara timsko web-mjesto gdje planiraju upravljati projektima i dokumentima. Određuju vlasnika web-mjesta za upravljanje web-mjestom. Vlasnik web-mjesta dobiva razinu dozvola za punu kontrolu nakon što je dodan u grupu vlasnika web-mjesta. On omogućuje zajedničko korištenje i svima daje dozvole za suradnju. Tim odlučuje da će biblioteku dokumenata koristiti za upravljanje novim kampanjama, datotekama proračuna, ugovorima, prijedlozima i ostalim dokumentima tima.

Vlasnik web-mjesta prenosi važne dokumente da bi tim počeo koristiti biblioteku kao središnje mjesto. Zatim uključuje praćenje verzija tako da tim ima povijest njihova razvijanja i po potrebi može vratiti prethodnu verziju. Vlasnik web-mjesta u biblioteku dodaje i standardne predloške za marketinška izvješća, prodajne ugovore, planove za kampanju i proračunske radne listove. Svaki predložak sadrži logotip tvrtke i oblik s kojim su se svi složili. Kada članovi stvore novu datoteku iz biblioteke dokumenata, s lakoćom mogu odabrati predložak koji žele koristiti.

Kako dodaju datoteke i surađuju na dokumentima, članovi tima organiziraju biblioteku dodajući stupce i stvarajući prikaze koji olakšavaju brzo pronalaženje dokumenata. Tako vlasnik web-mjesta može dodati stupac "Naziv projekta" da bi članovi mogli filtrirati ili sortirati prema tom stupcu. Drugi članovi tima mogu dodati javne prikaze koji se grupiraju prema fiskalnim tromjesečjima i filtrirati ugovore koji istječu unutar šest mjeseci. Svaki član stvara i osobne prikaze koji mu olakšavaju brzo pronalaženje informacija i dovršavanje rada.

Nakon rasprave na sastanku zaposlenika tim odlučuje postaviti upozorenja na razini biblioteke da bi se ažuriranja prijavljivala najmanje jedanput tjedno. Svaki član može odlučiti kako postaviti dodatna upozorenja ili RSS sažetke sadržaja za određene datoteke ako za tim postoji potreba.

Kartica biblioteka s RSS upozorenje istaknuta

Tim se obvezuje na važnu "najbolju praksu" u novom svijetu suradnje. Kada članovi žele razmijeniti dokument, moraju se oduprijeti iskušenju da ga prilože poruci e-pošte i umjesto toga e-poštom poslati samo vezu na dokument. Slanje e-poštom jednostavno se izvodi iz biblioteke i upućuje osobe na najnoviju verziju na lokalnom timskom web-mjestu.

Ključna odgovornost tima predlaganje je marketinških kampanja kojima je cilj povećanje prodaje i zarade. Kada članovi tima razviju novi plan za kampanju, oni su suradnici na dokumentu i mogu pratiti pomoćne verzije datoteke. Suautorstvo omogućuje da više osoba istodobno uređuje jedan dokument, bez bojazni da se promjene neće uskladiti. Ako naprave pogrešku u jednoj verziji dokumenta, mogu vratiti prethodnu verziju. Kada dovrše plan za kampanju, mogu stvoriti glavnu verziju, a zatim je poslati kako bi dobili odobrenje pravnog odjela i voditelja. Kada se datoteka odobri, drugi zaposlenici u tvrtki mogu je pregledavati.

Vlasnik web-mjesta istražuje mrežnu dokumentaciju i obuku, a zatim pronalazi način postavljanja tijeka rada, povezuje ga s bibliotekom te automatizira postupak prikupljanja povratnih informacija i potpisa te objavljivanja završnog dokumenta.

Nakon tri mjeseca korištenja biblioteka dokumenata i web-mjesto za marketinški tim postaju značajke od presudne važnosti te omogućuju poboljšanje produktivnosti i transparentnosti na razini čitave tvrtke. Članovi tima ne mogu zamisliti rad bez njih i aktivno istražuju druge načine korištenja tehnologija sustava SharePoint radi bolje suradnje.

Evo nekoliko načina rada s bibliotekama koji će ih učiniti korisnijima vašoj grupi (slobodnije organizirano od jednostavnih do naprednijih):

Korištenje i stvaranje prikaza     Možete koristiti prikaz da biste vidjeli datoteke u biblioteci koje su vam najvažnije ili najbolje odgovaraju svrsi. Sadržaj biblioteke se ne mijenja, ali se svaki prikaz organizira ili filtrira da bi ih bilo lakše pronaći i pregledati. Dodatne informacije o prikazima potražite u članku Stvaranje, promjena i brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Prikaži traku biblioteke slike s izmjena prikaza

Praćenje verzija     Ako morate zadržati prethodne verzije datoteke biblioteke mogu pomoći praćenje, spremanje i vraćanje datoteka. Možete odabrati da biste pratili sve verzije na isti način. Ili možete odrediti neke verzije kao glavne, primjerice dodati novi odlomak ručno i neke verzije kao pomoćne, kao što su rješavanje pravopisne pogreške. Da biste lakše upravljanje prostorom za pohranu, po želji možete odabrati broj svake vrste verziju koju želite spremiti.

Savjet:  Ako tim planira koristiti značajku suautorstva, preporučujemo da u biblioteci uključite određivanje glavnih verzija za slučaj da netko u biblioteku u kojoj se koristi suautorstvo pogreškom prenese dokument jednakog naziva. Na taj način ako izgubite promjene, možete vratiti stariju verziju dokumenta..

Dodatne informacije o praćenju verzija potražite u članku Omogućivanje i konfiguriranje rada s verzijama za popis i biblioteku.

Suautorstvo ili Odjava datoteka     Kada niste potvrdili okvir ga uređujete dokument programa Microsoft Word ili PowerPoint iz biblioteke, druge osobe možete ga urediti u isto vrijeme (u kojoj je suautorstvo). Kada ste odjaviti datoteke, možete da da samo jedna osoba možete uređivati datoteku, dok je prijavljene. Možete zatražiti da se dokumenti za odjavu u bibliotekama koje sadrže osjetljivi dokumenti ili kada želite pažljivo praćenje proizvod dokumenata. No imajte na umu da koje je obavezna Odjava će ga učiniti nemoguće osobama suautorstvo na dokumentima. Korištenje odjave, korisnici će se zatražiti da biste napustili komentar o mijenjaju u dokumentu, ali odjave će i usporiti uređivanja i pregledavanje procesa. Dodatne informacije potražite u članku Suradnja na dokumentu i suautorstvo ili Odjava, prijava, ili odbacivanje promjena na datotekama u biblioteci.

Uređivanje datoteka iz programa za stolno računalo    Kada dokumente pohranite na web-mjesto sustava SharePoint, možete stvarati i uređivati dokumente te surađivati na njima u kompatibilnim programima za stolno računalo, kao što su Microsoft Word ili PowerPoint a da pritom ne idete na web-mjesto. Prezentaciju programa PowerPoint, primjerice, možete uređivati istovremeno s ostalima (to je suautorstvo). Iz programa PowerPoint možete i izravno upravljati prijavom i odjavom. Pomoću servisa OneDrive za tvrtke ili programa Outlook, k tome, možete preuzimati sadržaj biblioteke u izvanmrežni način rada i raditi s bibliotekama s udaljenog mjesta, a zatim bez poteškoća sinkronizirati promjene kada se vratite u mrežni način rada.

Informiranost o promjenama    Da biste ostali u tijeku s promjenama dokumenata, postavite upozorenja, pretplatite se na RSS sažetke sadržaja ili pratite dokumente. Upozorenja, RSS i praćenje ponajviše se razlikuju po tome gdje dobivate obavijesti. Upozorenja i RSS sažeci sadržaja obavještavaju vas o ažuriranjima te omogućuju prilagodbu količine primljenih informacija. Upozorenja i RSS možete postaviti tako da dobivate promjene o svim promjenama u biblioteci. Ako vam je bitan samo neki konkretni, postavite upozorenje ili pratite dokument. Upozorenja mogu dolaziti kao e-pošta ili tekstne poruke. RSS obavijesti dolaze u konsolidiranom sažetku sadržaja koji možete pročitati u programu Outlook ili nekom drugom čitaču sažetaka sadržaja. Ako pratite dokument, obavijesti ćete primati u sažetku sadržaja vijesti (ako vaša tvrtka ili ustanova koristi sažetak sadržaja vijesti). Dodatne informacije o obavijestima potražite u članku Stvaranje upozorenja ili pretplate na RSS sažetak sadržaja.

Obaveza odobravanja dokumenata     Možete odrediti da je dokumente obavezno odobriti prije nego što ih svi vide. Dokumenti će ostati u neriješenom stanju dok ih ne odobri ili ne odbije osoba s odgovarajućom dozvolom. Vi kontrolirate koje grupe korisnika smiju vidjeti dokument prije odobrenja. Značajka je korisna kada biblioteka sadrži važne smjernice ili procedure koje je potrebno učiniti konačnima prije nego što postanu dostupne ostalim korisnicima.

Postavljanje dozvola    Grupe sustava SharePoint i razine dozvola vam pomoći da učinkovitije Upravljanje pristupom sadržaju. Prema zadanim postavkama dozvole za biblioteke, mape unutar biblioteke i dokumenti nasljeđuju od web-mjesta. Dodjela jedinstvenih dozvola za određenu biblioteku ili dokument omogućuju da biste zaštitili osjetljivi sadržaji, kao što su ugovora ili proračun informacije bez ograničavanje pristupa na ostala web-mjesta. Dodatne informacije o dozvolama potražite u članku objašnjenje razina dozvola u sustavu SharePoint.

Stvaranje tijekova rada     U dokumentu biblioteke ili vrste sadržaja možete koristiti tijekova rada koji definira vašoj tvrtki ili ustanovi za poslovnim procesima, kao što su upravljanje odobrenjem dokumenata ili pregledati. Vašoj grupi možete primijeniti poslovnih procesa na dokumentima u njoj, naziva tijekova rada koji odredite akcije koje je potrebno uzeti u nizu, kao što su odobravanje dokumenata. Tijek rada sustava SharePoint je način automatskog premještanja dokumenata ili stavki kroz slijed akcija ili zadataka. Tri tijekova rada dostupnih u biblioteke po zadanom: odobrenje, preusmjerava dokumente grupi osoba na odobrenje; Prikupljanje povratnih informacija koji usmjerava dokument određena skupina korisnika za povratne informacije i vraća dokument osobi koja je pokrenula tijek rada kao sastavljanje; i prikupljanje potpisa, koji usmjerava dokument grupi osoba radi prikupljanja njihovih digitalnih potpisa.

Napomena:  U komponenti SharePoint Foundation dostupan je samo tijek rada u tri faze.

Dodatne informacije o tijekovima rada potražite u članku O tijekovima rada u sklopu sustava SharePoint.

Vrste sadržaja Definiraj     Ako vaša grupa radi s nekoliko različitih vrsta datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete proširiti funkcionalnost biblioteke omogućivanja i definiranjem više vrsta sadržaja. Vrste sadržaja dodaju fleksibilnost i dosljednost kroz više biblioteka. Svaka vrsta sadržaja možete odrediti predloška i čak i tijek rada procesa. Predlošci funkcioniraju kao početnu točku za oblikovanje i bilo kojeg predloženog teksta i svojstava koji se odnose na dokumente te vrste, kao što su naziv odjela ili ugovora broj.

Praćenje nadzora    Ako imate grupe osjetljivih datoteka, a bio bi dobro da znate kako su koristi dokumente, možete definirati pravila koja omogućuje vam da biste omogućili nadzora praćenje događaja, kao što su promjene datoteke, kopija ili brisanja.

Postavljanje pravilnika    Postavke pravila omogućuju istek dokumenata, automatsko brisanje i povremeno pregledavanje (putem tijeka rada) dokumenata koji su dosegli određeni vijek trajanja. Kako se biblioteke razvijaju, pomoću takvih postavki uklanjanja štedite vrijeme i trud koje biste izgubili na ručno čišćenje prostora na prepunom tvrdom disku ili na izbjegavanje prekoračenja ograničenja.

Napomena: Postavke pravila nisu dostupne u komponenti SharePoint Foundation.

Korištenje web-mjesta centra za dokumente    Web-mjesto centra za dokumente možete koristiti kada želite stvoriti i pohraniti velik broj dokumenata i upravljati njima. Centar za dokumente osmišljen je tako da služi kao središnje spremište za upravljanje raznim dokumentima. Značajke kao što su navigacija metapodacima i stablom, vrste sadržaja i web-dijelovi korisnicima olakšavaju organiziranje i dohvaćanje dokumenata. Administratori sadržaja mogu brzo konfigurirati navigaciju utemeljenu na metapodacima da bi dobro funkcionirala sa svim bibliotekama bez eksplicitnog stvaranja indeksa, ali mogu i stvarati indekse radi poboljšanja performansi šireg skupa filtara i prikaza. Centar za dokumente možete koristiti kao okruženje za izradu sadržaja (gdje korisnici prijavljuju i odjavljuju datoteke te stvaraju strukture mapa za te datoteke) ili kao arhivu sadržaja (gdje korisnici samo pregledavaju dokumente i prenose ih u centar).

Napomena: Centar za dokumente nije dostupna u SharePoint Foundation.

Način organiziranja datoteka u biblioteci ovisi o potrebama vaše grupe te načinu na koji želite pohranjivati i pretraživati informacije. Planiranjem se olakšava postavljanje strukture koja najbolje odgovara vašoj grupi. Biblioteke imaju nekoliko značajki koje olakšavaju rad s većim brojem datoteka u jednoj biblioteci. Vašoj bi grupi, međutim, bolje mogle poslužiti višestruke biblioteke.

Možda želite da jedna biblioteka služi različitim potrebama. Tako možda imate nekoliko projekata unutar iste grupe ili više grupa koje rade na istom projektu. Razmotrite korištenje jedne biblioteke kada:

  • Vaša grupa treba pregledavati zbirne informacije nekog skupa datoteka ili različite prikaze na nj. Na primjer, direktor želi da se sve datoteke grupiraju po odjelima ili po datumu dospijeća.

  • Korisnici žele pretraživati datoteke na istom mjestu unutar web-mjesta.

  • Želite primijeniti iste postavke na datoteke, npr. praćenje verzija datoteka ili obavezu odobravanja.

  • Grupe koje rade s bibliotekom imaju iste karakteristike, primjerice iste razine dozvola.

  • Želite analizirati informacije o datotekama u proračunskoj tablici ili primati objedinjena ažurirana izvješća o datotekama.

Da biste učinkovito radili s dokumentima u jednoj biblioteci, datoteke u biblioteci možete organizirati dodavanjem stupaca, definiranjem prikaza i stvaranjem mapa.

Više biblioteka stvara se kada postoje jasne razlike između skupova datoteka koje želite pohraniti ili njima upravljati ili pak između grupa osoba koje rade s datotekama. Koristite više biblioteka u sljedećim slučajevima:

  • Vrste datoteka koje želite pohraniti i upravljati njima se razlikuju i ne očekujete da korisnici često koriste sažetke prikaza datoteka ni da datoteke pretražuju zajedno.

  • Grupe korisnika koje koriste datoteke razlikuju se i imaju različite razine dozvola.

  • Potrebno je primijeniti različite postavke, npr. bilježenje verzija ili odobravanje, na različite skupove datoteka.

  • Nije potrebno analizirati datoteke zajedno ni primati objedinjena ažurirana izvješća o datotekama.

  • Želite stvoriti različite skupove mogućnosti za stvaranje novih datoteka ili želite da se mogućnosti na izborniku biblioteke Novo prikazuju nekim drugim redoslijedom.

Slijede neki od načina koji pridonose učinkovitijem radu s većim brojem biblioteka:

Postavljanje predložaka web-mjesta i stupaca    Ako vaša organizacija želi postaviti neke dosljedne postavke veći broj biblioteka, možete ga postaviti predložaka web-mjesta i stupaca web-mjesta. Postavke možete zajednički većem broju biblioteka tako da ne morate svaki put ponovno stvarati postavke.

Slanje datoteka na drugo mjesto    Ako želite da datoteka postane dostupna u većem broju biblioteka, možete je pohraniti u jednoj biblioteci i potom poslati kopije u druge biblioteke. Možete odabrati primanje podsjetnika o ažuriranju kopija dokumenta kada izvršite promjene u izvorniku.

Stvaranje predložaka biblioteka    Ako želite uspostaviti neke jedinstvene postavke za biblioteke ili koristiti određene karakteristike u više biblioteka, spremite biblioteku kao predložak. Predlošci biblioteka dostupni su kao mogućnost na stranici Dodavanje aplikacije na web-mjestu.

Nekoliko je načina organizacije datoteka u biblioteci. Možete dodavati stupce, definirati prikaze i stvarati mape. Svaki od tih pristupa ima svojih prednosti i svaki od tih pristupa možete kombinirati s nekim drugim kako bi ispunili jedinstvene potrebe vaše biblioteke i vašeg tima.

Biblioteke prema zadanim postavkama evidentiraju naziv datoteke, kao i informacije o stanju datoteke, na primjer, je li datoteka prijavljena. No možete odrediti dodatne stupce koji grupi omogućuju kategorizaciju i evidenciju datoteka, npr. naziv kampanje ili broj projekta, i drugih informacija koje su važne vašem timu. Za vrstu stupaca koje stvarate imate više mogućnosti koje obuhvaćaju tekst u jednom retku, padajući popis mogućnosti, broj izračunat iz drugih stupaca ili čak ime i sliku osobe na web-mjestu.

Stupci imaju naslove koji korisnicima omogućuju sortiranje i filtriranje dokumenata. Kada pregledavate datoteke u biblioteci, možete ih privremeno sortirati ili filtrirati tako da pokažete na naziv stupca, a zatim kliknete strelicu dolje pokraj naziva. To je korisno kada morate pogledati datoteke na određeni način, ali te je korake potrebno ponoviti prilikom sljedećeg prikaza biblioteke.

Dodatne informacije o dodavanju stupaca potražite u članku Stvaranje, promjena i brisanje stupca s popisa ili iz biblioteke.

Će korisnici često želite li vidjeti: sve dokumente koje su povezane sa specifičnim projekta, sve dokumente koje pripadaju na određeni odjel ili grupirali dokumente prema mjesecu njihova dospijeća? Ako namjeravate datoteke često pregledavati na određeni način, možete definirati prikaza. Možete koristiti prikaz u bilo kojem trenutku kada radite s bibliotekom. Kada stvarate prikaz, on se dodaje na padajućem popisu trenutni prikaza koja se nalazi na vrpci biblioteke.

Prikaz biblioteke kombinacija je stupaca na stranici koja prikazuje stavke u biblioteci, a njime se često definira određeni redoslijed sortiranja, filtriranja, grupiranja i prilagođenog izgleda. Biblioteke mogu imati osobne i javne prikaze. Svatko tko je stavljen u grupu članova na web-mjestu (koja ima razinu dozvola za doprinos) može stvoriti osobni prikaz za gledanje datoteka na određen način ili za filtriranje samo onih datoteka koje želi vidjeti. Ako imate dozvolu za dizajniranje biblioteke, možete stvoriti javni prikaz koji svatko može koristiti prilikom pregledavanja biblioteke. Svaki javni prikaz možete učiniti zadanim prikazom, tako da korisnici mogu automatski vidjeti taj prikaz biblioteke.

Ako članovi vaše grupe pregledavaju biblioteke na mobilnim uređajima, možete stvoriti i mobilne prikaze s ograničenjima, npr. ograničenjem broja prikazanih stavki, koja su optimalna za propusnost i ograničenja uređaja.

Dodatne informacije o prikazima potražite u članku Stvaranje, promjena i brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Mape su spremnici koji se koriste za grupiranje sadržaja u biblioteci ili na popisu i upravljanje tim sadržajem. Ako su za biblioteku omogućene mape, možete ih dodavati u gotovo sve vrste biblioteka. Ako biblioteka sadrži mnoge stavke, mape povećavaju i učinkovitost pristupa tim stavkama. Kada stvorite mapu, u pozadini stvarate interni indeks. Taj se interni indeks stvara i za korijensku mapu ili gornju razinu biblioteke ili popisa. Kada pristupate stavkama u mapi, zapravo koristite taj indeks da biste pristupili podacima.

Ako biblioteka sadrži mnoge stavke koje se mogu grupirati na određeni način, pomoću mapa možete organizirati sadržaj u biblioteci. Dobri primjeri grupa obuhvaćaju projekte, timove, odjele, kategorije proizvoda, raspone godina, abecedne popise i abecedne podgrupe (A – C, D – F i sl.). Mape korisnicima olakšavaju pregledavanje većeg broja datoteka i upravljanje njima na poznat način.

Mape u biblioteci

Prema zadanim postavkama biblioteke pomoću mapa omogućeno prikazuje mape u zadanom prikazu biblioteke bez filtra. To je korisno Budući da korisnici mogu birati odgovarajuću mapu prilikom umetanja novih dokumenata. Prikaz svih mapa i olakšava manje vjerojatno da stavke dodat će se ispravno izvan mape u biblioteci. Pomoću naredbe Otvori pomoću programa Explorer dostupne na vrpci biblioteke možete jednostavno reorganiziranje dokumenta u drugu biblioteku mape.

Napomena: Prikaz biblioteke moguće je postaviti na Sortiranje samo po navedenim kriterijima u kojem slučaju se mape ne prikazuju prije stavki u prikazu. Nemojte koristiti tu mogućnost sortiranja prikaza ako korisnicima želite olakšati pronalaženje ispravne mape.

Iako mape biblioteke ne prikazuju navigaciju web-mjestom, vlasnik web-mjesta ili korisnik koji ima dozvolu za dizajniranje web-mjesta može omogućiti Prikaz stabla koji u navigaciji web-mjestom prikazuje odjeljak Sadržaj web-mjesta te omogućuje proširivanje i sažimanje mapa biblioteka i jednostavno kretanje po njima.

Prikaz stabla na web-mjestu

Dodatne informacije o mapama potražite u članku Stvaranje mape u biblioteci dokumenata ili Brisanje mape u biblioteci.

Sva tri pristupa mogu se koristiti zajedno. Isti stupci pomoću kojih pratite dokumente u zadanom prikazu biblioteke mogu se koristiti za stvaranje prikaza s više kriterija filtriranja. Osobe mogu dinamično sortirati i filtrirati prikaz tako da kliknu zaglavlja stupaca radi pronalaženja sadržaja koji je u tom trenutku bitan. Ako je u biblioteci definirana struktura mape, prikaz biblioteke možete "izravnati" postavljanjem mogućnosti Pokaži sve stavke bez mapa u odjeljku Mape prilikom stvaranja ili izmjene prikaza. Svaki od pristupa može nadopunjavati drugi prikaz da biste došli do pravog sadržaja u pravom trenutku i na pravi način.

Neke biblioteke, npr. biblioteka dokumenata na web-mjestu tima, stvaraju se prilikom stvaranja novog web-mjesta. Te biblioteke možete prilagoditi za vlastitu upotrebu ili možete stvoriti vlastite dodatne biblioteke. Svaka vrsta biblioteke ima određenu svrhu, a neke vrste imaju drugačiji skup ponašanja i značajki.

Važno: Možda imate manje ili više biblioteka dostupnih na web-mjestu, ovisno o verziji sustava SharePoint na kojoj se temelji vaše web-mjesto, planu sustava Office 365 na koji je pretplaćena vaša tvrtka ili ustanova te jesu li određene značajke omogućene na web-mjestu.

Biblioteka sadržaja     Da biste zajednički koristili digitalne medijske sadržaje, primjerice slike, audiodatoteke i videodatoteke, te upravljali njima, koristite biblioteku sadržaja. Biblioteka sadržaja korisnicima olakšava otkrivanje i ponovno korištenje već stvorenih digitalnih medijskih datoteka, npr. logotipa i korporacijskih znakova. Biblioteka sadržaja pruža vrste sadržaja sa svojstvima i prikazima za upravljanje medijskim sadržajima i pretraživanje tih sadržaja, npr. minijatura i ključnih riječi metapodataka. Možda će vam, primjerice, biti praktično upravljati vizualnim identitetima robnih marki i fragmentima ponovno iskoristivog sadržaja iz aplikacija te ih u njima pohranjivati radi dostupnosti i dosljedna korištenja u cijelom poduzeću.

Biblioteka nadzornih ploča    Sadrži stranice web-dijelova, stranice web-dijelova s popisima stanja i nadzorne ploče na kojima je implementirana komponenta PerformancePoint.

Biblioteka podatkovnih veza     Da biste pojednostavnili održavanje podatkovnih veza i upravljanje njima, koristite biblioteku podatkovnih veza. Biblioteka podatkovnih veza centralizirano je mjesto za pohranjivanje ODC (Office Data Connection) datoteka. Svaka od tih datoteka (.odc) sadrži informacije o pronalaženju vanjskog izvora podataka, prijavi i slanju upita u njega te pristupanju tom izvoru. Centralizacija ODC datoteka u biblioteci podatkovnih veza omogućuje zajedničko korištenje i pretraživanje datoteka podatkovnih veza te upravljanje njima s web-mjesta sustava SharePoint, a jamči i da se u poslovnim podacima i izvješćima, osobito proračunskim tablicama, održava dosljedan skup vrijednosti i rezultata formula kao "jedne verzije istine".

Napomena: Da biste pojednostavili održavanje datoteka podatkovnih veza za PerformancePoint te upravljanje njima, koristite biblioteku podatkovnih veza za PerformancePoint. U tu biblioteku možete pohraniti ODC i UDC (Universal Data connection) datoteke.

Biblioteka dokumenata     Koristite biblioteku dokumenta za mnoge vrste datoteka, uključujući dokumente i proračunske tablice. U biblioteku dokumenata možete spremati i druge vrste datoteka, iako su neke vrste datoteka blokirane iz sigurnosnih razloga. Kada radite s programima koji nisu blokirani, te datoteke možete stvoriti iz biblioteke. Tako vaš marketinški tim može imati vlastitu biblioteku dokumenata za materijale za planiranje, nove kampanje i publikacije.

Biblioteka obrazaca    Ako morate upravljati grupom poslovnih obrazaca koji se temelje na XML-u, koristite biblioteku obrazaca. Pretpostavimo da vaša tvrtka namjerava koristiti biblioteku obrazaca za izvješća o troškovima. Za postavljanje biblioteke obrazaca potreban je uređivač XML datoteka ili program za dizajniranje XML obrazaca, npr. Microsoft InfoPath. Obrazac koji korisnici ispunjavaju .xml je datoteka koja sadrži podatke (samo podatke) unesene u obrazac, kao što su datum i iznos troška. U predlošku obrasca nalazi se i sve ostalo što čini izvješće o troškovima. Kada korisnici ispune obrasce, podatke s obrasca možete spojiti ili izvesti radi analize.

Biblioteka slika    Koristite biblioteku slika da biste zajednički koristili zbirku digitalnih fotografija ili grafičkih prikaza. Iako se slike mogu pohraniti u drugim vrstama biblioteka sustava SharePoint, biblioteke slika imaju nekoliko prednosti. Iz biblioteke slika, na primjer, slike možete gledati u obliku dijaprojekcije, preuzimati ih na računalo te ih uređivati u kompatibilnom programu za grafičku obradu, npr. programu Microsoft Paint. Stvaranje biblioteke slika razmotrite ako želite pohranjivati slike s timskih događaja ili predstavljanja proizvoda. Veze na slike iz biblioteke možete postavljati s drugih mjesta na web-mjestu, npr. s wiki stranica i blogova.

Biblioteka zapisa     Da biste održavali središnje mjesto za pohranu i upravljali zapisima svoje tvrtke ili ustanove ili važnim poslovnim dokumentima, koristite biblioteku zapisa. Pretpostavimo da se vaša tvrtka mora pridržavati pravila koja propisuju organizirani proces za upravljanje relevantnim dokumentima. Web-mjesto centra za zapise može sadržavati određeni broj biblioteka zapisa za pohranu raznih vrsta zapisa. Za svaku biblioteku možete postaviti pravilnike kojima se određuje koji se zapisi pohranjuju, način usmjeravanja dokumenata i upravljanja njima te razdoblje čuvanja tih zapisa.

Biblioteka izvješća     Da biste pojednostavnili stvaranje i isporuku web-stranica, dokumenata i ključnih pokazatelja uspješnosti parametara i ciljeva te upravljanje njima, koristite biblioteku izvješća. Biblioteka izvješća središnje je mjesto na kojem možete stvarati i spremati izvješća, npr. radne knjige programa Excel i stranice nadzorne ploče. Kada radnu knjigu programa Excel objavite u biblioteci izvješća, možete je jednim klikom otvoriti u prikazu preglednika, što je praktičan način pregledavanja radne knjige bez njezina dodavanja na stranicu s web-dijelovima.

Biblioteka dijagrama procesa (metričke i američke jedinice)    Da biste pohranili i zajednički koristili dokumente s dijagramima procesa, primjerice one stvorene pomoću programa Microsoft Visio, koristite biblioteku dijagrama procesa. Biblioteke s metričkim sustavom i američkim jedinicama prilagođene su mjernim jedinicama svojih sustava.

Biblioteka wiki stranica    Da biste stvorili zbirku povezanih wiki stranica, koristite biblioteku wiki stranica. Wiki većem broju osoba omogućuje prikupljanje informacija u obliku koji se lako stvara i mijenja. U biblioteku možete dodavati i wiki stranice koje sadrže slike, tablice, hiperveze i interne veze. Ako vaš tim, primjerice, stvori wiki web-mjesto za određeni projekt, na to web-mjesto možete pohranjivati savjete i upute u obliku niza međusobno povezanih stranica.

Napomena: Ovisno o web-mjestu i konfiguraciji, stvaraju vam se dodatne sistemske biblioteke, primjerice biblioteka stilova, biblioteka sredstava web-mjesta i biblioteka stranica web-mjesta. Te posebne biblioteke, međutim, nije moguće stvoriti putem korisničkog sučelja.

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×