Upravljanje pravima na informacije u sustavu Office

Ako vam se prilikom pokušaja prikazivanja dokumenta ili poruke e-pošte pojavila pogreška o dozvolama za dokument, to znači da ste se susreli s upravljanjem pravima na informacije (IRM-om). IRM možete koristiti za ograničavanje pristupa sadržaju dokumenata, radnih knjiga i prezentacija u sustavu Office. IRM korisnicima omogućuje da pristupaju dozvolama koje olakšavaju sprječavanje ispisa, prosljeđivanja i kopiranja povjerljivih podataka neovlaštenim osobama. Kada je dozvola za datoteku ograničena pomoću IRM-a, ograničenja pristupa i korištenja primjenjuju se čak i ako datoteka dođe do primatelja kojima nije namijenjena. Razlog za to jest činjenica da su dozvole za pristup pohranjene u dokument, radnu knjigu, prezentaciju ili pak samu poruku e-pošte te je njihovu autentičnost potrebno provjeriti u odnosu na poslužitelj za IRM.

IRM korisnicima ujedno pomaže i da postave vlastite preference za prijenos osobnih ili privatnih podataka. IRM tvrtkama i ustanovama omogućuje da provode pravilnike tvrtke koji upravljaju kontrolom i širenjem povjerljivih informacija ili pak onih zaštićenih pravom vlasništva.

Korištenje IRM-a u sustavu Office

Pomoću kartica na ovoj stranici odaberite platformu koju koristite.

Pomoću IRM-a u sustavu Office možete upravljati pravima za datoteke XML Paper Specification (.xls), kao i sljedećim vrstama datoteka:

Datoteke programa Word

Vrsta datoteke

Nastavak

Dokument

.doc

Dokument

.docx

Dokument s omogućenim makronaredbama

.docm

Predložak

.dot

Predložak

.dotx

Predložak s omogućenim makronaredbama

.dotm

Datoteke programa Excel

Vrsta datoteke

Nastavak

Radna knjiga

.xls

Radna knjiga

.xlsx

Radna knjiga s omogućenim makronaredbama

.xlsm

Predložak

.xlt

Predložak

.xltx

Predložak s omogućenim makronaredbama

.xltm

Binarna radna knjiga koja nije u XML obliku

.xlsb

Dodatak s omogućenim makronaredbama

.xla

Dodatak s omogućenim makronaredbama

.xlam

Datoteke programa PowerPoint

Vrsta datoteke

Nastavak

Prezentacija

.ppt

Prezentacija

.pptx

Prezentacija s omogućenim makronaredbama

.pptm

Predložak

.pot

Predložak

.potx

Predložak s omogućenim makronaredbama

.potm

Dijaprojekcija

.pps

Dijaprojekcija

.ppsx

Dijaprojekcija s omogućenim makronaredbama

.ppsm

Tema sustava Office

.thmx

Napomene: 

  • Kada su te vrste datoteka priložene u poruku e-pošte upravljanu pravima u programu Outlook, pravima će se automatski upravljati i tom porukom.

  • Kada datoteku poruke (.msg) priložite u poruku e-pošte čijim se pravima upravlja, upravljanje pravima neće se odnositi na tu poruku. IRM ne upravlja pravima za vrste datoteka .msg.

Konfiguriranje računala za korištenje IRM-a

Da biste koristili IRM u sustavu Office, minimalni su softverski preduvjeti servisi za upravljanje pravima sustava Windows (RMS), i to verzija Client Service Pack 1 (SP1). RMS administrator može konfigurirati pravilnike za IRM specifične za tvrtku koji definiraju koje će osobe moći pristupati informacijama te koja je razina uređivanja dozvoljena za poruku e-pošte. Administrator tvrtke može, primjerice, definirati predložak prava naziva "Povjerljivi podaci tvrtke" u kojem je navedeno da poruku e-pošte koja koristi taj pravilnik mogu otvoriti samo korisnici unutar tvrtkine domene.

Preuzimanje dozvola

Kada prvi put pokušate otvoriti dokument, radnu knjigu ili pak prezentaciju s ograničenim dozvolama, morat ćete se povezati s poslužiteljem za licenciranje da biste provjerili svoje vjerodajnice te preuzeli licencu za korištenje. Licenca za korištenje definira razinu pristupa datoteci. Taj je postupak potreban za svaku datoteku koja ima ograničenu dozvolu. Drugim riječima, sadržaj s ograničenom dozvolom ne može se otvoriti bez licence za korištenje. Prilikom preuzimanja dozvola Office će poslužitelju za licenciranje morati poslati vaše vjerodajnice, uključujući adresu e-pošte, kao i informacije o pravima za dozvole. Poslužitelju za licenciranje ne šalju se informacije u dokumentu, radnoj knjizi ni prezentaciji. Dodatne informacije potražite u članku Najvažniji dijelovi izjave o zaštiti privatnosti za Microsoft Office 2010.

Ograničavanje dozvola na sadržaj u datoteci

Autori mogu ograničiti pristup dokumentima, radnim knjigama i prezentacijama na razini korisnika, datoteke ili pak grupe (za dozvole na razini grupe potreban je direktorijski servis Active Directory za proširenje grupe). Autori koriste dijaloški okvir Dozvole da bi korisnicima dodijelili pristup za čitanje i unos promjena te postavili datume isteka sadržaja. Vlasnik Edi, primjerice, može dati Zorici dozvolu za čitanje dokumenta programa Word, no ne i dozvolu za unos promjena. Edi nakon toga može dati Robertu dozvolu za promjenu dokumenta i omogućiti mu da ga nakon toga spremi. Edi može odlučiti i da Zorici i Robertu ograniči pristup dokumentu na pet dana prije no što njihova dozvola za dokument istekne. Informacije o postavljanju datuma isteka za dokument, radnu knjigu ili prezentaciju potražite u odjeljku Postavljanje datuma isteka za datoteku.

Dozvola

  1. Spremite dokument, radnu knjigu ili prezentaciju.

  2. Kliknite karticu Datoteka.

  3. Učinite jedno od sljedećeg:

    • U programu Word na kartici Informacije kliknite Zaštiti dokument, postavite pokazivač na Ograniči dozvolu po osobi, a zatim kliknite Ograničen pristup.

    • U programu Excel na kartici Informacije kliknite Zaštiti radnu knjigu, postavite pokazivač na Ograniči dozvolu po osobi, a zatim kliknite Ograničen pristup.

    • U programu PowerPoint na kartici Informacije kliknite Zaštiti prezentaciju, postavite pokazivač na Ograniči dozvolu po osobi, a zatim kliknite Ograničen pristup.

  4. U dijaloškom okviru Dozvole učinite nešto od sljedećeg:

    • U programu Word odaberite Ograniči dozvolu za ovaj dokument, a zatim dodijelite željene razine pristupa za svakog korisnika.

    • U programu Excel odaberite Ograniči dozvolu za ovu radnu knjigu, a zatim dodijelite željene razine pristupa za svakog korisnika.

    • U programu PowerPoint odaberite Ograniči dozvolu za ovu prezentaciju, a zatim dodijelite željene razine pristupa za svakog korisnika.

      Mogućnosti će biti ograničene ako je administrator postavio prilagođene pravilnike za dozvole koje korisnici ne mogu promijeniti.

      Razine dozvola

    • Čitanje     Korisnici s dozvolom za čitanje mogu pročitati dokument, radnu knjigu ili prezentaciju, no nemaju dozvolu za uređivanje, ispis ni kopiranje.

    • Promjena     Korisnici s dozvolom za unos promjena mogu pročitati dokument, radnu knjigu ili prezentaciju, urediti ih i spremiti promjene, no nemaju dozvolu za ispis.

    • Potpuna kontrola     Korisnici s dozvolom za potpunu kontrolu imaju sve dozvole za autorstvo i s dokumentom, radnom knjigom ili prezentacijom mogu činiti sve što može učiniti i autor, npr. postavljati datum isteka sadržaja, sprječavati ispis te dodjeljivatu dozvole drugim korisnicima. Nakon isteka dozvole za dokument, radnu knjigu ili prezentaciju za ovlaštene korisnike otvoriti ih može samo autor ili korisnici s dozvolom potpune kontrole za taj dokument, radnu knjigu ili prezentaciju. Autori uvijek imaju dozvolu potpunog pristupa.

  5. Da biste nekome dodijelili dozvolu potpunog pristupa, u dijaloškom okviru Dozvole kliknite Dodatne mogućnosti, a zatim u stupcu Razina pristupa kliknite strelicu i mogućnost Potpuna kontrola na popisu Razina pristupa.

    Dijaloški okvir Dozvole

  6. Nakon dodjele razine dozvola kliknite U redu.

    Pojavit će se traka s porukama, što označava da su dokument, radna knjiga ili prezentacija upravljani pravima. Ako je potrebno unijeti promjene pristupa dokumentu, radnoj knjizi ili prezentaciji, kliknite Promjena dozvola.

    traka s porukama u programu word

    Ako dokument, radna knjiga ili prezentacija s ograničenom dozvolom bude proslijeđena neovlaštenoj osobi, pojavit će se poruka s adresom e-pošte ili web-mjesta autora, pa ta osoba može zatražiti dozvolu za taj dokument, radnu knjigu ili prezentaciju.

    Dijaloški okvir koji pokazuje da je dokument s ograničenom dozvolom proslijeđen neovlaštenoj osobi

    Ako autor odluči da neće navesti adresu e-pošte, neovlaštenim se korisnicima može prikazati poruka o pogrešci.

Postavljanje datuma isteka za datoteku
  1. Otvorite datoteku.

  2. Kliknite karticu Datoteka.

  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • U programu Word na kartici Informacije kliknite Zaštiti dokument, postavite pokazivač na Ograniči dozvolu po osobi, a zatim kliknite Ograničen pristup.

    • U programu Excel na kartici Informacije kliknite Zaštiti radnu knjigu, postavite pokazivač na Ograniči dozvolu po osobi, a zatim kliknite Ograničen pristup.

    • U programu PowerPoint na kartici Informacije kliknite Zaštiti prezentaciju, postavite pokazivač na Ograniči dozvolu po osobi, a zatim kliknite Ograničen pristup.

  4. U dijaloškom okviru Dozvole učinite nešto od sljedećeg:

    • U programu Word potvrdite okvir Ograniči dozvolu za ovaj dokument, a zatim kliknite Dodatne mogućnosti.

    • U programu Excel potvrdite okvir Ograniči dozvolu za ovu radnu knjigu, a zatim kliknite Dodatne mogućnosti.

    • U programu PowerPoint potvrdite okvir Ograniči dozvolu za ovu prezentaciju, a zatim kliknite Dodatne mogućnosti.

  5. U odjeljku Dodatne dozvole za korisnike učinite nešto od sljedećeg:

    • U programu Word potvrdite okvir Ovaj dokument istječe i unesite datum.

    • U programu Excel potvrdite okvir Ova radna knjiga istječe i unesite datum.

    • U programu PowerPoint potvrdite okvir Ova prezentacija istječe i unesite datum.

  6. Dvaput kliknite U redu.

Korištenje drugog korisničkog računa sustava Windows za upravljanje pravima datoteka

  1. Otvorite dokument, radnu knjigu ili prezentaciju.

  2. Kliknite karticu Datoteka.

  3. Učinite jedno od sljedećeg:

    • U programu Word na kartici Informacije kliknite Zaštiti dokument, postavite pokazivač na Ograniči dozvolu po osobi, a zatim kliknite Upravljanje vjerodajnicama.

    • U programu Excel na kartici Informacije kliknite Zaštiti radnu knjigu, postavite pokazivač na Ograniči dozvolu po osobi, a zatim kliknite Upravljanje vjerodajnicama.

    • U programu PowerPoint na kartici Informacije kliknite Zaštiti prezentaciju, postavite pokazivač na Ograniči dozvolu po osobi, a zatim kliknite Upravljanje vjerodajnicama.

  4. Učinite nešto od sljedećeg:

    • U dijaloškom okviru Odabir korisnika odaberite adresu e-pošte za račun koji želite koristiti, a zatim kliknite U redu.

    • U dijaloškom okviru Odabir korisnika kliknite Dodaj, unesite svoje vjerodajnice za novi račun, a zatim dva puta kliknite U redu.

      Dijaloški okvir Odabir korisnika

Prikaz sadržaja s ograničenom dozvolom

Da biste pomoću sustava Office pogledali sadržaj kojim se upravlja pravima za koji imate dozvole, samo otvorite dokument, radnu knjigu ili prezentaciju.

Ako želite vidjeti svoje dozvole, kliknite Prikaz dozvola na traci s porukama ili pak kliknite nešto od sljedećeg na traci stanja pri dnu zaslona:

  • Ovaj dokument sadrži pravilnik o dozvolama Gumb koji pokazuje da dokument sadrži pravilnik o dozvolama

  • Ova radna knjiga sadrži pravilnik o dozvolama Gumb koji pokazuje da dokument sadrži pravilnik o dozvolama

  • Ova prezentacija sadrži pravilnik o dozvolama Gumb koji pokazuje da dokument sadrži pravilnik o dozvolama

U verzijama sustava Office za iOS sve će se datoteke zaštićene IRM-om koje primite otvoriti ako ste prijavljeni pomoću računa koji ima dozvole za te datoteke. Prilikom otvaranja datoteke zaštićene IRM-om pri vrhu ćete vidjeti traku s informacijama koja će vam ponuditi da pogledate dozvole dodijeljene toj datoteci.

Ako ste pretplatnik na Office 365 uz Azure Rights Management, a vaš je odjel za IT definirao predloške IRM-a koje možete koristiti, te predloške možete dodijeliti datotekama u sustavu Office za iOS.

Da biste zaštitili datoteku, u aplikaciji dodirnite gumb za uređivanje Ikona Uređivanje , idite na karticu Pregled i dodirnite gumb Ograniči dozvole. Vidjet ćete popis dostupnih pravilnika za IRM. Odaberite željeni pravilnik i dodirnite Gotovo da biste ga primijenili.

Napomena: Ako gumb Ograniči dozvole nije omogućen u vašoj aplikaciji, otvorite bilo koji postojeći dokument zaštićen IRM-om da biste ga pokrenuli.

Iako trenutno u verzijama sustava Office za Android ne možete dodjeljivati za IRM, sve će se datoteke zaštićene IRM-om koje primite otvoriti ako ste prijavljeni pomoću računa koji ima dozvole za te datoteke. Prilikom otvaranja datoteke zaštićene IRM-om pri vrhu ćete vidjeti traku s informacijama koja će vam ponuditi da pogledate dozvole dodijeljene toj datoteci.

Kada u sustavu Office za Android otvorite datoteku zaštićenu IRM-om, moći ćete vidjeti dozvole koje su vam dodijeljene.

Upravljanje pravima na informacije (IRM) pomaže tako što čini sljedeće:

  • sprječava neovlaštenog primatelja ograničenog sadržaja pri prosljeđivanju, kopiranju, promjeni, ispisivanju, faksiranju ili lijepljenju sadržaja za neovlaštenu upotrebu

  • ograničava sadržaj neovisno o tome gdje je poslan

  • određuje datum isteka datoteke tako da sadržaj u dokumentu nije moguće pogledati nakon isteka određenog razdoblja

  • primjenjuje korporativne pravilnike koji upravljaju korištenjem i širenjem sadržaja u tvrtki

IRM ne može spriječiti sljedeće radnje povezane s ograničenim sadržajem:

  • brisanje, krađu, preuzimanje i prijenos sadržaja pomoću zlonamjernih programa, kao što su trojanski softveri, programi koji bilježe pritiske tipki te određene vrste špijunskog softvera

  • gubitak ili oštećenja sadržaja uslijed djelovanja računalnih virusa

  • ručno kopiranje ili prepisivanje sadržaja s prikaza na zaslonu primatelja

  • digitalno fotografiranje sadržaja (kada je prikazan na zaslonu primatelja)

  • kopiranje sadržaja pomoću programa za snimanje zaslona nekog drugog proizvođača

Napomena: Informacije o načinima ograničavanja dozvola za sadržaj u porukama e-pošte potražite u članku Stvaranje poruke s ograničenom dozvolom.

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×