Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila

Upravljanje porukama e-pošte pomoću pravila

Pravila vam omogućuju premještanje, označavanje i odgovaranje na poruke e-pošte automatski. Pomoću pravila reproducirajte zvukove, premještajte poruke u mape ili prikazujte upozorenja o novim porukama.

Najjednostavnije i najčešće pravilo koje možete stvoriti je ono koje vam omogućuje da premjestite stavku određenih pošiljatelja ili s određenim riječima u predmetnom retku u drugu mapu. To pravilo možete stvoriti izravno iz poruke koju ste već primili.

  1. Desnim tipkom miša kliknite poruku u ulaznoj pošti ili neku drugu mapu e-pošte, a zatim odaberite Pravila.

    Kliknite desnom tipkom miša na poruku koju ste primili da biste stvorili pravilo.
  2. Odaberite neku od mogućnosti. Outlook automatski predlaže stvaranje pravila na temelju pošiljatelja i primatelja. Da biste vidjeli dodatne mogućnosti, odaberite Stvori pravilo.

  3. U dijaloškom okviru Stvaranje pravila odaberite jedan ili više od triju potvrdnih okvira.

    Odaberite Stvori pravilo da biste stvorili novo pravilo.
  4. U odjeljku Učinite sljedeće ako želite da se pravilo za premještanje poruka u mapu, potvrdite okvir Premjesti stavku u mapu , a zatim odaberite mapu u dijaloškom okviru Odabir mape koja se pojavljuje, a zatim U redu.

    Stavke možete premjestiti u postojeću ili novu mapu.
  5. Da biste spremili pravilo, kliknite U redu.

    Napomena: Ako želite primijeniti pravilo na poruke koje ste već primili, potvrdite okvir u dijaloškom okviru za potvrdu koji se pojavljuje, a zatim kliknite U redu.

Stvaranje pravila pomoću Čarobnjaka za pravila

Postoje tri vrste pravila koje možete stvoriti pomoću Čarobnjaka za pravila.

  • Ostanite organizirani: ova pravila olakšavaju filtriranje, arhiviranje i praćenje poruka.

  • Budite u tijeku: ova vas pravila obavještavaju kad primite poruku koja odgovara određenom skupu kriterija.

  • Prilagođena pravila: ovo su pravila koja ste stvorili bez predloška.

Pravila se mogu gotovo neograničeno prilagođavati. Postoje razne mogućnosti koje možete postaviti za svaku vrstu pravila koju ste stvorili. Poduzmite sljedeće korake da biste saznali kako stvoriti pravilo pomoću čarobnjaka za pravila.

  1. Odaberite Datoteka > Upravljanje pravilima i upozorenjima da biste otvorili dijaloški okvir Pravila i upozorenja .

  2. Na kartici Pravila e-pošte odaberite Novo pravilo.

  3. Odaberite neki od predložaka iz Korak 1. Da biste započeli s praznim pravilom, odaberite Primijeni pravilo na porukama koje primam ili Primijeni pravilo na poruke koje šaljem.

  4. U Korak 2: uredite opis pravila kliknite na bilo koju podcrtanu mogućnost da biste ih postaviti. Na primjer, ako ste odabrali Označite poruke od pošiljatelja radi daljnjeg praćenja u koraku 1, kliknite osobe ili javna grupa da biste odabrali kojeg pošiljatelja poruke želite označiti, a zatim kliknite pratiti u ovom trenutku da biste odabrali zastavicu i datum daljnjeg praćenja.

  5. Kliknite Dalje.

Na drugoj stranici čarobnjaka za pravila možete dodati dodatne uvjete pravila. Na primjer, možete odabrati poruke poslane od određene osobe, a koja sadržavaju određene riječi u tijelu predmetu ili poruke.

  1. U Korak 1: Odaberite okvir uvjeti, bilo koji uvjet koji postavite na prethodnom zaslonu je potvrđen. Možete odabrati više dodatnih uvjeta potvrđivanjem njihovih okvira.

  2. U Korak 2: Uredite okvir s opisom pravila, kliknite na bilo koji od dodatnih podcrtanih uvjeta koje ste upravo dodali. Zatim kliknite Dalje.

Na trećoj stranici Čarobnjaka za pravila možete odabrati dodatne akcije za poduzimanje na poruci. Na primjer, označavanje poruka za daljnji rad i označavanje poruka kao vrlo važnih.

  1. U Korak 1: Odaberite okvir uvjeta , svaka akcija postavljena na prvom zaslonu je označena. Možete odabrati više dodatnih akcija potvrđivanjem njihovih okvira.

  2. U okviru Korak 2: uredite opis pravila, kliknite na sve dodatne podcrtane akcije koji ste upravo dodali. Zatim kliknite Dalje.

Na četvrtoj stranici Čarobnjaka za pravila, možete dodati željene iznimke od Vašeg pravila. Na primjer, možete provjeriti da je pravilo obilježeno kao važno kako biste bili sigurni da se poruke označene s određenom razinom važnosti ne označuju za praćenje.

  1. U okviru Korak 1: Odaberite uvjete, odaberite eventualne iznimke od vašeg pravila označavajući kvačicama potvrdne uvjete.

  2. U okviru Korak 2: uredite opis pravila, kliknite na sve dodatne podcrtane iznimke koje ste upravo dodali. Zatim kliknite Dalje.

  1. Na zadnjoj stranici Čarobnjaka za pravila unesite naziv za svoje pravilo.

  2. Ako pravilo želite pokrenuti na porukama koje se već nalaze u mapi Ulazna pošta, potvrdite okvir Primijeni sada ovo pravilo na porukama koje su već u mapi “Ulazna pošta“.

  3. Prema zadanim postavkama, Uključi ovo pravilo je potvrđeno. Možete poništiti ovaj okvir ako trenutno ne želite da pravilo bude uključeno.

  4. Kliknite Završi da biste spremili i uključili pravilo.

Možete izbrisati pravilo kada nije više potrebno.

  1. Na kartici Datoteka odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima.

  2. U dijaloškom okviru Pravila i upozorenja na kartici Pravila e-pošte odaberite pravilo koje želite izbrisati.

  3. Odaberite Izbriši Ikona brisanja > U redu.

Pravila možete ručno primijeniti.

  1. Na kartici Datoteka odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima, a na kartici Pravila e-pošte odaberite Izvedi pravila sada.

  2. U dijaloškom okviru Izvedi pravila sada u odjeljku Odaberite pravila za izvođenje potvrdite okvir za svako pravilo koje želite pokrenuti.

  3. U okviru Izvedi u mapi, ako želite odabrati neku drugu mapu, odaberite Pregledaj, zatim mapu, a potom U redu.

    Potvrdite okvir Uključi podmape da biste obuhvatili sve podmape mape koju ste odabrali u 3. koraku.

  4. Na popisu Primijeni pravila na prihvatite zadanu postavku svih poruka ili promijenite na pročitane ili nepročitane poruke.

  5. Odaberite Izvedi sada.

U programu Outlook postoje dvije vrste pravila: poslužiteljska i klijentska.

  • Poslužiteljska pravila    
    Kada koristite račun za Microsoft Exchange Server, neka su pravila poslužiteljska. Ta se pravila primjenjuju na vaš poštanskom sandučić na poslužitelju pošte sustava Exchange čak i kada Outlook nije pokrenut.

    Poslužiteljska pravila moraju se primjenjivati na poruke čim se isporuče u vašu mapu Ulazna pošta i potrebno im je omogućiti izvođenje dok se ne dovrše na poslužitelju. Pravilo koje, primjerice, određuje da se poruka ispiše ne može se primijeniti dok ne dovrši njegova primjena na poslužitelju. Ako se ne može primijeniti na poslužitelju, pravilo se primjenjuje kada pokrenete Outlook i postaje klijentsko pravilo.

  • Isključivo klijentska pravila   
    Klijentska se pravila primjenjuju samo na vašem računalu. Ne primjenjuju se na poslužitelju sustava Exchange, već u programu Outlook. Klijentska pravila mogu se izvoditi samo kada je Outlook pokrenut.

Savjet: Ako vaš popis pravila sadrži obje vrste pravila, najprije se primjenjuju poslužiteljska pravila, a zatim klijentska.

Potvrde o isporuci, odgovori glasača i automatski odgovori

Kada se primjenjuju pravila, potvrde o isporuci, potvrde čitanja, odgovori glasača i automatski odgovori (obavijest o vremenu odsutnosti) obrađuju se kao da je riječ o porukama. Pravilo koje premješta poruke s riječju "sastanak" u okviru Predmet premješta u određenu mapu, na primjer, premješta i sve potvrde o isporuci, odgovore glasača i automatske odgovore u istu mapu.

Napomena: Kada pravilo premjesti odgovore glasača iz mape Ulazna pošta u neku drugu mapu, to utječe na praćenje glasova. Kada otvorite poslanu poruku koja je sadržavala gumb za glasanje, informacije o praćenju neće obuhvaćati odgovore koje je to pravilo premjestilo. Ručno premještanje ili brisanje odgovora ne utječe na praćenje.

Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti

Zahtjevi za sastanak, zahtjevi za zadatak i dokumenti smatraju se porukama. Ako stvorite pravilo koje premješta stavku u određenu mapu na temelju određenih zadovoljenih (ispunjenih) uvjeta (kriterija), premjestit će se i svi zahtjevi za sastanak i zadatak koji odgovaraju tim uvjetima. No pripazite na sljedeća ograničenja kada stvarate pravila koja utječu na takve vrste stavki:

  • Ako je stavka premještena u mapu koja nije mapa za poštu, možda nakon premještanja neće funkcionirati na očekivani način. Ako se poruka premjesti u mapu Kalendar, neće se stvoriti nova obaveza.

  • Ako se zahtjev za sastankom ili zadatkom pomoću pravila premjesti u mapu Izbrisane stavke, izvorna stavka neće pratiti odgovor.

  • Ako se zahtjev za sastanak automatski premjesti u mapu Izbrisane stavke, sastanak se neće dodati u Kalendar.

  • Pravila koja utječu na poruke koje šaljete ne primjenjuju se na zahtjeve za zadatak ili sastanak.

Grupe kontakata

Pravilo koje sadrži grupu kontakata može se ponašati drugačije od ostalih pravila ovisno o tome kako je pravilo stvoreno.

  • Premještanje poruka poslanih javnoj grupi u mapu   
    To je pravilo dostupno samo ako koristite račun sustava Exchange Server. Samo se poruke poslane u grupu kontakata premještaju u navedenu mapu. Poruke osoba koje su članovi grupe kontakata ne premještaju se u navedenu mapu.

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×