U ovom se članku pomoći opisuju načini zajedničkog korištenja informacija putem web-mjesta Moje web-mjesto i profila te se navode neki koraci koji će vam pomoći u upravljanju količinom informacija koje zajednički koristite.
Napomena: Ako se ti podaci ne podudaraju s vašim prikazom, možda koristite Microsoft 365 nakon nadogradnje servisa. Isprobajte Prikaz i postavite profil da biste pronašli informacije koje se odnose na vas.
Što želite učiniti?
Pregled
Zajedničko korištenje podataka o sebi može vam pomoći da se povežete s drugima i stvorite svoju profesionalnu mrežu. Važno je, međutim, razumjeti vrste podataka koje zajednički koristite i koliko ih općenito zajednički koristite. Možda ćete, primjerice, htjeti dijeliti osobne podatke kao što su broj mobilnog telefona samo s vašom radnom grupom ili upraviteljem, a ne sa svima u tvrtki ili ustanovi.
Osim toga, provjerite ima li vaša tvrtka ili ustanova pravilnike o zajedničkom korištenju podataka. Vaša tvrtka ili ustanova, primjerice, može imati pravilnike o vrstama informacija koje bi se trebale i ne bi trebale pohranjati na mreži ili može zahtijevati postupak odobravanja za neke vrste sadržaja.
Evo nekoliko ključnih načina na koje se podaci zajednički koriste putem web-mjesta Moje web-mjesto:
-
Sadržaj na web-mjestu Moje web-mjesto, uključujući dokumente, popise i blogove
-
Oznake i bilješke koje primijenite na stranice i dokumente
-
Predložene ključne riječi i kolege koje ste odobrili, koje se mogu koristiti za brzo ažuriranje web-mjesta Moje web-mjesto da biste mogli surađivati s drugim korisnicima
-
Osobni podaci, kao što su podaci za kontakt, interesi, odgovornosti, kolege i članstva na popisu e-pošte u profilu te sva ažuriranja koja napravite u pojedinostima profila
Imajte na umu da vaša tvrtka ili ustanova može prilagoditi moje web-mjesto, kao što je kontrola vrsta podataka koje možete dodati ili prilagoditi. Vaša tvrtka ili ustanova može na moje web-mjesto dodati i podatke iz drugih izvora podataka, kao što je baza podataka ljudskih resursa.
Zajedničko korištenje sadržaja na web-mjestu Moje web-mjesto i upravljanje pristupom sadržaju
Vaše moje web-mjesto sadrži tri mogućnosti za zajedničko korištenje dokumenata:
-
Zajedničko korištenje dokumenata Koristite ovu biblioteku za pohranu dokumenata koje želite zajednički koristiti s više osoba. Ovisno o načinu postavljanja web-mjesta Moje web-mjesto, možete urediti dozvole za biblioteku te određene mape i stavke.
-
Privatni dokumenti Ovu biblioteku koristite za dokumente koje ne želite zajednički koristiti s drugim osobama. Pohrana dokumenata u ovoj biblioteci može biti korisna, primjerice, ako često morate pristupiti dokumentu s različitih računala, ali ne namjeravate zajednički koristiti dokument sa suradnicima.
Ovisno o postavljanju web-mjesta Moje web-mjesto, možete dodati i drugi sadržaj, kao što su druge biblioteke, popisi i web-mjesto bloga da biste omogućili zajedničko korištenje ideja.
Možete upravljati dozvolama za te stavke, slično kao što korisnici upravljaju dozvolama za sadržaj na drugim web-mjestima. Dozvole se mogu prilagoditi na razini web-mjesta, kao i za popise, biblioteke, mape, određene dokumente i stavke popisa.
Na kartici Sadržaj vašeg profila korisnici mogu vidjeti i javne dokumente koje ste vi stvorili na drugim web-mjestima sustava SharePoint na kojima ste član, ako imaju dozvolu za prikaz tog sadržaja.
Vaša tvrtka ili ustanova možda ima dodatne pravilnike o vrstama dokumenata koje možete pohraniti na moje web-mjesto.
Objašnjenje načina na koji osobe dodaju suradnike i prate aktivnosti
Možete pratiti aktivnosti suradnika da biste vidjeli kada označi zanimljiv članak, objavili bilješku na ploči s bilješkama ili promijenili nazive radnih mjesta. Njihove se aktivnosti prikazuju obrnutim kronološkim redoslijedom u sažetku sadržaja vijesti. Isto tako, osobe u vašoj tvrtki ili ustanovi mogu vas dodati kao suradnika i pratiti vaše aktivnosti u svojim sažecima sadržaja vijesti.
Osobe vas kao suradnike i pratiti vaše aktivnosti, bez obzira na to dodajete li ih kao suradnike i obratno. Ako vas zanimaju aktivnosti te osobe, možda ćete ih htjeti dodati kao suradnika da biste mogli pratiti i njihove aktivnosti. Neke aktivnosti, kao što je primjena ključne riječi koju je netko drugi naveli kao interes, mogu se pojaviti u sažetku sadržaja vijesti svih koji imaju dozvolu za prikaz vašeg web-mjesta Moje web-mjesto.
Ovisno o tome kako je administrator postavio moje web-mjesto, aktivnosti koje vidite u sažetku sadržaja vijesti možete promijeniti uređivanjem odjeljka Preference profila. Možete, primjerice, odabrati želite li primiti obavijest u sažetku sadržaja vijesti kada suradnik promijeni timove ili napiše bilješku na stranici profila nekog drugog korisnika. Postavke ne mijenjaju vaše aktivnosti koje korisnici mogu vidjeti u svojim sažecima sadržaja vijesti.
Ovisno o načinu postavljanja web-mjesta Moja web-mjesta, možda ćete primiti obavijest e-poštom kada vas netko doda kao suradnika. Poruka vas obavještava da vas je netko dodao kao suradnika i prati vaše aktivnosti, ali vam ne daje mogućnost odbijanja može li vas ta osoba dodati kao suradnika.
Ako ne želite da vas se obavijesti kada vas netko doda kao suradnika, slijedite sljedeći postupak:
-
Napravite nešto od sljedećeg:
-
Ako već pregledavate nečije profile ili stranicu na web-mjestu Moje web-mjesto, kliknite Moj profil.
-
Ako na web-mjestu sustava SharePoint pregledavate neku drugu vrstu stranice, kliknite svoje ime u gornjem desnom kutu
-
-
Kliknite Uredi moj profil.
-
U odjeljku Preference pokraj stavke Obavijesti e-poštom poništite potvrdni okvir Obavijesti me kada me netko doda kao suradnika.
Rad s oznakama, ocjenama, bilješkama i porukama o statusu
Oznake, bilješke i poruke o statusu načini su otkrivanja informacija i povezivanja s drugim osobama u tvrtki ili ustanovi.
Oznake
Ako je administrator omogućio društveno označavanje, možete označiti sadržaj da biste ga mogli jednostavno zapamtiti, klasificirati ili zajednički koristiti s drugima. Možete označiti stranice i dokumente na web-mjestu sustava SharePoint, kao i druge intranet i internetske stranice. Kada primijenite oznaku, možete odrediti je li javna ili privatna.
Da biste drugim korisnicima pomogli da otkriju sadržaj koji vas zanima, postoje različiti načini na koje možete vidjeti kada je netko primijenio javnu oznaku na sadržaj, što korisnicima omogućuje prikaz sadržaja:
-
Ažuriranja u sažetku sadržaja vijesti možete primati kada jedan od vaših suradnika primjenjuje oznaku na sadržaj za koji imate dozvolu za prikaz. Vaši suradnici mogu vidjeti i kada oznake primijenite na sadržaj za koji imaju dozvolu za prikaz.
-
Ako ste dodali ključne riječi u odjeljak Interesi u profilu, možete vidjeti kada korisnici koriste tu ključnu riječ kao oznaku i dati vam dozvolu za prikaz sadržaja koji označi. Ako, primjerice, pratite "fotografiju" kao interes, a netko koristi pojam "fotografija" u javnoj oznaci, primit ćete ažuriranje u sažetku sadržaja vijesti.
-
Isto tako, drugi korisnici mogu vidjeti kada koristite ključnu riječ koju su dodali kao interes. Kada osobe prate ključnu riječ kao interes, ne moraju biti kolege da bi primili ažuriranje kada netko označava sadržaj tom ključnom riječi ili dijeli zajednički interes.
-
Odjeljak Nedavne aktivnosti na profilu prikazuje kada ste nedavno označili sadržaj ako preglednik ima dozvolu za prikaz sadržaja. Ako korisnici imaju dozvolu za prikaz vašeg profila, mogu vidjeti odjeljak Nedavne aktivnosti, bez obzira na to prati li vas kao suradnika.
Oznake se prikazuju i u zbirci oznaka, ponekad poznatom pod nazivom oblak oznaka, koje korisnici mogu pregledavati na vašem profilu. Osobe mogu vidjeti i dodatne informacije o oznaci, kao i nedavne aktivnosti povezane s oznakom, primjerice kada je netko primijenio tu oznaku. Oznake koje primijenite mogu komunicirati i s korporacijskim ključnim riječima kojima centralno upravlja vaša tvrtka ili ustanova. Dodatne informacije potražite u članku Osoba koja upravlja skupovima termina i korporacijskim ključnim riječima za vašu tvrtku ili ustanovu.
Oznaku možete označiti kao javnu ili privatnu. Ako stvorite oznaku kao javnu oznaku, a zatim je označite kao privatnu ili je poslije izbrišete, to neće utjecati na ažuriranje koje korisnici primaju u svojim sažecima sadržaja vijesti kada je oznaka prvi put stvorena. Početno ažuriranje oznake ostat će u sažetku sadržaja vijesti korisnika. Kada oznaku označite kao privatnu, URL ili dokument na koji upućuje oznaka više nije dostupan korisnicima. No korisnici će i dalje moći vidjeti tekst oznake koju označite kao privatne.
Ocjena
Ako je značajka ocjenjivanja omogućena u biblioteci, osobe s dozvolom za pristup sadržaju mogu je ocijeniti sa zvjezdicom. Ovisno o načinu postavljanja biblioteke, autor i osobe s dozvolom za prikaz sadržaja vidjet će ukupan broj ocjena za dokument, ali ne i pojedinosti o tome tko je primijenio ocjenu (primjerice, korisnička imena ne prikazuju se pokraj ocjena). No Microsoft SharePoint Server pohranjuje korisnička imena, a korisnička imena mogu pristupiti kompatibilni programi i rješenja sustava SharePoint.
Ako su vas drugi korisnici dodali kao suradnika, primit će ažuriranje u sažetku sadržaja vijesti kada ocijenite sadržaj i dati im dozvolu za prikaz sadržaja. Mogu vidjeti vezu na sadržaj koji ste ocijenili i ocjenu koju ste primijenili na njega. Ažuriranje se prikazuje i u odjeljku Nedavne aktivnosti vašeg profila, koje može vidjeti svatko tko ima dozvolu za prikaz vašeg Web-mjesta Moje web-mjesto i sadržaja koji ste ocijenili.
Napomene
Možete pisati bilješke o dokumentima i stranicama koje korisnici mogu vidjeti kada posjete dokumente i stranice na koje su primijenjene bilješke. Bilješke možete pisati i na profilima drugih osoba, kao i na vlastitom profilu.
Osobe koji prate vaše aktivnosti kao suradnik primit će ažuriranje u sažetku sadržaja vijesti o bilješkama koje pišete. Odjeljak Nedavne aktivnosti na profilu prikazuje bilješke koje ste nedavno napisali o različitim dijelovima sadržaja ako preglednik ima pristup sadržaju.
Bilješke koje objavite bit će vidljive svima. Nakon stvaranja bilješke možete urediti ili izbrisati bilješku, ali to neće utjecati na ažuriranje koje korisnici primaju u svojim sažecima sadržaja vijesti ili koje se prikazuje u vašim nedavnim aktivnostima kada se bilješka prvi put stvori.
Poruke o statusu
Svoja razmišljanja možete podijeliti putem kratke poruke o statusu koja se prikazuje pokraj vašeg imena i slike kada drugi posjete vaš profil.
Osobe koji prate vaše aktivnosti kao suradnik primit će ažuriranje u sažetku sadržaja vijesti kada promijenite poruku o statusu. Ažuriranja na poruku o statusu pojavit će se i u odjeljku Nedavne aktivnosti na profilu. Poruku o statusu možete urediti ili izbrisati, ali to neće utjecati na izvorno ažuriranje koje korisnici primaju u sažetku sadržaja vijesti ili se prikazuje u vašim nedavnim aktivnostima.
Razumijevanje prijedloga suradnika i ključnih riječi
Ovisno o tome kako je moje web-mjesto postavljeno i koji su programi instalirani, možda ćete primiti prijedloge za suradnike i ključne riječi koji će vam pomoći da se brže povežete s osobama i informacijama.
Ti se prijedlozi mogu temeljiti na načinu na koji koristite programe kompatibilne sa sustavom SharePoint, kao što su Microsoft Outlook 2010.
Značajka dodatka suradnika sustava SharePoint Server u sustavu Outlook 2010, primjerice, pregledava mapu poslane e-pošte da bi potražila određena imena i ključne riječi te učestalost tih naziva i ključnih riječi. Popis se povremeno ažurira i pohranjuje na tvrdi disk računala.
Popis mogućih suradnika možete vidjeti na stranici Dodavanje suradnika u profilu, gdje možete odobriti ili odbaciti suradnike.
Prilikom uređivanja profila možete vidjeti popis predloženih ključnih riječi, a ključne riječi možete odobriti ili odbaciti. Odobrene ključne riječi dodaju se u odjeljke Pitaj me o profilu ili Interesi.
Upravljanje analiziranjem jesu li poslane poruke e-pošte analizirane za prijedloge suradnika i ključnih riječi
Možete odustati od analize e-pošte upravljanjem postavkama u nekim programima e-pošte. Da biste, primjerice, isključili analizu e- Outlook 2010, koristite sljedeći postupak u članku. Ako koristite neki drugi program koji može analizirati poslanu e-poštu za prijedloge suradnika i ključnih riječi, pogledajte pomoć u programu.
-
U Outlook 2010 kliknite izbornik Datoteka , a zatim Mogućnosti.
-
Kliknite Dodatno pa se pomaknite do odjeljka Ostalo.
-
Poništite potvrdni okvir Dopusti analizu poslanih poruka e-pošte da biste prepoznali osobe kojima često šaljete e-poštu i predmete o kojima često govoriti te te podatke prenesite na zadani SharePoint Server.
-
Kliknite U redu.
Upravljanje slanjem prijedloga suradnika i ključnih riječi u e-pošti u sustavu SharePoint Server
Ovisno o postavljanju web-mjesta Moje web-mjesto, možda ćete u e-pošti primati prijedloge za suradnike i ključne riječi koje želite dodati. Možete odustati od primanja tih poruka e-pošte pomoću sljedećeg postupka u sustavu SharePoint Server.
-
Napravite nešto od sljedećeg:
-
Ako već pregledavate nečije profile ili stranicu na web-mjestu Moje web-mjesto, kliknite Moj profil.
-
Ako na web-mjestu sustava SharePoint pregledavate neku drugu vrstu stranice, kliknite svoje ime u gornjem desnom kutu
-
-
Kliknite Uredi moj profil.
-
Pomaknite se do odjeljka Preference i pokraj odjeljka Obavijesti e-poštom poništite potvrdni okvir Pošalji mi prijedloge za nove suradnike i ključne riječi.
Upravljanje pristupom nekim informacijama u profilu
Ovisno o načinu postavljanja profila, pomoću kategorija zaštite privatnosti možete odrediti da samo određene osobe mogu vidjeti neke pojedinosti u vašem profilu, članstvima web-mjesta i popisa za raspodjelu te popisu suradnika. Možda, primjerice, želite da svi koji mogu vidjeti vaš profil vide sva web-mjesta na kojima ste član.
Napomena: Administrator može prilagoditi ili ograničiti možete li kategorije zaštite privatnosti primijeniti na pojedinosti na profilu, popisu članstva i popisu suradnika.
Pojedinosti u vašem profilu mogu sadržavati neke podatke od administratora, ali možda ćete moći urediti tko vidi neke osobne podatke, kao što je vaš osobni telefonski broj.
Stranica Članstva u profilu sadrži popis web-mjesta i popisa za raspodjelu kojima pripadate. Ovisno o načinu postavljanja web-mjesta Moje web-mjesto, na svako članstvo možete primijeniti kategoriju zaštite privatnosti.
Vaši suradnici obično obuhvaćaju članove vašeg tima, kao i druge osobe čije aktivnosti želite pratiti. Suradnike možete organizirati u grupe, ali možete upravljati samo osobama koje vide vaše suradnike primjenom sljedećih kategorija zaštite privatnosti:
-
Svi
-
Moji suradnici
-
Moj tim
-
Moj upravitelj
-
Samo ja
Primjena kategorija zaštite privatnosti na pojedinosti profila, članstva i popis suradnika
Možete promijeniti kategorije zaštite privatnosti za pojedinosti profila, članstva i popis suradnika na profilu.
-
Napravite nešto od sljedećeg:
-
Ako već pregledavate nečije profile ili stranicu na web-mjestu Moje web-mjesto, kliknite Moj profil.
-
Ako na web-mjestu sustava SharePoint pregledavate neku drugu vrstu stranice, kliknite svoje ime u gornjem desnom kutu
-
-
Da biste uredili neke pojedinosti profila, u odjeljku naša slika kliknite Uredi moj profil.
-
Da biste uredili članstva, kliknite Članstva. Potvrdite okvir uz članstva koja želite promijeniti, a zatim kliknite Uređivanje članstva.
-
Da biste uredili popis suradnika , kliknite Kolege, potvrdite okvire pokraj suradnika čije postavke želite promijeniti, a zatim kliknite Uređivanje suradnika.
-
Unesite željene promjene, a zatim kliknite U redu.
Dodavanje suradnika u tim
Postavku zaštite privatnosti za Moj tim možete primijeniti na neke pojedinosti u profilu, članstvima ili popisu suradnika ako želite upravljati tko ima pristup za njihovo pregledavanje. Možete, primjerice, zajednički koristiti stavku samo sa svojim timom, a ne sa svim suradnicima ili svima koji imaju pristup vašem profilu.
Možete dodati nekoga u svoj tim, pružajući mu dozvole za prikaz vašeg Web-mjesta Moje web-mjesto, bilo da je to netko izravno u vašem odjelu ili netko s kim usko radite u drugom odjelu.
-
Napravite nešto od sljedećeg:
-
Ako već pregledavate nečije profile ili stranicu na web-mjestu Moje web-mjesto, kliknite Moj profil.
-
Ako na web-mjestu sustava SharePoint pregledavate neku drugu vrstu stranice, kliknite svoje ime u gornjem desnom kutu
-
-
Kliknite Kolege, odaberite suradnika kojeg želite dodati u svoj tim, a zatim kliknite Uređivanje suradnika. Ako želite, možete odabrati više suradnika.
-
U odjeljku Dodaj u grupu u odjeljku Dodaj u moj tim kliknite Da.
-
Kliknite U redu.
Savjet: Kada dodate nove osobe kao suradnike, možete ih dodati u svoj tim pomoću postavke Dodaj u moj tim.
