Teams i e-pošta, žive u harmoniji

Teams mijenja vaš odnos s e-poštom. Kad cijela grupa radi u aplikaciji Teams, to znači da će svatko od vas primati manje poruka e-pošte. Provest ćete manje vremena u ulaznoj pošti jer ćete za razgovore češće koristiti Teams.

No ipak ćete za neke stvari i dalje dobivati (i čak trebati) e-poštu. Odnos će ovisiti o tome koliko ste često u kontaktu s osobama koje ne koriste Teams i vašim vlastitim preferencijama. (Znamo osobe koje provjere e-poštu samo jedanput dnevno, a i one kojima je cijeli dan otvorena uz aplikaciju Teams.) Većini su ljudi za obavljanje posla potrebni i Teams i e-pošta.

Evo nekoliko stvari koje volimo raditi:

1. Korištenje razgovora i kanala u aplikaciji Teams za svakodnevan rad s najbližim kolegama

Svakodnevna razmjena informacija najbolje se odvija u aplikaciji Teams. Razgovori i kanali stvoreni su za diskusije o logistici događaja, vaganje prednosti i mana novih značajki te obavještavanje o napretku.

Uklanjanjem te vrste poruka iz ulazne pošte mijenja se volumen i vrsta aktivnosti koje obavljamo u vezi s e-poštom (više o tome u odjeljcima u nastavku).

Prikvačeno je grupno čavrljanje pod nazivom „Pregled skripta videozapisa“

Da biste pratili tekuće konverzacije, grupnim razgovorima dajte nazive i prikvačite ih na vrh prikaza.

2. Odlučivanje o načinu na koji želite odgovarati na pozivnice za sastanke

Neki od nas vole pregledavati zahtjeve za sastanke u obliku reda u programu Outlook. Drugi to vole raditi iz područja kalendara u timovima. I jedno i drugo je odlično – postupajte onako kako vama odgovara.

Ipak ćete za neke stvari i dalje dobivati (i čak trebati) e-poštu. Odnos će ovisiti o tome koliko ste često u kontaktu s osobama koje ne koriste Teams i vašim vlastitim preferencijama.

3. Praćenje e-pošte radi priopćenja i biltena upućenih širokom krugu primatelja

Formalna priopćenja na razini cijele tvrtke obično stižu e-poštom – stvari kao što su promjene u odsjecima, inicijalni sastanak u vezi godišnje donacijske kampanje, poruka od Satye, bilten iz korisničke podrške i slično. To su obično pomno oblikovani sadržaji namijenjeni vrlo velikom broju osoba. Za takve stvari na oku držimo e-poštu. Ponekad će korisnici tu vrstu poruka e-pošte proslijediti u jedan od naših kanala kako bi bili sigurni da će ih vidjeti čak i oni koji gotovo nikad ne provjeravaju e-poštu.

Vaš preglednik ne podržava videozapise. Instalirajte Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ili Internet Explorer 9.

Pogledajte ovaj videozapis da biste saznali kako proslijediti važne poruke e-pošte u kanale.

4. Odabir vanjskih osoba koje želite dodati kao goste u aplikaciju Teams

Ako imamo projekt na kojem ćemo surađivati s osobama izvan Microsofta, možda stvorimo određeni projektni tim u aplikaciji Teams, a zatim pozovemo vanjske suradnike kao goste. To nam omogućuje projektnu komunikaciju na preferirani način u aplikaciji Teams i zadržava obavijesti o projektu u samoj aplikaciji. Budući da je to mjesto na kojem pratimo i ostale svoje projekte, vjerojatnije je da ćemo pravovremeno uočiti važne razgovore i datoteke.

Za osobe izvana, s kojima surađujete samo povremeno, e-pošta je posve dobra.

Zanima vas kako dodavati goste? Pogledajte Dodavanje gostiju u tim.

Sljedeće: obavještavanje obavijesti 

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×