Sve o tijekovima rada za prikupljanje potpisa

Sve o tijekovima rada za prikupljanje potpisa

Tijekovi rada u proizvodima sustava SharePoint značajke su pomoću kojih možete automatizirati poslovne procese, što će ih učiniti dosljednijima i učinkovitijima. Pomoću tijeka rada za prikupljanje potpisa u sustavu SharePoint možete dokumente stvorene u programima Excel, Word i InfoPath usmjeriti na potpisivanje proizvoljnom broju osoba.

Dodatne informacije potražite u članku O tijekovima rada ugrađenima u SharePoint.

Važno:  Prema zadanim postavkama, tijek rada za prikupljanje potpisa ne aktivira se niti se pojavljuje u okviru s popisom Odabir predloška tijeka rada obrasca za pridruživanje. Da biste ga učinili dostupnim, administrator web-mjesta mora ga aktivirati na razini zbirke web-mjesta. Ako imate dozvole za razinu zbirke web-mjesta, pogledajte članak Omogućivanje predložaka tijeka rada sustava SharePoint.

Ako morate samo dovršiti tijek rada za prikupljanje potpisa    Samo se pomaknite do segmenta DOVRŠAVANJE i proširite ga. Zasad vam ostali segmenti vjerojatno neće biti potrebni.

Usporedba ručnog procesa i automatiziranog tijeka rada

Tijekovi rada sustava SharePoint:

  • Učinkoviti su i dosljedni    Tijek rada za prikupljanje potpisa automatski preusmjerava dokumente, dodjeljuje zadatke potpisa i prati njihov napredak. Aktivnosti unutar tijeka rada mogu se pratiti i prilagođavati sa središnje web-stranice koja prikazuje stanje, a povijest događaja unutar tijeka rada čuva se 60 dana nakon dovršetka.

  • Znače manje posla za vas    Vama i vašim kolegama tijek rada za prikupljanje potpisa štedi vrijeme i trud, a u isto vrijeme pojednostavnjuje i standardizira postupak potpisivanja.

Ovdje je prikazan dijagram jedne vrlo jednostavne verzije tijeka rada za prikupljanje potpisa.

Dijagram toka postupka tijeka rada

Savjeti za upotrebu ovog članka

Informacije u ovom članku predočene su u proširivim segmentima.

Dovršavanje zadatka tijeka rada za prikupljanje potpisa    Samo se pomaknite do segmenta DOVRŠAVANJE i proširite ga. Zasad vam ostali segmenti vjerojatno neće biti potrebni.

Dodavanje, pokretanje, praćenje i održavanje tijeka rada    Ako još niste upoznati s ovim zadacima, bilo bi korisno da ovaj članak prođete segment po segment prije prvog dizajniranja i dodavanja tijeka rada. Kada se upoznate s informacijama i strukturom članka, lakše ćete pristupiti traženom segmentu pri svakom sljedećem čitanju.

Napomena o grafičkim sadržajima    Zaslonske slike i konceptualni dijagrami iz ove serije članaka o tijekovima rada uglavnom se temelje na vrsti tijeka rada za odobrenja. Međutim, radi jasnoće pojmova i uputa, slike i dijagrami u ovom članku po potrebi su prilagođeni tijekovima rada za prikupljanje potpisa.

Opaska o ispisu ovog članka    Ovaj je članak dug. Ako želite ispisati samo odabrane segmente, provjerite jesu li prilikom ispisa prošireni samo ti segmenti. (Ako na ispisani primjerak želite uključiti i sve grafike, pokrenite ispis s vodoravnim, a ne okomitim usmjerenjem stranice.)

Opaska o pretraživanju    Prije pretraživanja nekog teksta ili pojma u ovom članku provjerite jesu li svi segmenti koje želite pretražiti prošireni.

Dodatne informacije o tijekovima rada za prikupljanje potpisa

Tijek rada za prikupljanje potpisa značajka je proizvoda sustava SharePoint koja dokument ili obrazac stvoren u programu Word, Excel ili InfoPath prosljeđuje jednoj ili više osoba da bi ga potpisali. Tijek rada automatizira, pojednostavnjuje i standardizira cijeli postupak.

Ilustracija usmjerivanja tijeka rada

Osnovni tijek rada za prikupljanje potpisa uključen u proizvode sustava SharePoint funkcionira kao predložak. Pomoću tog predloška možete na svoja web-mjesta dodati željeni broj tijekova rada za prikupljanje potpisa. Svaki tijek rada koji dodate jedinstvena je verzija osnovnog tijeka rada za prikupljanje potpisa s pripadnim posebnostima koje se temelje na postavkama navedenim prilikom dodavanja.

  • Kada na popis, u biblioteku ili u zbirku web-mjesta dodate tijek rada za prikupljanje potpisa, možete odrediti koliko ćete sudionika uključiti te hoće li se njihovi zadaci dodjeljivati jedan za drugim (serijski) ili svi odjednom (paralelno). Čak možete i odlučiti želite li zadatke sudionika podijeliti u dvije ili više odvojenih faza. Štoviše, svaki put kada za neki dokument ručno pokrenete tijek rada, sve ove postavke možete prilagođavati.

  • Tijek rada svakom navedenom sudioniku dodjeljuje zadatak. Svaki sudionik bira između nekoliko mogućnosti: može potpisati (ili ne potpisati) dokument, dodijeliti zadatak potpisivanja nekom drugome ili izbrisati zadatak.

  • Dok tijek rada traje, vi možete pratiti napredak i raditi prilagodbe (po potrebi) s jedne jedine, središnje stranice stanja tijeka rada.

  • Popis svih događaja tijeka rada koji su se odvili tijekom ovog izvođenja (ili instance) tijeka rada dostupan je kao neformalna referenca na stranici stanja tijeka rada još 60 dana nakon dovršetka tijeka rada.

Tijek rada za prikupljanje potpisa nije zamišljen za prikupljanje odobrenja i odbijenica za dokument ili za kontrolu objavljivanja web-stranica za neko web-mjesto. Ako želite dodati tijek rada u kojem sudionici odobravaju i odbijaju dokument koji ocjenjuju, pogledajte članak Sve o tijekovima rada za odobrenja.

Tijekovi rada za prikupljanje potpisa nisu zamišljeni ni za prikupljanje povratnih informacija. Ako želite koristiti tijek rada za prikupljanje povratnih informacija, pogledajte članak Sve o tijekovima rada za prikupljanje povratnih informacija.

Uz to, pomoću programa Microsoft SharePoint Designer 2013 možete dodatno prilagoditi sve tijekove rada ugrađene u proizvode sustava SharePoint.

Dodavanje tijeka rada   Da biste dodali tijek rada, po zadanome morate imati dozvolu za upravljanje popisima. (Grupa vlasnika ima dozvolu za upravljanje popisima po zadanim postavkama, dok grupe članova i posjetitelja nemaju.)

Pokretanje tijeka rada   Također po zadanom, da biste pokrenuli tijek rada koji je već dodan, morate imati dozvolu za uređivanje stavki. (Grupe članova i vlasnika imaju dozvolu za uređivanje stavki po zadanim postavkama, dok grupa posjetitelja nema.)

Osim toga, vlasnici mogu konfigurirati određene tijekove rada tako da ih mogu pokretati samo članovi vlasničke grupe. (Da biste to napravili, potvrdite okvir Za pokretanje tijeka rada zahtijevaj dozvole Upravljanje popisima, koji se nalazi na prvoj stranici obrasca za pridruživanje.)

Sve više poslovnih transakcija odvija se elektronički. Stoga se sve više koriste i digitalni potpisi koji zakonski obvezuju stranke u odnosu na njihove transakcije. Digitalni se potpis koristi kao dokaz identiteta osobe koja je potpisala dokument i potvrđuje da sadržaj nije mijenjan nakon primjene digitalnog potpisa na dokument. Digitalni potpisi pružaju sigurnost koja se temelji na tehnologiji šifriranja i pridonose smanjivanju rizika koji se veže uz elektroničke poslovne transakcije. Poboljšanjima u digitalnom potpisivanju Office nastoji zadovoljiti potrebe za sigurnošću informacija subjekata iz poslovnog i javnog sektora širom svijeta.

Da biste stvorili digitalni potpis, morate imati digitalni certifikat, koji vaš identitet dokazuje stankama u odnosu i koji bi trebao biti izdan od strane ugledne ustanove za izdavanje certifikata. Ako nemate digitalni certifikat, Microsoft ima partnere koji nude digitalne certifikate, kao i druge napredne potpise.

Ovo su osnovne faze:

  • PRIJE izvođenja tijeka rada (planiranje, dodavanje, pokretanje)   
    Prije dodavanja tijeka rada isplanirajte gdje ga želite dodati (za jedan popis ili biblioteku ili pak za cijelu zbirku web-mjesta) i detalje o tome kako će funkcionirati. Nakon dodavanja i konfiguracije tijeka rada svatko tko ima potrebne dozvole može pokrenuti tijek rada za određeni dokument. Tijek rada može se postaviti i tako da se izvodi automatski. Automatsko izvođenje aktiviraju pokretački događaji (jedan ili oba): kada se neki dokument doda ili stvori na popisu ili u biblioteci ili pak se bilo koji dokument na popisu ili u biblioteci promijeni.

  • TIJEKOM izvođenja tijeka rada (dovršavanje, praćenje, prilagođavanje)   
    Dok traje izvođenje tijeka rada, pojedini sudionici obavljaju zadatke koji su im dodijeljeni. U međuvremenu, napredak tijeka rada može se pratiti na stranici stanja tijeka rada za tu određenu instancu tijeka rada. Prilagodbe tijeku rada mogu se vršiti dok se izvodi s iste stranice, a s nje se tijek rada po potrebi može i otkazati ili prekinuti.

  • NAKON izvođenja tijeka rada (pregled, izvješćivanje, promjena)   
    Nakon završetka tijeka rada cijela povijest ovog izvođenja (ili instance) može se pregledati još 60 dana na stranici stanja tijeka rada. Ako u vezi s funkcioniranjem tijeka rada želite nešto promijeniti, možete otvoriti i urediti obrazac za pridruživanje koji ste ispunili prilikom dodavanja tijeka rada.

Na sljedećem dijagramu te su faze prikazane iz perspektive osobe koja dodaje novi tijek rada.

Proces tijeka rada

Planiranje novog tijeka rada za prikupljanje potpisa

U ovome segmentu razmatramo odluke koje morate donijeti i informacije koje morate prikupiti prije dodavanja verzije tijeka rada za prikupljanje potpisa.

Ako ste već upoznati s postupkom dodavanja ove vrste tijeka rada i potreban vam je samo podsjetnik o konkretnim koracima, preskočite na odgovarajući segment DODAVANJE (Popis/biblioteka ili Zbirka web-mjesta) ovoga članka.

Tijekovi rada uključeni u proizvode sustava SharePoint funkcioniraju kao glavni predlošci na kojima se temelje specifični, pojedinačni tijekovi rada koje ste dodali na popise, u biblioteke i zbirke web-mjesta.

Svaki put kada dodate tijek rada za prikupljanje potpisa, u biti dodajete verziju općeg predloška tijeka rada za prikupljanje potpisa. Svaka verzija ima vlastiti naziv i vlastite postavke koje određujete u obrascu za pridruživanje prilikom dodavanja te konkretne verzije. Na taj način možete dodati više tijekova rada koji zapravo predstavljaju verzije temeljene na glavnom predlošku tijeka rada za prikupljanje potpisa, no svaka je od njih nazvana i prilagođena za određeni način upotrebe.

U ovom prikazu dodana su tri tijeka rada temeljena na predlošku tijeka rada za odobrenje: jedan za sve vrste sadržaja u jednoj biblioteci, jedan za jednu vrstu sadržaja u jednoj biblioteci te jedan za jednu vrstu sadržaja u cijeloj zbirci web-mjesta.

Tri tijeka rada temeljena na predlošku tijeka rada za odobrenje

Svaki put kada dodajete novu verziju tijeka rada temeljenu na jednom od ugrađenih predložaka, morate ispuniti obrazac za pridruživanje u kojem određujete kako će vaša verzija izgledati.

U slijedećem odlomku nalazi se popis pitanja koja će vas pripremiti za popunjavanje obrasca za pridruživanje. No prije toga na trenutak posvetite pažnju samom obrascu i poljima na njemu.

Prva stranica obrasca za pridruživanje

Prva stranica obrasca za pridruživanje

Druga stranica obrasca za pridruživanje

Druga stranica obrasca za pridruživanje

Polja na drugoj stranici također se pojavljuju na obrascu za pridruživanje, koji se pojavi svaki put kada se tijek rada pokrene ručno i koji se može urediti samo za to jedno izvođenje.

Devet pitanja na koja valja odgovoriti

Kada budete znali odgovore na sva pitanja iz ovog odlomka, bit ćete spremni za dodavanje tijeka rada.

Ovaj se članak odnosi na predložak tijeka rada koji se na izborniku pojavljuje kao Prikupljanje povratnih informacija – SharePoint 2010. Ako niste sigurni da je ova vrsta tijeka rada pravi izbor za vas, vratite se na segment DODATNE INFORMACIJE ovog članka. Dodatne informacije o drugim vrstama dostupnih predložaka tijeka rada potražite u članku Tijekovi rada ugrađeni u SharePoint.

Važno je znati da je vrstu redaka za potpis koja se ovdje opisuje moguće umetati samo u dokumente stvorene u programima Word, Excel i InfoPath.

Što je vrsta sadržaja?

Svaki dokument ili neka druga stavka koja je pohranjena na popisu ili u biblioteci sustava SharePoint odgovara nekoj vrsti sadržaja. Vrsta sadržaja može biti osnovna i općenita, kao što su dokument ili proračunska tablice programa Excel, ili može biti specijalizirana, kao što su pravni ugovor ili specifikacije dizajna proizvoda. Neke vrste sadržaja dostupne su u proizvodima sustava SharePoint prema zadanim postavkama, no one se mogu prilagođavati te se mogu dodavati i nove vrste sadržaja koje sami stvorite.

Novu verziju tijeka rada za prikupljanje potpisa možete učiniti dostupnom samo u jednom popisu ili jednoj biblioteci, ili to možete učiniti za cjelokupnu zbirku web-mjesta.

  • Ako dodate tijek rada za pojedini popis ili biblioteku, možete postaviti da se izvodi na svim vrstama sadržaja ili samo na jednoj vrsti sadržaja.

  • Međutim, ako dodajete tijek rada za cijelu zbirku web-mjesta, morate ga postaviti da se izvodi samo na jednoj vrsti sadržaja web-mjesta.

  • U svakom slučaju, dokument na kojem se izvodi tijek rada za prikupljanje potpisa mora biti datoteka stvorena u programu Word, Excel ili InfoPath.

Mapa zbirke web-mjesta s tri objašnjena načina dodavanja

Svom tijeku rada dajte naziv koji:

  • jasno daje do znanja za što se koristi

  • jasno ga razlikuje od drugih tijekova rada

Primjer

Zamislite da ste član grupe urednika. Vaša grupa želi koristiti dva različita tijeka rada za prikupljanje povratnih informacija:

  • Prvi tijek rada izvodit ćete na svakom dokumentu kojeg su predali članovi vaše skupine. Ovaj tijek rada prikuplja povratne informacije samo od voditelja vaše grupe.

  • Drugi tijek rada izvodit ćete na svakom dokumentu koji su predale osobe izvan vaše grupe. Ovaj tijek rada prikuplja povratne informacije odsvakog člana grupe.

Prvi tijek rada mogli biste nazvati Povratne informacije o unutrašnjim predanim dokumentima, a drugi Povratne informacije o vanjskim predanim dokumentima.

Savjet:  Kao i uvijek dobra je ideja uspostaviti dosljedne konvencije imenovanja i pobrinuti se da su svi uključeni u tijekove rada s tim konvencijama i upoznati.

Tijek rada može koristiti zadane popise zadataka i popise povijesti web-mjesta, može koristiti ostale postojeće popise ili može zatražiti nove popise samo za ovaj tijek rada.

  • Ako vaše web-mjesto bude imalo mnogo tijekova rada ili u slučaju da neki tijekovi rada uključuju brojne zadatke, preporuča se da za svaki tijek rada zatražite nove popise. (Upravljanje predugim popisima jedna je od stvari koja usporava performanse. Brže je i lakše kada sustav održava nekoliko kraćih popisa nego jedan koji je vrlo dugačak.)

  • Ako zadaci i povijest ovog tijeka rada budu sadržavali osjetljive ili povjerljive podatke za koje biste željeli da su odvojeni od općih popisa, definitivno biste trebali navesti da želite nove, odvojene popise za ovaj tijek rada. (Nakon dodavanja ovog tijeka rada provjerite da su za nove popise postavljene odgovarajuće dozvole.)

Reci za potpis mogu se umetnuti u dokument u bilo kojem od dva sljedeća trenutka:

  • prije nego što se tijek rada pokrene na dokumentu

  • nakon što se tijek rada pokrene, ali prije nego što prvi sudionik stavi potpis na neki redak za potpis

Dodavanje digitalnog potpisa na dokument postupak je koji se izvodi u dva koraka:

  1. Najprije netko umetneredak za potpis u tijelo dokumenta.
    Redak za potpis je umetnut, ali na njega nije stavljen potpis.

  2. Zatim netko doda svoj potpis u umetnuti redak.
    Umetnuti redak za potpis popunjen potpisom.

Imajte ovo na umu    Od trenutka kad prvi sudionik stavi svoj potpis u dokument, on se više ne može uređivati. Sve dalje promjene dokumenta nakon toga – osim dodavanja potpisa drugih potpisnika – poništavaju ili brišu sve dodane potpise. A budući da se umetanje retka za potpis smatra promjenom dokumenta, svi reci za potpis moraju već biti prisutni u dokumentu prije nego što prvi sudionik stavi svoj potpis u jedan od tih redaka.

Dakle, postoje tri jednostavna odgovora na ovo pitanje:

  • Bilo koji način početka    Dokument se temelji na predlošku ili obrascu koji već ima postavljene retke za potpis, stoga ih nitko ne mora dodavati za svako pojedino izvođenje tijeka rada.

  • Ručni početak    Osoba koja pokreće tijek rada umeće sve potrebne retke za potpis prije pokretanja tijeka rada.

  • Automatski početak    Prvi sudionik koji otvori dokument umeće sve potrebne retke za potpis prije stavljanje vlastitog potpisa.

Evo brzog grafičkog sažetka glavne poante.

Dokument bez prvog potpisa, koji se zbog toga još može mijenjati

Dokument s dodanim prvim potpisom, koji se zbog toga više ne može mijenjati

Tijek rada možete postaviti tako da se pokreće samo ručno, samo automatski ili na oba načina:

  • Kada tijek rada za prikupljanje potpisa pokrećete ručno na određenom dokumentu, pojavi se drugi obrazac, obrazac za pokretanje. Obrazac za pokretanje sadrži postavke samo s druge stranice obrasca za pridruživanje. Na ovaj način, ako osoba koja pokreće ovaj tijek rada želi promijeniti neke tih postavki (samo za trenutnu instancu), može to učiniti prije nego što klikne gumb Pokreni.

  • Pri automatskom pokretanju ne postoji mogućnost prikaza obrasca za pokretanje, stoga se bez ikakvih promjena koriste zadane postavke određene u obrascu za pridruživanje.

Sljedeća ilustracija prikazuje razlike između ručnog pokretanja i automatskog pokretanja.

Usporedba obrazaca za ručno i automatsko pokretanje

Sve promjene koje ovdje unesete primjenjuju se samo tijekom trenutne instance tijeka rada. Da biste promijenili trajne, zadane postavke tijeka rada, uredite izvorni obrazac za pridruživanje, kao što je opisano u segmentu Promjena u ovom članku.

Ručno pokretanje

Ako dopustite ručno pokretanje, bilo koja osoba koja ima potrebne dozvole može u bilo kojem trenutku pokrenuti tijek rada na bilo kojem kvalificiranom dokumentu.

Prednosti je ručnog pokretanja to da vi i vaši kolege možete pokrenuti tijek rada samo kada i ako to odlučite te da pri svakom pokretanju imate priliku unijeti promjene nekih postavki pomoću obrasca za pokretanje.

Naravno, pri ručnom pokretanju netko se mora sjetiti pokrenuti tijek rada kad god je pravo vrijeme za to.

Automatsko pokretanje

Tijek rada možete postaviti tako da se automatski pokrene uslijed jednog od ili oba sljedeća događaja:

  • na popisu ili biblioteci stvoren je novi dokument ili je ondje prenesen

  • dokument pohranjen na popisu ili biblioteci promijenjen je

Prednost automatskog pokretanja je ta da se nitko ne mora sjetiti pokrenuti tijek rada. Pokreće se svaki put kada se dogodi pokretački događaj.

Posebne napomene za automatsko pokretanje tijekova rada za prikupljanje potpisa

Za razliku od nekih drugih ugrađenih tijekova rada, nije moguće dodavati dodatne zadatke nakon početka tijeka rada za prikupljanje potpisa. Kada se tijek rada pokreće automatski, dodjeljuje samo zadatke potpisa navedene u zadanim postavkama. Svaki od tih zadataka može se ponovno dodijeliti tijekom izvođenja tijeka rada, ali nije moguće stvarati i dodjeljivati dodatne zadatke. Drugim riječima, tijek rada za prikupljanje potpisa valja automatski pokretati samo kada je unaprijed poznat identitet ili barem broj sudionika.

Ono što jest moguće nakon automatskog pokretanja brisanje je ili otkazivanje već dodijeljenih zadataka,  no imajte na umu da otkazivanjem zadatka nećete ukloniti pridruženi redak za potpis iz dokumenta.

Slijede tri scenarija u kojima se koristi automatsko pokretanje. Obratite pozornost na to da se u svakom scenariju:

  • tijek rada izvodi na biblioteci u koju osobe prenose dokumente koje valja potpisati

  • niz zadataka potpisivanja dodijeljenih osobama ne mijenja se s vremenom te ga nije potrebno provjeravati i mijenjati pri svakom pokretanju tijeka rada

Naravno, ni u jednom od ovih scenarija, ako je prenesena stavka dokument ili obrazac koji već sadrži odgovarajuće retke za potpis, nema potrebe da sudionici tijeka rada umeću retke za potpis tijekom izvođenja.

Scenarij 1: jedan zadatak, jedan potpisnik

Marija mora potpisati nove zahtjeve za odobrenje troškova, pa stvara biblioteku pod nazivom Novi zahtjevi za odobrenje troškova. Bilo tko u tvrtki ili ustanovi može stvoriti ili prenijeti zahtjev.

Marija stvara tijek rada i daje mu isti naziv Novi zahtjevi za odobrenje troškova. Tijek rada automatski se pokreće na svakom novom dokumentu dodjeljujući samo jedan zadatak potpisivanja – naravno, Mariji.

Dijagram toka za tijek rada

Scenarij 2: više zadataka, više potpisnika

U ovom slučaju i Marija i Luka i Tamara moraju potpisati ugovore.

Luka stvara biblioteku pod nazivom Ugovori za potpis. Zatim stvara tijek rada za prikupljanje potpisa pod nazivom Potpisi (marijaIlukaItamara). Tijek rada automatski se pokreće na svakom novom dokumentu dodjeljujući po jedan zadatak potpisivanja svim trima osobama.

Prvi potpisnik koji otvori dokument prije stavljanja vlastitog potpisa umeće retke za potpis za sva tri potpisnika.

Dijagram toka za tijek rada

Scenarij 3: više zadataka, jedan potpisnik

U ovom slučaju ugovore mora potpisati samo jedna osoba – ili Marija ili Luka ili Tamara.

Luka stvara biblioteku pod nazivom Ugovori za potpis i tijek rada pod nazivom Potpis (marijaILIlukaILItamara). Također stvara popis za slanje poruka e-pošte ili popis za raspodjelu, opet pod nazivom marijaILIlukaILItamara, koji obuhvaća sve troje.

Ovaj tijek rada pokreće se automatski na svakom novom dokumentu u biblioteci, no ovaj put dodjeljuje samo jedan zadatak potpisivanja grupi marijaILIlukaILItamara.

Ova se vrsta zadatka zove grupni zadatak i funkcionira na sljedeći način: tijek rada šalje obavijest o zadatku putem e-pošte svakom članu grupe, ali stvara samo jedan zadatak koji svaki pojedini član grupe može preuzeti i dovršiti u ime čitave grupe.

Dijagram toka za tijek rada

Upute za preuzimanje i dovršavanje grupnog zadatka potražite u segmentu DOVRŠAVANJE ovog članka.

Kada dodate tijek rada jednoj vrsti sadržaja za cijelu zbirku web-mjesta, imate mogućnost dodavanja tog tijeka rada svim ostalim vrstama sadržaja u zbirci web-mjesta koji nasljeđuju iz vrste sadržaja u koju dodajete u tijeku rada. (Imajte na umu da se u slučaju dodavanja tijeka rada za samo jedan popis ili jednu biblioteku ova mogućnost neće pojaviti.)

Napomene: 

  • Operacija koja izvršava sva dodatna dodavanja može potrajati.

  • Ako je nasljeđivanje prekinuto za bilo koje web-mjesto ili podmjesto na koje želite dodati tijek rada za nasljedne vrste sadržaja, prije izvođenja operacije provjerite jeste li član grupe vlasnika na svakom od tih web-mjesta ili podmjesta.

Morate navesti ime ili adresu e-pošte svake osobe kojoj se dodjeljuje zadatak potpisivanja.

Grupni ili individualni zadaci?    Ako zadatak dodjeljujete grupi ili popisu za raspodjelu, dodijelit će se grupni zadatak: svaki član grupe primit će obavijest o zadatku, no samo će ga jedan član zadatak morati preuzeti i dovršiti. Upute za traženje i dovršavanje grupnog zadatka potražite u segmentu DOVRŠAVANJE ovog članka.

Jedna ili više faza?   Odaberite želite li imati samo jednu fazu zadatka potpisivanja ili više njih. Ako imate više faza, one će se izvoditi jedna za drugom.

Paralelni ili serijski pregledi?   Za sudionike u svakoj od faza možete odabrati da se njihovi zadaci potpisivanja dodjeljuju u isto vrijeme (paralelno) ili da im se zadaci dodjeljuju jedan za drugim (serijski) redoslijedom koji vi odaberete. Serijska mogućnost može biti korisna kada je, na primjer, jedan od potpisnika pravi donositelj odluke koja se tiče nekog dokumenta i nema smisla da drugi potpisnici obave svoje zadatke potpisivanja ako donositelj odluke odluči ne potpisati.

Primjer

Ovaj jednostavni scenarij ilustrira nekoliko prednosti zadataka u više faza kao i dodjeljivanje serijskih zadataka:

Zamislite da Luka dodaje novi tijek rada za prikupljanje potpisa za biblioteku ugovora. Budući da je Luka pravi donositelj odluke, on želi biti prva osoba koja će potpisati svaki ugovor. Ako odluči ne potpisati, ni Mariji ni Tamari neće se dodijeliti zadatak potpisivanja. Luka to može postaviti na bilo koji od sljedeća dva načina:

  • Pomoću serijskog pregleda   Luka postavlja jednu serijsku fazu u kojoj je on prvi sudionik, a Marija i Tamara druga su i treća.
    Luka na taj način postavlja svoj serijski pregled s jednom fazom.
    Unosi prikazani na obrascu

  • Pomoću dviju faza   Ako Luka želi da Mariji i Tamari zadaci budu dodijeljeni u isto vrijeme tako da Tamara ne mora čekati da Marija stavi svoj potpis prije nego što ona stavi svoj, može postaviti dvije faze u tijeku rada. Prva faza obuhvaća samo njegov zadatak potpisivanja, a druga faza je paralelna i obuhvaća Marijine i Tamarine zadatke. Ako prva faza nije dovršena, druga faza neće ni započeti.
    Luka na taj način postavlja paralelni pregled s dvije faze.
    Postavke prikazane na obrascu

Ovo su dijagrami obiju situacija. U obje verzije, ako Luka ne dovrši svoj zadatak potpisivanja, zadaci se ne dodjeljuju ni Mariji ni Tamari.

Dijagram toka obiju verzija

U polje Kopija koje se nalazi na drugoj stranici obrasca za pridruživanje unose se imena ili adrese svih koje treba obavijestiti svaki put kada se tijek rada pokrene ili završi.

  • Unos imena ovdje neće rezultirati dodjeljivanjem zadatka tijeka rada toj osobi.

  • Kada se tijek rada pokreće ručno, osoba koja ga pokreće prima obavijesti o pokretanju i završavanju bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

  • Kada se tijek rada pokreće automatski, osoba koja ga je izvorno dodala prima obavijesti o pokretanju i završetku bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

Dodavanje tijeka rada za prikupljanje potpisa (samo za jedan popis ili biblioteku)

Ako još niste upoznati s dodavanjem tijekova rada, pročitajte prethodne segmente ovog članka DODATNE INFORMACIJE i PLANIRANJE pa zatim nastavite s koracima iz ovog segmenta.

Prije nego što dodate tijek rada, dvije stvari moraju biti ispravno postavljene:

E-pošta    Da bi tijek rada mogao slati obavijesti putem e-pošte, ona mora biti omogućena za vaše web-mjesto sustava SharePoint. Ako niste sigurni da je to postavljeno, obratite se administratoru sustava SharePoint.

Dozvole    Da biste mogli dodavati tijekove rada za popise, biblioteke ili zbirke web-mjesta, prema zadanim postavkama proizvoda sustava SharePoint morate imati dozvolu za upravljanje popisima. (Grupa vlasnika ima dozvolu za upravljanje popisima po zadanim postavkama, dok grupe članova i posjetitelja nemaju. Dodatne informacije potražite u segmentu DODATNE INFORMACIJE ovog članka.)

Slijedite ove korake:

  1. Otvorite popis ili biblioteku za koju želite dodati tijek rada.

  2. Na vrpci kliknite karticu Popis ili Biblioteka.

    Naziv kartice može se razlikovati ovisno o vrsti popisa ili biblioteke. Na primjer, na popisu kalendara kartica ima naziv Kalendar.

  3. U grupi Postavke kliknite Postavke tijeka rada.

  4. Na stranici s postavkama tijeka rada odredite ili jednu vrstu sadržaja na kojoj će se tijek rada pokrenuti ili Svi (za sve vrste sadržaja) pa kliknite Dodaj tijek rada.

    Napomena:  Tijekovi rada za prikupljanje potpisa mogu se izvoditi samo na dokumentima stvorenima u programima Word, Excel ili InfoPath.

    Naredba Dodaj tijek rada s označenom vrstom sadržaja dokumenta

    1. Ispunite prvu stranicu obrasca za pridruživanje.
      (Upute prate sliku.)

Prva stranica obrasca za pridruživanje za jedan popis ili biblioteku.

Oblačić broj jedan

Vrsta sadržaja

Oblačić broj dva

Tijek rada

Odaberite predložak Prikupljanje potpisa – SharePoint 2010.

Napomena:  Ako predloška Prikupljanje potpisa – SharePoint 2010 nema na popisu, obratite se administratoru sustava SharePoint da biste saznali kako ga aktivirati za svoju zbirku web-mjesta ili radni prostor. Ako imate dozvole za zbirku web-mjesta, pogledajte članak Omogućivanje predložaka tijeka rada sustava SharePoint.

Oblačić broj 3

Naziv

Upišite naziv za taj tijek rada. Po nazivu će korisnici tog popisa ili biblioteke prepoznati taj tijek rada.

Prijedloge za imenovanje tijekova rada potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj četiri

Popis zadataka

Odaberite popis zadataka koji će se koristiti u ovom tijeku rada. Odaberite postojeći popis zadataka ili kliknite Zadaci (novo) da biste stvorili novi popis.

Informacije o razlozima za stvaranje novog popisa zadataka (umjesto odabira postojećeg) potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj pet

Popis povijesti

Odaberite popis povijesti koji će se koristiti u ovom tijeku rada. Odaberite postojeći popis povijesti ili kliknite Novi popis povijesti da biste stvorili novi popis.

Informacije o razlozima za stvaranje novog popisa povijesti (umjesto odabira postojećeg) potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj šest

Mogućnosti pokretanja

Odredite načine na koje će se ovaj tijek rada pokretati.

Informacije o raznim mogućnostima potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

  1. Nakon što su sve postavke u ovom obrascu postavljene onako kako vi to želite, kliknite Dalje.

  2. Ispunite drugu stranicu obrasca za pridruživanje.
    (Upute prate ilustraciju.)

    Proizvodi sustava SharePoint nude sve mogućnosti s druge stranice obrasca za pridruživanje svaki put kad ručno pokrenete tijek rada da biste mijenjali mogućnosti samo za tu jednu instancu.

Druga stranica obrasca za pridruživanje s istaknutim mogućnostima

Oblačić broj jedan

Dodijeli korisniku

Oblačić broj dva

Redoslijed

Odredite hoće li se zadaci dodjeljivati jedan po jedan (serijski) ili svi odjednom (paralelno).

Dodatne informacije o korištenju serijskih i paralelnih faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj 3

Dodavanje nove faze

Po želji dodajte još faza nakon ove prve koju ste upravo konfigurirali.

  • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite u polje Dodijeli korisniku za tu fazu, a zatim pritisnite tipke CTRL + DELETE.

Dodatne informacije o korištenju više faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj četiri

KOPIJA

Unesite imena ili adrese e-pošte svih osoba koje trebaju biti obaviještene svaki put kada se tijek rada pokrene ili završi.

  • Unos imena ovdje neće rezultirati dodjeljivanjem zadatka tijeka rada.

  • Kada se tijek rada pokreće ručno, osoba koja ga pokreće prima obavijesti o pokretanju i završavanju bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

  • Kada se tijek rada pokreće automatski, osoba koja ga je izvorno dodala prima obavijesti o pokretanju i završetku bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

  1. Nakon što ste sve postavke na ovoj stranici postavili onako kako želite, kliknite Spremi da biste stvorili tijek rada.

Proizvodi sustava SharePoint stvaraju novu verziju tijeka rada.

Što je sljedeće?

Ako ste spremni pokrenuti i ispitati svoj novi tijek rada, idite na segment POKRETANJE ovog članka.

Upute za umetanje redaka za potpis u dokument potražite u segmentu UMETANJE ovog članka.

Dodavanje tijeka rada za prikupljanje potpisa (za cijelu zbirku web-mjesta)

Ako još niste upoznati s dodavanjem tijekova rada, pročitajte prethodne segmente ovog članka DODATNE INFORMACIJE i PLANIRANJE pa nastavite s koracima iz ovog segmenta.

Prije nego što dodate tijek rada, dvije stvari moraju biti ispravno postavljene:

E-pošta   Da bi tijek rada mogao slati obavijesti putem e-pošte, ona mora biti omogućena za vaše web-mjesto sustava SharePoint. Ako niste sigurni je li to već učinjeno, obratite se administratoru sustava SharePoint.

Dozvole    Da biste mogli dodavati tijekove rada za popise, biblioteke ili zbirke web-mjesta, prema zadanim postavkama proizvoda sustava SharePoint morate imati dozvolu za upravljanje popisima. (Grupa vlasnika ima dozvolu za upravljanje popisima po zadanim postavkama, dok grupe članova i posjetitelja nemaju. Dodatne informacije potražite u segmentu DODATNE INFORMACIJE ovog članka.)

Slijedite ove korake:

  1. Idite na početnu stranicu zbirke web-mjesta (ne na početnu stranicu web-mjesta ili podmjesta unutar zbirke).

  2. Kliknite Postavke Ikona Postavke , a zatim Postavke web-mjesta.

    U sustavu SharePoint Online kliknite Postavke Gumb Postavke sustava SharePoint 2016 na naslovnoj traci. , a zatim Sadržaj web-mjesta. U sklopu sadržaja web-mjesta kliknite Postavke web-mjesta.

  3. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije web-dizajnera kliknite Vrste sadržaja web-mjesta.
    Veza Vrsta sadržaja web-mjesta u odjeljku Galerije

  4. Na stranici Vrste sadržaja web-mjesta kliknite naziv vrste sadržaja web-mjesta za koju želite dodati tijek rada.

    Napomena:  Tijekovi rada za prikupljanje potpisa mogu se izvoditi samo na dokumentima stvorenima u programima Word, Excel ili InfoPath.

    Vrste sadržaja dokumenata s označenom vrstom

    1. Na stranici za odabranu vrstu sadržaja u odjeljku Postavke kliknite Postavke tijeka rada.
      Veza Postavke tijeka rada u odjeljku Postavke

    2. Na stranici Postavke tijeka rada kliknite vezu Dodaj tijek rada.
      Veza Dodaj tijek rada

    3. Ispunite prvu stranicu obrasca za pridruživanje.
      (Upute prate ilustraciju.)

Prva stranica obrasca za pridruživanje s istaknutim mogućnostima

Oblačić broj jedan

Tijek rada

Oblačić broj dva

Naziv

Upišite naziv za taj tijek rada. Po nazivu će korisnici te zbirke web-mjesta prepoznati taj tijek rada.

Prijedloge za imenovanje tijekova rada potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj 3

Popis zadataka

Odaberite popis zadataka koji će se koristiti u ovom tijeku rada. Odaberite postojeći popis zadataka ili kliknite Zadaci (novo) da biste stvorili novi popis.

Informacije o razlozima za stvaranje novog popisa zadataka (umjesto odabira postojećeg) potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj četiri

Popis povijesti

Odaberite popis povijesti koji će se koristiti u ovom tijeku rada. Odaberite postojeći popis povijesti ili kliknite Novi popis povijesti da biste stvorili novi popis.

Informacije o razlozima za stvaranje novog popisa povijesti (umjesto odabira postojećeg) potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj pet

Mogućnosti pokretanja

Odredite načine na koje će se ovaj tijek rada pokretati.

Informacije o raznim mogućnostima potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj šest

Želite li ažurirati vrste popisa i sadržaja web-mjesta?

Odaberite bi li se ovaj tijek rada trebao dodavati (pridruživati) svim ostalim vrstama sadržaja web-mjesta i popisa koje nasljeđuju iz ove vrste sadržaja.

  • Operacija koja izvršava sva dodatna dodavanja može potrajati.

  • Ako je nasljeđivanje prekinuto za bilo koje web-mjesto ili podmjesto na koje želite dodati tijek rada za nasljedne vrste sadržaja, provjerite jeste li član grupe vlasnika na svakom od tih web-mjesta ili podmjesta prije izvođenja operacije.

  1. Kada sve postavke na ovoj stranici postavite onako kako želite, kliknite Dalje.

  2. Ispunite drugu stranicu obrasca za pridruživanje.
    (Upute prate ilustraciju.)

    Proizvodi sustava SharePoint nude sve mogućnosti s druge stranice obrasca za pridruživanje svaki put kad ručno pokrenete tijek rada da biste mijenjali mogućnosti samo za tu jednu instancu.

Druga stranica obrasca za pridruživanje s istaknutim mogućnostima

Oblačić broj jedan

Dodijeli korisniku

Oblačić broj dva

Redoslijed

Odredite hoće li se zadaci u ovoj fazi dodjeljivati jedan po jedan (serijski) ili svi odjednom (paralelno).

Dodatne informacije o korištenju serijskih i paralelnih faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj 3

Dodavanje nove faze

Po želji dodajte još faza nakon ove prve koju ste upravo konfigurirali.

  • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite u polje Dodijeli korisniku za tu fazu, a zatim pritisnite tipke CTRL + DELETE.

Dodatne informacije o korištenju više faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj četiri

KOPIJA

Unesite imena ili adrese e-pošte svih osoba koje trebaju biti obaviještene svaki put kada se tijek rada pokrene ili završi.

  • Unos imena ovdje neće rezultirati dodjeljivanjem zadatka tijeka rada.

  • Kada se tijek rada pokreće ručno, osoba koja ga pokreće prima obavijesti o pokretanju i završetku bez na to obzira je li navedena u ovom polju.

  • Kada se tijek rada pokreće automatski, osoba koja ga je izvorno dodala prima obavijesti o početku i završetku bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

  1. Nakon što ste sve postavke na ovoj stranici postavili onako kako želite, kliknite Spremi da biste stvorili tijek rada.

Proizvodi sustava SharePoint stvaraju novu verziju tijeka rada.

Što je sljedeće?

Ako ste spremni pokrenuti i ispitati svoj novi tijek rada, idite na segment POKRETANJE ovog članka.

Upute za umetanje redaka za potpis u dokument potražite u segmentu UMETANJE ovog članka.

Umetanje redaka za potpis

Da bi sudionik tijeka rada mogao dodati svoj potpis, redak za potpis mora biti umetnut u dokument. Umetanje retka i dodavanje samog potpisadvije su odvojene radnje.

Važno je upamtiti sljedeće:

  • Jednom kada se na neki redak stavi potpis, dokument je zaključan za bilo kakve promijene, osim stavljanja daljnjih potpisa na već postojeće retke za potpis.

  • Ako se dogode bilo kakve promjene nakon stavljanja prvog potpisa, svi već stavljeni potpisi postaju nevažeći i uklanjaju se iz dokumenta.

  • Umetanje i brisanje redaka za potpis tretira se kao promjena dokumenta.

  • Stoga se, prije nego što prvi sudionik stavi svoj potpis, moraju izvršiti sva umetanja i brisanja redaka.

Ovo je brzi grafički sažetak svega toga.

Dokument bez prvog potpisa, koji se zbog toga još može mijenjati

Dokument s dodanim prvim potpisom, koji se zbog toga više ne može mijenjati

Da biste umetnuli redak za potpis u programu Word ili Excel:

  1. U dokumentu ili na radnom listu klikom postavite pokazivač miša na mjesto gdje želite umetnuti redak za potpis.

  2. Na kartici Umetanje u grupi Tekst kliknite Redak za potpis.

  3. U dijaloškom okviru Postavljanje potpisa ispunite bilo koje, sva ili nijedno od ova četiri polja:

    • Predloženi potpisnik   
      Puno ime potpisnika.
      (Prikazuje se u dovršenom potpisu.)

    • Funkcija predloženog potpisnika   
      (Prikazuje se u dovršenom potpisu.)

    • Adresa e-pošte predloženog potpisnika   
      (Ne prikazuje se u dovršenom potpisu).

    • Upute za potpisnika   
      Sve korisne ili potrebne informacije za potpisnika.
      (Ne prikazuju se u dovršenom potpisu).
      Dijaloški okvir Postavljanje potpisa

  4. U istom dijaloškom okviru, potvrdite ili poništite slijedeće potvrdne okvire:

    • Potpisniku dopusti dodavanje komentara u dijaloškom okviru Potpisivanje   
      Potpisniku dopustite upisivanje svrhe potpisivanja.
      (Ono što potpisnik unese neće se prikazivati u dovršenom potpisu.)

    • U retku za potpis prikaži datum potpisa   
      Datum dodavanja potpisa.
      (Prikazuje se u dovršenom potpisu.)

  5. Kliknite U redu.

Ponovite isti postupak da biste dodali još redaka za potpis.

Da biste izbrisali redak za potpis u programu Word ili Excel:

  1. Kliknite redak za potpis da biste ga odabrali.

  2. Pritisnite tipku DELETE.

Važno:  Reci za potpis mogu se umetati samo u obrasce alata InfoPath Filler.

Da biste umetnuli redak za potpis u programu InfoPath:

  1. U obrascu klikom postavite pokazivač na mjesto na koje želite umetnuti redak za potpis.

  2. Na kartici vrpce Polazno u grupi Kontrole kliknite Redak za potpis.

  3. Kliknite redak za potpis da biste ga odabrali, a zatim ga kliknite desnom tipkom miša pa na izborničkom prečacu kliknite Svojstva retka za potpis

  4. U dijaloškom okviru Svojstva retka za potpis na kartici Općenito ispunite bilo koje, sva ili nijedno od ova četiri polja:

    • Poruka koju će potpisnici vidjeti prije potpisivanja   
      Sve korisne ili potrebne informacije za potpisnika.
      (Ne prikazuju se u dovršenom potpisu.)

    • Ime potpisnika   
      (Prikazuje se u dovršenom potpisu.)

    • Funkcija potpisnika   
      (Prikazuje se u dovršenom potpisu.)

    • Potpisnikova adresa e-pošte   
      (Ne prikazuje se u dovršenom potpisu.)
      Dijaloški okvir Svojstva potpisa

  5. Na karticama Veličina i Dodatno izvedite željene prilagodbe.

  6. Kliknite U redu.

Da biste izbrisali redak za potpis u programu InfoPath:

  • Klikom odaberite kontrolu pa pritisnite tipku DELETE.

Što je sljedeće?

Ako ste spremni ispitati svoj novi tijek rada, prijeđite na segment POKRETANJE ovog članka.

Ako završavate zadatak tijeka rada, prijeđite (ili se vratite) na segment DOVRŠAVANJE ovog članka.

Pokretanje tijeka rada za prikupljanje potpisa

Podsjetnik u vezi postupka potpisivanja: sve promjene – uključujući sva umetanja i brisanja redaka za potpis – moraju biti unesene prije nego što prvi sudionik stavi svoj potpis na redak. Dodatne informacije potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Također provjerite znaju li osobe kojima će tijek rada dodjeljivati zadatke razumiju staviti potpise i ispuniti obrasce zadataka. Za to im može poslužiti segment DOVRŠAVANJE ovog članka.

Dva načina pokretanja tijeka rada    Tijek rada možete postaviti tako da se pokreće samo ručno, samo automatski ili na oba načina:

  • Ručno u bilo kojem trenutku od strane bilo koga tko ima potrebne dozvole.

  • Automatsko svaki put kada se dogodi pokretački događaj – to jest, svaki put kada se na popis ili biblioteku doda neki dokument i/ili svaki put kada dokument koji se već nalazi na popisu bude na bilo koji način promijenjen.
    (Pokretački događaj ili događaji određuju se na prvoj stranici obrasca za pridruživanje tijekom izvornog dodavanja i konfiguracije tijeka rada. Dodatne informacije potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.)

Tijek rada ne može se pokrenuti na dokumentu koji je trenutno odjavljen. (Dokument se može odjaviti nakon što je na njemu pokrenut tijek rada, no nakon odjavljivanja nije moguće pokrenuti nijedan dalji tijek rada na tom dokumentu dok ga se ponovno ne prijavi.)

Ako je tijek rada postavljen na automatsko pokretanje, svaki put kada se dogodi pokretački događaj, tijek rada pokreće se na dokumentu koji ga je pokrenuo.

Nakon pokretanja tijek rada dodjeljuje prvi zadatak ili zadatke te svakoj osobi kojoj je zadatak dodijeljen šalje obavijest o zadatku. U međuvremenu obavijesti o pokretanju (koje se razlikuju od obavijesti o zadatku) šalje osobi koja je izvorno dodala tijek rada i svima koji su navedeni u polju Kopija na drugoj stranici obrasca o pridruživanju.

Ako reci za potpis nisu u dokumentu prisutni prije nego što pokretačka radnja pokrene tijek rada, moraju biti umetnuti prije stavljanja prvog potpisa na dokument.

Napomena o dozvolama    Za pokretanje tijeka rada obično morate imati dozvolu za uređivanje stavki. (Po zadanom, grupe Članovi i Vlasnici obje imaju ovu dozvolu, dok je grupa Posjetitelji nema. Međutim vlasnik može odabrati da za svaki pojedini tijek rada osoba koja ga pokreće mora imati dozvolu za upravljanje popisima. Odabirom te mogućnosti vlasnik u biti određuje da konkretni tijek rada mogu pokrenuti samo on i drugi vlasnici. Dodatne informacije potražite u segmentu DODATNE INFORMACIJE ovog članka.

Dva mjesta za pokretanje

Tijek rada možete pokrenuti s bilo kojeg od dva mjesta:

  • s popisa ili iz biblioteke u kojoj je dokument pohranjen

  • iz samog dokumenta, otvorenog u programu sustava Microsoft Office u kojemu je stvoren. (Imajte na umu da to mora biti puni, instalirani program, a ne verzija web-aplikacije.)

Sljedeća dva odjeljka ovog segmenta sadrže upute za obje metode.

  1. Dodajte sve potrebne retke za potpis u dokument ili dogovorite sa sudionicima tijeka rada da provjere jesu li svi reci za potpis prisutni u dokumentu prije nego što bilo koji od njih stavi svoj potpis na neki od redaka.

  2. Idite na popis ili u biblioteku gdje je dokument na kojem želite pokrenuti tijek rada pohranjen.

  3. Kliknite ikonu ispred naziva stavke da biste je odabrali, a zatim na vrpci na kartici Datoteke u grupi Tijekovi rada kliknite Tijekovi rada.

  4. Na stranici Tijekovi rada: Naziv dokumenta u odjeljku Pokreni novi tijek rada kliknite tijek rada koji želite pokrenuti.
    Veza za pokretanje tijeka rada

  5. Na obrascu za pokretanje unesite sve promjene koje želite primijeniti na tu instancu tijeka rada.

    Napomena:  Promjene koje unesete ovdje primjenjuju se samo tijekom trenutne instance tijeka rada. Ako želite napraviti promjene koje će se primjenjivati pri svakom izvođenju tijeka rada ili ako želite promijeniti postavke tijeka rada koje se ne pojavljuju u ovom obrascu, pročitajte segment PROMJENA ovog članka.

Druga stranica obrasca za pridruživanje s istaknutim mogućnostima

Oblačić broj jedan

Dodijeli korisniku

Oblačić broj dva

Redoslijed

Provjerite jesu li sve postavke koje se tiču dodjeljivanja zadataka susljedno u svakoj fazi (serijski) ili svih odjednom (paralelno) postavljene onako kako želite.

Dodatne informacije o korištenju serijskih i paralelnih faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj 3

Dodavanje nove faze

Dodajte sve željene faze kojih nema među trenutno postavljenima.

  • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite u polje Dodijeli korisniku za tu fazu, a zatim pritisnite tipke CTRL + DELETE.

Dodatne informacije o korištenju više faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj četiri

KOPIJA

Izvršite sva dodavanja i uklanjanja. Imajte na umu sljedeće:

  • Unos imena ovdje neće rezultirati dodjeljivanjem zadatka tijeka rada.

  • Kada se tijek rada pokreće ručno, osoba koja ga pokreće prima obavijesti o pokretanju i završetku bez na to obzira je li navedena u ovom polju.

  • Kada se tijek rada pokreće automatski, osoba koja ga je izvorno dodala prima obavijesti o početku i završetku bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

  1. Kada sve postavke na obrascu za prijavu postavite onako kako želite, kliknite Pokreni da biste pokrenuli tijek rada.

Tijek rada dodjeljuje prvi zadatak ili zadatke, a u međuvremenu šalje i obavijesti o pokretanju vama i svakome tko je naveden u polju Kopija na obrascu za pokretanje.

  1. Dodajte sve potrebne retke za potpis u dokument ili dogovorite sa sudionicima tijeka rada da provjere jesu li svi reci za potpis prisutni u dokumentu prije nego što bilo koji od njih stavi svoj potpis na neki od redaka.

  2. Dokument otvorite u programu sustava Office instaliranom na računalu.

    Napomena:  Ta se metoda ne može koristiti kada se dokument otvori u </c2>verziji programa sustava Microsoft Office koja je web-aplikacija. Dokument se mora otvoriti u punoj, instaliranoj verziji programa na računalu.

  3. U otvorenom dokumentu kliknite karticu Datoteka pa Spremi i pošalji, a zatim tijek rada koji želite pokrenuti na dokumentu.

  4. Ako se prikaže sljedeća poruka koja upozorava da datoteka za tijek rada mora biti prijavljena, kliknite gumb Prijavi.
    (Ako ne vidite tu poruku, pređite na 5. korak.)

  5. Kliknite veliki gumb Pokreni tijek rada.

  6. Na stranici Promjena tijeka rada na obrascu za pokretanje unesite sve promjene koje želite primijeniti na ovu konkretnu instancu tijeka rada.

    Napomena:  Promjene koje unesete ovdje primjenjuju se samo tijekom trenutne instance tijeka rada. Ako želite napraviti promjene koje će se primjenjivati pri svakom izvođenju tijeka rada ili ako želite promijeniti postavke tijeka rada koje se ne pojavljuju u ovom obrascu, pročitajte segment PROMJENA ovog članka.

Druga stranica obrasca za pridruživanje s istaknutim mogućnostima

Oblačić broj jedan

Dodijeli korisniku

Oblačić broj dva

Redoslijed

Provjerite jesu li sve postavke koje se tiču dodjeljivanja zadataka susljedno u svakoj fazi (serijski) ili svih odjednom (paralelno) postavljene onako kako želite.

Dodatne informacije o korištenju serijskih i paralelnih faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj 3

Dodavanje nove faze

Dodajte sve željene faze kojih nema među trenutno postavljenima.

  • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite u polje Dodijeli korisniku za tu fazu, a zatim pritisnite tipke CTRL + DELETE.

Dodatne informacije o korištenju više faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj četiri

KOPIJA

Izvršite sva dodavanja i uklanjanja. Imajte na umu sljedeće:

  • Unos imena ovdje neće rezultirati dodjeljivanjem zadatka tijeka rada.

  • Kada se tijek rada pokreće ručno, osoba koja ga pokreće prima obavijesti o pokretanju i završetku bez na to obzira je li navedena u ovom polju.

  • Kada se tijek rada pokreće automatski, osoba koja ga je izvorno dodala prima obavijesti o početku i završetku bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

  1. Kada su postavke u obrascu za prijavu postavljene onako kako želite, kliknite Pokreni da biste pokrenuli tijek rada.

Tijek rada dodjeljuje prvi zadatak ili zadatke, a u međuvremenu šalje i obavijesti o pokretanju vama i svakome tko je naveden u polju Kopija na obrascu za pokretanje.

Što je sljedeće?

  • Ako je ovo prvi put da se ovaj tijek rada pokreće, hoće li ostalim sudionicima biti potrebne informacije i pomoć kako bi obavili zadatke koji su im dodijeljeni? Za to im može poslužiti segment DOVRŠAVANJE ovog članka.

  • Dobro je i provjeriti primaju li sudionici obavijesti putem e-pošte te, osobito, prolaze li te obavijesti kroz filtre bezvrijedne e-pošte.

  • Naravno, možda i vi sami imate zadatak tijeka rada ili više njih koje morate obaviti. Detalje potražite u segmentu DOVRŠAVANJE ovog članka.

  • U međuvremenu, da biste saznali kako možete pratiti napredak trenutne instance tijeka rada, idite na segment PRAĆENJE ovog članka.

Dovršavanje zadatka tijeka rada za prikupljanje potpisa

Ako je ovo prvi put da vam je dodijeljen zadatak tijeka rada za prikupljanje potpisa, bilo bi dobro da u potpunosti pročitate ovaj segment prije nego što obavite svoj zadatak. Na taj ćete način biti upoznati sa svim mogućnostima koje vam stoje na raspolaganju.

Napomena:  Ako znate da vam je dodijeljen zadatak tijeka rada, a poruke koja vas o tome obavještava još nema u mapi ulazne pošte, provjerite nije li filtar za bezvrijednu e-poštu krivo preusmjerio obavijest. Ako jest, podesite postavke na filtru da se to više ne bi događalo.

Kao prvo, provjerite čitate li pravi članak.

Različiti tijekovi rada zahtijevaju različite radnje.

Stoga prije početka provjerite je li dodijeljeni zadatak uistinu zadatak tijeka rada za prikupljanje potpisa, a ne zadatak neke druge vrste tijeka rada.

Potražite tekst Ovaj dokument zahtijeva vaš potpis na sljedećim mjestima:

  • u retku Predmet obavijesti o zadatku
    Prepoznavanje teksta u obavijesti o zadatku

  • na traci za poruke dokumenta za pregled
    Prepoznavanje teksta u stavci koju treba pregledati

  • u naslovu zadatka na stranici stanja tijeka rada
    Prepoznavanje teksta u naslovu zadatka na stranici stanja tijeka rada

Ako tekst Ovaj dokument zahtijeva vaš potpis ne možete pronaći ni na jednom od ovih mjesta, kod osobe koja je pokrenula ili izvorno dodala tijek rada raspitajte se na kojem se predlošku tijeka rada temelji i radi li se o prilagođenom tijeku rada.

Ako vaš zadatak jest zadatak za prikupljanje potpisa, nastavite čitati!

Kada vam se dodijeli zadatak u tijeku rada, o zadatku obično saznate na jedan od tri načina:

  • primanjem obavijesti o zadatku putem e-pošte

  • otvaranjem dokumenta sustava MIcrosoft Office i uočavanjem trake za poruku koja vas obavještava da vam je dodijeljen povezani zadatak

  • provjeravanjem web-mjesta sustava SharePoint i otkrivanjem da trenutno postoje neki zadaci koji su vam dodijeljeni

Kada saznate da vam je dodijeljen zadatak tijeka rada za prikupljanje potpisa, obično napravite dvije stvari:

  • Pregledavanje dokumenta    Otvorite i pregledate dokument, a zatim ga potpišete (ili ga ne potpišete).

  • Obavljanje zadatka    Ispunite i pošaljete obrazac zadatka.

Stoga su s vašim dovršavanjem zadatka često povezane tri stavke:

  • obavijest (koju primite kao e-poštu)

  • dokument koji vam je poslan na potpis (koji otvorite i potpišete ili ne potpišete)

  • obrazac zadatka (koji otvorite, ispunite i pošaljete)

Evo kako te tri stavke izgledaju.

Napomena:  Gumb Otvori ovaj zadatak, koji se na vrpci u poruci s obaviješću o zadatku pojavljuje samo kada je poruka otvorena u punoj, instaliranoj verziji programa Outlook, a ne kada je otvorena u web-aplikaciji Outlook Web Access.

Obavijest o zadatku, stavka za pregled i obrazac zadatka

Napomena:  Gumb Otvori ovaj zadatak na vrpci u poruci obavijesti pojavljuje se samo kada je poruka otvorena u punoj, instaliranoj verziji programa Outlook, a ne kada je otvorena u web-aplikaciji Outlook Web Access.

(Imajte na umu da biste zadatak, ako nije dodijeljen vama osobno, već cijeloj grupi ili popisu za raspodjelu čiji ste član, trebali preuzeti prije nego što ga obavite . Dodatne informacije potražite u odlomku Preuzimanje grupnog zadatka prije dovršavanja ovog segmenta.)

Slijedite ove korake:

  1. U obavijesti o zadatku u uputama Za dovršetak ovog zadatka kliknite vezu na dokument.

  2. U otvorenom dokumentu kliknite gumb Otvori ovaj zadatak na traci za poruke.

Pristupanje stavci i obrascu zadatka iz poruke e-pošte s obavijesti

Napomena:  Gumb Otvori ovaj zadatak na vrpci u poruci obavijesti o zadatku (na ilustraciji prikazan na vrhu crne strelice) pojavljuje se samo kada je poruka otvorena u punoj, instaliranoj verziji programa Outlook, a ne kada je otvorena u web-aplikaciji Outlook Web Access.

(Imajte na umu da biste zadatak, ako nije dodijeljen vama osobno, već cijeloj grupi ili popisu za raspodjelu čiji ste član, trebali preuzeti prije nego što ga obavite . Dodatne informacije potražite u odlomku Preuzimanje grupnog zadatka prije dovršavanja ovog segmenta.)

Slijedite ove korake:

  1. Na popisu ili u biblioteci u kojoj je pohranjen dokument koji treba potpisati kliknite vezu U tijeku koja je povezana s dokumentom i tijekom rada.

  2. Na stranici stanja tijeka rada kliknite naslov zadatka.

  3. U obrascu zadatka na traci za poruku Ovaj zadatak tijeka rada odnosi se na kliknite vezu na dokument.

Pristupanje stavci i obrascu zadatka s popisa ili iz biblioteke

Imajte na umu da biste zadatak, u slučaju da nije dodijeljen vama osobno, već cijeloj grupi ili popisu za raspodjelu čiji ste član, trebali preuzeti prije nego što ga obavite . Dodatne informacije potražite u odlomku Preuzimanje grupnog zadatka prije dovršavanja ovog segmenta.

Također budite svjesni činjenice da bi, ako je redak za potpis postavljen za određenog korisnika, a vi potpišete dok ste prijavljeni kao neki drugi korisnik, nepodudarnost mogla biti vidljiva u retku za potpis. U ovom primjeru, redak za potpis postavljen je za Luku Abrusa, no potpis je stavio netko prijavljen pod imenom Marija Poljak.

Redak za potpis s prikazom drugog potpisnika

U sljedećem je primjeru dokument stvoren u programu Word.

Stavka za pregled s tri trake s porukama.

Obratite pozornost na tri žute trake za poruke na vrhu dokumenta:

Označeno kao konačno   Ova vas traka za poruku obavještava da je u redak barem jedna osoba već dodala svoj potpis.

Važno:  Od tog trenutka nadalje svaka promjena u dokumentu koja nije stavljanje potpisa u već prisutne retke za potpis rezultira uklanjanjem i poništavanjem svih dodanih potpisa. (Drugim riječima, u ovom trenutku umetanje i brisanje redaka za potpis nije dopušteno, već je dopušteno samo stavljanje samih potpisa.)

Potpisi    Da biste otvorili okno Potpisi, kliknite gumb Prikaži potpise. U odjeljku Zatraženi potpisi kliknite strelicu pokraj svojeg imena, a zatim na padajućem izborniku kliknite Potpisivanje.

Napomene: 

  • Ako se na popisu Zatraženi potpisi vaše ime pojavljuje više puta, znači da postoji više redaka za potpis u koje morate staviti svoj potpis. Koristite isti postupak da biste stavili sve potpise.

  • Ako na popisu Zatraženi potpisi ne vidite svoje ime, obratite se osobi koja je pokrenula tijek rada ili se, ako je pokrenut automatski, obratite osobi koja ga je izvorno dodala.

  • Obrasci programa InfoPath nemaju okno Potpisi ni popis Zatraženi potpisi. Prije spremanja dokumenta i dovršavanja zadatka provjerite jeste li potpisali sve retke.

Stavka s otvorenim oknom Potpisi

Ako vam se prikaže poruka o davateljima usluga digitalnih potpisa treće strane, kliknite U redu da biste nastavili. (Da biste izbjegli ponovno prikazivanje poruke, potvrdite okvir.)

Otvorit će se dijaloški okvir Potpisivanje.

Dijaloški okvir Potpisivanje

Da biste potpisali dokument, samo upišite svoje ime u okvir kraj velikog slova X, zatim kliknite Potpiši, a potom u dijaloškom okviru Potvrda potpisa kliknite U redu.

Upamtite: ako se na popisu Zatraženi potpisi vaše ime pojavljuje više puta, znači da postoji više redaka za potpis na koje morate staviti svoj potpis. Koristite isti postupak da biste stavili svaki potpis.

Zadatak tijeka rada   Kada budete spremni ispuniti i poslati obrazac zadatka, kliknite gumb Otvori ovaj zadatak na traci za poruke Zadatak tijeka rada.

Obrazac zadatka tijeka rada za prikupljanje potpisa izgleda otprilike ovako.

Obrazac zadatka s istaknutim mogućnostima

Obratite pozornost na činjenicu da se prve dvije kontrole (Izbriši stavku i Ovaj se tijek rada primjenjuje na Naslov dokumenta) ne pojavljuju u obrascu zadatka kad ga otvorite iz dokumenta koji se potpisuje. Oni se pojavljuju samo kada se obrazac zadatka otvori izravno iz obavijesti o zadatku ili s popisa Zadaci na stranici stanja tijeka rada.

Oblačić broj jedan

Izbriši stavku

Oblačić broj dva

Ovaj tijek rada primjenjuje se na Naslov dokumenta

Da biste otvorili dokument koji treba potpisati, kliknite ovu vezu.

Oblačić broj 3

Stanje, Zatražio, Konsolidirani komentari, Krajnji rok

Unose u ova četiri polja ne možete mijenjati ni uređivati, no podaci u njima mogli bi vam biti od koristi.

Obratite pozornost na to da okvir Konsolidirani komentari sadrži sve komentare koje su sudionici koji su već obavili svoje zadatke u istoj instanci tijeka rada poslali u obrazac.

Na isti način, nakon što pošaljete vlastiti obrazac, sav tekst koji unesete u okvir Komentari (4) naknadnim će se sudionicima prikazati u okviru Konsolidirani komentari.

Oblačić broj četiri

Komentari

Tekst koji unesete ovdje ostat će zabilježen u povijesti tijeka rada te će se naknadnim korisnicima prikazivati u polju Konsolidirani komentari (3).

Oblačić broj pet

Potpis

Kada potpišete dokument i unesete povratne informacije koje želite priložiti u polje Komentari, kliknite ovaj gumb da biste poslali obrazac i dovršili zadatak.

Oblačić broj šest

Odustani

Kliknite ovaj gumb da biste zatvorili obrazac zadatka bez spremanja promjena i odgovora. Zadatak će ostati nedovršen i dodijeljen vama.

Oblačić broj sedam

Ponovna dodjela zadatka

Kliknite ovaj gumb da biste ovaj zadatak dodijelili nekome drugome.

Ilustraciju stranice na kojoj možete unijeti detalje za ponovnu dodjelu zadatka i dodatne upute potražite u 7. odjeljku ovog segmenta pod naslovom Ponovna dodjela zadatka nekom drugome.

Napomena:  Ova bi mogućnost mogla biti deaktivirana za neke zadatke tijeka rada.

Ako je samo jedan zadatak dodijeljen cijeloj grupi kojoj pripadate, svaki član grupe može ga preuzeti i dovršiti u ime cijele grupe.

Zadatak preuzmite prije nego što otvorite i potpišete dokument. Čim preuzmete zadatak, on je dodijeljen vama i nijedan drugi član grupe ne može ga dovršiti. (Na taj način samo jedna osoba radi potreban posao.)

  1. Na stranici stanja tijeka rada postavite pokazivač miša na zadatak koji je dodijeljen vašoj grupi i pričekajte da se pojavi strelica.

  2. Kliknite strelicu, kliknite Uredi stavku, zatim u obrascu zadatka kliknite gumb Zatraži zadatak.
    Preuzimanje grupnog zadatka

Nakon što se stranica stanja tijeka rada osvježi, vidjet ćete da zadatak više nije dodijeljen grupi, već samo vama.

Ako zadatak poslije želite vratiti a da ga ne dovršite, poduzmite iste korake da biste se vratili na obrazac zadatka, no u ovom slučaju kliknite gumb Oslobodi zadatak.

Gumb Oslobodi zadatak na obrascu zadatka

Ako želite da netko drugi izvrši zadatak koji vam je dodijeljen, u obrascu zadatka tijeka rada kliknite gumb Ponovna dodjela zadatka.

Prikazat će se ovaj obrazac.

Obrazac za ponovnu dodjelu zadatka

Oblačić broj jedan

Ponovna dodjela zadatka

Oblačić broj dva

Novi zahtjev

Navedite sve informacije koje će za dovršavanje zadatka biti potrebne osobi kojoj ga dodjeljujete. (Tekst koji ovdje unesete dodat će se u područje Konsolidirani komentari.)

Oblačić broj 3

Novo trajanje

Učinite neku od ove tri stvari:

  • Da biste ostavili postojeći krajnji rok   Ovo polje ostavite prazno.

  • Da biste u cijelosti uklonili krajnji rok   Upišite broj 0.

  • Da biste odredili novi krajnji rok   Ovdje upišite broj pa u sljedećem polju navedite jedinice trajanja. Ta dva unosa zajedno određuju rok za dovršavanje promijenjenog zadatka.

Imajte na umu da po zadanom zadaci za prikupljanje potpisa nemaju određene krajnje rokove ni vremena trajanja zadataka.

Oblačić broj četiri

Nove jedinice trajanja

Ako određujete novo trajanje zadatka, koristite ovo polje u kombinaciji s poljem Novo trajanje da biste odredili razdoblje do kojeg zadatak mora biti dovršen. (Na primjer, 3 dana ili 1 mjesec ili 2 tjedna.)

Kada ispunite obrazac, kliknite Pošalji. Vaš se zadatak označava kao Dovršen, a novi zadatak se dodjeljuje osobi koja je sada za njega odgovorna te se šalje obavijest o zadatku.

Sve nove informacije koje ste unijeli prikazuju se u tekstu Delegirao u novoj obavijesti o zadatku (broj 1 u sljedećoj ilustraciji).

Obavijest o zadatku za ponovno dodijeljeni zadatak

Sve se ove promjene u međuvremenu prate i mogu se vidjeti u odjeljcima Zadaci i Povijest stranice stanja tijeka rada, kako je prikazano ovdje.

Područja Zadaci i Povijest na stranici stanja tijeka rada za ponovno dodijeljene zadatke

Praćenje, prilagođavanje ili prekidanje pokrenutog tijeka rada za prikupljanje potpisa

Središnje mjesto s kojeg možete pratiti, prilagođavati ili prekinuti pokrenuti tijek rada stranica je stanja tijeka rada za tu instancu tijeka rada.

Najprije ćemo vam pokazati kako pristupiti toj stranici, a zatim ćemo vam pokazati kako se koristiti mogućnostima i podacima koje na njoj možete pronaći. Na kraju ćemo vam pokazati još dvije stranice na kojima možete dobiti dodatne informacije o praćenju.

Na popisu ili u biblioteci gdje se stavka nalazi kliknite vezu U tijeku za željenu stavku i tijek rada.

U ovom primjeru stavka je dokument pod nazivom Nacrt glavnih bilježaka, a tijek rada je Odobrenje 3

Klikanje veze stanja tijeka rada

Otvara se stranica stanja tijeka rada.

  • Ako popis ili biblioteka sadrže velik broj stavki, poslužite se sortiranjem i/ili filtriranjem da biste brže pronašli stavku koju tražite. Ako uvijek sortirate i/ili filtrirate na isti način, korisno je stvoriti prilagođeni prikaz koji automatizira taj postupak.

  • Da biste pristupili web-stranici stanja tijeka rada, možete i kliknuti vezu Prikažite stanje ovog tijeka rada u obavijesti e-pošte o pokretanju ili vezu Prikažite povijest tijeka rada u obavijesti e-pošte o završetku za konkretnu instancu koja vas zanima.

Ovdje, ispod ilustracije svakog odjeljka stranice stanja tijeka rada, možete pronaći pitanja o praćenju na koja taj odjeljak odgovara.

Odjeljak Informacije o tijeku rada

Odjeljak Informacije o tijeku rada na stranici stanja tijeka rada

Odgovori na pitanja:

  • Tko je pokrenuo ovu instancu tijeka rada?

  • Kada je ova instanca pokrenuta?

  • Kada se u ovoj instanci dogodila zadnja radnja?

  • Na kojoj je stavci pokrenuta ova instanca?

  • Koje je trenutno stanje ove instance?

Odjeljak Zadaci

Područje Zadaci na stranici stanja tijeka rada

Odgovori na pitanja:

  • Koji su zadaci već stvoreni i dodijeljeni te koje je njihovo trenutno stanje?

  • Koji su zadaci već dovršeni te koji je ishod tih zadataka?

  • Koji je krajnji rok za svaki zadatak koji je već stvoren i dodijeljen? (Imajte na umu da po zadanom zadaci za prikupljanje potpisa nemaju određene krajnje rokove ni vremena trajanja zadataka.)

Zadaci koji su izbrisani i oni koji još nisu dodijeljeni ne prikazuju se u ovom odjeljku.

Odjeljak Povijest tijeka rada

Odjeljak Povijest tijeka rada na stranici stanja tijeka rada

Odgovori na pitanja:

  • Koji su se događaji već dogodili u ovoj instanci tijeka rada?

  • Imajte na umu da se zadaci koji su prekoračili rok i obavijesti o zadacima koji su prekoračili rok ne prikazuju u ovom području.

Već pokrenuti tijek rada prije uobičajenog se dovršetka može prekinuti na dva načina:

  • Otkazivanje tijeka rada    Svi se zadaci otkazuju, ali se zadržavaju u području Zadaci stranice sa statusom stanja tijeka rada.

  • Prekidanje tijeka rada    Svi se zadaci otkazuju i brišu iz područja Zadaci stranice stanja tijeka rada. (No još uvijek se prikazuju u području povijesti tijeka rada.)

Slijede upute za obje metode.

Otkazivanje (svi se zadaci otkazuju, ali se zadržavaju na popisu zadataka i u povijesti zadataka)

Ako trenutna instanca tijeka rada više nije potrebna, može se otkazati.

Taj postupak po zadanom može izvršiti osoba koja je pokrenula instancu tijeka rada ili svatko tko ima dozvolu za upravljanje popisima. (Ponavljamo, grupa Vlasnici ima dozvolu za upravljanje popisima po zadanim postavkama, dok grupe Članovi i Posjetitelji nemaju.)

  • Na stranici stanja tijeka rada u području ispod odjeljka Vizualizacija tijeka rada kliknite vezu Otkaži sve zadatke prikupljanja potpisa.

Svi se trenutni zadaci otkazuju, a tijek rada završava sa stanjem Otkazano. Otkazani zadaci ostaju i u području Zadaci i u području Povijest tijeka rada.

Prekid (svi se zadaci brišu s popisa zadataka, no ostaju u povijesti)

Ako se dogodi pogreška ili ako se tijek rada zaustavi i ne reagira, moguće ga je prekinuti.

Taj postupak po zdanom može izvršiti samo osoba koja ima dozvolu za upravljanje popisima. (Ponavljamo, grupa Vlasnici ima dozvolu za upravljanje popisima po zadanim postavkama, dok grupe Članovi i Posjetitelji nemaju.)

  • Na stranici stanja tijeka rada u području neposredno ispod odjeljka Vizualizacija tijeka rada kliknite vezu Prekinite ovaj tijek rada.

Svi se zadaci koje je stvorio tijek rada otkazuju i brišu iz područja Zadaci na stranici stanja tijeka rada iako ostaju zabilježeni u području Povijest tijeka rada. Tijek rada završava sa stanjem Otkazano.

Na stranici Tijekovi rada za neku stavku možete pronaći popis tijekova rada koji su trenutno pokrenuti na toj stavci.

  1. Idite na popis ili u biblioteku gdje je stavka pohranjena.

  2. Postavite pokazivač miša na naziv stavke, kliknite strelicu koja se pojavi, a zatim na padajućem izborniku kliknite Tijekovi rada.

  3. Na stranici Tijekovi rada: Naziv stavke u odjeljku Tijekovi rada koji se izvode možete pronaći popis instanci tijeka rada koje su trenutno pokrenute na stavci.

Napomena:  Imajte na umu da na jednoj stavci istovremeno ne može biti pokrenuto više instanci jedne verzije tijeka rada. Na primjer, dodana su dva tijeka rada, oba temeljena na predlošku za prikupljanje potpisa. Jedan ima naziv Povratne informacije o planiranju, a drugi Povratne informacije o proračunu. Na nekoj stavci u bilo kojem trenutku može biti pokrenuta po jedna instanca Povratnih informacija o planiranju i Povratnih informacija o proračunu, ali ne i dvije instance jednog od tijekova rada.

Administrator zbirke web-mjesta na prvi pogled može vidjeti:

  • koliko tijekova rada temeljenih na pojedinim predlošcima tijekova rada trenutno postoji u zbirci web-mjesta

  • je li pojedini predložak tijeka rada trenutno aktivan u zbirci web-mjesta

  • koliko je instanci verzija tijekova rada temeljenih na pojedinim predlošcima tijekova rada trenutno pokrenuto u zbirci web-mjesta

Evo kako:

  1. Otvorite početnu stranicu zbirke web-mjesta (ne početnu stranicu za web-mjesto ili podmjesto unutar ove zbirke).

  2. Kliknite ikonu Postavke Gumb Postavke javnog web-mjesta sustava SharePoint Online , a zatim Postavke web-mjesta.
    Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija web-mjesta kliknite Tijekovi rada.
    Veza Tijekovi rada pod naslovom Administracija web-mjesta

Otvara se stranica tijekova rada na kojoj se prikazuju informacije.

Što je sljedeće?

Ako je ovo prvi put da je ova verzija tijeka rada pokrenuta, poslužite se uputama u segmentu PREGLED da biste pogledali događaje u instanci i ustanovili funkcionira li tijek rada kako želite.

Pregled rezultata tijeka rada za prikupljanje potpisa i stvaranje izvješća

Nakon što je instanca tijeka rada završila, možete pregledati događaje zabilježene u povijesti. (Zapisu bilo koje instance možete pristupiti još 60 dana nakon završetka instance.)

Važno:  Imajte na umu da je povijest tijekova rada ovdje samo neslužbena referenca. Ne može se koristiti za službene revizije ili u bilo koje druge pravne i evidencijske svrhe.

Moguće je i stvarati izvješća o cjelokupnoj izvedbi tijeka rada kroz sve instance.

Sve dok stavka ostaje na istom popisu ili istoj biblioteci te dok isti tijek rada nije ponovno pokrenut na istoj stavci, povijesti zadnje instance možete pristupiti s popisa ili iz biblioteke.

Da bi vam se prikazala web-stranica stanja tijeka rada za zadnju instancu tijeka rada za bilo koju stavku:

  • Na popisu ili u biblioteci gdje se stavka nalazi kliknite vezu za stanje stavke i tijeka rada koji želite.

U ovom primjeru stavka je dokument s naslovom Nacrt ključnih bilješki, a tijek rada je Odobrenje novog dokumenta.

Klikanje veze stanja tijeka rada

Na stranici stanja tijeka rada odjeljak Povijest tijeka rada smješten je pri dnu.

Odjeljak Povijest tijeka rada na stranici stanja tijeka rada

Što ako želite pregledati povijest instance nakon što ste na istoj stavci ponovno pokrenuli isti tijek rada?

To možete napraviti još 60 dana nakon pokretanja instance s jedne od dvije točke pristupa: s popisa ili iz biblioteke, odnosno iz obavijesti o dovršetku instance. (Proizvodi sustava SharePoint čuvaju povijesti zadataka tijekova rada šezdeset dana.)

S popisa ili iz biblioteke

  1. Idite na popis ili u biblioteku gdje je stavka pohranjena.

  2. Kliknite ikonu ispred naziva stavke da biste je odabrali, a zatim na kartici Datoteke na vrpci u grupi Tijekovi rada kliknite Tijekovi rada.

  3. Na stranici Tijekovi rada: Naziv stavke u odjeljku Dovršeni tijekovi rada kliknite naziv ili stanje instance tijeka rada koju želite pregledati.
    Popis Dovršeni tijekovi rada na stranici Tijekovi rada za stavku
    Otvorit će se stranica stanja tijeka rada za tu instancu.

Iz obavijesti o dovršetku tijeka rada

  • Otvorite obavijest o dovršetku tijeka rada za instancu koju želite pregledati i kliknite vezu Prikažite povijest tijeka rada.

Obavijest o dovršetku tijeka rada s istaknutom vezom za povijest
Otvorit će se stranica stanja tijeka rada za tu instancu.

Da biste zadržavali sve obavijesti o dovršetku, preporučujemo vam stvaranje pravila u programu Outlook. Postavite pravilo za kopiranje svih ulaznih poruka koje sadrže tekst dovršeno u retku Predmet u vlastitu, zasebnu mapu. (Pripazite da pravilo programa Outlook kopira ulazne poruke, a ne da ih samo premješta jer se one inače neće prikazivati u mapi Ulazna pošta.)

Da biste saznali kakvu općenitu izvedbu ima neki tijek rada – u određenom vremenu ili kroz više instanci – možete stvoriti jedno ili oba predefinirana izvješća.

  • Izvješće o trajanju aktivnosti    Pomoću ovog izvješća saznajte prosječno vrijeme potrebno za dovršavanje svake aktivnosti unutar tijeka rada, kao i vrijeme potrebno za dovršavanje svake instance tijeka rada.

  • Izvješće o otkazivanju i pogreškama    Pomoću ovog izvješća saznajte otkazuje li se neki tijek rada često ili nailazi na pogreške prije dovršetka.

Stvaranje dostupnih izvješća za tijek rada

  1. Na popisu ili u biblioteci u stupcu Stanje za taj tijek rada kliknite bilo koju vezu s podacima o stanju.
    Klikanje stanja tijeka rada

  2. Na stranici stanja tijeka rada u odjeljku Povijest tijeka rada kliknite Prikaži izvješća o tijeku rada.
    Klikanje veze Prikaži izvješća o tijeku rada u odjeljku Povijest tijeka rada

  3. Pronađite tijek rada za koji želite vidjeti izvješće pa kliknite naziv izvješća koje želite vidjeti.
    Klikanje veze za Izvješće o trajanju aktivnosti

  4. Na stranici Prilagodba ostavite ili promijenite mjesto na kojem će se stvoriti datoteka izvješća pa kliknite U redu.
    Klikanje gumba U redu za mjesto spremanja datoteke
    Izvješće se stvara i sprema na navedeno mjesto.

  5. Po dovršetku izvješća kliknite vezu prikazanu na ilustraciji da biste ga prikazali. U suprotnome kliknite U redu da biste završili i zatvorili dijaloški okvir. (Ako poslije poželite pregledati izvješće, pronaći ćete ga na mjestu koje ste naveli u prethodnom koraku.)
    Klikanje veze za prikaz izvješća

Što je sljedeće?

Ako tijek rada funkcionira onako kako želite, spremni ste ga početi koristiti.

Upute za promjenu načina funkcioniranja tijeka rada potražite u segmentu PROMJENE ovog članka.

Stvaranje izvješća o izvedbi tijeka rada

Da biste saznali kakvu općenitu izvedbu ima neki tijek rada – u određenom vremenu ili kroz više instanci – možete stvoriti jedno ili oba predefinirana izvješća.

  • Izvješće o trajanju aktivnosti    Pomoću ovog izvješća saznajte prosječno vrijeme potrebno za dovršavanje svake aktivnosti unutar tijeka rada, kao i vrijeme potrebno za dovršavanje svake instance tijeka rada.

  • Izvješće o otkazivanju i pogreškama    Pomoću ovog izvješća saznajte otkazuje li se neki tijek rada često ili nailazi na pogreške prije dovršetka.

Stvaranje dostupnih izvješća za tijek rada

  1. Na popisu ili u biblioteci u stupcu Stanje za taj tijek rada kliknite bilo koju vezu s podacima o stanju.
    Klikanje stanja tijeka rada

  2. Na stranici stanja tijeka rada u odjeljku Povijest tijeka rada kliknite Prikaži izvješća o tijeku rada.
    Klikanje veze Prikaži izvješća o tijeku rada u odjeljku Povijest tijeka rada

  3. Pronađite tijek rada za koji želite vidjeti izvješće pa kliknite naziv izvješća koje želite vidjeti.
    Klikanje veze za Izvješće o trajanju aktivnosti

  4. Na stranici Prilagodba ostavite ili promijenite mjesto na kojem će se stvoriti datoteka izvješća pa kliknite U redu.
    Klikanje gumba U redu za mjesto spremanja datoteke
    Izvješće se stvara i sprema na navedeno mjesto.

  5. Po dovršetku izvješća kliknite vezu prikazanu na ilustraciji da biste ga prikazali. U suprotnome kliknite U redu da biste završili i zatvorili dijaloški okvir. (Ako poslije poželite pregledati izvješće, pronaći ćete ga na mjestu koje ste naveli u prethodnom koraku.)
    Klikanje veze za prikaz izvješća

Što je sljedeće?

Ako tijek rada funkcionira onako kako želite, spremni ste ga početi koristiti.

Upute za promjenu načina funkcioniranja tijeka rada potražite u segmentu PROMJENE ovog članka.

Promjena, onemogućivanje i uklanjanje tijeka rada za prikupljanje potpisa

Nakon izvođenja prve instance novog tijeka rada za prikupljanje potpisa i nakon pregleda rezultata možda ćete željeti promijeniti način na koji tijek rada je konfiguriran.

Promjene konfiguracije možda ćete željeti unositi i poslije.

Na koncu, u nekom trenutku možda ćete na kraće ili dulje vrijeme poželjeti onemogućiti tijek rada (ali ne i ukloniti ga) – ili ćete ga pak htjeti u potpunosti ukloniti.

Da biste unijeli trajne promjene postavki postojećeg tijeka rada, otvorite i uredite obrazac za pridruživanje pomoću kojega je izvorno dodan.

Ako se tijek rada izvodi samo na jednom popisu ili u biblioteci

  1. Otvorite popis ili biblioteku u kojoj se izvodi.

  2. Na vrpci kliknite karticu Popis ili Biblioteka.

    Napomena: Naziv kartice može se razlikovati ovisno o vrsti popisa ili biblioteke. Na primjer, na popisu kalendara kartica ima naziv Kalendar.

  3. U grupi Postavke kliknite Postavke tijeka rada.

  4. Na stranici Postavke tijeka rada u odjeljku Naziv tijeka rada (kliknite za promjenu postavki) kliknite naziv tijeka rada kojem želite promijeniti postavke.

    Napomena:  Ako se željeni tijek rada za prikupljanje potpisa ne prikazuje na popisu, možda je povezan sa samo jednom vrstom sadržaja. Prikazom tijekova rada na ovom popisu upravlja kontrola Pokaži pridruživanja tijeka rada ove vrste, koja se nalazi neposredno iznad popisa (pogledajte ilustraciju). Klikajte mogućnosti vrsta sadržaja na padajućem izborniku da biste pronašli onu koja prikazuje željeni tijek rada. Kada se željeni tijek rada pojavi na popisu, kliknite njegov naziv.

  5. Na dvostraničnom obrascu za pridruživanje pomoću kojega je tijek rada dodan unesite i spremite željene promjene.

    Dodatne informacije o poljima i kontrolama obrasca za pridruživanje potražite u segmentu PLANIRANJE i odgovarajućem segmentu DODAVANJE (Popis/biblioteka ili Zbirka web-mjesta) ovog članka.

Ako se tijek rada izvodi na svim popisima i bibliotekama u ovoj zbirci web-mjesta

  1. Otvorite početnu stranicu zbirke web-mjesta (ne početnu stranicu za web-mjesto ili podmjesto unutar ove zbirke).

  2. Kliknite ikonu Postavke Gumb Postavke javnog web-mjesta sustava SharePoint Online , a zatim Postavke web-mjesta.

Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije kliknite Vrste sadržaja web-mjesta.
Veza Vrsta sadržaja web-mjesta u odjeljku Galerije

  1. Na stranici Vrste sadržaja web-mjesta kliknite naziv vrste sadržaja web-mjesta na kojem se tijek rada izvodi.
    Vrste sadržaja dokumenata s označenom vrstom

  2. Na stranici odabrane vrste sadržaja u kategoriji PostavkekliknitePostavke tijeka rada.
    Veza Postavke tijeka rada u odjeljku Postavke

  3. Na stranici Postavke tijeka rada u odjeljku Naziv tijeka rada (kliknite za promjenu postavki) kliknite naziv tijeka rada kojem želite promijeniti postavke.

  4. Na dvostraničnom obrascu za pridruživanje pomoću kojega je tijek rada dodan unesite i spremite željene promjene.

    Dodatne informacije o poljima i kontrolama obrasca za pridruživanje potražite u segmentu PLANIRANJE i odgovarajućem segmentu DODAVANJE (Popis/biblioteka ili Zbirka web-mjesta) ovog članka.

Ako se tijek rada izvodi samo na jednom popisu ili u biblioteci

  1. Otvorite popis ili biblioteku u kojoj se izvodi.

  2. Na vrpci kliknite karticu Popis ili Biblioteka.

    Naziv kartice može se razlikovati ovisno o vrsti popisa ili biblioteke. Na primjer, na popisu kalendara kartica ima naziv Kalendar.

  3. U grupi Postavke kliknite Postavke tijeka rada.

  4. Na stranici Postavke tijeka rada kliknite vezu Ukloni tijek rada.

  5. Pomoću obrasca na stranici Uklanjanje tijekova rada onemogućite, ponovno omogućite ili uklonite tijekove rada.
    Obrazac na stranici Uklanjanje tijekova rada

Obrazac ima pet stupaca:

  • Tijek rada    Naziv tijeka rada.

  • Instance    Broj instanci tijeka rada koje se trenutno izvode na stavkama.

  • Dopuštanje    Mogućnost koja omogućuje normalno funkcioniranje tijeka rada.

  • Bez novih instanci    Mogućnost koja omogućuje svim instancama tijeka rada koje su trenutno pokrenute da se dovrše, no onemogućuje tijek rada tako da sprječava pokretanje novih instanci. (Ova akcija jest reverzibilna. Da biste kasnije ponovno omogućili tijek rada, vratite se na ovu stranicu i odaberite Dopusti.)

  • Uklanjanje    Mogućnost koja u potpunosti uklanja tijek rada s popisa ili iz biblioteke. Sve pokrenute instance smjesta se prekidaju, a stupac tijeka rada više se ne pojavljuje na stranici za popis ili biblioteku. (Ova akcija nije reverzibilna.)

  1. Otvorite početnu stranicu zbirke web-mjesta (ne početnu stranicu za web-mjesto ili podmjesto unutar ove zbirke).

  2. Kliknite Postavke Gumb Postavke javnog web-mjesta sustava SharePoint Online , a zatim Postavke web-mjesta.

    U sustavu SharePoint Online kliknite Postavke Gumb Postavke javnog web-mjesta sustava SharePoint Online te Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  3. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije web-dizajnera kliknite Vrste sadržaja web-mjesta.
    Veza Vrsta sadržaja web-mjesta u odjeljku Galerije

  4. Na stranici Vrste sadržaja web-mjesta kliknite naziv vrste sadržaja web-mjesta na kojem se tijek rada izvodi.
    Vrste sadržaja dokumenata s označenom vrstom

  5. Na stranici za odabranu vrstu sadržaja u odjeljku Postavke kliknite Postavke tijeka rada.

  6. Na stranici Postavke tijeka rada kliknite vezu Ukloni tijek rada.

  7. Pomoću obrasca na stranici Uklanjanje tijekova rada onemogućite, ponovno omogućite ili uklonite tijekove rada.
    Obrazac na stranici Uklanjanje tijekova rada

Što je sljedeće?

Ako ste unijeli neke promijene, pokrenite pokusnu instancu tijeka rada kako biste ponovno provjerili učinke promjena.

  • Tijek rada    Naziv tijeka rada.

  • Instance    Broj instanci tijeka rada koje se trenutno izvode na stavkama.

  • Dopuštanje    Mogućnost koja omogućuje normalno funkcioniranje tijeka rada.

  • Bez novih instanci    Mogućnost koja omogućuje svim instancama tijeka rada koje su trenutno pokrenute da se dovrše, no onemogućuje tijek rada tako da sprječava pokretanje novih instanci. (Ova akcija jest reverzibilna. Da biste kasnije ponovno omogućili tijek rada, vratite se na ovu stranicu i odaberite Dopusti.)

  • Uklanjanje    Mogućnost koja u potpunosti uklanja tijek rada iz zbirke web-mjesta. Sve pokrenute instance smjesta se prekidaju, a stupac tog tijeka rada više se ne pojavljuje na stranici popisa ili biblioteke. (Ova akcija nijereverzibilna.)

Postoje razni načini na koje možete dodatno prilagođavati tijekove rada ugrađene u proizvode sustava SharePoint.

Možete čak i stvarati prilagođene tijekove rada ispočetka.

Možete koristiti neke ili sve sljedeće programe:

  • SharePoint Designer 2013    Prilagodba obrazaca, akcija i ponašanja tijekova rada.

  • Microsoft Visual Studio    Stvaranje vlastitih prilagođenih akcija tijeka rada.

Dodatne informacije potražite u sustavu pomoći mreže MSDN (Microsoft Software Developer Network).

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×