Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.
Suradnja na dokumentu je ključnih element da biste učinkovito kao tim rade u tvrtki. Kombinacije tehnologije sustava SharePoint i Office 2010 nudi spektra od metoda suradnju dokumenta, bez obzira suautorstvo proračunske tablice ili usmjeravanje poslovni plan kroz tijek rada. Objašnjenje načina možete surađivati na dokumentima ključan upućivanje najbolje odgovaraju potrebama i poboljšanje produktivnosti kao zaduženih za informacije.
No surađivati na dokumentima, dane prosljeđivanje privitke e-poštom su povijest. Iz unaprijed ovaj dan, nikad ne morate proći dokumentu oko, a zatim imati poteškoća reprodukcijom s usklađivanje verzija sukoba, ručno spajanje i koordinaciju promjena, praćenje dolje koje je proveo što i pronalazak najnoviju verziju.
Napomene:
-
Dodatne informacije o tome kako suautorstvo na dokumentima potražite u članku u sustavima pomoći za Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 i web-aplikacija Office Web Apps.
-
Dodatne informacije o konfiguriranju tehnologije sustava SharePoint za dokument Suradnja i suautorstvo, potražite u članku na web-mjestu TechNet.
Sadržaj članka
Načini suradnje na dokumentima
Suradnja na dokumentu znači da više autora Suradnja na dokumentu ili skup dokumenata. Ih nije moguće istodobno suautorstvo dokumenta ili pregledavati specifikacija kao dio strukturirane tijeka rada. Suradnja na dokumentima, koji je podskup Suradnja na dokumentu, znači da raditi na dokumentu istodobno s jednog ili više korisnika. Postoji nekoliko različitih načina Suradnja na dokumentu i suautorstvo koja se postupno obuhvaćaju više strukture i kontrolirati oko sučelje za suradnju dokumenta. Dobar način da biste lakše odlučili koji su način suradnje dokument i proizvoda vam najviše odgovara je envision mogućnosti duž spektra odabira.
Semiformal suautorstvo : Uređivanje više autora istodobno bilo gdje u dokumentu. Primjeri: ponavljajućeg minuta, kreativno razmišljanje sesije i pregled materijala za OneNote; i tim razviti financijske modele, proračuna i resursa popisa za praćenje za Excel.
Formalno suautorstvo: Više autora uređivanje istodobno kontrolirati način spremanjem sadržaja kada budete spremni biti objavljena. Primjeri: poslovne planove, biltene i pravne briefs za Word; i marketinga i konferencijski prezentacije programa PowerPoint za.
Komentiranje i pregledavanje:Primarni autor solicits urede i dodaju komentare (što može biti obliku niti rasprave) tako da usmjeravanje dokumenata u tijeku rada, ali objavljivanje kontrole konačna verzija dokumenta. Primjeri Mrežna pomoć, studije i specifikacije.
Skupovi dokumenata: Više autora dodjeljuju zasebne dokumente u sklopu tijeka rada, a zatim je objaviti jedan skup glavnog dokumenta. Primjeri: novi literature proizvoda i prodaje razmak adresara.
Suautorstvo pomoću sustava Office 2010 i web-aplikacija Office Web Apps
U sljedećim odjeljcima opisuju načini suautorstva pomoću programa sustava Office 2010 i web-aplikacija Office Web Apps i najbolje prakse za održavanje datoteka pomoću biblioteka.
Sažetak proizvoda za suautorstvo
Proizvodi nekoliko Office 2010 i web-aplikacija Office Web Apps omogućuju više autora da biste uređivali dokumente u isto vrijeme. Za svaki proizvod funkciju suautorstva vrlo je sličan. No postoje neke razlike dizajna koje podržavaju različitim načinima suradnje koje i scenarijima namijenjeni. U sljedećoj su tablici navedene svaki suautorstvo proizvod.
|
Aplikacija |
Poslužitelj preduvjeti |
Uobičajeni scenariji |
|
Word 2010 |
Tehnologije sustava SharePoint |
Bilo koji dokument uključujući prijedloge, planove, vidom naredbe, minuta, biltene i izvješća |
|
PowerPoint 2010 |
Tehnologije sustava SharePoint |
Bilo kakva prezentacija, uključujući obuku, konferencije, dovršenim projektima, preglede proizvoda, priručnike i izvješća o stanju projekta |
|
Excel Online |
Tehnologije sustava SharePoint |
Bilo kakva proračunska tablica, uključujući financijske modele, business – ažuriranje linije poslovnih proizvoda na web-stranicu i u stvarnom vremenu proračunske tablice praćenje financijskih rezultata |
|
OneNote 2010 |
Tehnologije sustava SharePoint |
Bilo kakva bilježnica, uključujući ponavljajuće bilješke sa sastanaka, razmjenu ideja ("grupa-mislite da") o projektu, zajedničko Istraživanje i referentne materijale te zajedničke tečajeve |
|
OneNote Online |
Tehnologije sustava SharePoint i web-aplikacija Office Web Apps |
Suautorstvo, rad s verzijama, Odjava i okruženja koriste različite verzije sustava Office
U sljedećim odjeljcima opisuju najbolje prakse prilikom suautorstvo s drugim korisnicima.
Suautorstvo na dokumentima i odjava dokumenata
Suautorstvo nije kompatibilno s postupka Odjava i prijava dokumenata u biblioteci. Odjavljivanje sredstava dokument želite isključivo zapisivati, a zatim po potrebi potvrdite ga ponovno prijaviti da bi je drugi mogu vidjeti vaše promjene ili dalje raditi na dokumentu. Dakle, kada se odjavite datoteku, drugi korisnici ne može suautorstvo u dokumentu s vama. Prema zadanim postavkama biblioteke ne zahtijeva odjavljivanje datoteka, a ne bi smio biti omogućen gdje će se koristiti suautorstvo. Nisu izričito treba odjaviti dokument, ako želite da biste surađivali na dokument.
Suautorstvo na dokumentima i rad s verzijama
Rad s verzijama omogućuje korisnicima da biste spremili verzije dokumenta, vratiti uređivanja i snimke stanja dokumenta da odgovara projekta graničnika. Tehnologije sustava SharePoint evidentira promjene na dokumente dok se nalazite uređuje, sprema prethodne verzije, a možete čak i održavati glavne i radne verzije dokumenta. Jer nekoliko suautori može ostati dokument otvoren dugo vrijeme, rad s verzijama za surađuju dokumente se izvodi pri određenog vremenskog razdoblja i ne moraju nužno biti kada je dokument spremljen. Prema zadanim postavkama, rad s verzijama nije omogućen u biblioteci.
Kada vam suautorstvo dokumenata programa Word 2010 i PowerPoint 2010, je dobro je koristiti rad s verzijama, oba glavna verzija i pomoćne tako da korisnici mogu dohvatiti promjene tako da drugi korisnici kada je to potrebno. Osim toga, razdoblje za rad s verzijama određuje koliko često tehnologije sustava SharePoint stvara novu verziju dokumenta koji je u tijeku Suradnja autor. Za većinu okruženja vjerojatno radi zadanu vrijednost od 30 minuta, ali tu vrijednost može se prilagoditi administrator potrebi. Postavljanje tog razdoblja na nižu vrijednost snima verzije i mijenja češće, no možda je potrebno više prostora za pohranu poslužitelja.
U slučaju biblioteke koja sadrži bilježnice programa OneNote je dobro samo glavnih verzija, jer radnih verzija mogu uzrokovati pogreške sinkronizacije koje mogu omesti sprema promjene. Bilježnice programa OneNote koji se često ažuriraju mogu stvoriti više verzija. Jer se tijekom vremena može postati veliki broj verzija, je poželjno ograničiti broj verzija koje se zadržavaju postavljanjem maksimalni broj verzija pametnije iznos na temelju potrebama korisnika. Imajte na umu razdoblje za rad s verzijama utjecati bilježnice programa OneNote jer je OneNote stalno detaljnije informacije o verziji unutar bilježnice.
Suautorstvo na dokumentima u okruženju koriste različite verzije sustava Office
Neke tvrtke i ustanove imaju okruženja u kojima korisnici koriste različite verzije sustava Microsoft Office, kao što je Office 2007 i Office 2010.
Iako verzijama programa Word i PowerPoint prije Office 2010 možete spremiti u biblioteku, ne možete suautorstvo te dokumente. Osim toga, kada korisnik otvori dokument programa Word 2010 ili PowerPoint 2010 s programa Word ili PowerPoint 2007, tehnologije sustava SharePoint stvara zaključati na dokumentu i onemogućuje drugim korisnicima sustava Microsoft Office 2010 pomoću suautorstvo da biste uredili taj dokument. Da biste iskoristili najbolje suautorstvo u Office Word ili PowerPoint za Office, preporučuje se da svi korisnici rade sustava Microsoft Office 2010. U ovom slučaju odnosi i na radne knjige programa Excel 2010 i suautorstvo na dokumentima s web-aplikaciji Excel Web App.
Imajte na umu, međutim, OneNote 2010 nije kompatibilna s oblik datoteke programa OneNote 2007, i podržava suautorstvo s korisnicima programa OneNote 2007. Za korisnike programa OneNote 2007 i OneNote 2010 za suautorstvo bilježnica u okruženjima s različitim, oni morate spremiti bilježnica u obliku datoteke programa OneNote 2007. Tako da u oblik datoteke programa OneNote 2010, no možete koristiti neke ključne nove značajke, uključujući mogućnost suautorstvo bilježnica iz jednog programa OneNote 2010 i web-aplikaciji OneNote Web App.
Problemi sa suautorstvom na dokumentima
Ako ne možete suautorstvo dokumenta programa Word ili prezentacije programa PowerPoint, zatim jedan ili više sljedećih razloga uzrok može biti:
-
Datoteka koristi upravljanje pravima na informacije (IRM-a) ili upravljanje digitalnim pravima (DRM).
-
Datoteka je odjavljena.
-
Datoteka je šifrirana.
-
Oblik datoteke nije podržan. Podržani su samo .docx i .pptx oblici datoteka. U većini slučajeva, možete spremiti u obliku datoteke koji nije podržan u podržanom obliku.
-
Datoteka je označena kao konačna. Vlasnik datoteke odlučio da biste zaustavili proces uređivanja ili suautorstvo datoteku, a zatim je sada datoteka.
-
Određene postavke pravilnika grupe Microsoft Office sprječavaju suautorstvo, uključujući sljedeće: Onemogući pravilo spajanja klijenta, Onemogući suautorstvo poslužitelja, i Onemogući suautorstvo klijenta.
-
Datoteka sadrži ActiveX kontrole.
-
Datoteka sadrži određene objekte čiji identitet nije moguće jednoznačno odrediti, primjerice OLE objekt, SmartArt grafiku, grafikon ili rukopisni objekt.
-
Dokument programa Word koristi glavne dokumente s poddokumentima, sadrži skupove HTML okvira ili je objavljen na blogu.
-
Dokument programa Word ne sadrži potvrdni okvir Spremi slučajne brojeve da bi se povećala točnost kombiniranja . (Na vrpci kliknite na kartici datoteka kliknite Mogućnosti da biste prikazali dijaloški okvir Mogućnosti programa Word , kliknite Centar za pouzdanost, kliknite Postavke centra za pouzdanost da biste prikazali dijaloški okvir Centra za pouzdanost , kliknite izjave o zaštiti privatnosti Mogućnosti, a zatim u odjeljku Postavke dokumenta , provjerite je li potvrđen okvir Spremi slučajne brojeve da bi se povećala točnost kombiniranja .)
Razni načini Suradnja na dokumentima
Sljedeći odjeljci sadrže više detalja o pojedinim proizvodima sa značajkom suautorstva, na različitim načinima suradnje koje oni podržavaju i scenarijima kojima su namijenjeni.
Poluformalno suautorstvo
Možda najbolji scenarij za Objašnjavanje suautorstvo poluformalno način je grupi klasični kreativne rasprave sesiju. Koristite OneNote 2010, web-aplikaciji OneNote Web App ili čak kombinaciju jednog i drugog, više autora možete brzo snimite ideje i vođenje bilježaka tijekom sesije ideja u isto vrijeme i u istoj bilježnici. Smatrati to "virtualne zaslonske ploče". Kao što je sve sesije dobra je ideja nema potrebe da biste ispravili ili pregledavanje odmah, samo izrazite u je besplatno-tijek zamisli. Svi autori možete istovremeno dodati sadržaj i u trenutku vidjeti što je dodana. Do kraja kreativno razmišljanje sesije imaju zabilježene zapis o sesiji koji se zatim može se očistiti sljedeći željeni. Ako vam je potrebna za daljnji rad s drugog autora, svaki blok sadržaja koji je označen njihove pseudonim i sadržaj možete čak i pretraživati prema tko je autor.
Ostali uobičajeni slučajevi OneNote možete koristiti za suradnju na bilježnice su bilješke sastanka, zajedničko Istraživanje za brzi projekt, tečajeve i referentne materijale.
Korištenje programa Excel 2010 da biste: pokrenuti izračune i statistički usporediti podatke. Stvaranje i korištenje izvješća zaokretne tablice radi prikaza hijerarhijskih podataka na sažetom i fleksibilnom rasporedu; vizualno naglasiti podatke pomoću profesionalnih grafikona, ikona uvjetnog oblikovanja, traka podataka, skala boja, i minigrafikona; i izvođenje operacija analizu "što ako" nad podacima.
Korištenje web-aplikacije Excel Web App, to možete učiniti većina tog analytical posla istovremeno s drugim korisnicima. Drugi autori možete raditi na drugim radnim listovima, različite dijelove radnog lista ili čak i uređivanje iste ćelije tijekom – uključujući ćelije koje sadrže formule i funkcije – sve istodobno. U ovom slučaju na zadnji uređivanje ima prednost ako vam se dogodilo s oba uređivanje istu ćeliju. Korištenje aplikacije Excel Web App dok suautorstvo sjajan je način da biste vidjeli promjene koje su drugi zamisli, testirajte različite formule i izračuni, usporedite rezultate, čak i provjerite je li i Uhvatite tuđe pogrešaka.
Napomena: Excel Web App podržava suautorstvo na istoj proračunskoj drugim korisnicima web-aplikaciji Excel Web App, ali ne u Excel 2010 jer on ne podržava suautorstvo.
Formalno suautorstvo
Kada dokument programa Word 2010 ili prezentacije programa PowerPoint 2010 pohranjene u biblioteci, dva ili više korisnika možete suautorstvo dokument ili prezentaciju u isto vrijeme. Na primjer, u istom dokumentu programa Word, možete raditi na jedan odlomak dok suradnika funkcionira na novog odlomka. Ili u istoj prezentaciji, možete raditi na jednom slajdu dok suradnika radi na neki drugi slajd. Ne morate ništa uključite ili Imajte na umu da biste postavili ništa da bi im to funkcioniralo. Suautorstvo "funkcionira odmah". A to vrijedi naglašavanje i dalje imate pristup gotovo svi obogaćenog uređivanja i oblikovanja značajke u programu Word 2010 ili PowerPoint 2010 kada vam suautorstvo, uključujući komentiranje, evidentiranje promjena i dokumenata verzije.
Formalno suautorstvo omogućuje promjenama autori su u međuspremniku i pohrani kada autora spremni izričito spremati promjene. Općenito govoreći, ne želite da se pola formulated zamisli zajednički koristiti s drugim autorima niti želite vlaku-od-misli neprestano prekinuta drugi autori suradnika. Međutim, tijekom suautorstvo u programu Word 2010 i PowerPoint 2010, uvijek možete vidjeti koje uređuju drugi autori mogu uređivati, a drugi autori će vidjeti gdje dok uređujete pomoću ikone, pokazatelji traku stanja i navigacijskog okna sustava uređuju u dokument ili prezentaciju.
Ukratko, formalno suautorstvo omogućuje znate gdje su drugi autori, no svaki autor objavljuje svoje promjene tek kada ih je spreman pokazati drugima.
Formalno suautorstvo postupak pomaže i smanjiti sukobe, jer možete jednostavno evidentiranje promjena i koordiniranje prema potrebi u stvarnom vremenu. Ako imate Office Communicator instaliran na vašem računalu, možete čak i kliknite gumb prisutnosti Slanje izravne poruke, pošaljite poruku e-pošte ili poziva vaš suradnik o probleme. Na kraju, kada ste gotovi suautorstvo, je nema problema pronalaženje najnovija verzija dokumenta u biblioteci dokumenata. Prošla na istom mjestu sve along.
Komentiranje i pregledavanje
Komentiranje i pregledavanje je način suradnje uobičajenih i više tradicionalni dokumenta. U ovom slučaju autor jednu takvu pregled i povratnih informacija od drugih autora, kao što su kolegama ili stručnjaka za predmet, ali želi veću kontrolu nad osnivanja uređivanja i konačni publikacije.
Za Trošite manje vremena upravljanje pojedinosti postupka pregled dokumenta i još jedanput raditi na dokumentima, možete koristiti tijek rada na web-mjesto za prikupljanje povratnih informacija u dokumentu. Tijekovi rada smanjiti troškove i vrijeme potrebno za koordinaciju uobičajenim poslovnim procesima, kao što je dokument preglede, upravljanje i praćenje zadataka osoba uključenih ti procesi. Budući da tijek rada dodjeljuje zadatke, šalje podsjetnika, prati sudjelovanje, nameće Zakazivanje datuma i stvara zapis cijeli postupak, možete usmjeriti na izvođenje posla umjesto upravljanje logistika postupka pregledavanja dokumenta.
Na primjer, možete pokrenuti tijek rada prikupite povratne informacije tako da ispunite obrazac za pokretanje tijeka rada u kojem određujete imena osoba koje želite pregledati dokument. Pružaju detaljne upute za pregledavatelja, a možete navesti datum kada želite da sudionici tijeka rada da biste dovršili njihove pregled. Sudionici možete prikazati stanje tijeka rada dok je tijek rada u tijeku ili potvrdite okvir stranica stanja tijeka rada da biste vidjeli koji sudionici su dovršili svoj zadatak tijeka rada. Vlasnik tijeka rada možete postaviti tijek rada tako da sudionici možete rad na zadacima paralelni ili serijski način, Ažuriraj aktivne zadatke, dodavanje ili ažuriranje pregledavatelja, odrediti krajnji rok za na rezultata i na kraju Obilježi kao dovršeno kada se dovrše Svi zadaci.
Skupovi dokumenata
U nekim slučajevima potrebno da biste grupirali i zajednički koordiniranje povezane dokumente, ali dodijeliti određeni dokument svakog autora koji često neovisno radi na dokumentu, ali je dio službenih postupaka koji spaja te dokumente u jednom rezultata.
Kao što vidite, tehnologije sustava SharePoint pomoću značajke kao što su popisi, biblioteke, mape, upozorenja i tijekovi rada nudi pune infrastrukture za upravljanje radnog jedan dokument. Skupovi dokumenata nadograđuju ovaj foundation unosom točku Žarišna za grupiranje i upravljanje većeg broja dokumenata i njihovih skica i konačnih verzija sve čine jedan rezultata. Primjeri skupove dokumenata: klijent ponudu, koji obuhvaća prilagođenog prezentaciji, proračunskoj tablici detaljno proračuna i ugovor o dokumentu; ili marketing literature, koji sadrži podatkovnu tablicu, brošure i vodič proizvoda.
Značajka skupa dokumenata na nekoliko načina za jednostavno upravljanje i uspješno objavljivanje na rezultata, uključujući:
-
Zadane vrste sadržaja koje je moguće koristiti kao-, prilagođenu ili koristiti kao osnovu za na prilagođeni predložak skupa dokumenata.
-
Mogućnost određivanja zadanih dokumenata koji će se automatski stvoriti prilikom svakog stvaranja novog skupa dokumenata.
-
Implementacija u obliku mape biblioteke koja je korisnicima poznata i koja sadrži sadrže isti ponašanja, svojstva i mogućnosti kao klasične mape biblioteke.
-
Prilagoditi stranicu dobrodošlice korisnici pristupiti kada klikom na veze u skupu dokumenata. Koristite ovu stranicu dobrodošlice zadani ili stvaranje i dodjela vlastitu stranicu dobrodošlice. Stranice dobrodošlice je posebno web-dijela stranicu koja prikazuje metapodatke, opise, popise dokumenti i druge podatke, a sadrži integrirani vrpce za skup dokumenata povezane naredbe.
-
Mogućnosti rada s verzijama koja omogućuje snimanje brzu snimku povijesti verzija dokumenta postavite koja je povezana s trenutnim verzijama dokumenata u skupu dokumenata.
-
Tijekovi rada izričito namijenjen radnog skupove dokumenata. Ako, na primjer, možete koristiti ugrađeni tijekovi rada za upravljanje aktivnosti kao što su za izradu, pregleda, i odobravanje sadržaja za pojedinačne dokumente, kao i u cijelom dokumentu postavite.
Zaposlenici zaduženi za podatke pomoću skupove dokumenata možete jednostavno upravljanje cjelokupan postupak od početka do kraja. Mogućnost programski sastavljanje dokumenata dostupna je pomoću sustava Office Open XML API-JA.
