Stvaranje tablice i dodavanje polja

Stvaranje tablice

Jednostavna baza podataka, poput popisa kontakata, možda će koristiti samo jednu tablicu. No, većina baza podataka koristi nekoliko tablica. Prilikom stvaranje nove baze podataka na računalu ćete stvoriti novu datoteku koja će funkcionirati kao spremnik za sve objekte baze podataka, uključujući tablice.

Tablicu možete stvoriti stvaranjem nove baze podataka, umetanjem tablice u postojeću bazu podataka ili uvozom tablice odnosno povezivanjem s tablicom iz drugog izvora podataka – primjerice iz radne knjige programa Microsoft Excel, dokumenta programa Microsoft Word, tekstne datoteke ili druge baze podataka. Kada stvarate novu, praznu bazu podataka, automatski se umeće nova, prazna tablica. Zatim u nju možete unijeti podatke radi definiranja polja.

Vrh stranice

Stvaranje nove tablice u novoj bazi podataka

1. Kliknite Datoteka > Novo, a zatim odaberite Prazna baza podataka aplikacije za stolna računala.

2. U okvir Naziv datoteke upišite naziv datoteke nove baze podataka.

3. Da biste bazu podataka spremili na drugo mjesto, kliknite ikonu mape.

4. Kliknite Stvori.

   Otvorit će se nova baza podataka i stvoriti nova tablica naziva Tablica1 te otvoriti u prikazu podatkovne tablice.

Vrh stranice

Stvaranje nove tablice u postojećoj bazi podataka

1. Kliknite Datoteka > Otvori, a zatim kliknite bazu podataka ako se nalazi na popisu u kategoriji Nedavno. Ako se baza podataka ne nalazi na popisu, odaberite jednu od mogućnosti pregledavanja da biste je pronašli.

2. U dijaloškom okviru Otvaranje odaberite željenu bazu podataka i kliknite Otvori.

3. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Tablica.

   U bazu podataka umetnut će se nova tablica i otvoriti u prikazu podatkovne tablice.

Vrh stranice

Uvoz ili povezivanje radi stvaranja tablice

Tablicu možete stvoriti uvozom ili povezivanjem podataka pohranjenih na nekom drugom mjestu. Možete uvoziti ili povezati podatke s radnog lista programa Excel, s popisa komponente SharePoint, iz XML datoteke, iz druge baze podataka programa Access, iz mape programa Microsoft Outlook te iz mnogih drugih izvora.

Kad uvozite podatke, stvarate kopiju tih podataka u novoj tablici u trenutnoj bazi podataka. Daljnje promjene izvornih podataka neće utjecati na uvezene podatke, a promjene uvezenih podataka neće utjecati na izvorne podatke. Nakon što se povežete s izvorom podataka i uvezete podatke iz njega, možete koristiti uvezene podatke bez povezivanja s izvorom. Možete promijeniti dizajn uvezene tablice.

Kada povezujete podatke, stvarate povezanu tablicu u trenutnoj bazi podataka koja predstavlja živu vezu s postojećim podacima koji su pohranjeni na nekom drugom mjestu. Kada promijenite podatke u povezanoj tablici, mijenjate ih u izvoru. Prilikom svake promjene podataka u izvoru promjena se prikazuje u povezanoj tablici. Morate biti u mogućnosti povezati se s izvorom podataka prilikom svakog korištenja povezane tablice. Nije moguće promijeniti dizajn povezane tablice.

Vrh stranice

Postavljanje svojstava tablice

Osim postavljanja polja svojstava, možete postaviti i svojstva koja će se primijeniti na čitavu tablicu ili na sve zapise.

1. Odaberite tablicu čija svojstva želite postaviti.

2. Na kartici Polazno u grupi Prikazi kliknite Prikaz, a zatim Prikaz dizajna.

3. Na kartici Dizajn tablice u grupi Prikaz/skrivanje kliknite List svojstava.

   

   Prikazat će se tablica s popisom svojstava.

4. Na popisu svojstava kliknite karticu Općenito.

5. Kliknite okvir s lijeve strane svojstva koje želite postaviti pa unesite postavku za to svojstvo.

   Ne zaboravite pritisnuti CTRL + S da biste spremili promjene.

   Svojstvo tablice	Rezultat
   Prikaz prikaza na web-mjestu sustava SharePoint	Određivanje mogućnosti prikazivanja prikaza utemeljenih na tablici na web-mjestu sustava SharePoint. Napomena: Rezultat te postavke ovisi o postavci svojstva baze podataka Prikaži sve prikaze na web-mjestu sustava SharePoint.
   Proširena podređena podatkovna tablica	Proširivanje svih podređenih podatkovnih tablica prilikom otvaranja tablice
   Visina podređene podatkovne tablice	Učinite jedno od sljedećeg: Ako želite da se prozor podređene podatkovne tablice proširi da bi se prikazali svi reci, svojstvo ostavite postavljeno na 0". Ako želite odrediti visinu podređene podatkovne tablice, željenu visinu unesite u inčima.
   Usmjerenje	Postavljanje usmjerenja prikaza, u skladu s jezičnim postavkama (čitanje slijeva nadesno ili zdesna nalijevo).
   Opis	Pruža opis tablice. Opis se prikazuje u opisu elemenata tablice.
   Pravilo provjere valjanosti	Unos izraza koji mora biti istinit prilikom dodavanja ili mijenjanja zapisa.
   Tekst provjere valjanosti	Unos poruke koja se prikazuje kada zapis krši izraz u svojstvu Pravilo provjere valjanosti.
   Filtriraj	Definiranje kriterija za prikazivanje samo podudarnih redaka u prikazu podatkovne tablice.
   Poredaj po	Odabir jednog ili više polja za određivanje zadanog redoslijeda sortiranja redaka u prikazu podatkovne tablice.
   Naziv podređene podatkovne tablice	Određivanje hoće li se u prikazu podatkovne tablice pojaviti podatkovni podlist i, ako je to slučaj, iz koje će se tablice ili upita dohvaćati reci u podatkovnoj podtablici.
   Povezivanje podređenih polja	Navodi polja u tablici ili upitu koja se koriste za podređenu podatkovnu tablicu i koja odgovaraju svojstvu Poveži glavna polja navedenom za tu tablicu.
   Povezivanje glavnih polja	Određivanje polja u tablici koja odgovaraju svojstvu Poveži podređena polja koje je navedeno za tu tablicu.
   Filtriraj prilikom učitavanja	Automatska primjena kriterija filtra u svojstvu Filtar (postavljanjem na Da) ako je tablica otvorena u prikazu podatkovne tablice.
   Prilikom učitavanja poredaj prema	Automatska primjena kriterija sortiranja u svojstvu Poredaj prema (postavljanjem na Da) ako je tablica otvorena u prikazu podatkovne tablice.

   Savjet    Da biste omogućili dodatni prostor za unos ili uređivanje postavke u okviru sa svojstvima, pritisnite SHIFT + F2 da bi vam se prikazao okvir Zumiranje. Ako svojstvo Pravilo za provjeru valjanosti postavljate na neki izraz i želite sudjelovati u njegovu sastavljanju, klikom na uz okvir svojstva Pravilo za provjeru valjanosti otvorite sastavljač izraza.

Vrh stranice

Spremanje tablice

Kada stvorite ili promijenite tablicu, spremite njezin dizajn. Kada tablicu spremate prvi put, dodijelite joj naziv koji opisuje podatke u njoj. Možete iskoristiti najviše 64 alfanumerička znaka, uključujući razmake. Primjerice, tablici možete dodijeliti naziv Korisnici, Inventar dijelova ili Proizvodi.

Access je vrlo fleksibilan kad je riječ o dodjeljivanju naziva tablicama, no morate imati na umu neka ograničenja. Naziv tablice može imati 64 znaka i sadržavati bilo koju kombinaciju slova, brojeva, razmaka i posebnih znakova osim točke (.), uskličnika (!), uglatih zagrada ([]), razmaka na prvom mjestu, znaka jednakosti na prvom mjestu (=) i znaka koji se ne može ispisati, poput oznake kraja retka. Naziv ne može sadržavati ni bilo koji od sljedećih znakova:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Odaberite Datoteka > Spremi ili pritisnite CTRL + S.

2. Ako tablicu spremate prvi put, unesite njezin naziv pa kliknite U redu.

Vrh stranice

Postavljanje primarnog ključa

Osim ako ne postoji neki određen razlog da to ne učinite, odredite primarni ključ tablice. Access će automatski stvoriti indeks za primarni ključ koji može pridonijeti boljim performansama baze podataka. Access će se pobrinuti i za to da svaki zapis sadrži vrijednost u polju primarnog ključa te da te vrijednosti uvijek budu jedinstvene. Važno je da vrijednosti budu jedinstvene jer inače nema načina pouzdanog razlikovanja određenog retka od ostalih.

Kada u prikazu podatkovne tablice stvorite novu tablicu, Access će automatski stvoriti primarni ključ i dodijeliti mu naziv polja ID-ja i vrstu podataka s automatskim numeriranjem.

U prikazu dizajna možete promijeniti ili ukloniti primarni ključ odnosno postaviti ga za tablicu ako ga već nema.

Vrh stranice

Određivanje polja koja će se koristiti kao primarni ključ

Ponekad već imate podatke koje želite koristiti kao primarni ključ. Primjerice, imate postojeće ID brojeve svojih zaposlenika. Ako stvorite tablicu za praćenje podataka o zaposlenicima, možete koristiti postojeći ID zaposlenika kao primarni ključ za tablicu. Moguć je i slučaj u kojem je ID zaposlenika jedinstven samo u kombinaciji s ID-jem odjela – tada morate koristiti oba polja kao primarni ključ. Dobar kandidat za primarni ključ ima sljedeće karakteristike:

• Svaki zapis ima jedinstvenu vrijednost za polje ili kombinaciju polja.

• Polje ili kombinacija polja nikad nije prazna niti ne sadrži vrijednost null – uvijek postoji vrijednost.

• Vrijednost se ne mijenja.

Ako nema prikladnih podataka koji bi služili kao primarni ključ, u tu svrhu možete stvoriti novo polje. Kada stvorite novo polje koje će služiti kao primarni ključ, postavite njegovu vrstu podataka na automatsko numeriranje da biste bili sigurni da ispunjava navedene tri karakteristike s popisa.

Vrh stranice

Postavljanje ili promjena primarnog ključa

1. Odaberite tablicu za koju želite postaviti ili promijeniti primarni ključ.

2. Na kartici Polazno u grupi Prikazi kliknite Prikaz, a zatim Prikaz dizajna.

3. Na rešetki dizajna tablice odaberite polje ili polja koja želite koristiti kao primarni ključ.

   Da biste odabrali polje, kliknite birač retka za željeno polje.

   Da biste odabrali više polja, pritisnite i držite CTRL, a zatim kliknite birač retka za svako polje.

4. Na kartici Dizajn tablice u grupi Alati kliknite Primarni ključ.

   Lijevo od odabranih polja koja ste naveli kao primarni ključ prikazivat će se oznaka ključa.

Vrh stranice

Uklanjanje primarnog ključa

1. Odaberite tablicu za koju želite ukloniti primarni ključ.

2. Na kartici Polazno u grupi Prikazi kliknite Prikaz, a zatim Prikaz dizajna.

3. Kliknite birač retka za trenutni primarni ključ. Ako se primarni ključ sastoji od više polja, pritisnite i držite CTRL, a zatim kliknite birač retka za svako polje.

4. Na kartici Dizajn tablice u grupi Alati kliknite Primarni ključ.

   Oznaka ključa se uklanja s polja koja ste prethodno naveli kao primarni ključ.

Prilikom spremanja nove tablice bez postavljenog primarnog ključa, Access će od vas zatražiti da stvorite novo polje za primarni ključ. Ako kliknete Da, Access će stvoriti ID polje koje koristi vrstu podataka s automatskim numeriranjem radi određivanja jedinstvene vrijednosti za svaki zapis. Ako tablica već sadrži polje s automatskim numeriranjem, Access će ga koristiti kao primarni ključ. Ako kliknete Ne, Access neće dodati polje pa primarni ključ neće biti postavljen.

Vrh stranice

Dodavanje polja

Da biste spremili novi podatak o nečemu za što već imate tablicu programa Access, u tu tablicu dodajte polje. Recimo da, primjerice, imate tablicu s prezimenom, imenom, adresom e-pošte, telefonskim brojem i poštanskom adresom svih svojih klijenata. Ako želite početi evidentirati preferirani način komunikacije za svakog klijenta, dodajte polje u koje će se spremati ti podaci.

Pohranjujete sve dijelove podataka koje želite evidentirati u polju. Tako u tablici s kontaktima možete stvoriti polja za prezime, ime, telefonski broj i adresu. U tablici s proizvodima možete stvoriti polja za naziv proizvoda, ID proizvoda i cijenu.

Svako polje ima određena osnovna svojstva, primjerice naziv koji jednoznačno određuje polje unutar tablice, vrstu podataka koja određuje prirodu podataka, operacije koje je moguće izvršavati na tim podacima i količinu prostora koja se mora rezervirati za spremanje svake vrijednosti.

Prije nego što stvorite polja, pokušajte razdvojiti podatke na najmanje upotrebljive dijelove. Jednostavnije je podatke kasnije kombinirati nego ih rastavljati. Tako umjesto polja Puno ime razmislite o stvaranju zasebnih polja za prezime i ime. Potom možete lako pretraživati ili sortirati po imenu, prezimenu ili oboje. Ako namjeravate izvršiti izvješćivanje, sortiranje, pretraživanje ili izračunavanje na stavki podataka, stavku smjestite u zasebno polje.

Kada stvorite polje, možete i postaviti svojstva polja da biste odredili izgled i ponašanje tog polja. Svojstvo Oblik, primjerice, određuje način prikaza podataka u podatkovnoj tablici ili na obrascu koji sadrži to polje.

Vrh stranice

Dodavanje polja unosom podataka

Kada u prikazu podatkovne tablice stvorite novu tablicu ili otvorite postojeću, u nju možete dodati polje tako da unesete podatke u stupac Dodaj novo polje podatkovne tablice (1). Access automatski dodjeljuje vrstu podataka za to polje na temelju vrijednosti koju ste unijeli. Ako unos ne implicira nijednu drugu vrstu podataka, Access vrstu podataka postavlja na Tekst, no vrstu podataka možete promijeniti.

Da biste unijeli podatke u stupac Dodaj novo polje:

1. Da biste stvorili ili otvorili tablicu u prikazu Podatkovna tablica, desnom tipkom miša kliknite željenu tablicu u navigacijskom oknu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz podatkovne tablice.

2. U stupac Dodaj novo polje unesite naziv polja koje želite stvoriti.

   Upotrijebite opisni naziv da bi polje bilo prepoznatljivo.

3. Unesite podatke u novo polje.

Vrh stranice

Dodavanje polja pomoću predloška polja

Ponekad je jednostavnije odabrati na unaprijed definiranom popisu polja koja odgovaraju vašim potrebama nego ručno stvoriti polje. Na popisu Dodatna polja možete odabrati polje s popisa predložaka polja. Predložak polja skup je unaprijed definiranih karakteristika i svojstava koji opisuju polje. Definicija predloška polja uključuje naziv polja, vrstu podataka, postavku za svojstvo polja Oblik i ostala svojstva polja.

1. Na kartici Polazno u grupi Prikazi kliknite Prikaz, a zatim Prikaz podatkovne tablice.

2. Na kartici Polja tablice u grupi Dodavanje & Izbriši kliknite Dodatna polja.

   

3. Na popisu Više polja odaberite polje radi umetanja novog stupca. Access polja postavlja s desne strane stupca u kojemu se pokazivač trenutno nalazi. Ako odaberete jednu od mogućnosti polja s naslovom Brzi početak, kao što je Adresa, Access će stvoriti više polja u tablici da bi obuhvaćao različite dijelove adrese.

Vrh stranice

Postavljanje svojstava polja

Kada stvorite polje, možete postaviti svojstva polja da biste odredili njegov izgled i funkciju.

Na primjer, postavljanjem svojstava polja možete učiniti sljedeće:

• odrediti izgled podataka u polju

• spriječiti unos netočnih podataka u polje

• navesti zadane vrijednosti polja

• ubrzati pretraživanje polja i sortiranje na polju

Tijekom rada u prikazu podatkovne tablice možete postaviti neka od dostupnih svojstava polja. Da biste imali pristup cjelokupnom popisu svojstava polja i da biste ih mogli postavljati, morate koristiti prikaz dizajna.

Svojstva koja možete postaviti ovise o vrsti podataka u tom polju.

Vrh stranice

Postavljanje svojstava polja u prikazu podatkovne tablice

Tijekom rada u prikazu podatkovne tablice polje možete preimenovati te mu promijeniti vrstu podataka, svojstvo Oblik i neka od ostalih svojstava.

1. U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu koju želite otvoriti.

2. Na izborničkom prečacu kliknite Prikaz podatkovne tablice.

Vrh stranice

Postavljanje svojstava polja u prikazu dizajna

Dok radite s tablicom u prikazu dizajna, možete postaviti bilo koje svojstvo polja. U prikazu dizajna vrstu podataka za polje možete postaviti u rešetki dizajna tablice, a ostala svojstva u oknu Svojstva polja.

1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu.

2. Na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna.

Vrh stranice

Premještanje polja

Da biste premjestili polje, povucite ga na željeno mjesto. Da biste odabrali više susjednih polja koja želite premjestiti, kliknite prvo polje, pritisnite i držite tipku SHIFT pa kliknite posljednje polje. Zatim povucite odabrana polja na novo mjesto.

Povlačenjem polja mijenjate njegov položaj u podatkovnoj tablici, ali ne i poredak polja u dizajnu tablice. Ako poljima pristupate programski, primjenjuje se izvorni poredak. Ako, primjerice, povučete neko polje na novi položaj u podatkovnoj tablici, a zatim iz tablice stvorite obrazac pomoću gumba Obrazac, polje će se nalaziti na svom izvornom mjestu.

Vrh stranice

Pogledajte i sljedeće

Dodavanje izračunatog polja u tablicu

Dodavanje polja obrascu ili izvješću