Microsoft Office Excel sadrži nekoliko značajki koje olakšavaju upravljanje podacima i njihovu analizu. Da biste u potpunosti iskoristili te značajke, važno je organizirati i oblikovati podatke u radni list skladu sa sljedećim smjernicama.
Sadržaj članka
Smjernice za organizaciju podataka
Stavljanje sličnih stavki u isti stupac Dizajnirajte podatke tako da svi reci imaju slične stavke u istom stupcu.
Neka raspon podataka bude odvojen Ostavite barem jedan prazan stupac i jedan prazan redak između povezanog raspona podataka i drugih podataka na radnom listu. Excel tada može jednostavnije prepoznati i odabrati raspon prilikom sortiranja, filtriranja ili umetanja automatskih podzbrojeva.
Postavljanje kritičnih podataka iznad ili ispod raspona Izbjegavajte postavljanje ključnih podataka s lijeve ili desne strane raspona jer bi podaci mogli biti skriveni prilikom filtriranja raspona.
Izbjegavanje praznih redaka i stupaca u rasponu Izbjegavajte stavljanje praznih redaka i stupaca unutar raspona podataka. Učinite to da biste bili sigurni da Excel može jednostavnije otkriti i odabrati povezani raspon podataka.
Prikaz svih redaka i stupaca u rasponu Prije promjene raspona podataka provjerite prikazuju li se skriveni reci ili stupci. Kada se reci i stupci u rasponu ne prikazuju, nehotice se mogu izbrisati podaci. Dodatne informacije potražite u članku Sakrivanje i prikaz redaka i stupaca.
Smjernice za oblik podataka
Prepoznavanje podataka pomoću natpisa stupaca U prvom retku raspona podataka možete stvoriti natpise stupaca primjenom drugog oblika podataka. Excel zatim te oznake može koristiti za stvaranje izvješća te pronalaženje i organiziranje podataka. Koristite font, poravnanje, oblikovanje, uzorak, obrub ili stil pisanja velikih i malih slova za natpise stupaca koji se razlikuju od oblika koji dodjeljujete podacima u rasponu. Oblikujte ćelije kao tekst prije upisa natpisa stupaca. Dodatne informacije potražite u članku Načini oblikovanja radnog lista.
Razlikovanje podataka pomoću obruba ćelija Kada želite razdvojiti natpise od podataka, koristite obrube ćelija , a ne prazne retke ili isprekidane crte , da biste umetnuli crte ispod natpisa. Dodatne informacije potražite u članku Primjena i uklanjanje obruba ćelija na radnom listu.
Izbjegavajte početne ili završne razmake da biste izbjegli pogreške Izbjegavajte umetanje razmaka na početku ili kraju ćelije da biste uvukli podatke. Ti dodatni razmaci mogu utjecati na sortiranje, pretraživanje i oblikovanje primijenjeno na ćeliju. Umjesto upisivanja razmaka za uvlačenje podataka, možete koristiti naredbu Povećaj uvlaku unutar ćelije. Dodatne informacije potražite u članku Premještanje podataka u ćeliji.
Proširivanje oblika podataka i formula Kada dodate nove retke podataka na kraj raspona podataka, Excel proširuje dosljedno oblikovanje i formule. Tri od pet prethodnih ćelija moraju koristiti isti oblik da bi se taj oblik proširio. Sve prethodne formule moraju biti dosljedne da bi se formula proširila. Dodatne informacije potražite u članku Automatsko ispunjavanje podataka u ćelijama radnog lista.
Rad s povezanim podacima pomoću oblika tablice programa Excel Raspon susjednih ćelija na radnom listu možete pretvoriti u tablicu programa Excel. Podacima koji su definirani tablicom mogu se umahvati neovisno o podacima izvan tablice, a možete koristiti i određene značajke tablice da biste brzo sortirali, filtrirali, ukupan zbroj ili izračunali podatke u tablici. Značajku tablice možete koristiti i za odjeljakaliziranje skupova povezanih podataka organiziranjem tih podataka u više tablica na jednom radnom listu. Dodatne informacije potražite u članku Pregled tablica programa Excel.