Što više e-pošte šaljete i primate, poštanski sandučić programa Outlook može rasti. Otvaranje i pretraživanje velikih poštanskih sandučića može potrajati, a mnogi davatelji usluga e-pošte, uključujući Microsoft 365, ograničavaju maksimalnu veličinu poštanskog sandučića. Ako primite poruku da je poštanski sandučić prekoračan, brisanje poruka i mapa može vam pomoći, ali ako podatke pohranite u podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst) ili izvanmrežnu podatkovnu datoteku programa Outlook (.ost), ta se podatkovna datoteka možda neće automatski smanjiti.
Napomena: ako koristite POP račun, svi podaci o računu e-pošte, uključujući mape, poruke e-pošte, kontakte, kalendar i podatke o zadatku pohranjuju se u podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst). Ako koristite račun Microsoft 365, Exchange, IMAP ili Outlook.com, kopija poštanskog sandučića pohranjuje se u izvanmrežnu podatkovnu datoteku programa Outlook (.ost).
Da biste smanjili veličinu podatkovne datoteke programa Outlook (.pst) ili izvanmrežne podatkovne datoteke programa Outlook (.ost), možete ručno sažeti podatkovnu datoteku. U nastavku odaberite svoju verziju programa Outlook da biste vidjeli upute za smanjivanje veličine .pst ili .ost datoteke.
Nekoliko je načina na koje možete smanjiti veličinu poštanskog sandučića.
Pomoću alata za čišćenje poštanskog sandučića možete pogledati veličinu poštanskog sandučića i pojedinačnih mapa. Taj vam alat može pomoći i pri traženju starijih ili vrlo velikih poruka koje možda želite izbrisati ili premjestiti u podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst).
Često je uzrok velikog poštanskog sandučića velika mapa Izbrisane stavke. Alat sadrži gumb za prikaz veličine mape Izbrisane stavke i pražnjenje mape Izbrisane stavke.
Outlook će povremeno spremiti sukobljene stavke u mapu pod nazivom Sukobi. Do sukoba dolazi kada kopija stavke pohranjene na poslužitelju e-pošte nije sinkronizirana s kopijom stavke pohranjene na lokalnom računalu. Alat za čišćenje poštanskog sandučića može izbrisati te sukobe umjesto vas.
Pokretanje alata za čišćenje poštanskog sandučića
-
Kliknite karticu Datoteka.
-
Kliknite Alati> čišćenje poštanskog sandučića.
-
Odaberite Prikaži veličinu poštanskog sandučića, Traži stavke starije od, Traži stavke veće od, Prikaži veličinu izbrisanih stavki, Isprazni mapu Izbrisane stavke, Prikaži veličinu sukoba ili Isprazni sukobe da biste obavili željeni zadatak.
Uklanjanje suvišnih poruka pomoću značajke čišćenja razgovora
U dugoj niti e-pošte često postoje brojne poruke koje sadrže sve iste podatke kao i prethodne poruke. Čišćenje razgovora može automatski ukloniti te suvišne poruke. Dodatne informacije potražite u članku Brisanje suvišnih poruka pomoću značajke čišćenja razgovora.
Traženje velikih poruka
U okviru za pretraživanje programa Outlook možete potražiti sve poruke veće od određene veličine. Kliknite u okvir za pretraživanje i upišite: messagesize:>5 mb. Time ćete pronaći sve poruke veće od 5 MB. Možete izbrisati neke ili sve te poruke ili ih premjestiti u drugu podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst). Dodatne informacije o premještanju stavki potražite u članku Premještanje ili kopiranje poruke iz jedne mape u drugu.
Ako izbrišete stavke iz podatkovne datoteke programa Outlook (.pst) ili izvanmrežne podatkovne datoteke programa Outlook (.ost), Outlook će automatski sažeti datoteku u pozadini tijekom neaktivnog vremena, kada ne koristite računalo, ali Outlook je i dalje pokrenut.
Napomena: Outlook sažima datoteku samo ako u datoteci postoji više od 20 % "bijelog prostora" (neiskorištenog prostora).
Postupak sažimanja možete odmah ručno pokrenuti pomoću sljedećih koraka, što može potrajati nekoliko minuta.
-
Izbrišite sve stavke koje ne želite zadržati i ispraznite mapu Izbrisane stavke.
-
Kliknite Postavke > datoteke > postavke računa.
-
Na kartici Podatkovne datoteke kliknite podatkovnu datoteku koju želite sažeti, a zatim Postavke.
Napomena: ako koristite račun e-pošte sustava Exchange ili Outlook.com e-pošte, morate dodatno kliknuti karticu Dodatno > postavke podatkovne datoteke programa Outlook. -
U dijaloškom okviru Podatkovna datoteka programa Outlook kliknite Sažmi odmah , a zatim U redu.
Napomena: Nakon sažimanja podatkovne datoteke programa Outlook ne morate izaći iz programa Outlook.
