Saznajte više o grupama sustava Office 365

Zadnje ažuriranje 14 Kolovoz, 2019

Grupe sustava Office 365 je servis koji funkcionira sa Office 365 alatima koje već koristite da biste mogli surađivati s kolegama prilikom pisanja dokumenata, stvaranja proračunskih tablica, rada na planovima projektnih planova, zakazivanja sastanaka ili slanja e-pošte.

Ovaj će vam članak pomoći da vas upoznate sa grupama i dati vam korisne veze na sljedeće korake.

Najnovije vijesti i videozapise o grupama sustava Office 365 potražite u članku Blogovi sustava Office

Savjet: Ako tražite informacije o korištenju grupa kontakata programa Outlook da biste poslali poruku e-pošte na popis osoba – primjerice grupu prijatelja – pročitajte odjeljak Stvaranje grupe kontakata ili popisa za raspodjelu u programu Outlook za PC.

Što su grupe sustava Office 365?

Grupe u sustavu Office 365 omogućuju vam da odaberete skup osoba s kojima želite surađivati, te da jednostavno postavite zbirku resursa koje će te osobe zajednički koristiti. Resursi kao što su zajednička ulazna pošta programa Outlook, zajednički kalendar ili biblioteka dokumenata za suradnju na datotekama.

Ne morate se brinuti da ćete ručno dodjeljivati dozvole za sve te resurse jer dodajući članove u grupu automatski dajete dozvole koje su im potrebne za alate koje grupa nudi. Osim toga, grupe su novo i poboljšano okruženje za ono za što smo ranije koristili popise za raspodjelu ili zajedničke poštanske sandučiće.

Savjet: Informacije o nadogradnji tradicionalnih popisa za raspodjelu u grupe sustava Office 365 potražite u ovom članku.

Specifični resursi koji su navedeni donekle ovise o iskustvima grupa koje vaš tim želi imati. Dok razmišljate o mogućnostima, važno je zapamtiti da jedna veličina rijetko odgovara svima. Različiti timovi mogu raditi na različite načine i Office 365 imati alate koji mogu omogućiti suradnju u svim oblicima koje vaši timovi preferiraju.

Možete stvoriti grupe sustava Office 365 iz raznih alata, uključujući Outlook, Outlook na webu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Timovi i još mnogo toga. Koji alat ćete odabrati za početak ovisi o vrsti grupe sa kojom radite. Na primjer; u sustavu Microsoft prilikom stvaranja grupe nastojimo početi od programa Outlook organiziranim oko e-pošte i kalendara. Ako je grupa namijenjena širokoj komunikaciji unutar tvrtke, počinjemo sa servisom Yammer. Za suradnju utemeljenu na razgovoru pokrenuli bismo grupu iz programa Microsoft Teams.

Kada stvarate grupu, morat ćete odlučiti želite li da se radi o privatnoj ili javnoj grupi. Sadržaj u javnoj grupi mogu vidjeti svi u organizaciji, a svi u vašoj organizaciji se mogu uključiti u grupu. Sadržaj u privatnoj grupi mogu vidjeti samo članovi grupe, a osobe koje žele sudjelovati u privatnoj grupi mora odobriti vlasnik grupe.

Napomena: Trenutno su grupe stvorene u programu Outlook na webu po zadanim postavkama privatne.

Osobe izvan vaše organizacije ne mogu vidjeti ni pristupati javnim niti privatnim grupama, osim ako te osobe nisu izričito pozvane kao gosti.

Dodatne informacije o promjeni grupa iz javnih u privatne (ili obratno) potražite u članku Učiniti grupu u sustavu Office 365 javnom ili privatnom.

Vlasnici, članovi i gosti

Vlasnici grupa su moderatori grupe. Mogu dodavati i uklanjati članove, te imati jedinstvene dozvole kao što su mogućnost brisanja razgovora iz zajedničke ulazne pošte ili promjena različitih postavki grupe. Vlasnici grupa mogu preimenovati grupu, ažurirati opis ili sliku i još mnogo toga. Ako ste upoznati sa ulogama sustava SharePoint, tad je vlasnik grupe administrator zbirke web-mjesta.

Članovi grupe uobičajeni su korisnici u vašoj tvrtki ili ustanovi koji koriste grupu za suradnju. Mogu pristupiti svemu u grupi, ali ne mogu promijeniti postavke grupe. U svijetu sustava SharePoint oni su članovi web-mjesta. Upute za dodavanje ili uklanjanje članova grupe potražite u članku Dodavanje i uklanjanje članova grupe u programu Outlook.

Gosti su kao članovi grupe, ali su izvan vaše organizacije. Korisnici po zadanom mogu pozvati goste da se uključe u grupu, a tu postavku možete kontrolirati. Dodatne informacije potražite u članku Pristup za goste u sustavu Office 365.

Odaberite vrstu grupa koje želite dodati:

Ako vam je draži način suradnje sa zajedničkom ulaznom poštom, značajka grupa u programu Outlookje za vas. Stvaranjem grupe u programu Outlook dobivate sljedeće:

Ne morate ručno stvarati nijedan od tih resursa; stvaranjem grupe automatski ćete ih stvoriti i dodijeliti potrebne dozvole za članove grupe da bi ih mogli početi koristiti odmah.

Tim resursima možete pristupati putem poznatog klijenta programa Microsoft Outlook 2016 za stolna računala, putem programa Outlook na webu, putem programa Outlook 2016 za Mac (samo u zajedničkoj ulaznoj pošti) ili putem programa Outlook mobile. U navigacijskom oknu s lijeve strane u aplikaciji Outlook za računala ili na webu vidjet ćete grupe sustava Office 365.

Svoje grupe možete naći u navigacijskom oknu s lijeve strane u programu Outlook ili aplikaciji Outlook na webu.

Uz novu karticu za prijelaz pokazivačem za grupe sustava Office 365 imate brz pristup zajedničkim resursima grupe. Samo pomaknite pokazivač iznad naziva grupe u programu Outlook na webu ili u sustavu SharePoint.

Slika nove lebdeće kartice grupa sustava Office 365

Najnoviji dio priče o suradnji jest program Microsoft Teams. Microsoft Teams unutrašnja su petlja za vaš tim – trajni radni prostor utemeljen na čavrljanju, u kojem možete imati neformalne razgovore u stvarnom vremenu, razgovore o vrlo fokusiranim temama ili specifičnim podgrupama unutar grupe. 

Yammer omogućuje poslovno društveno okruženje za suradnju. Omogućuje vam nove veze i otkrića u cijeloj vašoj organizaciji. Može vam pomoći da komunicirate i raspravljate o idejama unutar tvrtke ili o zajedničkim područjima interesa.

Stvaranjem grupe povezane sa sustavom Office 365 na servisu Yammer dobivate sljedeće:

  • Grupa Yammer – Zajedničko mjesto za razgovore i zajedničko korištenje informacija

  • Biblioteka dokumenata sustava SharePoint – Središnje mjesto grupe za pohranu i zajedničko korištenje datoteka

  • Zajednička bilježnica programa OneNote – Za prikupljanje ideja, istraživanja i informacija

  • Timsko web-mjesto sustava SharePoint – Središnje spremište za informacije, veze i sadržaj koji se odnosi na grupu

  • Planner – Za dodjelu i upravljanje projektnim zadacima među članovima grupe

Ovim alatima možete pristupati putem servisa Yammer u pregledniku ili pomoću aplikacije Yammer na uređaju sa sustavom iOS, Android ili telefonu sa sustavom Windows.

Kad grupa ispuni svoju svrhu, možete je izbrisati da biste oslobodili sistemske resurse, te je ukloniti s popisa i iz prikaza. Pogledajte odjeljak: Brisanje grupe. Ako ne želite pamtiti da morate izbrisati zastarjele grupe, administrator može postaviti pravilnike o isteku koja će uzrokovati istek starih grupa i automatsko uklanjanje nakon navedenog vremenskog razdoblja. Pogledajte odjeljak: Pravilnik za istek grupa sustava Office 365.

Napomena: Sadržaj na ovoj kartici namijenjen je administratorima.

Tri su primarna modela dodjele resursa u grupama sustava Office 365: Otvoreni, IT-vođeni ili kontrolirani. Svaki ima svoje prednosti.

Model

Prednosti

Otvoreni (zadano)

Korisnici mogu stvarati vlastite grupe prema potrebi, ne moraju čekati ili gnjaviti IT

IT-vođeni

Korisnici zahtijevaju grupu od IT-a. IT ih može voditi u izboru najboljih alata za suradnju za njihove potrebe

Kontrolirani

Stvaranje grupe ograničene na konkretne osobe, timove ili servise (pogledajte sljedeće: Određivanje tko može stvarati grupe sustava Office 365)

Ako želite kontrolirati način na koji se imenuju grupe sustava Office 365, možete koristiti pravilnik za imenovanje da biste prisilno postavili nazive grupa kako biste se pridržavali određenih standarda, uključujući prefikse ili sufikse, kao i blokiranje neprimjerenih naziva. Dodatne informacije potražite u članku Pravilnik o imenovanju grupa sustava Office 365.

Svaka grupa ima barem jednog vlasnika koji može dodavati i uklanjati članove, te činiti neke osnovne radnje s grupom i njezinim sadržajem. Vlasnik to obično čini u programu Outlook. Pročitajte: Dodavanje i uklanjanje članova grupe u programu Outlook. Ako vlasnik grupe (ili vlasnici) napusti organizaciju iz bilo kojeg razloga, administrator može grupi dodijeliti novog vlasnika. Pogledajte odjeljak Dodjela novog vlasnika napuštenoj grupi.

Osim toga, ako imate Administratorske dozvole za Exchange Online, možete upravljati grupama u centru za administratore sustava Office 365 (Pročitajte odjeljak Upravljanje članstvom u grupi za administratore sustava Office 365) ili iz komponente PowerShell (Pročitajte odjeljak Upravljanje grupama sustava Office 365 s komponentom PowerShell .

Možda će doći vrijeme kada želite izbrisati grupu svojeg klijenta. Informacije o brisanju grupe potražite u sljedećim člancima: Brisanje grupe. Ako je grupa slučajno izbrisana, administratori mogu vratiti tu grupu unutar 30 dana, pogledajte sljedeće: Vraćanje izbrisane grupe sustava Office 365.

Ako vam je draži više automatiziran način upravljanja životnim ciklusima grupa sustava Office 365, možete koristiti pravilnike isteka da bi grupa istekla u određenom vremenskom intervalu. Vlasnici grupe dobit će poruku e-pošte 30, 15 i 1 dan prije isteka grupe, koja će im omogućiti da jednostavno obnove grupu ako je još uvijek potrebna. Pročitajte: Pravilnik za istek grupa sustava Office 365.

Ograničenja grupe

Najviše...

Vrijednost

Vlasnici po grupi

100

Grupe koje korisnik može stvoriti

250

Grupe koje administrator može stvoriti

Do zadanog ograničenja klijenata od 500 k

Broj članova

Više od 1000, iako samo 1000 može pristupati grupnim razgovorima istodobno.

Korisnici mogu uočiti kašnjenje prilikom pristupanja kalendaru i razgovorima i velikim grupama u programu Outlook

Broj grupa u kojima korisnik može biti član

 1000

Pohrana za datoteke

1 TB + 10 GB po pretplaćenom korisniku + dodatni kupljeni prostor za pohranu. Možete kupiti neograničenu količinu dodatnog prostora za pohranu.

Veličina poštanskog sandučića grupe

50 GB

Zadani maksimalni broj grupa koje Office 365 organizacija može imati je trenutno 500000.

Ako planirate koristiti značajku "Group writeback" iz alata Azure Active Directory Connect, maksimalna duljina iznosi 448 znakova vezanih uz atribut "Opis".

Dodatne informacije o pohrani sustava SharePoint Online pogledajte odjeljak Ograničenja softvera u sustavu SharePoint Online i Ograničenja i granice softvera u sustavu SharePoint Online.

Upravljanje grupama sustava Office 365 učinkovitije je kada imate učinkovite informacije o korištenju grupa. Centar za administratore sustava Office 365 ima alat za izvješćivanje koji vam omogućuje da vidite stavke poput korištenja prostora za pohranu, koliko aktivnih grupa imate, pa čak i način na koji korisnici koriste grupe. Da biste saznali više, pročitajte odjeljak Izvješća sustava Office 365 u centru za administratore.

Grupe sustava Office 365 omogućuju vam niz alata za usklađivanje, zaštitu podataka, te e-otkrivanje.

Pogledajte također

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×