Prvih 10 razloga za korištenje programa Access s programom Excel

Kada koristite Office Family proizvoda, trebate li koristiti Excel ili koristiti Access za upravljanje tabličnim podacima? Pratilac članak, pomoću programa Access ili Excel za upravljanje podacima, razmatra prednosti svakog proizvoda i ono što oni donose u tablicu. No zašto odabrati jednu ili drugu? Ako podatke pohranite u programu Access i povežete se s njom iz programa Excel, dobit ćete prednosti oboje. Evo deset razloga zašto korištenje programa Excel i Access zajedno ima puno smisla.

Iako Excel nije baza podataka, koristi se za pohranu podataka, a često se koristi za rješavanje jednostavnih problema s bazom podataka. Međutim, Excel je ravna datoteka baze podataka, a ne relacijska baza podataka. Kada se jednostavne tablice moraju razvijati u više tablica srodnih podataka, Access je prvi izbor za informacije radnicima da brzo stvore aplikaciju baze podataka. Access je uvijek bio velika "podloga za slijetanje na podatke" za prikupljanje i konsolidiranje različitih podataka u cijeloj tvrtki, od kojih većina živi u radnim knjigama programa Excel. Kada se podaci nalaze u programu Access, možete dodati više tablica i pridružiti im se, stvarati upite (ili prikaze podataka), strukturirati podatke i definirati vrste podataka da biste omogućili cjelovitost podataka, zajedničko korištenje i ažuriranje podataka među mnogim korisnicima te stvaranje snažnih izvješća i obrazaca.

Za razliku od jednostavnog izgleda proračunske tablice u programu Excel, Access je organiziran na drugačiji način s nekoliko povezanih objekata koji bi se isprva mogli prikazati kao zastrašujući. No ne morate biti stručnjak za korištenje programa Access. Access je dizajniran za sve vrste korisnika, a možete ga uzeti samo koliko vam je potrebno da biste mogli ići.

Peel back pristup sloj u isto vrijeme.

Pristup slojevima

1. koristite Access na tri načina: kao povremeni korisnik, napredni korisnik ili razvojni inženjer.

2. tablice, upiti, obrasci i izvješća međusobno se sastavljanje i čine srce aplikacije baze podataka.

3. povremeni korisnici imaju čarobnjake, građevince nekretnina, korisničko sučelje sustava Office Fluent i značajke koje vole Excel da bi brzo obavili posao.

4. napredni korisnici imaju makronaredbe, okno svojstava, izraze i alate za dizajniranje baze podataka da bi se delve dublje i učiniti više.

5. programeri mogu raditi sa modulima i razviti VBA kod da bi stvorili prilagođena rješenja baze podataka i implementirali aplikacije za Runtime.

Alatna traka s naredbama preglednika Internet Explorer s ikonom programa HTTPWatch.

Dobar način za početak jest kopiranje podataka iz programa Excel u Access. Možete stvoriti tablicu programa Access i prikazati je u prikazu podatkovne tablice, koja usko nalikuje radnom listu programa Excel. Možete učiniti česte zadatke stvaranja tablice, kao što su definiranje vrste podataka, naziv polja ili novo polje, točno u prikazu podatkovne tablice. Ako, primjerice, unesete datum u prazno polje, Access postavlja vrstu podataka Datum/vrijeme za to polje. Ako unesete tekst kao što je naziv, Access će u polje primijeniti vrstu podataka teksta. Ako želite premjestiti polje, samo ga kliknite, a zatim ga odvucite.

Kada kopirate podatke iz programa Excel i zalijepite ga u Access, ne morate ni najprije stvarati tablicu ili otvoriti tablicu u prikazu podatkovne tablice. Access će vas automatski upitati imaju li vaši podaci zaglavlja, dobro pogađanje pomoću ispravne vrste podataka i stvaranje tablice programa Access. Ne može biti jednostavnije.

Dodatne informacije potražite u članku Otvaranje prazne podatkovne tablice.

link excel data to access

Jedan od najjednostavnijih načina izvlačenja prednosti programa Excel i programa Access jest povezivanje radnog lista programa Excel s tablicom programa Access. Koristite vezu programa Access kada namjeravate zadržati podatke u programu Excel, ali i redovito iskoristiti neke od brojnih značajki programa Access, kao što su izvješćivanje i upite. Podatke iz programa Access povezujete, a ne iz programa Excel.

Access podržava dva fundamentalno različita načina stvaranja tablica baze podataka. Korisnici mogu stvarati nove izvorne tablice da bi pohranili podatke u bazu podataka programa Access ili mogu stvarati veze na postojeće podatke izvan baze podataka programa Access. Podaci u povezanim tablicama pojavljuju se i ponašaju se na više načina kao što su izvorne tablice. Čarobnjak za povezane tablice će vam pomoći da pratite, pronađete i ažurirate radni list programa Excel ili neki drugi izvor podataka ako se pomakne, a veza prekine.

Kada se povežete s radnim listom programa Excel ili imenovanim rasponom, Access stvara novu tablicu povezanu s podacima programa Excel. Ako želite dodavati, uređivati ili brisati podatke, promjene možete unijeti u Excel i osvježiti (ili ponovno ispitati) podatke u tablici programa Access. No, sadržaj tablice ne možete uređivati u programu Access. Ako su vaši podaci povezani s programom Excel, možete stvarati izvješća, upite i obrasce samo za čitanje u programu Access.

Dodatne informacije potražite u članku Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel.

import data from excel to access

Ako odlučite smanjiti podatkovni kabel, podatke možete premjestiti u Excel uvozom podataka u Access. Primjetite da Uvoz riječi ima dva različita značenja između programa Excel i Accessa. Prilikom uvoza (ili povezivanja) u programu Excel možete stvoriti stalnu vezu s podacima koje je moguće osvježiti. U programu Access, kada uvozite, možete unijeti podatke u Access jednom, ali bez trajne podatkovne veze. Kada uvozite podatke, Access pohranjuje podatke u novu ili postojeću tablicu bez promjene podataka u programu Excel. U programu Access možete uvesti bilo koji ili cijeli radni list u radnoj knjizi programa Excel u jednoj operaciji.

Čarobnjak za uvoz vodi vas kroz korake uvoza i pridonosi donošenju važnih odluka o tome želite li promijeniti vrste podataka i dodati zaglavlja. Ako naiđete na pogreške prilikom uvoza podataka, Access će vas upozorit i spremiti pogreške u tablicu tako da ih možete brzo pronaći i ispraviti. Na primjer, možda postoji alfanumerički poštanski broj zakopan duboko dolje u stupcu za koji ste mislili da je sve numerički ili je pronađen duplikat ID za polje primarnog ključa. Možete unijeti promjene u radnu knjigu programa Excel i ponovno uvesti podatke ili unijeti promjene u novu tablicu programa Access. Kada završite s operacijom, možete spremiti korake koje ste koristili pa čak i stvoriti zadatak programa Outlook koji će vas podsjećati na to da redovito radite postupak uvoza.

Nakon uvoza podataka sada je porijekla iz programa Access, a možete koristiti i podatkovne listove i obrasce za dodavanje, uređivanje i brisanje podataka. Kada uvozite podatke, možete odlučiti želite li izbrisati podatke iz programa Excel. Obično je dobra ideja imati samo jedno mjesto za ažuriranje podataka.

Napomena: Uvoz podataka iz programa Excel u Access ne uvozi formule, već samo rezultate tih formula.

Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

connect to access data from excel

Možete i ponovno uspostaviti pristup podacima u programu Excel. Da biste to učinili, stvorite vezu u programu Excel, koja se često pohranjuje u datoteku podatkovne veze sustava Office (. odc), u bazu podataka programa Access i dohvaća sve podatke iz tablice ili upita. Kada se povežete s podacima, možete i automatski osvježiti (ili ažurirati) radne knjige programa Excel iz izvorne baze podataka programa Access kad god je baza podataka ažurirana novim podacima.

Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

Employees report in a tabular layout

Kada se podaci nalaze u programu Access, možete iskoristiti veličanstveni niz alata za stvaranje i prilagodbu izvješća. Želite li stvoriti izvješće samo nekoliko klikova? Koristite čarobnjak za izvješća. Želite dizajnirati i izmijeniti izgleda izvješća u realnom vremenu pomoću podataka uživo, premještati i mijenjati veličinu blokova podataka, dodavati i uklanjati polja i odmah vidjeti promjene koje ste izgradili? Koristite prikaz rasporedom. Želite li komunicirati s izvješćem radi pretraživanja, filtriranja i sortiranja podataka uživo? Koristite prikaz izvješća. Želite li dodati naredbeni gumb, brojeve stranica, slike, hiperveze i stilove profesionalnog izgleda sve na vlastitu? Koristite mnoge čarobnjake za kontrolu i galerije u grupama kontrole i tlocrt na kartici dizajn na vrpci. Pomoću programa Access možete jednostavno stvoriti jednostavna izvješća, grupne i sažete izvještaje, poštanske naljepnice, grafičke izvještaje i podizvješća.

Kada se izvješće stvori, upotrijebite Access da biste elektronički distribuirali izvješće. Izvješće možete, primjerice, poslati pomoću poruke e-pošte ili spremiti izvješće u drugim oblicima, kao što su snimka programa Access ili PDF datoteka, da biste ga dodali na web-stranicu ili web-mjesto sustava SharePoint.

Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

sample form

Kada se podaci nalaze u programu Access, možete iskoristiti mnoge alate za stvaranje obrazaca i prilagodbe. Želite li stvoriti obrazac sa samo nekoliko klikova? Koristite čarobnjak za obrasce. Želite dizajnirati i izmijeniti izgled obrasca u stvarnom vremenu pomoću podataka uživo, premjestiti i promijeniti veličinu blokova podataka, dodavati i uklanjati polja i odmah vidjeti promjene koje ste izgradili? Koristite prikaz rasporedom. Želite li dodati naredbeni gumb, okvire s popisom, kombinirane okvire, grupe mogućnosti, slike, maske za unos, grafikone, hiperveze i stilove profesionalnog izgleda sve na vlastitu? Koristite mnoge čarobnjake za kontrolu i galerije u grupama kontrole i tlocrt na kartici dizajn na vrpci. Pomoću programa Access možete jednostavno stvoriti jednostavne obrasce, obrasce s karticama, stalne obrasce, skočni obrasci, modalne dijaloške okvire i podobrasce.

U programu Access možete jednostavno stvoriti podijeljeni obrazac, koji prikazuje sinkronizirane podatkovne tablice i prikaz obrasca da biste mogli dobiti najbolje od oboje. Kada stvorite uglađen obrazac, jednostavno se možete kretati, filtrirati, pa čak i pretraživati podatke iza obrasca pomoću standardnih navigacijskih gumba i okvira za pretraživanje pri dnu obrasca.

Podijeljeni obrazac

Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

Automatsko filtriranje

Koji god proizvod koristite, filtrirate podatke radi rada s podskupom podataka i sortirate podatke da biste ga naručili baš onako kako želite. U programu Access korisnici programa Excel mogu filtrirati i sortirati podatke u prikazu podatkovne tablice, a da ne moraju ponovno naučiti potpuno novo korisničko sučelje. Ikone, naredbene izbornike, naredbe, kriteriji i dijaloške okvire vrlo su slični, bez obzira na to radite li s tekstom, brojevima, datumima ili ćorcima. Filtre možete spremiti čak i sortirati uz prikaz podatkovne tablice.

Možete stvoriti upit u programu Access, a ne znate ni za što se SQL zalaže. Četiri čarobnjaka za upite pomoći će vam da stvorite jednostavne upite, pronađete duplikate, pronađete neuparene zapise i stvorite unakrsne upite. Ne morate ni stvarati upit; jednostavno filtrirajte i Sortirajte podatke onako kako želite da izgleda i sprema se s podatkovnom tablicom.

Kriteriji DržavaRegija

Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

Prva stranica čarobnjaka za naljepnice

Sada kada je vaša obitelj porasla, vaš popis blagdanske kartice naglo je porastao i morate pratiti puno više rođendana i obljetnica. Nema problema. Možete koristiti tablicu programa Access ili upit kao izvor podataka za cirkularna pisma i stvoriti operaciju cirkularnih pisama pomoću čarobnjaka za cirkularna pisma programa Word, za pisma, kartice, poruke e-pošte i omotnice. Ako samo morate stvoriti poštanske naljepnice, pomoću čarobnjaka za naljepnice u programu Access stvorite i ispišite naljepnice iz izvješća koje stvarate. Možete čak i automatski dodati crtični kod koji odgovara svakoj adresi klijenta.

Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

Access i Excel omogućuju naredbe za povezivanje s podacima u popisima sustava SharePoint. Excel nudi vezu samo za čitanje (jednosmjernu) na povezane popise sustava SharePoint; Budući da vam Access omogućuje čitanje i zapisivanje (dvosmjernih) podataka u povezanim popisima sustava SharePoint. Popisi programa Access i SharePoint dobro funkcioniraju zajedno. Vrste podataka programa Access i sustava SharePoint – primjerice obogaćeni tekst, samo za dodavanje (za podršku povijesti revizijske revizije u polju dopis), privici, Samonumeriranje, pretraživanja i polja s više vrijednosti – čine glatku integraciju i nekoliko, ako ih ima, nedosljednosti podataka.

Kada povežete podatke s popisa sustava SharePoint u bazu podataka programa Access, možete čak i prenijeti podatke popisa sustava SharePoint izvanmrežno u lokalnoj bazi podataka programa Access, raditi s lokalnim podacima, a zatim se ponovno povezati s web-mjestom sustava SharePoint da biste prenijeli promjene. Bilo koja sukobljena promjena podataka drugih korisnika Rukovat će se čarobnjakom za rješavanje sukoba. Obrasci i izvješća koja ste stvorili u programu Access temelje se na istim podacima, ali su povezane s popisima sustava SharePoint.

Excel nudi sljedeća mjesta za integraciju sa sustavom SharePoint Server.

Integracijske točke programa Excel usredotočene na podatke

1. Jednokratni uvoz podataka radnog lista programa Excel na popis sustava SharePoint ili izvoz podataka radnog lista programa Excel na popis sustava SharePoint radi stvaranja trajne jednosmjerne podatkovne veze.

2. Korištenje trajne jednosmjerne podatkovne veze za osvježavanje podataka na radnom listu programa Excel s popisa sustava SharePoint.

3. objavite radne knjige programa Excel u Excel Services, a zatim Prikaz i interakciju s podacima pomoću web-dijela Excel Web Access na stranici web-dijela.

4. uvoz (povezivanje) podataka u radnu knjigu programa Excel iz OLAP poslužitelja, SQL poslužitelja i baza podataka programa Access te ravnih datoteka.

Access nudi sljedeća mjesta za integraciju sa sustavom SharePoint Server.

1. Jednokratni uvoz ili izvoz iz prikaza programa Access na popis sustava SharePoint i obratno.

2. povežite podatke između tablica programa Access i popisa sustava SharePoint tako da stvorite stalnu dvosmjernu vezu. (Ažurirani podaci na popisu mogu se vidjeti u tablici programa Access; ažuriran podaci u tablici programa Access mogu se vidjeti na popisu.)

3. Isključivanje podataka popisa s mreže, ažuriranje podataka u programu Access, ponovno uključivanje na mrežu, sinkroniziranje ažuriranja i rješavanje konflikata.

4. Prikaz i uređivanje podataka popisa na podatkovnom listu, obrascu i prikazima izvješća programa Access.

Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

Možete stvoriti prilično sofisticirane aplikacije baze podataka za stolna računala, a da nikada ne pišete jedan redak VBA koda. Svaki objekt programa Access ima opsežan skup svojstava i događaja koji su jednostavno dostupni na listu svojstava da bi vam pomoglo da prilagodite rješenje. Svaki objekt sadrži detaljne dizajnere koji otkrivaju sve značajke koje su vam dostupne. Dodatni predlošci baze podataka dostupni su u sustavu Office Online. Predlošci polja i tablica pomažu vam da brzo stvarate i prilagođavate nove tablice. Novu bazu podataka možete dizajnirati ispočetka pomoću ugrađenih alata za dizajniranje baze podataka.

Makronaredbe programa Access koriste deklarativno okruženje za koje nije potrebno pisati neki VBA kod, pa ne morate biti programer. Svaka akcija makronaredbe izvršava zadatak, kao što je otvaranje obrasca, pokretanje upita, pronalaženje zapisa ili prikazivanje poruke. Makronaredbe možete ugraditi u bilo kojem slučaju izvješća, obrasca ili kontrole. Većina makronaredbi ima argumente, a možete im dodati i uslovno logiku da biste ih dobili da učine ono što želite. Možete i definirati varijable i ponovno provjeriti pogreške, a da ne pišete VBA kod.

Dizajnirajte prototip i pokrenite ga putem IT odjela. Stvorite rješenje za svoj tim kada im je to potrebno ASAP i učinite to na uzici uz osoblje s golim kostima. Pratite ulaznice prodane za stranku tvrtke, pratite vijek trajanja proizvodnih materijala ili Ispiši oznake za prihvaćanje dijelova. Evidentirajte zadatke, probleme i stavke za isporuku u timskim projektima. Stvorite bazu podataka prodajnog prostora da biste pratili potencijalnu prodaju unutar male grupe prodajnih profesionalaca.

Dodatne informacije

Vrh stranice

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×