Priprema izvora podataka programa Excel za cirkularna pisma programa Word

Stvorili ste popis kontakata i drugih podataka koje želite koristiti za cirkularna pisma u programu Word. Ako je vaš izvor podataka postojeća proračunska tablica programa Excel, morate samo pripremiti podatke za cirkularna pisma. No ako je izvor podataka razgraničen tabulatorom (. txt) ili datotekom vrijednosti odvojene zarezom (. csv), najprije morate uvesti podatke u Excel, a zatim ga pripremiti za cirkularna pisma.

1. korak: Postavljanje izvora podataka u programu Excel

Ako koristite proračunsku tablicu Excel kao izvor podataka za cirkularna pisma u Word, preskočite ovaj korak. Ako je izvor podataka. txt ili . csv datoteka, pomoću čarobnjaka za uvoz teksta postavite podatke u Excel.

Kada uspješno uvezete .txt ili .csv datoteku, prijeđite na 2. korak.

  1. Otvorite Excel.

  2. Idite na podatke > iz teksta/CSV.

    Odabir teksta/CSV na kartici Podaci

  3. Odaberite željenu. txt ili. csv datoteku, a zatim odaberite Uvezi.

  4. U prozoru pretpregleda odaberite Pretvorba podataka.

  5. Odaberite ZIP, poštanski broj ili neki drugi stupac za oblikovanje.

  6. Idite na pretvorba > vrsta podataka: i odaberite tekst.

    Prozor dodatka Power Query s odabranim tekstom

  7. Odaberite Zamijeni trenutno.

  8. Ako je potrebno, ponovite korake 5-7.

  9. Odaberite zatvori & učitavanje.

  10. Otvorite datoteku > Spremi kao i Spremi kao uz drugi naziv.

  1. Otvorite Excel.

  2. Excel 2016    Idite na podatke > dohvaćanje vanjskih podataka > iz teksta.

    Na kartici Podaci istaknuta je mogućnost Iz teksta.

  3. Odaberite željenu. txt ili. csv datoteku, a zatim odaberite Uvezi.

  4. U čarobnjaku za uvoz teksta u oknu Vrsta izvornih podataka odaberite Razgraničeni.

    Excel – dohvaćanje vanjskih podataka iz teksta, čarobnjak za uvoz teksta, korak 1. od 3

  5. Odaberite Moji podaci imaju zaglavlja iznad okna pretpregleda ako datoteka ima zaglavlja, a zatim odaberite dalje.

  6. U oknu graničnici potvrdite okvir koji odgovara graničniku (primjerice tabulatorom ili zarezom) koje podaci koriste, a zatim odaberite dalje.

    U čarobnjaku za uvoz teksta istaknute su mogućnosti za graničnike.

  7. U odjeljku Pretpregled podataka odaberite stupac koji sadrži poštanske brojeve pa u odjeljku oblik podataka stupca odaberite Tekst.

    Mogućnost Tekst za oblikovanje podataka stupca istaknuta je u čarobnjaku za uvoz teksta.

    Napomena: Svaki put kada primijenite oblik podataka – Općenito, Tekst ili Datum – na stupac, naziv oblika prikazuje se u zaglavlju tablice za taj stupac.

  8. Po potrebi ponovite 7. korak tako da odaberete stupac koji želite promijeniti i oblik podataka koji želite primijeniti.

  9. Odaberite Završi.

  10. U dijaloškom okviru Uvoz podataka prihvatite zadanu postavku za Postojeći radni list i adresu ćelije, a zatim odaberite U redu.

    U dijaloškom okviru Uvoz podataka odaberite stavljanje podataka na postojeći radni list, što je zadana postavka, ili na novi radni list.

    Oprez: Adresa ćelije u dijaloškom okviru Uvoz podataka prikazuje trenutno odabranu ćeliju. Podaci se uvoze počevši od imenovane adrese ćelije.

  11. Spremite proračunsku tablicu pod novim nazivom datoteke.

2. korak: Priprema izvora podataka

U izvoru podataka Excel koji ćete koristiti za popis za slanje pošte u Word cirkularnim pismima provjerite jeste li pravilno oblikovali stupce numeričkih podataka. Oblikujte stupac brojevima, primjerice, da bi odgovarao određenoj kategoriji kao što je valuta.

Ako kao kategoriju odaberete postotak, imajte na umu da će oblik postotka pomnožiti vrijednost ćelije faktorom 100. Ako želite izbjeći taj faktor množenja, oblikujte stupac s postocima kao tekst.

Poštanski kodovi moraju biti oblikovani kao tekst da bi se podaci sačuvali tijekom cirkularnog pisma. Ako nije obavljen prilikom uvoza, sada ga oblikujte. Tijekom slanja cirkularnih pisama početne nule, primjerice 00399, u poštanskim brojevima ispuštaju se ako nisu oblikovane kao tekst.

  1. Odaberite stupac koji sadrži poštanski broj, poštanske brojeve ili neke druge podatke koji će se oblikovati.

  2. Idite na početnustranicu, a zatim u grupi broj odaberite strelicu prema dolje, a zatim odaberite mogućnost na popisu (kao što je tekst).

    U programu Excel na kartici Polazno u grupi Broj odaberite strelicu prema dolje u okviru Općenito da biste odabrali oblik broja koji želite koristiti.

Obavezno dodajte odgovarajući simbol ispred ili iza spojnog polja. Ovako, primjerice, izgledaju vrijednosti valute i postotka ako izostavite simbole.

Dokument cirkularnog pisama u kojem piše „vaš doprinos od 50,00” i „nudimo vam popust od 20 %”.

Ako uvrstite simbole, brojevi imaju više smisla.

Dokument cirkularnog pisama u kojem piše „vaš doprinos od 50,00 USD” i „nudimo vam popust od 20 %”.

U dokumentu cirkularnog pisma dodajte simbole ispred ili iza spojnih polja na sljedeći način:

Ogledni dokument cirkularnih pisama u kojem polju donacija prethodi znak dolara, a iza polja Postotak dolazi znak postotka.

Vidi također

Osnovni korak u Word obradi cirkularnih pisama postavljanje je i priprema izvora podataka. Možete koristiti postojeći Excel izvor podataka ili stvoriti novi uvozom (. txt) ili datoteke vrijednosti odvojene zarezom (. csv). Kada postavite i spremite izvor podataka, možete izvesti cirkularno pismo pomoću Dynamic Data Exchange (DDE) pomoću čarobnjaka za objedinjavanje pisama ili pomoću ručnog načina cirkularnih pisama.

Ako ne koristite postojeći Excel izvor podataka za cirkularna pisma, možete koristiti popis kontakata ili adresar u. txt ili . csv datoteci. Čarobnjak za uvoz teksta vodit će vas kroz korake da biste dobili podatke koji se nalaze u. txt ili. csv datoteci u Excel.

  1. Otvorite Excel.

  2. Na kartici Podaci odaberite tekst/CSV.

  3. Odaberite željenu. txt ili. csv datoteku, a zatim Uvoz.

  4. U čarobnjaku za uvoz teksta u oknu Vrsta izvornih podataka odaberite Razgraničeni.

    Excel – dohvaćanje vanjskih podataka iz teksta, čarobnjak za uvoz teksta, korak 1. od 3

  5. Potvrdite okvir Moji podaci imaju zaglavlja iznad okna Pretpregled ako datoteka koju uvozite ima zaglavlja, a zatim odaberite Dalje.

  6. U oknu Graničnici potvrdite okvir koji odgovara graničniku u vašim podacima (npr. Tabulator ili Zarez), a zatim odaberite Dalje.

    U čarobnjaku za uvoz teksta istaknute su mogućnosti za graničnike.

    Savjet: U oknu Pretpregled podataka vidjet ćete kako će rezultati izgledati u tabličnom obliku.

  7. U odjeljku Pretpregled podataka odaberite stupac koji sadrži poštanske brojeve pa u odjeljku oblik podataka stupca odaberite Tekst.

    Mogućnost Tekst za oblikovanje podataka stupca istaknuta je u čarobnjaku za uvoz teksta.

    Napomene: 

    • Dostupni su oblici Opći, teksti Datum. Svaki put kada primijenite oblik podataka u stupac, naziv oblika prikazat će se u zaglavlju tablice za taj stupac.

    • Stupac koji sadrži numeričke podatke, kao što su postotak ili vrijednost valute, na primjer, može se oblikovati samo nakon uvoza datoteke. Dodatne informacije potražite u odjeljku "Oblikovanje numeričkih podataka u Excel ".

  8. Po potrebi ponovite 7. korak tako da odaberete stupac koji želite promijeniti i oblik podataka koji želite primijeniti.

  9. Odaberite Završi.

  10. U dijaloškom okviru Uvoz podataka prihvatite zadanu postavku za Postojeći radni list i adresu ćelije, a zatim odaberite U redu.

    U dijaloškom okviru Uvoz podataka odaberite stavljanje podataka na postojeći radni list, što je zadana postavka, ili na novi radni list.

    Oprez: Adresa ćelije u dijaloškom okviru Uvoz podataka prikazuje trenutno odabranu ćeliju. Podaci se uvoze počevši od imenovane adrese ćelije.

  11. Kada završite, spremite izvor podataka pomoću novog naziva datoteke.

Oblikovanje numeričkih podataka u Excel

Oblikujte numeričke podatke kao što su postoci ili vrijednosti valute u bilo kojem novom ili postojećem izvoru podataka u Excel koje namjeravate koristiti u Word cirkularnim pismima. Da biste sačuvali numeričke podatke koje ste oblikovali kao postotak ili kao valutu tijekom cirkularnog pisma, slijedite upute u odjeljku "korak 2: korištenje dinamičke razmjene podataka (DDE) za cirkularna pisma".

U izvoru podataka Excel koji ćete koristiti za popis za slanje pošte u Word cirkularnim pismima provjerite jeste li pravilno oblikovali stupce numeričkih podataka. Oblikujte stupac brojevima, primjerice, da bi odgovarao određenoj kategoriji kao što je valuta.

  1. Otvorite Excel izvor podataka.

  2. Odaberite stupac koji želite oblikovati.

  3. Na kartici Polazno u grupi Number Broj odaberite strelicu okvira Oblik broja (Općenito) pa odaberite neku mogućnost s popisa.

    U programu Excel na kartici Polazno u grupi Broj odaberite strelicu prema dolje u okviru Općenito da biste odabrali oblik broja koji želite koristiti.

  4. Ponovite korake 2 i 3 po potrebi.

  5. Kada završite, odaberite Spremi.

Kada imate Excel izvor podataka koji sadrži oblikovane brojeve kao što su postoci i vrijednosti valute, neki od numeričkih podataka možda neće zadržati oblikovanje tijekom cirkularnog pisma. Dobit ćete željene rezultate cirkularnih pisama i možete sačuvati oblik numeričkih podataka u Excel pomoću značajke DDE.

Oblik podataka programa Excel u usporedbi s poljem spajanje pomoću dinamičke valute za razmjenu podataka

Napomena: Ako odlučite da ne koristite DDE, slijedite upute u odjeljku Korištenje cirkularnih pisama da biste poslali masovne poruke e-pošte.

  1. Otvorite Word, odaberite datotekaWordmogućnosti > Napredno.

  2. U odjeljku Općenitopotvrdite okvir potvrdi pretvorbu oblika datoteke pri otvaranju .

    Mogućnost Potvrdi pretvaranje oblika datoteke po otvaranju

  3. Odaberite U redu.

  4. Na kartici skupna pisma odaberite pokreni cirkularna pisma > Čarobnjak za cirkularna pisma korak po korak.

    U programu Word na kartici skupna pisma odaberite Pokreni cirkularna pisma, a zatim kliknite Čarobnjak za cirkularna pisma

  5. U oknu cirkularnih pisama u odjeljku Odaberite primateljiodaberite Koristi postojeći popis.

    U programu Word okno zadatka Cirkularna pisma koja se otvara kada odaberete čarobnjak za cirkularna pisma korak po korak u grupi cirkularna pisma

  6. U odjeljku Korištenje postojećeg popisaodaberite Pregledaj, a zatim otvorite oblikovanu proračunsku tablicu.

  7. U dijaloškom okviru Potvrda izvora podataka potvrdite okvir Prikaz svih , a zatim odaberite MS Excel radne listove putem DDE-a (*. xls) > u redu.

    Dijaloški okvir za potvrdu izvora podataka

  8. U dijaloškom okviru Microsoft Excel odaberite cijela proračunska tablica > u redu.

    Dijaloški okvir programa Microsoft Excel u programu Word

  9. Kada se otvori dijaloški okvir Primatelji cirkularnih pisama , odaberite u redu.

    Dijaloški okvir Primatelji cirkularnih pisama koji prikazuje sadržaj proračunske tablice programa Excel koja se koristi kao izvor podataka za popis poruka e-pošte

  10. Nastavite s pismom, porukom e-pošte, naljepnicomili skupnim omotnicama .

Savjet: Svaki put kada otvorite podatkovnu datoteku možete spriječiti da Word zatraži. Kada se povežete s popisom za slanje e-pošte, otvorite mogućnostidatoteka > > Napredno. U odjeljku Općenitoponištite potvrdni okvir potvrdi pretvorbu oblika datoteke pri otvaranju .

Ako ste u proračunskoj tablici Excel stvorili popis kontakata, važno je oblikovati bilo koji poštanski broj ili poštanske šifre kao tekst da biste izbjegli gubljenje podataka. Ako uvozite u novu proračunsku tablicu bilo koji kontakt iz teksta (. txt) ili datoteke vrijednosti odvojene zarezom (. csv), čarobnjak za uvoz teksta može vam pomoći da uvozite i oblikujete podatke.

Prvi korak: postavljanje izvora podataka u programu Excel

Ako već koristite proračunsku tablicu programa Excel kao izvor podataka za cirkularna pisma u programu Word, prijeđite na korak 2 u ovoj temi. Ako je izvor podataka. txt ili. csv datoteka koja sadrži kontakte sa servisa Gmail, na primjer, pomoću čarobnjaka za uvoz teksta postavite podatke uExcel.

  1. Otvorite Excel, a zatim na kartici Podaci odaberite tekst.

    On the Data tab, select From Text

  2. Odaberite. csv ili. txt datoteku koju želite, a zatim odaberite Dohvati podatke.

  3. U čarobnjaku za uvoz tekstaodaberite dalje.

  4. U graničnicimapotvrdite okvir koji odgovara graničniku koji razdvaja svaki element podataka (primjerice tabulator ili zarez). Zatim odaberite dalje.

    Savjet: Pretpregled odabranog podatkovnog okna prikazuje kako će rezultati izgledati u obliku tablice.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. U pretpregledu odabranih podatakaodaberite stupac koji sadrži poštanski broj ili poštanske brojeve. Zatim u obliku podataka Cstupacodaberite tekst.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Ponovite korak 5 po potrebi, odaberite stupac koji želite promijeniti i oblik podataka koji želite primijeniti.

    Napomena: Svaki put kada primijenite oblik podataka u stupac, naziv oblika prikazat će se u zaglavlju tablice za taj stupac.

  7. Kliknite Završi.

  8. U dijaloškom okviru Uvoz podataka odaberite mjesto na koje želite Excel staviti podatke, a zatim kliknite u redu.

    Napomena: Spremite proračunsku tablicu pod novim nazivom datoteke.

Drugi korak: oblikovanje numeričkih podataka u proračunskoj tablici programa Excel

Da biste osigurali da poštanski broj ili poštanski kod prolaze putem cirkularnih pisama bez gubitka nula, oblikujte stupac koji sadrži te šifre kao tekst.

  1. Otvorite proračunsku tablicu i odaberite stupac koji sadrži poštanski broj ili poštanske brojeve.

  2. Na kartici Polazno u okviru Oblikovanje odaberite tekst.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Sada možete koristiti ove podatke za Cirkularna pisma.

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×