Općenito govoreći, dokumentima možete upravljati u alatu za dokumente verzije 2010 na isti način na koji njima upravljate u programu Windows Explorer. Za neke zadatke upravljanja datotekama, kao što su promjena naziva datoteka ili brisanje datoteka, mogu biti potrebne dozvole web-mjesta sustava SharePoint ili dozvole alata dodijeljene vašoj ulozi (ako se alat za dokumente nalazi u radnom prostoru programa Groove). Ovisno o dozvolama, dokumentima možete upravljati na sljedeće načine:
Što vas zanima?
Kopiranje i premještanje dokumenata
Da biste dokument kopirali u drugu mapu (u sklopu alata za dokumente ili u mapu programa Windows Explorer), koristite naredbe Kopiraj i Zalijepi na izborniku koji se pokreće desnim klikom miša ili pritisnite CTRL i povucite datoteku. Dokument premjestite u drugu mapu tako da ga tamo povučete i zatim ispustite.
U tablici u nastavku opisuje se metoda povlačenja i ispuštanja.
|
Željena akcija |
Radnja |
|
Kopiranje dokumenta u drugu mapu u istom alatu za dokumente. |
Pritisnite CTRL i povucite dokumente ili koristite naredbe Kopiraj i Zalijepi. |
|
Kopiranje dokumenta u mapu u drugom alatu za dokumente ili u mapu sustava Windows izvan programa SharePoint Workspace. |
Povucite dokument, a zatim ga ispustite ili upotrijebite naredbe Kopiraj i Zalijepi. |
|
Premještanje dokumenta u podmapu istog alata za dokumente. |
Koristite naredbe Izreži i Zalijepi. |
|
Premještanje dokumenta u mapu u drugom alatu za dokumente ili u mapu sustava Windows izvan programa SharePoint Workspace. |
Koristite naredbe Izreži i Zalijepi. |
Savjet: Ako dokument povučete u Microsoft Outlook, time automatski stvarate novu poruku koja u privitku ima taj dokument.
Brisanje dokumenata
Da biste izbrisali dokument, kliknite ga desnom tipkom miša, a zatim kliknite Izbriši. Kliknite Da da biste potvrdili da zaista želite izbrisati dokument. Ako se dokument nalazi u biblioteci dokumenata sustava SharePoint, prikazat će se poruka podsjetnika da će se dokument izbrisati i s poslužitelja SharePoint.
Preimenovanje dokumenata
Da biste preimenovali dokument, kliknite ga desnom tipkom miša, a zatim kliknite Preimenuj.
Promjena trenutnog prikaza
U radnom prostoru sustava SharePoint dostupni prikazi odgovaraju prikazima definiranima na web-mjestu sustava SharePoint. Prikaze možete promijeniti tako da se prikazuju drugi skupovi stavki, ovisno o filtrima postavljenima za odabrani prikaz.
-
Kliknite karticu Prikaz.
-
Kliknite izbornik Trenutni prikaz, a zatim željeni prikaz.
Sortiranje dokumenata
-
Odaberite mapu u kojoj želite sortirati dokumente.
-
Na kartici Prikaz u radnom prostoru sustava SharePoint kliknite Sortiraj dokumente, a zatim kliknite mogućnost sortiranja.
Da bi se prikazale mogućnosti sortiranja, trenutni ćete prikaz možda morati postaviti na "Zadano u radnom prostoru". Na kartici Prikaz kliknite izbornik Trenutni prikaz, a zatim Zadano u radnom prostoru.
-
Na kartici Prikaz U radnom prostoru programa Groove kliknite izbornik Sortiraj dokumente, a zatim odgovarajuću mogućnost sortiranja.
Prikaz svojstava dokumenta
-
Odaberite dokument.
-
Na kartici Polazno kliknite Svojstva.
Ako se dokument nalazi u radnom prostoru sustava SharePoint, na web-mjestu sustava SharePoint otvorit će se novi prozor Svojstva.
Ako se dokument nalazi u radnom prostoru programa Groove, otvorit će se dijaloški okvir Svojstva programa SharePoint Workspace.
Stvaranje novih mapa dokumenata
Mape dokumenata možete stvarati i razmještati u obliku strukture stabla na isti način na koji biste ih organizirali u programu Windows Explorer. Svi dokumenti u početku sadrže korijensku mapu, a to je uvijek mapa najviše razine na popisu (analogno nazivu diskovnog pogona, na primjer (C:\) na računalu). Sve mape koje dodate prikazat će se u hijerarhiji ispod korijenske mape.
Stvaranje nove mape
Nove se mape uvijek stavljaju u hijerarhiju ispod odabrane mape.
-
Odaberite mapu u koju želite spremiti novu mapu.
-
Na kartici Polazno kliknite Nova mapa.
Ako u biblioteci dokumenata stvorite novu mapu u radnom prostoru sustava SharePoint, otvorit će se prozor Nova mapa, koji je izveden s web-mjesta sustava SharePoint. Upišite naziv nove mape, a zatim kliknite Spremi i zatvori.
Ako novu mapu stvarate u alatu za dokumente u radnom prostoru programa Groove, otvorit će se dijaloški okvir Nova mapa. Upišite naziv nove mape i pritisnite ENTER:
Preimenovanje mape
-
Desnom tipkom miša kliknite mapu, a zatim kliknite Izbriši.
-
Upišite novi naziv za novu mapu i pritisnite ENTER.
Pregled svojstava mape
-
Kliknite mapu.
-
Na kartici Polazno kliknite Svojstva.
Ako se mapa nalazi u radnom prostoru sustava SharePoint, na web-mjestu sustava SharePoint otvorit će se prozor Svojstva.
Ako se mapa nalazi u radnom prostoru programa Groove, otvorit će se dijaloški okvir Svojstva radnog prostora sustava SharePoint.
Otklanjanje poteškoća s preuzimanjem
Kada drugi članovi radnog prostora dodaju dokumente u alat za dokumente, ti se dokumenti automatski preuzimaju u vašu kopiju radnog prostora. Uz dokumente čije je preuzimanje u tijeku prikazuje se ikona sinkronizacije. Na primjer:
Ako pokušate otvoriti dokument uz koji se još uvijek prikazuje ikona sinkronizacije, pojavit će se poruka "Sadržaj nije dostupan", koja vas informira da sadržaj dokumenta nije preuzet ili da njegovo preuzimanje nije dovršeno.
U nekim je slučajevima potrebno samo pričekati koju minutu da preuzimanje dokumenta završi. Preuzimanje vrlo velikih dokumenata, primjerice, traje nešto dulje. No taj se problem može pojaviti i ako član radnog prostora koji je dodao dokument prijeđe u izvanmrežni način rada prije no što završi prijenos dokumenta na vaše računalo. U tom ćete slučaju morati pričekati da ta osoba ponovno prijeđe u mrežni način rada da biste primili dokument.
