Personalizacija pisama radi slanja masovne pošte pomoću značajke cirkularnog pisma

Personalizacija pisama radi slanja masovne pošte pomoću značajke cirkularnog pisma

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Kada imate masovne pošte da biste poslali osobe sa svog popisa primatelja e-pošte, pomoću cirkularnih pisama za stvaranje prilagođenih slova. Svako slovo prvenstveno ima isti raspored, oblikovanje, teksta i grafike. Samo određene sekcije slovo razlikuju se i su personalizirani.

Postoje tri datoteke prilikom stvaranja i ispis pisama pomoću postupka stvaranja cirkularnih pisama:

  • Glavni dokument
    ovaj dokument sadrži teksta i grafike (logotip ili slika, na primjer) koji su jednaki za svaku verziju spojenom dokumentu. Primjer identične sadržaja je tijelo pisma.

  • Popis primatelja
    je izvor podataka koji se koristi za popunjavanje podataka u pismu. Popis primatelja sadrži nazive, na primjer, a glavni dokument je slovo koje će se spomenuti imena s popisa.

  • Spojeni dokument
    Taj je dokument kombinacija glavnog dokumenta i popisa za slanje poruka e-pošte. Cirkularna pisma povlači informacije s popisa primatelja e-pošte i stavlja ga u glavni dokument, rezultira prilagođenog pisma za svaku osobu.

Možete se Saznajte više o funkcioniranje cirkularnih pisama za slova u ovom videozapisu koja je dio tečaja.

Vaš preglednik ne podržava videozapise. Instalirajte Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ili Internet Explorer 9.

1. korak: priprema glavnog dokumenta

Prije nego počnete cirkularnih pisama, pripremite pismo. Ako ste da o nadolazeći događaj, na primjer, sadržavati ime, datum, vrijeme i mjesto događaja. To je te pojedinosti koje će biti važan svim primateljima pismo.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi pokretanje cirkularnih pisama odaberite Pokreni cirkularna pisma > slova.

    U programu Word, na kartici skupna pisma odaberite Pokreni cirkularna pisma, a zatim odaberite neku mogućnost.

  2. U Word, upišite tijelo slovo (primjer prati) koju želite poslati svima.

    Primjer pisma u programu Word da biste bel koji se koristi za cirkularna pisma.

2. korak: postavljanje popisa za slanje poruka e-pošte

Popis za slanje poruka e-pošte vaš je izvor podataka. To može biti proračunska tablica programa Excel, direktorij s kontaktima programa Outlook, baza podataka programa Access ili popis adresa programa Office. Sadrži sve zapise Word koristi za izvlačenje podataka iz da biste sastavili pismo.

Savjeti

  • Ako nemate popis za slanje poruka e-pošte, možete ga stvoriti tijekom postupka stvaranja cirkularnih pisama. Prije postupka stvaranja cirkularnih pisama prikupite sve podatkovne zapise i dodajte ih u izvor podataka.

  • Ako koristite proračunsku tablicu programa Excel, provjerite je li stupac za poštanske brojeve oblikovan kao tekst da ne biste izgubili nule.

  • Ako želite koristiti kontakte programa Outlook, provjerite je li Outlook postavljen kao zadani program za e-poštu.

Korak 3: Veza na popis primatelja u glavni dokument

Sada ste spremni Otvori izvor podataka za popis primatelja i povežite ga pismo.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama kliknite Odaberi primatelje i odaberite željenu mogućnost.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi pokretanje pisama odaberite Odabir primatelja, a zatim odaberite Upis novog popisa

  2. Učinite jedno od sljedećeg:

    • Ako nemate popis za slanje poruka e-pošte, odaberite Upis novog popisa i stvorite ga.

      ili

    • Ako se popis za slanje poruka e-pošte nalazi u proračunskoj tablici programa Excel, bazi podataka programa Access ili nekoj drugoj vrsti podatkovne datoteke, odaberite Koristi postojeći popis. Zatim dođite do popisa i odaberite Otvori.

      ili

    • Ako koristite kontakte programa Outlook, odaberite Odaberi iz kontakata programa Outlook.

  3. Odaberite Datoteka > Spremi kao.

  4. U okvir Naziv datoteke unesite naziv datoteke i odaberite Spremi.


Uređivanje popisa primatelja

Ako se stvaranje i ispis pisama za sve osobe na popisu, idite na "korak 4: dodavanje personaliziranog sadržaja na pismo." Ako želite slati pisma ljudi koji žive, na primjer, unutar 20 milja događaja spremate, zatim pomoću filtra kao što su POŠTANSKI broj ili poštanski broj da biste suzili popis.

  1. Odaberite Uredi popis primatelja.

    Kao dio značajke cirkularnog pisma u programu Word, na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama odaberite Uredi popis primatelja.

  2. U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama , odaberite potvrdni okvir uz ime svake osobe kojima želite primiti poruku e-pošte.

    Odabir redaka potvrđivanjem okvira

U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama postoje mogućnosti za sužavanje popisa primatelja. Dvije su najčešće korištene mogućnosti sortiranje i filtriranje popisa radi lakšeg pronalaženja imena i adresa.

U dokumentu cirkularnog pisma programa Word odaberite Uređivanje primatelja pa u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama u odjeljku Očisti popis primatelja odaberite neku od mogućnosti.

Više informacija potražite u članku Sortiranje i filtriranje podataka za cirkularna pisma.

Korak 4: Dodavanje personaliziranog sadržaja na pismo

Dodavanje sadržaja na pismo koji se razlikuje za svaku osobu koja se dobiva – na primjer, svoje ime i adresu. Prilikom dodavanja tih podataka preporučuje se da u glavni dokument umetnete spojna polja.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Adresni blok.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi Umetanje polja & za pisanje, odaberite Adresni blok.

  2. U dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka odaberite oblik za njegovo ime onako kako će izgledati u pismu.

    Mogućnosti adresnog bloka

  3. Odaberite U redu.

    Napomena: Da biste vidjeli kako će izgledati adresu pismu, u odjeljku Pretpregledodaberite Pretpregled rezultata. Odaberite sljedeću Gumb za sljedeći zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma ili prethodno Gumb za prethodni zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis gumb da biste pomicali kroz zapise u izvoru podataka.

  4. U grupi Pisanje & Umetanje odaberite Pozdravni redak.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi Umetanje polja & za pisanje, odaberite Pozdravni redak.

  5. U dijaloškom okviru Umetanje pozdravnog retka odaberite oblik koji želite koristiti.

  6. Odaberite u redu da biste umetnuli spojno polje u pismu.

  7. Odaberite datoteku > Spremi da biste sačuvali slovo (primjer prati) za cirkularna pisma koji stvarate.

    Ogledna cirkularno pismo u programu Word prikazuje polje "Adresni blok" i "Pozdravni redak" polje.

Da biste umetnuli drugi prilagođenih podataka pismu s popisa adresa, potražite u članku Dodavanje polja za cirkularna pisma jedan po jedan.


Provjerite je li nazivi polja za spajanje

Pobrinite se za to da Word uspije pronaći imena i adrese na popisu za slanje poruka e-pošte.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Uskladi polja.

    Savjet: Spojna polja mogu se otvoriti i putem dijaloškog okvira Umetanje adresnog bloka pomoću kojeg ste u glavni dokument dodali adresni blok.

  2. U dijaloškom okviru Usklađivanje polja provjerite podudaraju li se polja zapisa koja se prikazuju na popisu s nazivima stupaca za zapise u izvoru podataka popisa za slanje poruka e-pošte.

    Dijaloški okvir Slaganje polja

    Napomena: U dijaloškom okviru nalaze se dva stupca. U lijevom je stupcu popis uobičajenih naziva iz, primjerice, zapisa o tvrtki. U desnom je stupcu naziv polja za uobičajeni naziv mapiran na zaglavlje stupca u datoteci izvora podataka.

  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako se prikazani nazivi polja podudaraju sa zaglavljima stupaca koje ste koristili za zapise u izvoru podataka popisa za slanje poruka e-pošte, ne morate ništa učiniti.

      ili

    • Ako se u nazivu polja za koje očekujete da bude podudarno sa zaglavljem stupca u izvoru podataka prikazuje (nije dostupno), odaberite strelicu padajućeg izbornika pa naziv polja u izvoru podataka popisa za slanje e-pošte. Ponovite koliko god je puta potrebno.

  4. Odaberite U redu.


Oblikovanje polja za cirkularna pisma

Da biste promijenili font, veličinu ili razmak spojenog sadržaja, odaberite naziv spojnog polja i unesite željene promjene.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pretpregled rezultata odaberite Pretpregled rezultata da biste se s rezultata spajanja vratili na polja za cirkularna pisma u pismu.

    Na kartici Skupna pisma u grupi Pretpregled rezultata u programu Word.

  2. Odaberite naziv spojnog polja.

    odabrano polje adresnog bloka

  3. Na kartici Polazno odaberite željeni font i njegovu veličinu.

    Na kartici Polazno u grupi Font programa Word odaberite font i veličinu fonta.

  4. Na kartici Izgled stranice (Word 2013) ili Raspored (Word 2016) odaberite željeni prored odlomaka.

    Postavite prored na kartici Raspored u grupi Odlomak u programu Word.

    Napomena: Budući da Word svaki redak u adresnom bloku smatra zasebnim odlomkom, preporučujemo da smanjite prored između redaka.

Korak 5. Pretpregled i ispis pisama

  1. Odaberite Pregled rezultata, a zatim odaberite Dalje Gumb za sljedeći zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma ili prethodno Gumb za prethodni zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapisa gumb da biste bili sigurni imena i adrese u tijelu pisma izgleda dobro.

    Savjet:  Prelazak na početak na popisu, odaberite gumb prvi Gumb za prvi zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis, a da biste prešli na kraj popisa, odaberite gumb posljednji Gumb za zadnji zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis.

  2. Odaberite Završi i spoji > Ispis dokumenata.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi završetak odaberite Završi & pisma, a zatim odaberite neku mogućnost.

Korak 6: Spremanje prilagođenog pisma

Kada spremite dokument cirkularnog pisma, ona ostaje povezan s popisa primatelja e-pošte tako da ga možete koristiti za sljedeće masovno slanje pošte.


Da biste ponovno koristili dokumentom cirkularnih pisama

  • Otvorite dokument cirkularnog pisma i odaberite da kada Word od vas traži da biste zadržali vezu.


Da biste promijenili adrese u dokumentu cirkularnih pisama

  • Otvorite dokument cirkularnog pisma, a zatim odaberite Uredi popis primatelja sortirati, filtrirati i odaberite određene adrese.

Dodatne informacije

Prije nego počnete cirkularnih pisama, pripremite pismo. Ako ste da o nadolazeći događaj, na primjer, sadržavati ime, datum, vrijeme i mjesto događaja. To je te pojedinosti koje će biti važan svim primateljima pismo.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi pokretanje cirkularnih pisama odaberite Pokreni cirkularna pisma > slova.

    pisma obrasca

  2. U Word, upišite tijelo slovo koje želite poslati svima.

Popis za slanje poruka e-pošte vaš je izvor podataka. To može biti proračunska tablica programa Excel, direktorij s kontaktima programa Outlook, baza podataka programa Access ili popis adresa programa Office. Sadrži sve zapise Word koristi za izvlačenje podataka iz da biste sastavili pismo.

Savjeti

  • Ako nemate popis za slanje poruka e-pošte, možete ga stvoriti tijekom postupka stvaranja cirkularnih pisama. Prije postupka stvaranja cirkularnih pisama prikupite sve podatkovne zapise i dodajte ih u izvor podataka.

  • Ako koristite proračunsku tablicu programa Excel , provjerite jesu li stupac za POŠTANSKIM brojevima ili poštanske brojeve oblikovane kao teksttako da ne biste izgubili sve nule.

  • Ako želite koristiti kontakte programa Outlook, provjerite je li Outlook postavljen kao zadani program za e-poštu. Da biste to učinili, otvorite Apple Mail, a na izborniku pošta odaberite Preferences (Preference). Na kartici Općenito u uz zadani čitač e-pošte, odaberite Microsoft Outlook

  • Možete koristiti i Apple kontakte, provjerite jesu li Apple mail je zadani program za poštu.

  • Korištenje FileMake pro bazu podataka kao na izvor podataka za cirkularna pisma.

  1. Na kartici Skupna pisma odaberite Odaberi primatelje, a zatim željenu mogućnost.

    Na kartici Skupna pisma istaknut je odjeljak Odabir primatelja s popisom mogućnosti

    Choose

    Rezultat

    Upis novog popisa

    Otvorite novi popis adresa tijekom postavljanja cirkularnih pisama

    Koristi postojeći popis

    Korištenje proračunske tablice programa Excel ili neku drugu vrstu podatkovne datoteke programa kao popis adresa

    Odaberi iz kontakata programa Outlook

    Odaberite imena za popis adresa izravno iz kontakata programa Outlook

    Appleovi kontakti

    Odaberite imena za popis adresa izravno iz Appleova adresara

    FileMaker Pro

    Uvezite podatke iz baze podataka FileMaker Pro

  2. Ako ste odabrali Stvaranje novog popisa, slijedite ove korake:

    1. U dijaloškom okviru Uređivanje popisa poljaWord automatski stvara polja za neke osnovne podatke, kao što su ime, prezime i adresa. Ako želite da biste dodali novo polje –, na primjer, polje poruku – dodajte ga sada, tako da ga možete ispuniti kad unesete stavke. U odjeljku novi naziv poljaupišite naziv polja koje želite dodati, a zatim odaberite znak plus (+).

      Savjet:  Da biste promijenili redoslijed polja, odaberite polje koje želite premjestiti, i koristite strelicu gore ili strelicu dolje da biste premjestili polje na mjesto na koje želite na popisu.

    2. Kada se sva polja postavljeni onako kako želite, odaberite Stvori da biste stvorili popis.

  3. Ako ste odabrali Koristi postojeći popis, slijedite ove korake:

    1. Pronađite datoteku koju želite koristiti pa odaberite Otvori.

    2. Ako odaberete da biste otvorili proračunske tablice programa Excel u dijaloškom okviru Otvaranje radne knjige , odaberite list koji želite koristiti, a Raspon ćelija ostavite prazno cijeli radni list ili unesite raspon ćelija za podatke koje želite koristiti, a zatim odaberite u redu.

  4. Ako ste odabrali Odaberi iz kontakata programa Outlook ili Apple kontakata, slijedite ove korake:

    1. Da biste odabrali primatelje koje želite uvrstiti, odaberite Filtriraj primatelje.

    2. Za Outlook kontakte, u dijaloškom okviru Mogućnosti upita koji se nalazi pokraj popisa primatelja cirkularne pošte,odaberite evidenciju. Na popisu kontakata odaberite kontakte koje želite poslati masovne pošte, a zatim odaberite u redu.

    3. Za Apple kontakte, u dijaloškom okviru Mogućnosti upita u odjeljku Apple grupe kontakata, odaberite grupe koju želite poslati masovne pošte, a zatim odaberite u redu.

    4. Odaberite datoteku baze podataka u dijaloškom okviruOdabir FileMaker Pro bazu podataka da biste koristili kao izvor podataka i odaberite Otvori za FileMaker Pro baze podataka

  1. Na kartici skupna pisma , odaberite Umetni spojno polje , a zatim odaberite polje koje želite dodati.

    Na kartici Skupna pisma istaknuta je mogućnost Umetni spojno polje

    Nastavite dodavati polja dok ne dodate sve željene podatke na pismo.

  2. Oblikovanje polja u slovo tako da izgleda onako kako želite da se ostatak omotnice za pretraživanje. Na primjer, razmak između prvi i zadnji naziv polja i pritisnite Return da biste započeli novi redak za polja adresa.

    Savjet: Da biste sortirali popis primatelja ili uklonite primatelje, na kartici pošta odaberite Filtriraj primatelje, a zatim Zapisa sortiranje ili Filtriranje zapisa. Kada završite, odaberite u redu.

  1. Na kartici Skupna pisma odaberite Pretpregled rezultata da biste vidjeli kako izgledaju pismo. Pomoću strelice lijevo i desno na kartici Skupna pisma da biste se pomicali kroz svako slovo.

    Na kartici Skupna pisma istaknuta je mogućnost Pretpregled rezultata

  2. Da biste unijeli dodatne promjene oblikovanja, ponovno odaberite Pretpregled rezultata, što vam omogućuje dodavanje ili uklanjanje spojnih polja.

  3. Kada se slova izgleda kako želite, na kartici Skupna pisma odaberite Završi & pisma > Ispis dokumenata da biste dovršili stvaranje cirkularnog pisma.

    Na kartici skupna pisma Završi & pisma i ispis dokumenata mogućnost istaknute su

    Savjet: Ako želite pregledati i ažurirati svaki slovo pojedinačno prije ispisa, na kartici skupna pisma , odaberite Završi & pisma > Uređivanje pojedinačnih dokumenata. Kada završite, kliknite datoteka > Ispis da biste ispisali omotnice.

Kada spremite dokument cirkularnog pisma, ona ostaje povezan s popisa primatelja e-pošte tako da ga možete koristiti za sljedeće masovno slanje pošte.

Da biste ponovno koristili dokumentom cirkularnih pisama

  • Otvorite dokument cirkularnog pisma i odaberite da kada Word od vas traži da biste zadržali vezu.

Da biste promijenili adrese u dokumentu cirkularnih pisama

  • Otvorite dokument cirkularnog pisma, a zatim odaberite Uredi popis primatelja sortirati, filtrirati i odaberite određene adrese.

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×