Office
Prijava

Outlook Dobra praksa: Pisanje e-pošte

Napomena:  Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku .

Sadržaj članka

U dos

Što se ne preporučuje

Kako koristiti popise za raspodjelu i grupe (DL-a) kontakata

Kako koristiti umetanje komentara

Korištenje retka Skrivena kopija

Priprema za godišnji odmor

U dos

Sljedeća pravila pomoći će vaše poruke e-pošte sastavite profesionalne i jasne poruke.

  1. Pročitajte poruku prije slanja.

  2. Provjerite predmet opisni i vezanima uz akcije. Na primjer: "upravitelja: šaljite datume ispisa ploče" sadrži naziv grupe i akcije tako da se primatelji možete brzo prepoznati što im je to potrebno. Ostale korisne prefiksi uključuju "predmetom" informativno ":" i "Potrebna akcija."

  3. Ako je potrebno poduzeti akciju stanja što želite u retku predmet.

  4. Ako se predmet razgovora promijeni, promijenite predmet poruke.

  5. Neka sve poruke budu kratke i jasne.

  6. Organiziranje sadržaja poruke od najvažnijih do najmanje.

  7. Preporučujemo da važne informacije navedete podebljanim fontom .

  8. Postavite akcijske stavke ili pitanja pišite u zasebnim recima da bi bili istaknuti i uočljiviji.

  9. Kada postavljanje pitanja pojavljuje se imena osoba Podebljano . Na primjer: "Ryan: što je status na project?" Ako koristite Outlook 2016 sa sustavom Office 365, preporučujemo da koristite @Mentions.

  10. Ograničenje broj osoba kojima šaljete poruke osobe koje moraju pročitati.

    • Postavite osobe koje želite samo informirati stavite u polje kopija .

    • Osobe koje moraju odgovoriti ili poduzeti u retku za stavite.

  11. Korištenje programa potpis Ako je to prikladno, ali zadržite jednostavnih potpis, kratki, professional, a ako je to moguće, bez grafičkih elemenata.

  12. Ako želite odmah odgovor, ne šalji e-pošte. Telefon ili Slanje izravne poruke.

  13. Ako se nalazite na razmjene poruka e-pošte koja sadrži više od 10 poruke bez razlučivosti, razmislite o poziva ili postavljanje sastanka o problem. E-pošte nije uvijek učinkovitog medij za ispravljanje složenih problema.

  14. Svjesni poruka koje je potreban širi odgovor. Ako ste zauzet odmah odgovoriti s puno odgovor, omogućuju pošiljatelj informacije koje tražite u problem i će odgovoriti na vrijeme ili datum. Zastavicu porukeda biste se podsjetili da biste odgovorili kasnije.

  15. Korištenje Visoka važnost ( . ) pažljivo.

    Napomena: Čak i ako ste postavili pravila odgođeno Pošalji, označavanju poruke s Visokom važnošću da biste odmah poslali uzrokuje.

  16. Ako postavljate pitanje, a postoji nekoliko osoba može odgovoriti, Odaberite samo jednu osobu umjesto da pitanje pošaljete grupi.

Ključ za pisanje poruka e-pošte dobro je empathize s vaših primatelja. Detaljnije susret bontonu e-pošte potražite u članku to članak.

Daljnje praćenje: Označavanje zastavicom prilikom slanja

Kada poruku šaljete nekome od koga tražite odgovor, učinite sljedeće:

  1. Označi zastavicom za sebe na slanje.

  2. Promijenite naziv zadatka e-pošte zastavicom na traci poslova da biste započeli Upute za daljnji rad.

  3. Označite ga kategorijom @Waiting .

Kada poduzmete ta tri koraka, znate da je vaša sljedeća akcija slanje druge poruke ili potražite odgovor.

Savjet    Sami da biste poslali poruku podsjeća je često učinkovitih od označavanje poruka zastavicama primatelja. Isto tako, ako obećati da biste učinili nešto u poruci, označite je zastavicom za sebe tako da imate zadatak na traci poslova kao podsjetnik.

Vrh stranice

Što se ne preporučuje

  1. Nemojte koristiti šablone.

  2. Ne svojeg šefa uvrstiti u svaku poruku koju šaljete.

  3. Nemojte slati poruke kada ste sjesti. Bolje pisati, spremite ga u mapu sa skicama, a zatim se vratite u nju kasnije.

  4. Nemojte očekivati brzi odgovor ako pošaljete dugačku poruku (dulju od dva odlomka).

  5. Ne šalji praćenja poruka manje od jednog dana nakon prve poruke. Ako ne čujete vratite se u objavljuje, pokušajte putem telefona i Razmjena izravnih poruka.

  6. Ne koristite potražite potvrde o isporuci na svakoj poruci koju pošaljete. Ih koristiti samo ako niste sigurni je li vaši primatelji će primiti poruku.

  7. Ne priložiti zastavice ili Visoka važnost . u svaku poruku koju šaljete. Primatelji će Naučite ih zanemariti.

  8. Nemojte koristiti velika slova.

  9. Nemojte slati privitke – pošaljite veze.

  10. Ne proširenje popisa za raspodjelu ili grupe kontakata. Proširenje popisa za raspodjelu čini poruke teže čitati i uzrokuje ih da biste prešli u redu poštanske.

  11. Nemojte koristiti sarcasm. Vaš humor može biti misunderstood.

  12. Ne napišite nešto ne želite da svi u svojoj tvrtki za čitanje. Nikad ne znate gdje može završiti poruku e-pošte.

  13. Nemojte koristiti kurziv ni iznimno Umjetnički font koji je teško čitati.

  14. Nemojte koristiti crveni font jer ga je teško čitati i moguće ga je protumačiti kao kritiku.

  15. Ne poslati odgovor na sve na popis za raspodjelu, ili se obratite grupu koja vas pita koje će biti uklonjene. Jeste li ikad.

Vrh stranice

Pravila za grupe kontakata i popisa za raspodjelu (DL-a)

  • Ako odgovarate velikoj grupi kontakata, pridržavajte se svih Dos e-pošte, a što ne činiti.

  • Ako trebate više informacija iz jedna osoba ili se zasebno istražuje problem, odgovaranje na popis za cijelu raspodjelu da bi svi znati koje odgovarate i zatim odgovoriti pojedinačne zasebno. Biti sigurni da biste odgovorili na popis za raspodjelu nakon što se problem ne riješi s rješenjem. Time se omogućuje razlučivost pozivati druge osobe na popis za raspodjelu.

Preusmjeravanje osoba

Ako vam netko pošalje poruku na popis za raspodjelu koji ste član i poruku bi bolje odgovoriti nekome drugome ili neki drugi popis za raspodjelu, učinite sljedeće:

  1. Odgovor s popisa za raspodjelu ispravne ili osoba u retku za .

  2. Odgovore Pošalji na popis za raspodjelu ispravne ili osobu.

  3. Stavite izvornu popisa za raspodjelu u retku Skrivena kopija jer poruku nije moguće filtrirati prema pravila drugim osobama. Umjesto toga ostavite popisa za raspodjelu u redak Prima ili kopija .

Kako se ukloniti iz programa DL

Ako primati poštu s popisa za raspodjelu koji ne želite da vas se na, slanje poruke mrežni administrator ili vlasnik popisa za raspodjelu i pitajte koje će biti uklonjene. Odgovaranje na popis za raspodjelu cijeli. Da biste pronašli vlasnik DL popisa, dvokliknite naziv popisa raspodjele.

Vrh stranice

Upotreba umetnutih komentara

Primanje e-pošte koju Dodavanje komentara u istoj razini prikladan je način za pitanja i odgovori izravno na probleme. Smatra preporučenim načinom rada učinite sljedeće:

  1. U poruci napomenite da komentirate umetnutim komentarima. Na primjer, napišite "U nastavku potražite dodatne komentare".

  2. Neka se vaš tekst razlikuje od izvornog teksta. Na primjer:

    • Promjena boje fonta

    • Prije komentara navedite svoje ime ili inicijale u uglatim zagradama, na primjer, [Melissa], [MM]

    • Promijenite font u kurziv ili podebljanog ili oboje

  3. Nemojte brisati ništa što vi niste napisali.

Slika
Primjer fig. 1 umetnutog komentara poruke u programu Outlook

Primjer fig. 1 umetnutog komentara poruke u programu Outlook

Vrh stranice

Korištenje retka Skrivena kopija

Pomoću značajke Skrivena kopija osoba uklonili iz razgovora e-pošte ako smatrate da im više nije potrebna dodatna e-pošta ili ako se tema promijenila.

Na primjer, ako ste na jednu od pet osobama koje prime pitanje i želite li ga odgovor, premještanje na četiri drugima Skrivena kopija linijski i država otprilike ovako "Bcc'ing Joe Jeff, James i Jennifer. Ovdje je odgovor..." Buduće poruke bit će između samo vi i izvornom pošiljatelju.

Da biste omogućili treće (kao što je upravitelj) znati o povjerljivim poruka pomoću Skrivena kopija . Primatelja skrivene kopije možda i ne znaju da korisnik primila Skrivena kopija i možda odgovaranje svima će se da primili Skrivena kopija. To može potjecati kao sneaky ponašanje na svoj dio.

Umjesto da pomoću skrivene kopije obavještavate neku treću osobu o problemu, poruku nakon slanja.

Vrh stranice

Priprema za godišnji odmor

Ako koristite Outlook uz Office 365, Outlook.com, Hotmail.com ili Live.com račun ili račun sustava Microsoft Exchange, možete postaviti poruku – office obavijestili unutar tvrtke ili ustanove da ste nema više.

Kao preporučenim načinom rada slijedite savjete u odjeljku produžiti izvan ureda kalendare programa Outlook za suradnike unesenim.

Ako vi ili vaš administrator stvorila kalendar zajedničke odmora, provjerite da biste objavili svoje godišnji odmor postoji. Ako svi koristi zajednički kalendar, ne morate pošaljite zahtjev za sastanak odvojene da bi svi znali da ste odsutni, u članku referentne ranije predlaže, no poruku e-pošte možete se poslužiti kao dobro podsjetnik.

O autorici

Petar Eddy je napisao sadržaja potencijalni klijent za Outlook. Petar Eddy je napisao sadržaja potencijalni klijent za Outlook za stolna računala. Ana je bivši MVP za Outlook i autor knjigama na vrlo stare verzije programa Outlook. Ona se nalaze u Seattle gdje je enjoys za čitanje i reprodukciji na guitar.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×