Osnovni zadaci u programu Access 2010

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Evo nekoliko osnovnih baze podataka zadataka koje možete učiniti da biste saznali kako koristiti Microsoft Access 2010.

 

Sadržaj članka

Što je Access?

Relacijske baze podataka u programu Access

Kada otvorite Access

Traženje i primjena predloška

Stvaranje baze podataka ispočetka

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

Prvi koraci pri korištenju novu bazu podataka

Dodavanje tablice

Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablici programa Access

Uvoz ili povezivanje s podacima iz drugog izvora

Sljedeći koraci

Uvoz podataka iz proračunske tablice ili drugim programima

Uvoz radnog lista programa Excel u Access

Uvoz radnog lista programa Excel kao tablicu u novu bazu podataka

Koristite čarobnjak za analizu tablica za organiziranje podataka

Rad s podacima iz druge programe

Korištenje ranije verzije baze podataka u nekoliko verzija programa Access

Korištenje datoteke baze podataka programa Access u nekoliko verzija programa Access

Korak 1: Stvaranje kopije postojeće baze podataka i spremite ga u novom obliku

Korak 2: Podjela kopiju baze podataka i koristiti izvornu datoteku kao pozadinske baze podataka

Korak 3: Povezivanje novog sučelja izvornom bazom podataka

Korištenje pristupna-/ pozadinska aplikacija u nekoliko verzija programa Access

Što je Access?

Access 2010 je baza podataka aplikacije dizajn i implementaciju alat koje možete koristiti da biste pratili važne informacije. Možete zadržati podatke na vašem računalu ili objavljivanje na webu – da bi drugi mogli koristiti bazu podataka s web-pregledniku.

Mnogi početak korištenja programa Access kada program koji se koriste za praćenje nešto postupno postaje manje Prilagodi za zadatak. Ako, na primjer, pretpostavimo da ste planer za događaj, a želite da biste pratili sve pojedinosti koje su vam potrebne za upravljanje da biste svoje događaje uspješno. Ako koristite word procesor ili programom za proračunske tablice da biste to učinili, možete jednostavno naiđete na poteškoće duplicirane i koje nisu usklađene podataka. Možete koristiti softver za kalendar, ali praćenja financijske podatke u kalendaru nije pravi Prilagodi.

Relacijske baze podataka u programu Access

Ponekad morate relacijske baze podataka da biste pratili podatke o – baze podataka koji je razdvojen manje zbirke podataka (nazivaju i tablicama) da biste uklonili zalihosti, i povezane zajedno na temelju uobičajenih bitova podataka (koji se naziva polja) . Relacijske baze podataka za planiranje događaja, na primjer, možda sadrži tablicu s informacije o klijentu, tablice s podacima dobavljača i tablice s podacima za događaj. Tablica s informacije o događajima možda imaju polje za povezivanje s tablicom klijenta i polje za povezivanje s tablicom dobavljač. Na taj način, na primjer, ako promijenili na njegov telefonski broj, informacije nije moguće promijeniti jednom u tablici Dobavljač umjesto u svaki događaj koji je uključen dobavljača.

Pristup je alata koje možete koristiti da biste brzo i jednostavno razvoj aplikacija za relacijske baze podataka koje olakšavaju upravljanje informacijama. Možete stvoriti bazu podataka da biste lakše pratio gotovo bilo koje vrste informacija, kao što su zalihe, profesionalan kontakte ili poslovnim procesima. Zapravo, Access u sklopu predloške koje možete koristiti odmah da biste pratili niz podataka, jednostavno stvari čak i za je početna.

Kada otvorite Access

Kada počnete Access 2010, vidjet ćete prikaza Microsoft Office Backstage, gdje možete pronaći informacije o trenutnoj bazi podataka, stvoriti novu bazu podataka, otvorite postojeću bazu podataka i prikaz istaknuti sadržaj s Office.com.

Prikaz Backstage programa Access 2010

Prikaz Backstage i sadrži mnoge naredbe koje možete koristiti da biste prilagodili, održavanje ili zajedničko korištenje baze podataka. Naredbe u prikazu Backstage obično se odnose na cijelu baze podataka, ne na objekte unutar baze podataka.

Napomena: Prikaz Backstage u bilo kojem trenutku možete dobiti klikom na karticu datoteka .

Vrh stranice

Traženje i primjena predloška

Access omogućuje brojne predloške koje možete koristiti da biste ubrzali prema gore na postupak stvaranja baze podataka. Predložak je spremna za korištenje baze podataka koja sadrži sve tablice, upite, obrasce i izvješća koje su potrebne za obavljanje određenog zadatka. Na primjer, postoje predlošci koje je moguće koristiti za praćenje problema, upravljanje kontaktima ili evidenciji o troškovima. Neki predlošci sadrže nekoliko oglednih zapisa koji pojašnjavaju čemu služe. Predlošci baza podataka možete koristiti kao što je ili ih možete prilagoditi da biste bolje odgovaraju vašim potrebama.

Da biste pronašli i Primjena predloška na vlastitu bazu podataka, učinite sljedeće:

  1. Na kartici Datoteka kliknite Novo.

  2. U odjeljku Dostupni predlošci učinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste ponovno koristili predložak koji ste nedavno koristili, kliknite Nedavno korišteni predlošci, a zatim odaberite željeni predložak.

    • Da biste koristili predložak koji ste već instalirali, kliknite Moji predlošci, a zatim odaberite željeni predložak.

    • Da biste pronašli predložak na Office.com, u odjeljku Predlošci Office.comkliknite kategoriju predloška, odaberite željeni predložak, a zatim kliknite Preuzimanje da biste preuzeli predložak s domenom .com Office na računalo.

      Možete tražiti i predlošci web-mjesta Office.com iz programa Access. U okvir Pretraživanje predložaka na web-mjestu Office.com unesite jedan pojam za pretraživanje ili više njih, a zatim kliknite gumb sa strelicom da biste pretraživali.

  3. Ako želite, kliknite ikonu mape uz okvir Naziv datoteke da biste pronašli mjesto na kojem želite stvoriti bazu podataka. Ako ne odredite na određeno mjesto, Access stvara bazu podataka u zadano mjesto koje se prikazuje ispod okvira Naziv datoteke .

  4. Kliknite Stvori.

Access stvara bazu podataka i otvara za korištenje.

Vrh stranice

Stvaranje baze podataka ispočetka

Ako želite da se dodatna Uvod u konceptima stvaranje baze podataka pomoću programa Access, potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.

Ako nijedan od predložaka ne odgovara vašim potrebama, ili ako imate podatke u drugi program koji želite koristiti u programu Access, možda odlučite da je bolje stvoriti bazu podataka ispočetka. U programu Access 2010, koje su vam sljedeće mogućnosti: standard baze podataka radne površine ili web-baze podataka.

Dodatne informacije o web-baze podataka potražite u članku Stvaranje baze podataka radi zajedničkog korištenja na webu.

Da biste stvorili novu bazu podataka, učinite sljedeće:

  1. Pokrenite Access.

  2. Na kartici Novo u prikazu Backstage, kliknite Prazna baza podataka ili Prazna web-baze podataka.

    Važno: Odabir koji ovdje unesete će odrediti koje su značajke dostupne u bazi podataka. Baza podataka za stolna računala nije moguće objaviti na webu, a web-baze podataka ne podržava neke značajke za stolna računala, kao što je upit ukupnih zbrojeva.

  3. Na desnoj strani, u okvir Naziv datoteke upišite naziv za bazu podataka.

    Da biste promijenili mjesto u kojem stvarate datoteku, kliknite Pregledaj Slika gumba pokraj okvira Naziv datoteke , pronađite i odaberite novo mjesto, a zatim u redu.

  4. Kliknite Stvori.

    Access stvara bazu podataka, a zatim otvara praznu tablicu (nazvanu Tablica1) u prikaz podatkovnog lista.

  5. Access dodaje pokazivač u prvu praznu ćeliju u stupcu kliknite da biste dodali novu tablicu.

    Da biste dodali podatke, počnite pisati – ili možete zalijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u odjeljku Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablici programa Access, u nastavku ovog članka.

    Napomene: 

    • Unos podataka u prikazu podatkovne tablice namijenjen je biti vrlo slično unos podataka na radnom listu programa Excel. Glavno ograničenje je podataka moraju se unijeti u susjedne retke i stupce, počevši od u gornjem lijevom kutu podatkovne tablice. Trebali biste pokušaja oblikovali podatke uključujući prazne retke ili stupce, kao što može učinite na radnom listu programa Excel jer je to stoga će zauzimati prostora u tablici. Tablica sadrži samo vaše podatke. Sva vizualna predstavljanja tih podataka će se izvršiti u obrascima i izvješćima koje ste dizajnirali kasnije.

    • Struktura tablice stvara se tijekom unosa podataka. Svaki put kada dodate novi stupac u podatkovnoj tablici definira se novo polje u tablici. Access postavlja vrsta podatka polje na temelju vrste podataka koje ste unijeli. Na primjer, ako imate stupac u kojem ste unijeli samo vrijednosti datuma, Access će postaviti vrste podataka za to polje Datum/vrijeme. Ako se poslije namjeravate unositi vrijednosti koje nisu datuma (kao što su ime ili telefonski broj) u tom polju, Access prikazuje poruku koja vas obavještava da vrijednost ne odgovara vrsti podataka u stupcu. Kada je to moguće, trebali biste planirati tablice tako da svaki stupac sadrži istu vrstu podataka, bilo da je tekst, datumi, brojevi ili neku drugu vrstu. To čini mnogo lakše sastavljanje upite, obrasce i izvješća koja odaberite podatke koje želite.

Ako ne želite još unos podataka, kliknite Zatvori Slika gumba .

Napomena: Access će izbrisati Tablica1 ako zatvorite bez spremanja.

Vrh stranice

Otvaranje postojeće baze podataka programa Access

Savjet: Da biste brzo otvorili jedan od posljednjih nekoliko baza podataka koje ste otvarali, na kartici datoteka kliknite nedavno, a zatim kliknite naziv datoteke.

  1. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.

  2. Kliknite prečac u dijaloškom okviru Otvaranje – ili, u okviru Pogledaj u kliknite pogon ili mapu koja sadrži bazu podataka koju želite.

  3. Na popisu mapa dvokliknite mape dok ne otvorite mapu koja sadrži bazu podataka.

  4. Kada pronađete bazu podataka, učinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste otvorili bazu podataka u zadani način otvaranja, dvokliknite je.

    • Da biste otvorili bazu podataka za zajedničko korištenje u okruženju višekorisnička tako da vi i drugi korisnici možete čitati i pisati u bazi podataka u isto vrijeme, kliknite Otvori.

    • Da biste otvorili bazu podataka za pristup samo za čitanje, tako da možete prikazati, ali ne možete uređivati, kliknite strelicu pokraj gumba Otvori , a zatim kliknite Otvori samo za čitanje.

    • Da biste otvorili bazu podataka za isključivi pristup da nitko ne može otvoriti dok ste ga otvorili, kliknite strelicu pokraj gumba Otvori , a zatim kliknite Otvori isključivo.

    • Da biste otvorili bazu podataka za pristup samo za čitanje, kliknite strelicu pokraj gumba Otvori , a zatim Otvori isključivo drugi korisnici i dalje možete otvoriti bazu podataka, ali samo imaju pristup samo za čitanje.

Ako ne možete pronaći bazu podataka koju želite otvoriti    

  1. U dijaloškom okviru Otvaranje kliknite prečac Moje računalo – ili, u okviru Pogledaj u kliknite Moje računalo.

  2. Na popisu pogona desnom tipkom miša kliknite na kojem mislite da se nalazi baza podataka, a zatim kliknite Pretraži.

  3. Unesite kriterije pretraživanja, a zatim pritisnite tipku ENTER da biste potražili bazu podataka.

  4. Ako se pronađe bazu podataka, otvorite ga tako da dvokliknete u dijaloškom okviru Rezultata pretraživanja .

    Budući da je pretraživanje pokrenuto u dijaloškom okviru Otvaranje , morate pritisnuti Odustani u tom dijaloškom okviru prije nego što će se otvoriti bazu podataka.

Podatkovnu datoteku možete otvoriti izravno u vanjskom formatu datoteke (kao što su dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ili Excel). Možete izravno otvoriti sve ODBC izvor podataka, kao što je Microsoft SQL Server ili Microsoft FoxPro. Access automatski stvara novu bazu podataka programa Access u istu mapu kao podatkovne datoteke i dodaje veze za svaku tablicu u vanjskoj bazi podataka.

Vrh stranice

Prvi koraci pri korištenju novu bazu podataka

Ovisno o predlošku koji ste koristili, možda ćete morati učinite nešto od sljedećeg da biste započeli novu bazu podataka:

  • Ako Access prikazuje dijaloški okvir Prijava s praznim popisom korisnika, koristite sljedeći postupak za početak rada:

    1. Kliknite novi korisnik.

    2. Ispunite obrazac Detalji o korisniku .

    3. Kliknite Spremi i zatvori.

    4. Odaberite korisničko ime koje ste upravo unijeli, a zatim kliknite Prijava.

  • Ako Access prikazuje praznu podatkovne tablice, počnite pisati podatke izravno u tom podatkovne tablice ili kliknite druge gumbe i kartice da biste istražili bazu podataka.

  • Ako Access prikazuje stranice za Početak rada , kliknite veze na toj stranici da biste saznali više o bazi podataka ili kliknite druge gumbe i kartice da biste istražili bazu podataka.

  • Ako Access prikazuje poruka Sigurnosno Upozorenjena traci za poruke i izvor predloška smatrate pouzdanim, kliknite Omogući sadržaj. Ako bazu podataka potrebna je prijava, morat ćete ponovno prijavite.

Za stolna računala i web-baze podataka i želite da počinje sa jedan od sljedećih koraka:

Vrh stranice

Dodavanje tablice

Možete dodati nove tablice postojećoj bazi podataka pomoću alata u grupi tablice na kartici Stvaranje .

Grupa Tablice na kartici Stvaranje

Napomena: U web-baze podataka u grupi tablice dostupna je samo na naredbu tablica .

Bez obzira na to koju pokrenete u prikazu, uvijek se možete prebaciti na drugi prikaz pomoću gumba za prikaz na traci stanja prozora programa Access.

Stvaranje prazne tablice u prikazu podatkovne tablice    U prikazu podatkovne tablice, možete odmah unositi podatke i pustiti da Access strukturu tablice u pozadini. Nazivi polja se dodjeljuju numerički (Polje1, Polje2 i tako dalje), a Access postavlja vrstu podataka polja, ovisno o vrsti podataka koje ste unijeli.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi tablice kliknite tablica Slika gumba .

  2. Access stvara tablicu, a zatim smješta pokazivač prvu praznu ćeliju u stupcu kliknite Dodaj .

  3. Da biste dodali podatke, počnite tipkati u prvu praznu ćeliju – ili možete zalijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u nastavku ovog članka.

    • Da biste promijenili naziv stupca (polja), dvokliknite zaglavlje stupca, a zatim upišite novi naziv.

      Savjet: Dodijelite smisleni naziv za svako polje tako da biste znali što sadrži bez potrebe za pregled podataka.

    • Da biste premjestili stupac, odaberite ga klikom na njegovo zaglavlje, a zatim ga povucite na željeno mjesto. Odabir nekoliko susjednih stupaca i ih povući na novo mjesto zajedno.

      Da biste dodali više polja u tablicu, možete ili početi pisati u stupac kliknite da biste dodali u prikazu podatkovne tablice, ili nova polja možete dodati pomoću naredbe u grupi Dodavanje & brisanje na kartici polja .

Stvaranje tablice počevši u prikazu dizajna    U prikazu dizajna, najprije stvoriti strukturu nove tablice. Zatim ili prijeđete na prikaz podatkovne tablice za unos podataka ili unos podataka pomoću neke druge metode, kao što su obrasca.

Prikaz dizajna nije dostupna za tablice u web-bazu podataka.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Dizajn tablice. Slika gumba

  2. Za svako polje u tablici upišite naziv u stupac Naziv polja, a zatim odaberite vrstu podataka na popisu Vrsta podataka.

  3. Dodatne informacije za svako polje možete unijeti u stupac Opis . Opis koji unesete prikazuje se na traci stanja kada točku je u tom polju i koristi se kao tekst na traci stanja za sve kontrole koje ste stvorili povlačenjem polja iz okna Popis polja na obrazac ili izvješće , i za sve kontrole stvorene za to polje čarobnjaka za obrasce ili čarobnjaka za izvješća.

  4. Kada dodate sva polja, spremite tablicu:

    • Na kartici Datoteka kliknite Spremi.

  5. Možete početi unositi podatke u tablicu u bilo kojem trenutku prijelaz na prikaz podatkovne tablice, klikom na prvu praznu ćeliju i pisati. Možete zalijepiti podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u sljedećem odjeljku.

Stvaranje tablice na temelju popisa sustava SharePoint    S popisa sustava SharePoint podataka mogu se osobe koje nemaju pristup. Nadalje, podataka s popisa pohranjuju se na poslužitelju, koje obično bolje štiti od gubitka podataka od datoteka pohranjenih na stolnom računalu. Možete bilo start s novog popisa ili možete povezati s postojećim popisom. Morate imati dovoljno dozvola na SharePoint web-mjestu na kojem želite stvoriti na popisu. To se može razlikovati po web-mjesta pa kontakt administratoru sustava SharePoint za detalje o mogućnostima.

Ta značajka nije dostupna u web-bazu podataka.

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Popisi sustava SharePoint.

  2. Neki od predložaka popisa možete koristiti da biste stvorili standardnih popisa sustava SharePoint, kao što su kontakti ili događaja.

    Možete i stvoriti prilagođeni popis, ili za povezivanje i uvoz postojeći popis. Kliknite željenu mogućnost.

  3. Ako odaberete neki od predložaka popisa ili stvaranje prilagođenog popisa koji će vas voditi kroz postupak otvara se dijaloški okvir Stvaranje novog popisa . Ako odaberete koristi postojeći popis, će vam pomoći da se otvara dijaloški okvir Dohvaćanje vanjskih podataka .

Dodatne informacije o tablicama potražite u odjeljku Uvod u tablice.

Vrh stranice

Lijepljenje podataka iz drugog izvora u tablici programa Access

Ako vaši podaci trenutno spremljeni u drugom programu, kao što je Excel, možete kopirati i zalijepiti podatke u tablici programa Access. Općenito govoreći, to najbolje funkcionira ako vaši podaci već podijeljeni u stupce, kao što su u radnom listu programa Excel. Ako se podaci nalaze u programu za obradu teksta, trebali biste najprije odvojite stupaca s podacima pomoću kartice ili pretvoriti podatke u tablicu u programu za obradu i kopirajte podatke. Ako je podatke potrebno urediti rukovanje (na primjer, odvojiti puna imena u imena i prezimena), možda ćete to učiniti prije kopirali podatke, osobito ako niste upoznati s programom Access.

Kada podatke zalijepite u praznu tablicu, Access određuje vrstu podataka svakog polja u skladu s vrstom podataka zalijepljenih u tablicu. Ako, primjerice, zalijepljeno polje sadrži samo datumske vrijednosti, Access na njega primjenjuje vrstu podataka Datum/vrijeme. Ako zalijepljeno polje sadrži samo riječi "da" i "ne", Access na njega primjenjuje vrstu podataka Da/Ne.

Access poljima dodjeljuje nazive u skladu s podacima koje pronađe u prvom retku zalijepljenih podataka. Ako je prvi redak podataka po vrsti sličan recima koji slijede, Access određuje da prvi redak dio podataka i dodjeljuje polja generički imena (Polje1, Polje2 i tako dalje). Ako prvi redak podataka nije sličan recima koji slijede, Access će koristiti prvi redak za nazive polja i isključuje prvog retka u stvarnih podataka.

Ako Access dodijeli generičke nazive polja, što prije promijenite nazive polja da ne bi došlo do zabune. To učinite na sljedeći način:

  1. Na kartici datoteka kliknite Spremi da biste spremili tablicu.

  2. U prikazu podatkovne tablice, dvokliknite svako zaglavlje stupca, a zatim upišite naziv stupca.

  3. Ponovno spremite tablicu.

Vrh stranice

Uvoz ili povezivanje s podacima iz drugog izvora

Možda imate podatke koji prikupljanje ste u drugi program koji želite koristiti u programu Access. Možda radite s osobama koje svoje podatke spremaju u drugim programima, a želite raditi s njihovim podacima u programu Access. Možda imate više različitih izvora podataka, a potrebno je "odredišna tipkovnica" gdje možete unijeti ih sve zajedno za dublju analizu.

Access olakšava uvoz ili povezivanje podataka iz drugih programa. Možete unijeti podatke s radnog lista programa Excel, iz tablice u drugu bazu podataka programa Access, sa SharePoint popisa ili iz bilo kojeg od brojnih drugih izvora. Postupak malo razlikuje se ovisno o izvoru podataka, ali ove upute će vam pri prvim koracima:

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & vezu kliknite naredbu za vrstu datoteke koju uvozite iz.

    Ako, primjerice, podatke uvozite s radnog lista programa Excel, kliknite Excel. Ako ne vidite točnu vrstu programa, kliknite više.

    Napomena: Ako ne možete pronaći odgovarajuću vrstu formata u grupi Uvoz & vezu , možda ćete morati pokrenuti program u kojem ste izvorno stvorili podatke, a zatim koristiti taj program za spremanje podataka u obliku datoteke koje Access ne podržava (primjerice razgraničena tekstualna datoteka) , a zatim uvoz ili povezivanje s podacima.

  2. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka kliknite Pregledaj da biste pronašli izvornu datoteku podataka ili upišite cijeli put datoteke za izvor podataka u okvir naziv datoteke .

  3. Kliknite željenu mogućnost u odjeljku Navedite način i mjesto spremanja podataka u trenutnoj bazi podataka. Stvaranje nove baze podataka pomoću uvezenih podataka ili stvoriti povezanu tablicu koja održava vezu s izvorom podataka.

  4. Kliknite U redu.

    Ovisno o vašem izboru, dijaloški okvir Veza objekata ili Uvoz objekata otvara se dijaloški okvir.

  5. Pomoću dijaloškog okvira da biste dovršili postupak. Ispravna procedura koju pratite ovisi o mogućnosti uvoz ili povezivanje koji ste odabrali.

  6. Na zadnjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

    Ako odaberete da biste uvezli, Access će vas pitati želite li spremiti pojedinosti operacije uvoza koji ste upravo dovršili.

  7. Ako mislite da ste izvoditi ove iste operacije uvoza ponovno, kliknite Spremi korake uvoza, a zatim unesite detalje.

    Mogli zatim jednostavno ponoviti operacije uvoza tako da kliknete Spremljeni uvozi u grupi Uvoz na kartici Vanjski podaci , pritiskom na specifikacije uvoza, a zatim Pokreni.

  8. Ako ne želite spremiti detalje o operaciji, kliknite Zatvori.

Pristup uvesti podatke u novu tablicu, a zatim prikazuje tablicu u odjeljku tablica u navigacijskom oknu.

Da biste saznali više o tome kako uvesti podatke u programu Access, slijedite veze u odjeljku Vidi također ovog članka.

Vrh stranice

Daljnji koraci

Ostatak postupka dizajniranja razlikuje se ovisno na ciljeve, ali ćete vjerojatno htjeti razmislite o stvaranju upita, obrazaca, izvješća i makronaredbe. U ovom se članku nalaze informacije o stvaranju objekata dodatne baze podataka.

Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

Vrh stranice

Uvoz podataka iz proračunske tablice ili drugim programima

Ako ste upoznati s drugim programima za baze podataka ili proračunske tablice, vjerojatno znate osnove kako funkcioniraju te aplikacije i koje baze podataka koriste se za. Access se razlikuje od mnogih ostalih baza podataka po tome što omogućuje stvaranje relacijske baze podataka, a zatim dodatno razlikuje se od Većina programa za proračunske tablice pomoću alata za razvoj složene upite, obrasce i izvješća. Access omogućuje brojne mogućnosti za rad s drugim programima baze podataka, primjerice, SQL Server.

Uvoz radnog lista programa Excel u Access

Mnogo ljudi počinje istraživati Access nakon što stvaranje popisa u programu Excel. Excel sjajno su početno mjesto za početak stvaranja popisa, ali kao što je popis poveća, on postaje sve teže organizirati i ažurirati. Premještanje popisa u programu Access obično je sljedeći logički korak.

Tablice baze podataka je slična strukturu radnog lista, u tom se podaci se pohranjuju u retke i stupce. Zbog toga obično je lako uvesti radni list u tablici baze podataka. Glavna razlika između omogućuje pohrana podataka na radnom listu i spremanje u bazi podataka se način organiziranja podatke. Jednostavno uvoza na cijelom radnom listu kao novu tablicu u bazi podataka ne uspijete riješiti probleme vezane za organiziranje i ažuriranje vaših podataka, osobito ako radni list sadrži suvišnih podataka. Za rješavanje tih problema, morate najprije podijeliti podatke iz radnog lista u odvojene tablice, svaki od njih koja sadrži povezane podatke. Dodatne informacije o načinu raspoređivanja podataka u tablicama, potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.

Pristup značajkama Čarobnjak za analizu tablica koje omogućuju da biste dovršili postupak. Nakon uvoza podataka u tablicu, čarobnjak pomaže podijelite tablicu u zasebne tablice koja sadrži podatke koji se ne ponavljaju u bilo kojem s ostalim tablicama. Čarobnjak stvara i nužne odnose između tablica.

Vrh stranice

Uvoz radnog lista programa Excel kao tablicu u novu bazu podataka

  1. Na kartici Datoteka kliknite Novo, a zatim Prazna baza podataka.

  2. U okvir Naziv datoteke unesite naziv za novu bazu podataka, a zatim kliknite Stvori.

    Otvorit će se nove baze podataka, a Access stvara novu praznu tablicu, Tablica1.

  3. Zatvorite Tablica1.

    Kada se pojavi upit želite li spremiti promjene dizajna Tablica1, kliknite nema.

  4. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & vezu kliknite Excel. Slika gumba

  5. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka kliknite Pregledaj.

  6. Pomoću dijaloškog okvira Otvaranje datoteke da biste pronašli datoteku.

  7. Odaberite datoteku, a zatim kliknite Otvori.

  8. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka provjerite je li odabrana mogućnost Uvezi izvorišne podatke u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka .

  9. Kliknite U redu.

    Čarobnjak za uvoz proračunske tablice pokreće i od vas na nekoliko pitanja o vašim podacima.

  10. Slijedite upute, klikom na sljedeću ili natrag da biste došli do stranice. Na zadnjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

    Napomena: Access će vas pitati želite li spremiti pojedinosti operacije uvoza koji ste upravo dovršili. Ako mislite da ste izvoditi isti operaciju ponovo kliknite da, a zatim unesite detalje. Mogli zatim jednostavno ponoviti postupak u budućnosti tako da kliknete Spremljeni uvozi u grupi Uvoz na kartici Vanjski podaci . Ako ne želite spremiti detalje o operaciji, kliknite Zatvori.

Access će uvesti podatke u novu tablicu i prikazuje ga u odjeljku Sve tablice u navigacijskom oknu.

Vrh stranice

Koristite čarobnjak za analizu tablica za organiziranje podataka

Nakon podataka uvezena je u tablici programa Access, možete koristiti Čarobnjak za analizu tablica za brzo prepoznavanje suvišnih podataka. Čarobnjak zatim pruža jednostavan način da biste organizirali podatke u odvojene tablice, tako da se nalaziti u najučinkovitiji način. Access sprema izvorne tablice kao sigurnosnu kopiju, a zatim stvara nove tablice koje možete koristiti kao osnovu za svoju aplikaciju za bazu podataka.

  1. Otvorite bazu podataka programa Access koja sadrži tablicu koju želite analizirati.

  2. Na kartici Alati baze podataka u grupi Analiza kliknite Analiza tablice.

    Pokreće se čarobnjak za analizu tablica.

    Prve dvije stranice čarobnjaka sadrže kratak vodič – zajedno s gumbi koje možete kliknuti da biste vidjeli primjera. Ako ne vidite uvodne stranice, ali već prikazuje potvrdni okvir s natpisom prikazati uvodne stranice?, potvrdite okvir, a zatim ponovno dvaput da biste vidjeli uvodu. Ako ne želite da biste vidjeli uvodne stranice nakon što je uvod za čitanje, možete isključiti u prikazati uvodne stranice? potvrdni okvir.

  3. Na na koja tablica sadrži polja s vrijednostima koje se ponavljaju u više zapisa? stranice odaberite tablicu koju želite analizirati, a zatim kliknite Dalje.

  4. Možete pustiti da čarobnjak za određivanje polja koja pregledate koje je tablice ili je možete učiniti donijeti sami. Ako slijedite u čarobnjaku za prijedloge, i dalje možete unijeti promjene u izgledu tablice na sljedećoj stranici čarobnjaka.

    Napomena: Ako omogućili čarobnjaka odabir polja koja će se staviti u koje je tablice, svoje mogućnosti uvijek možda nije odgovarajuće za podatke, osobito ako nema količinom podataka da biste radili s. Pažljivo biste trebali provjeriti rezultate u čarobnjaku. S druge strane, čarobnjaka može predložiti učinkovitiji tvrtki ili ustanovi od one koju ste imali na umu, tako da bude preporučujemo da barem jednom isprobati odluka u čarobnjaku. Ako vam se ne sviđa prijedloge, možete i dalje razmjestiti polja ručno, a uvijek kliknite natrag i rasporediti sva polja sami.

  5. Kliknite Dalje. Na ovoj stranici određujete koja tablica sadrži polja koja. Ako odaberete da biste omogućili odluke, trebali biste vidjeti više tablica s crtama odnosa. U suprotnom, Access stvara samo jednu tablicu koja sadrži sva polja. U svakom slučaju, možete unijeti promjene na ovoj stranici.

    • Povlačenje polja iz tablice na prazno područje na stranici da biste stvorili novu tablicu koja sadrži ta polja. Access će vas pita za naziv tablice.

    • Polja možete povući iz jedne tablice u drugu tablicu ako mislite da one će se spremati učinkovitije postoji.

    • Većina tablica dodijelit će se polje Generirani jedinstveni ID ili ID-a . Dodatne informacije o poljima ID-a, kliknite savjete u gornjem desnom kutu čarobnjaka.

    • Da biste poništili promjenu, kliknite gumb Poništi .

    • Da biste preimenovali tablicu, dvokliknite njegovu naslovnu traku, upišite novi naziv i zatim kliknite u redu.

  6. Nakon što ste rasporedili polja na način na koji želite, kliknite Dalje.

  7. Ako čarobnjak pronađe zapise koji imaju slične vrijednosti, bit će prepoznati kao moguće pogreške u pisanju i prikazati na zaslon na kojem možete potvrditi što učiniti s njima. Pomaknite se niz popis da biste pronašli sve koji imaju vrijednosti u stupcu [korekcijski , a zatim kliknite odgovarajuću stavku na padajućem popisu. Odaberite (ostavite kao-je) da biste spriječili da čarobnjak napravi bilo kakve promjene vrijednost. Kada završite, kliknite Dalje.

  8. Čarobnjak pita želite li stvoriti upit koji sliči vašoj izvornoj tablici. Ako ste već ugrađena obrasce i izvješća koji se temelje na izvorne tablice, stvaranje takvog upita dobra je ideja. Ako odaberete Da, Stvori upit, Čarobnjak Preimenuje izvornu tablicu dodavanjem "_OLD" na naziv tablice, a zatim imena novi upit pomoću naziva izvorne tablice. Obrasci i izvješća koji se temelje na tablici sad koriste upit za svoje podatke, a nastavljaju raditi kao prije.

  9. Kliknite Završi.

    Čarobnjak stvara nove tablice kao što je navedeno, a zatim ih otvara. Zatvorite ih nakon što završite s pregledavanjem rezultata.

Vrh stranice

Rad s podacima iz druge programe

Access 2010 nudi značajke za rad s podacima koji su pohranjenu u drugim programima.

Stvaranje nove baze podataka programa Access koja je povezana s podacima u drugom formatu datoteke    Access možete koristiti za otvaranje datoteke u drugom formatu datoteke kao što su tekst, dBASE ili proračunske tablice. Access automatski stvara bazu podataka programa Access i povezuje datoteku za vas.

  1. Pokrenite Access.

  2. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.

  3. U dijaloškom okviru Otvaranje kliknite željenu vrstu datoteke koju želite otvoriti na popisu. Ako niste sigurni vrstu datoteke, kliknite sve datoteke (*. *).

  4. Ako je potrebno, pronađite mapu koja sadrži datoteku koju želite otvoriti. Kada pronađete datoteku, dvokliknite ga da biste ga otvorili.

  5. Slijedite upute u čarobnjaku. Na zadnjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.

Uvoz ili povezivanje podataka postojećoj bazi podataka programa Access    Možete ili uvesti podatke iz drugih izvora i programa u tablice programa Access tako da se podaci sadržani datoteke programa Access ili možete povezati s podacima iz programa Access tako da se podaci ostaju u izvorišnoj datoteci (izvan datoteke programa Access).

  1. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & vezu kliknite oblik u kojem se podaci spremaju.

    Možete uvesti ili povezivanje s podacima iz sljedećih izvora:

    • Excel    Možete unijeti na podatke s radnog lista ili imenovani raspon u radnoj knjizi programa Excel. Svaki radni list ili imenovani raspon morate uvesti ili povezati zasebno.

    • Access    Ovo je praktičan za razdvajanje proces iz podataka, stvaranje podijeljene baze podataka. To jest, možete koristiti jednu bazu podataka koja će sadržavati sve obrasce, izvješća i makronaredbe i zadržali podatke u drugoj bazi podataka. Zatim razviti poboljšanja bez prekida ničije rad. Možete kombinirati i podataka iz više različitih baze podataka programa Access u jedan, što olakšava sažimanje podataka u odjela ili između poslovnih partnera.

    • ODBC baza podataka    Mnogi programi podržavaju taj oblik, uključujući više proizvoda poslužitelj baze podataka. To vam olakšava stvaranje baze podataka "odredišna tipkovnica", gdje kombiniranje podataka iz različitih sustava.

    • Tekstna datoteka    Možete se povezati s jednostavne tekstne datoteke, a čak i Access možete koristiti da biste promijenili sadržaj te datoteke. To može pomoći lakše zauzeti po širokog raspona programi podataka programa Access.

    • XML datoteka    Ovaj oblik nudi i kompatibilnost s raznim drugim programima, uključujući neke web-poslužiteljima.

    • popis sustava SharePoint    Ovime podataka mogu koristiti s web-preglednik, standardni način korištenja popisa sustava SharePoint.

    • Podatkovni servisi    Možete se povezati s web-servisi podataka unutar tvrtke.

    • HTML dokument    

    • Mapa programa Outlook    Možete se povezati s mapama programa Outlook, pa je jednostavnije integriranje podataka za kontakt s ostatak podataka.

    • datoteke dBase    dBase je sustav popularne druge baze podataka koje podržava programa Access

      Pojavit će se dijaloški okvir Dohvaćanje vanjskih podataka .

  2. Slijedite upute u dijaloškom okviru.

    Access će uvoz ili povezivanje podataka u bazu podataka. Za većinu formata morate odrediti mjesto podataka, a zatim odaberite kako želite da se podaci se pohranjuju u bazi podataka.

Vrh stranice

Korištenje ranije verzije baze podataka u nekoliko verzija programa Access

Ako bazu podataka programa Access ili projekt programa Access stvoren u programu Access 2000 ili noviji, možete koristiti bazu podataka ili projekt u verziji programa Access u kojemu su stvoreni ili u bilo kojem noviju verziju, čak i ako se datoteka nalazi omogućena sigurnost. Na primjer, Access 2000 datoteke može koristiti u Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 i Access 2010.

Možda ćete situacija u kojima želite zadržati podatke u starijoj verziji programa Access, ali imate korisnike novijom verzijom programa Access koje želite povezati s tim podacima, ali i dalje iskoristili neke od značajki noviju verziju. Rješenje je stvoriti novu "pristupnu" bazu podataka u noviju verziju (koja sadrži obrasce, izvješća, upite, makronaredbe, ali ne tablice) i povezati je s tablicama u datoteci ranije verzije. Koristite neku od sljedećih postupaka, ovisno o tome je li baza podataka nalazi se u jednu datoteku ili pristupna/pozadinska aplikacijaveć podijelite.

Korištenje datoteke baze podataka programa Access u nekoliko verzija programa Access

Ako sve tablice, obrasce i druge objekte baze podataka programa Access starije verzije nalaze se u jednu datoteku, a želite koristiti bazu podataka u nekoliko verzija programa Access, možete stvoriti novu pristupnu bazu podataka u novijoj verziji i veza na izvornu datoteku. Korisnici koji imaju stariju verziju programa Access će i dalje moći koristiti izvorne baze podataka. Korisnici koji imaju noviju verziju možete koristiti novu pristupnu bazu podataka da biste se povezali s istim podacima. Ako vam je potrebna kako bi odgovarao više verzija programa Access možete stvoriti nekoliko verzija sučelja.

Vrh stranice

Korak 1: Stvaranje kopije postojeće baze podataka i spremite ga u novom obliku

Koristite sljedeći postupak da biste pretvorili bazu podataka u bilo koji od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Ta se naredba čuva izvornu bazu podataka u izvornom obliku i stvara kopiju u obliku koji navedete.

  1. Zatvorite datoteku programa Access. Ako se datoteka nalazi dijeljenoj bazi podataka programa Access koja se nalazi na poslužitelju ili u zajedničkoj mapi, provjerite je li nitko drugi je otvorio.

  2. Pokrenite Access 2010.

  3. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.

  4. Dođite do mjesta datoteke koju želite pretvoriti, a zatim dvokliknite da biste ga otvorili.

    Ako se pojavi dijaloški okvir Poboljšanje baze podataka , koja vas pita želite li poboljšati bazu podataka, kliknite nema.

  5. Ako se obrazac otvara kada pokrenete bazu podataka, zatvorite obrazac.

  6. Na kartici datoteka kliknite Spremi bazu podataka kao.

  7. U dijaloškom okviru Spremi kao upišite naziv za novu bazu podataka.

    Napomena: Ako novu bazu podataka će se spremiti na neko drugo mjesto, njegov naziv moraju biti različiti od izvorne baze podataka. U svakom slučaju obično najbolje je koristiti neki drugi naziv tako da možete lako razlikovali pristupne baze podataka i pozadinske baze podataka. Međutim, ako pretvarate u Access 2007 formatu, datotečni nastavak mijenja se iz .mdb u .accdb, da bi mogli koristiti isti naziv datoteke.

  8. Kliknite Spremi.

Vrh stranice

Korak 2: Podjela kopiju baze podataka i koristiti izvornu datoteku kao pozadinske baze podataka

Podjela pretvorene baze podataka pomoću sljedećeg postupka:

  • Na kartici Alati baze podataka u grupi Premjesti podatke kliknite Bazu podataka programa Access. Slika gumba

  • U dijaloškom okviru Podjela baze podataka kliknite podijeljene baze podataka.

    Ako želite, ali nije moguće samo ponovno stvoriti kopiju pomoću izvorne baze podataka možete napraviti sigurnosnu kopiju.

  • Upišite naziv za pozadinsku bazu podataka, a zatim kliknite Podijeli.

Vrh stranice

Korak 3: Povezivanje novog sučelja izvornom bazom podataka

  1. Brisanje pozadinske baze podataka koji se podjelom baze podataka – koja se oprezni da ne izbrišete svoju izvornu bazu podataka.

  2. Povezivanje nove pristupne baze podataka s tablicama u izvornoj bazi podataka: na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & vezu kliknite Upravitelj povezanih tablica. Slika gumba

  3. Kliknite Odaberi sve, a zatim potvrdite okvir Uvijek pitaj za novo mjesto .

  4. Kliknite u redu, dođite do baze podataka za starije verzije, a zatim je dvokliknite.

    Ako je sve dobro prošlo, Access prikazuje se poruka da su sve odabrane povezane tablice uspješno osvježene.

Sad možete poboljšati novu pristupnu bazu podataka za podršku novih značajki za korisnike koji imaju novija verzija programa Access. Korisnici koji imaju ranijim verzijama možete nastaviti koristiti ranije verzije baze podataka.

Vrh stranice

Korištenje pristupna-/ pozadinska aplikacija u nekoliko verzija programa Access

Ako bazu podataka programa Access već pristupna/pozadinska aplikacija, sučelje možete pretvoriti u novi oblik datoteke. Bez promjena su potrebni za pozadinsku bazu podataka.

Sljedeći postupak pokazuje kako pomoću naredbe Spremi bazu podataka kao pretvorite pristupne baze podataka na bilo koji od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Ta naredba čuva izvornu bazu podataka u izvornom obliku i stvara kopiju u obliku koji navedete.

  1. Zatvorite pristupne baze podataka. Ako se datoteka nalazi dijeljenoj bazi podataka programa Access koja se nalazi na poslužitelju ili u zajedničkoj mapi, provjerite da je nitko drugi je otvorio.

  2. Pokrenite Access 2010.

  3. Na kartici Datoteka kliknite Otvori.

  4. Dođite do mjesta pristupne baze podataka, a zatim dvokliknite da biste ga otvorili.

    Ako se pojavi dijaloški okvir Poboljšanje baze podataka , koja vas pita želite li poboljšati bazu podataka, kliknite nema.

  5. Ako se obrazac pojavljuje kada otvorite bazu podataka, zatvorite obrazac.

  6. Na kartici datoteka kliknite Spremi bazu podataka kao.

  7. U dijaloškom okviru Spremi kao upišite naziv za novu bazu podataka.

  8. Kliknite Spremi.

Sad možete poboljšati novu pristupnu bazu podataka za podršku novih značajki.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×