Odabir načina pohrane zapisa i upravljanja zapisima

Centar za zapise

U centar za zapise mogu se slati sadržaji iz cijele tvrtke, a zatim usmjeriti na odgovarajuće mjesto, gdje dobivaju odgovarajuće dozvole i pravilnike, primjerice za istek i nadzor.

Metapodaci, ili podaci o podacima, imaju ključnu ulogu u pojednostavnjivanju upravljanja podacima i njihova kasnijeg dohvaćanja. Značajke kao što su vrste sadržaja, organizator sadržaja i virtualne mape potpomažu korištenje metapodataka.

Značajke centra za zapise:

• ID dokumenta    Svakom se dokumentu može dodijeliti jedinstveni identifikator, koji ostaje s dokumentom čak i kada se arhivira. To omogućuje jednostavno referenciranje zapisa prema ID-ju ma kamo se dokument premjesti.

• Zadržavanje u više spremišta    Pravilnici o zadržavanju mogu imati više faza, čime se omogućuje navođenje cijelog životnog ciklusa dokumenta kao jednog pravilnika (npr. pregled ugovora svake godine i brisanje nakon sedam godina)

• Izvješća o nadzoru po stavci    Možete generirati prilagođeno izvješće o nadzoru o pojedinačnom zapisu.

• Hijerarhijski planovi datoteka    Možete stvarati duboke, hijerarhijske strukture mapa i upravljati zadržavanjem svake mape u hijerarhiji (ili nasljeđivanjem od nadređenih mapa).

• Izvješće o planu datoteka    Možete stvoriti izvješća o stanju prikazuje broj stavki u svakoj fazi datotečnom planu uz Smotuljak pravilnika zadržavanja na svakom čvor u planu. Taksonomija i centralizirane vrste sadržaja: U arhivu bit će korisnik enterprise razini taksonomija i vrste sadržaja, provjera dosljednosti i kontekst prijenos između suradnju razmaka, a u arhivu. Ne možemo ćete biti razgovor puno više o naš 2010 taksonomije ulaganja u budućnosti objave.

• Taksonomija i centralizirane vrste sadržaja    Arhiva će koristiti taksonomije i vrste sadržaja na razini cijele tvrtke, čime se jamči dosljednost i prijenos sadržaja između suradničkih prostora i arhive. U budućim ćemo postovima mnogo govoriti o našim ulaganjima u taksonomiju za 2010.

• Organizator sadržaja    Usmjerivač zapisa može koristiti metapodatke za usmjeravanje dolaznih dokumenata na odgovarajuće mjesto u hijerarhijskom planu datoteka. On, primjerice, omogućuje automatsku primjenu pravila na sadržaj koji se šalje, primjerice "Ako je ugovor o kupnji označen kao Alfa projekt, pošalji u podmapu Alfa ugovori i primijeni pravilnik o zadržavanju te mape na stavku".

• Virtualne mape   : plan datoteka je odličan način za upravljanje spremište, ali često vremena nije ono što želite koristiti za navigaciju i pronaći sadržaj koji tražite. Centar za zapise u sustavu SharePoint 2010 čini koristiti novu značajku pod nazivom Navigacija utemeljena na metapodacima koja vam omogućuje da biste ključa metapodataka kao virtualne mape:

Vrh stranice

Upravljanje zapisima in situ

Upravljanje zapisima in situ može se omogućiti na svakom web-mjestu, a moguće ga je i konfigurirati i kao sustav za upravljanje zapisima. Ta vrsta sustava, za razliku od centra za zapise, omogućuje pohranu zapisa uz aktivne dokumente u suradničkom prostoru.

Upravljanje in situ omogućuje upravljanje sadržajem u suradničkim prostorima. To omogućuje da određeni dokumenti (ili blogovi, wikiji, web-stranice i stavke popisa) sustava SharePoint budu deklarirani zapisi. Sustav po potrebi može spriječiti brisanje i uređivanje takvih zapisa u skladu s definicijom zapisa vaše tvrtke ili ustanove.

Nadzor, zadržavanje, istek, izvješćivanje, tijekovi rada sa zapisima, obveza predočavanja elektroničkih dokumenata i obveza čuvanja podataka značajke su koje možete koristiti u suradničkom prostoru dok uspostavljate ravnotežu između vrijednosti sustava SharePoint za krajnje korisnike i potrebu za upravljanjem podacima.

Zapisi se mogu deklarirati ručno, u sklopu većeg procesa u tijeku rada, ili kao zakazani dio zadržavanja dokumenta, primjerice nakon dvije godine. Ključno je da se prilikom deklariranja zapisa sadržaj ne premješta u arhivu, već ostaje na svom mjestu da bi krajnji korisnici i dalje mogli pronaći i koristiti sadržaj.

Neke od dodatnih pogodnosti korištenja upravljanja zapisima in situ:

• zapisi se mogu nalaziti na više web-mjesta i njima se može upravljati na više mjesta

• uz omogućeno određivanje verzije održavanje verzija zapisa odvija se automatski

• pretraživanje se može istodobno izvoditi na zapisima i aktivnim dokumentima

• šira kontrola nad onim što se u vašoj tvrtki ili ustanovi smatra zapisom te nad popisom osoba koje mogu stvarati zapise

Vrh stranice

Napomene vezane uz planiranje rješenja

Dok budete razmišljali o tome hoćete li zapisima upravljati u zasebnom centru za zapise ili na istom suradničkom web-mjestu na kojem su stvoreni dokumenti, razmotrite sljedeća pitanja:

• Je li upravljanje suradničkim web-mjestom prikladno za upravljanje zapisima?

• Primjenjuju li se na vašu gospodarsku granu zakonski preduvjeti prema kojima zapisi moraju biti odvojeni od aktivnih dokumenata?

• Može li se administratoru suradničkog web-mjesta povjeriti upravljanje web-mjestom koje sadrži zapise?

• Preporučuje se da zapise pohranite na web-mjesto koje koristi ograničeniji pristup nego suradničko web-mjesto ili na web-mjesto koje se sigurnosno kopira drukčijim rasporedom.

• Koliko će se dugo suradničko web-mjesto koristiti? Ako će se zapisi morati čuvati dulje no što traje projekt, odabir strategije upravljanja zapisima in situ znači da ćete morati održavati suradničko web-mjesto i kada se više ne bude koristilo.

• Hoće li članovi projekta morati često često pristupati dokumentima nakon što dokumenti postanu zapisi? Ako koristite pristup in situ, članovi projekta mogu pristupati dokumentima na isti način neovisno o tome jesu li dokumenti aktivni ili su zapisi.

• Jesu li upravitelji zapisa u vašoj tvrtki ili ustanovi odgovorni samo za zapise ili za sve podatke, neovisno o tome jesu li aktivni ili su zapisi? Ako su upravitelji zapisa odgovorni samo za službene zapise, možda će im biti lakše koristiti zaseban centar za zapise.

Vrh stranice