Oblikovanje razmatranja za ažuriranje podataka

Dobro dizajnirana baza podataka ne pomaže samo u osiguranju integriteta podataka, već je jednostavnije održavati i ažurirati. Baza podataka programa Access nije datoteka u istom smislu kao dokument programa Microsoft Word ili gumb za klizanje na programu Microsoft PowerPoint. Umjesto toga, to je zbirka objekata – tablica, obrazaca, izvješća, upita i tako dalje – koje moraju surađivati da bi ispravno funkcionirali.

Korisnici prije svega unose podatke putem kontrola. Ono što radite s određenom kontrolom ovisi o vrsti podataka postavljenih za polje tablice u podlozi, svim svojstvima postavljenih za to polje i postavljenih svojstava za kontrolu. Konačno, razmislite o korištenju dodatnih tehnika baze podataka, kao što su provjera valjanosti, zadane vrijednosti, popisi i pretraživanja te kaskadna ažuriranja. 

Dodatne informacije o ažuriranju podataka iz korisničke točke prikaza potražite u članku načini dodavanja, uređivanja i brisanja zapisa.

Sadržaj članka

Način dizajna baze podataka utječe na unos podataka

Podaci koje zadržite u bazi podataka pohranjeni su u tablicamakoje sadrže podatke o određenom predmetu, kao što su imovina ili Kontakti. Svaki zapis u tablici sadrži informacije o jednoj stavci, kao što je određeni kontakt. Zapis se sastoji od polja, kao što su naziv, adresa i telefonski broj. Zapis se obično naziva redak, a polje se obično naziva stupac. Ti se objekti moraju pridržavati skupa načela dizajna ili će baza podataka raditi loše ili potpuno pogriješiti. Prema tome, ta načela dizajna utječu na unos podataka. Razmislite o sljedećem:

  • Tablice    Access pohranjuje sve podatke u jednu ili više tablica. Broj tablica koje koristite ovisi o dizajnu i složenosti baze podataka. Iako možete pregledavati podatke u obrascu, izvješću ili u rezultatima koje je vratio upit, Access će pohraniti podatke samo u tablice, a drugi objekti u bazi podataka Izgradit će se iznad tih tablica. Svaka tablica trebala bi se temeljiti na jednom predmetu. Primjerice, tablica poslovnih podataka za kontakt ne smije sadržavati informacije o prodaji. Ako se to radi, pronalaženje i uređivanje odgovarajućih informacija može postati teško, ako ne i nemoguće.

  • Vrste podataka    U svakom od polja u tablici obično se prihvaćaju samo jedna vrsta podataka. Na primjer, ne možete pohraniti bilješke u polje postavljeno na prihvaćanje brojeva. Ako u takvom polju pokušate unijeti tekst, Access prikazuje poruku o pogrešci. No to nije teško i brzo pravilo. Možete, primjerice, pohraniti brojeve (primjerice poštanske šifre) u polje postavljeno na vrstu podataka kratki tekst, ali ne možete obavljati izračune na tim podacima jer ga Access smatra dijelom teksta.

    U nekim iznimkama polja u zapisu moraju prihvaćati samo jednu vrijednost. Na primjer, ne možete unijeti više od jedne adrese u polje adresa. To je u suprotnosti s programom Microsoft Excel, što vam omogućuje unos bilo kojeg broja naziva ili adresa ili slika u jednu ćeliju, osim ako ne postavite tu ćeliju da prihvati ograničene vrste podataka. 

  • Polja s više vrijednosti    Access nudi značajku koja se naziva polje s više vrijednosti da bi se u jedan zapis priložio više dijelova podataka i stvorio popise koji prihvaćaju više vrijednosti. Popis s više vrijednosti uvijek možete identificirati jer Access prikazuje potvrdni okvir pokraj svake stavke popisa. Na primjer, na zapis u bazi podataka možete priložiti platformu za slajdove programa Microsoft PowerPoint i bilo koji broj slika. Možete i stvoriti popis naziva i odabrati onoliko imena prema potrebi. Korištenje polja s više vrijednosti možda će prekršiti pravila dizajna baze podataka jer možete pohraniti više zapisa po polju tablice. No, Access nameće pravila "iza scena", pohranjujući podatke u posebne, skrivene tablice.

  • Korištenje obrazaca    Obrasce obično stvarate kada želite pojednostavniti korištenje baze podataka te da bi korisnici točno unijeli podatke. Korištenje obrasca za uređivanje podataka ovisi o dizajnu obrasca. Obrasci mogu sadržavati bilo koji broj kontrola, kao što su popisi, tekstni okviri, gumbi, pa čak i podatkovne tablice. Svaka od kontrola na obrascu čita podatke iz nekog od polja ishodišne tablice ili ih u njega upisuje.

Dodatne informacije potražite u članku Osnove dizajna baza podataka i Stvaranje tablice i dodavanje polja.

Vrh stranice

Postavljanje zadane vrijednosti za polje ili kontrolu

Ako veliki broj zapisa zajednički koristi istu vrijednost za dano polje, kao što je grad ili država/regija, možete uštedjeti vrijeme postavljanjem zadane vrijednosti za kontrolu vezanu uz to polje ili polje. Kada otvorite obrazac ili tablicu da biste stvorili novi zapis, u toj kontroli ili polju prikazat će se zadana vrijednost.

U tablici

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. Pri vrhu prikaza odaberite polje.

  3. Pri dnu prikaza odaberite karticu Općenito .

  4. Postavite svojstvo zadana vrijednost na željenu vrijednost.

U obrascu

  1. Otvorite obrazac u izgledu ili prikazu dizajna.

  2. Desnom tipkom miša kliknite kontrolu s kojom želite raditi, a zatim kliknite Svojstva.

  3. Na kartici Podaci postavite svojstvo Zadana vrijednost na željenu vrijednost.

Vrh stranice

Korištenje pravila provjere valjanosti za ograničavanje podataka

Podatke u bazama podataka programa Access za stolna računala možete provjeriti dok ga unosite pomoću pravila provjere valjanosti. Pravila za provjeru valjanosti mogu se postaviti u prikazu dizajna tablice ili prikazu podatkovne tablice. Postoje tri vrste pravila za provjeru valjanosti u programu Access:

  • Pravilo provjere valjanosti polja    Pravilo provjere valjanosti polja možete koristiti da biste naveli kriterij da se moraju zadovoljiti sve valjane vrijednosti polja. Ne morate navesti trenutačno polje kao dio pravila, osim ako koristite polje u funkciji. Ograničenja vrste znakova koji se mogu unijeti u polje lakše se postavljaju pomoću Maske za unos. Tako, primjerice, polje datuma može imati pravilo provjere valjanosti koje ne dopušta vrijednosti u prošlosti.

  • Pravilo provjere valjanosti zapisa    Pravilo provjere valjanosti zapisa možete koristiti da biste naveli uvjet da svi valjani zapisi moraju biti zadovoljenje. Pomoću pravila provjere valjanosti zapisa možete uspoređivati vrijednosti u različitim poljima. Na primjer, zapis s dva polja datuma može zahtijevati da vrijednosti jednog polja uvijek prethodi vrijednostima drugog polja (primjerice, Datum početka je prije krajnjih datuma).

  • Provjera valjanosti na obrascu    Možete koristiti svojstvo kontrole Pravilo provjere valjanosti na obrascu da biste naveli kriterij koje sve vrijednosti dodane toj kontroli moraju zadovoljiti. Svojstvo kontrole Pravilo provjere valjanosti funkcionira kao pravilo provjere valjanosti polja. Obično se koristi pravilo provjere valjanosti obrasca umjesto pravila provjere valjanosti polja ako se pravilo odnosi samo na taj obrazac, a ne na tablicu, bez obzira gdje se koristi.

Dodatne informacije potražite u članku Ograničavanje unosa podataka pomoću pravila provjere valjanosti.

Vrh stranice

Rad s popisima vrijednosti i poljima s vrijednostima

U programu Access postoje dvije vrste podataka popisa:

  • Popisi vrijednosti    U njima su označeni skupa vrijednosti koje unosite ručno. Vrijednosti se nalaze u svojstvu Izvor retka polja.

  • Polje vrijednosti    Pomoću upita dohvaćaju se vrijednosti iz druge tablice. Svojstvo izvor redaka u polju sadrži upit umjesto tvrdi popis vrijednosti. Upit dohvaća vrijednosti iz jedne ili više tablica u bazi podataka. Polje za pretraživanje po zadanom prikazuje te vrijednosti u obrascu popisa. Ovisno o tome kako ste postavili polje za pretraživanje, možete odabrati jednu ili više stavki s tog popisa.

    Napomena    Polja pretraživanja mogu zbuniti nove korisnike programa Access jer se popis stavki prikazuje na jednom mjestu (popis koji Access stvara iz podataka u polju pretraživanja), ali se podaci mogu nalaziti na drugom mjestu (tablica koja sadrži podatke).

Prema zadanim postavkama, Access prikazuje podatke s popisa u kontroli kombiniranog okvira, iako možete navesti kontrolu okvira popisa. Otvorit će se kombinirani okvir da bi se prikazao popis, a zatim će se zatvoriti kada odaberete odabir. Okvir s popisom, nasuprot tome, ostaje otvoren u svakom trenutku.

Da biste uredili popise, možete pokrenuti i naredbu Uređivanje popisa stavki ili možete uređivati podatke izravno u svojstvu Izvor retka izvorne tablice. Kada ažurirate podatke u polju za pretraživanje, ažurirate izvorišnu tablicu.

Ako je svojstvo vrsta izvora retka u okviru s popisom ili kombiniranom okviru postavljeno na popis vrijednosti, možete urediti popis vrijednosti dok je obrazac otvoren u prikazu obrasca – izbjegavajući potrebu prelaska na prikaz dizajna ili prikaz izgled, otvaranje lista svojstava i uređivanje svojstva izvora retka za kontrolu svaki put kada je potrebno unijeti promjenu na popis. Da biste uredili popis vrijednosti, svojstvo Dopusti uređivanje popisa vrijednosti za okvir s popisom ili kombinirani okvir mora biti postavljeno na da.

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje popisa mogućnosti pomoću okvira s popisom ili kombiniranog okvira.

Sprečavanje uređivanja popisa vrijednosti u prikazu obrasca

  1. Desnom tipkom miša kliknite obrazac u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz dizajna ili Prikaz izgled.

  2. Kliknite kontrolu da biste je odabrali, a zatim pritisnite F4 da biste prikazali list svojstava.

  3. Na kartici Podaci na listu svojstava postavite svojstvo Dopusti uređivanje popisa vrijednosti u ne.

  4. Kliknite datoteka , a zatim kliknite Spremiili pritisnite CTRL + S Slika gumba .

Određivanje drugog obrasca za uređivanje popisa vrijednosti

Prema zadanim postavkama, Access nudi ugrađeni obrazac u svrhu uređivanja popisa vrijednosti. Ako imate neki drugi obrazac koji biste radije koristili u tu svrhu, možete unijeti naziv obrasca u svojstvo obrasca za uređivanje popisa , kako slijedi:

  1. Desnom tipkom miša kliknite obrazac u navigacijskom oknu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna ili Prikaz izgled .

  2. Kliknite kontrolu da biste je odabrali, a zatim pritisnite F4 da biste prikazali list svojstava.

  3. Na kartici Podaci na listu svojstava kliknite strelicu padajućeg izbornika u okviru svojstva obrasca za uređivanje stavki popisa .

  4. Kliknite obrazac koji želite koristiti za uređivanje popisa vrijednosti.

  5. Kliknite datoteku , a zatim kliknite Spremiili pritisnite CTRL + S Slika gumba .

Pregled polja s vrijednostima u obrascu

  1. Otvorite obrazac u izgledu ili prikazu dizajna.

  2. Desnom tipkom miša kliknite kontrolu okvira s popisom ili kombiniranog okvira, a zatim kliknite Svojstva.

  3. Na listu svojstava kliknite karticu sve i pronađite svojstva vrsta izvora retka i Izvor retka . Svojstvo vrsta izvora retka mora sadržavati popis vrijednosti ili tablicu/upit, a svojstvo Izvor retka mora sadržavati popis stavki razdvojenih točkom sa zarezom ili upitom. Da biste imali više prostora, desnom tipkom miša kliknite svojstvo, a zatim odaberite Zumiranje ili pritisnite SHIFT + F2.

    Popisi vrijednosti obično koriste ovu osnovnu sintaksu: "item"; " Stavka";" Stavka"

    U ovom slučaju popis je skup stavki okruženih dvostrukim navodnicima i odvojeni točkama sa zarezom.

    Odabir upita koristite ovu osnovnu sintaksu: Odaberite [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    U ovom slučaju upit sadrži dvije rečenice (odaberite i od). Prvi uvjet odnosi se na tablicu ili upit i polje u toj tablici ili upitu. Drugi se uvjet odnosi samo na tablicu ili upit. Ovdje je ključna točka za pamćenje: odabir klauzula ne mora sadržavati naziv tablice ili upita, iako se preporučuje i mora sadržavati naziv najmanje jednog polja. No, svi iz klauzula moraju se odnositi na tablicu ili upit. Na taj način uvijek možete pronaći izvorišnu tablicu ili izvorišni upit za polje s vrijednostima čitanjem uvjeta FROM.

  4. Učinite nešto od sljedećeg.

    • Ako koristite popis vrijednosti, uredite stavke na popisu. Provjerite jeste li svaku stavku okružili dvostrukim navodnicima i odvojite svaku stavku točkom sa zarezom.

    • Ako se upit na popisu pretraživanja referencira na drugi upit, otvorite drugi upit u prikazu dizajna (desnom tipkom miša kliknite upit u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz dizajna). Obratite pozornost na naziv tablice koja se prikazuje u gornjem dijelu dizajnera upita, a zatim prijeđite na sljedeći korak.

      U suprotnom, ako se upit u polju za pretraživanje referencira na tablicu, zapišite naziv tablice i prijeđite na sljedeći korak.

  5. Otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice, a zatim po potrebi uredite stavke popisa.

Pregled polja s vrijednostima u tablici

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. U gornjem dijelu rešetke dizajna upita u stupcu vrsta podataka kliknite ili na neki drugi način Postavite fokus na polje tekst, broj ili da/ne.

  3. U donjem dijelu rešetke dizajna tablice kliknite karticu pretraživanja , a zatim pogledajte svojstva vrsta izvora retka i izvora retka .

    Svojstvo vrsta izvora retka mora čitati popis vrijednosti ili tablicu/upit. Svojstvo Izvor retka mora sadržavati popis vrijednosti ili upit.

    Popisi vrijednosti koriste ovu osnovnu sintaksu: "item"; " Stavka";" Stavka"

    U ovom slučaju popis je skup stavki okruženih dvostrukim navodnicima i odvojeni točkama sa zarezom.

    U pravilu odaberite upiti koristite ovu osnovnu sintaksu: Odaberite [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    U ovom slučaju upit sadrži dvije rečenice (odaberite i od). Prvi uvjet odnosi se na tablicu ili upit i polje u toj tablici ili upitu. Drugi se uvjet odnosi samo na tablicu ili upit. Ovdje je ključna točka za pamćenje: odabir klauzula ne mora sadržavati naziv tablice ili upita, iako se preporučuje i mora sadržavati naziv najmanje jednog polja. No, svi iz klauzula moraju se odnositi na tablicu ili upit. Na taj način uvijek možete pronaći izvorišnu tablicu ili izvorišni upit za polje s vrijednostima čitanjem uvjeta FROM.

  4. Učinite nešto od sljedećeg.

    • Ako koristite popis vrijednosti, uredite stavke na popisu. Provjerite jeste li svaku stavku okružili dvostrukim navodnicima i odvojite svaku stavku točkom sa zarezom.

    • Ako se upit u polju za pretraživanje referencira na drugi upit, u navigacijskom oknu otvorite drugi upit u prikazu dizajna (desnom tipkom miša kliknite upit pa kliknite Prikaz dizajna). Obratite pozornost na naziv tablice koja se prikazuje u gornjem dijelu dizajnera upita, a zatim prijeđite na sljedeći korak.

      U suprotnom, ako se upit u polju za pretraživanje referencira na tablicu, zapišite naziv tablice i prijeđite na sljedeći korak.

  5. Otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice, a zatim po potrebi uredite stavke popisa.

Vrh stranice

Brisanje podataka s popisa vrijednosti ili polja pretraživanja

Stavke na popisu vrijednosti nalaze se u istoj tablici kao i druge vrijednosti zapisa. Nasuprot tome, podaci u polju pretraživanja nalaze se u jednoj ili više drugih tablica. Da biste uklonili podatke s popisa vrijednosti, otvorite tablicu i uredite stavke.

Uklanjanje podataka s popisa pretraživanja zahtijeva poduzimanje dodatnih koraka, a oni ovise o tome dohvaća li upit popisa pretraživanja podatke iz tablice ili drugog upita. Ako je upit popisa pretraživanja utemeljen na tablici, pronađite tu tablicu i polje koje sadrži podatke koji se pojavljuju na popisu. Nakon toga otvorite izvornu tablicu i uredite podatke u tom polju. Ako je upit popisa pretraživanja utemeljen na nekom drugom upitu, morat ćete otvoriti taj drugi upit, pronaći izvornu tablicu i polje iz kojeg drugi upit dohvaća podatke, a zatim promijeniti vrijednosti u toj tablici.

Uklanjanje podataka s popisa vrijednosti

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. U gornjem dijelu rešetke dizajna odaberite polje tablice koje sadrži popis vrijednosti.

  3. U donjem dijelu rešetke kliknite karticu Pretraživanje, a zatim pronađite svojstvo Izvor retka.

    Prema zadanim postavkama stavke na popisu vrijednosti okružuju navodnici, a one se razdvajaju točkama sa zarezom: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Po potrebi uklonite stavke s popisa. Nemojte zaboraviti izbrisati navodnike koji okružuju svaku izbrisanu stavku. Osim toga, nemojte ostaviti početnu točku sa zarezom, nemojte ostavljati dvije točke sa zarezom jedne do druge (;;), a ako pak uklonite zadnju stavku popisa, izbrišite konačnu točku sa zarezom.

    Važno    Ako izbrišete stavku s popisa vrijednosti, a zapisi u tablici već koriste tu izbrisanu stavku, ona će ostati dio zapisa sve dok ga ne promijenite. Recimo, primjerice, da vaša tvrtka ima skladište u gradu A, no zatim proda tu zgradu. Ako uklonite "Grad A" s popisa skladišta, u tablici ćete i dalje vidjeti "Grad A" sve dok ne promijenite te vrijednosti.

Uklanjanje podataka iz polja s vrijednostima

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. U gornjem dijelu rešetke dizajna odaberite polje s vrijednostima.

  3. U donjem dijelu rešetke dizajna kliknite karticu Pretraživanje i pronađite svojstva Vrsta izvora retka i Izvor retka.

    Za svojstvo Vrsta izvora retka trebala bi biti prikazana vrijednost Tablica/upit, a svojstvo Izvor retka mora sadržavati upit koji se odnosi na tablicu ili neki drugi upit. Upiti za polja pretraživanja uvijek započinju pomoću riječi Select.

    Upit odabiranja obično (no ne uvijek) koristi sljedeću osnovnu sintaksu: SELECT [naziv_tablice_ili_upita].[naziv_polja] FROM [naziv_tablice_ili_upita].

    U ovom slučaju upit sadrži dvije rečenice (odaberite i od). Prvi uvjet odnosi se na tablicu i na polje u toj tablici. obratno, drugi se uvjet odnosi samo na tablicu. Točka za pamćenje: uvjet FROM uvijek će vam reći naziv izvorne tablice ili upita. Odaberite klauzule možda neće uvijek sadržavati naziv tablice ili upita, iako uvijek sadrže naziv najmanje jednog polja. No, svi iz klauzula moraju se odnositi na tablicu ili upit.

  4. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako se upit u polju za pretraživanje referencira na drugi upit, kliknite gumb sastavi (na kartici Podaci na listu svojstava kliknite Gumb sastavljača dalje) da biste upit otvorili u prikazu dizajna. Zapišite naziv tablice koja će se pojaviti u gornjem dijelu dizajnera upita, a zatim prijeđite na peti korak.

    • Ako se upit u polju s vrijednostima odnosi na tablicu, zabilježite naziv tablice, a zatim nastavite na 5. korak.

  5. Otvorite izvorišnu tablicu u prikazu podatkovne tablice.

  6. Pronađite polje koje sadrži podatke korištene na popisu pretraživanja, a zatim po potrebi uredite te podatke.

Vrh stranice

Kako vrste podataka utječu na način unosa podataka

Kada dizajnirate tablicu baze podataka, odaberite vrstu podataka za svako polje u toj tablici, postupak koji pridonosi preciznijem unosom podataka.

Prikaz vrsta podataka

Učinite nešto od sljedećeg:

Korištenje prikaza podatkovne tablice

  1. Otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice.

  2. Na kartici polja u grupi Oblikovanje pogledajte vrijednost na popisu Vrsta podataka. Vrijednost se mijenja dok postavite pokazivač u različita polja u tablici:

    Popis vrsta podataka

Korištenje prikaza dizajna

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. Pogledajte rešetku dizajna. Gornji dio rešetke prikazuje naziv i vrstu podataka svakog polja tablice.

    Polja u prikazu dizajna

Način na koji vrste podataka utječu na unos podataka

Vrsta podataka koju postavite za svako polje tablice predstavlja prvu razinu kontrole nad vrstom podataka koja je dopuštena u polju. U nekim slučajevima, primjerice dugom tekstnom polju, možete unijeti željene podatke. U drugim slučajevima, kao što je polje Samonumeriranje, postavka vrste podataka za polje sprječava vas da unesete bilo koju informaciju. U sljedećoj su tablici navedene vrste podataka koje Access pruža te opisuju način na koji utječu na unos podataka.

Dodatne informacije potražite u članku vrste podataka za baze podataka programa Access za stolna računala i izmjenu ili promjenu postavke vrste podataka za polje.

Vrsta podataka

Utjecaj na unos podataka

Kratki tekst

Podsjetnik, počevši od programa Access 2013, vrste tekstnih podataka preimenovane su u kratki tekst.

Kratka tekstna polja prihvaćaju tekstualne ili numeričke znakove, uključujući razgraničene popise stavki. Tekstno polje prihvaća manji broj znakova nego dugo tekstno polje – od 0 do 255 znakova. U nekim slučajevima možete koristiti funkcije pretvorbe za izvršavanje izračuna na podacima u kratkim tekstnim poljima.

Dugi tekst

Napomenu, počevši od programa Access 2013, vrste podataka Memo preimenovane su u dugi tekst.

U ovu vrstu polja možete unijeti velike količine teksta i numeričkih podataka do 64.000 znakova. Također, postavite polje da podržava oblikovanje obogaćenog teksta, možete primijeniti vrste oblikovanja koje obično pronađete u programima za obradu programa Word, kao što je Word. Primjerice, možete primijeniti razne fontove i veličine fonta na određene znakove u tekstu te ih učiniti podebljanim ili kurziv i tako dalje. Podacima možete dodati i oznake za Hypertext Markup Language (HTML). Dodatne informacije potražite u članku Umetanje i dodavanje polja obogaćenog teksta.

Osim toga, dugačka tekstna polja imaju svojstvo samo za dodavanje. Kada omogućite to svojstvo, možete dodati nove podatke u dugo tekstno polje, ali ne možete promijeniti postojeće podatke. Značajka je namijenjena korištenju u aplikacijama kao što su baze podataka za praćenje problema, gdje ćete možda morati zadržati stalni zapis koji ostaje nepromjenjiv. Kada pokazivač postavite u polje dugo tekst s omogućenim svojstvom Samo dodavanje , prema zadanom, tekst u polju nestaje. Ne možete primijeniti bilo koje oblikovanje ili druge promjene na tekst.

Kao i kratka tekstna polja, možete pokrenuti i funkcije konverzije u odnosu na podatke u dugom tekstnom polju.

Broj

U ovu vrstu polja možete unijeti samo brojeve, a izračuni na vrijednosti u polju broj.

Veliki broj

Notes, vrste podataka velikih brojeva dostupne su samo u verziji programa Access Office 365 pretplate.

U ovu vrstu polja možete unijeti samo brojeve, a izračuni na vrijednosti u polju veliki broj.

Dodatne informacije potražite u članku Korištenje vrste podataka Veliki broj.

Datum/vrijeme

U ovu vrstu polja možete unijeti samo datume i vremena. 

Možete postaviti masku za unos za polje (niz doslovnih i rezerviranih znakova koji se prikazuju kada odaberete polje), morate unijeti podatke u razmake i oblik koji sadrži maska. Primjerice, ako vam se prikazuje maska kao što je MMM_DD_YYYY, morate upisati Oct 11 2017 u predviđenih razmaka. Ne možete unijeti puni naziv mjeseca ili dvoznamenkastu vrijednost. Dodatne informacije potražite u članku Upravljanje oblicima unosa podataka pomoću maski za unos.

Ako ne stvorite masku za unos, vrijednost možete unijeti pomoću valjanog oblika datuma ili vremena. Možete, primjerice, upisati 11 Oct. 2017, 10/11/17, Listopad 11, 2017 i tako dalje.

Možete i primijeniti oblik prikaza na polje. U tom slučaju, ako nema maske za unos, možete unijeti vrijednost u gotovo bilo kojem obliku, no Access prikazuje datume u skladu s oblikom prikaza. Možete, primjerice, unijeti 10/11/2017, ali oblik prikaza može biti postavljen tako da prikazuje vrijednost kao 11-Oct-2017.

Dodatne informacije potražite u članku Umetanje današnjeg datuma.

Valuta

U ovu vrstu polja možete unijeti samo vrijednosti valute. Također, ne morate ručno unositi simbol valute. Access prema zadanim postavkama primjenjuje simbol valute (¥, £, $ i tako dalje) naveden u regionalnim postavkama sustava Windows. Ovaj simbol valute možete promijeniti tako da odražava neku drugu valutu, ako je potrebno.

Automatsko numeriranje

Podatke u toj vrsti polja ne možete unijeti ni promijeniti u bilo kojem trenutku. Access povećava vrijednosti u polju Samonumeriranje kad god dodate novi zapis u tablicu.

Izračunato polje

Podatke u toj vrsti polja ne možete unijeti ni promijeniti u bilo kojem trenutku. Rezultati tog polja određuju se izrazom koji definirate. Access ažurira vrijednosti u izračunatom polju kad god dodate ili uredite novi zapis u tablicu.

Da/ne

Kada kliknete polje koje je postavljeno na ovu vrstu podataka, Access prikazuje potvrdni okvir ili padajući popis, ovisno o tome kako oblikujete polje. Ako polje oblikujete da bi vam se prikazao popis, možete odabrati da ili ne, True ili False, ili pak uključeno ili Isključeno s popisa, ponovno ovisno o obliku primijenjenom na polje. Ne možete unijeti vrijednosti na popisu ili promijeniti vrijednosti na popisu izravno iz obrasca ili tablice.

OLE objekt

Ovu vrstu polja koristite kada želite prikazati podatke iz datoteke stvorene drugim programom. Možete, primjerice, prikazati tekstnu datoteku, grafikon programa Excel ili platformu za slajdove programa PowerPoint u polju OLE object.

Privici omogućuju brži, jednostavniji i fleksibilniji način pregledavanja podataka iz drugih programa.

Hiperveza

U ovu vrstu polja možete unijeti bilo koji podatak, a Access će ga oblozi u web-adresi. Ako, primjerice, upišete vrijednost u polje, Access će svoj tekst okružio pomoću http://www.your_text. com. Ako unesete valjanu web-adresu, veza će funkcionirati. U suprotnom će vaša veza rezultirati porukom o pogrešci.

I uređivanje postojećih hiperveza može biti teško jer klikom na polje hiperveze pokrenete preglednik i vodi vas na web-mjesto određeno vezom. Da biste uredili polje hiperveza, odaberite susjedno polje, pomoću TABULATORA ili tipki sa strelicama pomaknite fokus na polje hiperveza, a zatim pritisnite F2 da biste omogućili uređivanje.

Privitak

Podatke iz drugih programa možete priložiti ovoj vrsti polja, ali ne možete upisati tekst ni numeričke podatke.

Dodatne informacije potražite u članku prilaganje datoteka i grafika zapisima u bazi podataka.

Čarobnjak za dohvaćanje vrijednosti

Čarobnjak za pretraživanje nije vrsta podataka. Umjesto toga koristite čarobnjak za stvaranje dviju vrsta padajućih popisa: Popisi vrijednosti i polja za pretraživanje. Popis vrijednosti koristi razgraničen popis stavki koje unosite ručno kada koristite čarobnjaka za traženje vrijednosti. Te vrijednosti mogu biti nezavisne od bilo kojeg drugog podataka ili objekta u bazi podataka.

Nasuprot tome, polje za pretraživanje koristi upit za dohvaćanje podataka iz jedne ili više drugih tablica u bazi podataka. Polje za pretraživanje zatim prikazuje podatke na padajućem popisu. Čarobnjak za traženje prema zadanim postavkama postavlja polje tablice na vrstu podataka broj.

Pomoću polja za pretraživanje možete raditi izravno u tablicama, ali i u obrascima i izvješćima. Prema zadanim postavkama vrijednosti u polju pretraživanja prikazuju se u vrsti kontrole popisa koja se naziva kombinirani okvir – popis koji sadrži strelicu padajućeg izbornika:

Prazan popis vrijednosti

Možete koristiti i okvir s popisom koji prikazuje nekoliko stavki s klizačićem da bi vam se prikazalo više stavki:

Kontrola osnovnog okvira popisa na obrascu

Ovisno o tome kako postavite polje za pretraživanje i kombinirani okvir, možete urediti stavke na popisu i dodavati stavke na popis tako da isključite svojstvo ograničenje na popisu polja s vrijednostima.

Ako ne možete izravno uređivati vrijednosti na popisu, morate dodati ili promijeniti podatke na unaprijed definiranom popisu vrijednosti ili u tablici koja služi kao izvor polja za pretraživanje.

Konačno, kada stvorite polje za pretraživanje, možete je postaviti tako da podržava više vrijednosti. Kada to učinite, na popisu će se prikazati potvrdni okvir uz svaku stavku popisa, a možete i odabrati ili izbrisati što je potrebno više stavki. Ova slika ilustrira tipični popis s više vrijednosti:

Popis potvrdnog okvira.

Informacije o stvaranju polja s višestrukim vrijednostima i korištenju dobivenih popisa potražite u članku Stvaranje ili brisanje polja s višestrukim vrijednostima.

Vrh stranice

Kako svojstva polja tablice utječu na način unosa podataka

Osim načela dizajna koja kontroliraju strukturu baze podataka i vrste podataka koje kontroliraju ono što možete unijeti u određenom polju, više svojstava polja može utjecati i na način unosa podataka u bazu podataka programa Access.

Prikaz svojstava za polje tablice

Access nudi dva načina prikaza svojstava za polje tablice.

U prikazu podatkovne tablice

  1. Otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice.

  2. Kliknite karticu polja , a zatim pomoću kontrola u grupi Oblikovanje Prikažite svojstva za svako polje tablice.

U prikazu dizajna

  1. Otvorite tablicu u prikazu dizajna.

  2. U donjem dijelu rešetke kliknite karticu Općenito , ako već nije odabrana.

  3. Da biste vidjeli svojstva polja s vrijednostima, kliknite karticu Pretraživanje .

Način unosa podataka o svojstvima

U sljedećoj su tablici navedene svojstva koja imaju najveći utjecaj na unos podataka i objašnjava kako utječu na unos podataka.

Svojstvo

Mjesto u rešetki dizajna tablice

Moguće vrijednosti

Ponašanje kada pokušate unijeti podatke

Veličina polja

Kartica Općenito.

0-255

Ograničenje znakova primjenjuje se samo na polja postavljena na vrstu podataka tekst. Ako pokušate unijeti više od navedenog broja znakova, polje će ih odsjeći.

Obavezno

Kartica Općenito.

Da/ne

Kada je uključeno, ovo svojstvo prisiljava vas da unesete vrijednost u polje, a Access vam neće omogućiti spremanje novih podataka dok ne dovršite obavezno polje. Kada je isključeno, polje će prihvatiti null vrijednosti, što znači da polje može ostati prazno.

Null vrijednost nije ista kao vrijednost nula. Nula je znamenka, a "null" je nedostaje, nedefinirana ili nepoznata vrijednost.

Dopusti nizove duljine nule

Kartica Općenito.

Da/ne

Kada je uključeno, možete unijeti nizove nulte duljine – nizove koji ne sadrže znakove. Da biste stvorili niz nulte duljine, u polje unesite par dvostrukih navodnika ("").

Indeksirano

Kartica Općenito.

Da/ne

Kada indeksirate polje tablice, Access vas sprječava da dodate duplicirane vrijednosti. Možete i stvoriti indeks iz više polja. Ako to učinite, možete duplicirati vrijednosti u jednom polju, ali ne i u oba polja.

Ulazna maska

Kartica Općenito.

Unaprijed definirani ili prilagođeni skupovi slova i rezerviranih mjesta

Maska za unos prisiljava vas da unesete podatke u unaprijed definiranom obliku. Maske se prikazuju kada odaberete polje u tablici ili kontroli na obrascu. Pretpostavimo, primjerice, da kliknete polje datuma i pogledate ovaj skup znakova: MMM-DD-YYYY. To je maska za unos. Prisiljava vas da unesete vrijednosti mjeseca kao kratice s tri slova, kao što su OCT i vrijednost godine kao četiri znamenke – primjerice, OCT-15-2017.

Maske za unos kontroliraju samo način unosa podataka, a ne način na koji Access pohranjuje ili prikazuje te podatke.

Dodatne informacije potražite u članku Upravljanje oblicima unosa podataka pomoću maski za unos i Oblikovanje polja datuma i vremena.

Ograničenje na popis

Kartica pretraživanja

Da/ne

Omogućuje ili onemogućuje promjene stavki u polju s vrijednostima. Korisnici ponekad pokušavaju ručno promijeniti stavke u polju za pretraživanje. Kada vam Access sprječava promjenu stavki u polju, ovo je svojstvo postavljeno na da. Ako je svojstvo omogućeno i morate promijeniti stavke na popisu, morate otvoriti popis (ako želite urediti popis vrijednosti) ili tablicu koja sadrži izvorne podatke za popis (ako želite urediti polje za pretraživanje) i promijeniti vrijednosti u njoj.

Dopusti uređivanja popisa vrijednosti

Kartica pretraživanja

Da/ne

Omogućuje ili onemogućuje naredbu Uređivanje stavki popisa za popise vrijednosti, ali ne i za polja s vrijednostima. Da biste omogućili tu naredbu za polja pretraživanja, unesite valjani naziv obrasca u svojstvo obrasca za uređivanje stavki popisa . Naredba Dopusti uređivanje popisa vrijednosti prikazuje se na izborniku prečaca koji otvarate tako da desnom tipkom miša kliknete okvir popisa ili kontrolu kombiniranog okvira. Kada pokrenete naredbu, prikazat će se dijaloški okvir Uređivanje stavki popisa . Alternativno, ako navedete naziv obrasca u svojstvu obrasca za uređivanje stavki popisa , Access će pokrenuti taj obrazac umjesto da prikazuje dijaloški okvir.

Možete pokrenuti naredbu Uređivanje stavki popisa iz okvira s popisom i kombiniranih okvira koji se nalaze na obrascima te iz Kontrola kombiniranog okvira koja se nalaze u tablicama i skupovima rezultata upita. Obrasci moraju biti otvoreni u prikazu dizajna ili prikazu pregledavanja; tablice i skupovi rezultata upita moraju biti otvoreni u prikazu podatkovne tablice.

Obrazac uređivanja popisa stavki

Kartica pretraživanja

Naziv obrasca za unos podataka

Ako unesete naziv obrasca za unos podataka kao vrijednost u ovom svojstvu tablice, taj će se obrazac otvoriti kada korisnik pokrene naredbu Uređivanje popisa stavki . U suprotnom, prikazat će se dijaloški okvir Uređivanje stavki popisa kada korisnici pokreću naredbu.

Vrh stranice

Korištenje kaskadnih ažuriranja za promjenu vrijednosti primarnog i vanjskog ključa

Možda ćete ponekad morati ažurirati vrijednost primarnog ključa. Ako taj primarni ključ koristite kao vanjski ključ, promjene možete automatski ažurirati putem svih podređenih instanci vanjskog ključa.

Kao podsjetnik, primarni ključ predstavlja vrijednost koja jedinstveno identificira svaki redak (zapis) u tablici baze podataka. Vanjski je ključ stupac koji odgovara primarnom ključu. Vanjski se ključevi obično nalaze u drugim tablicama i omogućuju vam stvaranje odnosa (veze) između podataka u tablicama.

Pretpostavimo, primjerice, da koristite identifikacijski broj proizvoda kao primarni ključ. Jedan ID broj na jedinstven način identificira jedan proizvod. Taj ID broj koristite i kao vanjski ključ u tablici podataka o narudžbi. Na taj način možete pronaći sve narudžbe koje obuhvaćaju svaki proizvod, jer svaki put kada netko naruči nalog za taj proizvod, ID postaje dio narudžbe.

Ponekad se ovi ID brojevi (ili druge vrste primarnog ključa) promijene. Kada to učine, možete promijeniti vrijednost primarnog ključa i promijeniti promjenu automatskog kaskadnog korištenja svih srodnih podređenih zapisa. To možete omogućiti uključivanjem referencijalnog integriteta i kaskadnih ažuriranja između dviju tablica.

Imajte na umu ova važna pravila:

  • Kaskadno ažuriranje možete omogućiti samo za polja primarnog ključa postavljenih na vrste podataka tekst ili broj. Kaskadno ažuriranje ne možete koristiti za polja postavljena na vrstu podataka Samonumeriranje.

  • Kaskadno ažuriranje možete omogućiti samo između tablica s odnosom jedan-prema-više.

Dodatne informacije o stvaranju odnosa. Pročitajte članak Vodič za odnose između tablica i Stvaranje, uređivanje ili brisanje odnosa.

Sljedeći postupci idu ručno u ruku i objašnjavaju kako najprije stvoriti odnos, a zatim omogućiti kaskadna ažuriranja za taj odnos.

Stvaranje odnosa

  1. Na kartici Alati baze podataka u grupi Pokaži/sakrij kliknite Odnosi.

  2. Na kartici dizajn u grupi odnosi kliknite Prikaz tablice.

  3. U dijaloškom okviru Prikaz tablice odaberite karticu tablice , odaberite tablice koje želite promijeniti, kliknite Dodaj, a zatim kliknite Zatvori.

    Da biste odabrali više tablica, možete pritisnuti SHIFT, a svaku tablicu možete dodati pojedinačno. Odaberite samo tablice na stranama "jedan" i "više" u odnosu.

  4. U prozoru odnosi odvucite primarni ključ iz tablice na stranu "jedan" u odnosu i odbacite je na polju vanjskog ključa tablice na strani odnosa "više".

    Pojavit će se dijaloški okvir Uređivanje odnosa. Na sljedećoj se slici prikazuje dijaloški okvir:

    Dijaloški okvir Uređivanje odnosa s postojećim odnosom

  5. Potvrdite okvir Nametni referencijalni integritet , a zatim kliknite Stvori.

Omogućivanje kaskadnih ažuriranja u primarnim ključevima

  1. Na kartici Alati baze podataka u grupi Pokaži/sakrij kliknite Odnosi.

  2. Pojavit će se prozor odnosi i prikazati spojeve (prikazane kao spojene crte) između tablica u bazi podataka. Na sljedećoj se slici prikazuje tipičan odnos:

  3. Desnom tipkom miša kliknite crtu spoja između nadređenih i podređenih tablica, a zatim kliknite Uređivanje odnosa.

    Odnos između dvije tablice

    Pojavit će se dijaloški okvir Uređivanje odnosa. Na sljedećoj se slici prikazuje dijaloški okvir:

    Dijaloški okvir Uređivanje odnosa

  4. Odaberite kaskadno ažuriranje srodnih polja, provjerite je li potvrđen okvir Nametni referencijalni integritet , a zatim kliknite u redu.

Vrh stranice

Razlog zašto ID brojevi ponekad preskoče broj

Kada stvorite polje koje je postavljeno na vrstu podataka AutoNumber, Access automatski generira vrijednost za to polje u svakom novom zapisu. Vrijednost se po zadanom incremented tako da svaki novi zapis dobije sljedeći raspoloživi broj u slijedu. Svrha vrste podataka AutoNumber jest opskrba vrijednošću koja je pogodna za korištenje kao primarni ključ. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje, postavljanje, promjena ili uklanjanje primarnog ključa.

Kada izbrišete redak iz tablice koja sadrži polje postavljeno na vrstu podataka AutoNumber, vrijednost u polju AutoNumber za taj redak neće se uvijek automatski ponovno koristiti. Iz tog razloga broj koji Access generira možda nije broj koji očekujete, a praznine se mogu pojaviti u slijedu ID brojeva – to je po dizajnu. Trebali biste se osloniti samo na jedinstvenost vrijednosti u polju Samonumeriranje, a ne njihov slijed.

Vrh stranice

Skupno ažuriranje podataka pomoću upita

Upiti s dodavanjem, ažuriranjem i brisanjem snažni su načini dodavanja, promjene ili uklanjanja zapisa u rasutom stanju. Osim toga, masovna ažuriranja jednostavnije su i učinkovitije obavljaju se kada koristite dobra načela dizajna baze podataka. Korištenje upita s dodavanjem, ažuriranjem ili brisanjem može biti ušteda vremena jer možete i ponovno koristiti upit.

Važno    Sigurnosno kopiranje podataka prije korištenja ovih upita. Ako imate sigurnosnu kopiju pri ruci, možete brzo ispraviti pogreške koje biste mogli nenamjerno učiniti.

Dodavanje upita    Koristite da biste dodali mnoge zapise u jednu ili više tablica. Jedan od najčešćih korištenja upita s dodavanjem jest dodavanje grupe zapisa iz jedne ili više tablica u izvorišnu bazu podataka u jednu ili više tablica u odredišnoj bazi podataka. Pretpostavimo, primjerice, da ste stekli nove kupce i bazu podataka koja sadrži tablicu informacija o tim kupcima. Da biste izbjegli ručno unos novih podataka, možete ga dodati u odgovarajuću tablicu ili tablice u bazi podataka. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje zapisa u tablicu pomoću upita s dodavanjem.

Upiti s ažuriranjem    Koristite za dodavanje, promjena ili brisanje dijela (ali ne sve) mnogih postojećih zapisa. Na upite s ažuriranjem možete gledati kao na snažniju verziju dijaloškog okvira Traženje i zamjena. Unesite kriterij Select (grubi ekvivalent niza za pretraživanje) i kriterij ažuriranja (grubi ekvivalent zamjenskog niza). Za razliku od dijaloškog okvira, upiti s ažuriranjem mogu prihvatiti više kriterija, dopustiti vam da ažurirate veliki broj zapisa u jednom prolazu i omogućite promjenu zapisa u više tablica. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje i pokretanje upita s ažuriranjem.

Brisanje upita    Kada želite brzo izbrisati puno podataka ili izbrisati skup podataka redovito, brisanje je korisno jer su upiti omogućili određivanje kriterija za brzo pronalaženje i brisanje podataka. Dodatne informacije potražite u članku načini dodavanja, uređivanja i brisanja zapisa.

Vrh stranice

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×