Prilikom uvoza podataka u Access, ponekad izvorišni podaci nisu pravilno podijeljeni u povezane tablice. Da biste dobili najviše koristi od Access, podaci moraju biti normalizirani – odvojeni u različite tablice, svaka o jednoj stvari, koja se odnose na ključne informacije. Alat za analizu tablica može vam pomoći s ovim kritičnim zadatkom: na vrpci kliknite Alati baze podataka, a zatim u grupi Analiza kliknite Analiza tablice. Pokreće se čarobnjak i vodi vas kroz postupak.
Napomena: Informacije u ovoj temi odnose se samo na bazu podataka programa Microsoft Access za računala (.mdb ili .accdb).
1. Izvorna tablica
2. Tablice koje je stvorio alat za analizu tablica
3. Upit koji je stvorio alat za analizu tablica
4. Popis pretraživanja
Ako vaš baza podataka programa Microsoft Access sadrži tablicu koja sadrži ponavljajuće podatke u jednom ili više polja, pomoću alata za analizu tablica podijelite podatke u povezane tablice da biste mogli sigurno i učinkovitije pohranjivati podatke. Taj se postupak zove normalizacija.
Analizator tablica dijeli jednu tablicu koja sadrži ponavljajuće podatke u zasebne tablice u kojima se svaka vrsta podataka pohranjuje samo jedanput. Time se baza podataka čini učinkovitijom i jednostavnijom za ažuriranje te se smanjuje njezina veličina. Kada čarobnjak podijeli podatke, i dalje možete pregledavati podatke i raditi s njima na jednom mjestu tako da čarobnjak stvori upit.
Upit možete koristiti za ažuriranje podataka iz više tablica istodobno. Upit nudi i druge značajke za povećanje točnosti podataka.
-
Ako promijenite polje koje se ponavlja u upitu, svi se zapisi s tom vrijednošću automatski ažuriraju jer zapravo ažurirate samo jedno polje u temeljnoj tablici upita.
-
Iz novih tablica upit nasljeđuje polja s vrijednostima koja omogućuju promjenu vrijednosti polja odabirom vrijednosti s popisa umjesto da morate ispravno upisati vrijednost. Popis pretraživanja traži vrijednosti iz temeljne tablice. Kada se ista vrijednost primjenjuje na više zapisa, točnost i dosljednost možete osigurati tako da tu vrijednost svaki put odaberete s popisa.
-
Obrasci i izvješća koja su se prethodno temeljila na izvornoj tablici automatski će se temeljiti na upitu jer čarobnjak upitu dodjeljuje naziv izvorne tablice i preimenova tablicu.
-
Postojeći obrasci i izvješća utemeljeni na upitu naslijedit će automatska ažuriranja polja. Novi obrasci i izvješća naslijedit će i popise pretraživanja.
