Pregled: upravljanje web-mjestom, dozvola i zajedničko korištenje za vlasnike web-mjesta
Ovaj članak koristite kao pregled ideja i najboljih praksi za model upravljanja web-mjesta. Ako ste vlasnik web-mjesta, stvorite model upravljanja za rješavanje pravilnika, procesa, uloga i odgovornosti web-mjesta. Model kao što je ovaj pomoći će vam u upravljanju načinom na koji korisnici koriste vaše web-mjesto. Možda ćete, primjerice, trebati odjavu datoteka da više osoba ne bi pokušavalo uređivati datoteku istodobno.
Napomena: Mnogo pravila zajedničkog korištenja i dozvola određuje administrator SharePoint dozvole. Ovaj članak koristite kao osnovni vodič da biste razumjeli što možete kontrolirati kao vlasnika web-mjesta. Partner s administratorom SharePoint da biste unijeli promjene u strategiju upravljanja tvrtke ili ustanove.
Uloge i odgovornosti za podršku web-mjestu
Definiranjem uloga i odgovornosti prilikom planiranja i izgradnje web-mjesta smanjit će se potreba za čišćenjem ili reorganizairanjem web-mjesta kada se članovi osoblja zakreću u timu ili izvana. Upravljanje web-mjestom trebalo bi razmotriti uključivanje plana za obuku korisnika, praćenje korištenja web-mjesta, nadzor sadržaja i prenošenje očekivanja članovima tima koji upravljaju web-mjestom.
Razmislite o određivanju prioriteta i definiranju sljedećeg:
-
Obuka web-mjesta za vlasnike web-mjesta: Omogućite osnovnu obuku za navigaciju, pretraživanje i upravljanje dokumentima za nove vlasnike web-mjesta.
-
Podrška za web-mjesto: Dodijelite određenom stručnjaku za web-mjesto u timu da biste otklonili poteškoće i bili veza s administratorom SharePoint.
-
Smjernice za stvaranje i korištenje web-mjesta: Tvrtka ili ustanova često je na web-mjestu nacrtila pravilnik tvrtke. Navedite auteranu vezu na odgovarajuće smjernice, navedite podatke za kontakt za vlasnike web-mjesta i autore sadržaja u slučaju da im je potrebna pomoć.
-
Objavljivanje sadržaja i nadzor sadržaja: Planirajte nadzor web-mjesta i sadržaja stranice koliko god je to potrebno da bi web-mjesto bilo relevantno. Uspostavite raspored nadzora i dodijelite vlasnike sadržaja za velike popise i biblioteke.
Zadane grupe sustava SharePoint
|
Naslov |
Zadana razina dozvola |
Koristi se za |
|
Vlasnik |
Potpuna kontrola |
Osobe koje moraju moći upravljati dozvolama, postavkama i izgledom web-mjesta. |
|
Član |
Uređivanje i doprinos |
Osobe koje moraju moći uređivati sadržaj web-mjesta. Razina dozvola ovisi o predlošku web-mjesta koji je korišten za stvaranje web-mjesta. |
|
Posjetitelj |
Samo za čitanje |
Osobe koje moraju moći vidjeti sadržaj web-mjesta, ali ne i uređivati. |
Upravljanje modernim web-mjestom
U modernoj SharePoint, upravljanje web-mjestom važnije je nego u prethodnim verzijama jer postoji više kontrole i mogućnosti za novo omogućivanje stvaranja web-mjesta. Upravljanje vaše tvrtke ili ustanove ovisit će o tome koliko je vašoj tvrtki ili ustanovi potrebno upravljanje sadržajem, što će odrediti pojedinosti o stvaranju web-mjesta i upravljanju vlasnikom web-mjesta. Administrator SharePoint vam pomoći da razumijete pravilnike o sigurnosnim zahtjevima, državnim propisima, korporativnim brendiranjem, pristupačnosti i smjernicama za obuku. Radi s administratorom SharePoint da biste saznali više o pravilima stvaranja i korištenja web-mjesta tvrtke ili ustanove prije stvaranja plana upravljanja web-mjestom.
Moderna navigacijska SharePoint web-mjesta
Najučinkovitija web-mjesta SharePoint korisnicima omogućuju brzo pronalaženje potrebnih informacija da bi mogli koristiti informacije koje su pronašli da bi donosili odluke, saznali što se događa, pristup alatima koji su im potrebni ili se angažirali s kolegama radi rješavanja problema. Saznajte više o planiranju navigacije web-mjestom u SharePoint.
Dio informacijske arhitekture može obuhvaćati klasifikaciju podataka. Ako podaci koje objavljujete imaju visoku vrijednost za tvrtku, potrebna je posebna sigurnost ili su obuhvaćene propisima o usklađenosti, razmislite o postavljanju sheme klasifikacije da biste utvrdili određene vrste sadržaja kojima se treba pažljivo upravljati. Kada informacije organizirate na određene popise i biblioteke, pomoću značajki upravljanja možete upravljati načinom prikaza sadržaja.
Moderna SharePoint je osmišljena tako da bude fleksibilna i prilagodljiva promjenjivim potrebama tvrtke ili ustanove. Moderna web-mjesta mogu biti povezana sweb-mjestima središta. Povezana web-mjesta potom će zajednički koristiti navigaciju i brendiranje s središtem, a ako vlasnici web-mjesta odobravaju i dozvole za zajedničko korištenje koncentratora.
Prilikom određivanja navigacijske strukture web-mjesta razmislite o sljedećem:
-
Kakav ćete sadržaj imati na web-mjestu? Kako će se to prevesti na stranice, popise i biblioteke?
-
Kako će se informacije prikazati na web-mjestu?
-
Kako će se korisnici web-mjesta kretati po web-mjestu?
-
Kako će informacije biti ciljane na određenu publiku?
-
Kako će pretraživanje biti konfigurirano i optimizirano?
Upravljanje dozvolama na modernim web-mjestima
Integritet, povjerljivost i privatnost informacija koje su ključne za misiju tvrtke ili ustanove dostupne ostat će na tome koliko ste sigurni da web-mjesto – konkretno, želite dodijeliti pristup web-mjestu. Upravljanje dozvolama na modernim web-mjestima obuhvaća korisnike i grupe korisnika. Dozvole u modernoj komunikaciji i timskih web-mjesta dolaze iz predložaka web-mjesta koji nude različite mogućnosti. za svako web-mjesto.
Komunikacijska web-mjesta nisu povezana sMicrosoft 365 i imaju tri zadane uloge – vlasnici web-mjesta, članovi web-mjesta i posjetitelji web-mjesta.
Evo nekoliko savjeta koje morate imati na umu prilikom razvoja strategije dozvola:
-
Slijedite načelo najmanje privilegije: Korisnicima dodijelite najniže razine dozvola koje su im potrebne za obavljanje dodijeljenih zadataka.
-
Korištenje standardnih zadanih grupa: Korisnicima dajte pristup tako da ih dodate u standardne, zadane grupe (kao što su Članovi, Posjetitelji i Vlasnici).
-
Razmislite o segmenticiji sadržaja prema sigurnosnoj razini: Stvorite web-mjesto ili biblioteku posebno za osjetljive dokumente, a ne da ih rasprše u većoj biblioteci i štite jedinstvene dozvole.
Dozvole modernog web-mjesta prema naslovu
|
Naslov |
Razina dozvola |
Ima dozvolu za: |
|
Vlasnik web-mjesta |
Potpuna kontrola |
Osim svega što član web-mjesta može učiniti, vlasnici mogu učiniti i sljedeće: Promjena teme web-mjesta Promjena rasporeda navigacije Promjena logotipa web-mjesta Dodavanje i uklanjanje vlasnika web-mjesta Uređivanje postavki člana web-mjesta Dodavanje i uklanjanje posjetitelja web-mjesta Uređivanje postavki web-mjesta Brisanje web-mjesta Dodavanje Microsoft 365 grupe Povezivanje web-mjesta s koncentratorom |
|
Član web-mjesta |
Uređivanje i doprinos |
Dodavanje, uređivanje i brisanje popisa Dodavanje, uređivanje i brisanje biblioteka dokumenata Dodavanje i uklanjanje članova web-mjesta Dodavanje, uređivanje i uklanjanje dokumenata Dodavanje, uređivanje i brisanje stranice Dodavanje, uređivanje, brisanje objave vijesti Dodavanje, uređivanje i brisanje sekcija stranice Dodavanje, uređivanje i brisanje web-dijelova Dodavanje, uređivanje i brisanje navigacije web-mjestom Stvaranje i brisanje predložaka stranica Prikaz mjernih podataka o korištenju web-mjesta |
|
Posjetitelj web-mjesta |
Samo za čitanje |
Prikaz sadržaja |
Više resursa za vlasnike web-mjesta:
Upravljanje web-mjestom
Važan, ali često nevidljivi dio bilo kojeg web-mjesta jest model upravljanja – skup pravilnika, uloga, odgovornosti i procesa koje utvrđujete da biste utvrdili kako osobe u vašoj grupi koriste SharePoint.
Mnoge tvrtke ili ustanove imaju model upravljanja za web-mjesta na razini središnje administracije ili zbirke web-mjesta, koji može stvoriti i održavati IT odjel ili tim. Kao vlasnik web-mjesta morate saznati postoji li već model upravljanja za zbirku web-mjesta ili farmu. Ako je tako, pomoću toga možete voditi korisnike web-mjesta ili stvoriti dodatni model upravljanja za rješavanje određenih problema. Ako ste, primjerice, vlasnik web-mjesta za podmjesto u zbirci web-mjesta, kao što je klasično timski web-mjesto, bilo bi dobro stvoriti vlastiti dodatni model upravljanja. za rješavanje određenih problema na web-podmjestu.
Model upravljanja za web-mjesto korisnicima web-mjesta olakšava stvaranje novog web-podmjesta, popisa ili drugog sadržaja web-mjesta. Jamči da su podmjesta i sadržaj povučeni kada su zastarjeli da bi se uštedio prostor za pohranu i rezultati pretraživanja bili točni. Korisnicima omogućuje pristup pravom sadržaju, zadržite isti naziv web-mjesta tako da vlasnici web-podmjesta znaju koji su predlošci i teme dostupni. To ujedno olakšava promjenu vlasnika web-mjesta kada se osobe iz tvrtke ili ustanove ili uloge promijene.
Dobar model upravljanja za web-mjesto trebao bi se usredotočiti na sljedeće dijelove:
-
Stvaranje web-mjesta
-
Upravljanje dozvolama
-
Informacijska arhitektura
-
Životni ciklus web-mjesta i umirovljenje
-
Ograničenja prostora za pohranu
-
Klasifikacija informacija
-
Prilagodba
-
Zaštita podataka
-
Navigacija
-
Pretraživanje
-
Uloge i odgovornosti za podršku web-mjestu
Za neke dijelove na prethodnom popisu možda će već odlučiti model upravljanja zbirkom web-mjesta ili na razini tvrtke ili ustanove, kao što su koliko prostora za pohranu imate za web-mjesto i koje vrste prilagodbi možete učiniti u skladu s izgledom i dojmom web-mjesta. Drugi možda neće biti relevantni, ovisno o tome koliko je timski web-mjesto složeno i koliko ga osoba koristite. No čak i ako ne morate donositi odluke o tim temama, dobro je znati koje su odluke donesene da biste korisnike web-mjesta mogli obavijestiti i na odgovarajući način primjenjivati pravilnike.
Stvaranje podmjesta
Možda želite da članovi tima mogu stvarati web-podmjesta na timu za korištenje na određenim projektima.
Mogućnost spontanog stvaranja novih web-podmjesta može biti velika prednost za grupu, ali neograničeno stvaranje web-mjesta može se izmamiti kontroli. Kada se podmjesta slobodno razmnože, mogu nastati problemi. Na primjer:
-
Korisnicima je teško pronaći pravo web-podmjesto ili biti sigurni jesu li.
-
Informacije se mogu duplicirati na nekoliko podmjesta, koristiti skup prostor za pohranu i zahtijevati duplicirane napore za održavanje.
-
Podaci koji nisu u toku mogu se nalaziti na podmjestima, potencijalno godinama, koja se prikazuju u rezultatima pretraživanja. Teško je znati koja je verzija podataka točna.
-
Upravljanje dozvolama za mnoštvo web-podmjesta može postati glavni posao, a korisnici nehotice mogu završiti s pristupom informacijama koje zapravo ne bi trebali imati.
-
Budući da zaposlenici napuštaju grupu, web-podmjesta koja stvaraju mogu biti napuštena, što stvara zbrku i zamućivanje rezultata pretraživanja za preostale korisnike web-mjesta.
Ako postavite pravilnike za stvaranje web-mjesta koja se odnose na sljedeća područja, možete uštedjeti vrijeme i energiju:
-
Who je dopušteno stvaranje web-podmjesta?
-
Je li potrebno unaprijed odobriti nova web-podmjesta? Ako je tako, koji su kriteriji za odobrenje i tko dodjeljuje odobrenje?
-
Trebaju li nova web-podmjesta koristiti uspostavljene predloške i teme?
-
Koliko se podataka može pohraniti na web-mjesto? To jest, koliko prostora na disku poslužitelja može potrajati?
-
Koja su pravila za uključivanje strategija navigacije na web-mjestu?
-
Koliko se dugo podaci moraju pohraniti na podmjesta prije brisanja ili arhiviranja?
Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje web-mjesta ili web-podmjesta.
Upravljanje dozvolama
Integritet, povjerljivost i privatnost informacija koje su ključne za misiju tvrtke ili ustanove dostupne ostat će na tome koliko ste sigurni da web-mjesto – konkretno, želite dodijeliti pristup web-mjestu.
Dodjeljivanje i ograničavanje pristupa web-mjestu naziva se upravljanje dozvolama, a to je jedna od najvažnijih odgovornosti vlasnika web-mjesta.
Evo nekoliko savjeta koje morate imati na umu prilikom razvoja strategije dozvola.
-
Slijedite načelo najmanje privilegije: dodijelite osobama najniže razine dozvola koje su im potrebne za obavljanje dodijeljenih zadataka.
-
Korisnicima dajte pristup tako da ih dodate u standardne, zadane grupe (kao što su Članovi, Posjetitelji i Vlasnici). Neka većina članova grupa članova ili posjetitelja ograniči broj osoba u grupi Vlasnici.
-
Koristite nasljeđivanje dozvola da biste stvorili čistu hijerarhiju koju je jednostavno vizualizirati. To jest, izbjegavajte dodjeljivanje dozvola pojedincima, već radite s grupama. Ako je to moguće, neka podmjesta jednostavno nasljeđuju dozvole od timskog web-mjesta, a ne imaju jedinstvene dozvole.
-
Organizirajte sadržaj da biste iskoristili prednosti nasljeđivanja dozvola: razmislite o segmentivanju sadržaja prema sigurnosnoj razini – stvorite web-mjesto ili biblioteku posebno za osjetljive dokumente, a ne da ih rasprše u veću biblioteku i zaštitite jedinstvenim dozvolama.
Informacije o postavljanju dozvola potražite u članku SharePoint dozvole za popis, biblioteku ili pojedinačnu stavku.
Informacijska arhitektura
Informacijska arhitektura web-mjesta kao što je tablica sadržaja knjige: određuje kako se informacije na tom web-mjestu – web-stranice, dokumenti, popisi i podaci – organiziraju i prikazuju korisnicima web-mjesta. Informacijska arhitektura često se bilježi kao hijerarhijski popis sadržaja web-mjesta, ključnih riječi za pretraživanje, vrsta podataka i drugih koncepata.
Da biste stvorili informacijsku arhitekturu, morate analizirati podatke koje želite prikazati na web-mjestu. Ovo su neka od pitanja koja možete koristiti za razvoj informacijske arhitekture:
-
Kakav ćete sadržaj imati na web-mjestu? Kako će se to prevesti na web-podmjesta, popise, biblioteke i tako dalje?
-
Kako će se informacije prikazati na web-mjestu?
-
Kako će se korisnici web-mjesta kretati po web-mjestu?
-
Kako će se informacije ciljati na određene ciljne skupine?
-
Kako će pretraživanje biti konfigurirano i optimizirano?
Dio informacijske arhitekture može obuhvaćati klasifikaciju podataka.
Ako informacije s kojima se bavite imaju visoku vrijednost za tvrtku, zahtijevaju posebnu sigurnost ili su obuhvaćene pravilima o usklađenosti s propisima, možda ćete morati postaviti shemu klasifikacije da biste utvrdili određene vrste sadržaja kojima se mora pažljivo upravljati.
Kada informacije organizirate na određene popise i biblioteke, pomoću značajki upravljanja možete upravljati načinom upravljanja sadržajem. Na primjer:
Zahtijevanje odjave datoteka
Kada vam je potrebna odjava iz datoteke, provjerite može li samo jedna osoba uređivati datoteku dok se ne prijavi. Zahtijevanje odjave dokumenata sprječava više osoba da u isto vrijeme uđu u promjene, što može stvoriti sukobe uređivanja i dovesti do zabune. Zahtijevanje odjave može pomoći i podsjetiti članove tima da dodaju komentar prilikom prijave datoteke da biste lakše pratili što se promijenilo u svakoj verziji. Dodatne informacije potražite u članku Postavljanje biblioteke za zahtijevanje odjave datoteka.
Evidentiranje verzija
Ako morate zadržati prethodne verzije datoteka, biblioteke vam mogu pomoći u praćenju, pohrani i vraćanju datoteka. Sve verzije možete pratiti na isti način. Možete odabrati i određivanje nekih verzija kao glavnih, kao što je dodavanje novog poglavlja u ručno, a neke verzije kao manje, kao što je ispravljanje pravopisne pogreške. Da biste upravljali prostorom za pohranu, možete odabrati broj svake vrste verzije koju želite pohraniti. Dodatne informacije o verziji potražite u članku Rad s verzijama na popisu ili u biblioteci?
Možete odrediti da je potrebno odobrenje za dokument. Dokumenti ostaju u stanju na čekanju dok ih ne odobri ili odbije netko tko ima dozvolu za to. Možete kontrolirati koje grupe korisnika mogu pregledavati dokument prije nego što ga odobrite. Ta značajka može biti korisna ako biblioteka sadrži važne smjernice ili postupke koji moraju biti konačni da bi ih drugi vidjeli. Dodatne informacije o odobrenju dokumenta potražite u članku Zahtijevanje odobrenja stavki na popisu web-mjesta ili u biblioteci.
Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju da bi članovi vaše radne grupe mogli automatski primati i pregledavati ažuriranja ili sažetke sadržaja vijesti i informacija na konsolidiranom mjestu. Rss tehnologiju možete koristiti da biste vas upozorili o svim promjenama u biblioteci, primjerice kada se datoteke pohranjene u biblioteci promijene. RSS sažeci sadržaja članovima radne grupe omogućuje da pogledaju objedinjeni popis datoteka koje su se promijenile. Možete i stvarati upozorenja e-poštom da biste se obavijestili kada se datoteke promijene. Dodatne informacije o RSS sažecima sadržaja potražite u članku Upravljanje RSS sažecima sadržaja za web-mjesto ili zbirku web-mjesta.
Biblioteka dokumenata ili vrsta sadržaja mogu koristiti tijekove rada koje je vaša tvrtka ili ustanova definirala za poslovne procese, kao što je upravljanje odobrenjem ili pregledom dokumenta. Vaša grupa može primijeniti poslovne procese na dokumente, poznate kao tijekovi rada, koji određuju akcije koje je potrebno poduzeti u nizu, kao što su odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tijek rada automatiziran je način premještanja dokumenata ili stavki kroz niz akcija ili zadataka. Tri tijeka rada po zadanom su dostupna bibliotekama: Odobrenje, koje usmjerava dokument grupi osoba na odobrenje; Prikupljanje povratnih informacija, koje usmjerava dokument grupi osoba radi povratnih informacija i vraća dokument osobi koja je pokrenula tijek rada kao sastavljanje; i prikupljanje potpisa, koji usmjerava dokument grupi osoba da bi prikupili svoje digitalne potpise. Dodatne informacije o tijekovima rada potražite u članku Pregled tijekova rada uključenih u SharePoint
Ako vaša grupa funkcionira s nekoliko vrsta datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, funkciju biblioteke možete proširiti tako da omogućite i definirate više vrsta sadržaja. Vrste sadržaja dodaju fleksibilnost i dosljednost u više biblioteka. Svaka vrsta sadržaja može odrediti predložak, pa čak i procese tijeka rada. Predlošci su početna točka, oblikovanje i bilo koji predloženi tekst te svojstva koja se odnose na dokumente te vrste, kao što su naziv odjela ili broj ugovora. Dodatne informacije o vrstama sadržaja potražite u članku Uvod u vrste sadržaja i objavljivanje vrste sadržaja
Ako imate grupu osjetljivih datoteka i bilo bi korisno znati kako se dokumenti koriste, možete definirati pravilnik koji vam omogućuje omogućivanje praćenja događaja "Nadzor", kao što su promjene datoteka, kopije ili brisanje. Informacije o postavljanju nadzora potražite u članku Konfiguriranje postavki nadzora za zbirku web-mjesta
Životni ciklus web-mjesta i umirovljenje
Web-mjesta kao što su web-mjesta za rad na dokumentima i web-mjesta za raspravu obično se zadržavaju nakon što više nisu korisna, uz korištenje dragocjenog prostora za pohranu i zamućivanje rezultata pretraživanja. Dobro je postaviti raspored pregleda web-mjesta i njihova sadržaja (barem jedanput godišnje) da biste vidjeli jesu li vrijedna čuvanja.
Dobro je imati na umu i to da bi i veći model upravljanja tvrtke ili ustanove mogao biti na raspolaganju i za upadna web-mjesta. Administrator, primjerice, može automatski izbrisati web-mjesta koja su nedirnuta 90 dana. Kao vlasnik web-mjesta primit ćete poruku e-pošte s upozorenjem da će se to dogoditi. Dodatne informacije o pravilnikima životnog ciklusa i umirovljenja potražite u članku Pravilniki o zatvaranju web-mjesta.
Ograničenja prostora za pohranu
Administrator je možda postavio ograničenje količine prostora za pohranu diska koji grupa može koristiti. Morate saznati postoji li ograničenje i, ako je tako, odlučiti kako ćete ga rasporediti među web-mjestima, stranicama i bibliotekama.
Prema zadanim postavkama SharePoint server nameće ograničenje od 50 MB na veličinu jednog dokumenta koji se može prenijeti u biblioteku dokumenata. Vlasnici timskih web-mjesta po zadanom primaju upozorenja kada je prostor za pohranu na 90 % kvote.
Kada znate koja su ograničenja, možete koristiti značajke kao što su praćenje verzije ili nadzora da biste bili sigurni da će vaše web-mjesto biti unutar njih.
Pretraživanje
Sadržaj se prikazuje na mnogim mjestima, uključujući web-mjesta, popise, biblioteke, web-dijelove i stupce popisa. Kada netko pretražuje vaše web-mjesto, po zadanom se sav sadržaj na web-mjestu i na stranicama prikazuje u rezultatima pretraživanja.
Kao vlasnik web-mjesta možete odabrati prikazuje li se sadržaj na web-mjestu u rezultatima pretraživanja. Kada sadržaj web-mjesta spriječite da se prikazuje u rezultatima pretraživanja, sadržaj svih podmjesta ispod njega blokiran je i u rezultatima pretraživanja.
Sadržaj s ograničenim dozvolama po zadanom se ne prikazuje u rezultatima pretraživanja za korisnike koji ga ne mogu pročitati. To možete promijeniti tako da se ograničeni sadržaj prikazuje u rezultatima pretraživanja, ali korisnici neće moći otvarati sadržaj za koji nemaju dozvolu.
Zaštita podataka
Značajke sigurnosnog kopiranja i oporavka štite podatke od slučajnog gubitka. Učestalost sigurnosnog kopiranja te brzinu i razinu oporavka postavlja administrator. Da biste oporavili sadržaj na web-mjestu, saznajte više o oporavku stavki u košu za smeće.
Dodatni resursi
Planiranje komunikacijskog web-mjesta
Potrebna vam je dodatna pomoć?
Želite dodatne mogućnosti?
Istražite pogodnosti pretplate, pregledajte tečajeve za obuku, saznajte kako zaštititi uređaj i još mnogo toga.
Zajednice vam pomažu da postavljate pitanja i odgovarate na njih, pošaljete povratne informacije i čujete se sa stručnjacima s bogatim znanjem.
