Najbolja praksa u programu Outlook: zapišite veliku poruku e-pošte

Najbolja praksa u programu Outlook: zapišite veliku poruku e-pošte

Sadržaj članka

DOS

Don ' TS

Korištenje popisa za raspodjelu i grupa kontakata (dB)

Upotreba umetnutih komentara

Korištenje retka Skrivena kopija

Priprema za odmor

DOS

Sljedeća će vam pravila pomoći da vaši e-pošta izgledaju profesionalno i prosljeđu vašu poruku.

  1. Prije slanja pročitajte poruku.

  2. Neka predmet bude opisan i sadrži akciju. Primjerice: "menadžeri: Pošaljite datume povlačenja na ploču" sadrži i naziv grupe i radnju da bi primatelji brzo mogli saznati što moraju učiniti. Ostali korisni prijefiksi obuhvaćaju "FYI:" i "potrebna je akcija".

  3. Ako je potrebna akcija, navedite ono što želite u retku predmet.

  4. Ako se predmet razgovora promijeni, promijenite i predmet poruke.

  5. Neka sve poruke budu kratke i jasne.

  6. Organizirajte sadržaj poruke od najvažnijih do najmanje.

  7. Preporučujemo da poboljšamo važne podatke.

  8. Postavite akcijske stavke ili pitanja u zasebne retke tako da se ističu i primijete.

  9. Istaknutih imena osoba prilikom postavljanja pitanja. Primjerice: "Rajan: koji je status projekta?" Ako koristite Outlook 2016 sa sustavom Office 365, razmotrite korištenje @Mentions.

  10. Ograničite broj osoba kojima šaljete poruku onima koji je moraju pročitati.

    • Postavite osobe koje moraju biti obavješteni u retku kopije .

    • Postavite osobe koje moraju reagirati ili poduzimati akcije u retku Prima .

  11. Koristite potpis kadaje to primjereno, ali zadržite svoj potpis jednostavnim, kratkim, profesionalnim i ako je moguće, bez grafike.

  12. Ako želite neposredni odgovor, nemojte slati e-poštu. Telefon ili slanje izravne poruke.

  13. Ako ste u razgovoru e-pošte koji sadrži više od 10 poruka bez rezolucije, razmotrite pozivanje ili postavljanje sastanka radi razgovora o problemu. E-pošta nije uvijek efikasan medij za rješavanje složenih problema.

  14. Potvrdite primitak poruke za koju je potreban opširniji odgovor. Ako ste prezauzeti da biste odgovorili u potpunosti, javite korisniku da razmatrate problem i da ćete mu odgovoriti do određenog vremena ili datuma. Označite porukuda biste se podsjetili na odgovor kasnije.

  15. Korištenje visokog značaja ( . ) štedljivo.

    Napomena: Čak i ako ste postavili pravilo kašnjenja slanja, Obilježavanje poruke s visokom značajnošću izaziva odmah slanje.

  16. Ako postavljate pitanje, a postoji nekoliko osoba koje mogu odgovoriti, Odaberite samo jednu osobu , a ne slanje pitanja u grupu.

Ključ za pisanje dobrih poruka e-pošte jest empathiziranje s primateljima.

Daljnje praćenje: označavanje zastavicom prilikom slanja

Kada poruku šaljete nekome od koga tražite odgovor, učinite sljedeće:

  1. Označite ga za sebe na slanju.

  2. Promijenite naziv zadatka e-pošte označenog zastavicom na traku s zadacima da biste započeli s pratećom mogućnošću praćenja.

  3. Označite ga kategorijom @Čekanje.

Kada poduzmete ova tri koraka, znate da je vaša sljedeća akcija da biste slali neku drugu poruku ili potražili odgovor.

Savjet    Podsjetiti samog sebe na slanje još jedne poruke često je učinkovitije od toga da primatelju poruku označite zastavicom. Slično tome, kada u poruci nešto obećate, radi svoje evidencije označite poruku zastavicom da bi se na traci s obvezama pojavio zadatak koji će vas na to podsjetiti.

Vrh stranice

Don ' TS

  1. Ne koristite tiskanice.

  2. Ne uvrstite upravitelja u svaku poruku koju šaljete.

  3. Nemojte slanjem poruke kada ste ljuti. Bolje je da poruku napišete, spremite je u mapu sa skicama, a zatim je kasnije pregledate.

  4. Ne očekujte brz odgovor kada šaljete dugačke poruke (više od dva odlomaka).

  5. Nemojte slanjem poruke za daljnji rad manje od jednog dana nakon prve poruke. Ako se ne čujete pravovremeno, pokušajte koristiti telefon ili razmjenu izravnih poruka.

  6. Ne koristite primke čitanja ni primke isporuke na svakoj poruci koju šaljete. Koristite ih samo ako niste sigurni hoće li primatelji primiti poruku.

  7. Nemojte priložiti zastavice ni velike važnosti . svakoj poruci koju šaljete. Primatelji će ih ubrzo početi zanemarivati.

  8. Ne koristite sve Caps.

  9. Nemojte slanjem privitaka – umjesto toga šaljite veze.

  10. Ne proširujte popise raspodjele ni grupe kontakata. Proširenje popisa za raspodjelu otežava čitanje poruka i uzrokuje njihovo prijelaz u pogrešne mape pošte.

  11. Ne koristite sarkazam. Vaš humor možda nije shvaćen.

  12. Nemojte pisati nešto što ne želite da svi u vašoj tvrtki čitaju. Nikad ne znate gdje će se poruka e-pošte završiti.

  13. Nemojte koristiti kurzivni ili visoko umjetničke fontove koje je teško pročitati.

  14. Nemojte koristiti crvene fontove jer ih je teško čitati i može se interpretirati kao kritično.

  15. Nemojte poslati odgovor svima na popis za raspodjelu ili grupu kontakata koja traži da ga se ukloni. Nikada.

Vrh stranice

Pravila za grupe kontakata i popise za raspodjelu (dB)

  • Ako odgovarate na veliku grupu kontakata, slijedite sve adrese e-pošte i ne radite.

  • Ako vam je potrebno više informacija od jednog pojedinca ili odvojeno istražujete problem, odgovorite na cijeli popis za raspodjelu da biste svi znali da odgovarate, a zatim da zasebno odgovarate pojedincu. Obavezno odgovorite na popis za raspodjelu nakon rješavanja problema s rezolucijom.Time se omogućuje upućivanje na rezoluciju drugih osoba na popisu za raspodjelu.

Preusmjeravanje osoba

Ako netko pošalje poruku na popis za raspodjelu čiji ste član, a poruci bi bolje odgovorila netko drugi ili neki drugi popis za raspodjelu, učinite sljedeće:

  1. Odgovorite s odgovarajućim popisom za raspodjelu ili osobom u retku Prima.

  2. Odgovore Pošalji na ispravan popis za raspodjelu ili osobu.

  3. Ne stavljajte izvorni popis raspodjele u redak Skrivena kopija jer se vaša poruka neće filtrirati prema pravilima drugih osoba. Umjesto toga, popis raspodjele ostavite u retku prima ili kopija .

Uklanjanje iz programa DL

Ako na popisu za raspodjelu primate poštu koju ne želite uključiti, pošaljite poruku mrežnom administratoru ili vlasniku popisa za raspodjelu i zamolite da ga se ukloni. Ne odgovarajte na cijeli popis za raspodjelu. Da biste pronašli vlasnika popisa DL, dvokliknite naziv popisa za raspodjelu.

Vrh stranice

Upotreba umetnutih komentara

Dodavanje unosa komentara u e-poštu koju primate praktičan je način odaziva na pitanja i izravno odgovaranje na probleme. Smatra se najboljom praksom da učinite sljedeće:

  1. U poruci napomenite da komentirate umetnutim komentarima. Na primjer, napišite "U nastavku potražite dodatne komentare".

  2. Neka se vaš tekst razlikuje od izvornog teksta. Na primjer:

    • Promjena boje fonta

    • Prethodno čekanje na svoje ime ili inicijale u zagradama, na primjer, [Melissa], [MM]

    • Promjena fonta u kurziv ili podebljano ili oboje

  3. Nemojte brisati ništa što niste napisali.

Slika

Vrh stranice

Korištenje retka Skrivena kopija

Pomoću značajke Skrivena kopija uklonite osobe iz razgovora e-pošte kada smatrate da im više nije potrebna dodatna poruka e-pošte ili ako je tema razgovora izmijenjena.

Ako ste, primjerice, jedan od pet osoba koje primaju pitanje i želite odgovoriti, premjestite ostale četiri osobe u redak Skrivena kopija i navedite nešto kao što su "BCD ' ing Joe, Jeff, James i Jennifer. Evo odgovora... " Buduće poruke bit će između vas i izvornog pošiljatelja.

Nemojte koristiti Skrivena kopija da biste drugim stranama (kao što je upravitelj) omogućili da znaju o osjetljivoj poruci. Primatelj Skrivena kopija možda neće shvatiti da je on ili ona primila Skrivena kopija i da može odgovoriti svima, izlažući da je on ili ona primila Skrivena kopija. To može naići kao potajno ponašanje na vašem dijelu.

Umjesto da koristite Skrivena kopija da biste obavijestili treću stranu o problemu, Proslijedi poruku nakon slanja.

Vrh stranice

Priprema za odmor

Ako koristite Outlook sa sustavom Office 365, Outlook.com, Hotmail.com ili Live.com računom ili računom sustava Microsoft Exchange, možete postaviti poruku o odsutnosti da bi osobe u vašoj tvrtki ili ustanovi mogle znati da ste nestali.

Kao najbolju praksu slijedite savjete u odjeljku Dodavanje vremena iz kalendara programa Office u suradnike.

Ako ste vi ili administrator stvorili zajednički kalendar za odmor, obavezno objavite svoj godišnji odmor. Ako svatko koristi zajednički kalendar, ne morate poslati zasebni zahtjev za sastanak da biste svi znali da ste odsutan, kao što je članak na koji se prethodno upućuje, ali poruka e-pošte može biti dobar podsjetnik.

O autorici

Patricia Eddy je vodeći pisac sadržaja za Outlook. Patricia Eddy vodeći je pisac sadržaja za Outlook za stolna računala. Ona je bivša MVP programa Outlook i autor nekoliko knjiga o vrlo starim verzijama programa Outlook. Živi u Seattleu gdje uživa čitati i svirati gitaru.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×