Način rada s verzijama na popisu ili u biblioteci sustava SharePoint

Način rada s verzijama na popisu ili u biblioteci sustava SharePoint

Kada je u SharePoint popisu ili u biblioteci omogućeno određivanje verzije, možete pohraniti, pratiti i vratiti stavke na popisu i u datotekama u biblioteci kad god se promijene. Određivanje verzije u kombinaciji s drugim postavkama, kao što je naplata, nudi puno kontrole nad sadržajem koji se objavljuje na web-mjestu i može pružiti stvarnu vrijednost ako ikada imate potrebu pogledati ili vratiti staru verziju stavke ili datoteke.

Napomena: Određivanje verzije po zadanom je uključeno u SharePoint bibliotekama i po zadanom je isključeno na popisu SharePoint. Dodatne informacije o postavljanju verzije potražite u članku Omogućivanje i konfiguriranje određivanja verzija za popis ili biblioteku.

Pregled verzija

Svatko tko ima dozvolu za upravljanje popisima može uključiti ili isključiti verzije za biblioteku. Određivanje verzije dostupno je za stavke popisa u svim zadanim vrstama popisa – uključujući kalendare, popise za praćenje problema i prilagođene popise. Dostupna je i za sve vrste datoteka koje se mogu pohraniti u biblioteke, uključujući stranice web-dijelova. Dodatne informacije o postavljanju i korištenju verzija potražite u članku Omogućivanje i konfiguriranje određivanja verzija za popis ili biblioteku.

Napomena: Ako ste korisnik sustava Office 365, određivanje verzije sada je po zadanom uključeno kada stvarate nove OneDrive za tvrtke biblioteke, a ona će automatski spremiti posljednje 500 verzije dokumenta. To će vam pomoći da spriječite gubljenje važnih dokumenata ili podataka. Ako imate postojeće biblioteke na OneDrive za tvrtke web-mjestu ili na timskom web-mjestu koje nema omogućeno određivanje verzije, možete ih u bilo kojem trenutku pretvoriti u verzije.

Možete koristiti verzije za:

  • Praćenje povijesti verzije    Kada je omogućeno određivanje verzije, možete vidjeti kada je stavka ili datoteka izmijenjena i tko ga je promijenila. Možete vidjeti i kada su svojstva (informacije o datoteci) izmijenjena. Ako, primjerice, netko promijeni Datum dospijeća stavke popisa, te se informacije prikazuju u povijesti verzija. Možete vidjeti i komentare koje osobe čine kada provjere datoteke u biblioteke.

  • Vraćanje prethodne verzije    Ako ste pogriješili u aktualnoj verziji, ako je sadašnja verzija oštećena ili vam se jednostavno sviđa starija verzija, možete zamijeniti postojeću verziju pomoću prethodne. Obnovljena verzija postaje nova sadašnja verzija.

  • Prikaz prethodne verzije    Možete pogledati prethodnu verziju, a da ne prepišete postojeću verziju. Ako pregledavate povijest verzija unutar dokumenta sustava Microsoft Office, kao što je datoteka programa Word ili Excel, možete usporediti dvije verzije da biste odredili koje su razlike.

Kada je omogućeno određivanje verzija, verzije se stvaraju u sljedećim situacijama:

  • Kada se stavka popisa ili datoteka prvi put stvori ili kada se datoteka prenese.

    Napomena: Ako je potrebna naplata datoteka, morate provjeriti datoteku u stvaranju prve verzije.

  • Kada se datoteka prenese koja ima isti naziv kao i postojeća datoteka.

  • Kada se promijene svojstva stavke popisa ili datoteke.

  • Kada se dokument sustava Office otvori i sprema. Kada se dokument ponovno otvori, stvorit će se nova verzija nakon spremanja uređivanja.

  • Periodički prilikom uređivanja i spremanja dokumenata sustava Office. Nije sve uređivanja i sprema stvaranje novih verzija. Prilikom spremanja uređivanja često, na primjer, svaka nova verzija bilježi točku u vremenu, a ne svaku pojedinačnu izmjenu. To je uobičajeno kada je omogućeno Automatsko spremanje .

  • Tijekom suautorstva dokumenta, kada neki drugi korisnik počne raditi na dokumentu ili kada korisnik klikne Spremi da biste prenijeli promjene u biblioteku. 

U bilo kojem trenutku može biti do tri sadašnje verzije datoteke: odjavljenu verziju, najnoviju sporednu ili skicnu verziju te najnoviju objavu ili glavnu verziju. Sve druge verzije smatraju se povijesnim verzijama. Neke su sadašnje verzije vidljive samo korisnicima koji imaju dozvole za njihovo pregledavanje.

Neke tvrtke ili ustanove prate glavne i pomoćne verzije datoteka u njihovim bibliotekama. Drugi prate samo glavne verzije. Glavne verzije identificiraju se po svim brojevima, kao što je 5,0; pomoćne verzije identificiraju se po decimalnim brojevima, kao što je 5,1.

Većina tvrtki ili ustanova koristi pomoćne verzije kada su datoteke u razvoju, a glavne verzije kada se postignu određene prekretnice ili kada su datoteke spremne za pregled od strane široke publike. U mnogim organizacijama verzija sigurnosti postavljena je tako da dopušta samo vlasniku datoteke i osobama koje imaju dozvole za odobravanje datoteka. To znači da bilo tko drugi ne može vidjeti pomoćne verzije dok se ne objavi glavna verzija.

Glavne verzije dostupne su za popise, ali pomoćne verzije nisu dostupne. Svaka verzija stavke popisa numerirana je cijeli broj. Ako vaša tvrtka ili ustanova zahtijeva odobravanje stavki na popisu, stavke ostaju u tijeku statusa dok ih ne odobri netko tko ima dozvole za njihovo odobravanje. Dok je status u tijeku numerirani su decimalnim brojevima i nazivaju se skice.

Dodatne informacije o omogućivanju i postavljanju verzija, uključujući glavne i pomoćne verzije potražite u članku Omogućivanje i konfiguriranje određivanja verzija za popis ili biblioteku.

Brojevi verzija automatski se dodaju prilikom svakog stvaranja nove verzije. Na popisu ili u biblioteci s značajnom verzijom koja je omogućena za određivanje verzija, verzije imaju cijeli broj, kao što su 1,0, 2,0, 3,0 i tako dalje. U bibliotekama administrator može omogućiti određivanje verzija za glavne i pomoćne verzije. Kada se prate pomoćne verzije, imaju decimalne brojeve, kao što su 1,1, 1,2, 1,3 i tako dalje. Kada se jedna od tih verzija objavi kao glavna verzija, njegov broj postaje 2,0. Naknadne pomoćne verzije numerirane su 2,1, 2,2, 2,3 i tako dalje.

Kada odbacite odjavu, broj verzije se ne mijenja. Ako je najnovija verzija bila verzija 3,0, ona ostaje na 3,0 nakon što odbacite odjavu.

Kada izbrišete verziju, verzija prelazi u koš za smeće, a njegov broj ide uz njega. Povijest verzije prikazat će preostale brojeve verzija. Ostali brojevi verzija se ne mijenjaju. Ako, primjerice, imate dokument koji sadrži pomoćne verzije 4,1 i 4,2, a vi odlučite izbrisati verziju 4,1, povijest nastale verzije prikazuje samo verzije 4,0 i 4,2. Na sljedećoj se slici prikazuje ovo.

Dodatne informacije o omogućivanju i postavljanju verzija, uključujući glavne i pomoćne verzije potražite u članku Omogućivanje i konfiguriranje određivanja verzija za popis ili biblioteku.

Povijest verzija s izbrisanom pomoćnom verzijom

Neke tvrtke ili ustanove omogućuju neograničene verzije datoteka, a drugi primjenjuju ograničenja. Nakon prijave u najnoviju verziju datoteke možda ćete saznati da nedostaje stara verzija. Ako je vaša najnovija verzija 101,0 i primijetite da više ne postoji verzija 1,0, to znači da je administrator konfigurirao biblioteku tako da dopušta samo 100 glavne verzije datoteke. Dodatak 101st verzije uzrokuje brisanje prve verzije. Ostaju samo verzije 2,0 do 101,0. Na sličan način, ako je dodana 101 verzija, ostat će samo verzije 3,0 do 102,0.

Administrator može odlučiti i ograničiti broj pomoćnih verzija na samo one za postavljeni broj najnovijih verzija. Ako je, primjerice, 100 glavne verzije dopušteno, administrator može odlučiti zadržati manje skice samo za posljednje pet glavnih verzija. Zadani broj pomoćnih verzija između glavnih verzija jest 511. Ako pokušate spremiti drugu pomoćnu verziju, prikazat će vam se poruka o pogrešci koja će vam reći da najprije morate objaviti dokument. Administrator web-mjesta može promijeniti zadanu vrijednost da bi dozvolio manje pomoćnih verzija.

Ako popis ili biblioteka ograničava broj glavnih verzija, najstariju će se verzije izbrisati kada se dosegne ograničenje. Ako, primjerice, sačuvate samo 100 verzija, a vaš tim stvara 105 verzije, čuvaju se samo verzije 6 do 105. Ako je stvorena druga verzija, čuvaju se samo verzije 7 do 106. Ako popis ili biblioteka ograničava verzije, trebali biste biti sigurni da su suradnici svjesni da će se starije verzije izbrisati kada se dosegne ograničenje verzije.

U biblioteci koja ograničava broj glavnih verzija za koje čuva pomoćne verzije za starije verzije brišu se za prethodne glavne verzije kada se dosegne ograničenje verzije. Ako, primjerice, koristite skice samo za 100 glavnih verzija, a vaš tim stvara 105 glavne verzije, za najstariju verziju čuvat će se samo glavne verzije. Datoteke koje su povezane s pet najranijih glavnih verzija, kao što su 1,2 ili 2,3, brišu se, ali glavne verzije – 1, 2 i tako dalje – čuvaju se, osim ako biblioteka ograničava i glavne verzije.

Ograničavanje broja verzija općenito je dobra praksa. To znači da možete sačuvati prostora na poslužitelju i smanjiti gužvu za korisnike. No ako je vaša tvrtka ili ustanova potrebna za spremanje svih verzija iz zakonskih ili drugih razloga, Nemojte primjenjivati ograničenja.

Napomene: 

  • SharePoint Online zahtijeva određivanje verzija za biblioteke; SharePoint Server vam omogućuje odabir mogućnosti ne određivanja verzija .

  • SharePoint Online Postavke biblioteke omogućuju raspon 100-50000 glavnih verzija; SharePoint Server postavke biblioteke omogućuju raspon 1-50000 glavnih verzija.

  • Postavke SharePoint Online i SharePoint Server biblioteke omogućuju raspon 1-50000 pomoćnih verzija.

  • I SharePoint Online i SharePoint Server postavke popisa omogućuju određivanje verzije (uključujući skice) kao mogućnost, s rasponom verzija programa 1-50000.

Važno: Ako vaša tvrtka ili ustanova ograničava broj verzija koje pohranjuje, najstarije će se verzije trajno izbrisati kada se dosegne ograničenje. Nisu poslani u koš za smeće.

Dodatne informacije o omogućivanju i postavljanju verzija, uključujući ograničenja, potražite u članku Omogućivanje i konfiguriranje određivanja verzija za popis ili biblioteku.

Možete konfigurirati tko može pregledavati skice stavki popisa i datoteka. Skice se stvaraju u dvije situacije:

  • Kada se stvori ili ažurira pomoćna verzija datoteke u biblioteci koja prati glavne i pomoćne verzije.

  • Kada se stavka popisa ili datoteka stvori ili ažurira, ali još nije odobrena na popisu ili u biblioteci u kojoj je potrebno odobravanje sadržaja.

Kada pratite glavne i pomoćne verzije, možete odrediti moraju li osobe morati imati dozvolu za uređivanje datoteka prije nego što mogu pregledavati i čitati pomoćnu verziju. Kada se ta postavka Primijeni, osobe koje imaju dozvolu za uređivanje datoteke mogu raditi na datoteci, ali osobe koje imaju dozvolu samo za čitanje datoteke ne mogu vidjeti sporednu verziju. Primjerice, možda ne želite da svi koji imaju pristup biblioteci vide komentare i revizije dok se datoteka uređuje. Ako se prate glavne i pomoćne verzije i nitko još nije objavio glavnu verziju, datoteka nije vidljiva osobama koje nemaju dozvolu za prikaz stavki skica.

Kada je potrebno odobravanje sadržaja, možete odrediti jesu li datoteke koje se nalaze na čekanju mogu pregledavati osobe s dozvolom za čitanje, osobe s dozvolom za uređivanje ili samo autorima i osobe s dozvolom za odobravanje stavki. Ako se prate i glavne i pomoćne verzije, autor mora objaviti glavnu verziju prije nego što se datoteka podnese na odobrenje. Kada je potrebno odobravanje sadržaja, osobe koje imaju dozvolu za čitanje sadržaja, ali nemaju dozvolu za prikaz stavki skice, prikazat će zadnju odobrenu ili glavnu verziju datoteke.

Bez obzira na to imaju li osobe dozvolu za uređivanje datoteke ili ne, ako korisnici pretražuju datoteku koja se nalazi u pomoćnom izdanju, neće dobiti rezultate za nju.

Možete ograničiti koliko je verzija stavki popisa ili datoteka spremljene na popisu ili u biblioteci, što može pomoći u očuvanju prostora na poslužitelju. Ako vaš tim stvara veliki broj verzija, ograničavajući broj verzija može pomoći timu da bolje upravlja i pronađe prethodne verzije. Primjerice, ako vaš tim zadrži mnoge verzije tijekom nekoliko mjeseci ili godinu.

s, korisnici će možda teško pregledavati povijest verzija da bi pronašli potrebne verzije. Ako vaš tim mora pregledavati ili zadržati bilo koju prethodnu verziju, ne ograničite broj verzija koje želite zadržati ili postavite broj verzija koje držite na visokom broju.

Ako biblioteka bilježi glavne i pomoćne verzije, možete odabrati koliko će se glavnih verzija datoteka zadržati te koliko će se pomoćnih verzija za svaku glavnu verziju zadržati. Po zadanom svaka glavna verzija može imati do 511 skica (pomoćne verzije).

Ovisno o tome kako vaš tim funkcionira, vašem timu možda će biti potrebne najnovije pomoćne verzije, primjerice verzija koja je nedavno uređena. U vremenu će vašem timu biti manje vjerojatno da će trebati stariju pomoćnu verziju. Obično glavna verzija predstavlja prekretnicu, kao što je datoteka poslana na pregled ili objavljivanje, dok je pomoćna verzija rad u tijeku koji nije spreman za čitanje svih sudionika web-mjesta.

Ako popis ili biblioteka ograničava broj glavnih verzija, najstariju će se verzije izbrisati kada se dosegne ograničenje. Ako, primjerice, sačuvate samo 100 verzija, a vaš tim stvara 105 verzije, čuvaju se samo verzije 6 do 105. Ako je stvorena druga verzija, čuvaju se samo verzije 7 do 1066. Ako popis ili biblioteka ograničava verzije, trebali biste biti sigurni da su suradnici svjesni da će se starije verzije izbrisati kada se dosegne ograničenje verzije.

U biblioteci koja ograničava broj glavnih verzija za koje čuva pomoćne verzije za starije verzije brišu se za prethodne glavne verzije kada se dosegne ograničenje verzije. Ako, primjerice, koristite skice samo za 100 glavnih verzija, a vaš tim stvara 105 glavne verzije, za najstariju verziju čuvat će se samo glavne verzije. Datoteke koje su povezane s pet najranijih glavnih verzija, kao što su 1,2 ili 2,3, brišu se, ali glavne verzije – 1, 2 i tako dalje – čuvaju se, osim ako biblioteka ograničava i glavne verzije.

Napomene: 

  • SharePoint Online zahtijeva određivanje verzija za biblioteke; SharePoint Server vam omogućuje odabir mogućnosti ne određivanja verzija .

  • SharePoint Online Postavke biblioteke omogućuju raspon 100-50000 glavnih verzija; SharePoint Server postavke biblioteke omogućuju raspon 1-50000 glavnih verzija.

  • Postavke SharePoint Online i SharePoint Server biblioteke omogućuju raspon 1-50000 pomoćnih verzija.

  • I SharePoint Online i SharePoint Server postavke popisa omogućuju određivanje verzije (uključujući skice) kao mogućnost, s rasponom verzija programa 1-50000.

Verzije se automatski uključile kada se stvori biblioteka, a ne kada se stvori popis. Svatko s dozvolom za upravljanje popisima može uključiti ili isključiti određivanje verzije. Na mnogim web-mjestima koja su ista osoba koja upravlja web-mjestom, jer popisi i biblioteke nasljeđuju dozvole s web-mjesta. Uz omogućavanje određivanja verzija, vlasnik web-mjesta (ili druga osoba koja upravlja popisom ili bibliotekom) odlučuje hoće li zahtijevati odobrenje sadržaja, tko može pregledavati stavke skice i ako je potrebna naplata. Svaka od ovih odluka utječe na način rada na verzijama. Ako, primjerice, osoba koja upravlja bibliotekom odluči zahtijevati odjavu, brojevi verzija stvaraju se samo kada je datoteka prijavljena. Ako je odobravanje sadržaja obavezno, broj glavnih verzija ne primjenjuje se sve dok datoteke ne odobri netko tko ima dozvolu za to.

Važno: Ako osobe koje rade u biblioteci planiraju suautorstvo, nemojte konfigurirati biblioteku da zatraži odjavu. Osobe ne mogu raditi kao suautori kada su dokumenti koji su im potrebni odjavljen.

Upute za uključivanje verzije za popis ili biblioteku potražite u članku Omogućivanje i konfiguriranje određivanja verzija za popis ili biblioteku.

Ako je u biblioteci omogućeno određivanje verzije, osoba koja ga postavlja određuje hoće li pratiti glavne i pomoćne verzije te određuje tko može vidjeti pomoćne verzije. U većini slučajeva kada je odobravanje sadržaja obavezno, samo vlasnik datoteke i osobe koje imaju dozvolu za odobravanje stavki mogu vidjeti pomoćne verzije. U drugim bibliotekama, svatko tko može uređivati datoteke u biblioteci ili bilo tko tko ima dozvolu za čitanje u biblioteci, može vidjeti sve verzije. Kada verzija bude odobrena, svi koji imaju dozvolu za čitanje na popisu ili u biblioteci mogu vidjeti verziju.

Iako popisi nemaju glavne i pomoćne verzije, bilo koja stavka koja se nalazi u tijeku statusa smatra se skicom. U većini slučajeva samo kreator stavke i osoba koje imaju potpunu kontrolu ili dozvole za dizajn mogu vidjeti skice. Skica se prikazuje u tijeku statusa tih osoba, ali drugi vide samo najnoviju odobrenu verziju u povijesti verzija. Ako je datoteka odbijena, status će ostati u tijeku dok ga ne izbriše netko tko ima potrebne dozvole.

Po zadanom je neriješeni artikl ili datoteka vidljiv samo autoru i osobama s dozvolom za upravljanje popisima, no možete odrediti mogu li druge grupe korisnika pregledavati stavku ili datoteku. Ako je biblioteka postavljena tako da evidentira glavne i pomoćne verzije, osoba koja uređuje datoteku mora najprije objaviti glavnu verziju datoteke.

Dodatne informacije o postavljanju odobrenja za dokumente potražite u članku Zahtijevaj odobravanje stavki na popisu web-mjesta ili u biblioteci.

Napomena: Nacrt sigurnosti u nekim popisima i u bibliotekama konfiguriran je tako da svim korisnicima web-mjesta dopusti da vide i neizvršene i odobrene verzije.

Kada odjavite datoteku iz biblioteke s uključenom verzijom, stvorit će se nova verzija prilikom svakog ponovnog prijave. Ako su glavne i pomoćne verzije uključene, možete odlučiti kada se prijavite u koju vrstu verzije prijavljujete. U bibliotekama u kojima je naplata potrebna, verzije se stvaraju samo prilikom prijave.

U bibliotekama u kojima naplata nije obavezna, stvorena je nova verzija prilikom prvog spremanja nakon otvaranja datoteke. Svaki kasniji spremanje briše verziju koju ste stvorili pomoću prvog spremanja. Ako zatvarate aplikaciju, a zatim ponovno otvorite dokument, prvo spremanje će, još jednom, proizvesti verziju. To može prouzročiti da se broj verzija vrlo brzo razmnožava.

Dodatne informacije o prijavi i odjavi potražite u članku odjava, prijava i odbacivanje promjena u datotekama u biblioteci.

Važno: Ako ste suautorstvo dokumenta, ne provjeravajte ga osim ako nemate dobar razlog da drugima onemogućite rad na dokumentu.

Zahtijevanje odjave može pomoći vašem timu da najviše određuje verzije, jer osobe posebno određuju kada će se stvoriti verzija. Verzija se stvara samo kada netko odjavljuje datoteku, promijeni je, a zatim je ponovno prijavi. Kada odjava nije obavezna, kreira se verzija kada netko najprije Spremi datoteku, a ta se verzija ažurira kada je osoba zatvori. Ako ta osoba ili netko drugi zatim Otvori i ponovno Spremi datoteku, stvorit će se druga verzija. Ovisno o situaciji, možda nećete morati stvarati više verzija, primjerice, ako morate zatvarati datoteku da biste prisustvovali sastanku prije nego što završite s promjenama u datoteci.

Kada je odjava potrebna, osobe ne mogu dodavati datoteke, mijenjati datoteke ili promijeniti svojstva datoteke, a da prvi put ne provjere datoteku. Kada korisnici prijave datoteke, od njih će se zatražiti da daju komentare o promjenama koje su napravljene, čime se olakšava stvaranje značajnije povijesti verzija.

Napomena: Ako će biblioteka pohranjivati datoteke programa Microsoft Project (. MPP) koje se sinkroniziraju s popisima zadataka na web-mjestu, potrebno je poništiti potvrdni okvir zatraži odjavu .

Dodatne informacije o tome kako je potrebno odjaviti potražite u članku Postavljanje biblioteke koja zahtijeva odjavu datoteka.

Popisi i biblioteke imaju dozvole vezane uz određivanje verzije i odjavu koja se razlikuju ovisno o razini dozvola koja se primjenjuje na korisnika ili određenoj grupi. Netko tko može uređivati razine dozvola može drugačije konfigurirati te dozvole ili može stvoriti novu grupu s prilagođenim razinama dozvola.

Te dozvole omogućuju fleksibilnost u načinu na koji upravljate bibliotekom. Možda ćete, primjerice, poželjeti da netko može izbrisati verzije datoteke bez dozvole za brisanje datoteke. Dozvola za Brisanje verzija nije ista kao dozvola za Brisanje stavki, tako da možete pružiti prilagođenu razinu kontrole.

U sljedećoj su tablici prikazane dozvole koje se odnose na određivanje verzije i odjavu te na koje se zadane razine dozvola primjenjuju.

Dozvola

Zadana razina dozvola

Prikaz verzija

Potpuna kontrola, dizajn, doprinos i čitanje

Brisanje verzija

Potpuna kontrola, dizajn i doprinos

Nadjačavanje odjave

Potpuna kontrola i dizajn

Odobravanje stavki

Potpuna kontrola i dizajn

Dodatne informacije o dozvolama potražite u članku razumijevanje razina dozvola u sustavu SharePoint.

Napišite nam komentar

Je li vam ovaj članak bio koristan? Ako jest, napišite nam to pri dnu stranice. Ako vam nije bio koristan, recite nam što nedostaje ili što vas je zbunilo. Dodajte svoju verziju SharePoint, OS i preglednika. Na temelju vaših povratnih informacija još ćemo jedanput provjeriti činjenice i ažurirati ovaj članak.

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×