Korištenje grupa sustava Office 365 umjesto poštanskih sandučića web-mjesta

Napomena: Ovaj je članak ispunio svoj zadatak i uskoro će se ukloniti. Da bismo spriječili pojavljivanje poruke „Stranica nije pronađena”, uklonit ćemo veze za koje znamo da postoje. Ako ste stvorili veze na tu stranicu, uklonite ih da bi sve funkcioniralo.

Mnoge tvrtke ili ustanove koriste poštanske sandučiće web-mjesta kao alat za suradnju s izborom. Isporučen je s običnim poštanskim sandučićem koji će vam pomoći koordinirati i pohraniti e-poštu ili web-stranicu vezanu uz projekt na jednom mjestu i na SharePoint mjestu za pohranu svih običnih datoteka. No kao način na koji su se osobe suradnje promijenile tijekom godina, kupci su zatražili rješenje koje promovira aktivniji oblik suradnje. Dakle, imamo ukinuta poštanske sandučiće web-mjesta i savjetujemo vam da se premjestite u grupe sustava Office 365 koje omogućuju znatno bogatiji doživljaj suradnje.

Dodatne informacije o toj odluci potražite u članku ukidanje poštanskih sandučića web-mjesta.

Grupe u sustavu Office 365 omogućuju vam odabir skupa osoba s kojima želite surađivati i jednostavno postavljanje zbirke resursa za zajedničko korištenje tih osoba. Ne morate se brinuti da ćete ručno dodjeljivati dozvole za sve te resurse jer dodajući članove u grupu automatski dajete dozvole koje su im potrebne za alate koje grupa nudi.

Grupe sustava Office 365 premašite ono što nude poštanski sandučići web-mjesta i obuhvaćaju:

  • Pristup gostu – uz poštanske sandučiće web-mjesta ne možete osobama izvan tvrtke ili ustanove pružiti pristup. Uz grupe možete gostu ponuditi pristup razgovorima e-pošti, datotekama, pa čak i zajedničkoj bilježnici programa OneNote.

  • Zajednička ulazna pošta – gdje se odvijaju razgovori koje tradicionalno imate u poštanskom sandučiću. Ta se zajednička ulazna pošta u potpunosti može pretraživati tako da stvara živu arhivu poruka grupe. Pridošoci u grupu mogu pretraživati ili se kretati kroz povijest da bi brzo upoznali ono što je prethodno Priopćeno grupi.

  • Biblioteka zajedničkih datoteka – vaša grupa ima biblioteku datoteka sustava SharePoint u kojoj korisnici mogu pohraniti, zajednički koristiti i surađivati na dokumentima, radnim knjigama, prezentacijama, slikama ili bilo kojoj drugoj vrsti datoteke na kojoj je potrebno raditi.

  • Zajednički kalendar – vaša grupa dobiva zajednički kalendar za objavljivanje događaja vezanih uz grupu. Svaki član koji se pretplatio na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendar da bi se ti događaji mogli prikazivati i u kalendarima sustava Office 365 ako to žele.

  • Zajednička bilježnica za OneNote – grupa automatski sadrži zajedničku bilježnicu programa OneNote u kojoj članovi grupe mogu prikupljati i surađivati na informacijama. Mnoge grupe koriste bilježnicu da bi stvorili dnevni wiki s često postavljanim pitanjima i drugim resursima.

  • Sadržaj je moguće otkriti – grupe u programu Outlook javno su u vašoj tvrtki ili ustanovi prema zadanim postavkama, što znači da su za druge osobe u tvrtki ili ustanovi jednostavne za otkrivanje i uključivanje ili pregled materijala u grupi. Ako je sadržaj grupe osjetljiviji, možete prebaciti grupu na privatno, što krije sadržaj iz nečlanova i zahtijeva od vlasnika grupe da odobri bilo koji zahtjev za pridruživanje.

  • Samoposlužno stvaranje – administratori ne moraju biti zaokupljena zahtjevima korisnika za stvaranje grupa. Korisnici mogu stvarati vlastite grupe po potrebi. Ako želite kontrolirati koji korisnici u vašoj tvrtki ili ustanovi mogu stvarati grupe, pročitajte članak kontrola tko može stvarati grupe sustava Office 365.

Upravljanje imenikom

Čuvanje direktorija u odjeljku kontrola predstavlja zabrinutost svakog administratora. U nastavku su navedeni neki od alata Office 365 Groups koji nude pomoć u pojednostavivanju:

  • Pravila imenovanja – pravila imenovanja omogućuju vam definiranje onih koji nisu, prihvatljivi nazivi za grupe. Koji korisnicima onemogućuje pružanje profitnih ili zabranjenih imena grupama. Osim toga, možete provoditi standardne pretfikse tvrtke ili sufikse u nazive grupa.

  • Dinamičko članstvo – dinamičko članstvo omogućuje postavljanje članstva u grupi prema pravilu, koja dodaje (ili uklanja) članove grupe na temelju metapodataka (primjerice odjela ili uloge) u aktivnom direktoriju.

  • Skriveno članstvo u grupi – ako imate razlog da želite da popis članova grupe bude povjerljiv, primjerice ako su članovi učenici, možete sakriti popis članova od vanjskih stranaka.

  • Dozvole za stvaranje – u tvrtki ili ustanovi možda postoje neki osobe koje ne želite moći stvarati nove grupe. Postoji nekoliko tehnika za upravljanje dozvolama za stvaranje u direktoriju.

  • Zapisnici nadzora – možete imati više pouzdanosti omogućujući korisnicima stvaranje grupa i upravljanje članstvom u grupi jer su zapisnici nadzora grupa sustava Office 365 dozvolili da pronađete tko je stvorio ili izbrisao određenu grupu ili promijenio članstvo u grupi.

Upravljanje isporučom

Upravljanje isporučenjem omogućuje vam da koristite upute za slanje ili primanje poruka u grupi. Osim toga, postoje Alati za praćenje protoka tih poruka.

  • Šalji kao ili šalji u ime-ove postavke dopusti određenim korisnicima da šalju poruke e-pošte kao da su došli ili su u ime grupe.

  • Ograničenja pošiljatelja – ove postavke omogućuju vam da kontrolirate kome je dopušteno slanjem poruka u grupu. Grupa se može konfigurirati tako da dopušta e-poštu od vanjskih stranaka, no možda želite ograničiti to samo na određene vanjske strane.

  • Podrška za vanjsku korisničku podršku – pozivajući goste na grupu možete odabrati da ih uvrstite u razgovore e-pošte u grupi.

  • Pravila prijenosa – pravila transporta funkcioniraju za grupe baš kao i za Exchange. Pravila mogu tražiti poruke koje zadovoljavaju određene uvjete, a zatim mogu reagirati na te poruke.

  • Savjeti za poštu – Savjeti za e-poštu informativne su poruke koje se prikazuju korisnicima tijekom skladanja poruke. Oni mogu pomoći u smanjenju NDRs upozorenjem korisnika ako će njihova poruka vjerojatno prijeći na vanjske osobe ili prijeći kvote poruka.

  • Više proxy adresa – grupa može imati pseudonime baš kao i korisnički poštanski sandučić. Dodatne Proxy adrese mogu biti korisne za prihvaćanje poruka poslanih drugim pseudonimima ili da bi bilo lakše dosegnuti grupu koja ima dugu ili tešku naziv pravopisa.

  • Maksimalna veličina slanja/primanja – ta kvota olakšava smanjivanje problema s grupom koja prima (ili šalje) krajnje velike poruke radi bolje upravljanje zahtjevima za pohranu i propusnost.

Pravila sadržaja

Office 365 nudi i neke alate za upravljanje vrstom sadržaja koji se zajednički koristi u grupi.

Smjernice za korištenje – moći ćete definirati upute za korištenje za grupe sustava Office 365 – da biste korisnicima obrazovati o najboljim praksama koje pridonose tome da njihove grupe budu učinkovite te da ih obrazuju u pravilima unutarnjeg sadržaja.

Klasifikacija podataka – moći ćete stvoriti prilagodljivi sustav klasifikacije podataka za grupe sustava Office 365 koja omogućuje razdvajanje grupa prema vrsti pravilnika (primjerice, "neklasificirano", "korporativna tajnost" ili "strogo povjerljivo"). Na taj način vaše grupe mogu izlagati pravila drugog sadržaja u vašoj tvrtki ili ustanovi. Extensible pravilnik dopušta vašoj tvrtki ili ustanovi da konfigurira krajnju točku koja se naziva kad god je stvorena ili izmijenjena, a zatim možete implementirati vlastita pravila za stvaranje grupe ili promjenu.

Zašto radimo ovu promjenu?

Poštanski sandučići web-mjesta potiču pasivni oblik suradnje. Uz suradnju koja postaje kritičnija za moderne timove, naši klijenti su sve više tražili rješenja koja omogućuju aktivniji doživljaj suradnje. Stoga smo odlučili povući poštanske sandučiće web-mjesta i promicati korištenje grupa.

Početak rada s grupama jednostavno je i možete se prikazivati u nekoliko minuta.

Stvorite timsko web-mjesto sustava SharePoint Online koje se isporučuje s grupom sustava Office 365 na sljedeći način:

  1. Idite na SharePoint online. Tamo možete doći tako da se prijavite na portal sustava Office 365 na servisu https://www.Office.com, a zatim kliknete pokretač aplikacija u gornjem desnom kutu preglednika.

  2. Kliknite na + Stvori web-mjesto na početnoj stranici sustava SharePoint i odaberite timsko web-mjesto

  3. Unesite naziv novog timskog web-mjesta i Opis u okno koje se pojavljuje. Unesite druga polja koja je potrebna tvrtki ili ustanovi, a zatim kliknite dalje.

  4. Dodavanje vlasnika i članova na web-mjesto u sljedećem oknu, a zatim kliknite Završi. Možete odabrati dodavanje istih članova koji su pripadali timskom web-mjestu klasičnih iskustva.

Novostvoreno timsko web-mjesto sustava SharePoint online sada je spremno za korištenje. Dodatne pojedinosti potražite u članku Stvaranje timskog web-mjesta u sustavu SharePoint Online .

Da biste pristupili grupama, kliknite Pokretač aplikacija, a zatim otvorite pošta. Prikazat će se kartica grupe u odjeljku mape i stvorit će se grupa za vas s istim nazivom kao i naziv web-mjesta u sustavu SharePoint. Ova grupa obuhvaća zajednički poštanski sandučić u obliku prostora za razgovora, karticu datoteke koja daje brzi prikaz stranice dokumenti s web-mjesta sustava SharePoint, grupni kalendar i bilježnicu koja se može pregledavati i s web-mjesta sustava SharePoint.

Sada ste spremni za korištenje grupe.

Što je s postojećim poštanskom sandučiću web-mjesta?

Razumijemo da neki od vas možda imaju kritične podatke u poštanskim sandučićima web-mjesta koji će vam biti potrebni za kontinuitet operacija. Postojeći poštanski sandučići web-mjesta nastavit će raditi kao i prije.

Što ako koristim Project online?

Ako ste korisnik projekta online , nećete se moći povezati s timskim web-mjestom sustava SharePoint online. Međutim, možete nastaviti koristiti web-mjesto za klasičnu prezentaciju projekta, koje će nastaviti funkcionirati, bez mogućnosti stvaranja novog poštanskog sandučića web-mjesta. Ako vam je potrebna rješenja za slanje e-pošte uz web-mjesto, preporučujemo vam da stvorite novu grupu sustava Office 365 i koristite je za e-poštu. Dodatne pojedinosti potražite u članku Stvaranje grupe u programu Outlook .

U procesu smo rada na dugoročnom rješenju i obavijestit ćemo vas kada budemo imali rezoluciju.

Što je sljedeće?

Pokrenuli smo organiziranje alata za administratore korisnika da bismo povezali postojeća timska web-mjesta sustava SharePoint s novim grupama sustava Office 365. Dodatne informacije potražite u ovoj pošti.

Dodatne informacije

Slušamo vas

Ovaj je članak zadnji put ažuriran 10. srpnja, 2018 kao rezultat vaših komentara. Ako vam je ta informacija bila korisna, a posebno ako to niste učinili, upotrijebite kontrole povratnih informacija u nastavku da biste nam omogućili da ga poboljšamo.

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×