Korištenje filtriranja za izmjenu prikaza sustava SharePoint

Korištenje filtriranja za izmjenu prikaza sustava SharePoint

Filtriranje smanjuje broj stavki u prikazu samo na podatke koje želite vidjeti. Filtar odabire stavke koje odgovaraju određenim kriterijima, primjerice lokaciji, vrsti stavki ili rasponu cijena. Indeksi i filtri mogu vam pomoći i da se vratite na svoje podatke ili spriječite prekoračenje broja zadanog pragom prikaza popisa. Filtar može samo vratiti podatke, a može ih i grupirati ili sortirati radi boljeg oblikovanja.

Radi poboljšanja izvedbe uz filtre se koriste indeksi. Ako broj stavki na popisu ili u biblioteci prekoračuje broj zadan pragom prikaza popisa, ali je i dalje manji od 20 000 stavki, obično možete dodati indekse u postojeće stupce. Zatim možete primijeniti filtre da biste dobili prikazane podatke ispod broja zadanog pragom prikaza popisa od 5000 stavki.

Filtri smanjuju količinu podataka koja se vraća tako da odabiru stavke na temelju operacija (kao što su veće od ili manje od) te podudarnih podataka. Kada stvorite filtrirani prikaz, prvi indeksirani stupac u izrazu filtra trebao bi uvelike smanjiti skup podataka. Filtriranje po polju države ili datuma, primjerice, često može znatno smanjiti skup podataka. Ako imate 15 000 stavki, željet ćete da prvi indeks vrati manje od 5000 stavki. Ako vaš skup podataka nema više od 5000 stavki, i tada je to koristan postupak.

SharePoint odabire prvi indeksirani stupac u upitu, a zatim ostale stupce koristi za odabir podataka. Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu i ne moraju biti indeksirani. Prikaz te indekse ne koristi, čak i ako rezultat filtriranog prikaza vraća manje od broja zadanog pragom prikaza popisa.

Na primjer, imate upit: veličina = veliko AND boja = crvena. Na popisu veličina nije indeksirana, ali boja jest. Sve dok se na popisu nalazi manje od 5000 "crvenih" stavki, upit uspijeva na velikom popisu. No ako je u pitanju veličina upita = veliko OR boja = crveno, iako baza podataka može pronaći sve crvene stavke, upit mora pregledati cijeli popis da bi pronašao sve velike stavke. Ako se vrati više od 5000 stavki, upit se zagušuje.

Ako koristite dva ili više stupaca u izrazu filtra, indeks ili indeksi za određivanje moraju koristiti operator AND. Na primjer, ako želite vratiti pse s velikog popisa životinja. Imate neindeksirani stupac pod nazivom Vrsta gdje se kao vrijednost nalazi Pas. Ako postavite upit Vrsta = Pas, upit će se zagušiti. No ako imate indeksirani stupac pod nazivom Razred, vaš upit postaje Razred = Sisavci AND Vrsta =Pas. Pomoću upita Razred = Sisavci AND (Vrsta = Pas OR Vrsta = Mačka) možete potražiti i mačke i pse. Drugi upit odabire sve sisavce, a zatim ih filtrira na pse i mačke.

Napomena: Ako stavke premjestite u koš za smeće, te će se stavke i dalje brojati kad se utvrđuje prekoračuje li izraz filtra prag prikaza popisa. Ako očistite koš za smeće, te se stavke neće više brojati. Da biste saznali više, pročitajte Pražnjenje koša za smeće i vraćanje datoteka.

Ako stupci koje ćete koristiti za filtriranje nisu indeksirani, započnite sa stvaranjem indeksa. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje indeksa u stupac sustava SharePoint.

Kada indeksirate stupac, možete ga dodati prilikom stvaranja ili izmjene prikaza, a zatim ga iskoristiti za filtriranje prikaza. Prije nego što stvorite prikaz, trebali biste dodati više stupaca da biste omogućili veću fleksibilnost sortiranja, grupiranja i filtriranja. Za sortiranje i filtriranje možete odabrati stupce koji se nalaze u skupu podataka, no ne prikazuju se.

Stvaranje prikaza

  1. Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

  2. Ovisno o verziji, učinite nešto od sljedećeg:

    • U sustavu SharePoint 2016, 2013, 2010 ili klasičnom sučelju sustava SharePoint Online kliknite karticu Popis ili Biblioteka, a zatim Stvori prikaz.

      Gumb za stvaranje prikaza biblioteke sustava SharePoint na vrpci.
    • U sustavu SharePoint Online ili sustavu SharePoint povezanom s grupom kliknite strelicu prema dolje na gumbu Mogućnosti prikaza, a zatim kliknite Upravljanje prikazima ili Uređivanje trenutnog prikaza.

      Izbornik za odabir prikaza s odabranom opcijom Upravljanje prikazima
      Uređivanje trenutnog prikaza
  3. Pomaknite se prema dolje do odjeljka Prikazi, a zatim kliknite Stvaranje prikaza.

  4. Na stranici Vrsta prikaza kliknite prikaz koji želite koristiti. Ako niste sigurni, odaberite Standardni prikaz.

    Stranica Vrste prikaza
  5. Upišite Naziv prikaza.

    Postavljanje naziva i po želji naziva datoteke za prikaz
  6. Uredite web-adresu za prikaz ili prihvatite zadanu postavku. Možete se vratiti i promijeniti je kasnije.

  7. U sekciji Filtriranje kliknite Prikaži stavke samo ako vrijedi sljedeće, a zatim odaberite način filtriranja stavki na temelju jednog od indeksiranih stupaca.

    Na primjer, da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje su se promijenile danas, odaberite stupac Izmijenjeno (indeksirano) i uvjet jednako je, a zatim upišite [Danas].

    U sustavu SharePoint Online odaberite indeksirano polje

    Napomena: Ako ne vidite stupce nakon čijeg naziva piše (indeksirano), nema dostupnih indeksiranih stupaca za taj popis ili biblioteku. Morate najprije stvoriti jednostavni ili složeni indeks.

  8. Da biste ograničili broj stavki koje se prikazuju na svakoj stranici, pomaknite se prema dolje do opcije Ograničenje stavki i postavite vrijednost Broj stavki za prikaz. Kada stvorite prikaz, zadani je broj stavki za prikaz 30.

    Postavljanje broja stavki za prikaz na stranici Postavke prikaza
  9. Prilikom postavljanja ograničenja stavki na stranicu možete odabrati jednu od sljedeće dvije mogućnosti:

    • Prikaži stavke u skupovima navedene veličine koja stvara prikaz podataka stranicu po stranicu, što je korisno kada pregledavate stavke na način koji nije interaktivan.

      Kada postoji više stavki od postavke ograničenja, prikaz će biti u obliku stranica.

      Slika značajke

    • Ograniči ukupni broj rezultata na navedeni iznos koja stvara čvrsto ograničenje koje može, ali ne mora vratiti čitav skup rezultata operacije filtriranja. To može biti korisno prilikom provjere prikaza, stvaranja prototipa ili ako želite dohvatiti samo najveće vrijednosti u prikazu.

  10. U odjeljku Stil možete odabrati Okno pretpregleda da biste vidjeli sve podatke iz stavki na popisu u obliku okomitog okna. Okno pretpregleda jedan je od stilova prikaza koji možete prilikom uređivanja ili stvaranja prikaza odabrati u odjeljku Stil.

    Odabiri stilova na stranici Postavke prikaza

    Podatke možete brže pregledavati tako da pokazivač miša postavite iznad naslova stavke u području za pomicanje na lijevoj strani stranice da biste vidjeli sve vrijednosti stupaca trenutnih stavki koje su u okomitom načinu navedene na popisu na desnoj strani stranice. Prikazuje se manje početnih podataka pa je na taj način prikaz brži. Taj je stil iznimno koristan i kada je popis širok ili sadrži mnogo stupaca pa bi pregled podataka zahtijevao vodoravno pomicanje.

    Slika značajke

  11. Kliknite U redu.

Još je nekoliko radnji koje možete poduzeti u vezi s prikazom, no to je dovoljno da se prikažu podaci koji su prekoračili prag prikaza popisa ako ste blokirani. Možete i sortirati ili grupirati rezultate, postaviti ukupne zbrojeve, proširivati mape te optimizirati prikaz na mobilnom uređaju.

Da biste izmijenili prikaz, učinite sljedeće:

  1. Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • U sustavu SharePoint 2016, 2013, 2010 ili klasičnom sučelju sustava SharePoint Online kliknite karticu Popis ili Biblioteka, odaberite prikaz u odjeljku Trenutni prikaz, a zatim Izmijeni prikaz.

      Kartica Biblioteka s istaknutom opcijom Izmijeni prikaz
    • U sustavu SharePoint Online kliknite strelicu prema dolje na gumbu Mogućnosti prikaza, a zatim kliknite Uređivanje trenutnog prikaza.

      Izbornik za odabir prikaza s odabranom opcijom Upravljanje prikazima
  3. Pomaknite se prema dolje do odjeljka Prikazi, a zatim kliknite prikaz.

  4. Nakon toga možete promijeniti postavke kao što je navedeno u uputama od 5. do 9. koraka prethodno opisanog postupka Stvaranje prikaza.

  5. Kliknite U redu.

Da bi prikaz brzo filtrirao mnogo stavki, mora se indeksirati prvi stupac u filtru.Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu i ne moraju biti indeksirani, no prikaz te indekse ne koristi. Prvi stupac filtra mora vratiti manje stavki od broja zadanog pragom prikaza popisa.

Ako prvi stupac filtra vraća veći broj stavki od broja zadanog pragom prikaza popisa, možete koristiti filtar s više stupaca. Kada definirate filtrirani prikaz koji koristi više stupaca, pomoću operatora AND ograničit ćete ukupan broj vraćenih stavki. No i u tom slučaju kao prvi stupac morate navesti stupac koji će najvjerojatnije vratiti manju količinu podataka. Filtrom OR gotovo uvijek se povećava broj vraćenih stavki i u ovim okolnostima neće biti učinkovit.

Dodatne informacije o prikazima potražite u članku Stvaranje, promjena i brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Važno:  Iako radi poboljšanja izvedbe možete indeksirati jedan stupac za pretraživanje, korištenje indeksiranog stupca za pretraživanje radi sprječavanja prekoračenja broja zadanog pragom prikaza popisa ne funkcionira. Kao primarni ili sekundarni indeks koristite drugu vrstu stupca.

Važno:  Ako popis filtrirate prema indeksiranom polju, u košu za smeće potražite stavke izbrisane s popisa ili iz biblioteke. Stavke u košu za smeće računaju se u broj zadan pragom prikaza popisa i ne brišu se iz pozadinske baze podataka sve do brisanja iz koša za smeće. Ako je ukupan broj filtriranih stavki na popisu i u košu za smeće veći od ograničenja praga popisa, možda će vam se prikazati nepotpun skup rezultata ili će se upit blokirati. Da biste saznali više, pročitajte Pražnjenje koša za smeće i vraćanje datoteka.

Dvije su ključne riječi koje možete koristiti za filtriranje: na temelju trenutnog dana [Danas] ili na temelju trenutnog korisnika [Ja]. One su dinamične jer se mijenjaju s korisnikom ili datumom.

Korištenje riječi [Ja] može biti korisno kada samo želite vidjeti svoje dokumente u velikoj biblioteci. [Ja] se primjenjuje na stupce koji se temelje na osobama kao što su Stvorio ili Izmijenio. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente koje ste stvorili, postavite filtar sa stupcem Stvorio tako da bude jednak parametru [Ja]. Ako uređujete datoteke i želite vidjeti zadnje datoteke na kojima ste radili, postavite filtar na stupcu Izmijenio tako da bude jednak parametru [Ja]. Da bi se prikazala oba, stvorite dva filtra povezana operatorom OR.

Filtriranje pomoću opcije [Ja]
Filtar koji prikazuje dokumente koje ste stvorili ili izmijenili vi

Ključna riječ [Danas] funkcionira na stupcima koji se temelje na datumu. Da biste dobili raspone koji mijenjaju datum današnjeg dana, koristite matematičke izraze. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente koji su izmijenjeni u zadnjih 30 dana, možete stvoriti filtar na stupcu Datum koji je veći od ili jednak parametru [Danas] – 30. Da biste izostavili trenutni dan, postavite drugi filtar na stupcu Datum na manje od [Danas] i povežite ih operatorom AND.

Filtriranje pomoću parametra [Danas]
Filtar koji prikazuje datoteke koje su izmijenjene u zadnjih 30 dana

Možete i brzo filtrirati izravno s popisa ili iz biblioteke, bez opterećivanja dodatnim prikazom. Ne možete fleksibilno postavljati operatore kao što su veće od ili jednako. Popis filtara uzima se iz podataka u stupcu. Ako, primjerice, imate stupac s odjelima, možete filtrirati prema odjelu ljudskih resursa ili informatičkom odjelu.

  1. Na popisu ili u biblioteci postavite pokazivač miša na zaglavlje za stupac koji želite filtrirati, a zatim kliknite strelicu prema dolje.

  2. U donjem dijelu padajućeg okvira kliknite jednu od vrijednosti pomoću koje želite filtrirati. Ako se nisu prikazale na početku, prikazat će se potvrdni okvir s vašim odabirom.

    Kliknite zaglavlje stupca i odaberite vrijednost prema kojoj želite filtrirati.
    SharePoint 2010, 2013 ili 2016
    Kliknite zaglavlje stupca da biste brzo filtrirali
    Web-mjesta sustava SharePoint Online ili SharePoint povezana s grupom
  3. Kada završite i želite se vratiti da bi se prikazale sve vrijednosti, kliknite strelicu prema dolje, zatim Očisti filtre [iz naziva stupca], a potom Zatvori.

Slijede prijedlozi uobičajenih prikaza koji daju dobre rezultate s indeksiranim stupcima:

Da biste filtrirali prema:

Indeksirajte sljedeće:

Na primjer:

nedavno promijenjenim stavkama

stupac Izmijenjeno

Da biste prikazali samo stavke koje su promijenjene tijekom proteklog tjedna, primijenite filtar Izmijenjeno je veće od[danas]-7.

novim stavkama

stupac Stvoreno

Da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje su dodane tijekom proteklog tjedna, primijenite filtar Stvoreno je veće od [danas]-7.

svojim stavkama

stupac Stvorio

Da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje ste vi dodali, primijenite filtar Stvorio je jednako [ja].

stavkama kojima je rok danas

stupac Datum krajnjeg roka (stvorili ste ih vi na popisu ili u biblioteci)

Da biste stvorili prikaz samo onih stavki čiji je rok danas, primijenite filtar Datum krajnjeg roka jednak je [danas].

ažuriranjima prostora za raspravu

stupac Zadnje ažuriranje

Da biste stvorili prikaz samo onih rasprava koje su ažurirane tijekom proteklog mjeseca, primijenite filtar Zadnje ažuriranje veće je od [danas]-30.

arhivskim datotekama u biblioteci dokumenata

Datum izmjene

Da biste stvorili prikaz dokumenata koji nisu promijenjeni od 2016. (koje zatim želite arhivirati), primijenite filtar Datum promjene je prije 31. prosinca 2016.

pronađenom podskupu financijskih podataka

Regija, Godina (dva jednostavna indeksa)

Da biste stvorili prikaz financijskih podataka za sjeveroistočnu regiju za 2015. godinu, primijenite filtar Regija jednako "SI" AND Godina jednako 2015 jer će stupac Regija vjerojatno sadržavati manje vrijednosti od stupca Godina.

Napomena: Čak i kada stvorite filtrirani prikaz koji se temelji na indeksima stupaca, ako ste premašili broj zadan pragom prikaza popisa, neke bi dodatne operacije i dalje mogle biti blokirane jer traže pristup cijelom popisu ili biblioteci. Te operacije uključuju sljedeće: dodavanje ili brisanje indeksa, stvaranje sortiranja u definiciji prikaza, prikaz ukupnog zbroja stupca te dodavanje, ažuriranje ili brisanje izračunatih polja. Ako dođe do toga, pokušajte operaciju pokrenuti tijekom dnevnog vremenskog okvira kada su ograničenja proširena.

Podržane vrste stupaca

  • jedan redak teksta

  • odabir (jedna vrijednost)

  • Broj

  • Valuta

  • Datum i vrijeme

  • osoba ili grupa (jedna vrijednost)

  • upravljani metapodaci

  • Da/ne

  • Pretraživanje

Nepodržane vrste stupaca

  • više redaka teksta

  • odabir (više vrijednosti)

  • izračunati

  • hiperveza ili slika

  • prilagođeni stupci

  • osoba ili grupa (više vrijednosti)

  • vanjski podaci

Slušamo vas

Stvoreno 30. travnja 2017.

Je li vam ovaj članak bio koristan? Ako jest, napišite nam to pri dnu stranice. Ako nije, recite nam što vas je zbunjivalo ili što je nedostajalo. Navedite SharePoint, operacijski sustav i verzije preglednika koje koristite. Na temelju vaših povratnih informacija još ćemo jedanput provjeriti činjenice i ažurirati ovaj članak.

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×