Prijavite se pomoću Microsofta
Prijavi se ili izradi račun.
Zdravo,
Odaberite drugi račun.
Imate više računa
Odaberite račun putem kojeg se želite prijaviti.

Zapisima možete upravljati "na mjestu", što znači da dokument možete ostaviti na njegovu trenutnom mjestu na web-mjestu ili pohraniti zapise u određenu arhivu, kao što je web-mjesto centra za zapise.

Prije implementacije upravljanja zapisima preporučuje se da najprije stvorite plan upravljanja zapisima za svoju organizaciju. Da biste odabrali pravi sustav za upravljanje zapisima za svoju organizaciju, pogledajte upute za pohranu zapisa i upravljanje njima.

Napomena: U SharePoint u okruženju Microsoft 365 uveli smo korištenje oznaka zadržavanja radi deklariranje sadržaja kao zapisa ,što zapravo zamjenjuje potrebu za korištenjem centra za zapise. Ako koristite centar za zapise, možete ga nastaviti koristiti uz natpise zadržavanja. No u svrhu upravljanja zapisima preporučujemo da umjesto centra za zapise koristite oznake zadržavanja.

Stvaranje i konfiguriranje web-mjesta centra za zapise

U ovom se odjeljku nalazi pregled glavnih koraka koje morate poduzeti da biste stvorili i konfigurirali web-mjesto centra za zapise. Kliknite veze da biste vidjeli određene smjernice za svaki korak.

  1. Stvorite web-mjesto centra za zapise pomoću predloška web-mjesta centra za zapise.

  2. Stvarajte biblioteke zapisa ili popise radi upravljanja i pohrane svake vrste zapisa navedene u planu datoteka (def: Plan datoteke opisuje vrste dokumenata ili stavki koje tvrtka ili ustanova prepoznaje kao službene poslovne zapise. U njemu se navodi gdje se ti zapisi pohranjuju te se navode informacije koje razlikuju jednu vrstu zapisa od druge).

  3. Dodajte povezanu vrstu sadržaja u biblioteke i popise.

  4. Stvarajte i dodajte stupce web-mjesta relevantnim vrstama sadržaja da biste sadržavali i prikazali metapodatke za svaku vrstu zapisa navedenu u planu datoteka.

  5. Dodajte pravilnik za upravljanje informacijama u vrstu sadržaja na web-mjestu centra za zapise.

  6. Konfigurirajte organizator sadržaja tako da svaku vrstu zapisa usmjeri na odgovarajuće mjesto.

Vrh stranice

Stvaranje web-mjesta centra za zapise

Preporučujemo da centar za zapise stvorite kao zbirku web-mjesta najviše razine, a ne kao podmjesto. Da biste stvorili zbirku web-mjesta, morate biti član grupe administratora farme SharePoint na računalu na koje se SharePoint web-mjesto središnje administracije.

U SharePoint online web-mjesto centra za zapise možete stvoriti s web-mjesta najviše razine SharePoint web-mjesta. Kliknite + Stvori web-mjesto,a zatim počnite od 4. koraka u nastavku.

  1. Pokrenite SharePoint središnju administraciju 2013. ili 2016.

    • Za Windows Server 2008 R2:

      • Kliknite Start, zatim Proizvodi sustava Microsoft SharePoint 2013 ili Proizvodi sustava Microsoft SharePoint 2013, a zatim središnja administracija sustava SharePoint 2013ili središnja administracija sustava SharePoint 2016.

    • Za Windows Server 2012:

      • Na početnom zaslonu kliknite Središnja administracija SharePoint 2013 ili središnja administracija SharePoint 2016.

        Ako SharePoint središnja administracija ili središnja administracija 2013 SharePoint središnja administracija 2016. nije na početnom zaslonu:

      • Desnom tipkom miša kliknite Računalo, zatim Sve aplikacije, a zatim SharePoint središnja administracija 2013ili središnja administracija sustava SharePoint 2016.

  2. Na web-mjestu središnje administracije u odjeljku Upravljanje aplikacijama kliknite Stvaranje zbirki web-mjesta.

  3. Na stranici Stvaranje zbirke web-mjesta u odjeljku Web-aplikacija ako web-aplikacija u kojoj želite stvoriti zbirku web-mjesta nije odabrana, kliknite strelicu dolje. Na izborniku Web-aplikacija kliknite Promijeni web-aplikaciju, a zatim web-aplikaciju u kojoj želite stvoriti zbirku web-mjesta.

  4. U odjeljku Naslov i opis upišite naslov i opis zbirke web-mjesta.

  5. U odjeljku Adresa web-mjesta odaberite put koji želite koristiti za URL (na primjer, put za uključivanje zamjenskih znakova kao što su /web-mjesta/ili korijenski direktorij (/).

    Ako odaberete put za uključivanje zamjenskih znakova, morate i upisati naziv web-mjesta koji želite koristiti u URL-u web-mjesta.

  6. U odjeljku Odabir predloška na popisu Odabir verzije doživljaja odaberite SharePoint verzije predložaka koje želite koristiti.

    Odaberite verziju iskustva ako želite da zbirka web-mjesta izgleda i pokrene kao zbirka web-mjesta u sustavu SharePoint Server. Zbirka web-mjesta koja koristi stariju verziju sučelja izvodi se u novijoj verziji SharePoint, ali korisničko sučelje i korisničko sučelje zbirke web-mjesta odražavat će stariju verziju. Zbirka web-mjesta koja se u svakom trenutku može nadograditi na najnoviju verziju.

  7. U odjeljku Odabir predloška odaberite karticu Enterprise, a zatim kliknite Centar za zapise.

  8. U odjeljku Administrator primarne zbirke web-mjesta upišite korisničko ime (u obrazac DOMENA\korisničkoime) za korisnika koji će biti administrator zbirke web-mjesta.

  9. U odjeljku Sekundarni administrator zbirke web-mjesta upišite korisničko ime sekundarnog administratora zbirke web-mjesta. Dizajniranje sekundarnog administratora zbirke web-mjesta najbolja je praksa da biste bili sigurni da netko može upravljati zbirkom web-mjesta kada primarni administrator zbirke web-mjesta nije prisutan.

  10. Ako koristite kvote za upravljanje prostorom za pohranu zbirki web-mjesta, u odjeljku Predložak kvote kliknite predložak na popisu Odabir predloška kvote.

  11. Kliknite U redu.

Stvaranje biblioteka ili popisa za upravljanje zapisima

Biblioteke i popisi važni su elementi upravljanja zapisima. Služe kao ormarići za datoteke za svaku vrstu zapisa koju želite pohraniti ili upravljati njima. Asociiranje vrsta sadržaja (objašnjeno kasnije) bibliotekama i popisima dodatno olakšava kategorizaciju zapisa. Preporučujemo da stvorite jednu biblioteku dokumenata ili popis za svaku vrstu sadržaja u planu datoteka zapisa.

Dodavanje postojeće vrste sadržaja na popis ili u biblioteku

Kada na popis ili u biblioteku dodate vrstu sadržaja, taj popis ili biblioteku omogućuje da sadrže stavke te vrste. Kada se zapisi predaju u centar za zapise, oni se usmjeravaju na odgovarajući popis ili biblioteku na temelju vrste sadržaja dokumenta.

Vrh stranice

Stvaranje i dodavanje stupaca web-mjesta na popise, biblioteke ili vrste sadržaja

Stupci vam pomažu grupirati, kategorizirati i pratiti zapise ili druge stavke. Stupac web-mjesta definira stavku metapodataka koja se može povezati s vrstom sadržaja, popisom ili bibliotekom. Na primjer, možda želite dodati stupce web-mjesta da biste definirali "autor" ili "datum dovršen". Dodajte stupac web-mjesta u vrstu sadržaja za zapise radi pohrane stavke metapodataka poslanih sa zapisom ili dodavanje metapodataka radi upravljanja zapisom.

Stvaranje stupca web-mjesta

  1. Na web-mjestu centra za zapise kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365, a zatim Kliknite Web-Postavke.

    Na web- SharePoint povezanom s grupom kliknite Postavke, zatim Sadržaj web-mjesta ,a zatim Kliknite Postavke.

  2. Na stranici Postavke u odjeljku Galerije web-dizajnera klikniteStupci web-mjesta.

  3. Na stranici Stupci web-mjesta kliknite Stvori.

  4. Na stranici Novi stupac web-mjesta u odjeljku Naziv i vrsta u okvir Naziv stupca upišite naziv koji želite.

  5. Odaberite vrstu podataka koju želite pohraniti u stupac , primjerice valutu, datum i vrijeme ili tekst.

  6. U odjeljku Grupa odaberite postojeću grupu u koju želite pohraniti novi stupac web-mjesta ili odaberite Nova grupa da biste stvorili novu grupu za pohranu stupca. Grupe omogućuju organiziranje stupaca i jednostavnije pronalaženje stupaca.

U odjeljku Dodatni stupac Postavke odaberite dodatne željene postavke stupca. Mogućnosti dostupne u ovom odjeljku razlikuju se ovisno o vrsti stupca koji odaberete u odjeljku Naziv i vrsta. Ako je, primjerice, vrsta podataka za pohranu u stupcu Odabir, možete definirati mogućnosti numeriranja u odjeljku Dodatni Postavke stupca.

  1. Kliknite U redu.

Dodavanje stupca web-mjesta u vrstu sadržaja za zapise

  1. Na početnoj stranici web-mjesta centra za zapise kliknite Postavke, a zatim Kliknite Web-Postavke.

    Na web- SharePoint povezanom s grupom kliknite Postavke, zatim Sadržaj web-mjesta ,a zatim Kliknite Postavke.

  2. U odjeljku Galerije web-dizajnera kliknite Vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Na stranici Vrste sadržaja web-mjesta kliknite vrstu sadržaja web-mjesta koju želite konfigurirati.

  4. Kada odaberete vrstu sadržaja web-mjesta s nadređenog web-mjesta ili stvorili novu vrstu sadržaja web-mjesta, na stranici s odabranom vrstom sadržaja web-mjesta u odjeljku Stupci kliknite Dodaj iz postojećih stupaca web-mjesta.

  5. Na stranici Dodavanje stupaca u vrstu sadržaja u odjeljku Odabir stupaca na popisu Odabir stupaca odaberite grupu u koju želite filtrirati.

  6. Na popisu Dostupni stupci odaberite stupac koji želite dodati, a zatim kliknite Dodaj.

  7. U odjeljku Ažuriranje popisa i vrsta sadržaja web-mjesta odredite hoće li se podređene vrste sadržaja web-mjesta koje nasljeđuju od te vrste sadržaja web-mjesta ažurirati promjenama.

  8. Kada završite s dodavanjem stupaca koje želite, kliknite U redu.

Napomena: Ako se vrsta sadržaja koju želite odabrati ne prikazuje kao veza (zasivljena) na ovoj stranici, vrsta sadržaja pripada nadređenom web-mjestu web-mjesta centra za zapise i stoga je potrebno odabrati i konfigurirati s nadređenog web-mjesta. To možete učiniti klikom na vezu ispod stupca Izvor pokraj zasivljene vrste sadržaja web-mjesta u stupcu Vrsta sadržaja web-mjesta.

Vrh stranice

Stvaranje pravilnika za upravljanje informacijama za zapise

Pravilnik za upravljanje informacijama skup je pravila za vrstu sadržaja. Pravilnike za upravljanje informacijama tvrtkama ili ustanovama omogućuje upravljanje i praćenje stvari kao što su zadržavanje dugog sadržaja ili akcije koje korisnici mogu poduzeti s tim sadržajem.

Napomena: Da biste dovršili taj zadatak, morate biti član grupe Vlasnika za web-mjesto centra za zapise.

Dodavanje pravilnika za upravljanje informacijama u vrstu sadržaja

Napomena: Ne možete odrediti pravilnik za upravljanje informacijama za osnovnu vrstu sadržaja. Temeljne vrste sadržaja instaliraju se prilikom stvaranja zbirke web-mjesta. Morate stvoriti vrstu sadržaja koja je izvedena iz osnovne vrste sadržaja i primijeniti pravilnik za upravljanje informacijama na izvedenu vrstu sadržaja.

  1. Na web-mjestu kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365, a zatim Kliknite Web-Postavke.

    Na web- SharePoint povezanom s grupom kliknite Postavke, zatim Sadržaj web-mjesta ,a zatim Kliknite Postavke.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije web-dizajnera kliknite Vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Na stranici Vrste sadržaja web-mjesta kliknite vrstu sadržaja u koju želite dodati pravilnik o upravljanju informacijama.

  4. Na stranici Vrsta sadržaja kliknite Postavke pravilnika za upravljanje informacijama.

  5. Na stranici Uređivanje pravilnika upišite opis pravilnika, a zatim napišite kratku izjavu pravilnika koja korisnicima objašnjava čemu se pravilnik koristi. Naredba pravilnika može imati do 512 znakova.

  6. Zatim u pravilnik za upravljanje informacijama morate dodati jednu ili više značajki pravilnika. Kada omogućite značajke, bit će prikazane dodatne postavke.

Dodavanje značajki pravilnika pravilniku za upravljanje informacijama

Značajke pravilnika koje možete dodati u pravilnik o informacijama oznake su, nadzor, istek i crtični kodovi.

Dodavanje značajke pravilnika o zadržavanju pravilniku za upravljanje informacijama

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika potvrdite okvir Omogući zadržavanje.

  2. Kliknite Dodaj fazu zadržavanja i odaberite jednu od sljedećih mogućnosti razdoblja zadržavanja da biste odredili vrijeme isteka dokumenata: Da biste postavili datum isteka na temelju svojstva datuma, odaberite Ta se faza temelji na svojstva datuma na stavci, a zatim odaberite akciju( Stvoreno ili Izmijenjeno) i vremensko razdoblje (dani, mjeseci ili godine).

  3. Upišite vrijednost u okvir između popisa da biste odredili vremensko razdoblje.

  4. Odaberite akciju koja će se dogoditi kada dokument istekne.

  5. Ako želite da se odabrana akcija ponavlja, potvrdite okvir u odjeljku Ponavljanje, a zatim odaberite razdoblje ponavljanja.

  6. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Dodavanje značajke pravilnika nadzora pravilniku za upravljanje informacijama

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Nadzor odaberite Omogući nadzor ,a zatim potvrdite okvire uz događaje za koje želite zadržati trag nadzora.

  2. Kliknite U redu.

    Napomena: Da biste pogledali zapisnike nadzora, na stranici zbirke Postavke kliknite Izvješća zapisnika nadzora,a zatim odaberite izvješće za prikaz.

Dodavanje značajke pravilnika o crtičnog koda pravilniku za upravljanje informacijama

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Crtični kodoviodaberite Omogući crtičnih kodova.

  2. Odaberite upit korisnicima da biste umetnuli crtični kod... ako želite da klijentske aplikacije Office korisnici moraju umetnuti crtični kod u dokumente.

Dodavanje značajke pravilnika naljepnica pravilniku za upravljanje informacijama

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Naljepnice potvrdite okvir Omogući naljepnice.

  2. Da biste korisnicima prije spremanja ili ispisa dokumenta nametnuli naljepnicu, odaberite Pitaj korisnike da biste umetnuli naljepnicu prije spremanja ili ispisa.

  3. Da biste spriječili promjenu naljepnica nakon dodavanja, odaberite Onemogući promjene natpisa nakon dodavanja.

  4. U okvir Oblikovanje natpisa upišite tekst koji želite prikazati na naljepnici. Možete koristiti bilo koju kombinaciju fiksnog teksta ili svojstava dokumenta, osim izračunatih ili ugrađenih svojstava kao što su globalno jedinstveni identifikator (GUID) ili Stvorio. Da biste započeli novi redak, koristite \nniz znakova.

  5. Odaberite font, veličinu fonta, stil fonta i obrazloženje teksta natpisa.

  6. U okvir Visina upišite visinu naljepnice u centimetra i širinu naljepnice u centimetra u okvir Širina.

  7. Kliknite Osvježi da biste pogledali promjene.

  8. Kliknite U redu.

Konfiguriranje upravljanja zapisima na mjestu

Kada koristite centar za zapise, radite u zaključanom spremištu i možete koristiti operaciju Pošalji u da biste zapise u taj spremištu dobili. No bilo koje web-mjesto može biti omogućeno za upravljanje zapisima na mjestu može se konfigurirati kao sustav za upravljanje zapisima. U ovoj vrsti sustava, za razliku od centra za zapise, zapise možete pohraniti zajedno s aktivnim dokumentima u prostor za suradnju. Neke dodatne prednosti korištenja sustava za upravljanje zapisima na mjestu su sljedeće:

  • Zapisi mogu postojati i njima se može upravljati na više web-mjesta.

  • Ako je omogućeno verzije, nove se dodatne verzije zapisa mogu automatski stvoriti.

  • Pretraživanje predočavanja elektroničkih dokumenata moguće je istodobno izvršiti i u odnosu na zapise i na aktivne dokumente.

  • Šira kontrola nad zapisom u tvrtki ili ustanovi i tko može stvoriti zapis.

Tri su glavna koraka za konfiguriranje upravljanja zapisima na mjestu:

  1. Aktivirajte upravljanje zapisima na mjestu na razini zbirke web-mjesta.

  2. Konfiguriranje postavki deklaracije zapisa na razini zbirke web-mjesta.

  3. Konfiguriranje postavki deklaracije zapisa na razini popisa ili biblioteke.

    Napomena: Da biste ručno deklarirati stavke kao zapise, morate biti suradnik ili administrator popisa.

Vrh stranice

Aktiviranje upravljanja zapisima na mjestu na razini zbirke web-mjesta

Prvi korak u konfiguriranju sustava za upravljanje zapisima na mjestu jest aktivacija značajke na razini zbirke web-mjesta. Aktiviranjem značajke omogućuje se naredba Deklariranje/neprijavljeni zapis na vrpci.

Napomena: Da biste izvršili taj zadatak, morate biti administrator zbirke web-mjesta.

  1. Pri vrhu najviše razine web-mjesta kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365, a zatim Kliknite Web-Postavke.

    Na web- SharePoint povezanom s grupom kliknite Postavke, zatim Sadržaj web-mjesta ,a zatim Kliknite Postavke.

  2. U odjeljku Administracija zbirke web-mjestakliknite Značajke zbirke web-mjesta.

  3. Uz stavku Upravljanje zapisima na mjestukliknite Aktiviraj.

Konfiguriranje postavki deklaracije zapisa na razini zbirke web-mjesta

  1. Pri vrhu najviše razine web-mjesta kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365, a zatim Kliknite Web-Postavke.

    Na web- SharePoint povezanom s grupom kliknite Postavke, zatim Sadržaj web-mjesta ,a zatim Kliknite Postavke.

  2. U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Postavke za deklariranje zapisa.

  3. Ako na stranici Postavke deklaracije zapisa želite ograničenje na stavke koje su deklarirane kao zapisi, odaberite jednu od mogućnosti u odjeljku Ograničenja zapisa.

  4. U odjeljku Dostupnost deklaracije zapisa odaberite hoće li ručna deklaracija zapisa po zadanom biti dostupna na popisima i u bibliotekama. Ako po zadanom odaberete mogućnost Nije dostupno na svim mjestima, zapisi se mogu deklarirati samo putem pravilnika ili tijeka rada.

  5. U odjeljku Uloge deklaracije odaberite uloge koje mogu ručno deklarirati i neprijavljene zapise.

  6. Odaberite U redu.

Konfiguriranje postavki deklaracije zapisa na razini popisa ili biblioteke

Možete imati više kontrole nad mjestom na kojem se stavke mogu deklarirati kao zapisi konfiguriranjem deklaracija zapisa za popis ili biblioteku. Prilikom konfiguriranja popisa ili biblioteke za deklariranje zapisa stavke možete automatski deklarirati kao zapise kada se dodaju na popis ili u biblioteku.

  1. Na popisu ili u biblioteci u kojoj želite konfigurirati postavke deklaracije zapisa kliknite karticu Biblioteka ili Popis na vrpci, a zatim Biblioteka Postavke ili Popis Postavke.

    U SharePoint Na mreži kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 a zatim Postavke popisa iliPostavke biblioteke.

  2. U odjeljku Biblioteka dokumenata/popis Postavke u odjeljku Dozvole i upravljanjekliknite Postavke deklaracije zapisa.

  3. U odjeljku Dostupnost deklaracije ručnog zapisa odaberite:

  4. Bez obzira želite li da popis ili biblioteka koriste zadane postavke deklaracije zapisa koje koristi zbirka web-mjesta,

  5. hoće li korisnicima uvijek biti dopušteno ručno deklarirati stavke kao zapise za popis ili biblioteku ili

  6. hoće li korisnici nikad ručno deklarirati zapise na popisu ili u biblioteci.

  7. U odjeljku Automatska deklaracija potvrdite okvir ako želite da se sve stavke dodane na popis ili u biblioteku automatski deklarirane kao zapisi.

  8. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Želite dodatne mogućnosti?

Istražite pogodnosti pretplate, pregledajte tečajeve za obuku, saznajte kako zaštititi uređaj i još mnogo toga.

Zajednice vam pomažu da postavljate pitanja i odgovarate na njih, pošaljete povratne informacije i čujete se sa stručnjacima s bogatim znanjem.

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Koliko ste zadovoljni jezičnom kvalitetom?
Što je utjecalo na vaše iskustvo?
Ako pritisnete Pošalji, vaše će se povratne informacije iskoristiti za poboljšanje Microsoftovih proizvoda i usluga. Vaš će IT administrator moći prikupiti te podatke. Izjava o zaštiti privatnosti.

Hvala vam na povratnim informacijama!

×