Elektronička distribucija izvješća

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Microsoft Office Access možete koristiti za elektronički distribuciju izvješća programa Access. Ako, na primjer, možete koristiti naredbu e-pošte na izborniku gumba Microsoft Office da biste brzo izvoz i poslali izvješće kao privitak u poruci e-pošte. Ili izvoz izvješća u obliku datoteke, a zatim distribucija datoteke na nekoliko različitih načina. Pomoću metode elektroničkoj distribuciji možete brzo dobiti važne informacije onima koji je potreban. Osim toga, datoteke možete koristiti za stvaranje sigurnosne kopije i arhive izvješća, a možete smanjiti i korištenje papira u slučajevima gdje ispisane kopije izvješća nisu potrebni.

U ovom se članku objašnjava u drugim oblicima datoteka možete koristiti za izvoz izvješća i objašnjava sve načine možete koristiti za raspodjelu izvezene izvješća primateljima.

Što vas zanima?

Razumijevanje formate datoteka koje možete izvesti u izvješću

Distribucija izvješća pomoću naredbe e-pošte

Distribucija izvješća na neki drugi način

Razumijevanje formate datoteka koje možete izvesti u izvješću

Izvješće možete izvesti u obliku nekoliko drugim oblicima datoteka. Međutim, neke od ovih formata datoteka zadržati izgled i oblikovanje izvornog izvješća. Ako, primjerice, izvoz izvješća u obliku HTML datoteke (*.htm ili * .html), datoteke oblik obogaćenog teksta (*.rtf) ili tekstne datoteke (*.txt), rezultirajuća datoteka će sadržavati sve vizualnih elemenata koji su prisutne u izvorno izvješće, kao što su grafike , boja, crte ili obrube. Međutim, neke formate datoteka zadržati izgled i oblikovanje izvornog izvješća. Ove oblike obuhvaćaju oblik snimke (*.snp), obliku Portable Document Format (*.pdf) i oblikovanje XML Paper Specification (*.xps). U ovom se članku usredotočuje se o korištenju tih tri formata.

U sljedećoj tablici nalaze se sve dostupni oblici za izvoz izvješća i programe koje vi i vaši primatelji mogu koristiti za otvaranje dobivene datoteka.

Oblik

ŠIR datoteka ension(s)

Programi koji se koriste za otvaranje datoteke

Tekst

*.htm; *.HTML

Internetske preglednike, kao što je Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.PDF

PDF čitači, dostupni kao besplatna, preuzima drugih proizvođača.

Obogaćeni tekst

*.rtf

Programi za obradu, kao što je Microsoft Office Word i WordPad.

Brza snimka

*.snp

Snimka razglednik za Microsoft, nudi Microsoft Download Center. Veza na besplatno preuzeti možete pronaći u odjeljku Vidi također .

Tekst

*.txt

Obradu i programima, kao što su Word i Blok za pisanje za uređivanje teksta.

XPS

*.XPS

  • U sustavu Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 ili Microsoft Windows XP    Microsoft XML papira specifikacija preglednik, dostupna tako da preuzmete Microsoft XML papira specifikacija Essentials Pack. Dodatne informacije o Microsoft XML papira specifikacija Essentials Pack potražite u članku veze u odjeljku Vidi također .

  • U sustavu Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 ili noviji.

Napomena: Mogućnosti PDF (*.pdf) i OblikaXPS (*.xps) dostupne su nakon instalacije programa programski dodatak traži dodatne informacije o podršci za te oblike datoteka u odjeljku Vidi također .

Vrh stranice

Distribucija izvješća pomoću naredbe e-pošte

Najbrži načina za raspodjelu izvješće u Office Access 2007 je pomoću naredbe e-pošte na izborniku gumba Microsoft Office. Uz samo nekoliko klikova mišem, Access izvozi izvješća u obliku datoteke, a zatim stvara novu poruku e-pošte s datotekom u privitku na njega.

  1. U navigacijskom oknu odaberite izvješće koje želite poslati u poruci e-pošte.

  2. Kliknite Gumb Microsoft Office slika gumba sustava Office , a zatim e-pošte.

  3. U dijaloškom okviru Slanje objekta kao odaberite izlazni oblik koji želite koristiti, a zatim kliknite u redu. Imajte na umu da Oblik snimke (*.snp), Oblik PDF (*.pdf)i Obliku XPS (*.xps) samo mogućnosti koje će zadržati izgled i oblikovanje izvornog izvješća.

    Office Outlook 2007 otvorit će se nova poruka e-pošte s datotekom u privitku vrste koju ste naveli.

  4. Upišite adrese e-pošte primatelja u okvir Predmet u okvir Predmet i poruku u područje za poruku .

    Savjet: Prema zadanim postavkama, datoteke koje šaljete pomoću ove metode se ne sprema na vašem računalu. Ako želite da biste spremili kopiju datoteke na vašem računalu, desnom tipkom miša kliknite privitak u okviru pridruženo , a zatim kliknite Spremi kao na izborniku prečaca.

  5. Kliknite Pošalji.

Vrh stranice

Distribucija izvješća na neki drugi način

Ako ne želite koristiti naredbu e-pošte za raspodjelu izvješća, najprije izvoz izvješća u oblik datoteke koji želite, a zatim Distribucija na isti način kao i distribuirate neku drugu datoteku. Na primjer, nije moguće kopirati datoteku na izmjenjivom mediju, kao što su CD, disketa ili USB pogonu i distribuirati primateljima. Osim toga, možda kopiranje datoteka na web-mjesto zajedničke mrežne mape ili u okvir za biblioteku dokumenata na web-mjestu Microsoft Windows SharePoint Services, a zatim uputite primatelje mjesto datoteke.

U sljedećim odjeljcima objašnjava izvoz izvješća u obliku datoteke snimke (*.snp), datoteke Portable Document Format (*.pdf) ili datoteka XML Paper Specification (*.xps), koji se zatim možete raspodijeliti na način koji želite.

Izvoz izvješća u obliku datoteke snimke

Da biste prikazali datoteke snimke, na vi i vaši primatelji računala mora biti instaliran program Microsoft snimke Viewer. U starijim verzijama programa Access u pregledniku snimke je bio instaliran pomoću programa Access. Međutim, snimka preglednik nije instaliran s Office Access 2007. Da biste prikazali datoteke snimke, preuzmite i instalirajte besplatni program Microsoft snimke Viewer Microsoft Download Center. Jer licencu za Office Access 2007 nije obavezno da biste preuzeli program preglednik snimke, korisnicima koji nemaju Access 2007 instalirana na svoja računala mogu se preuzeti preglednik snimke i koristite da biste prikazali datoteke snimke koje ste stvorili. Veza na preuzimanje možete pronaći u odjeljku Vidi također

  1. U navigacijskom oknu kliknite izvješće koje želite izvesti.

  2. Na kartici Vanjski podaci u grupi Izvoz kliknite više, a zatim Snimke preglednik.

  3. Na prvoj stranici u - snimke preglednik Čarobnjak za izvoz, upišite naziv datoteke u okvir naziv datoteke ili kliknite Pregledaj da biste pregledali na neko drugo mjesto na koje želite spremiti datoteku.

  4. Želite li prikaz snimke odmah nakon stvaranja, u odjeljku Mogućnosti navedite izvoza, odaberite potvrdni okvir Otvori odredišnu datoteku nakon dovršetka postupka izvoza .

  5. Kliknite U redu.

    Ako već postoji datoteka s istim nazivom u mapi koju ste naveli, Access će vas ili zamijeniti postojeću datoteku ili unesite novi naziv. Kliknite da da biste zamijenili datoteke ili kliknite ne da biste unijeli drugi naziv datoteke.

    Access stvara datoteku snimke. Ako odaberete da Access Otvori odredišnu datoteku, a zatim je na računalu instaliran program za preglednik snimke, program će pokrenuti i prikaz datoteke snimke. Ako preglednik snimke program nije instaliran na vašem računalu, pojavit će se ne prikazuje se poruka i datoteke snimke neće se prikazati. Međutim, možete ih i dalje raspodijeliti drugim korisnicima.

  6. Da biste spremili korake postupka koji ste upravo izvršili tako da možete brzo ponovite isti postupak kasnije, potvrdite okvir Spremi korake izvoza , a zatim upišite naziv i opis korake. Da biste stvorili zadatak programa Outlook koja omogućuje Zakazivanje operacije izvoza na neki kasniji datum, odaberite potvrdni okvir Stvori zadatak programa Outlook .

    Dodatne informacije o planiranju uvoz i izvoz postupke u odjeljku Vidi također .

Izvoz izvješća u obliku *.pdf ili *.xps datoteke

Najprije morate instalirati dodatak prije izvoz izvješća u obliku datoteke *.pdf ili *.xps. Dodatne informacije o podršci za drugi oblici datoteka, kao što su *.pdf i *.xps, kliknite veze u odjeljku Vidi također ovog članka.

Nakon što instalirate dodatak, izvoz izvješća u obliku datoteke *.pdf ili *.xps pomoću sljedećeg postupka:

  1. U navigacijskom oknu kliknite izvješće koje želite izvesti.

  2. Na kartici Vanjski podaci u grupi Izvoz kliknite PDF ili XPS.

  3. U dijaloškom okviru Objavi kao PDF ili XPS , u okviru Spremi kao vrstu odaberite željenu vrstu datoteke koju želite izvesti Cjelovito izvješće.

  4. Da biste promijenili naziv koji se izvješće Spremi kao, upišite novi naziv datoteke u okvir naziv datoteke .

  5. Da biste otvorili izvješće odmah nakon što ga izvesti, potvrdite okvir Otvori datoteku nakon objavljivanja . Ako nemate program koji je instaliran na računalu koje se može otvoriti tu vrstu datoteke, ta mogućnost nije dostupna.

  6. U odjeljku Optimiziraj zaučinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste optimizirali izvješća za veće, veću razlučivost datoteku (preporučuje se za ispis), odaberite standardnu.

    • Da biste optimizirali izvješća za manje, manjoj razlučivosti datoteku (preporučuje se za mrežno objavljivanje), odaberite Minimalna veličina.

  7. Kliknite Objavi.

    Access stvara datoteku *.pdf ili *.xps. Ako odaberete da biste imali pristup otvorite datoteku nakon objavljivanja, odgovarajući program će pokrenuti i prikaz datoteke.

  8. Da biste spremili korake postupka koju ste upravo izvršili tako da se isti brzo mogli ponoviti postupak kasnije kliknite potvrdni okvir Spremi korake izvoza , a zatim upišite naziv i opis korake. Da biste stvorili zadatak programa Outlook koja omogućuje Zakazivanje operacije izvoza na neki kasniji datum, odaberite potvrdni okvir Stvori zadatak programa Outlook .

    Dodatne informacije o planiranju uvoz i izvoz postupke u odjeljku Vidi također .

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×