Dodavanje vremena u kalendare programa Office na suradnike

U kalendaru programa Outlook možete jednostavno označiti vrijeme kao "zauzeto" ili "izvan sustava Office". No, što ako ne koristite Office 365 i nemate omogućen zajedničko korištenje kalendara, ali morate dati svoje vrijeme izvan istaknute vidljivosti sustava Office suradnicima? U ovom se članku objašnjava kako dodati prilagođene zahtjeve za cjelodnevne sastanke u kalendare suradnika, a da ne utječu na dostupno slobodno vrijeme na kalendarima.

Zakazivanje vremena godišnjeg odmora uz zahtjev za sastanak predstavlja postupak u dva koraka. Prvo obavijestite suradnike da ćete biti odsutni dodavanjem godišnjeg vremena za njihove kalendare. Zatim Blokirajte svoj odmor na vlastitom kalendaru.

Prvi korak: Dodavanje vremena godišnjeg odmora u kalendare suradnika

Kada u kalendaru označite vrijeme kao "izvan ureda", suradnici će ga vidjeti kada pokušaju zakazati sastanak s vama. No, ne bi li bilo sjajno ako biste mogli upozoriti sve odjednom prije vremena bez utjecaja na njihov status slobodnog/zauzetog prostora ili zatrpajući njihove kalendare? To možete učiniti tako da postavite podatke da se na kalendarima prikazuju kao cjelodnevni događaj, ali za razliku od normalnog cjelodnevnog događaja, koji je obično postavljen na "zauzeto", ovaj cjelodnevni događaj prikazuje se kao slobodno vrijeme. Ne utječe na dostupnost slobodnih/zauzetih suradnika.

Napomena: Zahtjevi za sastanak dizajnirani su za slanje između korisnika programa Outlook. Mogućnost otkrivanja rasporeda drugih osoba tijekom skladanja zahtjeva za sastanak u programu Outlook zahtijeva da vaša tvrtka ili ustanova koristi Microsoft Exchange Server.

  1. U kalendaru na kartici Polazno kliknite novi sastanak.

    Tipkovni prečac  Da biste stvorili novi zahtjev za sastanak, pritisnite CTRL+SHIFT+Q.

  2. U okvir predmet upišite opis, a ako želite, unesite mjesto u okvir mjesto .

  3. Na popisima vrijeme početka i vrijeme završetka odaberite vrijeme početka i završetka da biste se udaljili od sustava Office. Za odmore to obično uključuje cijeli dan. Ako je to slučaj, potvrdite okvir Cjelodnevni događaj .

    Napomena: Outlook po zadanom koristi postavku trenutno vremenske zone na računalu radi zakazivanja. Ako želite zakazivati vrijeme izvan sustava Office na temelju druge vremenske zone, u grupi mogućnosti kliknite vremenske zone.

  4. U grupi sudionici u odjeljku mogućnosti odazivaponištite gumb Zatraži odgovore na padajućem izborniku.

  5. U grupi mogućnosti za prikaz kaokliknite besplatno na padajućem popisu. Ako ste već naveli da je ovo cjelodnevni događaj, prikaz kao se automatski postavlja na besplatno.

    Važno: 

    • Provjerite je li postavka prikaz kao postavljena na besplatno. Time se primatelju zahtjeva za sastanak omogućuje prihvaćanje zahtjeva za sastanak i dodavanje vremena godišnjeg odmora u njihov kalendar, no ne blokira bilo koje vrijeme u svom kalendaru. Kalendarski kalendar i dalje će prikazivati besplatnu raspoloživost rasporeda za vrijeme odmora.

    • Kada odaberete cjelodnevni događaj, vrijeme početka događaja bit će u ponoć. Da bi vaši suradnici primili upozorenja u neparnim vremenima, postavite postavku opomene na ništa.

  6. Unesite podatke koje želite zajednički koristiti s primateljima.

  7. Dodavanje namijenjenih primatelja u redak Prima .

  8. Ako osobe upozorite na niz ponavljajućih navrata da ćete biti izvan sustava Office, u grupi mogućnosti kliknite Ponavljanje, odaberite uzorak ponavljanja, a zatim kliknite u redu.

  9. Kliknite Pošalji.

Kada ovaj zahtjev za sastanak šaljete s programom prikaz kao postavljen na besplatno, događaj se pojavljuje pri vrhu svakog dana u kalendarima programa Outlook svojih suradnika – vizualni podsjetnik koji ne blokira bilo koje radno vrijeme.

Napomena: Ako niste odabrali Cjelodnevni događaj, događaj se prikazuje unutar vremenske rešetke. Ne prikazuje se na vrhu dana. Međutim, još je uvijek označena kao slobodno vrijeme.

Drugi korak: blokiranje vremena godišnjeg odmora u kalendaru

Ako ste slijedili korake u prethodnom odjeljku, zahtjev za sastanak koji ste poslali bio je označena kao slobodno vrijeme da biste spriječili blokiranje vremena na kalendarima drugih korisnika. No, vrijeme je također potvrđeno kao besplatno u vlastitom kalendaru. Sada morate stvoriti dodatnu obvezu za sebe da bi drugi mogli vidjeti da niste dostupni u vrijeme koje ste naveli.

Najčešća je pogreška otvoriti stavku zahtjeva za sastanak u kalendaru i promijeniti postavku prikaz kao iz slobodnog u Office nakon slanja izvornog zahtjeva. No kada to učinite, ažuriranje se šalje svima kojima ste poslali zahtjev za sastanak, a možete se i besplatno promijeniti u Office i pobijediti korake koje ste poduzeli da biste izbjegli to. U kalendaru morate stvoriti dupliciranu obvezu uz postavku prikaz kao postavljeno na izvan sustava Office.

Kada korisnici koriste kalendar programa Outlook za zakazivanje sastanaka i drugih događaja, mogu vidjeti vašu dostupnost, osim ako niste promijenili dozvole za kalendar da biste to spriječili. Obveze, sastanci i događaji obično imaju prikaz kao postavljanje zauzetosti. Možete i stvarati stavke s prikazanima kao postavljanje izvan sustava Office. Stavke postavljene na izvan sustava Office smatraju se sličnim stavkama postavljenih na zauzetosti – netko ne bi trebao očekivati da ćete biti dostupni u tom trenutku. Vizualno se dvije vrste razlikuju – stavke postavljene na izvan sustava Office prikazuju se uz ljubičastu boju, stavke koje su postavljene na zauzete prepoznaju se po plavoj temi boja. Ta razlika u izgledu olakšava naglašavanje razloga zašto niste dostupni. Možda možete, primjerice, premjestiti sukobljenu stavku zauzetu vrstu, ali vjerojatno ne možete promijeniti neku stavku iz sustava Office , kao što je odmor.

  1. U kalendaru na kartici Polazno kliknite Nova obveza.

  2. U okvir predmet upišite naziv za vrijeme koje ste udaljili.

  3. U vrijeme početka i vrijeme završetkakliknite datume kada vrijeme istječe i završava.

  4. Odaberite potvrdni okvir Cjelodnevni događaj .

  5. Promijenite postavku prikaz kao na izvan sustava Office.

  6. Kliknite Spremi i zatvori.

Napomena: Možda ćete razmotriti brisanje (samo iz kalendara) početni zahtjev za sastanak koji ste poslali drugim osobama. Ili ga možete ostaviti u kalendaru da biste ga mogli koristiti da biste jednostavno slali ažuriranje ili otkaz ako se planovi promijene.

Prvi korak: Dodavanje vremena godišnjeg odmora u kalendare suradnika

Kada u kalendaru označite vrijeme kao "izvan ureda", suradnici će ga vidjeti kada pokušaju zakazati sastanak s vama. No, ne bi li bilo sjajno ako biste mogli upozoriti sve odjednom prije vremena bez utjecaja na njihov status slobodnog/zauzetog prostora ili zatrpajući njihove kalendare? To možete učiniti tako da postavite podatke da se na kalendarima prikazuju kao cjelodnevni događaj, ali za razliku od normalnog cjelodnevnog događaja, koji je obično postavljen na "zauzeto", ovaj cjelodnevni događaj prikazuje se kao slobodno vrijeme. Ne utječe na dostupnost slobodnih/zauzetih suradnika.

Napomena: Zahtjevi za sastanak dizajnirani su za slanje između korisnika programa Outlook. Mogućnost otkrivanja rasporeda drugih osoba tijekom skladanja zahtjeva za sastanak u programu Outlook zahtijeva da vaša tvrtka ili ustanova koristi Microsoft Exchange Server.

  1. Na izborniku Datoteka postavite pokazivač na mogućnost Novo, a zatim kliknite Zahtjev za sastanak.

    Tipkovni prečac  Da biste stvorili novi zahtjev za sastanak, pritisnite CTRL+SHIFT+Q.

  2. U okvir predmet upišite opis, a ako želite, unesite mjesto u okvir mjesto .

  3. Na popisima vrijeme početka i vrijeme završetka odaberite vrijeme početka i završetka da biste se udaljili od sustava Office. Za odmore to obično uključuje cijeli dan. Ako je to slučaj, potvrdite okvir Cjelodnevni događaj .

    Napomena: Outlook po zadanom koristi postavku trenutno vremenske zone na računalu radi zakazivanja. Ako želite zakazivati vrijeme izvan sustava Office na temelju druge vremenske zone, na kartici sastanak u grupi mogućnosti kliknite vremenske zone.

  4. U grupi mogućnosti za prikaz kaokliknite besplatno u okviru s padajućim popisom. Ako ste već naveli da je ovo cjelodnevni događaj, prikaz kao se automatski postavlja na besplatno.

    Važno: 

    • Provjerite je li postavka prikaz kao postavljena na besplatno. Time se primatelju zahtjeva za sastanak omogućuje prihvaćanje zahtjeva za sastanak i dodavanje vremena godišnjeg odmora u njihov kalendar, no ne blokira bilo koje vrijeme u svom kalendaru. Kalendarski kalendar i dalje će prikazivati besplatnu raspoloživost rasporeda za vrijeme odmora.

    • Kada odaberete cjelodnevni događaj, vrijeme početka događaja bit će u ponoć. Da bi vaši suradnici primili upozorenja u neparnim vremenima, postavite postavku opomene na ništa.

  5. Unesite podatke koje želite zajednički koristiti s primateljima.

  6. Dodavanje namijenjenih primatelja u redak Prima .

  7. Ako Upozorite ljude na niz ponavljajućih navrata da ćete biti izvan sustava Office, na kartici sastanak u grupi mogućnosti kliknite Ponavljanje, odaberite uzorak ponavljanja, a zatim kliknite u redu.

    Kada u zahtjev za sastanak dodate uzorak ponavljanja, kartica Sastanak mijenja se u Ponavljajući sastanak.

  8. Na kartici Sastanak u grupi Prikaz kliknite Obveza.

  9. Kliknite Pošalji.

Kada ovaj zahtjev za sastanak šaljete s programom prikaz kao postavljen na besplatno, događaj se pojavljuje pri vrhu svakog dana u kalendarima programa Outlook svojih suradnika – vizualni podsjetnik koji ne blokira bilo koje radno vrijeme.

Napomena: Ako niste odabrali Cjelodnevni događaj, događaj se prikazuje unutar vremenske rešetke. Ne prikazuje se na vrhu dana. Međutim, još je uvijek označena kao slobodno vrijeme.

Drugi korak: blokiranje vremena godišnjeg odmora u kalendaru

Ako ste slijedili korake u prethodnom odjeljku, zahtjev za sastanak koji ste poslali bio je označena kao slobodno vrijeme da biste spriječili blokiranje vremena na kalendarima drugih korisnika. No, vrijeme je također potvrđeno kao besplatno u vlastitom kalendaru. Sada morate stvoriti dodatnu obvezu za sebe da bi drugi mogli vidjeti da niste dostupni u vrijeme koje ste naveli.

Najčešća je pogreška otvoriti stavku zahtjeva za sastanak u kalendaru i promijeniti postavku prikaz kao iz slobodnog u Office nakon slanja izvornog zahtjeva. No kada to učinite, ažuriranje se šalje svima kojima ste poslali zahtjev za sastanak, a možete se i besplatno promijeniti u Office i pobijediti korake koje ste poduzeli da biste izbjegli to. U kalendaru morate stvoriti dupliciranu obvezu uz postavku prikaz kao postavljeno na izvan sustava Office.

Kada korisnici koriste kalendar programa Outlook za zakazivanje sastanaka i drugih događaja, mogu vidjeti vašu dostupnost, osim ako niste promijenili dozvole za kalendar da biste to spriječili. Obveze, sastanci i događaji obično imaju prikaz kao postavljanje zauzetosti. Možete i stvarati stavke s prikazanima kao postavljanje izvan sustava Office. Stavke postavljene na izvan sustava Office smatraju se sličnim stavkama postavljenih na zauzetosti – netko ne bi trebao očekivati da ćete biti dostupni u tom trenutku. Vizualno se dvije vrste razlikuju – stavke postavljene na izvan sustava Office prikazuju se uz ljubičastu boju, stavke koje su postavljene na zauzete prepoznaju se po plavoj temi boja. Ta razlika u izgledu olakšava naglašavanje razloga zašto niste dostupni. Možda možete, primjerice, premjestiti sukobljenu stavku zauzetu vrstu, ali vjerojatno ne možete promijeniti neku stavku iz sustava Office , kao što je odmor.

  1. U kalendaruna izborniku datoteka pokažite na novo, a zatim kliknite obveza.

  2. U okvir predmet upišite naziv za vrijeme koje ste udaljili.

  3. U vrijeme početka i vrijeme završetkakliknite datume kada vrijeme istječe i završava.

  4. Odaberite potvrdni okvir Cjelodnevni događaj .

  5. Promijenite postavku prikaz kao na izvan sustava Office.

  6. Kliknite Spremi i zatvori.

Napomena: Možda ćete razmotriti brisanje (samo iz kalendara) početni zahtjev za sastanak koji ste poslali drugim osobama. Ili ga možete ostaviti u kalendaru da biste ga mogli koristiti da biste jednostavno slali ažuriranje ili otkaz ako se planovi promijene.

Vidi također

Početak rada s kalendarom programa Outlook

Zakazivanje sastanka s drugim korisnicima

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×