Dodavanje podataka prikupljenih putem poruka e-pošte u bazu podataka programa Access

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Možete prikupiti ili Ažuriraj podatke kroz poruke e-pošte pomoću programa Microsoft Access 2007 ili Access 2010 Microsoft Outlook 2007 ili Microsoft Outlook 2010. Access će vas kroz stvaranje obrazac za prikupljanje podataka i slanje obrasca u poruci e-pošte. Kada e-pošte primateljima vratite ispunjene obrasce, možete odabrati podatke prikupljene automatsku obradu i spremljene u navedenoj bazi podataka programa Access. Ova metoda prikupljanje podataka možete spremiti koje vrijeme i trud koji obično sudjeluje u kopiju i lijepljenje ili postupak unosa za ručno podataka. Ovo su neke scenarije gdje možete koristiti ovaj postupak da biste prikupili podatke:

Ankete    Možete učiniti u upitnik i pohranjivanje rezultata prvi stvaranjem baze podataka programa Access s tablicama za potrebne za spremanje rezultata te pomoću čarobnjaka za generiranje obrazac upitnika i pošte ih sudionicima upitnika. Kada sudionici odgovorili, upitnika podaci se automatski pohranjuju u bazi podataka.

Izvješća o stanju    Hoće li se najnovije status razine zaliha ili ažurnih informacija na čekanju problema, vaš tim možete zadržati vas tako da pošaljete poruku e-pošte koje sadrže trenutne informacije u pravilnim vremenskim razmacima.

Upravljanje događajem    Prilikom organiziranja konferencija ili obuka ili druge događaje, jedan ili više obrazaca možete poslati kao poruku e-pošte da biste prikupili podatke za kontakt, preference putovanja i hotelski i tako dalje. Ako odaberete da bi se odgovori obrađuju automatski, sudionici će moći promijeniti svoje preference u bilo kojem trenutku bez potrebe za vas, a uvijek imati pristup najnovijim podacima svrhu donošenja odluka.

U ovom se članku objašnjava što vam je potrebno koristiti taj postupak, kako započeti s korištenjem čarobnjaka, i zatim pruža dodatne informacije o različitim koraka tako da se većina informirali odabira možete označiti kao pratite upute u čarobnjaku

Napomena: Nećete moći dodati podatke prikupljene Ako primatelj koristi Hotmail ili Yahoo da biste poslali obrazac za prikupljanje podataka.

Prije početka

Ako je ovo prvi put prikupljanje podataka korištenjem poruka e-pošte, poduzmite sljedeće korake:

  1. Provjerite jeste li instalirali sljedeće aplikacije na vašem računalu:

    • Access 2007 ili Access 2010.

    • Outlook 2007 ili Outlook 2010. Morate imati Outlook instalacije i konfiguracije na računalo koje koristite za slanje poruka e-pošte. Ako imate instaliran Outlook, ali još nije konfiguriran, pokrenite Outlook i slijedite upute u čarobnjaku za pokretanje programa Outlook. Pomoć s čarobnjakom potražite u članku pomoć za Outlook.

    • Ako planirate putem obrasca programa InfoPath, provjerite je li da imate InfoPath 2007 ili noviji edition instaliran i vaši primatelji morat ćete imati instaliran InfoPath na svojim računalima.

    • Koje e-pošte primatelja mora imati jedan od sljedećih načina imaju InfoPath ili klijent za e-pošte koji podržava HTML oblik koji su instalirani na svoja računala da biste mogli pogledati i urediti obrazac.

      Obrazac koji se koristi za prikupljanje podataka korištenjem poruka e-pošte nije obrasca programa Access. Čarobnjak stvara posebno obrasca u obliku HTML ili InfoPath.

      Odredite odredišnu bazu podataka. Baza podataka može biti u obliku .mdb ili .accdb. Osim toga, podržani su .mde i .accde datoteke. Ako ne želite koristiti postojeću bazu podataka, morate stvoriti novi.

  2. Pronađite ili stvorite tablice koje želite ispuniti podacima iz odgovora e-pošte. Ako su prikupljanja podataka za postojeće tablice, provjerite je li da tablice nisu samo za čitanje i imate potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njihov sadržaj.

Napomena: Privitak, Samonumeriranje, OLE i vrste koje se ne može prikupiti korištenjem poruka e-pošte je polje s više vrijednosti

Ako postupak prikupljanja podataka popunjava dvije ili više tablica, morate stvaranje upita s odabiranjem i koristite kao izvor zapisa obrasca. Provjerite je li da upit uključuje sva potrebna polja iz tablica u podlozi. Ako koristite postojeći upit, provjerite je li da upit nije samo za čitanje i imate potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njegov sadržaj. Dodatne informacije o stvaranju upita na temelju dvije ili više tablica potražite u članku Uvod u upite.

Spremanje podataka kao nove zapise u sljedećim situacijama:

  • Ako se podaci će popuniti većem broju tablica.

  • Ako odredišna tablica nema polje primarnog ključa. Vrijednosti primarnog ključa su potrebne za mapiranje svakog odgovora u postojeći zapis. Ako odredišna tablica nema polje primarnog ključa, dodajte ga sada ili dodjeljivanje postojećeg polja s jedinstvenim vrijednostima kao primarni ključ.

  • Ako odredišna tablica ne sadrži nijedan zapis. Ako je tablica prazna, čarobnjak smatra koje želite dodati zapise.

  • Ako je adresa e-pošte primatelja se spremaju kao polje u bazi podataka. Vrijeme prikupljanja podataka za ažuriranje zapisa, nećete moći ručno upišite adresu u poruci generira čarobnjak. Polja adresa mora biti u odredišnoj tablici ili u tablici koja ima odnos s odredišne tablice.

Vrh stranice

Početak rada

  1. Otvorite bazu podataka u kojoj će se spremiti prikupljene podatke.

  2. Da biste dodali podatke u jednu tablicu, odaberite tablicu u navigacijskom oknu. Da biste popunili više povezanih tablica odaberite upit koji je povezan s tim tablicama.

  3. Učinite nešto od sljedećeg da biste pokrenuli čarobnjak za:

    • Na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Stvori e-pošte.

    • Desnom tipkom miša kliknite tablicu ili upit, a zatim kliknite Sakupljanje i ažuriranje podataka putem e-pošte.

      Napomena: Ako tablica sadrži polja ili sadrži samo sa samonumeriranjem, OLE objekt, privitak ili vrste polja s više vrijednosti pretraživanja, Access prikazuje se sljedeća poruka: odabrane tablice ili upita ne sadrži sva polja koja podržavaju prikupljanje podataka korištenjem e-pošte .

Ako tablica sadrži polja koja podržavaju prikupljanje podataka, pokreće se čarobnjak. Ako odredišna tablica podržava dodavanje i ažuriranje podataka, čarobnjak će vas vodi kroz potrebne korake za prikupljanje podataka korištenjem poruka e-pošte.

Koristite u sljedećim se odjeljcima kao referenca za pitanja i koje biste mogli imati do sljedećeg sedam važnih koraka postupka.

  1. Odabir vrste obrasca za unos podataka koji želite poslati

  2. Odaberite želite li prikupiti nove podatke ili ažurirati postojeće podatke

  3. Odredite podatke koje želite prikupljene

  4. Odredite Automatska ili Ručna obrada podataka

  5. Odaberite kako želite da biste odredili adrese e-pošte primatelja

  6. Pregledajte i navedite popis primatelja

  7. Stvaranje i slanje poruka e-pošte

Vrh stranice

Odabir vrste obrasca za unos podataka koji želite poslati

Odabir vrste obrasca koji se temelji na jednostavnost korištenja za sebe i primateljima.

Odaberite HTML obrasca    HTML obrazac može pregledavati i uređivati svaki korisnik čiji klijent za e-pošte podržava HTML

Odaberite Microsoft InfoPath obrazaca    Prikazat će se ova mogućnost je samo ako InfoPath instaliran na vašem računalu. Tu mogućnost odaberite samo ako svi vaši primatelji imaju InfoPath i na računalima instaliran Outlook. Obrazac programa InfoPath nudi bolju unos podataka i okruženje za uređivanje

Na stranici čarobnjaka koji se prikazuje sljedeća ovisi o odredišni objekt podržava li ažuriranje podataka. Ako je objekt upit temeljen na dvije ili više tablica, ili ako je tablica koje su polja primarnog ključa ili ne sadrži nijedan zapis, čarobnjak pretpostavlja da želite dodati nove zapise, a od vas traži da odaberete polja obrasca. U svim ćete drugim slučajevima, čarobnjak će zatražiti da odredite želite li dodati ili ažurirati podatke prije s pitanjem želite li odaberite polja obrasca.

Vrh stranice

Odaberite želite li prikupiti nove podatke ili ažurirati postojeće podatke

Odredite što želite učiniti s podacima. Vrstu obrasca koju koristite utječe na broj novih zapisa koji primatelj može slati u jednostrukom odgovoru. Prilikom ažuriranja podataka, broj zapisa koje morate ažurirati primatelj označava broj unaprijed dovršenih obrazaca, koji će biti obuhvaćene poruke.

Napomena: Da biste dodali nove zapise, upišite adrese e-pošte u okvir adresa e-pošte poruke prilikom stvaranja poruke. Da biste ažurirali postojeće podatke, adrese e-pošte primatelja mora biti pohranjena kao polje u podlozi tablice ili upita ili u povezanoj tablici.

Vrh stranice

Određivanje željene podatke prikupljene

Prilikom odabira polja koja želite uvrstiti u obrascu, nije potrebno da biste dodali sva polja koja već postoji u podlozi tablice ili upita u obrascu. Međutim, biti potrebno ispunjeni sljedeći uvjeti:

  • Potrebna polja:    Polja označena je simbolom zvjezdica (*) obavezna su polja. Ako prikupljate nove zapise, čarobnjak će automatski uvrstiti sva polja čije svojstvo obavezno postavljeno na da. Ako bilo koji zapis obavezno polje prazno, Access neće uspjeti da biste dodali zapis u tablici.

  • Nepodržane vrste polja:    Nećete moći uključiti za određene vrste polja u obrazac kao što su Samonumeriranje, privitak, OLE objekt ili polja s više vrijednosti.

  • Poljem primarnog ključa:    Korisnik će moći upišite vrijednost u polju prilikom dodavanja zapisa, no; odgovor nije obrađen ako je već koristi određenu vrijednost.

    Napomena: Za svako polje uključeni u odjeljku Svojstva polja, navesti oznaku i kliknite samo za čitanje ako ne želite da korisnici mogu promijeniti podatke u tom polju.

Vrh stranice

Odredite Automatska ili Ručna obrada podataka

Možete odabrati na automatski ili ručno obrade odgovora. Automatska obrada, to znači da kada dobijete odgovore, Outlook i Access zajedno za izvoz podataka u odredišne tablice u bazi podataka. Automatska obrada možete uštedjeti vrijeme i trud. Ručna obrada samo znači da pokrenete postupak izvoza za prijenos podataka iz navedenu mapu u programu Outlook, odredišnu tablicu u programu Access.

Odgovori se uspješno izvoze odredišnu tablicu pod uvjetom da se u trenutku odgovora u poštanski sandučić ispunjeni sljedeći uvjeti:

  • Outlook mora biti pokrenut već na vašem računalu. Ako Outlook nije pokrenut, obrada pokreće se sljedeći put kada pokrenete Outlook.

  • Pristup mora biti zaštićene lozinkom, a ne smije biti otvorena u isključivom načinu. Naziv ili mjesto baze podataka se ne smiju mijenjati nakon slanja poruke e-pošte.

  • Nazivi tablica i upita i svojstva polja uključena u obrascu se ne smiju mijenjati nakon slanja poruke e-pošte.

  • Morate imati potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja podlozi tablica i upita.

    Napomena: Automatska obrada ne uspije, pokušajte rješavanje problema i ručno izvezite odgovore koji nije uspjelo. Svi odgovori koji dolaze u poštanski sandučić nakon što riješite probleme i dalje se obrađuju automatski.

Postavljanje svojstava za kontrolu Automatska obrada odgovora

Da biste naveli drugu mapu programa Outlook koju se pohranjuju odgovori na stranicu za navođenje način želite obrađivati odgovore čarobnjaka, kliknite naziv mape. U dijaloškom okviru Odabir mape odaberite neku drugu mapu ili kliknite Novo da biste stvorili novu mapu.

Ako kliknete Postavljanje svojstava za kontrolu Automatska obrada odgovora promjena ili precizno podešavanje postavki uvoza, potražite u članku u sljedećoj su tablici informacije na dostupne mogućnosti:

Mogućnost

Rezultat

Odbacivanje odgovora od onih kojima niste poslali poruku   

Potvrdite ovaj okvir ako želite samo onih koje su poslali različitim primateljima poruke Automatska obrada odgovora. Odgovori s drugim korisnicima se pohranjuju u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski.

Prihvaćanje višestrukih odgovora od svakog primatelja   

Potvrdite ovaj okvir ako želite da se samo prvi odgovor od svakog primatelja na automatsku. Drugi i sporedni odgovori se pohranjuju u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski.

Napomena: Tom se postavkom određuje samo broj odgovora, a ne broj zapisa unutar pojedinog odgovora koji se obrađuju. Drugim riječima, ako pošaljete obrazac programa InfoPath, je korisnik može slati većeg broja zapisa u jednom odgovori, a Access automatski obrađuje sve zapise u odgovoru, čak i ako je potvrđen ovaj okvir.

Dopusti samo ažuriranje postojećih podataka.   

Kad primatelji koriste obrazac programa InfoPath da biste ažurirali podatke, možete poslati nove zapise zajedno na postojeće zapise. Potvrdite ovaj okvir za obradu samo ažuriranja postojećih zapisa.

Broj odgovora za obradu   

Upišite ukupni broj odgovora (od svih primatelja) koje želite obrađuju automatski. Ako želite da se svi odgovori obrađuju automatski, unesite veliku vrijednost, kao što je 5000, u tekstni okvir. Odgovori primljene kada se dosegne određenu vrijednost spremaju se u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski.

Datum i vrijeme da biste prestali   

Odredite kada Automatska obrada odgovora zaustaviti za ovu poruku e-pošte. Odgovori primljeni nakon toga datuma i vremena se pohranjuju u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski.

Da biste promijenili te mogućnosti kasnije, na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima. U dijaloški okvir Upravljanje porukama zbirke podataka odaberite poruku za koju želite promijeniti postavke, a zatim Mogućnosti poruka. Promjene koje izvršite u dijaloškom okviru utječu na sve kasnije odgovore koje primate za tu poruku.

Ručna obrada odgovora

Da biste odredili kada i koji odgovori se obrađuju, odaberite mogućnost automatski proces. Odgovori će se spremati navedenu mapu u programu Outlook sve dok ne odaberete i desnom tipkom miša kliknite svaki odgovor u mapu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Izvoz podataka u programu Microsoft Access .

U nekim slučajevima možda ćete se morati Ručna obrada odgovora koji nije uspjelo automatsku.

Imajte na umu sljedeće prije izvoza podataka

  • Bazu podataka programa Access ne smije biti otvorena u isključivom načinu, a naziv ili mjesto baze podataka se ne smiju mijenjati nakon slanja poruke e-pošte.

  • Nazivi tablica i upita i svojstva polja uključena u obrascu se ne smiju mijenjati nakon slanja poruke e-pošte.

  • Morate imati potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja podlozi tablica i upita.

Vrh stranice

Odaberite kako želite da biste odredili adrese e-pošte primatelja

Ako prikupljate nove podatke, možete navesti adresu e-pošte na dva načina:

  • Pojedinačno upišite adrese e-pošte u poruci e-pošte programa Outlook ili odaberite adrese iz adresara.

  • Pomoću polja adresa e-pošte u tablici ili upitu trenutne baze podataka programa Access.

    Napomena: Vrijeme prikupljanja podataka za ažuriranje postojećih zapisa, ne vidite taj dijaloški okvir, jer adrese e-pošte primatelja najprije moraju biti dostupne kao polje u bazi podataka.

Unos adrese e-pošte izravno u programu Outlook

Ako vaši primatelji navodite u programu Outlook, možete pretpregledati i prilagođavanje poruke prije slanja. Tijelo poruke u e-pošte sadrži kratak uvod i obrazac. Preporučuje se da ne unesete promjene u obrascu. Promjene struktura obrasca može dovesti do odgovora koji se ne obrađuju.

Pomoću adrese e-pošte koji se sprema u polje u bazi podataka

Mogućnost da biste odabrali programa povezanu tablicu odnosi se na tablice koje su povezane. Prikaz i uređivanje odnosa između tablica u bazi podataka kartice Alati baze podataka. , u grupi odnosi kliknite odnosi

Dodatne informacije o odnosima potražite u članku Vodič kroz odnose između tablica.

Vrh stranice

Pregledajte i navedite popis primatelja

U posljednjem koraku glavne uključuje pretpregled i prilagođavanje poruke e-pošte, precizno ugađanje popis primatelja i slanje poruke zbirke podataka.

Stvaranje i slanje poruka e-pošte

Kad čarobnjak obavještava vas sada možete stvoriti poruku e-pošte i prikazuje kako prikazati stanje e-pošte pomoću naredbe Upravljanje odgovorima , neke poruke upozorenja može se prikazati. U sljedećoj tablici opisane svako upozorenje i akcije koje možete poduzeti da biste riješili problem:

Upozorenje poruka

Opis

S Obriši

Neki zapisi sadrže valjanu adresu u polje adresa navedeni e-pošte. Podaci će se vratiti za te retke.

Polja adresa e-pošte koju ste odabrali sadrži vrijednosti null.

Ako želite da biste prikupili podatke za svaki zapis, izađite iz čarobnjaka i zamjena vrijednosti null s adresama e-pošte. Zatim ponovno pokrenite čarobnjak.

Zaključavanje trenutno imate na baze podataka. Automatska obrada neće uspjeti dok je objavio zaključavanje.

Imate baza podataka otvorena u isključivom načinu.

Ako odaberete da se odgovori automatski obrađuju, obrada nije uspjela jer Access ne možete dodati ili ažurirati baze podataka koja sadrži zaključavanje na njemu. Zatvorite i ponovno otvorite bazu podataka u načinu isključiva odmah nakon slanja poruke

Te poruke e-pošte možda sadrži podatke koji su povjerljive ili povjerljivog karaktera.

Prikupljate podatke za ažuriranje postojećih zapisa, a obrazac koji namjeravate poslati će biti unaprijed dovršen s postojećim podacima.

Ako neka polja obrasca sadrže osjetljive podatke, vratite se na korak čarobnjaka za koju ste odabrali polja i uklanjanje polja koja sadrže osjetljive podatke iz obrasca

Nakon što pretpregled i prilagođavanje poruke, možete filtrirati polja adresa e-pošte i odaberite primatelje. Odaberite adresu e-pošte koji želite koristiti odabirom odgovarajućih potvrdnih okvira. Ako se prikaže dijaloški okvir unos adrese e-pošte koji nisu valjani, zabilježite adresu na popisu, a zatim kliknite Izlaz. Provjerite koji nisu valjani adrese, unesite sve potrebne ispravak, a zatim pokušajte ponovno slanje poruke.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×