Dodavanje jednog ili više zapisa u bazu podataka

Napomena:  Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku .

U ovom se članku objašnjava kako unos podataka u bazu podataka programa Access pa će vam pomoći shvatiti različitih postupaka unosa podataka. U članku se objašnjava kako pomoću nekoliko tehnike unosa podataka u programu Access.

Sadržaj članka

Osnove dodavanja zapisa

Dodavanje zapisa izravno u tablicu u prikazu podatkovne tablice

Dodavanje zapisa pomoću obrasca

Uređivanje stavki u polje s vrijednostima

Unesite nizove nulte duljine

Dodavanje zapisa uvozom ili povezivanjem s podacima

Metode za spremanje vrijeme prilikom unosa podataka

Osnove dodavanja zapisa

Da biste unijeli podatke brzo i točno u bazi podataka programa Access, lakše je razumjeti nekoliko osnovni koncepti o funkcioniranje baze podataka. Informacije u sljedećim odjeljcima objašnjavaju neke osnovne strukture i dizajna načela koja određuju način unosa podataka.

Kako će se dizajn baze podataka utječe na unos podataka

Baze podataka programa Access nije datoteka u istom smislu kao dokumenta programa Microsoft Word ili Microsoft PowerPoint paket slajdova. Umjesto toga, skup objekata baze podataka programa Access je – tablice, obrasce, izvješća, upita i tako dalje – koje morate Suradnja za bazu podataka da biste pravilno funkcionirati.

Uz to, te objekte moraju biti skup načela dizajna ili baza podataka će raditi loše ili nikako. U nizu, Dizajnerska načela utječu na način unosa podataka. To će pomoći Imajte na umu sljedeće činjenice o objekata baze podataka i dizajna u nastavku.

  • Access pohranjuje sve podatke u jednu ili više tablica. Broj tablica koje koristite ovisi o dizajnu i složenosti baze podataka. Iako možete prikazivati podatke u obrazac, izvješće, ili u rezultatima vratio upit, Access sprema podatke samo u tablicama i drugih objekata u bazi podataka on nudi tim tablicama.

  • Svaka tablica trebala bi prihvaćati samo jednu vrstu podataka. Na primjer, tablica informacija o poslovnim kontaktima bi trebala sadržavati podatke o prodaji. Ako je to slučaj, pronalaženje ispravnih informacija može postati teško ako ne i nemoguće.

  • Sva polja u tablici obično prihvaća samo jednu vrstu podataka. Na primjer, ne možete spremiti bilješke u polje postavljeno na prihvaćanje brojeva. Ako pokušate unijeti tekst u takvo polje, Access prikazuje poruku o pogrešci. No to nije čvrsto pravilo. Ako, na primjer, možete spremati brojeve (kao što su poštanski brojevi) u polje postavljeno na vrstu podataka Kratki tekst, ali nećete moći izvršiti izračune podataka jer Access smatra ga je piece teksta.

  • Uz neke iznimke polja u zapisu trebala bi prihvaćati samo jednu vrijednost. Na primjer, ne možete unijeti više od jedne adrese u polju adresa. Ovo je za razliku od Microsoft Excel koji prema zadanim postavkama, omogućuje unesite bilo koji broj imena, adresa ili slika u jednoj ćeliji ako postavite tu ćeliju da biste prihvatili ograničenih vrsta podataka.

    Međutim, možete unijeti razgraničen popis stavki u poljima postavljenim na vrsta podataka dugi tekst (odobravanju) ili kratki tekst (tekst). Osim toga, Access pruža značajku polje s više vrijednosti. Polja s više vrijednosti pomoću prilaganje većeg broja podataka jedan zapis i stvaranje popisa koji prihvaćaju višestruke vrijednosti. Ako, na primjer, možete priložiti slajdove za Microsoft PowerPoint i bilo koji broj slika zapisa u bazi podataka. Možete stvoriti popis naziva i po potrebi uključite onoliko nazive. Korištenje polja s višestrukim vrijednostima naizgled krši pravila dizajna baze podataka jer možete spremiti više od jednog zapisa po polju tablice, ali zapravo nije jer Access nameće pravila "u pozadini," spremanjem podataka u posebne skrivene tablice.

  • U starijim verzijama programa Access (prije 2007) morali dizajniranje i stvaranje najmanje jednu tablicu prije unosa podataka. Morali ste odlučili koji polja koja želite dodati u tablicu i postaviti vrstu podataka za svako polje. U novijim verzijama Access, možete otvoriti praznu tablicu i započeti s unosom podataka. Access će koristiti vrstu podataka za polje na temelju unosima.

Dodatne informacije

Informacije u ovom odjeljku dodiruje dizajna baze podataka, dizajn tablice i značajka naziva polja s više vrijednosti.

Sljedeće veze vode na članke koji sadrže dodatne informacije o ovim temama.

Kako vrste podataka utječu na način unosa podataka

Prilikom dizajniranja tablice baze podataka, odaberite vrstu podataka za svako polje u toj tablici, postupak koji osigurava točnije unosa podataka. Na primjer, pretpostavimo da otvorite praznu tablicu i unesite skup podatke o prodaji. Access izvodi vrstu podataka broj za polje. Ako netko pokuša unijeti tekst u tom polju, Access prikazuje pogreška poruku i spremite zapis promijenjene korisniku ne dopušta – korak koji pomaže u zaštiti podataka.

Pokaži mi kako prikazati vrste podataka

U navigacijskom oknu, učinite nešto od sljedećeg:

  • Dvokliknite tablicu koju želite istražiti, otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice. Na kartici polja u grupi Oblikovanje pogledajte vrijednost na popisu vrsta podataka. Bilješke, ako koristite programa Access 2007, pronaći ćete popis za razmjenu izravnih poruka u grupi Vrsta podataka i oblikovanje . Vrijednost se mijenja kako postavite pokazivač u različitim poljima u tablici. Ova slika prikazuje na popisu:

    popis vrsta podataka

  • Desnom tipkom miša kliknite tablicu koju želite istražiti, a zatim kliknite Prikaz dizajna.

    Access otvara tablicu u rešetki dizajna, a gornjem dijelu rešetke prikazuje se naziv i vrstu podataka svakog polja tablice. Ova slika prikazuje uobičajenu tablicu u rešetki dizajna.

    Polja u prikazu dizajna

Vrsta podataka koju ste postavili za svako polje tablice omogućuje prva razina kontrolu nad koju vrstu podataka dopušten je u polje. U nekim slučajevima, kao što su kada radite s poljem dugi tekst, možete unijeti podatke koje želite. U drugim slučajevima, kao što su kada radite s polje sa samonumeriranjem, upišite podatke postavka za polje sprječava uopće unesete podatke. U sljedećoj su tablici navedene vrste podataka Access pruža i opisan je njihov utjecaj na unos podataka.

Vrsta podataka

Učinak na unos podataka

Kratki tekst

Imajte na umu početak u programu Access 2013, tekstne podatke vrste biti preimenovana Kratki tekst.

Kratki tekstna polja prihvaćaju tekst ili brojčanu znakova, uključujući popise stavki zarezom. Tekstno polje prihvaća manji broj znakova od polja dugi tekst – od 0 do 255 znakova. U nekim slučajevima možete koristiti funkcije pretvorbe za izračune podataka u polju Kratki tekst.

Dugi tekst

Imajte na umu početak u programu Access 2013 i podatke dopisa vrste biti preimenovana Dugi tekst.

Velike količine tekst i numeričke podatke možete unijeti u ovu vrstu polja. Ako je dizajner baze podataka postavlja polje za podršku oblikovanje obogaćenog teksta, možete primijeniti vrste oblikovanja koje se obično nalaze u programima za obradu, primjerice Word. Na primjer, možete primijeniti različite fontove i veličine fonta na određene znakove u tekstu i učinite ih podebljano ili kurziv i tako dalje. Hypertext Markup Language (HTML) oznake možete dodati i s podacima.

Uz to, dugi tekst polja imaju svojstvo Samo dodavanjenaziva. Kada omogućite to svojstvo, možete dodati nove podatke s poljem dugi tekst, ali ne možete promijeniti postojeće podatke. Značajka je namijenjena za korištenje u aplikacijama kao što su praćenje baze podataka, gdje ćete morati evidenciji trajna koji ostaje nepromjenjiv problema. Kada postavite pokazivač u polju dugi tekst s svojstvo Samo dodavanje, po zadanom omogućena, nestat će se tekst u polju. Nije moguće primijeniti oblikovanja ili druge promjene na tekst.

Kao što su kratki tekst polja, možete pokrenuti i funkcije pretvorbe na temelju podataka u polju dugi tekst.

Broj

Možete unijeti samo brojeve u ovu vrstu polja, a možete izvoditi izračune vrijednosti u polje broj.

Veliki broj

Imajte na umu velik broj vrste podataka dostupni su samo u Office 365 pretplatničku verziju programa Access.

Možete unijeti samo brojeve u ovu vrstu polja, a možete izvoditi izračune vrijednosti u polju velikog broja.

Datum/vrijeme

Možete unijeti samo datume i vremena u ovu vrstu polja. Ovisno o tome kako dizajner baze podataka postavlja polje, koji se mogu pojaviti sljedeća uvjeta:

  • Ako je dizajner maske za unos za polje (niz znakova slova i rezerviranih mjesta koji se prikazuju prilikom odabira polja), morate unijeti podatke u za to predviđen i oblik koji omogućuje maske. Ako, na primjer, ako vidite maska MMM_DD_YYYY, morate upisati LIS 11 2017 u za to predviđen prostor. Ne možete unijeti puni naziv mjeseca ili vrijednost dvije znamenke godine.

  • Ako je dizajner niste stvorili maske za unos da biste odredili način unosa datuma ili vremena, možete unijeti vrijednost koristeći bilo koji valjani oblik datuma ili vremena. Na primjer, možete upisati 11 Oct. 2017, 10 i 11/17, listopad 11, 2017, i tako dalje.

  • Dizajner baze podataka može primijeniti oblika prikaza za polje. U tom slučaju ako postoji maske za unos, možete unijeti vrijednost u gotovo bilo kojem obliku, ali Access prikazuje datume u skladu s oblik prikaza. Na primjer, možete unijeti 11/10/2017, ali oblik prikaza može biti postavljen tako da se prikazuje vrijednost kao 11 LIS 2017.

valuta

Možete unijeti samo vrijednosti u valutama u ovu vrstu polja. Osim toga, nemate Ručni unos simbola valute. Po zadanome, Access primjenjuje simbol valute (y, l, $ i tako dalje) naveden u regionalnim postavkama sustava Windows. U ovom simbol valute u skladu s vizualnim drugu valutu, možete promijeniti ako je potrebno.

Automatsko numeriranje

Nije moguće unesite ili promijenite podatke u ovu vrstu polja u bilo kojem trenutku. Access povećava vrijednosti u polju Samonumeriranje svaki put kada dodajete novi zapis u tablicu.

Izračunato

Imajte na umu i vrste podataka izračunata dodani početak pristup u programu Access 2010

Nije moguće unesite ili promijenite podatke u ovu vrstu polja u bilo kojem trenutku. Rezultati ovo polje ovise o izraza koje ste definirali. Access ažurira vrijednosti u polju izračunata prilikom svakog dodavanja ili Uredi novi zapis u tablicu.

Da/ne

Kada kliknete polje postavljeno na tu vrstu podataka, Access prikazuje potvrdni okvir ili padajući popis, ovisno o tome kako oblikujete polje. Ako oblikujete polja da biste prikazali popis, možete odabrati da ili ne, True ili False, ili na ili isključivanje s popisa, ponovno ovisno o obliku koji se primjenjuje na polje. Ne možete unijeti vrijednosti na popisu ili mijenjati vrijednosti na popisu izravno iz obrasca ili tablicu.

OLE objekt

Tom vrstom polja koristite kada želite prikazati podatke iz datoteke stvorene drugim programom. Ako, na primjer, možete prikazati tekstne datoteke, grafikon programa Excel ili PowerPoint paket slajdova u polju OLE objekta.

Privici omogućuju brži, jednostavniji i fleksibilnije način za prikaz podataka iz drugih programa. Unos privitak kasnije u ovoj tablici, dodatne informacije potražite u članku.

Hiperveza

Možete unijeti podatke u ovu vrstu polja, a pristup prelama u web-adrese. Na primjer, ako upišite vrijednost u polju, Access okružuje tekst pomoću http://www. your_text.com. Ako unesete valjani web-adresu, veza će funkcionirati. U suprotnom veza rezultirat će se poruka o pogrešci. Osim toga, uređivanje postojeće hiperveze može biti teško jer pritiskom na polje hiperveze mišem pokreće preglednik i vodi vas na web-mjesta koja je navedena u vezu. Da biste uredili polje hiperveze, odaberite susjedno polje, koristite tipke TAB ili strelica za premještanje žarišta na polje hiperveze i zatim pritisnite tipku F2 da biste omogućili uređivanje.

Privitak

Možete priložiti podataka iz drugih programa za ovu vrstu polja, ali ne možete upišite ili u suprotnom unesite tekst ili numeričke podatke.

Informacije o korištenju polja privitka potražite u članku prilaganje datoteka i grafika zapisima u bazi podataka.

Čarobnjak za dohvaćanje vrijednosti

Čarobnjak za traženje nije vrsta podataka. Umjesto toga, pomoću čarobnjaka za stvaranje dvije vrste padajućih popisa: popisa vrijednosti i polja s vrijednostima. Popis vrijednosti koristi razgraničeni popis stavki koje unosite ručno prilikom korištenja čarobnjaka za traženje. Te se vrijednosti može biti neovisno o drugim podacima ili objekata u bazi podataka.

Nasuprot tome, polje pretraživanja koristi upit za dohvaćanje podataka iz neke druge tablice u bazi podataka ili na drugom mjestu kao što je poslužitelj koji izvršava SharePoint. Polje s vrijednostima zatim prikazuje podatke u padajućem popisu. Prema zadanim postavkama, čarobnjak za traženje postavlja polje tablice na vrstu podataka broj.

Možete raditi izravno u tablice, kao i u obrascima i izvješćima polja s vrijednostima. Prema zadanim postavkama, vrijednosti u polja s vrijednostima pojavljuju se u vrsti kontrole popisa s nazivom kombinirani okvir – na popisu koji sadrži padajuću strelicu: Prazan popis vrijednosti . Ovisno o tome kako je dizajner postavio polje s vrijednostima i kombinirani okvir, možete uređivati stavke na popisu i dodavanje stavki na popisu. Da biste to učinili, dizajner baze podataka morate postaviti svojstva polja s vrijednostima (svojstvo naziva Ograniči na popis, a je da biste ga isključili).

Ako ne možete izravno uređivati vrijednosti na popisu pretraživanje, morate dodati ili promijeniti podatke na unaprijed definiranom popisu vrijednosti ili u tablici koja služi kao izvor za polje s vrijednostima. Informacije o tome potražite u članku Uređivanje stavki u polju vrijednosti, u nastavku ovog članka.

Na kraju, kada stvorite polje za pretraživanje, možete po izboru postaviti tako da podržava više vrijednosti. Kada to učinite, rezultirajući popis prikazuje potvrdni okvir pokraj svake stavke popisa, a možete odabrati ili očistiti koliko stavki po potrebi. Slika prikazuje uobičajeni popis s više vrijednosti:

Popis potvrdnog okvira.

Informacije o stvaranju polja s više vrijednosti i korištenju dobivenih popisa potražite u člancima Korištenje popisa koji pohranjuje višestruke vrijednosti i Vodič kroz polja s više vrijednosti.

Napomena: Vrste podataka privitak, izračunata i velikog broja nisu dostupne u datotečni oblici .mdb.

Kako svojstva polja tablice utječu na način unosa podataka

Uz dizajn prikazane koji kontroliraju strukturu baze podataka i vrste podataka koja određuju što je moguće unijeti u određeno polje nekoliko svojstava polja također može utjecati na način unosa podataka u bazu podataka programa Access.

Prikaz svojstava za polja tablice

Access omogućuje dva načina da biste pogledali svojstva za polje u tablici. Možete koristiti kontrole za razmjenu izravnih poruka ili otvorite tablicu u prikazu dizajna. Sljedeći koraci objašnjavaju kako koristiti obje tehnike.

Prikaz svojstava tablice na kartici Podatkovna tablica

  1. U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu koju želite koristiti.

  2. Kliknite karticu polja i kontrole u grupi Oblikovanje da biste pogledali svojstva za svako polje tablice. Bilješke, ako koristite programa Access 2007, pronaći ćete popis za razmjenu izravnih poruka u grupi Vrsta podataka i oblikovanje .

Prikaz svojstava tablice u prikazu dizajna

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu i kliknite Prikaz dizajna Slika gumba na izborniku prečaca.

    Access otvara tablicu u rešetki dizajna.

  2. U donjem dijelu rešetke, kliknite karticu Općenito ako već nije odabran.

    –ili–

    Da biste pogledali svojstva polja s vrijednostima, kliknite karticu pretraživanje .

    Polje pretraživanja je polje tablice koje koristi upit za dohvaćanje vrijednosti iz jedne ili više tablica u bazi podataka. Prema zadanim postavkama, polje s vrijednostima predstavlja te vrijednosti u obliku popisa. Ovisno o tome kako dizajner baze podataka postavlja polje s vrijednostima, možete odabrati jednu ili više stavki s tog popisa.

U sljedećoj su tablici navedeni svojstva koja imaju najveći utjecaj na unos podataka i objašnjava utjecaj na unos podataka.

Svojstvo

Mjesto u rešetki dizajna tablice

Moguće vrijednosti

Ponašanje prilikom unosa podataka

Veličina polja

Kartica Općenito.

0 255

Ograničenje broja znakova odnosi samo na polja postavljena na vrstu podataka tekst. Ako pokušate unijeti više od određenog broja znakova, polje ih izrezuje.

Obavezno

Kartica Općenito.

Da/ne

Kada je uključena, to svojstvo nameće početak za unos vrijednosti u polju, a Access ne dopušta spremanje novih podataka sve dok ne dovršite obavezno polje. Kada je isključeno, polje prihvaća null vrijednosti, što znači da polje može ostati prazan.

Napomena: Null vrijednost nije isto kao vrijednost jednaka nuli. Nula je znamenka, a "null" je nedostaju, nedefiniranu ili nepoznatu vrijednost.

Dopusti nizove nulte duljine.

Kartica Općenito.

Da/ne

Kad je uključeno, možete unositi nizove nulte duljine – nizovi koji ne sadrže znakove. Da biste stvorili niz nulte duljine, unesite par navodnika u polje ("").

Indeksirana

Kartica Općenito.

Da/ne

Kada indeksirate polje tablice, Access onemogućuje dodavanje duplicirane vrijednosti. Indeks možete stvoriti i s više od jednog polja. Ako to učinite, možete duplicirati vrijednosti u jednom polju, ali ne i u oba polja.

Maske za unos

Kartica Općenito.

Unaprijed stvoreni ili prilagođeni skupovi slova i rezerviranih mjesta

Maske za unos navodi unos podataka u unaprijed definiranog oblika. Maska se pojavljuje prilikom odabira polja u tablici ili kontrole na obrascu. Ako, na primjer, pretpostavimo da kliknite polje datuma i skup znakova: MMM-DD-YYYY. To je maske za unos. Navodi da unesete vrijednosti mjeseca kao skraćenica od tri slova, kao što su RUJ, a vrijednost za godinu kao četveroznamenkasti broj – na primjer, LIS-15-2017.

Napomena: Imajte na umu da maske za unos samo nadziru način unosa podataka, kako pristupiti služi za pohranu ili prikazuje tih podataka.

Dodatne informacije o stvaranju i korištenju maski za unos potražite u članku kontrola oblicima unosa podataka pomoću maski za unos. Dodatne informacije o načinu na koji Access pohranjuje i prikazuje podatke o datumu/vremenu potražite u članku Unesite vrijednost datuma ili vremena.

Ograniči na popis

Kartica pretraživanje

Da/ne

Omogućuje ili onemogućuje promjene stavki u polje s vrijednostima. Novi korisnici programa Access ponekad pokušajte ručno mijenjati stavke u polje s vrijednostima. Kada Access onemogućuje mijenjanje stavki u polju, ovo svojstvo je postavljeno na da. Ako je ovo svojstvo omogućeno, a morate promijeniti stavke na popisu, morate otvoriti popis (Ako želite urediti popis vrijednosti) ili tablicu koja sadrži izvor podataka za popis (Ako želite urediti polje pretraživanja) i promijeniti u vrijednosti. Dodatne informacije o korištenju polja pretraživanja potražite u članku Uređivanje stavki u polju vrijednosti, u nastavku ovog članka.

Dopusti uređivanja popisa vrijednosti

Kartica pretraživanje

Da/ne

Omogućuje ili onemogućuje naredbu za Uređivanje popisa stavki za popise vrijednosti, ali ne i za polja s vrijednostima. Da biste omogućili tu naredbu za polja s vrijednostima, unesite valjani naziv obrasca u svojstvu Obrazac uređivanja stavki popisa . Naredba Dopusti uređivanje popisa vrijednosti pojavljuje se na izborniku prečaca da se otvara klikom desnom tipkom miša na kontrole okvira popisa ili kombinirani okvir. Kada pokrenete naredbu, pojavit će se dijaloški okvir Uređivanje stavki popisa . Također, ako navedete naziv obrasca u svojstvu Obrazac uređivanja stavki popisa , Access pokreće taj obrazac umjesto prikazivanja dijaloškog okvira.

Napomena: Naredba Uredi stavke popisa možete pokrenuti iz okvira s popisom i kontrole kombiniranog okvira nalaze na obrascima, a iz kontrole kombiniranog okvira koja se nalazi u tablice i rezultata upita postavlja. Obrasci moraju biti otvoreni u prikazu dizajna ili prikazu pregleda; tablica i skupovima rezultata upita moraju biti otvoreni u prikazu podatkovne tablice.

Obrazac uređivanja popisa stavki

Kartica pretraživanje

Naziv obrasca za unos podataka

Ako unesete naziv obrasca za unos podataka kao vrijednost u ovo svojstvo tablice, taj se obrazac otvara kada korisnik pokrene naredbu Uredi stavke popisa . U suprotnom, kada korisnici pokrenu naredbu pojavljuje se dijaloški okvir Uređivanje stavki popisa .

Vrh stranice

Dodavanje zapisa izravno u tablicu u prikazu podatkovne tablice

Tablica otvorena u prikazu podatkovne tablice nalikuje radnom listu programa Excel, a možete upisati ili zalijepiti podatke u jednom ili više polja – ekvivalent ćeliju na radnom listu.

U nastavku Imajte na umu sljedeće činjenice.

  • Ne morate izričito spremati podatke. Access pamti promjene u tablicu ako premjestite pokazivač na novo polje u istom retku ili premjestite pokazivač drugi redak.

  • Prema zadanim postavkama, polja u bazi podataka programa Access postavljene za unos određenih vrsta podataka, kao što su tekst ili brojeve. Morate unijeti vrstu podataka koje je polje postavljeno na prihvaćanje. Ako ne, Access prikazuje poruku o pogrešci:

    Poruka o pogrešci vrijednosti koja nije valjana

  • Polje može imati maske za unos primijeniti. Maske za unos je skup slova i rezerviranih mjesta znakova koji za unos podataka u određenom obliku.

    Dodatne informacije o maskama za unos potražite u članku kontrola oblicima unosa podataka pomoću maski za unos.

  • Uz iznimku privitaka i popisa s više vrijednosti, možete unijeti samo jedan zapis u većini polja. Ako ne znate prihvaća li polje privitke, možete provjeriti svojstva polja. Da biste to učinili, pogledajte korake u Prikaz svojstava za polja tabliceranije u ovom članku. Uvijek možete identificirati popis s više vrijednosti jer Access prikazuje potvrdni okvir pokraj svake stavke popisa.

Unos podataka u tablicu

  1. U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu koju želite koristiti.

    Prema zadanim postavkama, Access otvara tablicu u prikazu podatkovne tablice – rešetki koja je slična radnom listu programa Excel.

  2. Kliknite ili u suprotnom žarište postavili na prvo polje koje želite koristiti, a zatim unesite podatke.

  3. Da biste premjestili na sljedeće polje u istom retku, pritisnite tipku TAB, koristite tipke strelica desno ili lijevo ili kliknite ćeliju u polje next.

    Kada pritisnete tipku TAB, po zadanome, Access koristi regionalnim postavkama sustava Windows da biste odredili hoće li se pomiče pokazivač ulijevo ili udesno. Ako računalo koristi jezik koji se piše slijeva nadesno, pokazivač se pomiče desno kada pritisnete tipku TAB. Ako računalo koristi jezik koji se piše zdesna nalijevo, pokazivač se pomiče ulijevo.

    Da biste premjestili na sljedeću ćeliju u stupcu, koristite strelicu gore ili dolje okrenutim strelicama ili kliknite ćeliju u koju želite.

Primjena oblikovanja obogaćenog teksta na podatke u polju dugi tekst (odobrenje)

  1. Tablicu otvorite u prikazu podatkovne tablice, odaberite polje dugi tekst. Ako koristite Access 2007 ili Access 2010 bio polja dopisa.

    Obično sadrže polja dugi tekst komentara ili bilješke, pa možete potražiti polje pod nazivom "Komentari" ili "Bilješke". Ako i dalje ne možete pronaći polje dugi tekst, pogledajte korake u Prikaz svojstava za polja tabliceranije u ovom članku.

  2. Na kartici Polazno u grupi Font pomoću gumba i izbornika Oblikovanje teksta.

    Dostupne naredbe u grupi Font programa Access

    Možete primijeniti različite fontove i veličine, provjerite tekst podebljano ili kurziv, promijeniti boje i tako dalje.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa pomoću obrasca

Obrasci za unos podataka omogućuju lakše, brže i točnije način unosa podataka. Obrasce obično stvarate kada se morate unijeti podatke u više od jedne tablice istovremeno. Obrasci se mogu stvoriti kad želite sakriti neka polja u tablici, kada budete htjeli da biste lakše korištenje (korak koji može smanjiti troškove obuke) baze podataka i kada želite da biste bili sigurni da točan unos podataka.

Kako koristiti obrazac za uređivanje podataka ovisi o dizajnu obrasca. Obrasci mogu sadržavati bilo koji broj kontrola, kao što su popisi, tekstni okviri, gumbi i podatkovnim tablicama – rešetke koje izgledaju kao radni listovi programa Excel. U nizu, svaka kontrola na obrascu ili čita podatke iz ili piše podataka za polje tablice u podlozi. Što učiniti s određenom kontrolom ovisi o vrsti podataka koje ste postavili za polje tablice u podlozi, svim svojstvima postavljenima za to polje i vjerojatno o nekoliko svojstava koje je dizajner postavio za svaku kontrolu. Dodatne informacije o vrstama podataka i svojstva polja utjecaj unos podataka potražite u odjeljcima Kako vrste podataka utječu na način unosa podataka i kako svojstva polja tablice utječu na način unosa podataka, u ranije u ovom članku.

U sljedećim odjeljcima objašnjavaju kako koristiti najčešće kontrole za unos podataka. Ako imate pitanja o određenoj bazi podataka, obratite se administratoru sustava ili dizajneru baze podataka.

Dodavanje i uređivanje teksta u tekstnom okviru

Prilikom dodavanja ili uredite tekst u tekstnom okviru, radite s podacima u polju Kratki tekst ili dugi tekst. U nastavku, zapamtite da možete postaviti polja dugi tekst (ili kontrolu koja je povezana s poljem dugi tekst) da biste podržava oblikovanje obogaćenog teksta, a zatim primjene različitih fontova, veličina, stilova i boja na tekst.

Uređivanje teksta u tekstnom okviru

  • Postavite pokazivač u tekstni okvir i promijenite podatke. Imajte na umu da ne možete izvršavati izračune s brojevima u polje Kratkoga ili dugog teksta.

Primjena oblikovanja obogaćenog teksta

Napomena: Samo kad je tekstni okvir povezan s poljem dugi tekst (odobrenje), slijedite ove korake. Pogledajte korake u Prikaz svojstava za polja tabliceranije u ovom članku.

  1. Otvorite obrazac u prikazu obrasca ili izgleda ili je tablica otvorena u prikazu podatkovne tablice, odaberite polje dugi tekst (odobravanju).

  2. Na kartici Polazno u grupi Font pomoću gumba i izbornika Oblikovanje teksta.

    Dostupne naredbe u grupi Font programa Access

    Možete primijeniti različite fontove i veličine, provjerite tekst podebljano ili kurziv, promijeniti boje i tako dalje.

Unos podataka na temelju popisa

Popise možete koristiti u obrascima i u tablica i upita skupove otvorena u prikazu podatkovne tablice rezultata – rešetki koja je slična radnom listu programa Excel.

Kada koristite popisa na obrascu, možda ćete vidjeti kontrole kombiniranog okvira ili kontrola okvira popisa. Te iznose opisuju kombiniranog okvira i odnosno navođenje kontrole okvira.

Prazan popis vrijednosti

Kontrola osnovnog okvira popisa na obrascu

Kada koristite popis u skupu rezultata za tablicu ili upit, Access po zadanom koristi kombiniranog okvira.

Osim toga, popisi mogu podržavati višestruke vrijednosti. Ako vam se prikazuje popis s potvrdnim okvirom pokraj svake stavke popisa, možete odabrati koliko god 100 stavki na popisu. Popise s višestrukim vrijednostima koje stvarate bez programiranja možete riješiti uobičajene poslovne probleme. Na primjer, pretpostavimo da koristite bazu podataka programa Access za praćenje problema podrške klijentima. Ako vam je potrebna da biste dodijelili većem broju osoba problem, možete koristiti popis s više vrijednosti. Ove slike prikazuju uobičajene popise s višestrukim vrijednostima.

Padajući popis s potvrdnim okvirom u otvorenom stanju.   Popis potvrdnog okvira.

Možete urediti i stavke na popisu. Ako vi ili dizajner baze podataka omogućite naredbu, možete dodavanje, promjena i uklanjanje stavki na popisu izravno s popisa. Međutim, dizajneri baze podataka možete onemogućiti naredbu, tako da je možda neće biti dostupan za sve baze podataka.

U sljedećim odjeljcima objašnjava se kako korištenje i uređivanje popisa.

Odaberite stavke s padajućeg popisa

  1. Otvorite obrazac, tablicu ili skup rezultata upita koji sadrži popis.

    Napomena: Morate otvoriti obrasce u prikazu obrasca ili prikaz rasporeda. Morate otvoriti tablice i skupovi rezultata upita u prikazu podatkovne tablice.

  2. Kliknite strelicu prema dolje pokraj popisa, a zatim odaberite željenu stavku.

  3. Za primjenu izbora u bazu podataka, premjestite pokazivač na drugo polje.

Odaberite stavke iz okvira s popisom

  1. Otvorite obrazac koji sadrži popis.

  2. Pomaknite se prema dolje na popisu stavki u okviru s popisom, a zatim odaberite željenu stavku.

  3. Za primjenu izbora u bazu podataka, premjestite pokazivač na drugo polje.

Odabir stavki na padajući popis potvrdnih okvira

  1. Otvorite obrazac, tablicu ili skup rezultata upita koji sadrži popis.

    Napomena: Možete koristiti potvrdni okvir padajućih popisa u obrascima, tablicama i skupovima rezultata upita. Da biste to učinili, morate otvoriti obrasce u prikazu obrasca ili prikazu pregleda, morate otvoriti tablice i skupove rezultata u prikazu podatkovne tablice.

  2. Kliknite strelicu prema dolje pokraj popisa.

  3. Do 100 potvrdite okvire, a zatim kliknite u redu.

Odabir stavke s popisa potvrdni okvir

  1. Otvorite obrazac koji sadrži popis.

    Napomena: Morate otvorite obrazac u prikazu obrasca ili prikazu pregleda.

  2. Kliknite strelicu prema dolje pokraj popisa.

  3. Odaberite koliko god 100 potvrdnih okvira, a zatim kliknite u redu.

Uređivanje stavki na popisu

Napomena: Uredite bilo koju vrstu popisa u obrazac, tablicu ili skup rezultata upita. Imajte na umu da morate otvoriti obrasce u prikazu obrasca ili prikazu pregleda, morate otvoriti tablice i skupove rezultata u prikazu podatkovne tablice. Osim toga, imajte na umu da dizajner baze podataka ili IT odjel mogu onemogućiti tu naredbu tako da je možda neće biti dostupno uopće vremena.

  1. Otvorite obrazac, tablicu ili skup rezultata upita koji sadrži popis.

  2. Desnom tipkom miša kliknite popis koji želite urediti, a zatim kliknite Uredi stavke popisa.

    Pojavit će se dijaloški okvir ili obrazac za unos podataka. Zaslon na kojem vidite ovisi o vrsti popisa koji želite urediti. Access koristi dvije osnovne vrste popisa – popisa vrijednosti i popise pretraživanja. Popis vrijednosti prikazuje skup stavki Ručni unos i popisi pretraživanja koristi upit za učitavanje podataka iz jedne ili više tablica. Učinite nešto od sljedećeg.

    • Ako uređujete popis vrijednosti, pomoću dijaloškog okvira Uređivanje stavki popisa da biste uredili podatke popisa, a zatim nakon dovršetka kliknite u redu .

    • Ako uređujete popis pretraživanja, pojavit će se obrazac za unos podataka. Koristite ovaj obrazac za uređivanje podataka popisa.

Vrh stranice

Uređivanje stavki u polje s vrijednostima

Polja s vrijednostima predstavlja popis podataka koje korisnici mogu koristiti da biste odabrali jedan ili više stavki. Možete stvoriti dvije vrste popisa pretraživanja.

  • Popis vrijednosti    Sadrže nepromjenjivi skup vrijednosti koje unosite ručno. Vrijednosti se nalaze u svojstvu Izvor retka u polje s vrijednostima.

  • Pretraživanje popisa    Koriste upit za dohvaćanje vrijednosti iz druge tablice. Svojstvo Izvor retka polja sadrži upit umjesto nepromjenjivi popis vrijednosti.

Prema zadanim postavkama, Access prikazuje podatke pretraživanja u padajućem popisu Iako možete odrediti kontrolu okvira popisa. Na padajućem popisu otvara se kako bi se prikazao popis i zatvara nakon odabira. Okvir s popisom za razliku od toga, ostaje cijelo vrijeme otvoren.

Možete pokrenuti naredbu Uredi stavke popisa ili možete urediti podatke izravno u svojstvo Izvor retka ili izvornoj tablici. Informacije o korištenju naredbe Uredi stavke popisa , potražite u članku unos podataka na temelju popisaranije u ovom članku. Koraci u ovom odjeljku objašnjavaju kako urediti stavke izravno u svojstvo Izvor retka ili izvornoj tablici. Postupak slijedi nekoliko korake.

  • Odredite polje s vrijednostima. Slijedite nešto drugačiji postupak prilikom rada s obrascem od s tablicom.

  • Prepoznavanje vrste polja pretraživanja – popis vrijednosti ili popis pretraživanja. Ako koristite popis pretraživanja, odredite izvorišne tablice koja sadrži podatke za polje s vrijednostima.

  • Uređivanje stavki na popisu vrijednosti.

    – ili –

    Otvorite izvorišnu tablicu za popis pretraživanja i uredite podatke u tablici.

Prepoznavanje polja s vrijednostima iz obrasca

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite obrazac, a zatim kliknite Prikaz dizajna.

    – ili –

    Ako je obrazac već otvoren, možete desnom tipkom miša kliknite karticu obrasca i na izborniku prečaca kliknite Prikaz dizajna .

    –ili–

    Na kartici Polazno u grupi Prikaz kliknite gumb za Prikaz da biste se prebacivali između dostupnih prikaza. Umjesto toga, kliknite strelicu u odjeljku Prikaz, a zatim odaberite neku od dostupnih prikaza na izborniku.

    Slika vrpce programa Access

  2. Desnom tipkom miša kliknite okvir ili kombinirani okvir kontrole popisa, a zatim kliknite Svojstva.

  3. Na listu svojstava kliknite karticu sve , a zatim pronađite svojstva Vrsta izvora retka i Izvor retka . Svojstvo Vrsta izvora retka mora sadržavati Popis vrijednosti ili Tablicu/upit, a svojstvo Izvor retka mora sadržavati popis stavki odvojenih točkama sa zarezom ili upita. Ako je potrebno, povećajte list svojstava tako da mogu pročitati popis stavki ili upit.

    Popisi vrijednosti obično koriste ovu osnovnu sintaksu: " "stavka";" Stavka";" stavke ""

    U ovom slučaju, popis je skup stavki staviti u dvostruke navodnike i razdvojenih točkom sa zarezom.

    Upita odabiranja pomoću ove osnovne sintakse: Odaberite [naziv_tablice_ili_upita]. [ čemu] FROM [naziv_tablice_ili_upita].

    U ovom slučaju upit sadrži dva uvjeta (SELECT i FROM). Prvi uvjet se odnosi na tablicu ili upit i polja u toj tablici ili upitu. Drugi uvjet odnosi se samo tablicu ili upit. Evo najvažnije Imajte na umu: Odabir uvjeta ne moraju sadržavati naziv tablice ili upita, premda se preporučuje se, a oni mora sadržavati najmanje jedno polje naziv. Međutim, svi uvjeti FROM mora se odnositi na tablicu ili upit. Tako, uvijek ćete izvorišnu tablicu ili upit izvora za polje pretraživanja tako da pročitate uvjetu FROM.

  4. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako koristite popis vrijednosti, uredite stavke na popisu. Provjerite je li okružuju svaku stavku u dvostrukim navodnicima i odvojite svaku stavku točkom sa zarezom.

    • Ako je upit na popisu pretraživanja odnosi na drugi upit, u navigacijskom oknu, otvorite taj drugi upit u prikazu dizajna (desnom tipkom miša kliknite upit i kliknite Prikaz dizajna). Imajte na umu naziv tablice koja se pojavljuje u gornjem dijelu dizajnera upita, a zatim prijeđite na sljedeći korak.

      – ili –

      Ako se upit u polje s vrijednostima odnosi na tablicu, zabilježite naziv tablice i prijeđite na sljedeći korak.

  5. Dvokliknite tablicu u navigacijskom oknu da biste ga otvorili u prikazu podatkovne tablice, a zatim Uredi stavke popisa po potrebi.

Prepoznavanje polja s vrijednostima iz tablice

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu, a zatim kliknite Prikaz dizajna.

  2. U gornjem dijelu rešetke dizajna upita, u stupcu Vrsta podataka kliknite ili u suprotnom žarište postavili na tekst, broj ili je polje da/ne.

  3. U donjem dijelu rešetke dizajna tablice, kliknite karticu pretraživanje , a zatim pogledajte svojstva Vrsta izvora retka i Izvor retka .

    Svojstvo Vrsta izvora retka moraju pročitati Popis vrijednosti ili Tablicu/upit. Svojstvo Izvor retka mora sadržavati popis vrijednosti ili upita.

    Popisi vrijednosti pomoću ove osnovne sintakse: " "stavka";" Stavka";" stavke ""

    U ovom slučaju, popis je skup stavki staviti u dvostruke navodnike i razdvojenih točkom sa zarezom.

    Obično upita odabiranja koriste ovu osnovnu sintaksu: Odaberite [naziv_tablice_ili_upita]. [ čemu] FROM [naziv_tablice_ili_upita].

    U ovom slučaju upit sadrži dva uvjeta (SELECT i FROM). Prvi uvjet se odnosi na tablicu ili upit i polja u toj tablici ili upitu. Drugi uvjet odnosi se samo tablicu ili upit. Evo najvažnije Imajte na umu: Odabir uvjeta ne moraju sadržavati naziv tablice ili upita, premda se preporučuje se, a oni mora sadržavati najmanje jedno polje naziv. Međutim, svi uvjeti FROM mora se odnositi na tablicu ili upit. Tako, uvijek ćete izvorišnu tablicu ili upit izvora za polje pretraživanja tako da pročitate uvjetu FROM.

  4. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako koristite popis vrijednosti, uredite stavke na popisu. Provjerite je li okružuju svaku stavku u dvostrukim navodnicima i odvojite svaku stavku točkom sa zarezom.

    • Ako se upit u polje s vrijednostima odnosi na drugi upit, u navigacijskom oknu, otvorite taj drugi upit u prikazu dizajna (desnom tipkom miša kliknite upit i kliknite Prikaz dizajna). Imajte na umu naziv tablice koja se pojavljuje u gornjem dijelu dizajnera upita, a zatim prijeđite na sljedeći korak.

      – ili –

      Ako se upit u polje s vrijednostima odnosi na tablicu, zabilježite naziv tablice i prijeđite na sljedeći korak.

  5. Dvokliknite tablicu u navigacijskom oknu da biste ga otvorili u prikazu podatkovne tablice, a zatim Uredi stavke popisa po potrebi.

Vrh stranice

Unesite nizove nulte duljine

Access omogućuje razlikovanje dviju vrsta praznih vrijednosti: Null vrijednosti i nizove nulte duljine. Null vrijednosti ukazuju na nepoznatu vrijednost, a nizove nulte duljine ukazuju na polja koja mogu sadržavati razmak. Na primjer, pretpostavimo da imate tablicu korisničkih podataka, a da ona sadrži polje broja faksa. Polje možete ostaviti prazno ako niste sigurni broj faksa klijenta. U tom slučaju, polje ostavite prazno unosi null vrijednost, što znači da ne znate što je vrijednost. Ako kasnije ustanovite da klijent nema faks, možete unijeti niz nulte duljine u polje da biste naznačili da znate nema vrijednosti.

Napomena: Imajte na umu da možete postaviti svojstvo koje polja sprječava u prihvaćanju null vrijednosti. Dodatne informacije o postavljanju svojstvo potražite u članku Kako vrste podataka utječu na način unosa podataka, ranije u ovom članku.

  1. Otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice ili obrazac u prikazu obrasca ili prikazu pregleda.

  2. Odaberite polje koje želite, a zatim upišite dvostrukih navodnika bez razmaka između njih ("").

  3. Pomicanje pokazivača na drugi zapis da biste potvrdili promjene u bazu podataka. Prema zadanim postavkama, navodnici nestaju.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa uvozom ili povezivanjem s podacima

Možete uvesti ili povezivanje s podacima iz različitih izvora, uključujući druge baze podataka programa Access, radne knjige programa Excel, tekstnih datoteka i dokumenata programa Word i popise na poslužitelje s programom Microsoft SharePoint Services.

Objašnjenje kako uvoza i povezivanja s tim izvorima podataka izlazi iz ovog članka. Ove veze vode na informacije o uvozu i povezivanje s podacima.

Metode za spremanje vrijeme prilikom unosa podataka

Access omogućuje brojne načine ubrzati postupak unosa podataka. Postupci u sljedećim odjeljcima objašnjavaju kako postaviti zadanu vrijednost za polja i popisa u obrascima i kako koristiti tipkovni prečaci za ponovno korištenje vrijednosti prilikom sortiranja podataka.

Postavljanje zadane vrijednosti za polja ili kontrole

Ako velik broj zapisa zajednički koristiti iste vrijednosti za neko polje, kao što je grad i država/regija, možete uštedjeti vrijeme postavljanjem zadane vrijednosti za kontrole vezana uz to polje. Kada otvorite obrazac ili stvorite novi zapis, zadana vrijednost pojavljuje se u toj kontroli prema zadanim postavkama.

Postavljanje zadane vrijednosti za kontrolu

  1. Otvorite obrazac u prikazu dizajna.

  2. Desnom tipkom miša kliknite kontrolu koju želite raditi, a zatim kliknite Svojstva.

  3. Na kartici Podaci postavite svojstvo Zadana vrijednost na željenu vrijednost.

  4. Ponovite korake od 1 do 3 da biste postavili novu zadanu vrijednost.

Određivanje različite vrijednosti

  • Za vrijednosti u tekstni okvir, unesite nove podatke. U bilo kojem trenutku možete prebrisati zadanu vrijednost.

    –ili–

  • Vrijednost na popisu, odaberite novu vrijednost s popisa.

Ponovno korištenje vrijednosti prilikom sortiranja

Kako se krećete između zapisa, možda će biti potrebno sortirati svaki zapis korištenjem iste vrijednosti. Kada to učinite, možete uštedjeti vrijeme pomoću tipke prečaca za ponavljanje te vrijednosti sortiranja. Na primjer, pretpostavimo da sortirate popise narudžbi prema vrsti proizvoda. U prvi zapis upišite mekih pića za sortiranje prema narudžbama u kojima su klijenti kupili mekih pića. Kad premjestite na sljedeći zapis, možete kopirati i ponovno korištenje vrijednost sortiranja.

Napomena: Ove korake pretpostavlja da imate obrazac otvoren u prikazu obrasca.

  1. Prijelaz na polje koje ponovo koristi vrijednost iz odgovarajućeg polja u prethodnom zapisu.

  2. Pritisnite CTRL +' (apostrof).

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×