Distribucija izvješća

Oslobodite izvješća programa Access i distribuirajte ih daleko i široko. Na primjer, pošaljite ih e-poštom jednom ili više korisnika, izvezite ih u biblioteke dokumenata sustava SharePoint i arhivirajte ih u mrežnim mapama. Kada distribuirate izvješće programa Access, stvarate statično izvješće o podacima u određenom trenutku u vremenu, kao što je dnevno, tjedno ili mjesečno. Na taj način imate jednu točku istine koju djelatnici informacije mogu koristiti za donošenje dobrih poslovnih odluka, odgovaranje na pitanja, pronalaženje alternativa, određivanje najboljih planova, vrednovanje rizika i poboljšanja kvalitete.

Distribucija izvješća

Savjet    Kada stvorite izvješće, dodajte Datum publikacije. Time se korisnicima omogućuje potvrda ispravnog vremena stvaranja izvješća. Dodatne informacije potražite u članku Umetanje datuma i vremena u izvješće ili obrazac.

Što želite učiniti?

Slanje izvješća pomoću naredbe e-pošte

Jedan od najbržih načina distribucije izvješća jest pomoću naredbe e-pošte. Uz samo nekoliko klikova mišem, Access će izvoziti izvješće, a zatim stvoriti novu poruku e-pošte s privitkom datoteke.

  1. U navigacijskom oknu odaberite izvješće koje želite proslijediti.

  2. Odaberite vanjski podaci > e-poštom.

  3. U dijaloškom okviru Slanje objekta u obliku odaberite izlazni oblik koji želite koristiti, kao što je PDF, a zatim kliknite u redu.

    Napomena    Iako postoji niz oblika koje možete odabrati, razmislite o korištenju prijenosnog oblika dokumenta (PDF) koji je postao standardom defacto, čuva izgled i oblik izvornog izvješća programa Access te ima ugrađene načine prilagodbe stranica za prikaz i Ispis. Dodatne informacije potražite u članku Instalacija Adobe Readera i Ispis PDF-a.

    Access će otvoriti novu poruku e-pošte u programu Outlook s privitkom datoteke.

  4. Upišite adrese e-pošte primatelja u okvire Prima i kopija , Opis u okviru predmet i poruku u području poruke.

    Savjet    Datoteka koju šaljete pomoću te metode po zadanom nije spremljena na računalu. Ako želite spremiti kopiju datoteke na računalo, desnom tipkom miša kliknite privitak u okviru privitak , a zatim odaberite Spremi kao.

  5. Odaberite Pošalji.

Napomena    Da biste automatizirali postupak, možete koristiti akciju makronaredbe Imaildatabaseobject. Možete, primjerice, stvoriti makronaredbu s nizom tih akcija za e-poštu u drugim korisnicima.

Vrh stranice

Izvoz izvješća u mapu ili biblioteku dokumenata sustava SharePoint

  1. U navigacijskom oknu odaberite izvješće koje želite izvesti.

  2. Odaberite vanjski podaci > PDF ili XPS da biste otvorili DIJALOŠKI okvir Objavi kao PDF ili XPS .

  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Pronađite mapu pomoću navigacijskog okna.

    • Pronađite web-mjesto sustava SharePoint tako da u navigacijskom oknu kliknete SharePoint ili unosom URL-a web-mjesta u okvir Adresa pri vrhu. Na primjer:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Dodatne informacije potražite u članku otkrivanje sadržaja s početnom stranicom sustava SharePoint.

  4. U okviru Spremi kao vrstu provjerite je li odabrana vrsta PDF datoteke.

  5. Da biste promijenili zadani naziv izvješća, u okvir naziv datoteke upišite novi naziv datoteke.

  6. Da biste izvješće otvorili odmah nakon izvoza, potvrdite okvir Otvori datoteku nakon objavljivanja .

  7. U odjeljku optimizacija zaučinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste optimizirali izvješće za veću datoteku većeg razlučivosti (preporučeno za ispis), odaberite Standardno.

    • Da biste optimizirali izvješće za manju datoteku s nižim rezolucijom (preporučeno za objavljivanje na internetu), odaberite minimalna veličina.

  8. Odaberite Objavi. Access stvara datoteku. Ako ste odabrali da Access otvori datoteku nakon objavljivanja, Adobe čitač prikazat će datoteku.

  9. Da biste spremili korake operacije tako da možete pokrenuti i zakazati istu operaciju, kliknite potvrdni okvir Spremi korake izvoza :

    • Unesite naziv i opis koraka.

    • Da biste stvorili zadatak programa Outlook koji raspoređuje postupak izvoza u budućem datumu, potvrdite okvir Stvori zadatak programa Outlook .

    Dodatne informacije potražite u članku Spremanje detalja o postupku uvoza i izvoza kao specifikacija.

    Napomena    Način automatizacije procesa jest korištenje akcije makronaredbe Exportwithformatting. Možete, primjerice, stvoriti smisleni naziv datoteke na temelju naslova izvješća i datuma izvoza. Time se korisnicima omogućuje pronalaženje odgovarajućeg izvješća u biblioteci sustava SharePoint ili u mapi mnogih izvješća. Da biste to učinili, navedite sljedeći izraz u argumentu Izlazna datoteka:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Gdje je RptQC5 naziv objekta izvješća, Auto_Header0 je sekcija zaglavlja izvješća, a svojstvo Opis predstavlja naslov izvješća.

Vrh stranice

Saznajte više o stvaranju centra za izvještaje u sustavu SharePoint

Razmislite o stvaranju namjenskog centra za izvješće u biblioteci dokumenata sustava SharePoint da bi korisnici mogli jednostavnije pronaći i pregledavati izvješća koja im je potrebna. Dodavanjem stupaca, povezivanjem s bibliotekom iz programa Access i prilagođavanjem biblioteke dokumenata s prikazima, možete pružiti prvoklasno iskustvo za svoje korisnike. Slijede osnovni koraci koje možete poduzeti.

Stvaranje biblioteke dokumenata    Biblioteka dokumenata sigurno je mjesto datoteke koje pojednostavnjuje suradnju. Stupce možete dodati u biblioteku, primjerice kategorije, osobe ili grupe te izračunate stupce, koje možete koristiti za stvaranje prikaza i filtara.

Prikaz minijatura biblioteke dokumenata s ničim odabranim.

Dodatne informacije potražite u članku što je biblioteka dokumenata?

Ažuriranje stupaca biblioteke iz programa Access    Povezivanjem biblioteke s pristupom možete ažurirati stupce u biblioteci dokumenata iz programa Access da bi korisnici mogli pronaći izvješća koja traže i pružiti dodatne informacije.

Dodatne informacije potražite u članku Uvoz, povezivanje ili premještanje podataka u SharePoint.

Stvaranje sortiranih i filtriranih prikaza    Umjesto slanja izvješća iz programa Access putem e-pošte, pošaljite vezu na odgovarajući prikaz biblioteke dokumenata. Na primjer:

  • Sortirajte prikaz uzlaznim redoslijedom prema izmijenjenom stupcu tako da se prvo prikazuje najnovije izvješće. Dodatne informacije potražite u članku Korištenje sortiranja radi promjene prikaza sustava SharePoint.

  • Ako imate stupac odabira u biblioteci koja se zove Jobfunkcija s tri vrijednosti: Lineworker, Foreman i supervizor, stvorite zasebne prikaze na temelju izraza filtra za svaku ulogu zadatka:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Kada šaljete vezu na pregled supervizora, a korisnik klikne na nju, prikaz će prikazati specifična izvješća za nadzornike. Da biste nabavili vezu s prikazom biblioteke, prikažite prikaz, a zatim kopirajte URL s adresne trake.

  • Ako imate stupac osoba u biblioteci koja se zove Ouremployeeovi, stvorite prikaz na temelju izraza filtra koji koristi funkciju me da bi se prikazala samo izvješća za sadašnjeg korisnika:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Kada šaljete vezu na prikaz, a korisnik klikne na nju, prikaz će prikazati određene izvještaje za tog korisnika.

Dodatne informacije potražite u članku Korištenje filtriranja za izmjenu prikaza sustava SharePoint i Uređivanje prikaza popisa u sustavu SharePoint.

Povezivanje web-dijelova na modernoj stranici   Možete i stvoriti modernu stranicu da bi se datoteka prikazivala na temelju onoga što korisnik odabere u biblioteci dokumenata povezivanjem web-dijela preglednika datoteka s web-dijelom biblioteke dokumenata. Korisnici mogu pregledavati izvješća da bi pronašli željenu željenu mogućnost.

Primjer popisa povezan s web-dijelom svojstva popisa

Dodatne informacije potražite u članku korištenje web-dijelova na stranicama sustava SharePoint i Povezivanje web-dijelova u sustavu SharePoint Online.

Iskoristite Microsoft Flow    Korištenje i upravljanje bibliotekom možete automatizirati pomoću Microsoftova toka. Možete, primjerice, tiskati obavijesti, slanje dnevnih podsjetnika, stvaranje zadatka planera i arhiviranje isteklog datoteka u mapu.

Za odabranu stavku u sustavu SharePoint stvorite zadatak planera s vezom na stavku sustava SharePoint.

Microsoftov predložak tijeka rada za SharePoint i Planner

Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje toka za popis ili biblioteku u sustavu SharePoint Online ili OneDrive za tvrtke.

Vrh stranice

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Dodatni sadržaji

Uvod u izvješća u programu Access

Vodič za dizajniranje izvješća

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×