Office
Prijava

Cirkularna pisma s omotnicama

Kada morate slati masovnu poštu osobama na popisu za slanje, možete koristiti cirkularna pisma da biste stvorili seriju adresiranih omotnica. Svaka omotnicu će sadržavati jednu adresu s popisa za slanje pošte. Omotnice možete stvarati i ispisivati i bez cirkularnih pisama.

Napomene: 

Tri datoteke u postupku stvaranja cirkularnog pisma, glavni dokument i popis za slanje poruka e-pošte kojim se stvara niz pisama ili poruka e-pošte, omotnica ili naljepnica.

U postupku stvaranja i ispisa omotnica pomoću cirkularnih pisama sudjeluju sljedeći dokumenti:

  • Glavni dokument
    Taj dokument sadrži tekst i grafiku (npr. logotip ili sliku) koji su identični za svaku verziju cirkularne omotnice. Adresa za povrat na omotnici primjer je istog sadržaja.

  • Vaš popis za slanje pošte
    Taj dokument sadrži adrese koje će se ispisivati na omotnice.

Kad kombinirate ta dva dokumenta kako je opisano u sljedećim koracima, imat ćete adresirane omotnice.

Prvi korak: postavljanje popisa za slanje poruka e-pošte

Popis za slanje poruka e-pošte vaš je izvor podataka. To može biti proračunska tablica programa Excel, direktorij s kontaktima programa Outlook, baza podataka programa Access ili popis adresa programa Office. Na njemu se nalaze zapisi iz kojih Word povlači podatke za ispis na omotnice.

Savjeti

  • Ako nemate popis za slanje poruka e-pošte, možete ga stvoriti tijekom postupka stvaranja cirkularnih pisama. Prije postupka stvaranja cirkularnih pisama prikupite sve popise adresa i dodajte ih u izvor podataka.

  • Ako koristite proračunsku tablicu programa Excel, provjerite je li stupac za poštanske brojeve oblikovan kao tekst da ne biste izgubili nule. Dodatne informacije potražite u članku Oblikovanje brojeva, datuma i drugih vrijednosti u cirkularnim pismima.

  • Ako želite koristiti kontakte programa Outlook, provjerite je li Outlook postavljen kao zadani program za e-poštu.

Drugi korak: testiranje izgleda omotnice

Preliminarni je korak u procesu spajanja pošte postavljanje omotnice za cirkularna pisma. Prije stvarnog spajanja cirkularnih pisama dobro je postaviti mali testni niz omotnica.

Napomena: Ako nemate problema s ispisom omotnica u vlastitom sustavu, možete prijeći na treći korak.

  1. U programu Word odaberite Datoteka > Novo > Prazan dokument.

  2. Na kartici Skupna pisma u grupi Stvaranje odaberite Omotnice.

    Ispis omotnica

  3. U okvir Adresa isporuke upišite oglednu adresu da biste provjerili kako će omotnice izgledati kada se ispiše.

    Okvir za adresu za isporuku omotnice

    Napomena: Ogledna se adresa neće prikazati u cirkularnom pismu.

  4. U okvir Povratna adresa upišite svoju adresu.

    Okvir za povratnu adresu

  5. Odaberite Mogućnosti > Mogućnosti omotnice i učinite sljedeće:

    • Na padajućem popisu Veličina omotnice odaberite veličinu koja odgovara vašoj omotnici ili pak odaberite Prilagođena veličina.

      Kartica s mogućnostima omotnice za postavljanje veličine omotnice i fontova adrese

      Napomena: Ako odaberete Prilagođena veličina, unesite dimenzije omotnice u okvire Širina i Visina. Kada završite, odaberite U redu.

    • U odjeljke Adresa isporuke i Povratna adresa odaberite font te položaj pomaka u odnosu na lijevi i gornji rub za svaku adresu.

      Napomena: Na temelju pretpregleda rasporeda elemenata na omotnici prilagodite sve potrebne promjena svojih odabira.

  6. Na kartici Mogućnosti ispisa provjerite je li odabran odgovarajući Način ulaganja, umetnite omotnicu koja odgovara slici, a zatim odaberite U redu.

    Napomena: Upravljački program pisača programu Word šalje informacije o načinu umetanja omotnice u pisač. Taj se podatak prikazuje u odjeljku Način ulaganja.

    Shematski prikaz mogućnosti ulaganja omotnica u pisač

  7. Odaberite Ispis, a zatim odaberite Da da biste spremili povratnu adresu kao zadanu adresu.

    Napomena: Ako se omotnica pravilno ispisala, čestitamo, moći ćete prijeći na sljedeći korak u postupku stvaranja cirkularnih pisama. Ako se omotnica nije ispisala kao što ste očekivali, vratite se na peti korak i ponovno prilagodite mogućnosti rasporeda elemenata na omotnici te mogućnosti Ulaganja obrasca po potrebi.

Treći korak: početak stvaranja cirkularnog pisma

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama odaberite Pokreni cirkularna pisma > Omotnice.

    Izbornik Pokretanje cirkularnih pisama

  2. U dijaloškom okviru Mogućnosti omotnice postavite omotnicu tako da odaberete mogućnosti kao u drugom koraku: Testirajte izgled omotnice, a zatim odaberite U redu.

    Napomena: Word stvara dokument koji veličinom odgovara dimenzijama omotnice i pokazuje gdje će pojaviti povratna adresa na omotnici.

  3. Ako želite dodati povratnu adresu ili logotip na omotnicu, sada je pravi trenutak za to.

  4. Odaberite Datoteka > Spremi i dodajte naziv datoteke.

Četvrti korak: povezivanje popisa za slanje poruka e-pošte s glavnim dokumentom

Sada ste spremni za otvaranje izvora podataka za popis za slanje pošte.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama kliknite Odaberi primatelje i odaberite željenu mogućnost.

    Naredba Upis novog popisa

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako nemate popis za slanje poruka e-pošte, odaberite Upis novog popisa i stvorite ga.

      ili

    • Ako se popis za slanje poruka e-pošte nalazi u proračunskoj tablici programa Excel, bazi podataka programa Access ili nekoj drugoj vrsti podatkovne datoteke, odaberite Koristi postojeći popis. Zatim dođite do popisa i odaberite Otvori.

      ili

    • Ako koristite kontakte programa Outlook, odaberite Odaberi iz kontakata programa Outlook.

  3. Odaberite Datoteka > Spremi.

Uređivanje popisa za slanje poruka e-pošte

Ako omotnice ispisujete za sve osobe na popisu, idite na peti korak: dodavanje adresnog bloka na omotnicu Ako želite ispisati omotnice za osobe na popisu koji žive, na primjer, u krugu 30 kilometara od događaja spremate, pomoću filtra kao što je poštanski broj suzite popis. Više informacija o filtriranju podataka potražite u članku Sortiranje i filtriranje podataka za cirkularna pisma.

Savjet: Možda će vam biti korisno pomoću značajke filtriranja filtrirati kontakte za koje još nemate poštansku adresu. Na taj način nećete trošiti omotnice koje niste u mogućnosti poslati.

Da biste odabrali pojedinačne korisnike na popisu za koji želite stvoriti omotnica, učinite sljedeće:

  1. Odaberite Uredi popis primatelja.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i istaknutom naredbom Uređivanje popisa primatelja.

  2. Odaberite imena osoba za koje želite da prime vašu poštu.

    Odabir redaka potvrđivanjem okvira

    Možete i sortirati ili filtrirati popis da biste lakše pronašli imena i adrese.

Peti korak: dodavanje adresnog bloka u omotnicu

Adresni je blok polje cirkularnog pisma. Poznat je i kao rezervirano mjesto, a koristite ga za označavanje mjesta na koje želite unijeti adrese koje se prikazuju na omotnici.

Napomena: Često je lakše pravilno poravnati adresni blok ako najprije uključite prikaz oznaka odlomka (¶). Da biste ih uključili, na kartici Polazno na vrpci kliknite gumb Show /Hide ¶ ili pritisnite CTRL +SHIFT + 8.

  1. Pokazivač postavite ondje gdje želite umetnuti adresni blok. Ako vam je uključen prikaz oznaka odlomka, kliknite odmah nakon znaka odlomka (¶) koji je Word smjestio u sredinu omotnice.

  2. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Adresni blok.

    Umetanje polja za cirkularna pisma Adresni blok

  3. U dijaloškom okviru Unos adresnog bloka odaberite oblik primateljeva imena koji će se prikazivati na omotnici.

    mogućnosti adresnog bloka

    Napomena: U odjeljku Pretpregled odaberite gumb za sljedeći Gumb za sljedeći zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma ili prethodni Gumb za prethodni zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis da biste se pomicali po zapisima u izvoru podataka i vidjeli kako će adresa izgledati na omotnici.

  4. Odaberite U redu.

  5. Odaberite Datoteka > Spremi da biste spremili dokument cirkularnog pisma prije nego što nastavite.

Provjera imena za cirkularna pisma

Provjerite postavlja li Word imena i adrese s popisa za slanje pošte na odgovarajuća mjesta na omotnicu.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Uskladi polja.

  2. U dijaloškom okviru Slaganje polja stupac s lijeve strane nazivi su polja koje Word koristi u adresnom bloku. Stupac s desne strane omogućuje podudaranje polja u izvoru podataka s nazivima tih polja. Provjerite podudaraju li se nazivi polja s lijeve strane s nazivima zaglavlja stupaca za zapise na popisu za slanje poruka e-pošte tako da Word može postaviti točne podatke na odgovarajuće mjesto na omotnici.

    Dijaloški okvir Slaganje polja
  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako se prikazani nazivi polja podudaraju sa zaglavljima stupaca koje ste koristili za zapise u izvoru podataka popisa za slanje poruka e-pošte, ne morate ništa učiniti.

      ili

    • Ako se u nazivu polja za koje očekujete da bude podudarno sa zaglavljem stupca u izvoru podataka prikazuje (nije dostupno), odaberite strelicu padajućeg izbornika pa naziv polja u izvoru podataka popisa za slanje e-pošte. Ponovite koliko god je puta potrebno.

  4. Odaberite U redu.

Šesti korak: pretpregled i ispis omotnica

Obavite konačnu provjeru prije ispisa omotnica.

  1. Odaberite Pretpregled rezultata, a potom gumb za sljedeći Gumb za sljedeći zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma ili prethodni Gumb za prethodni zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis da biste provjerili izgledaju li imena i adrese na svim omotnicama očekivano.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word i grupom Pretpregled rezultata.

    Savjet:  Da biste prešli na početak popisa, odaberite gumb za prvi Gumb za prvi zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis, a da biste prešli na kraj popisa, odaberite gumb za posljednji Gumb za zadnji zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis.

  2. Odaberite Završi i spoji > Ispis dokumenata.

    Snimka zaslona s karticom Skupna pisma u programu Word te naredbom Završi i spoji i njezinim mogućnostima.

Sedmi korak: spremanje dokumenta omotnice cirkularnih pisama

Kada spremite dokument omotnice cirkularnog pisma, on ostaje povezan s vašim popisom za slanje pošte tako da ga možete ponovno koristiti za sljedeće masovno slanje e-pošte.

Ponovno korištenje dokumenta omotnice za cirkularno pismo

  • Otvorite dokument za omotnice i odaberite Da kada Word zatraži da zadržite vezu.

Promjena adresa u dokumentu omotnice za cirkularna pisma

  • Otvorite dokument cirkularnih pisama za omotnice i odaberite Uređivanje popisa primatelja da biste sortirali, filtrirali i odabrali konkretne adrese.

Pogledajte također

Imate li pitanje o cirkularnim pismima u programu Word na koje ovdje nismo odgovorili?

Objavite pitanje na forumu zajednice korisnika programa Word

Pridonesite poboljšanju programa Word

Imate li kakvih prijedloga za poboljšanje cirkularnih pisama (ili bilo koje druge značajke) programa Word? Ako imate, posjetite Word User Voice i javite nam!

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×