Automatsko arhiviranje starijih stavki

Automatsko arhiviranje starijih stavki

E-pošta – nove poruke, odgovori i prosljeđivanja – vrlo brzo mogu popuniti ulaznu poštu. Broj poruka može za tren narasti na nekoliko tisuća. Da biste ulaznu poštu programa Outlook i njezine mape držali pod kontrolom, starije stavke koje želite zadržati premjestite u arhivu. To možete automatski činiti pomoću samoarhiviranja.

Možete promijeniti učestalost pokretanja samoarhiviranja, mjesto na koje se pohranjuju arhivirane stavke te razdoblje tijekom kojeg Outlook čuva stavke prije arhiviranja.

  1. Kliknite Datoteka > Mogućnosti > Dodatno.

  2. U odjeljku Samoarhiviranje kliknite Postavke samoarhiviranja.

  3. Potvrdite okvir Izvedi samoarhiviranje svakih n dana i odredite učestalost samoarhiviranja.

  4. Odaberite druge željene mogućnosti, npr. da Outlook ne arhivira stare stavke, već da ih briše.

    Savjet: Značajke arhiviranja i automatskog arhiviranja možda neće biti dostupne ako se vaš poštanski profil povezuje sa sustavom Exchange Server. Moguće je i da vaša tvrtka ili ustanova ima pravilnik o zadržavanju pošte koji nadjačava automatsko arhiviranje. Dodatne informacije zatražite od administratora sustava.

Dodatne informacije o postavljanju samoarhiviranja potražite u članku Objašnjenje postavki samoarhiviranja.

Izmjena postavki Samoarhiviranja za pojedinu mapu

  1. Na popisu mapa u navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite mapu koju želite promijeniti, a zatim kliknite Svojstva.

  2. Odaberite željene mogućnosti na kartici Samoarhiviranje.

Prilikom prvog pokretanja programa Outlook samoarhiviranje je po zadanom uključeno i izvodi se svakih 14 dana. Možete promijeniti učestalost samoarhiviranja, navesti podatkovne datoteke programa Outlook (.pst) koje služe za pohranu arhiviranih stavki te odabrati trenutak u kojem se stavke u vašim mapama programa Outlook arhiviraju.

  1. Odaberite Alati > Mogućnosti, a zatim karticu Drugo.

  2. Odaberite Samoarhiviranje.

    Samoarhiviranje u dijaloškom okviru Mogućnosti alata

  3. Potvrdite okvir Pokreni samoarhiviranje svakih n dana pa odredite učestalost samoarhiviranja.

  4. Odaberite željene mogućnosti.

    • Pokreni samoarhiviranje svakih    Odaberite koliko će se često samoarhiviranje pokretati. Arhiviranje većeg broja stavki u isto vrijeme može usporiti performanse računala. Stoga je dobro odabrati vremensko razdoblje koje skraćuje postupak samoarhiviranja. Uzmite u obzir koliko stavki obično primate tijekom određenog vremena pa u skladu s tim prilagodite vremenski okvir. Prikaži upit prije pokretanja samoarhiviranja    Odaberite tu mogućnost ako želite da Outlook prikaže poruku s podsjetnikom prije no što samoarhiviranje obradi stavke programa Outlook. Kada se prikaže poruka, možete kliknuti Ne da biste odustali od te sesije samoarhiviranja.

    • Izbriši istekle stavke e-pošte (samo mape e-pošte)Ta mogućnost po zadanom nije odabrana. Možete odabrati brisanje poruka kada istekne njihovo razdoblje zastarijevanja. Zadano je razdoblje za stavke u mapama Skice i Ulazna pošta šest mjeseci, a za stavke u mapi Poslane stavke tri mjeseca, ali ta razdoblja možete promijeniti pomoću mogućnosti Očisti stavke starije od.

    • Arhiviranje ili brisanje starih stavkiMorate odabrati tu mogućnost ako želite da samoarhiviranje izbriše neke ili sve stavke prilikom njihova isteka. Ta mogućnost aktivira druge mogućnosti koje vam omogućuju da odlučite koje se stavke arhiviraju, a koje se brišu kada dođu do kraja razdoblja zastarijevanja. Potom odaberite dodatne postavke koje želite primijeniti na arhiviranje i brisanje.

      Napomena: U dijaloškom okviru Samoarhiviranje pojam "mape" odnosi se na vaša glavna područja značajki programa Outlook, kao što su mape Kalendar i Zadaci te pojedinačne mape e-pošte. To je zato što stavke kalendara i zadataka pohranjuju se u odgovarajućim mapama Kalendar i Zadaci.

    • Prikaži mapu za arhiviranje na popisu mapa   Odaberite tu mogućnost da bi se mapa za arhiviranje prikazala zajedno s drugim mapama u navigacijskom oknu. U glavnoj mapi Arhiva možete otvoriti podmape i pogledati arhivirane stavke. Prilikom pregledavanja arhiviranih stavki možete provjeriti jesu li arhivirane ispravne stavke, a možete i povući sve stavke koje želite vratiti u radnu mapu.

    • Očisti stavke starije odOdaberite zadanu postavku vremena arhiviranja stavki u danima, tjednima ili mjesecima. Možete postaviti razdoblje od jednog dana do 60 mjeseci. "Čisto" znači arhivirati – pohraniti – stavke. To ne znači "brisanje" osim ako tu postavku niste naveli za mape na nekom drugom mjestu.

    • Premjesti stare stavke u    Zadana postavka za tu lokaciju razlikuje se za računala s operacijskim sustavima Microsoft Windows Vista i Windows XP.

      Windows Vista: C:\Korisnici\korisnik\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Dokumenti i postavke\korisnik\Lokalne postavke\Aplikacijski podaci\Microsoft\Outlook\Arhiva.pst.

      Ako želite postaviti neko drugo odredište za arhivirane stavke, možete se pomaknuti do nekog drugog mjesta i postaviti ga. Stavke će se premjestiti na ovo mjesto nakon razdoblja zastarijevanja.

      Napomena: Stavke arhivirane na prilagođeno mjesto neće se izbrisati osim ako ne otvorite mape i ručno ih izbrišite.

    • Trajno izbrisane stavke   Ta mogućnost smjesta briše istekle stavke umjesto da ih premjesti na zadano mjesto, na neko drugo mjesto koje ste odredili ili u mapu Izbrisane stavke.

    • Ove postavke odmah primijeni na sve mape Ta mogućnost na sve mape primjenjuje postavke samoarhiviranja, uključujući sve vaše mape. Da biste odredili neke druge postavke za mapu ili više njih, nemojte potvrditi taj okvir. Umjesto toga pratite upute prikazane ispod gumba koji objašnjavaju kako odrediti postavke za pojedinačne mape. Te su upute obuhvaćene u sljedećem odjeljku "Promjena postavki samoarhiviranja za pojedinačnu mapu". Promjene unesene za određene mape primjenjuju se samo na te mape.

    • Informacije o pravilniku o zadržavanjuU tvrtki ili ustanovi administrator sustava može postaviti pravilnike zadržavanja koji određuju kada se i kako stavke poštanskog sandučića samoarhiviraju. Vidjet ćete pravilnike ovdje, ali ih ne možete promijeniti bez odgovarajućih dozvola.

  5. Kliknite U redu.

Izmjena postavki Samoarhiviranja za pojedinu mapu

  1. Na popisu mapa okno za navigaciju desnom tipkom miša kliknite mapu koju želite promijeniti, a zatim na izborniku prečaca kliknite Svojstva.

  2. Kliknite karticu Samoarhiviranje.

  3. Odaberite željene mogućnosti.

    Napomena: Dodatne informacije o postavkama potražite u 4. koraku gornjeg odjeljka "Pregled ili promjena zadanih postavki samoarhiviranja".

  4. Kliknite U redu.

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×