Arhiviranje podataka u programu Access

Baze podataka programa Microsoft Access možete održavati organiziranim i upravljanim periodički arhiviranjem starih ili neaktivnih zapisa. Sve tablice u bazi podataka, određene tablice ili samo određene zapise možete arhivirati – na primjer, zapise koji su stariji od određenog datuma. U ovoj se temi objašnjava kako koristiti tri različita mogućnosti za arhiviranje podataka u bazi podataka programa Access.

Sadržaj članka

Kada biste trebali razmotriti arhiviranje?

Periodički zamijenite tablicu

Periodički Zamijeni sve tablice

Povremeno premještanje zapisa u tablicu arhive

Kada biste trebali razmotriti arhiviranje?

Kada baza podataka na računalu sadrži podatke koje više ne namjeravate koristiti, ali želite zadržati te podatke u ruci u slučaju da vam je potrebna u nekom trenutku ili da biste zadovoljili pravilnik o zadržavanju podataka, arhiviranje je dobar način zadržavanja tih podataka. Arhiviranje se često koristi i za zadržavanje podataka na temelju uvjeta datuma, kao što je krajem mjeseca.

Načini arhiviranja podataka

U sljedećoj su tablici navedeni načini arhiviranja podataka, opisa metode, objašnjenja kada biste trebali koristiti svaki način i druge specifične stavove za metodu.

Metoda

Opis

Koristite kada...

Ostali razlozi

Periodički zamijenite tablicu

Periodički stvara arhivu određene tablice i zamjenjuje tu tablicu novom, praznom kopijom tablice.

Svi zapisi u tablici zadovoljavaju uvjete koje koristite da biste odredili želite li arhivirati.

PRIMJER: imate tablicu u kojoj se pohranjuju krajnosti dnevne temperature. Svake godine arhivirate tablicu i počnete ispočetka s praznim.

Periodički Zamijeni sve tablice

Povremeno napravite arhivsku kopiju pozadinske baze podataka, a zatim zamijenite pozadinsku bazu podataka novim, praznim. Potrebna je podijeljena baza podataka (baza podataka koja obuhvaća: pozadinsku datoteku baze podataka koja sadrži sve tablice i datoteku baze podataka koja sadrži sve ostale objekte baze podataka).

Svi zapisi u većini tablica u bazi podataka zadovoljavaju uvjet koji koristite da biste odredili želite li arhivirati.

PRIMJER: baza podataka sastoji se od nekoliko tablica s različitim vrstama meteoroloških podataka. Svake godine arhivirate sve tablice.

  • Ako imate bilo kakve tablice pretraživanja (tablice koje koristite da biste pohranili vrijednosti za traženje gore, takve poštanske šifre ili odjele), možda ćete morati uvesti te podatke u novu pozadinsku bazu podataka.

  • Bazu podataka morate ručno arhivirati. Za tu metodu ne možete koristiti makronaredbu.

Povremeno premještanje zapisa u tablicu arhive

Periodički izvodi upit koji odabire zapise za arhiviranje i dodaje podatke u tablicu arhive, a zatim pokrenete upit da biste odabir istih zapisa (iz izvorne tablice) i izbrisali ih.

Neki od zapisa u tablici zadovoljavaju uvjet koji koristite da biste odredili želite li arhivirati.

PRIMJER: želite arhivirati transakcije u biblioteci (check-outovi) ako je Datum prijave najmanje godinu dana star.

  • Možda će morati poraditi na referencijalna cjelovitost, pogotovo ako se zapisi koje želite arhivirati nalaze na jednoj strani odnos preslikavanja jednog člana na više njih. Dodatne informacije potražite u odjeljku o radu oko referencijalnog integriteta .

Upozorenje: Ako u upitima morate koristiti parametre, trebali biste stvoriti obrazac za rukovanje parametrima. U suprotnom riskirate gubitak podataka.

Rad oko referencijalnog integriteta

Ako se zapisi koje želite arhivirati odnose na zapise u drugim tablicama, možda ćete morati zaobići odnos. Ako su zapisi koje želite arhivirati "podređeni" zapisi (pripadaju na stranu "više" u odnos preslikavanja jednog člana na više njih ), vjerojatno ih možete sigurno arhivirati bez obzira na to. Ako su zapisi koje želite arhivirati "nadređeni" zapisi (oni pripadaju strani "jedan" u odnos preslikavanja jednog člana na više njih ), kada ih arhivirati njihove srodne "podređeni" zapisi mogu:

  • Sprječava brisanje "roditeljskih" zapisa. To može uzrokovati probleme ako ste već dodali zapise "roditelj" u tablicu arhive.

    – ili –

  • Postanite "siročad" – zapisi koji pripadaju "nadređenom" koji ne postoji. To može uzrokovati probleme s integritetom i funkcionalnošću podataka u bazi podataka koji koristi zapise "siroče".

Da biste se odnosili na referencijalni integritet, poduzmite sljedeće korake:

  1. Odredite što zapisi "podređeni" pripadaju zapisima koje želite arhivirati. Da biste, primjerice, arhivirali zapise o imovinom koja je posuđen u biblioteci, najprije odredite postoje li otvorene transakcije na toj imovini, tj. je li imovina odjavljena, ali nije vraćena.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako se zapisi "podređeni" uvijek mogu sigurno izbrisati, provjerite odnosi li se odnos prema referencijalnom integritetu uz kaskadno brisanje. Time ćete izbrisati sve srodne "podređene" zapise.

    • Ako se zapisi "podređeni" ne mogu uvijek sigurno izbrisati, smatrajte arhiviranjem svih tablica u bazi podataka.

    • Stvorite upit koji odabire "nadređene" zapise koji nemaju "Child" zapise. Zatim upotrijebite taj prvi upit za stvaranje arhivskih upita (Pročitajte odjeljak periodički premještanje zapisa u tablicu arhive), a ne pomoću tablice "roditelj".

Vrh stranice

Periodički zamijenite tablicu

Ako želite arhivirati sve podatke u tablici, možete povremeno zamijeniti tablicu praznom kopijom.

Važno: Ako je tablica koju arhivirate vezana uz druge tablice, možda ćete morati zaobići referencijalni integritet.

  1. U navigacijskom oknu odaberite tablice koje želite arhivirati, pritisnite CTRL + C, a zatim pritisnite CTRL + V.

  2. U dijaloškom okviru Lijepljenje tablice u obliku u odjeljku Mogućnosti lijepljenjaodaberite samo struktura, a zatim kliknite u redu.

    Access naziva kopiju kao kopiju izvornog naziva tablice.

  3. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvornu tablicu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Preimenuj .

    Dodijelite drugom nazivu tablice da biste naznačili što sadrži, kao što je "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite praznu kopiju, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Preimenuj . Preimenujte ga uz naziv izvorne tablice.

Vrh stranice

Periodički Zamijeni sve tablice

Ako koristite podijeljenom bazom podataka, možete povremeno zamijeniti sve tablice tako da zamijenite pozadinsku bazu podataka praznom kopijom.

Da biste to učinili, najprije Pripremite praznu kopiju. Ako se ne promijeni dizajn baze podataka, ovu praznu kopiju možete ponovno koristiti svaki put kada arhivirate. Da biste arhivirali samo preimenujte postojeću pozadinsku bazu podataka koja upućuje na to da je to arhiva i spremite praznu kopiju kao novu pozadinsku bazu podataka.

Priprema prazne kopije pozadinsku bazu podataka

Najprije uvezite definicije tablica za sve tablice u pozadinskoj bazi podataka.

  1. Na kartici datoteka kliknite novo, odaberite prazna baza podataka, a zatim kliknite Stvori.

  2. Zatvori Tablica1.

  3. Na kartici vanjski podaci u grupi veza & uvoz kliknite Access.

  4. U dijaloškom okviru dohvaćanje vanjskih podataka – baza podataka programa Access odaberite Uvezi tablice, upite, obrasce, izvješća, makronaredbe i module u postojeću bazu podataka, a zatim kliknite Pregledaj.

  5. U dijaloškom okviru Otvaranje datoteke odaberite pozadinsku bazu podataka. Kliknite Otvori da biste zatvorili dijaloški okvir Otvaranje datoteke , a zatim kliknite u redu.

  6. U dijaloškom okviru Uvoz objekata kliknite mogućnosti.

  7. U odjeljku Uvoz tablicaodaberite samo definicija.

  8. Na kartici tablice kliknite Odaberi sve, zatim u redu, a potom Zatvori.

Dodavanje podataka u bilo koju tablicu pretraživanja u praznom kopiji 

Za svaku tablicu za pretraživanje učinite sljedeće:

  1. Veza na tablicu za pretraživanje u postojećoj pozadinskoj bazi podataka.

  2. Stvorite upit s dodavanjem koji u kopiju dodaje sve zapise iz izvornog.

Zamijenite pozadinsku bazu podataka praznom kopijom

Najprije preimenujte postojeću pozadinsku bazu podataka da bi se ukazala na to da je sada zapis. Zatim otvorite praznu kopiju i spremite je pomoću izvornog naziva pozadinsku bazu podataka.

  1. Kliknite karticu datoteka , a zatim Spremi bazu podataka kao. Možda će se od vas zatražiti da zatvori sve otvorene objekte; Ako je tako, kliknite u redu. Otvorit će se dijaloški okvir Spremanje u obliku .

  2. U okviru Spremi u (pri vrhu dijaloškog okvira spremanje u obliku ) obavezno spremite datoteku na isto mjesto kao i izvornu pozadinsku bazu podataka.

  3. U okvir naziv datoteke unesite naziv izvorne pozadinsku bazu podataka.

  4. U okviru Spremi kao vrstu odaberite baza podataka programa Access (*. accdb).

Vrh stranice

Povremeno premještanje zapisa u tablicu arhive

Ovo je postupak od četiri koraka koji zahtijeva stvaranje prazne kopije tablice koja sadrži zapise koje želite arhivirati, stvaranje upita s dodavanjem da biste kopirali zapise iz izvorne tablice u tablicu arhive, stvarajući brisanje upita da biste uklonili arhivirane zapise iz Orija. Tablica ginal i konačno stvaranje makronaredbe radi izvođenja oba upita koji se mogu pokretati kada želite arhivirati. Ovaj naizgled složen postupak može biti jednostavan ako slijedite korake u redoslijedu u kojem su prikazani u nastavku:

Prvi korak: stvaranje tablice arhive

Drugi korak: stvaranje upita s dodavanjem za kopiranje podataka u tablicu arhive

Treći korak: stvaranje upita s brisanjem radi uklanjanja podataka iz izvorne tablice

Četvrti korak: stvaranje makronaredbe za pokretanje upita s dodavanjem i brisanjem

Prvi korak: stvaranje tablice arhive

Da biste zadržali sve arhivirane zapise u jednoj tablici, učinite ovaj korak jedanput. Tablica arhive koju stvorite u ovom koraku zadržat će sve arhivirane zapise.

Da biste izbrisali staru tablicu arhive kada stvorite novu, umjesto tog koraka, možete koristiti upit za stvaranje tablice da biste kopirali podatke u tablicu arhive. Da biste to učinili, prijeđite na drugi korak.

Da biste koristili novu arhivu tablice svaki put kada arhivirate, ali i zadržali stare arhive, preimenujte staru tablicu arhive prije stvaranja nove. Ako arhivirate na temelju datuma, s obzirom na to da nazivate stare arhivske tablice prema datumskom rasponu koji predstavlja.

  1. U navigacijskom oknu odaberite tablicu koja sadrži zapise za arhiviranje, pritisnite CTRL + C, a zatim pritišćite CTRL + V.

  2. U okviru naziv tablice izbrišite kopiju riječi i dodajte podkutu i Word "Archive" u postojeći naziv tablice, a zatim kliknite u redu. Primjerice, ako je izvorna tablica imenovana transakcijama , tablica arhive naziva se Transactions_archive.

    Lijepljenje tablice u obliku

  3. U dijaloškom okviru Lijepljenje tablice u obliku u odjeljku Mogućnosti lijepljenjaodaberite samo struktura.

Drugi korak: stvaranje upita s dodavanjem za kopiranje podataka u tablicu arhive

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Dizajn upita.

  2. Upotrijebite dijaloški okvir Prikaz tablice da biste tablicu dodali zapisima koje želite arhivirati i zatvorili dijaloški okvir Prikaz tablice .

  3. U prozoru dizajn upita dvaput kliknite zvjezdicu (*) u tablici koju ste upravo dodali. Naziv tablice i zvjezdica prikazat će se u prvom stupcu rešetke dizajna upita.

    Napomena: Zvjezdica označava da upit mora uvrstiti sva polja iz tablice u izlaznu upit. Kada koristite zvjezdicu, ako se polja dodaju ili uklanjaju iz tablice, izlazni upit će se prilagoditi u skladu s tim.

  4. U prozoru dizajn upita dvokliknite polje koje želite koristiti da biste naveli uvjet koji bi zapisi trebali zadovoljiti prije nego što ih arhivirate. Primjerice, ako tablica transakcija sadrži polje potvrđeno u datumu, a vi želite arhivirati sve zapise na kojima je taj datum star više od godinu dana, dvaput kliknite polje i prikazat će se u sljedećem praznom stupcu rešetke dizajna upita.

    Rešetka dizajna upita

    Ponovite ovaj korak ako želite koristiti kriterije s dodatnim poljima.

  5. Pomoću retka Kriteriji Odredite kriterije za polja koja ste upravo dodali. Možda ćete, primjerice, navesti da prijavljeni Datum mora biti raniji od 1. siječnja, 2019 pomoću izraza < # 1/1/2019 # u retku Kriteriji .

    Ako se vrijednosti kriterijuma promijene svaki put kada arhivirate, trebali biste postavljati upit za unos. Da biste to učinili, koristite parametar u retku Kriteriji da bi upit zatražio unos. Da biste koristili parametar, koristite izraz kao i obično, no umjesto određene vrijednosti koristite kratko pitanje okruženo uglate zagrade. Primjerice, možete koristiti izraz < [arhiviranu transakciju dovršene prije:], kao što je tako:

    Izraz parametra

    Dodatne informacije o korištenju parametara potražite u članku Uvod u upite.

    Možete i koristiti redak ili za određivanje alternativnih uvjeta. Dodatne informacije o korištenju kriterija potražite u članku Primjeri kriterija upita.

    Savjet: Ako koristite polje datuma da biste odredili kriterije, a želite arhivirati sve zapise starije od postojećeg datuma, unesite <date () u redak Kriteriji za polje datuma.

  6. Učinite nešto od sljedećeg:

    Ako ste već stvorili tablicu arhiva, upotrijebite upit s dodavanjem da biste dodali navedene zapise u tu tablicu:

    1. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Upit s dodavanjem.

    2. U dijaloškom okviru Dodavanje u okvir naziv tablice odaberite naziv tablice arhive, a zatim kliknite u redu.

      Dodaj

      U rešetki dizajna upita pojavit će se redak Dodaj u .

    3. Poništite redak Dodaj u za sva polja koja ste koristili za određivanje kriterija. (Samo zvjezdica mora imati vrijednost za Dodavanje u.)

      Redak Dodaj rešetke dizajna upita

      Ako niste stvorili tablicu Arhiviraj, upotrijebite upit s stvaranjem tablice da biste stvorili tablicu arhiviranja pomoću navedenih zapisa:

    4. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Stvaranje tablice.

    5. U dijaloškom okviru Stvaranje tablice u okvir naziv tablice upišite naziv tablice arhive, a zatim kliknite u redu.

  7. Da biste spremili upit, pritisnite CTRL+S.

Treći korak: stvaranje upita s brisanjem radi uklanjanja podataka iz izvorne tablice

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Dizajn upita.

  2. Pomoću dijaloškog okvira Prikaz tablice dodajte tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati. Zatvorite dijaloški okvir Prikaz tablice.

  3. U prozoru dizajn upita dvaput kliknite zvjezdicu (*) u tablici koju ste upravo dodali. Naziv tablice i zvjezdica prikazat će se u prvom stupcu rešetke dizajna upita.

  4. U prozoru dizajn upita dvokliknite ista polja koja ste koristili za određivanje uvjeta u upitu s dodavanjem.

  5. Pomoću retka Kriteriji Odredite kriterije za polja koja ste upravo dodali. Dodatne informacije o korištenju kriterija potražite u članku Primjeri kriterija upita.

    Važno: Ako je upit za dodavanje ili stvaranje tablice koristio parametar, provjerite radi li i upit za brisanje. Imajte na umu da i za upite unosite istu vrijednost. Ako unesete druge vrijednosti parametra, možda ćete izgubiti podatke. Da biste spriječili gubitak podataka, razmotrite korištenje obrasca za prikupljanje vrijednosti i upućivanje upita zatražite obrazac za ulazne vrijednosti. Dodatne informacije potražite u članku Uvod u upite.

  6. Na kartici dizajn u grupi vrsta upita kliknite Izbriši.

    Redak Izbriši prikazat će se u rešetki dizajna upita.

    Redak Brisanje rešetke dizajna upita

  7. Da biste spremili upit, pritisnite CTRL+S.

Četvrti korak: stvaranje makronaredbe za pokretanje upita s dodavanjem i brisanjem

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Makronaredbe i kod kliknite Makronaredba.

  2. Kliknite strelicu padajućeg izbornika pokraj mogućnosti Dodaj novu akciju, a zatim kliknite OpenQuery.

    Pojavit će se akcija OpenQuery i prikazat će argumente.

  3. U okviru naziv upita odaberite upit za dodavanje ili stvaranje tablice koji ste stvorili u drugom koraku.

  4. Kliknite strelicu padajućeg izbornika pokraj mogućnosti Dodaj novu akciju, a zatim kliknite OpenQuery.

    Pojavit će se akcija OpenQuery i prikazat će argumente.

  5. U okviru naziv upita odaberite stavku Izbriši upit koji ste stvorili u trećem koraku.

  6. Pritisnite CTRL + S da biste spremili makronaredbu.

    Kada želite arhivirati zapise, pokrenite makronaredbu.

Vrh stranice

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×