Arhiviranje podataka programa Access

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Organizirajte podatke tako da povremeno arhiviranje starih ili Neaktivni zapisa može pomoći. Ako, na primjer, pretpostavimo da Access koristite da biste upravljali posuđenih biblioteke. Možda imate tablicu koja prati lending transakcije, polje koje sadrži datum je borrowed stavke i polje koje sadrži datum ga je vraćen. Možda vam pravila zadržavanja zapisa je za arhiviranje lending transakcije zapisa godinu dana nakon povratka stavke i uništiti zapise nakon dvije godine.

Možete arhivirati sve tablice u bazi podataka, određenih tablica ili samo određene zapise – na primjer, zapisa koji su starije od određenog datuma. U ovoj se temi objašnjava kako arhiviranje podataka.

Sadržaj članka

Pregled

Povremeno premještati zapise u tablicu programa arhive

Povremeno zamjena tablice

Povremeno Zamijeni sve tablice

Pregled

Razmislite o arhiviranje podataka kada imate podatke koji ne namjeravate koristiti više, a želite zadržati podatke pri ruci u slučaju da je potrebna. Možda ćete imati pravila koja vodi planove arhiviranje, kao što su pravila zadržavanja podataka.

Arhiviranje često se koristi za pohranu podataka na temelju uvjeta datuma, kao što su kraju mjeseca stiže.

Načini arhiviranje podataka

U sljedećoj su tablici navedeni načini arhiviranje podataka, kada koristite svaki način i druge napomene.

Metoda

Opis

Koristite kada...

Druge napomene

Povremeno premještati zapise u tablicu programa arhive

Povremeno pokrenuti upit koji odabrat ćete podatke koje želite arhivirati i dodaje podatke u tablici Arhiva. Zatim pokrenite upit koji označava iste podatke (iz izvorne tablice), a zatim briše.

Neke zapise u tablici zadovoljava uvjet koji koristite za utvrđivanje za arhiviranje.

PRIMJER: koju želite arhivirati transakcije biblioteke (odjavljene) ako je potvrđen okvir u datum barem godina stari.

  • Možda ćete morati zaobišli referencijalna cjelovitost, osobito ako zapise koje želite arhivirati nalaze na strani odnos preslikavanja jednog člana na više njihjedan.

  • Ako vam je potrebna korištenje parametara u upitima, potrebno je stvoriti obrasca koji će se rukovati parametre. U suprotnom rizikom gubitka podataka.

Povremeno zamjena tablice

Povremeno stvaranje kopije arhiva određenu tablicu i zatim tablicu zamijeniti novu, praznu kopiju.

Svi zapisi u tablici zadovoljava uvjet koji koristite za utvrđivanje za arhiviranje.

PRIMJER: imate tablicu u kojoj su pohranjeni dnevnih temperatura extremes. Svake godine arhiviranje tablice i počnite Osvježi s prazan.

  • Možda ćete morati o zaobišli referencijalni integritet.

Povremeno Zamijeni sve tablice

Započnite podijeljene baze podataka (baza podataka comprising: datoteke pozadinske baze podataka koja sadrži sve tablice, i datoteku pristupne baze podataka koja sadrži sve ostale objekte baze podataka). Povremeno, napravite arhiva kopiju pozadinske baze podataka i zatim zamijeniti pozadinske baze podataka u novu, praznu.

Svi zapisi u većini tablica u bazi podataka zadovoljava uvjet koristite da biste odredili hoće li se arhivirati.

PRIMJER: bazu podataka sastoji se od nekoliko tablica s različitim meteorological podataka. Svaku godinu arhivirate sve tablice.

  • Ako imate sve tablice za pretraživanje (tablice koje koristite za pohranu vrijednosti za traženje, takve poštanske brojeve ili odjela), možda ćete morati uvesti svoje podatke u novu pozadinsku bazu podataka.

  • Makronaredbe se ne možete koristiti za ovaj postupak. Bazu podataka morate ručno arhiviranje.

Rad oko referencijalnog integriteta

Ako zapise koje želite arhivirati povezani sa zapisima u drugim tablicama, možda ćete morati zaobišli odnos. Ako zapise koje želite arhivirati "" podređenom (pripadaju na strani "više" odnos preslikavanja jednog člana na više njih), vjerojatno sigurno ih možete arhivirati bez problem. Ako su zapise koje želite arhivirati "parent" zapisa (pripadaju na strani "jedan" odnos preslikavanja jednog člana na više njih), kada ih arhivirajte njihove povezane "podređene" zapisa može:

  • Spriječiti brisanje zapisa "parent". Ako već imate dodan zapisa "parent" Tablica arhiva to može uzrokovati probleme.

    – ili –

  • Postaju "nastanka" – zapisima koji pripadaju na "parent" koji ne postoji. To može uzrokovati problema s integritetom podataka i različite funkcije u bazi podataka koja koristi zapisa "zadnji redak".

Da bi se referencijalnog integriteta, provedite sljedeće korake:

  1. Odredite koje "podređeni" zapisa pripadate zapise koje želite arhivirati. Ako, na primjer, ako želite li arhivirati zapise sredstva koja se posuđivati u biblioteku, najprije utvrditi postoje li sve transakcije otvorena na te imovine, odnosno li imovinu odjavljena vama, ali nije vraćen.

  2. Učinite jedno od sljedećeg:

Vrh stranice

Povremeno premještati zapise u tablicu programa arhive

Najprije provjerite prazan kopiju tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati. Nova prazna tablica je tablici Arhiva. Nakon toga stvorite dodavanje upita da biste kopirali zapise iz izvorne tablice Tablica arhiva. Zatim stvorite brisanje upita da biste uklonili arhivirane zapise iz izvorne tablice. Na kraju, stvorite makronaredbu koja se pokreće oba upita. Kada želite arhivirati zapise, pokrenite makronaredbu.

Savjet: Gumb na obrascu, možete pridružiti makronaredbi tako da se pokreće kada kliknete gumb makronaredbe.

Korak 1: Stvaranje tablice programa arhive

Korak 2: Stvaranje upita koja se kopira podatke u tablicu arhive

Korak 3: Stvaranje upita za brisanje koji uklanja iste podatke iz izvorne tablice

Korak 4: Stvaranje makronaredbe koja se pokreće oba upita

Korak 1: Stvaranje tablice programa arhive

Ako želite zadržati sve arhivirane zapise u jednoj tablici to učiniti samo ovaj korak jedanput. Tablica arhiva koje ste stvorili u ovom ćete koraku držite sve zapise arhivirane.

Ako želite uništiti stare tablice arhiva kada stvorite novu, ne morate učiniti ovaj korak. upit za stvaranje tablice umjesto upita s dodavanjem možete koristiti da biste kopirali podatke u tablici Arhiva. Da biste to učinili, prijeđite na Korak 2.

Ako želite koristiti novu tablicu arhiva svaki put kada se taj vam arhive i želite zadržati stare Tablica arhiva, preimenovati stare arhiva tablicu prije nego što stvorite novi. Ako su arhiviranje na temelju s datumom, preporučuje se imenovanja stare tablica Arhiva prema raspon datuma koji predstavljaju.

Napomena: Stvaranje nove tablice arhiva svaki put i pratiti staru, morate preimenovati stare arhiva prije pokretanja upita.

  1. U navigacijskom oknu odaberite tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati, pritisnite CTRL + C i zatim pritisnite CTRL + V.

  2. U dijaloškom okviru Lijepljenje tablice kao , u odjeljku Mogućnosti lijepljenja, odaberite Samo strukturu.

  3. U okvir Naziv tablice brisanje riječi Kopiju sustava podvlaku i riječ "arhiva" dodati postojeći naziv tablice i zatim kliknite u redu. Ako, na primjer, ako je izvorna tablica pod nazivom transakcije Tablica arhiva pod nazivom Transactions_archive.

    Lijepljenje tablice u obliku

Korak 2: Stvaranje upita koja se kopira podatke u tablicu arhive

  1. Na kartici <ui>Stvaranje</ui> u grupi <ui>Ostalo</ui> pritisnite <ui>Dizajn upita</ui>.

  2. Koristite dijaloški okvir Prikaz tablice da biste dodali tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati. Zatvorite dijaloški okvir Prikaz tablice .

  3. U prozoru dizajna upita dvokliknite zvjezdicu (*) u tablici koju ste upravo dodali. Naziv tablice i zvjezdicu prikazuju se u prvom stupcu rešetke dizajna upita.

    Napomena: Zvjezdica označava upit treba uključuje sva polja iz tablice u rezultatu upita. Kada koristite zvjezdicu, ako polja su dodani ili uklonjeni iz tablice, sukladno tome se prilagođava izlaz upita.

  4. U prozoru dizajna upita dvokliknite polje koje želite koristiti da biste odredili uvjet koji zapisuje treba zadovoljavaju prije nego što ih arhivirajte. Ako, na primjer, ako je transakcija tablica ima polje naziva potvrđen u datum, a koju želite arhivirati sve zapise gdje je datuma starih više od jedne godine, dvokliknite uključen u datum. Polje se pojavljuje u sljedećem stupcu rešetke dizajna upita.

    Rešetka dizajna upita

    Ponovite taj korak ako želite Primjena kriterija uz dodatna polja.

  5. Kriterij koristite da biste odredili kriterije za polja koja ste upravo dodali. Na primjer, može odrediti da potvrđen u datum mora biti starija od siječnja 1st 2008 korištenjem izraza < # #1/1/2008 u retku kriterij .

    Ako vrijednosti kriterija promijenili svaki put kada arhivirate, morate biti upit traži ulazne podatke. Da biste to učinili, koristite parametar u retku Kriteriji tako da se upit traži ulazne podatke. Da biste koristili parametar, upotrijebite izraz kao što je obično činite, ali umjesto određenu vrijednost, koristite kratak pitanje u uglatim zagradama. Ako, na primjer, možda koristite izraz < [arhivirati dovršene prije transakcije:], ovako:

    Izraz parametra

    Dodatne informacije o korištenju parametara potražite u članku Neka upit traži ulazne podatke.

    Možda želite koristiti retka ili da biste odredili zamjenskih uvjeta. Dodatne informacije o korištenju kriterija potražite u članku Primjeri kriterija upita.

    Savjet: Ako koristite polje datuma da biste odredili kriterije, a želite arhivirati sve zapise koji su starije od trenutnog datuma, unesite < Date() u retku kriterija za polje datuma.

  6. Učinite jedno od sljedećeg:

    • Ako ste već stvorili Tablica arhiva, morat ćete upit s dodavanjem da biste dodali navedeni zapisa u tablicu.

      1. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Upit s dodavanjem.

      2. U dijaloškom okviru Dodavanje u okvir Naziv tablice odaberite naziv tablice arhiviranje, a zatim u redu.

        Dodaj

        U rešetki dizajna upita prikazuje se redak Dodaj .

      3. Isključite redak Dodaj za sva polja koja se koristi za određivanje kriterija. (Samo zvjezdica mora imati vrijednost za Pridruživanje.)

        Redak Dodaj rešetke dizajna upita

    • Ako niste stvorili Tablica arhiva, morat ćete je upit sa stvaranjem tablice da biste stvorili tablicu arhivu pomoću navedeni zapisa.

      1. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Stvaranje tablice.

      2. U dijaloškom okviru Upit sa stvaranjem tablice u okvir Naziv tablice upišite naziv tablice u arhivu, a zatim kliknite u redu.

  7. Da biste spremili upit, pritisnite CTRL+S.

Korak 3: Stvaranje upita za brisanje koji uklanja iste podatke iz izvorne tablice

  1. Na kartici <ui>Stvaranje</ui> u grupi <ui>Ostalo</ui> pritisnite <ui>Dizajn upita</ui>.

  2. Koristite dijaloški okvir Prikaz tablice da biste dodali tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati. Zatvorite dijaloški okvir Prikaz tablice .

  3. U prozoru dizajna upita dvokliknite zvjezdicu (*) u tablici koju ste upravo dodali. Naziv tablice i zvjezdice pojavljuje se u prvom stupcu rešetke dizajna upita.

  4. U prozoru dizajna upita dvokliknite ista polja koja ste koristili za određivanje uvjeta upita s dodavanjem.

  5. Kriterij koristite da biste odredili kriterije za polja koja ste upravo dodali. Dodatne informacije o korištenju kriterija potražite u članku Primjeri kriterija upita.

    Važno: Ako se upit s dodavanjem ili upit sa stvaranjem tablice koristi parametar, pa treba upita za brisanje. Nadalje, provjerite jeste li unijeli istu vrijednost za upite. Ako unesete vrijednosti parametara u drugu, mogli biste izgubiti podatke. Da biste spriječili gubitak podataka, preporučuje se pomoću obrasca za prikupljanje vrijednosti i upućivanje upita pitanja u obrazac za unos vrijednosti. Dodatne informacije potražite u članku Neka upit traži ulazne podatke.

  6. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Izbriši.

    U rešetki dizajna upita prikazuje se redak Izbriši .

    Redak Brisanje rešetke dizajna upita

  7. Da biste spremili upit, pritisnite CTRL+S.

Korak 4: Stvaranje makronaredbe koja se pokreće oba upita

  1. Na kartici <ui>Stvaranje</ui> u grupi <ui>Ostalo</ui> kliknite <ui>Makronaredba</ui>. Ako ta naredba nije dostupna, kliknite strelicu ispod gumba <ui>Modul</ui> ili <ui>Modul klase</ui> pa kliknite <ui>Makronaredba</ui>.

  2. U prvom retku makronaredbe dizajnerske rešetke, u stupcu Akcija odaberite OpenQuery.

    .

  3. Pri dnu rešetke, u odjeljku Argumenata akcije, u okvir Naziv upita odaberite na (Dodavanje ili upit sa stvaranjem tablice) upit koji ste stvorili u koraku 2 s padajućeg popisa.

    Prijavite se pomoću Microsoftova računa ili poslovnog računa koji koristite za Office 365. Ako se ne želite prijaviti, upotrijebite jednokratni pristupni kod da biste prikazali poruku.

  4. U drugom retku makronaredbe dizajnerske rešetke, u stupcu Akcija odaberite OpenQuery.

  5. Pri dnu rešetke, u odjeljku Argumenata akcije, u okvir Naziv upita odaberite upita za brisanje padajućeg popisa.

    Makronaredba izgleda otprilike ovako:

    Čarobnjak za uvoz i izvoz s odabranom mogućnošću Ne uvozi duplikate

  6. Pritisnite CTRL + S da biste spremili makronaredbu.

    Kada želite arhivirati zapise, pokrenite makronaredbu.

Vrh stranice

Povremeno zamjena tablice

Ako uvijek želite arhivirati sve podatke u tablici, ne morate koristiti upite ili makronaredbe. Umjesto toga, možete povremeno zamijeniti tablici prazan Kopiraj.

Važno: Ako tablicu koju ste arhiviranje povezana je s ostalim tablicama, možda ćete morati zaobišli referencijalni integritet.

  1. U navigacijskom oknu odaberite tablicu koju želite arhivirati, pritisnite CTRL + C i zatim pritisnite CTRL + V.

  2. U dijaloškom okviru Lijepljenje tablice kao u odjeljku Mogućnosti lijepljenja, odaberite Samo strukturu, a zatim kliknite u redu.

    Pristup nazive Kopiraj Kopiraj od izvorni naziv tablice.

  3. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvorna tablica, a zatim na izborničkom prečacu koji će se pojaviti kliknite Preimenuj .

    Imenujte tablicu koja pokazuje što sadrži, kao što su "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite prazan kopiju, a zatim u na izborniku prečaca koji će se pojaviti kliknite Preimenuj .

    Prazan kopiji dati naziv izvorne tablice.

Vrh stranice

Povremeno Zamijeni sve tablice

Ako koristite podijeljene baze podataka, povremeno možete zamijeniti sve tablice jer zamjenjuju prazan kopiju pozadinske baze podataka.

Prvo pripremite prazan Kopiraj. Osim u slučaju promjene dizajna baze podataka, pa je možete koristiti ovu kopiju svaki put kada arhivirate. Nakon toga kada želite arhivirati, možete preimenovati postojeće pozadinsku bazu podataka da biste naznačili da je arhive i prazan kopiju spremili kao nove pozadinske baze podataka.

Priprema prazan kopiju pozadinske baze podataka

Uvoz definicije tablice za sve tablice u pozadinskoj bazi podataka.

  1. Stvorite novu, praznu bazu podataka. Brisanje Tablica1.

  2. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz kliknite Access.

  3. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka odaberite Uvoz tablice, upite, obrasce, izvješća, makronaredbe i module u trenutnu bazu podataka, a zatim kliknite Pregledaj.

  4. U dijaloškom okviru Otvaranje datoteke odaberite pozadinsku bazu podataka. Kliknite Otvori da biste zatvorili dijaloški okvir Otvaranje datoteke , a zatim kliknite u redu.

  5. U dijaloškom okviru Uvoz objekata kliknite Mogućnosti.

  6. U odjeljku Uvezi tablice, odaberite Samo definicija.

  7. Na kartici tablice kliknite Odaberi sve, kliknite u redu, a zatim Zatvori.

Nakon toga dodavanje podataka u sve tablice za pretraživanje u prazan Kopiraj. Za svaku tablicu za pretraživanje, učinite sljedeće:

  1. Veza na tablica za traženje u postojeće pozadinske baze podataka.

  2. Stvaranje upita s dodavanjem koji dodaje sve zapise iz izvornu kopiju.

Zamjena pozadinsku bazu podataka prazan Kopiraj

Najprije preimenovati postojeće pozadinsku bazu podataka da biste naznačili da je sada arhivu.

Zatim otvorite praznu kopiju i spremite s izvornim nazivom pozadinske baze podataka.

  1. Kliknite Gumb Microsoft Office slika gumba Office , a zatim pokažite na Spremi kao. Otvorit će se na izborniku Spremi kao .

  2. U odjeljku Spremi bazu podataka u nekom drugom obliku, kliknite Baze podataka programa Access 2007.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×