Arhiviranje podataka programa Access

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Baze podataka programa Microsoft Access možete zadržati organizirati i moguće upravljati tako da povremeno arhiviranje starih ili Neaktivni zapisa. Možete arhivirati sve tablice u bazi podataka, određenih tablica ili samo određene zapise – na primjer, zapisa koji su starije od određenog datuma. U ovoj se temi objašnjava kako pomoću tri različite mogućnosti za arhiviranje podataka u bazu podataka programa Access.

Sadržaj članka

Kada ste razmislite o arhiviranje?

Povremeno zamjena tablice

Povremeno Zamijeni sve tablice

Povremeno premještati zapise u tablicu programa arhive

Kada ste razmislite o arhiviranje?

Kada se baza podataka na vašem računalu sadrži podatke koje ne namjeravate koristiti više, ali želite zadržati podatke pri ruci u slučaju da je potrebno trenutku u vremenu ili zadovoljavaju pravilnika o zadržavanju podataka, arhiviranje izvrstan je način da biste zadržali tih podataka. Arhiviranje i često se koristi da biste zadržali podataka na temelju uvjeta datuma, kao što su na kraju mjesec.

Načini arhiviranje podataka

U sljedećoj su tablici navedene metode za arhiviranje podataka, opis načina, objašnjenje kada koristite svaki način i druge određene pitanja vezana uz načina.

Metoda

Opis

Koristite kada...

Druge napomene

Povremeno zamjena tablice

Povremeno stvara arhivsku kopiju određenu tablicu i tablice zamjenjuje kopiju novu, praznu tablicu.

Svi zapisi u tablici ispunjavaju uvjete koje koristite za utvrđivanje za arhiviranje.

PRIMJER: Imate tablicu koja pohranjuje dnevni extremes temperature. Svake godine arhiviranje tablice i počnite Osvježi s prazan.

Povremeno Zamijeni sve tablice

Povremeno provjerite arhiva kopiju pozadinske baze podataka, a zatim zamijeniti pozadinske baze podataka u novu, praznu. Potreban je podijeljene baze podataka (baza podataka comprising: datoteke pozadinske baze podataka koja sadrži sve tablice, i datoteku pristupne baze podataka koja sadrži sve ostale objekte baze podataka).

Svi zapisi u većini tablica u bazi podataka zadovoljava uvjet koristite da biste odredili hoće li se arhivirati.

PRIMJER: Bazu podataka sastoji se od nekoliko tablica s različitim meteorological podataka. Svaku godinu arhivirate sve tablice.

  • Ako imate sve tablice za pretraživanje (tablice koje koristite za pohranu vrijednosti za traženje, takve poštanske brojeve ili odjela), možda ćete morati uvesti te podatke u novu pozadinsku bazu podataka.

  • Bazu podataka morate ručno arhiviranje. Makronaredbe se ne možete koristiti za ovaj postupak.

Povremeno premještati zapise u tablicu programa arhive

Povremeno upit koji odabire zapise za arhiviranje i dodaje podatke u tablici programa arhiviranje, a zatim pokrenite upit se pokreće odabire iste zapise (iz izvorna tablica) i njihovo brisanje.

Neke zapise u tablici zadovoljava uvjet koji koristite za utvrđivanje za arhiviranje.

PRIMJER: Koju želite arhivirati transakcije biblioteke (odjavljene) ako je potvrđen okvir u datum barem godina stari.

  • Možda ćete morati zaobišli referencijalna cjelovitost, osobito ako zapise koje želite arhivirati nalaze na strani odnos preslikavanja jednog člana na više njihjedan. Dodatne informacije potražite u odjeljku o radu oko referencijalni integritet .

Upozorenje:  Ako vam je potrebna korištenje parametara u upitima, potrebno je stvoriti obrasca koji će se rukovati parametre. U suprotnom rizikom gubitka podataka.

Rad oko referencijalnog integriteta

Ako zapise koje želite arhivirati povezani sa zapisima u drugim tablicama, možda ćete morati zaobišli odnos. Ako zapise koje želite arhivirati "" podređenom (pripadaju na strani "više" odnos preslikavanja jednog člana na više njih), vjerojatno sigurno ih možete arhivirati bez problem. Ako su zapise koje želite arhivirati "parent" zapisa (pripadaju na strani "jedan" odnos preslikavanja jednog člana na više njih), kada ih arhivirajte njihove povezane "podređene" zapisa može:

  • Spriječiti brisanje zapisa "parent". Ako već imate dodan zapisa "parent" Tablica arhiva to može uzrokovati probleme.

    – ili –

  • Postaju "nastanka" – zapisima koji pripadaju na "parent" koji ne postoji. To uzrokovati probleme s integritetom podataka i funkcionalnosti u bazi podataka koja koristi zapisa "zadnji redak".

Da bi se referencijalnog integriteta, provedite sljedeće korake:

  1. Odredite koje "podređeni" zapisa pripadate zapise koje želite arhivirati. Na primjer, da biste arhivirati zapise amortizacije su posuđeni biblioteke, najprije odredite postoje li sve transakcije otvorena na te imovine, odnosno li imovinu odjavljena vama, ali nije vraćen.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako "podređeni" zapisa mogu uvijek sigurno izbrisati, provjerite je li odnos nameće referencijalni integritet, s kaskadno brisanje. Time će se izbrisati sve zapise povezane "podređene".

    • Ako "podređenom" nije uvijek moguće sigurno izbrisati, preporučujemo da arhiviranje sve tablice u bazi podataka.

    • Stvorite upit koji odabire "parent" zapise koji nemaju "podređenom". Zatim koristiti taj upit za prvi za stvaranje upitima arhiva (pogledajte odjeljak povremeno premještati zapise u tablicu programa arhiviranje), umjesto korištenja tablice "parent".

Vrh stranice

Povremeno zamjena tablice

Ako želite arhivirati sve podatke u tablici možete povremeno zamijeniti tablici prazan Kopiraj.

Važno: Ako tablicu koju ste arhiviranje povezana je s ostalim tablicama, možda ćete morati zaobišli referencijalni integritet.

  1. U navigacijskom oknu odaberite tablice koje želite arhivirati, pritisnite CTRL + C i zatim pritisnite CTRL + V.

  2. U dijaloškom okviru Lijepljenje tablice kao u odjeljku Mogućnosti lijepljenja, odaberite Samo strukturu, a zatim kliknite u redu.

Pristup nazive kopiju kao kopiju od izvorni naziv tablice.

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvorna tablica, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Preimenuj .

Imenujte tablicu drugi koji određuju što sadrži, kao što su "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite prazan kopiju, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Preimenuj . Preimenovanje pod nazivom izvorna tablica.

Vrh stranice

Povremeno Zamijeni sve tablice

Ako koristite podijeljene baze podataka, povremeno možete zamijeniti sve tablice jer zamjenjuju prazan kopiju pozadinske baze podataka.

Da biste to učinili, pripremite prazan Kopiraj. Osim u slučaju promjene dizajna baze podataka, pa je možete koristiti prazan kopiju svaki put kada arhivirate. Da biste arhivirati samo Preimenuj postojeće pozadinsku bazu podataka da biste naznačili da je arhive i prazan kopiju spremili kao nove pozadinske baze podataka.

Priprema prazan kopiju pozadinske baze podataka

Najprije uvesti definicije tablice za sve tablice u pozadinskoj bazi podataka.

  1. Na kartici datoteka kliknite Novo, odaberite Prazna baza podataka, a zatim kliknite Stvori.

  2. Zatvorite Tablica1.

  3. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & vezu kliknite Access.

  4. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka – bazu podataka programa Access odaberite Uvoz tablice, upite, obrasce, izvješća, makronaredbe i module u trenutnu bazu podataka, a zatim kliknite Pregledaj.

  5. U dijaloškom okviru Otvaranje datoteke odaberite pozadinsku bazu podataka. Kliknite Otvori da biste zatvorili dijaloški okvir Otvaranje datoteke , a zatim kliknite u redu.

  6. U dijaloškom okviru Uvoz objekata kliknite Mogućnosti.

  7. U odjeljku Uvezi tablice, odaberite Samo definicija.

  8. Na kartici tablice kliknite Odaberi sve, kliknite u redu, a zatim Zatvori.

Nakon toga dodavanje podataka u sve tablice za pretraživanje u prazan Kopiraj. Za svaku tablicu za pretraživanje, učinite sljedeće:

  1. Veza na tablica za traženje u postojeće pozadinske baze podataka.

  2. Stvaranje upita s dodavanjem koji dodaje sve zapise iz izvornu kopiju.

Zamjena pozadinsku bazu podataka prazan Kopiraj

Najprije preimenovati postojeće pozadinsku bazu podataka da biste naznačili da je sada arhivu. Zatim otvorite praznu kopiju i spremite s izvornim nazivom pozadinske baze podataka.

  1. Kliknite karticu datoteka , a zatim kliknite Spremi bazu podataka kao. Možete dobiti upit da biste zatvorili sve otvorene objekte Ako je pa kliknite u redu. Otvara se dijaloški okvir Spremi kao .

  2. U okviru Spremi u (pri vrhu dijaloškog okvira Spremanje u obliku ) provjerite je li spremate datoteku na istom mjestu kao izvornu pozadinske baze podataka.

  3. U okvir Naziv datoteke unesite naziv izvorne pozadinske baze podataka.

  4. U okviru Spremi kao vrstu odaberite Bazu podataka programa Access (*.accdb).

Vrh stranice

Povremeno premještati zapise u tablicu programa arhive

To se u četiri koraka koji zahtijeva načiniti prazan kopiju tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati, stvaranja upita s dodavanjem da biste kopirali zapise iz izvorne tablice Tablica arhiva, stvaranje brisanje upita da biste uklonili na arhivirane zapisi iz izvorne tablice, a ne i na kraju Stvaranje makronaredbe koju želite pokrenuti upite koji se može izvoditi kada želite arhivirati. U ovom prividno složen proces je jednostavno ako slijedite korake u redoslijedom u kojem su navedeni ispod:

Korak 1: Stvaranje tablice programa arhive

Korak 2: Stvaranje upita s dodavanjem da biste kopirali podatke u tablici arhive

Korak 3: Stvaranje upita za brisanje da biste uklonili podatke iz izvorne tablice

Korak 4: Stvaranje makronaredbe za pokretanje i dodavanje i brisanje upita

Korak 1: Stvaranje tablice programa arhive

Da biste zadržali sve arhivirane zapise u jednoj tablici, jedanput učinite ovaj korak. Tablica arhiva koje ste stvorili u ovom ćete koraku držite sve zapise arhivirane.

Da biste izbrisali stare tablice arhiva kada stvorite novu, umjesto način ovaj korak upit za stvaranje tablice možete koristiti da biste kopirali podatke u tablici Arhiva. Da biste to učinili, prijeđite na drugi Korak 2.

Koristiti novu tablicu arhiva svaki put kada arhivirate, ali i zadržati stare tablice arhiviranje, Preimenujte stari tablica Arhiva prije stvaranja novog. Ako su arhiviranje na temelju s datumom, preporučuje se imenovanja stare tablica Arhiva prema raspon datuma koji predstavljaju.

  1. U navigacijskom oknu odaberite tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati, pritisnite CTRL + C, a zatim pritisne CTRL + V.

  2. U okvir Naziv tablice brisanje riječi Kopiju sustava podvlaku i riječ "arhiva" dodati postojeći naziv tablice i zatim kliknite u redu. Ako, na primjer, ako je izvorna tablica pod nazivom transakcije Tablica arhiva pod nazivom Transactions_archive.

    Lijepljenje tablice u obliku

  3. U dijaloškom okviru Lijepljenje tablice kao , u odjeljku Mogućnosti lijepljenja, odaberite Samo strukturu.

Korak 2: Stvaranje upita s dodavanjem da biste kopirali podatke u tablici arhive

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Dizajn upita.

  2. Koristite dijaloški okvir Prikaz tablice da biste dodali tablicu sa zapisima koje želite arhivirati, a zatim zatvorite dijaloški okvir Prikaz tablice .

  3. U prozoru dizajna upita dvokliknite zvjezdicu (*) u tablici koju ste upravo dodali. Naziv tablice i zvjezdicu prikazuju se u prvom stupcu rešetke dizajna upita.

    Napomena: Zvjezdica označava upit treba uključuje sva polja iz tablice u rezultatu upita. Kada koristite zvjezdicu, ako polja su dodani ili uklonjeni iz tablice, sukladno tome se prilagođava izlaz upita.

  4. U prozoru dizajna upita dvokliknite polje koje želite koristiti da biste odredili uvjet koji zapisuje treba zadovoljavaju prije nego što ih arhivirajte. Na primjer, ako transakcije tablica ima polje naziva Potvrđen u datum, a želite arhivirati sve zapise gdje je datuma starih više od jedne godine, dvokliknite polje i se pojavljuje u sljedećem stupcu rešetke dizajna upita.

    Rešetka dizajna upita

    Ponovite taj korak ako želite Primjena kriterija uz dodatna polja.

  5. Kriterij koristite da biste odredili kriterije za polja koja ste upravo dodali. Na primjer, može odrediti da potvrđen u datum mora biti starija od siječnja 1st, 2019 korištenjem izraza < #1/1/2019 # u retku kriterij .

    Ako vrijednosti kriterija promijenili svaki put kada arhivirate, morate biti upit traži ulazne podatke. Da biste to učinili, koristite parametar u retku Kriteriji tako da se upit traži ulazne podatke. Da biste koristili parametar, upotrijebite izraz kao što je obično činite, ali umjesto određenu vrijednost, koristite kratak pitanje u uglatim zagradama. Ako, na primjer, možda koristite izraz < [arhivirati dovršene prije transakcije:], ovako:

    Izraz parametra

    Dodatne informacije o korištenju parametara potražite u članku Uvod u upite.

    Možda želite koristiti retka ili da biste odredili zamjenskih uvjeta. Dodatne informacije o korištenju kriterija potražite u članku Primjeri kriterija upita.

    Savjet: Ako koristite polje datuma da biste odredili kriterije, a želite arhivirati sve zapise koji su starije od trenutnog datuma, unesite <Date() u retku kriterij za polje datuma.

  6. Učinite nešto od sljedećeg:

    Ako ste već stvorili Tablica arhiva, da biste dodali navedeni zapisa u tablicu pomoću upita s dodavanjem:

    1. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Upit s dodavanjem.

    2. U dijaloškom okviru Dodavanje u okvir Naziv tablice odaberite naziv tablice arhiviranje, a zatim u redu.

      Dodavanje

      U rešetki dizajna upita prikazuje se redak Dodaj .

    3. Isključite redak Dodaj za sva polja koja se koristi za određivanje kriterija. (Samo zvjezdica mora imati vrijednost za Pridruživanje.)

      Upit dizajna redak Dodaj rešetke

      Ako niste stvorili Tablica arhiva, koristite upit sa stvaranjem tablice da biste stvorili tablicu arhivu pomoću navedeni zapise:

    4. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Stvaranje tablice.

    5. U dijaloškom okviru Izrada tablice u okvir Naziv tablice upišite naziv tablice u arhivu, a zatim kliknite u redu.

  7. Da biste spremili upit, pritisnite CTRL+S.

Korak 3: Stvaranje upita za brisanje da biste uklonili podatke iz izvorne tablice

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Dizajn upita.

  2. Koristite dijaloški okvir Prikaz tablice da biste dodali tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati. Zatvorite dijaloški okvir Prikaz tablice.

  3. U prozoru dizajna upita dvokliknite zvjezdicu (*) u tablici koju ste upravo dodali. Naziv tablice i zvjezdicu prikazuju se u prvom stupcu rešetke dizajna upita.

  4. U prozoru dizajna upita dvokliknite ista polja koja ste koristili za određivanje uvjeta upita s dodavanjem.

  5. Kriterij koristite da biste odredili kriterije za polja koja ste upravo dodali. Dodatne informacije o korištenju kriterija potražite u članku Primjeri kriterija upita.

    Važno: Ako je upit s dodavanjem ili upit sa stvaranjem tablice koristiti parametar, provjerite je li da upit brisanja to čini previše. Imajte na umu i unesite iste vrijednosti za oba upita. Ako unesete vrijednosti parametara u drugu, mogli biste izgubiti podatke. Da biste spriječili gubitak podataka, preporučuje se pomoću obrasca za prikupljanje vrijednosti i upućivanje upita pitanja u obrazac za unos vrijednosti. Dodatne informacije potražite u članku Uvod u upite.

  6. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Izbriši.

    U rešetki dizajna upita prikazuje se redak Izbriši .

    Redak brisanje rešetke dizajna upita

  7. Da biste spremili upit, pritisnite CTRL+S.

Korak 4: Stvaranje makronaredbe za pokretanje i dodavanje i brisanje upita

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Makronaredbe i kod kliknite Makronaredba.

  2. Kliknite padajuću strelicu pokraj Dodavanje nove akcije, a zatim kliknite OpenQuery.

    Akcije OpenQuery te prikaže svoje argumente.

  3. U okvir Naziv upita odaberite na (Dodavanje ili upit sa stvaranjem tablice) upit koji ste stvorili u koraku 2.

  4. Kliknite padajuću strelicu pokraj Dodavanje nove akcije, a zatim kliknite OpenQuery.

    Akcije OpenQuery te prikaže svoje argumente.

  5. U okvir Naziv upita odaberite upita za brisanje koji ste stvorili u koraku 3.

  6. Pritisnite CTRL + S da biste spremili makronaredbu.

    Kada želite arhivirati zapise, pokrenite makronaredbu.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×